De la subvention de voyage - Conditions additionnelles régissant l'octroi

 
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Conditions additionnelles régissant l’octroi
                        de la subvention de voyage
1. Transport                                                        a) acquitter d'avance au Centre sa part de
                                                                       l'itinéraire non afférent à la présente
   Les règlements administratifs du Centre                             subvention; ou
   demandent au participant de voyager en classe
   économique en empruntant le trajet le plus court                 b) demander au Centre de payer d'avance la
   et au tarif le plus avantageux (en tirant avantage                  portion de l'itinéraire qui lui incombe,
   des tarifs « excursion », s'il y a lieu). Le                        directement à l'agence de voyage du
   participant a toute latitude de modifier son                        participant.
   itinéraire ou de demander un surclassement à ses
   frais.                                                       Les participants qui, toutes conditions égales,
                                                                bénéficient de tarifs plus avantageux que ceux
   Les règlements du Centre stipulent en outre que              qu'offre l'agence de voyage du Centre sont
   les billets d'avion doivent être prépayés. Le                invités à communiquer avec le représentant
   participant peut se procurer son billet d'avion ou           administratif pour envisager d’autres
   de train en communiquant avec l'agence de                    arrangements possibles concernant la délivrance
   voyage désignée par le Centre, laquelle fait                 des billets (prépayés dans tous les cas par le
   parvenir directement la facture au Centre.                   Centre).

   Les participants recevront leur billet d'avion soit          Pour plus de renseignements ou de précisions,
   par messagerie à l'adresse de destination de la              prière de communiquer avec le représentant
   présente lettre, soit de la compagnie aérienne               administratif du Centre indiqué à la première
   (au moyen d'un avis de paiement de passage ou                page du présent avis.
   par émission d'un billet électronique).
                                                             2. Indemnités et dépenses remboursables
     Les voyageurs à destination des États-Unis ou dont
     le vol y transite doivent donner les renseignements
     suivants : numéro de passeport, nationalité, date de
                                                                Tous les jours d’arrêt sont tenus en considération
     naissance et sexe. Le nom du passager inscrit dans         dans le calcul qui figure à la première page (ou
     le dossier de réservation du transporteur aérien doit      sur l’avis de confirmation que vous recevrez plus
     correspondre exactement à celui sur le passeport.
                                                                tard si l’itinéraire n’est pas connu au moment du
     Soyez prêt à fournir ces renseignements à l’agence
     de voyage.                                                 présent avis de subvention de voyage). Aucune
                                                                demande de remboursement n'est recevable
   En aucune circonstance, il n'est admis que le                pour des escales et des retards imprévus, à moins
   participant effectue ses propres réservations et             que la durée du voyage ne soit prolongée de plus
   en impute la facture au Centre. Lorsque                      de 36 heures.
   l'itinéraire du participant comprend des
   destinations qui ne sont pas visées par la                3. Paiements
   présente subvention, le participant doit
   communiquer avec le représentant administratif               Afin de recevoir sans tarder les paiements,
   du Centre, au numéro indiqué à la première page              veuillez vous assurer de l’exactitude de votre
   du présent avis, afin d'exercer une des options              adresse postale, dans le cas des chèques, et de
   suivantes :                                                  vos renseignements bancaires, dans le cas d’un

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Conditions additionnelles régissant l’octroi de la subvention

