GUIDE PORTAIL ADMINISTRATEUR - MAI 2019 - Bouygues ...

 
GUIDE PORTAIL ADMINISTRATEUR - MAI 2019 - Bouygues ...
GUIDE PORTAIL ADMINISTRATEUR
          MAI 2019

Guide Administrateur Bflex
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Version Mai 2019
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Bienvenue sur votre solution de Communications Unifiées

                 Ce guide vous présente comment utiliser et personnaliser tous les services
                 de téléphonie inclus dans votre solution BFlex, en tant qu’administrateur.

                 Une Assistance Technique Clients est disponible au 0800 942 342   (prix d’un appel local)   de 8h30 à 19h00, du lundi
                 au vendredi.

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Table des matières
      1. Introduction au Portail de configuration                         ▪   Renvoi de nuit
                                                                          ▪   Gestion des calendriers (annonces, renvois)
                ▪    Connexion                                            ▪   Groupe d’Interception
                ▪    Présentation rapide                                  ▪   Transfert d’appels en cas de sinistre
                ▪    Modification du mot de passe
                     (administrateur, utilisateur)
                ▪    Modification des informations administratives   5. Gérez vos utilisateurs
                     (administrateur, site, utilisateur)
                                                                          ▪   Gestion des comptes utilisateurs
                                                                          ▪   Gestion des services de téléphonie
      2. Annuaire d’entreprise                                                ○ Appels entrants et sortants
                ▪    Lignes utilisateurs                                      ○ Filtrage d’appels
                ▪    Contacts externes                                        ○ Renvoi d’appels
                                                                              ○ Annonce d’accueil
                                                                              ○ Sonnerie simultanée/séquentielle
      3. Actes en masse                                                       ○ Gestion d’absence
                ▪    Les sites                                                ○ Présentation du numéro
                ▪    Les départements                                         ○ Double appel
                                                                              ○ Musique d’attente
                                                                              ○ Supervision de lignes
      4. Personnalisez votre téléphonie
                                                                              ○ Profils d’appels
                ▪    Plan de numérotation privée                              ○ Journal d’appels
                ▪    Profils d’appels (entrants et sortants)                  ○ Indicateur d’appels manqués
                ▪    Annonce d’attente                                        ○ Messagerie vocale

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Table des matières
     6. Serveur Vocal Interactif (SVI)

     7. Web to Fax / Fax to Mail

     8. Groupe d’appels

     9. Web Standardiste

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   1      Récupérez les identifiants de connexion et mot de passe reçus sur
          l’adresse email que vous avez fournie lors de votre souscription*.

   2      Rendez vous sur votre Portail de gestion et connectez vous
          (https://ucportal.hosted-pbx.bouyguestelecom.com/).
                                                                                                2
   3      Il pourra vous être demandé de créer votre mot de passe avant de
          pouvoir accéder à votre Portail.

   4      Une fois connecté(e), accédez à la vue accueil.

       *Si vous ne les avez pas reçus ou n’y avez plus accès, contactez l’Assistance
       Technique Clients au 0800 942 342 (prix d’un appel local) de 8h30 à 19h00, du lundi au
       vendredi.

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Vue accueil           Moteur de recherche

                             - Recherche rapide par :
                               groupe, utilisateur,
                               numéro de téléphone,
                               prénom, nom de
                               famille, département
    Mon entreprise
 - Vision globale
                                      Profil
        Vos sites            - Déconnexion
                             - Gestion mot de passe
- Personnalisation de
                             - Aide
  vos différents sites
  ou groupes

    Vos utilisateurs
- Personnalisation des
  fonctionnalités de
  vos utilisateurs
       Portail
    Administrateur

- Informations
  administratives
- Plan de
  Numérotation privée
 Annuaire Entreprise
- Visualisation
- Ajout de contacts
  externes

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Vue site

         Accès :
      sélectionnez
         un site

       Profil du site                                             Tableau de bord
 - Informations du site                                        - Supervision des
 - Calendriers                                                   lignes utilisateurs,
 - Répertoire                                                    Serveurs Vocaux
   d’annonces                                                    Interactifs et Ponts
 - Lien :                                                        de conférence du
   téléchargement app                                            site
   Collaboration et                                            - Affichage de l’état
   Skype for Business                                            des lignes
                                                                 (actif/inactif)
      Départements
                                                               - Accès aux
- Gestion des                                                    Paramètres
  départements                                                   rapides.

      Services du site
-    Restrictions d’appels
-    Musiques d’attente
-    Renvois de nuit
-    Groupe d’interception
                                      Transfert lors de
         Annuaire
                                          sinistre
    - Visualisation
    - Ajout de contacts externes   - Redirection des numéros

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Vue utilisateur

        Accès :
   sélectionnez un
      utilisateur
                                 Fonctions d’appels
     Paramétrages
                             -   Appels entrants
 - Informations
                             -   Appels sortants
   utilisateur
                             -   Contrôle d’appels
 - Gestion du mot de
                             -   Restrictions d’appels
   passe utilisateur
                             -   Supervision de
       Mes appels                lignes

- Journal d’appels
- Exportation des
  appels
        Utilitaires
- Annuaire
- Lien :
  téléchargement app
  Collaboration et
  Skype for Business

       Répertoire
       d’annonces
- Gestion des annonces
  d’accueil

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Moteur de recherche                                                  1

      1      Cliquez sur la loupe (toujours en                       2
             haut à droite des pages).

      2      Sélectionnez « Utilisateur » ou                         3
             « Groupe » selon votre recherche.

      3      Tapez les informations
             recherchées.

      4      Cliquez sur « Rechercher ».

      5      Affichage des résultats en bas de
             page, puis cliquez sur la ligne                             4
             pour la personnaliser.
  Note :
                                                                     5
  - Les numéros doivent commencer par l’indicatif pays.
      Ex : « +33 ».
  -   Utilisez « * » pour signifier « n’importe lequel ».
      Ex : *401 signifie n’importe quel numéro terminant par 401 .

