Dialogue Live la solution pour des documents intelligents et interactifs
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
Dialogue Live la solution pour des documents intelligents et interactifs
Imaginez
la prochaine dimension
pour l’automatisation des
documents d’entreprise
Les entreprises font appel à des centaines de processus métiers chaque jour. La plupart de ces processus
visent à optimiser la relation qu’ont les entreprises avec leurs clients. D’autres sont mis en place pour gérer
les relations avec les employés.
De nombreuses études montrent qu’au moins 70 % de ces processus ont un impératif commun : utiliser ou
produire certains types de document. Les documents sont utilisés pour collecter des données, communiquer
en interne, commercialiser et vendre des produits ou services, et communiquer avec les clients.
Les documents, ou communications, varient par leur format, La majorité des entreprises déploient de nombreux
leur contenu, leur mode de distribution ainsi que de nom- systèmes et processus pour répondre aux besoins de
breuses autres caractéristiques. Ils peuvent généralement productions interactives de documents via des projets
être classés en trois catégories : onéreux. Ces tentatives sont souvent inefficaces et ne
répondent pas aux besoins des entreprises et de leurs
• Documents de masse— il s’agit en général de produc-
clients. De plus ces projets nécessitent au final des
tions planifiées, dont le but est de traiter de grandes
dépenses encore plus élevées pour assurer la mainte-
quantités de données variables issues de sources et de
nance et le support des systèmes.
systèmes divers. Et ce afin de générer en une production
unique des documents pour un grand nombre de clients. Pour améliorer la connaissance des clients tout en
Il s’agit par exemple de relevés mensuels, de factures, augmentant la productivité interne et en contrôlant les
de marketing direct ou de correspondances. coûts, il est nécessaire de disposer d’une plate-forme
d’automatisation des documents d’entreprise prenant
• Documents à la demande— demandes ponctuelles de
en charge tous les types d’applications documentaires
documents spécifiques. Ces processus impliquent souvent
et rationalisant les processus qui les supportent.
des demandes de documents dans des systèmes interactifs
par des personnes, telles que des agents ou des représen-
tants du service clientèle. Le système envoie les données
collectées à un service de production de documents qui
compose la communication requise et la renvoie en temps
réel au système demandeur. Il peut s’agir de propositions,
de devis ou de correspondances.
• Documents interactifs— les personnes contribuent à
la réalisation d’un document en fournissant les données,
en sélectionnant le contenu dans le document. Les
documents interactifs peuvent être des formulaires
d’inscription, des propositions, des devis ou des 1
correspondances. documents de masse documents à la demande documents interactifsLe défi des documents interactifs
Si la production des documents de masse et à la demande est contrôlée par des systèmes et processus automatisés,
les documents interactifs sont pour leur part complétés et gérés par différentes personnes au sein de divers
départements de l’entreprise. Pour compliquer encore les choses, les entreprises ont généralement de nombreux
processus et solutions ponctuelles pour différents types d’applications documentaires interactives : certains pour
créer des lettres et des correspondances générales, d’autres pour les propositions, les contrats, les devis, les
formulaires, les inscriptions et d’autres encore pour des besoins ponctuels.
Les chargés de clientèle, lorsqu’ils sont face à leurs clients, Les documents interactifs représentent souvent une étape
consacrent énormément de temps à compléter différents simple dans un processus d’entreprise beaucoup plus
documents. Pour ce faire, ils utilisent aussi bien des traite- complexe. Dans certains cas, le document interactif a pour
ments de texte que des logiciels spécialisés ou encore des objectif la collecte d’informations pour la mise à jour de
développements spécifiques. Cet environnement comparti- bases de données ou la génération de documents finaux
menté est gourmand en ressources humaines et s’avère très à destination des clients. Les processus manuels imposent
onéreux pour les entreprises. Il est propice aux erreurs et plusieurs fois la saisie des mêmes informations, la copie
ne fournit pas suffisamment de contrôles pour garantir la de documents à des fins de gestion, d’enregistrement et
conformité et le respect des standards de l’entreprise. d’archivage et au final ces réalisations sont inefficaces et
entraînent des erreurs et des coûts prohibitifs pour l’entreprise.