   virement télégraphique. Le Centre ne peut être                  fonds non utilisés doivent être restitués au
   tenu responsable des dépenses ou des délais de                  Centre. Lorsque vous devez des sommes au
   voyage dus à l’inexactitude des renseignements                  Centre, le délai de 30 jours mentionné au
   fournis ou au retard dans la soumission du                      paragraphe précédent ne s'applique pas.
   formulaire.
                                                                   Si vous n’avez pas rempli le formulaire de
4. Compte des dépenses et paiement final                           renseignements bancaires ci-joint parce que vous
                                                                   n’avez pas eu une avance, vous devez le faire au
   Lorsque l'avance reçue suffit à couvrir toutes vos              moment de votre demande de remboursement.
   dépenses, vous ne devez soumettre au Centre
   aucune demande de remboursement de frais de                 5. Législation nationale
   déplacement.
                                                                   Pendant le voyage visé par la présente
   Lorsque les dépenses engagées de façon légitime                 subvention, le participant est tenu de respecter
   en vertu des clauses mentionnées aux présentes                  les lois du ou des pays où il doit se rendre
   sont supérieures à l'avance reçue, vous devez                   (notamment les lois touchant l'immigration, les
   remplir la Demande de remboursement de frais                    impôts, les douanes, l'emploi et le contrôle des
   de déplacement jointe en précisant le nombre                    devises).
   réel de jours de voyage ainsi que les dépenses de
   subsistance et les autres frais pertinents qui font             Il incombe aux voyageurs de se conformer aux
   l'objet de la demande — cette disposition ne                    règlements régissant les visas des pays visités ou
   s’applique pas si l’Avis de subvention de voyage                en transit.
   restreint expressément les indemnités payables.
   Vous devez retourner au représentant                            Les indemnités versées en vertu de la présente
   administratif du Centre la Demande de                           subvention ne comprennent aucune disposition
   remboursement de frais de déplacement                           afférente à l'observation des législations
   accompagnée des talons du billet d'avion original.              nationales des pays que le participant pourrait
   S’il s’agit d’un billet électronique, vous devrez               visiter (y compris le Canada). Le Centre ne
   soumettre à la fois votre carte d'embarquement                  considérera aucune demande de remboursement
   et votre justificatif de passage payé (la télécopie             relative à la délivrance de permis de travail ou à
   ou l'avis reçu de la compagnie aérienne).                       toute autre dépense que le participant pourrait
                                                                   engager pour se conformer à la législation de
   La demande de remboursement doit parvenir au                    n’importe quel pays.
   Centre dans un délai de 30 jours après votre
   retour. À défaut de recevoir une demande à                  6. Assurance
   l'expiration de ce délai, le Centre jugera ne plus
   rien vous devoir.                                               Durant la période de votre voyage qui est financé
                                                                   par le Centre, vous serez couvert comme suit en
   Le paiement sera effectué dans un délai de 30                   vertu de la police d’assurance du Centre :
   jours à partir de la date de réception par le
   Centre d’une demande de remboursement                                    couverture de base en cas de décès ou de
   acceptable.                                                              mutilation par accident (y compris
                                                                            l’indemnité totale permanente) jusqu’à
   Si pour une raison quelconque, vous                                      concurrence de 30 000 CAD;
   n'entreprenez pas ce déplacement ou devez                                couverture en cas d’hospitalisation ou
   écourter votre séjour, les billets d'avion et les                        d’urgence médicale pour un maximum

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Conditions additionnelles régissant l’octroi de la subvention

           viager de 250 000 CAD pendant votre                    pourrez chercher à obtenir de l’assistance
           absence de votre pays de résidence.                    médicale. Si vous devez payer vous-même les
   Les couvertures ci-dessus s’appliquent seulement               frais de soins de santé, conservez les reçus ainsi
   aux personnes agées de moins de 70 ans.                        que les documents médicaux pertinents décrivant
   D’autres exclusions et restrictions peuvent                    votre état de santé et le traitement administré.
   s’appliquer et la couverture est assujettie aux                Dès que possible, mais pas plus tard que 20 jours
   modalités et conditions de la police d’assurance               après votre retour, communiquez avec le
   qui peut être modifiée de temps à autre.                       représentant administratif du Centre, qui vous
                                                                  donnera les coordonnées du représentant de la
   Vous trouverez les renseignements concernant les               compagnie d’assurance avec qui vous devrez
   deux politiques précitées sur le site Web du                   communiquer pour soumettre une demande de
   Centre à l’adresse suivante :                                  règlement.

