De la subvention de voyage - Conditions additionnelles régissant l'octroi
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Conditions additionnelles régissant l’octroi
de la subvention de voyage
1. Transport a) acquitter d'avance au Centre sa part de
l'itinéraire non afférent à la présente
Les règlements administratifs du Centre subvention; ou
demandent au participant de voyager en classe
économique en empruntant le trajet le plus court b) demander au Centre de payer d'avance la
et au tarif le plus avantageux (en tirant avantage portion de l'itinéraire qui lui incombe,
des tarifs « excursion », s'il y a lieu). Le directement à l'agence de voyage du
participant a toute latitude de modifier son participant.
itinéraire ou de demander un surclassement à ses
frais. Les participants qui, toutes conditions égales,
bénéficient de tarifs plus avantageux que ceux
Les règlements du Centre stipulent en outre que qu'offre l'agence de voyage du Centre sont
les billets d'avion doivent être prépayés. Le invités à communiquer avec le représentant
participant peut se procurer son billet d'avion ou administratif pour envisager d’autres
de train en communiquant avec l'agence de arrangements possibles concernant la délivrance
voyage désignée par le Centre, laquelle fait des billets (prépayés dans tous les cas par le
parvenir directement la facture au Centre. Centre).
Les participants recevront leur billet d'avion soit Pour plus de renseignements ou de précisions,
par messagerie à l'adresse de destination de la prière de communiquer avec le représentant
présente lettre, soit de la compagnie aérienne administratif du Centre indiqué à la première
(au moyen d'un avis de paiement de passage ou page du présent avis.
par émission d'un billet électronique).
2. Indemnités et dépenses remboursables
Les voyageurs à destination des États-Unis ou dont
le vol y transite doivent donner les renseignements
suivants : numéro de passeport, nationalité, date de
Tous les jours d’arrêt sont tenus en considération
naissance et sexe. Le nom du passager inscrit dans dans le calcul qui figure à la première page (ou
le dossier de réservation du transporteur aérien doit sur l’avis de confirmation que vous recevrez plus
correspondre exactement à celui sur le passeport.
tard si l’itinéraire n’est pas connu au moment du
Soyez prêt à fournir ces renseignements à l’agence
de voyage. présent avis de subvention de voyage). Aucune
demande de remboursement n'est recevable
En aucune circonstance, il n'est admis que le pour des escales et des retards imprévus, à moins
participant effectue ses propres réservations et que la durée du voyage ne soit prolongée de plus
en impute la facture au Centre. Lorsque de 36 heures.
l'itinéraire du participant comprend des
destinations qui ne sont pas visées par la 3. Paiements
présente subvention, le participant doit
communiquer avec le représentant administratif Afin de recevoir sans tarder les paiements,
du Centre, au numéro indiqué à la première page veuillez vous assurer de l’exactitude de votre
du présent avis, afin d'exercer une des options adresse postale, dans le cas des chèques, et de
suivantes : vos renseignements bancaires, dans le cas d’un
TG-A201305F Page | 1Conditions additionnelles régissant l’octroi de la subvention
virement télégraphique. Le Centre ne peut être fonds non utilisés doivent être restitués au
tenu responsable des dépenses ou des délais de Centre. Lorsque vous devez des sommes au
voyage dus à l’inexactitude des renseignements Centre, le délai de 30 jours mentionné au
fournis ou au retard dans la soumission du paragraphe précédent ne s'applique pas.
formulaire.
Si vous n’avez pas rempli le formulaire de
4. Compte des dépenses et paiement final renseignements bancaires ci-joint parce que vous
n’avez pas eu une avance, vous devez le faire au
Lorsque l'avance reçue suffit à couvrir toutes vos moment de votre demande de remboursement.
dépenses, vous ne devez soumettre au Centre
aucune demande de remboursement de frais de 5. Législation nationale
déplacement.
Pendant le voyage visé par la présente
Lorsque les dépenses engagées de façon légitime subvention, le participant est tenu de respecter
en vertu des clauses mentionnées aux présentes les lois du ou des pays où il doit se rendre
sont supérieures à l'avance reçue, vous devez (notamment les lois touchant l'immigration, les
remplir la Demande de remboursement de frais impôts, les douanes, l'emploi et le contrôle des
de déplacement jointe en précisant le nombre devises).
réel de jours de voyage ainsi que les dépenses de
subsistance et les autres frais pertinents qui font Il incombe aux voyageurs de se conformer aux
l'objet de la demande — cette disposition ne règlements régissant les visas des pays visités ou
s’applique pas si l’Avis de subvention de voyage en transit.
restreint expressément les indemnités payables.
Vous devez retourner au représentant Les indemnités versées en vertu de la présente
administratif du Centre la Demande de subvention ne comprennent aucune disposition
remboursement de frais de déplacement afférente à l'observation des législations
accompagnée des talons du billet d'avion original. nationales des pays que le participant pourrait
S’il s’agit d’un billet électronique, vous devrez visiter (y compris le Canada). Le Centre ne
soumettre à la fois votre carte d'embarquement considérera aucune demande de remboursement
et votre justificatif de passage payé (la télécopie relative à la délivrance de permis de travail ou à
ou l'avis reçu de la compagnie aérienne). toute autre dépense que le participant pourrait
engager pour se conformer à la législation de
La demande de remboursement doit parvenir au n’importe quel pays.
