Doctolib - Vaccination Covid-19 - Janvier 2021 - URPS ML HDF
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Doctolib - Vaccination Covid-19 Janvier 2021
01. Présentation de Doctolib Strictly confidential
La mission de Doctolib | participer à la transformation de la
santé en France
Faciliter l’accès aux Améliorer l’efficacité Renforcer la coopération
soins pour les patients et des professionnels de entre professionnels et
les rendre acteurs de leur santé dans leur établissements de santé
santé organisation quotidienne
Doctolib – Strictement confidentiel 3
Un fort accompagnement au service de l’usage
PATIENTS PRATICIENS VIRTUAL CARE EQUIPE
70 millions 140 000 4 000 5 000 000 1 600
visites / mois professionnels établissements téléconsultations employés
de santé de santé*
*Note: incl. les Hôpitaux publics, ESPIC, cliniques, centres de santé médicaux, dentaires, infirmiers & centres de radio ainsi que les laboratoires d'analyse
4 Strictly confidential
Les initiatives Doctolib pour le COVID-19
Téléconsultation
Pour les praticiens libéraux comme les établissements de santé
Agenda Doctolib et réservation en ligne
Pour des établissements non équipés : les centres Covid, les laboratoires,
les EFS ...
Module d’adressage entre professionnels de santé
Et notamment du SAMU vers la ville, vers les centres Covid ...
5 Strictly confidential
Les initiatives Doctolib pour le COVID-19 | Quelques chiffres
Libéral Établissements de santé
20k
Praticiens équipés de Hôpital SAMU
téléconsultation en France 63 CHU/CH 27 SAMU
vs 4.5k pre-COVID-19 équipés en TCS équipés en adressage vers des centres
de consultations / dépistages
600K Centres de santé Autres
& Cliniques privées (Lab, Centre covid, Etab.
Vidéos consultations de don du sang)
par mois 100 centres COVID live
100 CDS
vs 20k pre-COVID-19 1 200 laboratoires / drive live
équipés en TCS
Zoom slide suivant
6 Strictly confidential
Les initiatives Doctolib pour le COVID-19 | Les centres de
consultation éphémères et centres de dépistage
100 centres de 1200 Laboratoires et centres de dépistages
consultation éphémères équipés avec l’agenda Doctolib et la prise de rdv en ligne
équipés avec l’agenda
Doctolib et la prise de rdv en Jusqu’à 400k rdv pris par semaine - 25% des tests PCR en France
ligne
Strictly confidential
02. Vaccination covid-19 Strictly confidential
Exemple de process à adapter en fonction des décisions gouvernementales et/ou régionales
Le parcours du patient dans le cadre de la vaccination
covid-19 (1/2)
Com’ Eligibilité Prise de rendez-vous
Le patient appelle
L’agent d’accueil téléphonique
prend rdv directement sur
Patient Patient l’agenda Doctolib (web)
Envoi d’un bon Rendez-vous de Les 2 rdv à J et J+21 sont
vaccination pré-vaccination positionnés en même temps
aux ● (A confirmer) ● Le patient est éligible ? Le patient va sur
Peut vérifier en ● Le patient n’a pas de internet
populations ligne s’il est contre-indications fortes ?
prioritaires de éligible à la phase ● => La patient repart avec une
la vague en actuelle prescription pour la Rdv disponibles en fonction
● Prend un de : la longueur du rdv, les
cours vaccination
rendez-vous de délais, les doses Le patient ou le médecin
pré-vaccination disponibles, les groupes de prend rdv sur Doctolib (PC
(souvent en TCS) patients..