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                                                                                 9
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Gestion du mot de passe administrateur
                                                                                                                  1

                                                                                                       2

                              3

                              4

    1      Cliquez sur l’icone        Allez dans « Gestion       Réinitialisez votre mot de       Enregistrez.
                                  2                          3                                4
           « Profil » en haut à       des mots de passe ».       passe.
           droite.                                               (Voir les règles du mot de
                                                                 passe en page suivante).

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                                                                                                                 10
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Gestion du login et mot de passe d’un utilisateur (1/2)
           Ce login est utilisé pour se connecter :
           ▪    au Portail de connexion des services de téléphonie
           ▪    à l’application BPhone
           ▪    à l’application Web Standardiste

                                      Modification/Vérification du login
                                                                                       Cliquez sur Gérer mes services de
                              1       Cliquez sur Portail Administrateur.          3   Communications Unifiées
                                      (Vous êtes redirigé vers L’Espace Client*)

                              2       Connectez-vous, et sélectionnez PARC /
                                      PARAMETRER MES SOLUTIONS

                                  2
                                                                                         3

1
                                  *Espace client :
                                  http://www.bouyguestelecom-entreprises.fr

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                                                                                                                           11
Version Mai 2019
Gestion du login et mot de passe d’un utilisateur (2/2)
                 Modification/Vérification du login
                                                                                    Modifier les données utilisateurs :
          1      Sélection votre SIREN, votre Site                           4      Nom, Prénom, Email, Numéro Privé
          2      Sélectionnez les lignes (en Services) à modifier
                                                                             5      Validez
          3      Cliquez sur Mise à jour de(s) (l')utilisateur(s)

                                                                    4
                                 2
                                                                                                                5
          1
                                                        3
                                                                        La modification du mot de passe est
                             2                                          effectuée par l’utilisateur final.
                                     2
                                                                        Au lancement de l’application Portail
                                                                        (https://ucportal.hosted-
                                                                        pbx.bouyguestelecom.com ) cliquez
                                                                        sur mot de passe oublié

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                                                                                                                          12
Version Mai 2019
Règles relatives aux mots de passe

                      •      Doit contenir au minimum 1 valeur numérique (chiffre)
                      •      Doit contenir au minimum 8 caractères et au maximum60
                      •      Doit contenir au minimum 1 lettre majuscule
                      •      Doit contenir au minimum 1 lettre minuscule
                      •      Doit contenir au minimum 1 caractère non alphanumérique (ex : =+/ :@)
                      •      Ne peut pas contenir l’identifiant de connexion
                      •      Ne peut être l’ancien mot de passe àl’envers
                      •      Ne peut contenir l’ancien mot depasse

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                                                                                                     13
Version Mai 2019
Modifier les informations liées à l’entreprise et l’administrateur
        Modifiez les informations permettant d’identifier votre entreprise (nom, adresse)

      1      Cliquez sur « Entreprise ».
                                             1

      2      Complétez les champs de votre
             choix.                                      2

      3      Cliquez sur « Enregistrer ».

                                                         3

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Version Mai 2019
Modifier les informations d’un site
        Modifiez les informations permettant d’identifier un site (nom, adresse)

      1      Cliquez sur le site de votre
             choix.

      2      Allez dans « Profil du site ».   1

      3      Complétez les champs de
             votre choix.

      4      Descendez et cliquez sur
             « Enregistrer ».                 2            3

                                                           4

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                                                                                   15
Version Mai 2019
Annuaire
                             d’entreprise

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                                            16
Version Mai 2019
Où aller ?
     1      Accédez à l’annuaire complet          1
            regroupant tous les utilisateurs :

            ▪ Allez niveau entreprise (aucun
              site ou utilisateur sélectionné)
            ▪ Cliquez sur « Annuaire
              Entreprise ».

     2      Accédez à l’annuaire spécifique       2
            d’un site :

            ▪     Sélectionnez le site concerné
            ▪     Cliquez sur « Annuaire ».

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                                                      17
Version Mai 2019
Recherchez un contact

             Assurez vous d’être au niveau                2C
      1
             entreprise (aucun site ni           1
             utilisateur sélectionné).

             3 façons de faire :

      2A Utilisez la barre de recherche :
             cherchez un utilisateur par nom
             de famille, prénom ou numéro de         2A
             téléphone.

             Vous pouvez aussi trier par nom,        2B
      2B
             numéro, extension, portable,
             adresse de messagerie ou
             département, en cliquant sur la
             catégorie.

      2C Ou utilisez le moteur de recherche
             depuis n’importe quelle page pour
             rechercher des utilisateurs.

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                                                           18
Version Mai 2019
Visualisez/téléchargez une liste de contacts
        • Tous les contacts (aucun filtrage)

      1      Assurez vous d’être au niveau
             entreprise (aucun site ou             1
             utilisateur sélectionné).

             Allez sur « Annuaire Entreprise ».        3
      2

                                                   2
      3      Cliquez sur « Annuaire de
             l’entreprise » pour l’afficher dans
             un nouvel onglet et « Annuaire
             d’entreprise – PDF » pour
             télécharger la liste en format PDF.

