Guide de l'étudiant-e en Europe 2018/2019 - UFR COLLEGIUM LLSH - Université d'Orléans - Université d'Orléans
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UFR COLLEGIUM LLSH – Université d’Orléans Guide de l’étudiant-e en Europe 2018/2019
Sommaire
1 Calendrier des démarches à suivre ........................................................................................................................................ 4
2 Constitution du dossier de financement ............................................................................................................................... 6
Dépôt des documents avant votre départ ................................................................................................................................ 7
2.1 Le contrat pédagogique ................................................................................................................................................ 7
2.1.1 Des indications pour le compléter ............................................................................................................................ 7
2.1.2 Préparation de la liste de cours ................................................................................................................................ 8
2.1.3 Liste des cours à Orléans .......................................................................................................................................... 8
2.1.4 Le rôle de votre coordinateur français ..................................................................................................................... 8
2.1.5 Après la signature de votre coordinateur sur le contrat pédagogique .................................................................... 8
2.1.6 Les modifications du contrat pédagogique .............................................................................................................. 9
2.2 La demande de financement ........................................................................................................................................ 9
2.3 Le contrat de mobilité Erasmus + ................................................................................................................................. 9
Documents à renvoyer à votre BRI d’Orléans à votre arrivée dans l’Université d’accueil .................................................... 11
3 Le versement des bourses de mobilité ................................................................................................................................ 11
3.1 Le montant des versements ....................................................................................................................................... 11
Formalités fin de séjour ........................................................................................................................................................... 12
4 La prolongation de séjour .................................................................................................................................................... 13
5 Le stage ................................................................................................................................................................................ 13
6 La validation des notes obtenues à l’étranger..................................................................................................................... 14
7 La validation du séjour linguistique pour les étudiants en LLCER ....................................................................................... 14
8 Informations pratiques ........................................................................................................................................................ 14
8.1 Le logement ................................................................................................................................................................ 14
8.2 Conseils pratiques ....................................................................................................................................................... 15
8.3 Le réseau associatif ESN ............................................................................................................................................. 15
8.4 Sitothèque : ................................................................................................................................................................ 16
8.5 Contact avec le BRI ..................................................................................................................................................... 16
9 Annexes ............................................................................................................................................................................... 17
9.1 Qu’est-ce que le système ECTS ? ............................................................................................................................... 17
9.2 Universités partenaires en 2017-2018........................................................................................................................ 18
9.3 Les Conditions de départ ............................................................................................................................................ 21
9.4 Les aides financières pour un séjour d’études Erasmus ............................................................................................. 24
9.5 Les aides financières pour un stage à l’étranger ........................................................................................................ 25
9.6 Validation UE 6B50 LLCER anglais (2017-18) .............................................................................................................. 26
9.7 Validation UE6C40 LLCER espagnol (2017-18) ............................................................................................................ 27
9.8 Coordonnées coordinateurs pédagogiques ................................................................................................................ 28
9.9 Coordonnées à l’université d’Orléans ......................................................................................................................... 29
9.10 Liste des pièces à fournir pour la demande de bourses de mobilité : ........................................................................ 30
2Vous avez été sélectionné pour un séjour d’études Erasmus. Nous vous rappelons que votre départ est conditionné par votre
réussite aux examens et l’acceptation de votre candidature par l’université partenaire.
Ce document a été conçu pour vous aider à réussir pleinement cette expérience qu’est la mobilité étudiante à l’étranger.
Suivez donc bien les explications contenues dans ce guide et vous profiterez encore plus de cette chance qu’est le
programme d’échange Erasmus !
Vous allez connaître un nouveau pays, une nouvelle culture, faire face à un nouveau rythme de vie, devoir faire beaucoup
de démarches administratives. Il vous faudra aussi choisir des cours et élaborer un emploi du temps, ce qui n’est pas toujours
simple pour un étudiant Erasmus, mais ne baissez pas les bras !!! L’expérience Erasmus est formidable !
« Je recommande fortement « Le premier mois, c’est la galère…
cette expérience. Les bénéfices « N’hésitez pas à partir en
sont énormes, sur plusieurs trouver un appartement convenable, choisir Erasmus. Le 1er mois est
plans : linguistiques, au niveau et trouver les matières pour notre année et stressant et difficile à
personnel » – Etudiante en M1
LACI à Cracovie
se faire à une nouvelle vie loin de la cause des démarches et des
France, des amis … et ensuite, c’est le changements de cours,
mais la Officina de
bonheur… et le mot est faible ! Les relaciones Internacionales
espagnols sont super accueillants,… c’est (ORI), le coordinateur de
génial de pouvoir parler espagnol 24h/24 l’université de Castilla la
et il y a tellement de choses à voir, à Mancha sont là pour vous
aider. De plus, le BRI
visiter… Etudiante L2 esp. à Séville ainsi que les
coordinateurs de la faculté
d’Orléans répondent
rapidement et dans
l’ensemble tout se met en
« Le programme Erasmus est « Quelques
place très vite et on prend
une expérience unique … cette appréhensions mais
ses repères. Alors…foncez".
expérience est géniale. Elle nous dès l’arrivée, elles ont
Etudiante en M1 LACI à
permet de nous ouvrir l’esprit, disparu. Cracovie est
Ciudad Real en Espagne°
de rencontrer de nouvelles une ville parfaite pour
personnes et de vivre dans un les étudiants
environnement autre que celui Erasmus. » Etudiante
où l’on vit tous les jours. Je ne SDL 3
regrette absolument pas ma
décision. » Etudiante SDL à
Tampere
« Partir à l’étranger pour étudier, c’est plus qu’une expérience…c’est unique et ça vous change
complètement. Ce n’est pas seulement voir et comprendre un autre système d’études, mais c’est
connaître et apprendre une autre culture, d’autres personnes… Expérience inoubliable.