ou smartphone)
Avec la présence de filtres
Le médecin va sur
(notamment pour s’assurer du
Doctolib
caractère prioritaire du patient)
Strictly confidential
*J+21 = contrainte Pfizer, sera à adapter en fonction du vaccin
Exemple de process à adapter en fonction des décisions gouvernementales et/ou régionales
Le parcours du patient dans le cadre de la vaccination
covid-19 (2/2)
Entre la prise de rdv et le rdv Le jour du rdv Après le rdv
● SMS et Mails de rappel du ● (à confirmer en fonction
rendez-vous avec instructions du besoin) Email
complémentaires - d’autant plus post-vaccination avec
important pour le rappel à J21 notamment liens pour la
Patient ● Annulation / modification possibles ● Accueil des patients dans
Doctolib et gestion du flux pharmacovigilance (fourni
à tout moment pour le patient
de patients via des statuts par l’ANSM)
Peut envoyer des Possibilité de communiquer ● Suivi de statistiques de
documents en automatiquement des documents au (statut “en salle d’attente”,
amont de la “en consultation”...) vaccination (nombre de
patient pour lui permettre de préparer
consultation
le rdv (questionnaire médical, ● Surveillance des patients 30 personnes vaccinées 1er
interactions médicamenteuses…) min après l’injection et 2nd injection, patients
● Recontact des patients non non venus, …)
Organisation du centre en venus (à minima pour la
fonction des patients prévus seconde injection)
(doses à décongeler etc)
● Traçabilité du vaccin injecté
(et si nécessaire du numéro
de lot)
Strictly confidentialEn synthèse, un module Doctolib dédié à la vaccination
Organiser facilement la vaccination Informer les patients sur la vaccination contre la
COVID-19
- Pose automatique du 2e RDV de rappel à intervalle adapté
- Envoi en 1 clic des consignes et documents avant
(J+21 pour Pfizer)
ou après le RDV (formulaire de consentement,
- Gestion des plages de vaccination en fonction du nombre
questionnaire médical, pharmacovigilance...)
de doses disponibles (par groupe de 5 pour Pfizer)
- SMS et emails de rappel de RDV
- Motifs dédiés par type de vaccin permettant le
paramétrage automatique des 2 points précédents
- Téléconsultation pour les consultations de pré-vaccination
Assurer une prise en charge optimale des
Suivre précisément l’activité de vaccination
patients
- Calcul automatique du temps de surveillance - Suivi du nombre de patients vaccinés
post-vaccinal selon le protocole en vigueur (30 min) - Liste des patients non venus fournie pour rappel de
- Envoi d’informations aux patients avec la marche à ces patients
suivre en cas d'effets secondaires
Strictly confidentialProposition dans le cadre d’une organisation centralisée
dans le cadre de centres de vaccination
Un déploiement possible en un temps très resserré
● Des consultants en déploiement spécialistes dans les établissements de santé
mobilisables à court terme
● Jusqu’à 200 centres installés par semaine
● Une méthodologie incluant :
○ Le paramétrage des agendas vaccination avec les spécificités propres à
la vaccination (rdv à J et J+21, rdv groupe de 5, consignes / filtres pour la
prise de rdv, durée des plages par patient …)
○ Le paramétrage de la prise de rdv en ligne
○ La formation des utilisateurs de Doctolib (modules de formation en ligne,
support téléphonique…)
● Une méthodologie basée sur des interactions rapprochées avec le responsable
Strictly confidential
du centreMerci !
11 Janvier 2021 KELDOC Prise de Rendez-Vous dans le cadre de la vaccination contre la COVID-19
NEHS DIGITAL
Éditeur, intégrateur et distributeur de solutions
santé, NEHS DIGITAL est née avec un objectif en
tête : Améliorer l’efficience du parcours de soins.
Nous accompagnons nos clients en France & à l’international pour
+ 300
les aider à faire face aux enjeux actuels du système de santé.
Collaborateurs
Nos solutions couvrent 5 domaines d’expertises :
+ 1200 PRODUCTION ET
IMAGERIE INTERPRÉTATION SÉCURITÉ ET
Etablissements de santé
TÉLÉMÉDECINE COORDINATION
MÉDICALE MÉDICALE INTEROPÉRABILITÉ
DES SOINS
+ 200
Cabinets de médecine libérale et
de radiologie
Qui nous font confiance
2
Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditeSolution de prise de rendez-vous en ligne
La solution de prise de rendez-vous en ligne KelDoc accompagne
les établissements et les professionnels de santé dans la gestion et
l’optimisation de leur agenda au quotidien, qui complète
efficacement les dispositifs traditionnels de prise de rendez-vous
(téléphone, accueil, etc.).
RDV PILOTÉS, EN PRÉSENTIEL OU COMMUNICATION
STATITIQUES
EN DISTANCIEL AMÉLIORÉE
• Possibilité de limiter le
nombre de rendez-vous en Une expérience patient Des statistiques pour
ligne selon les différents améliorée avec une prise suivre votre activité au
motifs de consultation de rendez-vous quotidien
• Des patients notifiés lorsque accélérée, des rappels Un tableau pour piloter
le créneau de leur choix se automatisés, un espace votre activité à différents
libère dédiée avec l’ensemble échelles
• Téléconsultation ou rdv en des informations.
présentiel, vous choisissez !
