DOSSIER D'AIDE À L'INSCRIPTION - aux épreuves anticipées (E3C et épreuves ponctuelles) des baccalauréat général et technologique au titre de la ...
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Division des Examens et concours
DOSSIER D’AIDE À
L’INSCRIPTION
aux épreuves anticipées (E3C et
épreuves ponctuelles) des
baccalauréat général et
technologique au titre de la session
2021DOSSIER D’AIDE À L’INSCRIPTION AUX ÉPREUVES ANTICIPÉES (E3C ET ÉPREUVES PONCTUELLES) DU BACCALAURÉAT GÉNÉRAL ET
TECHNOLOGIQUE – SESSION 2021
Sommaire
Procédure d’inscription épreuves anticipées .......................................................................................................... 3
Principes généraux ............................................................................................................................................. 3
Procédure d’inscription ....................................................................................................................................... 3
Informations générales concernant l’établissement ........................................................................................... 4
Import des candidatures dans CYCLADES ........................................................................................................ 4
Gestion des candidatures ................................................................................................................................... 5
Création des comptes candidats et édition des confirmations d’inscription ....................................................... 5
Aide à l’inscription ............................................................................................................................................... 6
Demandes d’aménagements d’épreuves pour les candidats en situation de handicap .................................... 7
Documents à envoyer au service des examens ................................................................................................. 8
Annexes ..................................................................................................................................................................... n°
Paramétrer mon établissement .......................................................................................................................................................... 01
Gérer les paramètres d’inscription .................................................................................................................................................... 02
Procédure d’import à partir de la BEE ............................................................................................................................................... 03
Procédure d’import à partir d’un fichier CSV.................................................................................................................................... 04
Gestion des comptes des candidats scolaires ................................................................................................................................. 05
Suivre le retour des pièces justificatives .......................................................................................................................................... 06
Édition des listes et statistiques ........................................................................................................................................................ 07
Dossier de demande d’aménagements d’épreuves ......................................................................................................................... 08
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TECHNOLOGIQUE – SESSION 2021
COORDONNÉES ET ATTRIBUTIONS DES PERSONNELS DU BUREAU
DU BACCALAURÉAT GÉNÉRAL ET TECHNOLOGIQUE
Division des Examens et Concours
Bureau du baccalauréat général et technologique
[ DEC 1 ]
Fax : 03 22 82 39 83
20, boulevard d’Alsace-Lorraine
80063 Amiens Cedex 9
Arnaud VILLARMÉ
Chef de bureau
Tél. 03 22 82 38 62 / Mél. ce.bac@ac-amiens.fr
Coordination générale des examens et veille réglementaire,
gestion des contentieux liés aux épreuves et aux décisions d’attribution d’aménagements d’examen.
Chaque membre de l’équipe a en charge un certain nombre d’établissements répartis géographiquement :
Gestionnaires Coordonnées Examen / établissements
03 22 82 37 06 Baccalauréat général : gestion des candidats des
Ilhame RAMDANI
AISNE
ce.bac1@ac-amiens.fr établissements publics et privés de l’Aisne
03 22 82 39 65 Baccalauréat technologique : gestion des candidats
Christine GHESQUIÈRE
ce.bac7@ac-amiens.fr des établissements publics et privés de l’Aisne
Baccalauréat général : gestion des candidats de tous les
03 22 82 39 64
Anna-Marina DUBOIS établissements privés de l’Oise et publics de : Compiègne,
ce.bac3@ac-amiens.fr
Noyon, Pierrefonds et Senlis.
Baccalauréat général : gestion des candidats des
03 22 82 69 67 établissements publics de l’Oise : Airion, Beauvais, Chantilly,
Cindy LEVEL
ce.bac6@ac-amiens.fr Clermont, Creil, Crépy-en-Valois, Méru, Montataire et Nogent-
OISE
sur-Oise.
Baccalauréat technologique : gestion des candidats des
03 22 82 38 67 établissements publics et privés de l’Oise : Beauvais,
Sandrine PETIT
ce.bac5@ac-amiens.fr Clermont, Crépy-en-Valois, Méru, Noyon, Pont-Sainte-
Maxence, Senlis.
