Place de la gestion documentaire dans un Intranet collaboratif - Vincent BOUTHORS
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Vincent BOUTHORS
PDG
Tél : 01 39 23 92 81
e-mail : Vincent.Bouthors@jalios.com
Twitter : @VincentBouthors @Jalios
Place de la gestion documentaire
dans un Intranet collaboratif
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Gestion documentaire & Intranet collaboratif
L’éditeur Jalios
La vision de Jalios
Cas clients
Aperçu fonctionnel
Solution Jalios
Mise en œuvre
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
600.000 Intranautes et des millions d’Internautes
1er éditeur français Solution la plus riche
observatoire-intranet.com (2014) referentiel.lecko.fr/jalios (2014)
Réseau social d’entreprise
(page45)
9%
Jalios Agora (v8)
600 000 intranautes, des millions d’Internautes Secteur privé…
600 000 intranautes, des millions d’Internautes …et secteur public
50 nouveaux clients (depuis le 1er juillet 2012)
Jalios : éditeur pérenne en forte croissance
Croissance sur fonds propres 24%
Services
• +34% sur le dernier exercice
• Bénéficiaire chaque année 76%
Logiciels
Stratégie d’éditeur
• Créé en 2001 / RSE en 2009
• Investissement R&D > 30% 20%
38% Finance
Public
Positionnement générique
• Clients tous secteurs 26%
Services
• International = 8%
16%
Industrie
Gestion documentaire & Intranet collaboratif
L’éditeur Jalios
La vision de Jalios
Cas clients
Aperçu fonctionnel
Solution Jalios
Mise en œuvre
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Place de la Gestion documentaire ?
GED
Mobilité
Intranet
Communication
Portail
Collaboration
Annuaire
Gestion de connaissances
Réseau Social d’Entreprise
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Une même solution pour tous
DirCom
DRH
Fédérer
DG/DGS Impliquer
Innover
Convergence
vers un Intranet collaboratif 2.0
Manager /
Chef de service
DSI
Animer
Rationnaliser
Externe
Employé / Agent
Participer
Valoriser
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Une même solution pour toutes les fonctionnalités
Communiquer (intranet, extranet, internet)
• Gestion de contenu
• Usine à sites
• Présentation (charte adaptable)
• Workflow éditorial et métier
• Prévisualisation temporelle
• Gestion de l’historique
• Gestion des droits
• Classement / social tagging
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Capitaliser les connaissances
• Recherche plein texte
• Gestion des versions
• Gestion des droits
• Edition directe (add-in ©MS Office)
• Co-édition simultannée
• Dématérialisation
• Médiathèque
• Support multimédia (vidéo)
• Support CMIS
• JDrive : synchronisation sur poste
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Fournir un accès unique en mobilité
• Portail paramétrable
• Mon portail personnel
• Recherche unique à facettes
• Connecteurs : exchange, Notes
• Support flux RSS
• Intégration : web service REST
• Accès Smartphone
• Accès aux applications métier
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Dynamiser la collaboration
• Espaces paramétrables
• Gestion des tâches (Gantt)
• Calendrier partagé / planification
• Magazine collaboratif (curation)
• Wiki
• Blog
• Edition collaborative
• Collaboration synchrone
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Fédérer, Impliquer, Valoriser les personnes
• Profil riche (déclaratif)
• Base d’experts
• Gestion des relations
• Micro-blogging
• Flux / Mur d’activités
• Votes (I like), commentaires
• Espaces communautaires
• Conversations
• FAQ, Boîte à idées collaboratives
• Notifications, recommandations
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Gestion documentaire & Intranet collaboratif
L’éditeur Jalios
La vision de Jalios
Cas clients
Aperçu fonctionnel
Solution Jalios
Mise en œuvre
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Groupe Mobivia • Leader européen de l’entretien et de l’équipement automobile • Chiffre d’affaires 1,6 Md€ (2013) • 1 234 centres en Europe et Amérique du sud • 10 400 collaborateurs et franchisés
Enjeux Remplacer une GED vieillissante • Donner accès aux magasins à la base documentaire • Offrir une recherche efficace • Supporter 2 millions de documents Répondre aux besoins de communication croissants • Faire vivre la culture d’entreprise • Susciter un sentiment d’appartenance • Améliorer l’image de l’entreprise auprès des collaborateurs Maîtriser la multiplication des sites et des outils • Couvrir l’ensemble des besoins hors SI métier • Respecter l’autonomie des entités • Gagner en efficacité
Etapes du projet Choix de la solution (6 mois) • Choix d’un Conseil • Interviews • Synthèse des besoins et pondération • Recherche des solutions (4) • Shortlist (2) • Maquette • Choix de la solution Mise en œuvre progressive par entité • 2 projets pilote • Portail Carter Cash : durée 8 mois ; ressources 40 h.j • Portail Maxauto : durée 4 mois ; ressources 30 h.j • Newsletter Norauto : durée 3 mois ; ressources 70 h.j • Portail Norauto : durée 9 mois ; ressources 110 h.j •… GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Solution Choix de Jalios • Large couverture fonctionnelle… • … à la fois GED et communication • Capacité à s’approprier la solution (ouverture) • Ecoute du client Mise en œuvre • Réalisations par les équipes internes • Accompagnement par l’éditeur
