Dialogue Live la solution pour des documents intelligents et interactifs

 
Dialogue Live la solution pour des documents intelligents et interactifs
Dialogue Live
la solution pour des documents intelligents et interactifs
Dialogue Live la solution pour des documents intelligents et interactifs
Imaginez
la prochaine dimension
    pour l’automatisation des
           documents d’entreprise
Dialogue Live la solution pour des documents intelligents et interactifs
Les entreprises font appel à des centaines de processus métiers chaque jour. La plupart de ces processus
visent à optimiser la relation qu’ont les entreprises avec leurs clients. D’autres sont mis en place pour gérer
les relations avec les employés.

De nombreuses études montrent qu’au moins 70 % de ces processus ont un impératif commun : utiliser ou
produire certains types de document. Les documents sont utilisés pour collecter des données, communiquer
en interne, commercialiser et vendre des produits ou services, et communiquer avec les clients.

Les documents, ou communications, varient par leur format,    La majorité des entreprises déploient de nombreux
leur contenu, leur mode de distribution ainsi que de nom-     systèmes et processus pour répondre aux besoins de
breuses autres caractéristiques. Ils peuvent généralement     productions interactives de documents via des projets
être classés en trois catégories :                            onéreux. Ces tentatives sont souvent inefficaces et ne
                                                              répondent pas aux besoins des entreprises et de leurs
• Documents de masse— il s’agit en général de produc-
                                                              clients. De plus ces projets nécessitent au final des
 tions planifiées, dont le but est de traiter de grandes
                                                              dépenses encore plus élevées pour assurer la mainte-
 quantités de données variables issues de sources et de
                                                              nance et le support des systèmes.
 systèmes divers. Et ce afin de générer en une production
 unique des documents pour un grand nombre de clients.        Pour améliorer la connaissance des clients tout en
 Il s’agit par exemple de relevés mensuels, de factures,      augmentant la productivité interne et en contrôlant les
 de marketing direct ou de correspondances.                   coûts, il est nécessaire de disposer d’une plate-forme
                                                              d’automatisation des documents d’entreprise prenant
• Documents à la demande— demandes ponctuelles de
                                                              en charge tous les types d’applications documentaires
 documents spécifiques. Ces processus impliquent souvent
                                                              et rationalisant les processus qui les supportent.
 des demandes de documents dans des systèmes interactifs
 par des personnes, telles que des agents ou des représen-
 tants du service clientèle. Le système envoie les données
 collectées à un service de production de documents qui
 compose la communication requise et la renvoie en temps
 réel au système demandeur. Il peut s’agir de propositions,
 de devis ou de correspondances.

• Documents interactifs— les personnes contribuent à
 la réalisation d’un document en fournissant les données,
 en sélectionnant le contenu dans le document. Les
 documents interactifs peuvent être des formulaires
 d’inscription, des propositions, des devis ou des                                                                                                              1
 correspondances.                                                       documents de masse                     documents à la demande   documents interactifs
Le défi des documents interactifs
    Si la production des documents de masse et à la demande est contrôlée par des systèmes et processus automatisés,
    les documents interactifs sont pour leur part complétés et gérés par différentes personnes au sein de divers
    départements de l’entreprise. Pour compliquer encore les choses, les entreprises ont généralement de nombreux
    processus et solutions ponctuelles pour différents types d’applications documentaires interactives : certains pour
    créer des lettres et des correspondances générales, d’autres pour les propositions, les contrats, les devis, les
    formulaires, les inscriptions et d’autres encore pour des besoins ponctuels.