Baccalauréat technologique : gestion des candidats des
03 22 82 69 68
Émilie COUILLET établissements publics et privés de l’Oise : Compiègne,
ce.bac4@ac-amiens.fr
Chantilly, Nogent, Montataire et Creil.
SOMME
03 22 82 38 68 Baccalauréat général : gestion des candidats des
Delphine FIAUX
ce.bac2@ac-amiens.fr établissements publics et privés de la Somme.
03 22 82 37 59 Baccalauréat technologique : gestion des candidats des
Valérie SUEUR
ce.bac8@ac-amiens.fr établissements publics et privés de la Somme
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TECHNOLOGIQUE – SESSION 2021
INSCRIPTION AUX ÉPREUVES
Les inscriptions se font à partir de l’application informatique CYCLADES.
L’application CYCLADES est un point unique d’entrée pour la gestion d’une session d’examen ; elle couvre toutes les
étapes de gestion d’une session et permet aux différents acteurs de réaliser l’ensemble des opérations de gestion grâce
à ce seul et même outil. CYCLADES est un outil « interactif » (qui permet de suivre, par exemple, en temps réel les
aménagements d’épreuves accordés…) qui remplace donc les applications OCEAN, Inscrinet, Organet, Lotanet et
Délibnet. Elle vous permettra au cours de la session d'accéder à des fonctionnalités différentes suivant le statut de votre
établissement « Établissement d’inscription », "Centre épreuve", "Centre de correction", etc. ; vous pourrez ainsi, après
affection de vos candidats (dates/heures) aux épreuves communes de contrôle continu (E3C) gérées en
établissement, éditer les convocations et les listes d’émargement. Elle vous permettra également d'accéder directement
aux aménagements d'examens accordés par le bureau du baccalauréat général et technologique. Vous continuez
également à visualiser la liste de vos candidats après fermeture du service d'inscription.
Cette application est accessible par le chef d’établissement et par toute personne de l’établissement ayant reçu sa
délégation, uniquement à partir du portail ARENA.
L’authentification se fait à l’aide de votre compte de messagerie et de votre mot de passe ou à l’aide de votre clé OTP.
Le registre des inscriptions sera ouvert du lundi 25 novembre 2019, 10 heures,
au lundi 16 décembre 2019, 14 heures.
ATTENTION :
Pour les candidats ayant choisi la voie générale et les candidats inscrits dans la série STL de la voie
technologique, le serveur d’inscription fera l’objet d’une réouverture à la fin du mois de mars (entre le 23 et le 27
mars 2020), destinée à indiquer, pour chaque candidat, l’enseignement de spécialité suivi uniquement en classe
de première, qui doit l’objet d’une épreuve lors de la 2ème séquence d’évaluation des E3C prévue au 3ème trimestre
de l’année de première.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
L’inscription des candidats de votre établissement par le biais de l’application CYCLADES s’effectue en plusieurs étapes :
Étape 1 : opérations préalables aux inscriptions – mise à jour des informations générales concernant votre établissement
(code, nom, adresse, contact, statut, etc.).
Étape 2 : import des candidatures de votre établissement dans l’application CYCLADES, à partir de l’application SIECLE
BEE (Base Élèves Établissements) ou hors BEE.
Étape 3 : gestion des candidatures – possibilité de gérer l’état de vos candidatures, d’en modifier certaines ou d’en créer
d’autres.
Étape 4 : création des comptes candidats de vos élèves et édition des confirmations d’inscription individuelles destinées
à valider leur inscription.
PROCÉDURE D’INSCRIPTION
Pour procéder à la réalisation des différentes étapes d’inscription décrites ci-dessus, vous devrez vous aider des
rubriques mises à votre disposition dans CYCLADES.
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I – INFORMATIONS GÉNÉRALES CONCERNANT L’ÉTABLISSEMENT
► Paramétrer mon établissement (menu MON ÉTABLISSEMENT)
Cette activité vous permet de vérifier et de mettre à jour le cas échéant les informations générales de votre établissement
(annexe 1).