Les entreprises tentent de contrôler cet environnement
en mettant en place des milliers de modèles différents Sans une plate-forme commune prenant en charge en toute
développés et supportés par les services informatiques. transparence les applications documentaires de masse, à
Pourtant la plupart de ces modèles n’apporte que peu voir la demande et interactives, les entreprises peuvent se
pas de flexibilité aux employés pour satisfaire les besoins retrouver cloisonnées dans un environnement où la
de leurs clients. De plus, l’intégration avec les systèmes réalisation est manuelle ce qui entraine des
d’information est soit inexistante, soit implémentée via des erreurs dans un processus inefficace et se traduit
processus inefficaces et des projets onéreux. Cette situation par des dépenses conséquentes, aussi bien en
archives
se traduit par des coûts de maintenance et de développe- termes de fidélisation des clients que de
ment extrêmement élevés pour l’entreprise, l’incapacité résultats financiers.
de fournir aux employés les outils dont ils ont besoin pour
répondre à la demande des clients et, au bout du compte,
Enregistrements
2 une réponse loin d’être optimale pour les clients.Dialogue Live est la solution
Intégrée à Dialogue, la solution Dialogue Live d’Exstream, leader du marché pour l’automatisation des documents
d’entreprise de masse et à la demande, est une solution documentaire intelligente et interactive qui offre une
infrastructure commune pour gérer l’édition de tous les types de documents interactifs au sein de l’entreprise.
En outre, Dialogue Live automatise l’intégration des documents édités avec les systèmes d’entreprise et la
production de documents. Les entreprises éliminent ainsi les solutions ponctuelles et les processus manuels, d’où
une meilleure productivité des employés, une réduction considérable des coûts de production, des ressources
informatiques allégées, une baisse des appels au service clientèle et une plus grande satisfaction clients.
Dialogue Live est la solution idéale pour les entreprises de Avantages:
tous secteurs qui veulent offrir à leurs chargés de clientèle • Réduction des coûts et amélioration de la cohérence • Diminution des coûts et simplification des tâches informa-
la flexibilité et l’autonomie dont ils ont besoin pour produire grâce à la suppression des solutions ponctuelles pour tiques par la réduction du nombre de modèles de docu-
des documents personnalisés et interactifs pour leurs clients, les documents transmis en face à face, qu’il s’agisse de ments qu’il est nécessaire de développer et de prendre en
tout en garantissant l’exactitude des documents et en propositions, de lettres, de contrats, de formulaires ou charge.
contrôlant les coûts grâce une production et une réalisation de tout autre type de communication interactive.
• Réduction des coûts d’envoi postal et d’archivage grâce
centralisées.
• Diminution des erreurs et des communications erronées à la distribution centralisée des documents générés sur
L’éditeur Live (Live Editor) apporte aux utilisateurs tels que grâce au contrôle du contenu que peuvent fournir les les postes des utilisateurs.
les commerciaux, les agents, les chargés de clientèle, les chargés de clientèle, par le biais de l’intelligence intégrée
courtiers et le personnel des sites distants des possibilités aux documents.
d’édition de documents, sous contrôle, en garantissant Configuration requise
• Amélioration de la satisfaction client par l’automatisation
exactitude, conformité et respect des normes de l’entreprise. Configuration du système
du suivi des processus interactifs industrialisables, tels que
Live Editor permet également de rationaliser des processus - Processeur Intel® Pentium® III ou équivalent
l’envoi de lettres personnalisées, de kits de bienvenue, de
liés aux ressources humaines en accélérant la mise à jour - Windows XP Édition Professionnelle/Familiale ou
brochures, etc.