    Les chargés de clientèle, lorsqu’ils sont face à leurs clients,   Les documents interactifs représentent souvent une étape
    consacrent énormément de temps à compléter différents             simple dans un processus d’entreprise beaucoup plus
    documents. Pour ce faire, ils utilisent aussi bien des traite-    complexe. Dans certains cas, le document interactif a pour
    ments de texte que des logiciels spécialisés ou encore des        objectif la collecte d’informations pour la mise à jour de
    développements spécifiques. Cet environnement comparti-           bases de données ou la génération de documents finaux
    menté est gourmand en ressources humaines et s’avère très         à destination des clients. Les processus manuels imposent
    onéreux pour les entreprises. Il est propice aux erreurs et       plusieurs fois la saisie des mêmes informations, la copie
    ne fournit pas suffisamment de contrôles pour garantir la         de documents à des fins de gestion, d’enregistrement et
    conformité et le respect des standards de l’entreprise.           d’archivage et au final ces réalisations sont inefficaces et
                                                                      entraînent des erreurs et des coûts prohibitifs pour l’entreprise.
    Les entreprises tentent de contrôler cet environnement
    en mettant en place des milliers de modèles différents            Sans une plate-forme commune prenant en charge en toute
    développés et supportés par les services informatiques.           transparence les applications documentaires de masse, à
    Pourtant la plupart de ces modèles n’apporte que peu voir         la demande et interactives, les entreprises peuvent se
    pas de flexibilité aux employés pour satisfaire les besoins       retrouver cloisonnées dans un environnement où la
    de leurs clients. De plus, l’intégration avec les systèmes        réalisation est manuelle ce qui entraine des
    d’information est soit inexistante, soit implémentée via des      erreurs dans un processus inefficace et se traduit
    processus inefficaces et des projets onéreux. Cette situation     par des dépenses conséquentes, aussi bien en
                                                                                                                                               archives
    se traduit par des coûts de maintenance et de développe-          termes de fidélisation des clients que de
    ment extrêmement élevés pour l’entreprise, l’incapacité           résultats financiers.
    de fournir aux employés les outils dont ils ont besoin pour
    répondre à la demande des clients et, au bout du compte,
                                                                                                                                           Enregistrements
2   une réponse loin d’être optimale pour les clients.
Dialogue Live est la solution
Intégrée à Dialogue, la solution Dialogue Live d’Exstream, leader du marché pour l’automatisation des documents
d’entreprise de masse et à la demande, est une solution documentaire intelligente et interactive qui offre une
infrastructure commune pour gérer l’édition de tous les types de documents interactifs au sein de l’entreprise.
En outre, Dialogue Live automatise l’intégration des documents édités avec les systèmes d’entreprise et la
production de documents. Les entreprises éliminent ainsi les solutions ponctuelles et les processus manuels, d’où
une meilleure productivité des employés, une réduction considérable des coûts de production, des ressources
informatiques allégées, une baisse des appels au service clientèle et une plus grande satisfaction clients.