Attention, les documents transmis par dématérialisation (convocations, décisions d'aménagements d'examen,
etc.) seront transmis sur l'adresse mél que vous aurez renseignée. Pour cela, il est vivement recommandé
d’indiquer l’adresse fonctionnelle académique (ex. : ce.080…..@ac-amiens.fr). Les données générales (adresses et
coordonnées téléphonique) apparaitront sur les convocations que vous éditerez.
Cette activité vous permet également de visualiser les informations relatives à votre établissement comme son statut
(public, privé, etc.), déclarer vos sites, bâtiments et salles qui pourront être utilisés lors des épreuves et enfin définir le
planning des disponibilités et indisponibilités de ceux-ci sur une période donnée.
► Paramètres d’inscriptions (menu INSCRIPTION)
Vous pouvez, grâce à cette activité, consulter les séries et enseignements gérés au sein de votre établissement. S’il ne
vous est pas possible de modifier vous-même ces données, vous pouvez en revanche prendre l’attache du bureau du
baccalauréat (DEC 1), si vous constatez une erreur (annexe 2).
Cette activité permet également de mettre à jour, le cas échéant, les divisions de classe qui sont créées
automatiquement lors de la procédure d’import des candidatures effectuée à partir de SIECLE BEE ou hors BEE.
II – IMPORT DES CANDIDATURES DANS CYCLADES
► Importer mes élèves de la BEE ou via un fichier CSV
Cette activité permet l'import en masse des candidatures de votre établissement dans l’application CYCLADES, avant
vérification de celles-ci.
L’import effectué à partir de la BEE concerne les candidats scolarisés dans les établissements publics, agricoles et privés
sous contrat. La procédure est décrite dans l’annexe 3.
L’import réalisé à partir d’un fichier CSV concerne les candidats des établissements privés hors contrat (annexe 4).
Lors de l'import, les candidats sont automatiquement positionnés à l'état "Inscrit".
ATTENTION !
Les enseignements qui feront l’objet d’évaluations doivent rester conformes aux enseignements suivis par
l’élève au cours de sa scolarité.
Par conséquent, une fois l’import de vos élèves effectué dans CYCLADES, il vous reviendra de contrôler et, le
cas échéant, de modifier dans CYCLADES les informations relatives aux épreuves auxquelles les candidats sont
inscrits, notamment celles des langues vivantes (LVA et LVB), pour les mettre en conformité avec les
enseignements suivis (cf point III Gestion des candidatures – Modifier / Consulter mes élèves).
L’import des candidats dans Cyclades peut prendre un peu de temps. Il est donc inutile en l’absence d’un retour immédiat
de relancer la procédure d’import.
► Contrôler l’import
Le compte-rendu de l’import, accessible via l’activité Inscription > Inscrire > Consulter le compte-rendu de l’import
automatique des candidats de la BEE (cas de l’import BEE) ou en cliquant sur « Afficher le compte-rendu » dans
l’activité d’import via un fichier CSV, indique :
- Les candidatures rejetées, à corriger dans SIECLE-BEE (cas de l’import BEE) ou dans le fichier CSV (cas de
l’import via le fichier CSV), avant de les importer à nouveau. Aussi, il est conseillé de vérifier l'exactitude des
données renseignées dans SIECLE-BEE ou dans le fichier CSV créé. Les adresses (lieux-dits, numéro
d’adresse, etc.) des candidats ne doivent pas contenir de guillemet ou de parenthèse.
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- Les candidatures importées en état d’anomalie. Il convient de se rendre dans l’activité « Modifier / Consulter
mes élèves » de CYCLADES, en filtrant sur l’état « Anomalie » pour rectifier celles-ci.