3
Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditeSolution Rendez-Vous KELDOC Présentation de la solution
Présentation de la solution KelDoc
Parcours Patient
Accès à la prise de rendez-vous Prise de rendez-vous en ligne
Présentation de l’établissement
Choix du lieu de consultation puis Motif de consultation
Page d’accueil du site internet KelDoc – www.keldoc.com Choix de la date et l’heure du rdv
Recherche simple et rapide par médecin, établissement ou spécialité ainsi que le lieu Possibilité d’avoir des ouvertures spécifiques par spécialité / motif – Code privilège
5
Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditePrésentation de la solution KelDoc
Parcours Patient
Pré-requis Création de compte KelDoc
Sécurité forte pour la création du
compte patient:
Saisie du numéro de portable du
patient afin de lui envoyer un code
secret lui permettant de relier son
compte KelDoc avec son numéro de
téléphone portable.
Consignes / Conditions à tenir en compte avant la prise de rendez-
vous en ligne
Renseignement des informations
patient
RDV pour une tierce personne
(Mineurs ou personnes âgées ou bien
en difficultés)
Commentaire du patient, indiqué dans
la fiche rdv patient .
6
Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditePrésentation de la solution KelDoc
Parcours Professionnel de santé
Agenda KelDoc
7
Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditePrésentation de la solution KelDoc
Parcours Professionnel de santé
Tableau de bord - Statistiques
Périodicité
ÉTABLISSEMENT
Hiérarchisation par établissements,
spécialités, médecin
SPÉCIALITÉ
Items liés aux rendez-vous
Exportation possible des données
(CSV)
PRATICIENS
Tchat direct avec le service client
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Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditePrésentation de la solution KelDoc
Parcours Professionnel de santé
Code privilège Notification SMS / Mail
Le patient / praticien peut avoir accès à des créneaux
supplémentaires soit sur un motif de consultation défini ou des
nouveaux motifs de consultations.
SMS / Mail de rappel SMS / Mail de confirmation
Le rdv est rappelé au patient par Le patient reçoit un SMS / Mail de
SMS/Mail confirmation lors de sa prise de rdv.
Les SMS/Mails sont paramétrables par Les SMS/Mails sont paramétrables par
l’administrateur de l’établissement l’administrateur de l’établissement
Ils peuvent être envoyés 24h ou 48h à
l’avance
9
Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditePrésentation de la solution KelDoc
Parcours Professionnel de santé
Paramétrage des motifs des motifs de vaccination
o Paramétrage à la main des
établissements :
o Motifs
o Durées
o Libellés
o …
10
Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditePrésentation de la solution KelDoc
Parcours Professionnel de santé
Espace prescripteur
Lors de l’adressage le médecin va o Une fois le RDV sélectionné, le médecin
avoir accès: va pouvoir renseigner les informations
du patient.
o à des créneaux spécifiques
o Elles se rempliront automatiquement si
o à des motifs de consultation le patient est connu.
plus complexes.
o Le médecin pourra même ajouter un
Le paramétrage se fait en amont commentaire à son confrère
avec les établissements permettant
l’accès à la prise de RDV en ligne
par les médecins
11
Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditeL’offre NEHS DIGITAL & Medicea
Offre 1
Offre 2
Prise de rdv en ligne KelDoc Prise de rdv par téléphone Medicea
La prise de rendez-vous en ligne simplifiée : Les patients bénéficieront d’un accueil rapide,
votre patient autonome chaleureux et personnalisé
• Simplifiez les étapes pour la prise de rendez- • Des secrétaires en France spécialisées dans le
vous pour votre centre de vaccination médical
• Visualisation des plages de rendez-vous et • Gestion de vos plannings & Organisation de vos
des créneaux disponibles à la réservation rendez-vous,
• Confirmation du rendez-vous et rappel par • Confirmation & Transmission de vos rendez-
sms vous
• Possibilité de déplacer ou annuler le rendez- • Rappel des rendez-vous par SMS
vous • Rappel des patients par nos secrétaires
• Rappel du rendez-vous par SMS à J-X