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                                                           19
Version Mai 2019
Visualisez/téléchargez une liste de contacts
        • Certains contacts (filtrage niveau site)

      1A Sélectionnez un site pour
         télécharger seulement les contacts
         de ce site,
                         et/ou
                                                            1A
      1B Utilisez la barre de recherche pour
         trouver des contacts par prénom,                                     2
         nom ou numéro de téléphone.
                                                                              1B
      2      Cliquez « Annuaire de l’entreprise »
             pour afficher votre recherche dans
             un nouvel onglet, et « Annuaire
             d’entreprise – PDF » pour la
             télécharger en format PDF.

 A savoir : utilisez le moteur de recherche depuis la page d’accueil pour rechercher des personnes est plus rapide que d’accéder à l’annuaire.

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                                                                                                                                             20
Version Mai 2019
Gestion des contacts externes

      1      Sélectionnez un site.

                                                                                                      3
      2      Allez sur « Annuaire ».
                                                           1
      3      Cliquez sur « Contacts externes ».
                                                                                    4
                                                                                                                          5
      4      Cliquez sur « Ajouter » pour
             importez vos contacts
             individuellement ou utilisez un
             fichier Excel/csv* pour importer
             en masse.
                                                           2
      5      Vous trouverez les boutons
             « Modifier » ou « Supprimer » à
             côté de chaque contact.
 *Note : format du fichier csv : 1 colonne avec ‘Nom Prénom’, ‘Numéro de téléphone’ (Ex: ‘Lyet Céline’, ‘33140290175’).

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                                                                                                                              21
Version Mai 2019
Actes
                             en masse

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                                        22
Version Mai 2019
2 possibilités d’appliquer des actes en masse

                              Niveau site     Paramétrez des services de téléphonie identiques pour un
                                              ensemble de lignes, regroupées dans un site.

                                              Note : un site regroupe :
                                              •  Les lignes fixes installées à une même adresse, SVI et groupe
                                                 d’appels
                                              •  Les lignes mobiles de votre entreprise
                                              •  Les lignes Fax virtuel

                                              Pour accéder à un site, référez-vous à la vue site.

                              Niveau          Créez des départements représentant des sous groupes de
                              département     votre entreprise (tels que des pôles d’activité), et
                                              personnalisez ainsi des services de téléphonie différents à
                                              l’intérieur de vos sites.

                                              Note : vous pouvez créer autant de niveaux de départements que
                                              vous voulez (les sous départements).

                                              Pour créer un département, référez-vous à la page suivante.

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                                                                                                                 23
Version Mai 2019
Créez un département (1/2)

                                     1      Sélectionnez le site dans lequel vous
                                            souhaitez créer un département.

                                     2      Puis cliquez sur l'onglet Département.
   1

                                     Sur les pages suivantes, découvrez comment :
                                     •   Créer un département
                                     •   Créer un sous-département
                                     •   Modifier un département
                                     •   Supprimer un département
                                     •   Assigner un utilisateur à un département

  2

Guide Administrateur Bflex
                                                                                     24
Version Mai 2019
Créez un département (2/2)
                                     1   Cliquez sur « Ajouter » pour créer de
                                         nouveaux départements.

                                     2   Renseignez le nom du département
                                         souhaité, comme l’exemple ci-contre.

                                     3   Cette étape vous permet de créer un
                                         sous-département (voir page suivante).
                             1
                                     4   L’enregistrement de l’action entrainera la
                                         création immédiate du département.

                                 2

                                 3
                                            N’utilisez ni accents ni caractères spéciaux
                                 4          lorsque vous nommez vos départements.

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                                                                                           25
Version Mai 2019
Créez un sous département
        Créez autant de niveaux de départements que vous voulez

                                                                  1   Cette section sera un sous-département du
                                                                      département d’origine. Nommez-la.

                                                                  2   Choisissez un département d’origine parmi
                                                                      le(s) département(s) déjà existant(s).

                                                                      Enregistrez. Les modifications seront
                                                                  3
                                                                      effectuées immédiatement.

                             1

                             2

                             3
                                                                             N’utilisez ni accents ni caractères spéciaux
                                                                             lorsque vous nommez vos départements.

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                                                                                                                            26
Version Mai 2019
Modifiez/supprimez un département

                                                Sélectionnez le département ou le sous-
                                            1   département à modifier.

                                                Pour changer le nom : modifiez
                                            2   directement le champ d’appellation.
                             1

                                 5              Pour rattacher un département existant
                                            3   à un autre : choisissez le département
                                                d’origine auquel il sera rattaché.

                                            4   Appuyez sur « Enregistrer ».

                                                Sélectionnez un département (ou sous-
                             2              5   département) à supprimer et cliquez sur «
                                                supprimer ».
                             3

                             4
                                                       N’utilisez ni accents ni caractères spéciaux
                                                       lorsque vous nommez vos départements.

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                                                                                                      27
Version Mai 2019
Assignez un utilisateur à un département
        Assignez des services à un département spécifique et non la totalité du site (ex : une musique d’attente)

                                                                            Préfiltrez en sélectionnant le site contenant
                                                                      1
                                                                            l’utilisateur voulu.

                                                                      2     Dans l’onglet « Utilisateur », sélectionnez le
                                                                            collaborateur de votre choix.
1                                                                     3     Allez dans « Paramétrage ».

2                                                                           Descendez jusqu’à « Département » et
                                                                      4     attribuez lui un département.

3                                                                     5     Descendez plus bas sur la page et
                                                                            enregistrez.

                             4
                                                                  Note : le département d’appartenance des utilisateurs est
                                                                  visible dans l’annuaire d‘entreprise (voir ci-dessous).