Dialogue Live est la solution idéale pour les entreprises de    Avantages:
tous secteurs qui veulent offrir à leurs chargés de clientèle   • Réduction des coûts et amélioration de la cohérence                •   Diminution des coûts et simplification des tâches informa-
la flexibilité et l’autonomie dont ils ont besoin pour produire   grâce à la suppression des solutions ponctuelles pour                  tiques par la réduction du nombre de modèles de docu-
des documents personnalisés et interactifs pour leurs clients,    les documents transmis en face à face, qu’il s’agisse de               ments qu’il est nécessaire de développer et de prendre en
tout en garantissant l’exactitude des documents et en             propositions, de lettres, de contrats, de formulaires ou               charge.
contrôlant les coûts grâce une production et une réalisation      de tout autre type de communication interactive.
                                                                                                                                     •   Réduction des coûts d’envoi postal et d’archivage grâce
centralisées.
                                                                • Diminution des erreurs et des communications erronées                  à la distribution centralisée des documents générés sur
L’éditeur Live (Live Editor) apporte aux utilisateurs tels que    grâce au contrôle du contenu que peuvent fournir les                   les postes des utilisateurs.
les commerciaux, les agents, les chargés de clientèle, les        chargés de clientèle, par le biais de l’intelligence intégrée
courtiers et le personnel des sites distants des possibilités     aux documents.
d’édition de documents, sous contrôle, en garantissant                                                                               Configuration requise
                                                                • Amélioration de la satisfaction client par l’automatisation
exactitude, conformité et respect des normes de l’entreprise.                                                                        Configuration du système
                                                                  du suivi des processus interactifs industrialisables, tels que
Live Editor permet également de rationaliser des processus                                                                           - Processeur Intel® Pentium® III ou équivalent
                                                                  l’envoi de lettres personnalisées, de kits de bienvenue, de
liés aux ressources humaines en accélérant la mise à jour                                                                            - Windows XP Édition Professionnelle/Familiale ou
                                                                  brochures, etc.
des données sociales et d’autres activités de traitement de                                                                            Windows 2003 Server
formulaires chronophages.                                       • Réduction des coûts de formation des employés en                   - 128 Mo de mémoire RAM (256 Mo recommandés pour
                                                                    remplaçant les formulaires papier et les processus manuels         les documents complexes ou volumineux)
L’environnement centralisé Dialogue pour le développement
                                                                    par des documents intelligents et interactifs personnalisés      - 32 Mo d’espace disque disponible
et le déploiement permet un parfait contrôle du respect
                                                                    en fonction des typologies d’utilisateurs. Il suffit de saisir
des normes de l’entreprise, du contenu et de la conformité
                                                                    quelques informations pour que les documents “se                 Navigateurs pris en charge
des documents. Les documents interactifs sont fournis aux                                                                                                                                             3
                                                                    complètent automatiquement”.                                     - Microsoft Internet Explorer 6.0 et 7.0
utilisateurs sous la forme de documents Live ou de fichiers
Dialogue Live Format (DLF).
Processus pour la correspondance
           traditionnelle

                                        DÉVELOPPER DES MODÈLES                                                          TROUVER LE MODÈLE APPROPRIÉ                                                     COMPLÉTER LE MODÈLE
                                        le département informatique développe et tient à jour de nombreux               les utilisateurs recherchent le modèle adéquat parmi des                        les utilisateurs complètent le modèle, mais sans conseils ni contrôles

                                    1   systèmes personnalisés pour créer et déployer des milliers de
                                        modèles de correspondances. Conséquence : coûts de maintenance
                                                                                                                    2   milliers. Cette procédure peut prendre beaucoup de temps
                                                                                                                        et présente des risques d’erreurs.
                                                                                                                                                                                             3          pour savoir quels contenu, polices ou norme utiliser. Cette situation
                                                                                                                                                                                                        entraine des risques d’erreurs, consomme du temps et n’est pas
                                        élevés, contenu statique et utilisation inefficace des ressources                                                                                               forcément cohérente avec les standards de marque de l’entreprise.
                                        informatiques onéreuses.

                                        CONCEVOIR/DÉPLOYER LES                                                          ÉDITER ET GÉRER LES DOCUMENTS LIVE
Processus pour la correspondance

                                        DOCUMENTS LIVE (DLF)                                                            les utilisateurs ont recours à l'aide contextuelle et aux pages d’interview pour être
                                    1   l’interface graphique utilisateur de l’environnement de conception de
                                        Dialogue est utilisée pour élaborer une application de correspondances
                                                                                                                    2   guidés dans la production du document Live. Certaines sections sont préremplies
                                                                                                                        avec du contenu préapprouvé en fonction des éléments sélectionnés par l'utilisateur.
                                        DLF standard et la déployer vers un référentiel commun où les                   D'autres sections permettent à l’utilisateur d'inclure du texte et des images person-
                                        utilisateurs puiseront les documents. Le format DLF repose sur des              nalisés. Le suivi automatique des révisions et la fenêtre “liste des modifications”
                                        rôles et est conforme aux standards de l’entreprise. Il permet d’extraire       accélèrent le processus d'approbation.
        avec Dialogue Live

                                        de façon dynamique le contenu exact des systèmes d’entreprise.
                                                                                                                                                                                                         Document DLF édité

                                                                                    dlf                                                                                                                dlf
                                                                                                                                    dlflf
                                                                                                                                      d
                                                          contr
                                                               ôles