Offre prise en charge par le Prise en charge par le centre de
ministère de la santé vaccination
— 12Solution Rendez-Vous KELDOC Déploiement de la solution
Déploiement de la solution
Actions établissement : [ETABLISSEMENT]
Actions NEHS DIGITAL : [NEHS DIGITAL]
Démarche adoptée
• [ETABLISSEMENT] Remplissage du formulaire en ligne par l’établissement
• [NEHS DIGITAL] Mise à disposition de l’agenda pour l’établissement (Paramétrage Standard)
Phase 1
• [NEHS DIGITAL] Mise à disposition du webinaire d’autoformation pour le référent de l’établissement
J0 + 4h
• [ETABLISSEMENT] Paramétrages spécifiques du site via l’interface d’administration
• [NEHS DIGITAL] Validation des paramétrages et activation en production
Phase 2
• [ETABLISSEMENT] (Si besoin) Fourniture des rendez-vous existants via un fichier structuré
• [NEHS DIGITAL] (Si besoin) Import des rendez-vous existants
Phase 3
Phase 4 • [ETABLISSEMENT] & [NEHS DIGITAL] : Mise en place de groupe de travail sur les interfaces et autres demandes spécifiques
À partir du
21/01
— 14Déroulé du déploiement
Détail de la Phase 3:
Spécification du fichier d’export des RDV éditeur :
Pour les établissements de santé ayant déjà planifié des RDV dans des agendas de leur solution. Il est possible pour nous d’importer les RDV d’un autre logiciel
via un fichier CSV. Ce fichier doit à minima contenir :
Champs Nom du patient Prénom du patient Date et heure du RDV Motif du RDV
Format texte - Nom du Format texte - Prénom Sous le format suivant :
Description Format texte
patient du patient jj/mm/aaaa hh:mm:ss
KelDoc est dans la capacité d’exporter ces données via un fichier CSV si vous en avez besoin.
Demandes de Synchronisation KelDoc :
Nous ne pouvons pas mettre en place de synchronisation pour le moment, cela sera envisageable dans un second temps.
Nous pouvons par contre intégré des RDV planifié dans des logiciels existants.
Type DPI
Type Synchro
d'agenda (Editeur - Solution)
Maincare -
Synchro DPI DPI
Crossway
KelDoc DPI + GAM Evolucare
Synchro DPI DPI SIB - Sillage
Synchro DPI DPI AGFA - ORBIS
Synchro DPI DPI Ultra Agenda
Synchro DPI DPI Medibase - Osoft
Synchro DPI DPI Axigate
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Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditeDéroulé du déploiement
Actions établissement : [ETABLISSEMENT]
Actions NEHS DIGITAL : [NEHS DIGITAL]
Déploiement continu et
Arrivée des progressif des agendas centre
demandes de vaccination avec prise de
rendez-vous en ligne selon les
besoins du ministère de la
santé
Phase 1 (4h) Phase 2 Phase 3
Accompagnement et suivi du
Accompagnement et suivi du service avant la mise en production service à partir de la mise en
production
Toutes les demandes sont NEHS DIGITAL : Mise à disposition des
centralisées et adressées via - Fourniture du Guide agendas vaccinations avec
https://www.nehs-digital.com/ d’utilisation prise de rendez-vous en ligne
- Accès au Webinaire
- Accès à l’agenda standard
- Fourniture du fichier navette
de ré-import des RDV
ETABLISSEMENT :
- Paramétrage des spécificités
- Support du chef de projet
NEHS DIGITIAL si besoin
- Go officiel pour publication 14 Janvier 2021
agenda au plus tard
16
Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditeDéroulé du déploiement
Réception et traitement des demandes des centres de vaccinations / Etablissements
Avant la souscription au service : Réception des demandes des centres de vaccination / établissements pour fournir
des informations :
• Adresse mail dédiée : vaccination.covid@groupe-nehs.com+ n° téléphone dédié 01 87 21 08 69
• Formulaire web d’inscription : https://www.nehs-digital.com/activez-solution-rendez-vous-centre-vaccination/
✓ Nom du Centre*
✓ Adresse en format : rue, ville et code Postal*
✓ Coordonnées du référent : adresse mail et numéro de téléphone*
✓ Jours et Horaires d’ouverture*
✓ Souhait de l’établissement de souscrire au service de prise de RdV par téléphone*
✓ + champ de texte libre pour demander la liste des utilisateurs de l’établissement*
✓ Nombre de box de vaccination ou fil d’attentes souhaités*
L’ensemble des demandes est ensuite envoyé par mail à l’équipe KELDOC pour traiter la demande du correspondant et le rappeler au besoin.