                             5
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                                                                                                                              28
Version Mai 2019
Personnalisez
                              votre téléphonie

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                                                 29
Version Mai 2019
Plan de numérotation privée pour un site

           Se connecter à l’espace client* / PARC / PARAMETRER
           MES SOLUTIONS / Gérer mes services de Communications
           Unifiées
                                                                            1
           ●1     Sélectionner l’utilisateur puis cliquez
                  Mise à jour de l’utilisateur

           ●2     Renseigner le Numéro Privé (limité de 4 à 9 digits).

           ●      Le numéro privé ne peut pas commencer par un 0
                  ou correspondre à un numéro court public à 4
                  chiffres identifié (ex : 3637 est réservé au Téléthon).

           *Espace client :
           http://www.bouyguestelecom-entreprises.fr
                                                                            2

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                                                                                30
Version Mai 2019
Plan de numérotation privée pour un site
        Appelez rapidement en simultané l’ensemble des utilisateurs d’un site via un numéro privé

                 Sélectionnez le site souhaité.                  1
        1

        2        Cliquez sur « Profil du site ».

                 Descendez jusqu’à « Plan de
                                                                 2
        3
                 numérotation de groupe ».

        4        Dans « Plan de numérotation du
                 groupe », saisissez le numéro privé
                 souhaité (entre 4 et 9 digits, sans
                 commencer par 0).
                                                                     3

 Note : les numéros privés ne sont fonctionnels qu’en interne.       4

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                                                                                                    31
Version Mai 2019
Profils d’appels (entrants et sortants) (1/2)
        Vous pouvez restreindre les appels entrants et sortants de tous vos utilisateurs

       1        Sélectionnez le site souhaité.

                Allez dans « Services du site » à gauche   1        3
       2
                de l’écran.

                Dans l’onglet « Restrictions d’appels »,
                                                                        4
        3
                descendez la page jusqu’à la section
                « Profils d’appels ».

       4        Sélectionnez un département
                (préalablement créé) si vous souhaitez
                paramétrer vos profils d’appels
                différemment selon le groupe.              2

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                                                                                           32
Version Mai 2019
Profils d’appels (entrants et sortants) (2/2)
          ✓ Le profil d’appels entrants vous permet d’autoriser la
            réception d’appels internes et externes, et appels en PCV.
                                                                         5

          ✓ Le profil d’appels sortants vous permet d’activer ou
            désactiver 9 groupes de barring.

            5       Configurez vos profils d’appels entrants.
                    Cochez pour autoriser les appels selon la            6
                    provenance.                                              7
                    Configurez vos profils d’appels sortants.
            6
                    Sélectionnez « Y » pour autoriser les
                    appels vers la zone ou le type de numéro
                    choisi, « N » pour le barrer.

                    Cochez pour autoriser les transferts vers
            7
                    le type de d’appel sélectionné.

   Vous pouvez également paramétrer des profils de restriction
   de façon différenciée pour chaque utilisateur (cliquez ici)

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                                                                                 33
Version Mai 2019
Profils d’appels personnalisés
        Vous pouvez également créer des profils personnalisés par numéro ou par plages de numéros
        (un indicatif pays par exemple).

            1       Dans « Plage de numéros ou Numéros »,
                    cliquez sur « Ajouter ».

                    Indiquez un numéro seul ou une plage                  1
            2       de numéros à barrer (restreindre) au
                    format international, suivi du symbole
                    « * ».                                                                          3
                    Utilisez les boutons « Modifier » et
            3                                                                 3         2
                    « Supprimer » pour moduler les
                    numéros.

 Note : le profil créé s’ajoute alors à la liste des profils existants.

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                                                                                                        34
Version Mai 2019
Activez une annonce d’attente (1/3)

                                                                    2
                                                                    bis

     1        Sélectionnez le site sur lequel vous voulez   1
              appliquer votre musique d’attente.

              Allez sur « Services du site » puis
     2        sélectionnez l’onglet « Musique d’attente »
              dans la barre verticale en haut.
                                                                3
     3        Si vous souhaitez appliquer la musique
              d’attente à un département en particulier,
              sélectionnez-en un.
                                                            2
                                                                4
              Cochez les 2 cases d’activation de mise en
     4        attente et de parcage.

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                                                                          35
Version Mai 2019
Activez une annonce d’attente (2/3)

     5       Choisissez le codec G711 pour une
             bonne qualité audio et G729 pour une          5
             qualité diminuant le débit consommé.

             Choisissez entre une musique par défaut       6
     6
             ou « personnalisée » (voir ici pour ajouter
             un fichier audio).

             Si vous souhaitez appliquer une musique
     7
             d’attente différente en interne, cochez la    7
             case, puis choisissez entre une musique
             « définie » ou « personnalisée ».

     8       Enregistrez les changements.

                                                           8

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                                                               36
Version Mai 2019
Activez une annonce d’attente (3/3)
      Gérez vos fichiers audios (ajoutez, éditez, supprimez)

     1       Sélectionnez le site sur lequel vous
             voulez gérer votre fichier audio.

                                                                    2
                                                                    bis

     2       Allez sur « Profil du site » puis
             sélectionnez l’onglet « Répertoire             1
             d’annonces ».
                                                                3
     3       Cliquez sur « Ajouter » pour télécharger
             un fichier. Nommez et chargez le
             document, puis sauvegardez.

             Cliquez sur « Editer » pour modifier les
                                                            2
     4
             fichiers existants et « Supprimer » pour                     4
             les retirer. Puis sauvegardez.