                                                                      règl
                                                                           es
                                                                                                                                      Référentiel
archives

                                                                                                                                                              Enregistrements

    ENVOI POUR RÉVISION/                                   ENVOI AUX CLIENTS                                                          FINALISATION DE LA RÉALISATION
    APPROBATION                                            les utilisateurs impriment les lettres finalisées, ajoutent les            si des documents complémentaires doivent être envoyés aux clients, les utilisateurs
4   les utilisateurs envoient les lettres complétées
    pour approbation. La lenteur du processus de
    révision par allers et retours nuit au temps de
                                                       5   adresses et les envoient manuellement. Ce processus non
                                                           productif, entraîne une hausse du coût d'affranchissement
                                                                                                                             6        passent du temps à lancer le processus de création. Le processus manuel de sélection
                                                                                                                                      et mise sous pli est inefficace et sujet aux erreurs ; en outre, des mesures supplémentaires
                                                           et ne permet pas les contrôles suffisants pour garantir                    doivent être prises à des fins de gestion pour l’enregistrement et l’archivage.
    réponse, le processus manque de cohérence              l’utilisation d’une adresse à jour ou l’utilisation d’un
    et favorise les erreurs.                               contenu approuvé par l'entreprise.

                                                           AUTOMATISATION DU PROCESSUS DE RÉALISATION
                                                           Dialogue extrait les fichiers DLF complétés à partir d’un référentiel commun, réalise des copies
                                                       3   pour la gestion des enregistrements et l’archivage, et utilise les données et le contenu édités
                                                           pour mettre à jour les systèmes d’entreprise et favoriser l’automatisation des processus.

                                                                 fichiers dlf complétés

                                                                         dlf

                                                                                    enregistrements                    archives
conception et production de documents
                                 live intelligents et interactifs
                           dlf   Les documents Live sont conçus et développés dans l’environnement

1                                graphique de conception collaboratif de Dialogue, comme tout autre
                                 document Dialogue. En utilisant Dialogue DLF Designer, le
                                                                                                            2
                                 développeur du document peut ajouter des contrôles et des règles               dlf
                                 d’édition au document afin de gérer les interactions des utilisateurs.
    contr
         ôl es
                                 Il peut ainsi rendre certaines parties du document modifiables tout
                                 en en verrouillant d’autres.

                 règl
                      es
                                 Avec DLF Designer, le développeur Live peut inclure de la logique
                                 afin d’accéder à des sources de données externes pour les zones
                                 préremplies du document Live en fonction des éléments saisis,
                                 d’authentifier les droits des utilisateurs et le contenu, d’exécuter une
                                 logique de prise de décisions et de déclencher d’autres processus.

                                 Le développeur de documents Live peut également ajouter des
                                 fonctionnalités interactives aux applications documentaires Dialogue
                                 existantes, de sorte que tout document Dialogue puisse être
                                 transformé en document Live.

                                 Une fois l’application documentaire Live testée dans l’environnement
                                 de conception Dialogue, le moteur Dialogue la traite afin de produire
                                 la sortie au format DLF (Dialogue Live Format).

                                 Reposant sur le langage XML, les fichiers DLF sont autoportants et
                                 portables et peuvent donc être transférés et gérés comme tout autre
                                 fichier de données de l’entreprise. Leur structure basée sur du XML

Fonctionnement                   permet aux systèmes externes, comme des solutions de gestion des
                                 processus métiers (BPM) et de gestion du contenu d’entreprise