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* Champ Obligatoire Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditeDéroulé du déploiement
Réception et traitement des demandes des centres de vaccinations / Etablissements
Durant la mise en place du service :
• Equipe projet dédiée
• Chef de projet NEHS DIGITAL disponible en contact direct avec le/les référents établissement (Téléphone & Email)
• Support technique spécifique
Suite à la mise en production :
• Chef de projet NEHS DIGITAL en contact direct avec le/les référents établissement (Téléphone & Email)
• Support technique professionnel de santé (N0/N1/N2) : 01 87 21 08 69 et Email à définir
• Support technique patient : N°Vert mis à disposition par le Ministère de la Santé
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Ce document est la propriété de Nehs Digital – Toute reproduction est strictement intérditeProposition financière _
Offre 1 : Mise à disposition d’une solution de prise de Rendez-Vous
• Mise à disposition d’agenda Pris en charge par le Ministère de la Santé
• Création des professionnels de santé Pris en charge par le Ministère de la Santé
• Import des rendez vous déjà pris Pris en charge par le Ministère de la Santé
• Mise à disposition des statistiques Pris en charge par le Ministère de la Santé
—Offre 2 : Mise à disposition d’une solution de télé- secrétariat
pour l’aide à la prise de rendez-vous*
• Mise à disposition d’agenda Pris en charge par le Ministère
• Création des professionnels de santé Pris en charge par le Ministère
• Import des rendez vous déjà pris Pris en charge par le Ministère
• Mise à disposition des statistiques Pris en charge par le Ministère
• Mise en service de la télésecrétariat OFFERT
• Abonnement au service de télésecrétariat Forfait de 120 € TTC/mois/établissement
• Cout à l’appel traité via télésecrétariat 1,20 € TTC/appel
*Souscription via le marché Multi éditeurs UGAP SCC (estimation du surcoût = 16%)
—Centre de vaccination Covid
Présentation Cegedim
68%
5 000
collaborateurs
32% dans + de 10 pays
1969
Création du
504 M€ Groupe
Chiffre
d’Affaires 2019Maiia en quelques chiffres
1800
20 000 Officines
Praticiens Téléconsultants téléconsultantes
2 000 000
Comptes Patients
110 000 50 000
Praticiens RDV/jourIls nous font confiance
L’agenda Maiia c’est quoi?
Un site web de prise de rendez-vous en ligne 7j/7 – Une application mobile iOS/Android offrant les mêmes
24h/24….en quelques clics ! fonctionnalités en mobilité
Le patient peut effectuer une recherche parmi l’ensemble de l’offre de soins présente sur Maiia de 3 manières :
1. Par spécialité (ou mots clés)
2. Par localisation
3. Par établissement, service ou praticienSur Santé.fr
Motif : VaccinationCovid Localisation Coordonnées
Département / Ville / Région de votre centreAgenda
Nom du professionnel de santé
1 Profil du médecin
information utiles 4 Activation téléconsultation
1
2 Heure d’ouverture
3 Choix du médecin
(si centre de santé)
4 Prise de RDV
o Motifs de la consultation 2
o Heure de consultation
o RDV en présentiel
o Téléconsultation
o Etc…
3
Vue côté patient Vue côté MédecinModification des rendez vous par le patient
Modification/Annulation à partir des emails:
• Un lien de modification ou d’annulation est intégré au mail
à partir duquel le patient peut directement modifier ou
annuler son rendez-vous.
Modification/Annulation à partir des SMS de rappel du rendez-
vous :
• Un lien d’annulation direct du rendez-vous est intégré au
sein du SMS. Le patient peut alors en cliquant dessus
directement annuler son rendez-vous.Votre arrivée sur Maiia en moins d’une 1h
Présentation
15 minutes
Installation
Paramétrage l’agenda et
48h formation
Accompagnement
sur l’usage
Des patients, praticiens et
télésecrétariats
Vous commencez
Contractualisation sur Maiia
On s’en charge avec l’ARS et la DGOS Vous êtes fonctionnel Le support est là
pour vous
Une hotline patients et
centre de vaccinationCommuniquez auprès de votre patientèle
Prise de rdv en ligne SMS patients Référencement
Pré-décroché et/ou par mail
www.santé.fr
Répondeur
Maiia.comPatrice TAUBENBLATT Directeur Grands Comptes 06 73 86 78 62 patrice.taubenblatt@maiia.com
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