Note : les fichiers doivent impérativement être en format
.wav, ou .mp3 en résolution 16bits maximum et faire moins
de 2 Mo.
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                                                                              37
Version Mai 2019
Calendrier
      Paramétrez un calendrier horaire – heure d’ouverture et fermeture

     1       Sélectionnez le site concerné.
                                                                  3
     2       Accédez au « Profil du site ».
                                                 1
     3       Allez à l’onglet « Calendrier ».

     4       Cliquez sur le bouton « Ajouter
             un nouveau calendrier ».

             Il vous sera demandé de             2    6
     5
             nommer votre calendrier
             (limité à 40 caractères).

     6       Créez des plages horaires pour
             chaque jour : cliquez et étendez
             vers la droite. Cliquez à nouveau        4                   7
             pour modifier les horaires.

     7       Enregistrez.

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                                                                              38
Version Mai 2019
Calendrier
                                                                             3
      Calendrier vacances
                                                 1

     1       Sélectionnez le site concerné.          4

     2       Accédez au « Profil du site ».

     3       Allez à « Calendrier des
             vacances ».                         2
                                                         5
             Cliquez sur le bouton « Ajouter
     4
             un calendrier des vacances».

             Une fenêtre s’ouvre, nommez
     5       votre calendrier.                                                    6
             Créez vos périodes de vacances :
     6       nommez les, définissez les dates
             et la périodicité (aucune
             répétition, répétition infinie ou
             jusqu’à une certaine date).
                                                                                                                           7

     7       Appuyez sur « Sauvegarder ».                    Note : n’utilisez pas de caractères spéciaux ou d’accents.

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                                                                                                                          39
Version Mai 2019
Groupe d’Interception
        Vous pouvez créer des groupes d’interception pour vos utilisateurs d’un site

               Sélectionnez le site
       1       souhaité.                                                                3
                                             1
       2       Allez dans « Services du
               site » à gauche de l’écran.
                                                      4

               Cliquez sur l’onglet                             1                   3
       3       « GROUPE
               D’INTERCEPTION»               2                                                    5
                                                                                        4
       4       Saisissez un nom de
               groupe d’Interception

               Ajoutez des lignes
                                                            6
       5

       6       Enregistrez

                                                 Une fois ajoutés dans un groupe, les utilisateurs peuvent intercepter les appels entrants en
                                                 composant *98 depuis leur poste

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                                                                                                                                                40
Version Mai 2019
Renvoi sur injoignabilité du site
        En cas d’incident sur un site (lien xDSL ou fibre coupé), l’ensemble de vos appels entrants du site sera
        redirigé vers des numéros de secours.

    1       Sélectionnez le site concerné.           1

    2       Cliquez sur « Transfert lors de
            sinistre ».

            Gérez les renvois de vos utilisateurs
                                                                                                    3
    3
            du site : renseignez un ou plusieurs
            numéros de votre choix dans le
            champ « Réacheminer le numéro ».

    4       Enregistrez.

                                                                       4
 Note : le service s’active automatiquement
 lorsque le poste de la ligne est déconnecté :
 suite à un incident sur le site, sur le poste, ou   2
 simplement si le poste a été débranché.

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                                                                                                                   41
Version Mai 2019
Gérez
                             vos utilisateurs

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                                                42
Version Mai 2019
Gestion des comptes utilisateurs (1/2)

                                       Vous avez renseigné les adresses email de
                                         vos collaborateurs lors de la collecte
                                         d’information de Bouygues Télécom

                                            Oui                                  Non

             Vos collaborateurs utilisent leurs adresses               Des adresses email techniques ont été assignées.
             email comme identifiants.                                 Vous devez les modifier par les email de chaque
                                                                       utilisateur, en allant dans les « informations
             Ils peuvent directement se connecter au                   utilisateur ».
             Portail et procéder à une action de « mot de
                                                                       Vos utilisateurs peuvent ensuite procéder à une
             passe oublié » pour recevoir leur code de
                                                                       action de « mot de passe oublié » pour recevoir
             sécurité.
                                                                       leur code de sécurité, et se connecter au Portail.

Note : vous pouvez également créer vous-même un mot de passe pour vos collaborateurs. Retrouvez la démarche ici.

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                                                                                                                            43
Version Mai 2019
Gestion des comptes utilisateurs (2/2)

        ▪ Pour modifier les noms et prénoms d’un utilisateur, renseigner sa fonction dans l’entreprise
          référez-vous ici (Modifier les informations d’un utilisateur).
        ▪ Pour modifier le login et le mot de passe de connexion au Portail de configuration,
          BPhone*, application WebStandardiste*, référez-vous ici (Gestion du login et mot de passe
          d’un utilisateur).

        ▪ Pour commander, modifier ou résilier des lignes utilisateurs, vous devez réaliser votre
          demande via l’espace client ou vous adresser à votre contact commercial. Pour des raisons
          de sécurité et de confidentialité, même si vous conservez le numéro de téléphone d’un
          ancien collaborateur, vous devez passer par le support client.

 *si options souscrites.

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                                                                                                         44
Version Mai 2019
Configurez les services de téléphonie de l’utilisateur

     1       Sélectionnez le site de votre choix.
                                                            1
     2       Sélectionnez l’utilisateur que vous
             souhaitez gérer (ou sélectionnez               2
             directement l’utilisateur).                            5

     3       Cliquez sur « Fonctions d’appels ».
                                                                4
                                                            3
     4       Gérez les paramètres d’appels de votre
             utilisateur : les pages suivantes décrivent
             comment les paramétrer.