Portail Carter-Cash GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Portail Maxauto : accueil GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Portail Maxauto : base documentaire produits
21/10/2010 - page 24 - Témoignage Norauto / Mobivia
GroupeNewsletter Norauto Espagne et France GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Norauto : page d’accueil GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Norauto GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Norauto : indicateurs GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Groupe Mobivia : Bénéfices Economiques • Diminution du nombre de mails : 50% à 60% • Réduction des appels à la centrale : 60% • Efficacité pour les centres de vente Humains • Satisfaction des collaborateurs : 71%, 85%, 88% selon les entités « je me sens fier d’appartenir à une entreprise qui met cet outil au service de ses employés » • Plus grande implication : succès de la boîte à idées Environnementaux • SI durable • Limitation des déplacements / meilleure communication Clients • Meilleure connaissance client (indicateurs)
Institut Pasteur • Fondation privée : prévention et traitement des maladies infectieuses • Budget de 270M€ • 32 instituts,130 entités de recherche • 2 600 collaborateurs, dont 1 800 « pasteuriens »
Enjeux Service communication • Outil de communication pour les 32 instituts (le « Campus ») • Informer et faire vivre l’actualité Direction de la « Qualité » • Outil de gestion de documentaire • Pour les Centre Nationaux de Référence (CNR) • Documents validés suivant processus normalisés Direction des Systèmes d’Information • Outil maîtrisé • Intégration avec le SI
Intranet documentaire « WEBCampus » Besoins GED • Fournir un référentiel documentaire • Assurer la sécurité, gestion des versions, traçabilité des opérations • Imposer la mise à jour : Workflow avec expiration programmée • Notifier les mises à jour Choix de Jalios • Solution couvrant à la fois la communication et la GED • Ergonomie pour la distribution des contributions Mise en œuvre • Première mise en œuvre par un prestataire externe • Transfert de compétence • DSI Pasteur aujourd’hui autonome
WEBCampus : page d’accueil
Exemple d’espace GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Exemple d’espace pour un CNR
Navigation Recherche locale
Nouveautés
Filtre par thème
Résultats de rechercheNewsletter
Institut Pasteur : Résultats
Chiffres (2014)
• 60 espaces
• 10 000 documents
• 300 000 hits / mois
Bénéfices
• Obtention de la norme qualité
• Outil de travail quotidien
• Mémoire des savoir faire
• Transfert de connaissance
• Cohérence des modes opératoires
• La DRH s’est impliquée
• La DSI maîtrise la solutionGroupe Bouhyer • Fonderie : leader européen de fabrication de contrepoids en fonte • Production de 63 000 tonnes en 2013 • 93% du chiffre d’affaires à l’export (principalement en Allemagne) • 300 employés
Enjeux Disposer d’une GED performante • (Besoin n°1) Favoriser le travail collaboratif • Productivité • Innovation • Performance • Capitalisation et partage des connaissances • Animation des projets transversaux Proposer un outil conforme aux usages de la génération Y • (Besoin d’attractivité)
Solution Société très ancrée dans les technologies Microsoft • Mais politique tarifaire… • Existe-t-il des alternatives ? • Identification de Jalios • Présentation des 2 solutions par un Intégrateur Choix de Jalios (Edition PME) • Couverture fonctionnelle plus large • Politique tarifaire plus attrayante • Société innovante française Mise en œuvre • Orange Business Services • Outil d’import de documents (nettoyage préalable) • Accompagnement dans la démarche d’indexation
Etapes du projet
mi-juin 2013 Lancement du projet Comité de Pilotage
fin octobre 2013 Evolution de l’objectif et du périmètre
Plus orienté collaboration
Ouvert à tous
mi-novembre 2013 Formation par JALIOS
50 utilisateurs formés
Conduite du changement
décembre 2013 Lancement
début 2014 Groupe de travail Communication Interne
février 2014 Déploiement de la GEDIntranet : vecteur de communication
Espaces de collaboration : mode projet
Espaces de collaboration : mode communautaire
Un référentiel documentaire
Groupe Bouhyer : Résultats
Constats
• Utilisé par tous les collaborateurs
• La Direction Général s’implique dans la communication
• Certains services sont très moteurs :
• Qualité Sécurité Environnement
• DSI
• Mais aussi : langage un peu ésotérique, une question de génération
Bénéfices
• Véritable synergie entre les collaborateurs
• Sentiment d’appartenance
• Culture d’entreprise stimuléeGestion documentaire & Intranet collaboratif
L’éditeur Jalios
La vision de Jalios
Cas clients
Aperçu fonctionnel
Solution Jalios