de Dialogue Live                 (ECM), d’extraire facilement les données et le contenu des fichiers DLF.
edition et gestion des documents live                                                                      automatisation de la production
Les fichiers DLF peuvent être stockés dans un référentiel commun                                           et du traitement final
                                                                                                           Avec Dialogue DLF Input, les documents Live édités (fichiers
pour permettre à tous les utilisateurs d’en faire une extraction.
                                                                                dlf                        DLF) peuvent être utilisés comme entrées dans le moteur
En fonction du type de document qu’ils ont besoin de créer, les
utilisateurs sélectionnent le fichier DLF approprié dans le référentiel   3                                Dialogue pour piloter d’autres processus. Les données et
et utilisent Dialogue Live Editor pour personnaliser et compléter le                                       le contenu peuvent être extraits du document Live et utilisés
document pré approuvé.                                                                                     pour mettre à jour les systèmes d’entreprise, générer de
                                                                                                           nouveaux documents, déclencher des événements, réaliser
Dialogue Live Editor permet aux utilisateurs d’éditer et d’interagir                                       des copies du document édité dans d’autres formats (à des
avec les documents Live ou fichiers DLF. Cet éditeur peut être utilisé                                     fins d’archivage ou d’envoi postal, par exemple) ou être
en tant que plug-in dans un navigateur pour les applications web                                           utilisés comme contenu d’autres documents qui peuvent être
ou exécuté en mode autonome en tant qu’application bureautique.                                            produits dans n’importe quel format (AFP, PDF, PostScript, etc.).
Live Editor fournit une aide contextuelle et des pages d’interview                                         Avec Dialogue DLF Fulfillment, les documents Live peuvent
qui guident les utilisateurs tout au long du processus de création de         enregistrements   archives   être utilisés comme modèles pour guider la distribution de
documents personnalisés. Les utilisateurs saisissent des informations                                      documents personnalisés à différentes personnes. En utilisant
dans des zones prédéfinies du document Live et, en fonction de la                                          une liste de distribution jointe ou définie, le moteur Dialogue
saisie, certaines sections, phrases, certains mots ou certaines images                                     traite le document Live avec ses règles afin de générer un
seront automatiquement inclus ou exclus.                                                                   document pour chaque personne figurant sur la liste. Ainsi,
Les documents Live peuvent également reposer sur des rôles, de                                             une entreprise qui souhaite offrir à ses franchises ou
sorte que les éléments visualisés ou édités par l’utilisateur dépendent                                    succursales la possibilité de localiser et personnaliser des
de son identité.                                                                                           documents de publipostage direct, mais a besoin de s’assurer
                                                                                                           que les standards de sa marque et certains contenus sont
En fonction de la logique contenue dans l’application documentaire                                         préservés, a tout à gagner à utiliser Dialogue DLF Fulfillment.
Live, Live Editor peut aussi accéder à des données ou transmettre                                          En effet, il suffit à la succursale d’ajouter son contenu, comme
des données à des systèmes externes via des services web ou                                                des images personnalisées, de fournir la liste de distribution
d’autres connecteurs depuis et vers des systèmes d’entreprise.                                             et de soumettre le document Live pour traitement.
Par exemple, Live Editor peut extraire automatiquement les
informations à jour concernant un client après la saisie de certaines
données d’identification, et pré renseigner automatiquement des
parties du document avec le contenu issu de cette/ces source(s).

Avec Live Editor, les utilisateurs peuvent produire des documents
personnalisés et pré approuvés à la demande avec la précision,
                                                                                                                                                                               7
la flexibilité et la rapidité nécessaire. En outre, les documents Live
édités peuvent être envoyés dans un référentiel central en vue d’un
traitement ultérieur par l’environnement de production Dialogue.
Dialogue Live
vous procure contrôle,
       intelligence et automatisation
Avantages

                                                                        •   Suppression des solutions ponctuelles
Applications                                                            •   Possibilité d’édition avec contrôle
Dialogue Live est parfaitement adapté pour répondre aux
                                                                        •   Rendre interactif tous types de document
besoins liés à des processus métier impliquant l’interaction
d’utilisateurs finaux sur des documents ou à tous processus
                                                                        •   Prise en main utilisateurs plus facile
de production interactive de documents.
Dialogue Live convient notamment aux applications suivantes :           •   Automatisation de la production

•   Correspondance              •   Polices de groupe                   •   Garantie de l’exactitude