   http://web.idrc.ca/assurance                               7. Sécurité personnelle et santé

   Les voyageurs qui n’ont pas accès à Internet                   Il vous incombe de vous occuper de votre
   peuvent obtenir une copie du document auprès                   sécurité personnelle et de votre santé pendant la
   du représentant administratif du Centre. Vous                  durée de la présente subvention. Le Centre vous
   avez l’ultime responsabilité d’examiner les détails            recommande fortement de consulter les
   de la couverture ainsi que les exclusions qui vous             autorités diplomatiques et consulaires de votre
   concernent avant d’entreprendre un voyage.                     pays d’origine dans le but de suivre les
   L’omission de consulter le document ne constitue               recommandations de voyage applicables aux pays
   pas un motif de plainte.                                       que vous devez visiter dans le cadre de cette
                                                                  subvention. Vous devez rechercher et demander
   Il vous incombe également d’obtenir toute autre                des conseils auprès de toute autre source fiable.
   assurance nécessaire (p. ex. assurance de voyage               Si des autorités compétentes vous déconseillent
   et couverture médicale supplémentaire).                        de vous rendre aux destinations prévues aux
                                                                  termes de la présente subvention, vous devez,
   Si vous devez prolonger votre voyage, avant ou                 dès que vous en venez à cette conclusion,
   après l’événement en question, pour des raisons                communiquer avec le représentant administratif
   personnelles ou autres, le régime d’assurance du               du Centre qui, à sa guise, mettra fin à l’entente,
   Centre couvrira votre voyage de retour, en                     ou, avec votre accord, retardera les échéances de
   provenance de la destination finale, et non les                l’entente jusqu’à ce que les restrictions sur les
   jours en sus.                                                  déplacements soient levées, ou vous proposera
                                                                  un nouveau plan de travail.
   Urgence médicale : En cas d’urgence médicale,
   assurez-vous de prévenir le représentant                       Le Centre vous recommande aussi fortement de
   administratif du Centre dont le nom figure sur                 vous informer auprès d’un professionnel de la
   l’avis de subvention de voyage dans les 48 heures              santé qualifié au sujet des risques de maladie
   suivant l’accident (ou le plus tôt possible, si vous           présents dans les régions où vous devez visiter.
   êtes dans l’incapacité de respecter ce délai).                 Lorsque vous vous préparez à vous rendre dans
   Cette exigence est prévue dans le régime                       un pays en développement, vous devez recevoir
   d’assurance. Le représentant administratif vous                tous les vaccins recommandés et suivre la
   fournira les coordonnées de la compagnie                       prophylaxie antipaludéenne, si vous devez
   d’assurance. Une fois que vous aurez parlé au                  voyager dans une région où le paludisme est
   représentant de la compagnie d’assurance, vous                 endémique. Le Centre vous conseille plus

TG-A201305F                                                                                              P a g e |3
Conditions additionnelles régissant l’octroi de la subvention

   particulièrement de consulter, si possible, une
   clinique médicale pour voyageurs.

   L’information sur la santé pour les voyageurs est
   disponible dans le domaine public, par exemple
   sur des sites Web tels que
   http://www.tripprep.com/ ou sur ceux qui sont
   maintenus par l’Organisation mondiale de la
   Santé, Santé Canada et le United States Center
   for Disease Control.

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Demande de remboursement de frais de déplacement

                                                Dépenses
     Date                    Lieu                      Objet             Montant en devises   Montant en CAD
                                                                              locales

Total:

                                                Dépenses
     Date                           Pays                    Nombre        Montant en CAD
                                                            de jours                            Total CAD

Total:

Total des dépenses et des frais de subsistance : _____________________

Montant reçu : _____________________

Solde dû / remboursement : _____________________

___________________________________                                                  _____________________
             Signature                                                                        Date
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