           Note : vous avez la possibilité de filtrer les
    5      services de téléphonie (appels entrants,
           sortants, contrôle d’appels…)

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                                                                        45
Version Mai 2019
Filtrage d’appels anonymes

     1       Activez ou désactivez le filtrage
             d’appels anonymes : bloquez les
             appels entrants dont l’identité est
             masquée.

                                                   1

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                                                       46
Version Mai 2019
Renvoi d’appels
             Activez ou désactivez les options de
             renvoi d’appel de l’utilisateur :

    1        • Permanent : tous les appels
               entrants sont renvoyés.

     2       • Sur occupation : les appels entrants
               sont redirigés en cas d’occupation de
               la ligne.

     3       • Sur non-réponse : les appels
               entrants sont renvoyés en cas de
               non-réponse. Configurez le nombre       1
               de sonneries avant renvoi.                  5
                                                       2
     4       • Sur injoignabilité : les appels
               entrants sont redirigés en cas de       3
               terminal injoignable.
                                                       4
     5       Pour chaque option, ajoutez le numéro
             de téléphone vers lequel les appels
             sont renvoyés.

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                                                               47
Version Mai 2019
Annonce d’accueil
        Activez une annonce d’accueil

    1       Activez ou désactivez l’annonce
            d’accueil.

    2       Vous pouvez consulter le message
            audio configuré, si applicable.

    3       Cliquez sur « Modifier » pour changer
            ou ajouter une nouvelle annonce
            d’accueil.

    4       Une fenêtre s’ouvre, sélectionnez
            « Personnaliser » et sélectionnez votre
            fichier audio (qui doit être ajouté au
            préalable. Voir procédure page
            suivante).

 Note : vous pouvez créer une cascade d’annonces en   1
 en créant plusieurs.                                     2   3
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                                                                  48
Version Mai 2019
Annonce d’accueil
        Ajoutez un fichier audio

    1       Allez dans « Répertoire d’annonces ».
                                                                    2

    2       Cliquez sur « Ajouter ».

            Une fenêtre s’ouvre, donnez un nom à
    3
            votre fichier

            Cliquez sur « Parcourir pour trouver le
    4       fichier audio parmi vos fichiers et
            chargez-le.                                     1

    5       Appuyez sur « Sauvegardez ».                        3
                                                                4
 Note : seul l’administrateur peut choisir les fichiers
 audios. Cependant, l’utilisateur peut depuis son portail
 activer ou désactiver l’annonce d’accueil.                             5

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                                                                            49
Version Mai 2019
Services de convergence fixe/mobile

                                  Permet de faire sonner jusqu’à 10 terminaux en même temps, avec différents
            Sonnerie simultanée
                                  paramétrages possibles.

                                  Permet de faire sonner plusieurs terminaux (jusqu’à 5 en plus de votre ligne) en
          Sonnerie séquentielle
                                  cascade selon l’ordre de votre choix, avec différents paramétrages possibles.

Guide Administrateur Bflex
                                                                                                                     50
Version Mai 2019
Sonnerie simultanée                                                       2

            Activez ou désactivez la sonnerie                     1
    1
            simultanée.

    2       Cliquez sur « Modifier ».

    3       Choisissez si vous voulez faire sonner vos
            numéros quand vous êtes déjà en
            communication.                                            3

    4       Ajoutez les numéros de téléphone à faire
            sonner en même temps.

    5       Pour notifier les appelés d’une sonnerie
            simultanée, cochez la case.
                                                                          5
    6       Personnalisez vos règles (« Ajouter »):
            ▪    Avec un calendrier (activez/désactivez pendant
                 les heures travaillées, vacances)                    4
            ▪    Cas spécifiques (tous les appels entrants, les
                 appels masqués, en cas de non acheminement
                 d’un appel sur panne et les numéros                  6
                 prédéfinis).                                                 7
    7       Sauvegardez.
Guide Administrateur Bflex
                                                                                      51
Version Mai 2019
Sonnerie séquentielle
            Activez ou désactivez la sonnerie
    1
            séquentielle. (Il faut créer au moins une
            règle pour l’activer).
                                                               1            2

    2       Cliquez sur « Modifier ».

            Ajoutez tous les numéros à faire sonner                 3
    3       dans l’ordre souhaité.
                                                                        4
    4       Pour notifier les appelés d’une sonnerie
            simultanée, cochez la case.

            Paramétrez le nombre de sonneries avant                 5
    5       le renvoi, la possibilité de déclencher la
            cascade en cas d’occupation et d’accéder
            directement à la messagerie vocale.

            Personnalisez vos règles (« Ajouter »):
    6       ▪    Avec un calendrier (activer/désactiver pendant
                 les heures travaillées, vacances)
            ▪    Cas spécifiques (tous les appels entrants, les
                 appels masqués, en cas de non acheminement
                 d’un appel sur panne et les numéros prédéfinis).   6
                                                                            7
    7       Sauvegardez.
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                                                                                52
Version Mai 2019
Présentation du numéro

            Activez ou désactivez le mode
    1
            anonyme de votre ligne via le
            paramètre « Mode anonyme ».

            Le mode anonyme vous permet
            de ne pas afficher votre numéro
            lorsque vous passez des appels
            sortants.                          1

    2       Dans « Paramétrages », vous
            pouvez aussi présenter un
            numéro alternatif parmi la liste
            de tous vos numéros disponibles
            (SDA).

                                                   2

Guide Administrateur Bflex
                                                       53
Version Mai 2019
Double appel

            Activez ou désactivez le double
    1
            appels.