des données sociales et d’autres activités de traitement de Windows 2003 Server
formulaires chronophages. • Réduction des coûts de formation des employés en - 128 Mo de mémoire RAM (256 Mo recommandés pour
remplaçant les formulaires papier et les processus manuels les documents complexes ou volumineux)
L’environnement centralisé Dialogue pour le développement
par des documents intelligents et interactifs personnalisés - 32 Mo d’espace disque disponible
et le déploiement permet un parfait contrôle du respect
en fonction des typologies d’utilisateurs. Il suffit de saisir
des normes de l’entreprise, du contenu et de la conformité
quelques informations pour que les documents “se Navigateurs pris en charge
des documents. Les documents interactifs sont fournis aux 3
complètent automatiquement”. - Microsoft Internet Explorer 6.0 et 7.0
utilisateurs sous la forme de documents Live ou de fichiers
Dialogue Live Format (DLF).Processus pour la correspondance
traditionnelle
DÉVELOPPER DES MODÈLES TROUVER LE MODÈLE APPROPRIÉ COMPLÉTER LE MODÈLE
le département informatique développe et tient à jour de nombreux les utilisateurs recherchent le modèle adéquat parmi des les utilisateurs complètent le modèle, mais sans conseils ni contrôles
1 systèmes personnalisés pour créer et déployer des milliers de
modèles de correspondances. Conséquence : coûts de maintenance
2 milliers. Cette procédure peut prendre beaucoup de temps
et présente des risques d’erreurs.
3 pour savoir quels contenu, polices ou norme utiliser. Cette situation
entraine des risques d’erreurs, consomme du temps et n’est pas
élevés, contenu statique et utilisation inefficace des ressources forcément cohérente avec les standards de marque de l’entreprise.
informatiques onéreuses.
CONCEVOIR/DÉPLOYER LES ÉDITER ET GÉRER LES DOCUMENTS LIVE
Processus pour la correspondance
DOCUMENTS LIVE (DLF) les utilisateurs ont recours à l'aide contextuelle et aux pages d’interview pour être
1 l’interface graphique utilisateur de l’environnement de conception de
Dialogue est utilisée pour élaborer une application de correspondances
2 guidés dans la production du document Live. Certaines sections sont préremplies
avec du contenu préapprouvé en fonction des éléments sélectionnés par l'utilisateur.
DLF standard et la déployer vers un référentiel commun où les D'autres sections permettent à l’utilisateur d'inclure du texte et des images person-
utilisateurs puiseront les documents. Le format DLF repose sur des nalisés. Le suivi automatique des révisions et la fenêtre “liste des modifications”
rôles et est conforme aux standards de l’entreprise. Il permet d’extraire accélèrent le processus d'approbation.
avec Dialogue Live
de façon dynamique le contenu exact des systèmes d’entreprise.
Document DLF édité
dlf dlf
dlflf
d
contr
ôles
règl
es
Référentielarchives
Enregistrements
ENVOI POUR RÉVISION/ ENVOI AUX CLIENTS FINALISATION DE LA RÉALISATION
APPROBATION les utilisateurs impriment les lettres finalisées, ajoutent les si des documents complémentaires doivent être envoyés aux clients, les utilisateurs
4 les utilisateurs envoient les lettres complétées
pour approbation. La lenteur du processus de
révision par allers et retours nuit au temps de
5 adresses et les envoient manuellement. Ce processus non
productif, entraîne une hausse du coût d'affranchissement
6 passent du temps à lancer le processus de création. Le processus manuel de sélection
et mise sous pli est inefficace et sujet aux erreurs ; en outre, des mesures supplémentaires
et ne permet pas les contrôles suffisants pour garantir doivent être prises à des fins de gestion pour l’enregistrement et l’archivage.
réponse, le processus manque de cohérence l’utilisation d’une adresse à jour ou l’utilisation d’un
et favorise les erreurs. contenu approuvé par l'entreprise.
AUTOMATISATION DU PROCESSUS DE RÉALISATION
Dialogue extrait les fichiers DLF complétés à partir d’un référentiel commun, réalise des copies
3 pour la gestion des enregistrements et l’archivage, et utilise les données et le contenu édités
pour mettre à jour les systèmes d’entreprise et favoriser l’automatisation des processus.
fichiers dlf complétés
dlf
enregistrements archivesconception et production de documents
live intelligents et interactifs
dlf Les documents Live sont conçus et développés dans l’environnement
1 graphique de conception collaboratif de Dialogue, comme tout autre
document Dialogue. En utilisant Dialogue DLF Designer, le
2
développeur du document peut ajouter des contrôles et des règles dlf
d’édition au document afin de gérer les interactions des utilisateurs.
contr
ôl es
Il peut ainsi rendre certaines parties du document modifiables tout
en en verrouillant d’autres.
règl
es
Avec DLF Designer, le développeur Live peut inclure de la logique
afin d’accéder à des sources de données externes pour les zones
préremplies du document Live en fonction des éléments saisis,
d’authentifier les droits des utilisateurs et le contenu, d’exécuter une
logique de prise de décisions et de déclencher d’autres processus.