Mise en œuvre
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Page d’accueil RSE et Intranet collaboratif 2.0
Référentiel documentaire transverse GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Créer un espace collaboratif RSE et Intranet collaboratif 2.0
Constituer l’équipe RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : dépôt multiple RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : édition MS Office©
Partager les documents : édition MS Office© RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : versions, verrou,… RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : co-édition GoogleDoc RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : commentaires Crocodoc RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : recherche multifacettes RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : recommandation RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : recommandation RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : recommandation RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : mur d’activités RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : en mobilité RSE et Intranet collaboratif 2.0
Documentaire : cœur de l’Intranet et de la collaboration
Création
Traitement
Exploitation
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Création / acquisition
Acquisition
• Acquisition Kofax
• Module Jcapture
• Import automatique de documents
• Import de mails entrant
• WebDAV
• Gestion de quotas
Edition collaborative
• Module MS Office ©
• Module Libre Office
• Co-édition Google Doc
• Partage JDrive (synchronisé 2 sens)
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Traitement
Cycle de vie
• Workflow : validation et archivage
• Copie de travail
• Gestion des versions
• Droits : consultation, modification
• Sécurité : cryptage des fichiers
Valeur ajoutée
• Classement multiple
• Recommandation
• Commentaires
• Annotations sur le document (Crocodoc)
• Traitement par lot
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Exploitation
Recherche
• Recherche multi-facettes :
• Plein texte, Classement, Métadonnées
• Recherche sur documents externes
Consultation
• Explorateur (navigation)
• Accès GED externe (CMIS)
• Accès en mobilité
• Usage en pièces jointes
Multimédia
• Médiathèque
• Support Audio, Vidéo
• Edition d’images
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Gestion documentaire & Intranet collaboratif
L’éditeur Jalios
La vision de Jalios
Cas clients
Aperçu fonctionnel
Solution Jalios
Mise en œuvre
GED et Intranet collaboratif - Documation 20141 seule solution tout-en-un : 3 offres GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Jalios JCMS : licence Offre groupe pour les grandes entreprises • Large couverture fonctionnelle • Sécurité, Robustesse, Performance • Ouverte et extensible • Intégrabilité dans votre SI
Jalios JCMS Edition PME : licence pré-packagée Offre adaptée aux PME • Solution prête à l’emploi • Adapté aux besoins des petites structures • Ouverte et extensible • S’intègre facilement dans votre SI
Jalios Agora : offre SaaS Offre souple • Mise en œuvre rapide • Paiement à l’usage • Paramétrable selon vos besoins • Administration réduite
Gestion documentaire & Intranet collaboratif
L’éditeur Jalios
La vision de Jalios
Cas clients
Aperçu fonctionnel
Solution Jalios
Mise en œuvre
GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Un réseau de partenaires dynamiques • Couverture France, Belgique, Espagne, Luxembourg, Suisse • Développement au Canada et en Afrique • Plus de 400 ingénieurs formés
Une communauté active
• Site de support
• Partenaires /clients
• Accès privilégiés
• Près de 3 000 inscrits
3 500
3 000
2 500
2 000
1 500
1 000
500
0
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
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• Partage de témoignages
• Échanges sur la roadmap
• Ateliers thématiques durant l’annéeAlors, place de la GED dans l’Intranet ?
Coupler le nouvel Intranet avec la GED existante ?
• Votre GED fournit des fonctionnalités spécifiques ?
• Votre GED vous a-t-elle coûté cher ?
• Souhaitez-vous sérialiser les projets Intranet et GED ?
Possibilité de couplage avec GED externe :
Recherche et Navigation
Pourquoi aller vers une solution tout-en-un ?
• Eviter les coûts et les limites d’intégration technique et fonctionnelle
• Se focaliser sur les usages et les besoins utilisateur
• Bénéficier de la synergie entre GED et Intranet collaboratif
• Profiter de fonctionnalités évoluées et d’une grande ergonomieFacteurs clés de succès 1. Viser un Intranet collaboratif couvrant GED et RSE 2. S’appuyer sur un conseil externe 3. Faire porter le projet par la direction (collégialement) 4. Définir des objectifs concrets 5. Choisir un logiciel adapté / adaptable 6. Recruter très tôt les animateurs 7. Mener le projet en méthode Agile et dans la durée
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GED et Intranet collaboratif - Documation 2014Vous pouvez aussi lire