Pour contrôler l’état des candidatures, il est possible d’exécuter une statistique par série (Inscription > Statistique de
travail > Statistique par série)
IMPORTANT :
- Les candidatures des élèves inscrits en section européenne (SELO) ressortent à l’état « anomalie ». Il convient
de reprendre chacune d’elles (rubrique Modifier / Consulter mes élèves) pour inscrire les élèves dans la SELO
suivie (onglet Épreuves, sélectionner la DNL pour la mettre à l’état Inscrit et sélectionner la langue
correspondante. Modifier ensuite l’état de la candidature à « inscrit »).
- Les candidatures des élèves inscrits en DNL hors SELO passent à l’état « inscrit ». Cependant, les informations
concernant ces DNL hors SELO (enseignement suivi et langue dans laquelle cet enseignement est suivi) n’étant
pas renseignées dans la BEE avec des codifications nationales, ces informations ne sont pas transmises à
CYCLADES par l’import BEE. Il est donc important de renseigner les DNL hors SELO dans CYCLADES, celles-ci
rentrant notamment dans le calcul de l’évaluation chiffrée des résultats de l’élève (10% du contrôle continu).
III – GESTION DES CANDIDATURES
► Gérer l’état des candidatures
En cas de nécessité, il est possible de changer en masse l’état des candidatures (Inscription > Modifier Inscription >
Gérer l’état des candidatures).
Cette activité permet, par exemple, suite à un import de candidatures présentant de nombreuses anomalies, de passer
les candidatures à l’état « Non inscrit » pour les corriger dans SIECLE-BEE (cas de l’import BEE) ou dans le fichier CSV
(cas de l’import via un fichier CSV) avant de les importer à nouveau dans CYCLADES.
► Modifier / Consulter mes élèves
Ce menu vous permet d’accéder à la liste des candidats de votre établissement et aux informations nominatives (Nom,
prénoms, adresse, classe, numéro R.N.I.E., etc.) telles que vous les avez renseignées, notamment dans l’application
SIECLE, et telles qu’elles ont été intégrées dans l’application CYCLADES après l’importation des candidatures.
Il vous permet également, pendant la période d’inscription, de modifier les données rattachées aux candidatures,
une fois l’import réalisé.
► Inscrire un nouvel élève
Cette activité permet, pour les candidats nouvellement arrivés dans l’établissement et absents notamment de la base
SIECLE-BEE, de procéder à la saisie complète des informations utiles à son inscription. Pour réaliser cette création
directement dans l'application CYCLADES vous devez être en possession du numéro R.N.I.E. du candidat.
IV - CRÉATION DES COMPTES CANDIDATS ET ÉDITION DES CONFIRMATIONS D’INSCRIPTION
INDIVIDUELLES
► Générer les comptes Cyclades de mes élèves (menu MON ÉTABLISSEMENT)
ATTENTION : A compter de la présente session, chaque candidat régulièrement inscrits aux épreuves de la session
2021 du baccalauréat devra disposer d’un compte candidat dans CYCLADES.
Ces comptes permettront aux candidats d’accéder depuis le portail candidat CYCLADES aux différents documents
produits dans le cadre de l’organisation générale des épreuves (confirmation d’inscription, convocations, relevés de
notes, copies corrigées, etc.).
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TECHNOLOGIQUE – SESSION 2021
Après avoir activé cette fonctionnalité (annexe 5), vous devrez alors éditer les papillons contenant les informations
de connexion au compte CYCLADES qui devront être remis à chacun de vos élèves.
Dans l’éventualité où un élève perdrait son mot de passe pour se connecter à son compte CYCLADES, il vous est
possible de générer un nouveau mot de passe via l’activité Regénérer le mot de passe d’un compte d’un élève.
IL CONVIENDRA D’ÊTRE PARTICULIÈREMENT VIGILANT SUR L’UTILISATION EFFECTIVE PAR VOS ÉLÈVES DE
LEUR COMPTE CANDIDAT POUR ACCÉDER AUX DOCUMENTS MIS A LEUR DISPOSITION. VOS ÉLEVES
AURONT ÉGALEMENT L’OBLIGATION D’UTILISER CE COMPTE POUR ACCÉDER A LA PUBLICATION DE LEURS
RÉSULTATS AUX ÉPREUVES ANTICIPÉES AINSI QU’A LEURS COPIES D’E3C.