Centre dans un délai de 30 jours après votre
retour. À défaut de recevoir une demande à 6. Assurance
l'expiration de ce délai, le Centre jugera ne plus
rien vous devoir. Durant la période de votre voyage qui est financé
par le Centre, vous serez couvert comme suit en
Le paiement sera effectué dans un délai de 30 vertu de la police d’assurance du Centre :
jours à partir de la date de réception par le
Centre d’une demande de remboursement couverture de base en cas de décès ou de
acceptable. mutilation par accident (y compris
l’indemnité totale permanente) jusqu’à
Si pour une raison quelconque, vous concurrence de 30 000 CAD;
n'entreprenez pas ce déplacement ou devez couverture en cas d’hospitalisation ou
écourter votre séjour, les billets d'avion et les d’urgence médicale pour un maximum
TG-A201305F P a g e |2Conditions additionnelles régissant l’octroi de la subvention
viager de 250 000 CAD pendant votre pourrez chercher à obtenir de l’assistance
absence de votre pays de résidence. médicale. Si vous devez payer vous-même les
Les couvertures ci-dessus s’appliquent seulement frais de soins de santé, conservez les reçus ainsi
aux personnes agées de moins de 70 ans. que les documents médicaux pertinents décrivant
D’autres exclusions et restrictions peuvent votre état de santé et le traitement administré.
s’appliquer et la couverture est assujettie aux Dès que possible, mais pas plus tard que 20 jours
modalités et conditions de la police d’assurance après votre retour, communiquez avec le
qui peut être modifiée de temps à autre. représentant administratif du Centre, qui vous
donnera les coordonnées du représentant de la
Vous trouverez les renseignements concernant les compagnie d’assurance avec qui vous devrez
deux politiques précitées sur le site Web du communiquer pour soumettre une demande de
Centre à l’adresse suivante : règlement.
http://web.idrc.ca/assurance 7. Sécurité personnelle et santé
Les voyageurs qui n’ont pas accès à Internet Il vous incombe de vous occuper de votre
peuvent obtenir une copie du document auprès sécurité personnelle et de votre santé pendant la
du représentant administratif du Centre. Vous durée de la présente subvention. Le Centre vous
avez l’ultime responsabilité d’examiner les détails recommande fortement de consulter les
de la couverture ainsi que les exclusions qui vous autorités diplomatiques et consulaires de votre
concernent avant d’entreprendre un voyage. pays d’origine dans le but de suivre les
L’omission de consulter le document ne constitue recommandations de voyage applicables aux pays
pas un motif de plainte. que vous devez visiter dans le cadre de cette
subvention. Vous devez rechercher et demander
Il vous incombe également d’obtenir toute autre des conseils auprès de toute autre source fiable.
assurance nécessaire (p. ex. assurance de voyage Si des autorités compétentes vous déconseillent
et couverture médicale supplémentaire). de vous rendre aux destinations prévues aux
termes de la présente subvention, vous devez,
Si vous devez prolonger votre voyage, avant ou dès que vous en venez à cette conclusion,
après l’événement en question, pour des raisons communiquer avec le représentant administratif
personnelles ou autres, le régime d’assurance du du Centre qui, à sa guise, mettra fin à l’entente,
Centre couvrira votre voyage de retour, en ou, avec votre accord, retardera les échéances de
provenance de la destination finale, et non les l’entente jusqu’à ce que les restrictions sur les
jours en sus. déplacements soient levées, ou vous proposera
un nouveau plan de travail.
Urgence médicale : En cas d’urgence médicale,
assurez-vous de prévenir le représentant Le Centre vous recommande aussi fortement de
administratif du Centre dont le nom figure sur vous informer auprès d’un professionnel de la
l’avis de subvention de voyage dans les 48 heures santé qualifié au sujet des risques de maladie
suivant l’accident (ou le plus tôt possible, si vous présents dans les régions où vous devez visiter.
êtes dans l’incapacité de respecter ce délai). Lorsque vous vous préparez à vous rendre dans
Cette exigence est prévue dans le régime un pays en développement, vous devez recevoir
d’assurance. Le représentant administratif vous tous les vaccins recommandés et suivre la
fournira les coordonnées de la compagnie prophylaxie antipaludéenne, si vous devez
d’assurance. Une fois que vous aurez parlé au voyager dans une région où le paludisme est
représentant de la compagnie d’assurance, vous endémique. Le Centre vous conseille plus
TG-A201305F P a g e |3Conditions additionnelles régissant l’octroi de la subvention particulièrement de consulter, si possible, une clinique médicale pour voyageurs. L’information sur la santé pour les voyageurs est disponible dans le domaine public, par exemple sur des sites Web tels que http://www.tripprep.com/ ou sur ceux qui sont maintenus par l’Organisation mondiale de la Santé, Santé Canada et le United States Center for Disease Control. TG-A201305F P a g e |4
Demande de remboursement de frais de déplacement
Dépenses
Date Lieu Objet Montant en devises Montant en CAD
locales
Total:
Dépenses
Date Pays Nombre Montant en CAD
de jours Total CAD
Total:
Total des dépenses et des frais de subsistance : _____________________
Montant reçu : _____________________
Solde dû / remboursement : _____________________
___________________________________ _____________________
Signature DateVous pouvez aussi lire