            Le double appel vous permet de        1
            répondre à un appel entrant lorsque
            vous êtes déjà en communication,
            mettant ainsi le premier
            interlocuteur en attente.

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                                                      54
Version Mai 2019
Musique d’attente

            Activez ou désactivez la musique
    1
            d’attente.

            La musique d’attente vous permet
            de faire patienter votre interlocuteur
            à l’aide d’un fichier audio.
                                                           1

    2       Enregistrez

Note : le fichier audio de la musique d’attente ne peut être configuré qu’au niveau site (voir la procédure ici).

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                                                                                                                    55
Version Mai 2019
Supervision de lignes

            Dans « Touche de supervision de                    1
    1
            ligne », cliquez sur « Modifier ».

    2       Recherchez un ou plusieurs
            utilisateurs dans la base de données
            (par site, département, nom ou             2
            prénom).

            Ajoutez le/les en « Utilisateurs
    3
            surveillés » afin de voir l’état des
            lignes des collaborateurs que vous
            supervisez (cliquez sur l’utilisateur et
            appuyez sur « Ajouter > »).                    3
    4       Enregistrez.

                                                                   4

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                                                                       56
Version Mai 2019
Profils d’appels
                                                           1
    1       Cliquez sur « Modifier » pour
            paramétrer le plan d’appels de votre       2
            utilisateur.

    2       Plan d’appels entrants
            Cochez « Paramètres
            personnalisés » et modifiez au
            besoin.
                                                       3
    3       Plan d’appels sortants
            Cochez « Paramètres
            personnalisés ».
            Pour chaque type d’appel, cochez
            « Y » pour autoriser et « N » pour
            refuser l’appel.
            Vous pouvez aussi autoriser les
            transferts.

    4       Sauvegardez.
                                                               4
Note : certaines règles sont créables au niveau site
(voir profil d’appels).

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                                                                   57
Version Mai 2019
Journal d’appels
                                                            5

    1       Sélectionnez l’utilisateur.
                                                    1
    2       Allez dans « Mes appels ».
                                                        3
            Recherchez un appel par date, type
    3
            d’appel, numéro.
                                                    2
    4       Exporter votre journal d’appel (ou
            une partie en faisant la recherche au
            préalable) par email, PDF ou fichier
            csv.

    5       Visualisez/exportez les 20 derniers
            appels dans l’onglet prévu.                 4

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                                                                58
Version Mai 2019
Indicateur d’appels manqués

    1       Sélectionnez l’utilisateur.
                                                    1
            Allez sur le journal des appels pour
    2
            consulter la liste des appels
            manqués.

    3       Triez : cochez la case « Appels
                                                    2
            manqués ».                                      3

    4       Cliquez sur « Créez un rapport » et
            descendez la page pour visualisez les
            appels (ou exportez le fichier en PDF       4
            ou csv.).

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                                                                59
Version Mai 2019
Messagerie vocale
      La messagerie vocale est personnelle et est accessible et paramétrable uniquement depuis un compte
      utilisateur uniquement ou en composant le 660 depuis un téléphone.

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                                                                                                           60
Version Mai 2019
Serveur Vocal Interactif
                                       (SVI)

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                                                        61
Version Mai 2019
Serveur Vocal Interactif (SVI)
      Où aller ?

     1       Sélectionnez le site souhaité.

     2       Cliquez sur l’onglet « Tableau de bord ».     1

     3       Allez dans « Serveurs vocaux interactifs ».

     4       Cliquez sur Paramètres.                       2   3
                                                                   4

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                                                                   62
Version Mai 2019
Serveur Vocal Interactif (SVI)
      Qu’est ce que je peux faire ?

     1       Visualisez l’état du SVI : vert pour actif et
             rouge pour désactivé.

     2       Changez le nom en cliquant sur le nom
             actuel.

     3       Consultez le journal des appels du SVI en
             cliquant sur l’icone téléphone vert.

     4       Personnalisez votre SVI depuis la touche                                1   2   3   4
             « Paramètres » (voir page suivante).

         Pour renommer un SVI, n’utilisez pas d’accents ou de caractères spéciaux.

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                                                                                                     63
Version Mai 2019
Serveur Vocal Interactif (SVI)
      Personnalisation

      Transfert avec annonce : transfert vers le numéro de votre choix avec une annonce
      vocale d’attente : « Votre appel est transféré, merci de patienter ».

      Transférer l’appel vers : transfert vers le numéro de votre choix avec simple signal sonore.

      Transfert vers l’opérateur : transfert vers un opérateur (numéro à renseigner) avec une
      annonce : « Merci de rester en ligne, votre appel est transféré à un opérateur ».

      Nom : transfère l’appel vers le répertoire d’entreprise automatique pour sélectionner un
      contact à joindre.

      Numéro d’extension : transfert vers un numéro privé (court). Vous devez en créer au
      préalable. Assignez un numéro privé associé à un utilisateur (voir la démarche ici) ou à un
      groupe, dirigeant vers un groupement d’appel (voir la démarche ici).

      Répéter : répète l’annonce des options de choix du prompt vocal.

      Sortir : termine l’appel.

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                                                                                                     64
Version Mai 2019
Serveur Vocal Interactif (SVI)
      Personnalisation

                                                           1
     1       Paramétrez votre SVI pendant les heures
             d’ouverture et en dehors de celles-ci
             (régler le calendrier des horaires ici).          2

     2       Choisissez un message d’accueil « par
             défaut » ou « personnalisé » (voir ici pour
             ajouter un fichier audio personnel).