► Édition des confirmations d’inscription des candidats (menu INSCRIPTION)
Cette activité, disponible dans le menu Inscription > Génération de documents > Confirmations d’inscription, permet
de procéder à l’édition des confirmations d’inscription individuelles à remettre aux candidats.
L’édition des confirmations peut se faire selon différents critères (globalement ou individuellement).
ATTENTION : l’édition des confirmations d’inscription peut être réalisée tant que le service inscription est ouvert
pour votre établissement.
Les confirmations, datés et signés par les candidats et leurs représentants légaux s’ils sont mineurs, devront être
retournées directement aux établissements pour le 9 JANVIER 2020, accompagnées des pièces justificatives
suivantes :
• photocopie de pièce d’identité (carte nationale d’identité ou passeport),
• attestation de recensement ou de participation à la JDC (candidats français de 16 ans et plus) pour les
candidats qui seraient déjà en mesure de fournir ces documents. A défaut, ces attestations pourront être
fournies lors de l’année de terminale.
• document attestant que le candidat est inscrit sur la liste de sportif de haut niveau scolaire ou jeune officiel
certifié,
• attestation CNED pour les candidats scolaires inscrits à une épreuve pour laquelle ils suivent l’enseignement au
CNED (spécialité ou langue non enseignée dans l’établissement d’inscription).
Le choix est laissé aux établissements sur le mode de transmission de ces documents, sachant que les candidats ont la
possibilité de les télé-verser dans leur compte candidat.
L’établissement pourra, dans CYCLADES, suivre le retour des pièces justificatives de ses élèves et, le cas échéant, les
compléter en les télé-versant lui-même dans leur compte candidat (annexe 6).
AIDE A L’INSCRIPTION
► DOCUMENTATION FONCTIONNELLE
- Sur la page d’accueil de CYCLADES, figure le lien ci-dessous qui vous donne accès à la documentation mise en place
pour la gestion des E3C (notamment un fil conducteur pour gérer les inscriptions, ainsi que les annexes reprises dans la
présente circulaire) :
- Les champs marqués d’un ainsi que l’onglet « aide ? » situé en haut à droite de la fenêtre d’accueil vous permettent
d’avoir accès respectivement aux informations concernant l’action sur laquelle vous êtes engagé (fonctionnement
de l’onglet, astuce, etc.) ou sur la documentation générale de l’application CYCLADES. Des tutoriels vidéos sont
également accessibles.
► AIDE DES SERVICES ACADÉMIQUES
Au cours de la période d’inscription, vous pouvez contacter les services du rectorat :
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- pour toute question relative à la réglementation générale ou la situation particulière d’un candidat, le bureau DEC1
(coordonnées figurant en page 2 du présent mémento).
- pour toute question relative aux aspects techniques (accès à l’application, import SIECLE-BEE, numéro R.N.I.E.,
problème d’éditions de documents, messagerie académique, etc.), vous devez prendre l’attache de la plateforme
d’assistance technique du rectorat au 03 22 82 37 40.
► ÉDITION DES LISTES DE TRAVAIL ET STATISTIQUES
Cette fonctionnalité, disponible dans la rubrique Inscription > Génération de documents, vous permettra de contrôler
les inscriptions de vos élèves (annexe 7).
- Listes de travail
Grace à cette activité, vous pouvez éditer ou exporter des listes de candidatures aux formats PDF ou CSV. Quatre types
de listes sont disponibles : liste simple de mes élèves, liste simple avec épreuve à choix, liste détaillée de mes
élèves et liste détaillée avec épreuves. Les éditions peuvent se faire par série ou division de classe.
- Statistique de travail
Cette activité permet de générer des statistiques sur le nombre de candidats de votre établissement.
Remarque : les listes et les statistiques d’inscription peuvent être éditées même si l’étape d’inscription est
fermée pour l’établissement.