Le développeur de documents Live peut également ajouter des
fonctionnalités interactives aux applications documentaires Dialogue
existantes, de sorte que tout document Dialogue puisse être
transformé en document Live.
Une fois l’application documentaire Live testée dans l’environnement
de conception Dialogue, le moteur Dialogue la traite afin de produire
la sortie au format DLF (Dialogue Live Format).
Reposant sur le langage XML, les fichiers DLF sont autoportants et
portables et peuvent donc être transférés et gérés comme tout autre
fichier de données de l’entreprise. Leur structure basée sur du XML
Fonctionnement permet aux systèmes externes, comme des solutions de gestion des
processus métiers (BPM) et de gestion du contenu d’entreprise
de Dialogue Live (ECM), d’extraire facilement les données et le contenu des fichiers DLF.edition et gestion des documents live automatisation de la production
Les fichiers DLF peuvent être stockés dans un référentiel commun et du traitement final
Avec Dialogue DLF Input, les documents Live édités (fichiers
pour permettre à tous les utilisateurs d’en faire une extraction.
dlf DLF) peuvent être utilisés comme entrées dans le moteur
En fonction du type de document qu’ils ont besoin de créer, les
utilisateurs sélectionnent le fichier DLF approprié dans le référentiel 3 Dialogue pour piloter d’autres processus. Les données et
et utilisent Dialogue Live Editor pour personnaliser et compléter le le contenu peuvent être extraits du document Live et utilisés
document pré approuvé. pour mettre à jour les systèmes d’entreprise, générer de
nouveaux documents, déclencher des événements, réaliser
Dialogue Live Editor permet aux utilisateurs d’éditer et d’interagir des copies du document édité dans d’autres formats (à des
avec les documents Live ou fichiers DLF. Cet éditeur peut être utilisé fins d’archivage ou d’envoi postal, par exemple) ou être
en tant que plug-in dans un navigateur pour les applications web utilisés comme contenu d’autres documents qui peuvent être
ou exécuté en mode autonome en tant qu’application bureautique. produits dans n’importe quel format (AFP, PDF, PostScript, etc.).
Live Editor fournit une aide contextuelle et des pages d’interview Avec Dialogue DLF Fulfillment, les documents Live peuvent
qui guident les utilisateurs tout au long du processus de création de enregistrements archives être utilisés comme modèles pour guider la distribution de
documents personnalisés. Les utilisateurs saisissent des informations documents personnalisés à différentes personnes. En utilisant
dans des zones prédéfinies du document Live et, en fonction de la une liste de distribution jointe ou définie, le moteur Dialogue
saisie, certaines sections, phrases, certains mots ou certaines images traite le document Live avec ses règles afin de générer un
seront automatiquement inclus ou exclus. document pour chaque personne figurant sur la liste. Ainsi,
Les documents Live peuvent également reposer sur des rôles, de une entreprise qui souhaite offrir à ses franchises ou
sorte que les éléments visualisés ou édités par l’utilisateur dépendent succursales la possibilité de localiser et personnaliser des
de son identité. documents de publipostage direct, mais a besoin de s’assurer
que les standards de sa marque et certains contenus sont
En fonction de la logique contenue dans l’application documentaire préservés, a tout à gagner à utiliser Dialogue DLF Fulfillment.
Live, Live Editor peut aussi accéder à des données ou transmettre En effet, il suffit à la succursale d’ajouter son contenu, comme
des données à des systèmes externes via des services web ou des images personnalisées, de fournir la liste de distribution
d’autres connecteurs depuis et vers des systèmes d’entreprise. et de soumettre le document Live pour traitement.
Par exemple, Live Editor peut extraire automatiquement les
informations à jour concernant un client après la saisie de certaines
données d’identification, et pré renseigner automatiquement des
parties du document avec le contenu issu de cette/ces source(s).