             Paramétrez les touches selon votre fichier
                                                               3
     3
             audio : renseignez la description de la
             fonction associée à chaque touche,
             sélectionnez l’action associée, et le
             numéro de redirection pour un transfert.

     4       Accédez aux paramètres détaillés pour
             aller plus loin (voir page suivante).

                                                                   4
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                                                                       65
Version Mai 2019
Serveur Vocal Interactif (SVI)                 Note : si votre SVI est paramétré en horaires d’ouverture/horaires
                                                        de fermeture, pensez aux réglages correspondant aux 2 périodes.
                                                        Ils ne sont pas liés entre eux.
      Personnalisation : paramètres détaillés
      (voir page précédente pour y accéder)

     1       Renommez votre SVI.

             Associez lui un département.
     2

             Paramétrez la langue.                             1
     3
                                                               2
             Sélectionner les horaires d’ouverture
     4       du SVI parmi vos calendriers existants            3
             (création des calendriers horaires ici).
                                                               4
     5       Chargez un calendrier des vacances
             (création ici).                                   5

                                                               6

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                                                                                                                        66
Version Mai 2019
Serveur Vocal Interactif (SVI)

     1       Choisissez la confidentialité des lignes lors de
             transferts d’appels :
             • Pas de confidentialité du numéro : numéro de
               téléphone de l’utilisateur visible par l’appelant.                1
             • Confidentialité pour les appels externes :
               numéro du collaborateur masqué pour les appels
               externes entrants mais visible pour les appels en
               interne.
             • Confidentialité pour tous les appels : numéro du                  2
               collaborateur toujours masqué.

             Choisissez la validation d’un appel transmis dans le
     2       système en cas de transfert.

             Choisissez l’identité de la ligne à afficher au                     3
     3
             correspondant en cas de transfert.

     4       Enregistrez.

         Une fois votre SVI paramétré, par défaut le temps d’attente est de 30
         secondes.                                                               4
Guide Administrateur Bflex
                                                                                     67
Version Mai 2019
Web to Fax
                              Fax to mail

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                                            68
Version Mai 2019
Obtenez vos identifiants (première connexion)
        Le fax virtuel fonctionne comme un utilisateur. Vous devez donc récupérer l’identifiant de
        connexion de votre utilisateur fax et lui générer un mot de passe avant la première utilisation.

                                                      4
                                                                    Récupérer ses identifiants de connexion

 1                                                                     1    Choisissez le site fax.

                                                                       2    Sélectionnez l’utilisateur fax.
 2
                                                                       3    Accédez aux « Paramétrages ».

                                                                       4    Notez votre identifiant de connexion.
 3
                                                                       5    Générez un mot de passe.

                                                                       6    Enregistrez.

                             5                             6
                                                                      Note : si vous avez souscrit à plusieurs lignes de fax
                                                                      virtuels, les actions doivent être répétées pour
                                                                      chacune des lignes.

Guide Administrateur Bflex
                                                                                                                               69
Version Mai 2019
Connectez-vous à l’interface

                                       1   Déconnectez vous du portail
                                           administrateur et reconnectez vous avec
                                           vos identifiants fax.

                                       2   Cliquez sur la messagerie vocale.

                             2
1

Guide Administrateur Bflex
                                                                                 70
Version Mai 2019
Présentation de l’interface

                                      1   Envoyer de nouveaux fax.

                                      2   Lisez vos nouveaux fax.

                                      3   Lisez vos fax archivés.
                             1
                                      4   Définissez la ou les adresses mail de
                                          réception des fax.
                    2
                    3
                    4

Guide Administrateur Bflex
                                                                                  71
Version Mai 2019
Envoyez un fax

                                         1     Allez dans « Envoi de fax via le Web ».
          1
                                         2     Chargez votre fichier PDF.

                                         3     Numéro de Fax du destinataire.
                                 2
                                         4     Adresse de réception de la confirmation
                                               d’envoi.
                             3
                                     6
                                         5     Validation de l’adresse de confirmation.

                                     5   6     Envoyer le Fax.
                             4

                                         Note : vous pouvez renseigner jusqu’à 3 adresses mail
                                         de réception de fax.

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                                                                                            72
Version Mai 2019
Définir son mail de réception de fax

                                     4         1     Cliquez sur « Paramètres ».

1                  2
                                               2     Renseignez les adresses mail de
                                 3                   réception des Fax.

                                               3     Cochez « Fax ».
                                         6
                                               4     Cochez « Pièce jointe ».

                                               5     Vous pouvez configurer des plages
                             5                       horaires de réception des notifications

                                               6     Envoyez.

                                               Note : vous pouvez renseigner jusqu’à 3 adresses mail
                                               de réception de fax.

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                                                                                                  73
Version Mai 2019
Groupe d’Appels
                                  (GDA)

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                                               74
Version Mai 2019
Groupe d’appel

        Retrouvez le guide Administrateur dédié au GDA sur la rubrique ASSISTANCE su site Bouygues telecom
        Entreprise
        https://www.bouyguestelecom-entreprises.fr/content/download/959/file/guide-de-prise-en-main-groupements-
        d-appels.pdf

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                                                                                                                   75
Version Mai 2019
Web Standardiste
                                   (WS)

Guide Administrateur Bflex
                                                76
Version Mai 2019
Groupe d’appel

        Retrouvez le guide Administrateur dédié à l’application Web Standardiste sur la rubrique ASSISTANCE su site
        Bouygues telecom Entreprise
        https://www.bouyguestelecom-entreprises.fr/content/download/971/file/guide-web-
        standardiste.pdf

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Version Mai 2019
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