•   Propositions                •   Kits d’inscription ou d’ouverture   •   Personnalisation de toutes les communications
                                    de compte
•   Contrats                                                            •   Automatisation et rationalisation des processus
                                •   Publipostage direct
•   Formulaires électroniques                                               documentaires

•   Réalisation des supports                                            •   Réduction significative des coûts
    connexes
                                                                        •   Amélioration des délais de mise en oeuvre
•   Formulaires de ressources
    humaines                                                            •   Gain de productivité
•   Déclarations de sinistre
                                                                        •   Automatisation des affichages grâce
                                                                            à l’intelligence embarquée

                                                                        •   Garantie de la conformité

                                                                        •   Unité entre toutes les communications

                                                                        •   Réduction des délais de diffusion

                                                                                                                              9
Dialogue Live
va changer votre façon
              de faire des affaires
Modules Dialogue DLF pour Dialogue Live
• DLF Designer— DLF Designer est une extension des              • DLF Input— DLF Input permet l’utilisation de documents
 fonctionnalités d’Exstream Dialogue Designer Il permet          Live après leur édition (fichier DLF après saisie d’informa-
 aux développeurs de documents, la création de                   tion) comme sources de données en entrée de Dialogue.
 documents Live par l’ajout de fonctions interactives, telles    Le moteur permet l’extraction des données pour le
 que des contrôles et des règles d’édition, dans toute           déclenchement d’événements, comme la création
 application documentaire Dialogue nouvelle ou existante.        d’autres documents, ou pour utilisation du contenu au
 Les fonctionnalités traditionnellement incluses dans les        sein d’autres documents. Ces documents pouvant être
 systèmes documentaires entièrement interactifs peuvent          produits dans n’importe quel format (AFP, PDF,
 être ajoutées aux applications documentaires Live. Les          PostScript, etc.).
 documents Live peuvent être conçus en tant qu’applica-
                                                                • DLF Fulfillment— DLF Fulfillment permet la prise en
 tions autonomes ou bien en vue d’une inclusion dans un
                                                                 compte de documents Live comme modèles de docu-
 système web ou d’autres types de systèmes interactifs
                                                                 ments, permettant aux utilisateurs de stocker un fichier
 personnalisés.
                                                                 DLF personnalisé, associé à une liste de distribution
• DLF Output— les fichiers Dialogue Live Format (DLF),           ou à l’emplacement de cette liste. La finalité étant le
 ou documents Live, sont générés par le moteur Dialogue          regroupement d’informations dans un référentiel en
 à l’instar de tout autre type de production de document.        vue du traitement des modèles par Dialogue. Pour
 Basé sur les standards du langage XML, le format DLF            ce type de traitement, le document Live personnalisé           dlf
 a été conçu pour prendre en charge tout type de docu-           peut comporter certaines variables et règles qui seront
 ment interactif. Le DLF englobe la structure applicative        résolues lors de la production par le moteur Dialogue.
 permettant l’interactivité et favorisant l’accès à des
 systèmes externes ainsi que leur alimentation. De plus
 le DLF permet de faire l’interface avec les systèmes de
 workflow, de contrôler la présentation, d’effectuer la                                                 modules dlf
 mise en forme et l’édition de règles tout en assurant
                                                                                                            dlf                    dlf
 l’authentification du contenu, des données et des                                                          designer            output
                                                                                                                                                        utilisateurs
 utilisateurs. Les sorties DLF peuvent être produites à                                                                                                 dialogue live
 partir d’une station de conception, simultanément par
 le moteur Dialogue avec d’autres sorties de masse, ou
 créées à la demande à l’aide de Dialogue Real-time.
 Les fichiers DLF peuvent aussi être utilisés en entrée                                                                                         dlf
 de Dialogue.
                                                                                                                                                                        11
                                                                                                            dlf                    dlf
                                                                                                            fulfillment          input

                                                                                                                                                   és
                                                                                                                                              odifi
                                                                                                                                         dlf m
dialogue.info@hp.com :: www.exstream.com :: +33 (0)1 47 30 76 00

:: solution
         Automatisation
la

         des documents d’entreprise
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