Avec Live Editor, les utilisateurs peuvent produire des documents
personnalisés et pré approuvés à la demande avec la précision,
7
la flexibilité et la rapidité nécessaire. En outre, les documents Live
édités peuvent être envoyés dans un référentiel central en vue d’un
traitement ultérieur par l’environnement de production Dialogue.Dialogue Live
vous procure contrôle,
intelligence et automatisationAvantages
• Suppression des solutions ponctuelles
Applications • Possibilité d’édition avec contrôle
Dialogue Live est parfaitement adapté pour répondre aux
• Rendre interactif tous types de document
besoins liés à des processus métier impliquant l’interaction
d’utilisateurs finaux sur des documents ou à tous processus
• Prise en main utilisateurs plus facile
de production interactive de documents.
Dialogue Live convient notamment aux applications suivantes : • Automatisation de la production
• Correspondance • Polices de groupe • Garantie de l’exactitude
• Propositions • Kits d’inscription ou d’ouverture • Personnalisation de toutes les communications
de compte
• Contrats • Automatisation et rationalisation des processus
• Publipostage direct
• Formulaires électroniques documentaires
• Réalisation des supports • Réduction significative des coûts
connexes
• Amélioration des délais de mise en oeuvre
• Formulaires de ressources
humaines • Gain de productivité
• Déclarations de sinistre
• Automatisation des affichages grâce
à l’intelligence embarquée
• Garantie de la conformité
• Unité entre toutes les communications
• Réduction des délais de diffusion
9Dialogue Live
va changer votre façon
de faire des affairesModules Dialogue DLF pour Dialogue Live
• DLF Designer— DLF Designer est une extension des • DLF Input— DLF Input permet l’utilisation de documents
fonctionnalités d’Exstream Dialogue Designer Il permet Live après leur édition (fichier DLF après saisie d’informa-
aux développeurs de documents, la création de tion) comme sources de données en entrée de Dialogue.
documents Live par l’ajout de fonctions interactives, telles Le moteur permet l’extraction des données pour le
que des contrôles et des règles d’édition, dans toute déclenchement d’événements, comme la création
application documentaire Dialogue nouvelle ou existante. d’autres documents, ou pour utilisation du contenu au
Les fonctionnalités traditionnellement incluses dans les sein d’autres documents. Ces documents pouvant être
systèmes documentaires entièrement interactifs peuvent produits dans n’importe quel format (AFP, PDF,
être ajoutées aux applications documentaires Live. Les PostScript, etc.).
documents Live peuvent être conçus en tant qu’applica-
• DLF Fulfillment— DLF Fulfillment permet la prise en
tions autonomes ou bien en vue d’une inclusion dans un
compte de documents Live comme modèles de docu-
système web ou d’autres types de systèmes interactifs
ments, permettant aux utilisateurs de stocker un fichier
personnalisés.
DLF personnalisé, associé à une liste de distribution
• DLF Output— les fichiers Dialogue Live Format (DLF), ou à l’emplacement de cette liste. La finalité étant le
ou documents Live, sont générés par le moteur Dialogue regroupement d’informations dans un référentiel en
à l’instar de tout autre type de production de document. vue du traitement des modèles par Dialogue. Pour
Basé sur les standards du langage XML, le format DLF ce type de traitement, le document Live personnalisé dlf
a été conçu pour prendre en charge tout type de docu- peut comporter certaines variables et règles qui seront
ment interactif. Le DLF englobe la structure applicative résolues lors de la production par le moteur Dialogue.
permettant l’interactivité et favorisant l’accès à des
systèmes externes ainsi que leur alimentation. De plus
le DLF permet de faire l’interface avec les systèmes de
workflow, de contrôler la présentation, d’effectuer la modules dlf
mise en forme et l’édition de règles tout en assurant
dlf dlf
l’authentification du contenu, des données et des designer output
utilisateurs
utilisateurs. Les sorties DLF peuvent être produites à dialogue live
partir d’une station de conception, simultanément par
le moteur Dialogue avec d’autres sorties de masse, ou
créées à la demande à l’aide de Dialogue Real-time.
Les fichiers DLF peuvent aussi être utilisés en entrée dlf
de Dialogue.
11
dlf dlf
fulfillment input
és
odifi
dlf mdialogue.info@hp.com :: www.exstream.com :: +33 (0)1 47 30 76 00
:: solution
Automatisation
la
des documents d’entreprise
© Copyright 2008 Hewlett-Packard Development Company, L.P. 4AA1-9358FRE
bro.fr.0708_766Vous pouvez aussi lire