DEMANDE D’AMÉNAGEMENTS D’EXAMEN
Candidats concernés
En vertu de l’article L114 du code de l’action sociale et des familles : « Constitue un handicap […], toute limitation
d'activité ou restriction de participation à la vie en société subie dans son environnement par une personne en raison
d'une altération substantielle, durable ou définitive d'une ou plusieurs fonctions physiques, sensorielles, mentales,
cognitives ou psychiques, d'un polyhandicap ou d'un trouble de santé invalidant. »
Au moment des inscriptions :
• Sur l’application CYCLADES : les candidats présentant un handicap renseigneront la rubrique « Handicap :
Oui ».
• Les élèves n’ayant pas encore constitué le dossier de demande d’aménagements mais qui ont l’intention de le
faire renseigneront obligatoirement cette rubrique.
Constitution et transmission du dossier :
Un dossier unique de demande, commun à tous les examens, a été constitué afin de faciliter le travail des établissements
(cf. annexe). Le dossier est à remplir OBLIGATOIREMENT :
• par le candidat ou son responsable légal s’il est mineur,
• par le médecin traitant,
• par l’équipe pédagogique (et visé par le chef d’établissement).
Les instructions données dans la circulaire académique du 3 octobre 2019 relative aux aménagements des épreuves
d’examen pour les candidats présentant un handicap indiquent que les élèves de première devaient déposer leur dossier
pour le vendredi 18 octobre 2019 auprès du secrétariat de leur établissement, au regard des délais contraints liés à la
première séquence d’organisation des E3C.
Toutefois, dans l’éventualité où des élèves de première qui ne l’avaient pas encore fait souhaiteraient présenter une
demande d’aménagements d’épreuves, ceux-ci devront déposer auprès du chefs d’établissement leur dossier dument
complété et accompagné de l'ensemble des pièces justificatives, au plus tard le vendredi 13 décembre 2019.
C’est au chef d'établissement qu’il reviendra d’adresser les dossiers constitués au médecin désigné par la commission
départementale des droits et de l'autonomie des personnes handicapées (C.D.A.P.H.), AU PLUS TARD POUR LE
VENDREDI 20 DÉCEMBRE 2019, aux adresses suivantes :
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Pour l’AISNE : Pour l’OISE : Pour la SOMME :
Médecin chargé des aménagements d’examen Médecin chargé des aménagements d’examen Médecin chargé des aménagements d’examen
Direction Départementale des Services de Direction Départementale des Services de Centre Médico Scolaire
l’Éducation Nationale de l’Aisne l’Éducation Nationale de l’Oise 2 rue de l’Union
Cité administrative 22 avenue Victor Hugo 80000 Amiens
02 018 Laon Cedex 60025 Beauvais Cedex
LES CANDIDATS REDOUBLANT LEUR CLASSE DE PREMIÈRE N’ONT PAS À ÉTABLIR UNE NOUVELLE DEMANDE D’AMÉNAGEMENT,
MAIS DOIVENT OBLIGATOIREMENT ADRESSER UNE COPIE DE LA NOTIFICATION DE L’AN DERNIER À LEUR ÉTABLISSEMENT. CELLE-
CI SERA JOINTE À LA LISTE D’ÉMARGEMENT DES CANDIDATS INSCRITS À RENVOYER AU SERVICE DES EXAMENS (BUREAU DEC1).
DOCUMENTS À ENVOYER AU SERVICE DES EXAMENS
► Les listes de candidats, classées par division de classe, éditées à partir de l’application CYCLADES (rubrique
« INSCRIPTION », sous-rubrique « Génération de documents », activité « Listes des inscrits pour émargement »),
signées par les candidats,
► Une copie du certificat de scolarité du CNED pour les candidats inscrits à une épreuve pour laquelle ils suivent
l’enseignement au CNED (spécialité ou langue non enseignée dans l’établissement d’inscription).
Ces documents devront être envoyés au service des examens (bureau DEC 1) AU PLUS TARD LE VENDREDI 20
DÉCEMBRE 2019.
Les établissements n’ont pas à adresser au service des examens (DEC 1) les confirmations
d’inscription individuelles de leurs candidats.
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