Etudiante LEA 3 à Leipzig
31 Calendrier des démarches à suivre
Cocher
Date ou délai Action
si fait
Dès que possible Désistement
Si vous souhaitez vous désister, informez-en le Bureau des Relations Internationales
(BRI aux bureaux 024 et 025) le plus rapidement possible ainsi que l’université
Info partenaire qui devait vous accueillir.
Attention : un étudiant qui se désisterait dans les trois premiers mois de son séjour
Erasmus n’aurait aucune aide financière et serait redevable des sommes qui lui auraient
déjà été versées.
Avant le 31 mai Boursiers sur critères sociaux
N’oubliez pas de faire votre demande de bourse auprès du CROUS. Nous conseillons
aux étudiants non-boursiers de faire une simulation sur le site internet du CROUS. En
effet, même à l’échelon 0, vous pourriez prétendre à d’autres financements de
mobilité.
Dès que possible Dossier de pré-inscription auprès de l’université d’accueil
Le BRI d’Orléans aura communiqué la liste des étudiants sélectionnés aux universités
partenaires. L’université pour laquelle vous avez été sélectionné vous contactera par
mail pour vous faire connaître la procédure de préinscription et vous communiquera
d’autres informations (éventuellement sur le logement).
Complétez et/ou retournez au plus vite les documents demandés par l’université
partenaire (A faire même si vous n’avez pas encore vos résultats d’examens).
Attention à la date limite pour compléter ou renvoyer ces documents !
Par la suite, l’université d’accueil vous contactera pour vous indiquer si elle vous
accepte comme futur étudiant Erasmus. Soyez patients, cela peut prendre un peu de
temps.
avril- mai pour un départ Contrat pédagogique
SEM1
Courant octobre pour un Prenez rendez-vous avec votre coordinateur pédagogique pour établir la liste des cours
que vous suivrez dans votre université d’accueil - reportez-vous au point 2.1.
départ SEM2
Dès l’obtention de vos Dépôt de la copie des relevés de notes au BRI
résultats d’examens Dès la publication des résultats, indiquez au BRI si vous avez validé votre année ou non.
définitifs de l’année en Si vous avez validé votre année, déposez une copie de votre relevé de notes au BRI, par
cours
tout moyen à votre convenance (une copie d’ENT n’est pas recevable).
Début juillet Réinscription administrative à l’Université d’Orléans
Consultez les modalités sur le site de l’université et si vous vous inscrivez en ligne,
procédez comme si vous ne partiez pas en Erasmus. Ce sont les services de scolarité qui
saisiront manuellement votre séjour.
Inscription pédagogique
Même si vous ne suivez pas vos cours à Orléans, vous devez procéder à votre
inscription pédagogique. Consultez le site web de l’université UFR LLSH pour connaître
les modalités d’inscription.
Avant votre départ Assurances
Les sécurités sociales étudiantes vous proposent des couvertures adaptées qui vous
permettent d’être remboursés aux frais réels dans le pays d’accueil. (« pack monde »
ou « pack Europe »
https://smeco.fr/4-assurances/5-assurance-a-letranger https://www.lmde.fr/mutuelle-
sante/je-pars-a-l-etranger/pack-lmde-international
Ces contrats comprennent souvent l’assurance responsabilité civile, l’assurance
rapatriement et l’assurance logement à l’étranger.
Une attestation d’assurance rapatriement couvrant toute la période du séjour
d’études dans votre pays d’accueil vous sera demandée par le BRI au moment du dépôt
de votre demande de financement.
4Juillet Vous recevrez un mail vous indiquant les modalités du test linguistique et de la
formation proposée si votre niveau n’est pas jugé suffisant. Cette démarche est
obligatoire (excepté pour les étudiants qui suivront leurs cours dans leur langue natale).
Ne pas s’y conformer compromettrait le versement des bourses de mobilité. Plus de
renseignements : https://Erasmusplusols.eu/fr/
2 mois au moins avant Demandez la carte européenne d’assurance maladie auprès de votre sécurité sociale
votre départ
étudiante. Une copie de cette carte valide pendant toute la durée de votre séjour vous
sera demandée au moment du dépôt de votre demande de financement.
Avant votre départ Renseignez-vous sur votre pays d’accueil : formalités d’entrée, de séjour, vaccins, etc.
https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/dossiers-pays/
D’une manière générale, le passeport est recommandé par les anciens étudiants
Erasmus. En Espagne, par exemple, on a tendance à vous demander un passeport
plutôt qu’une carte d’identité.
Vous n’êtes pas ressortissant européen contactez l’ambassade ou le consulat du
pays d’accueil. Anticipez votre demande de visa. Veillez à la validité de votre titre de
séjour français pour le retour.
Avant votre départ Dépôt du dossier de bourses de mobilité
Le document « demande de financement » qui regroupe les différentes bourses de
mobilité est en général disponible début juillet. En attendant, vous pouvez préparer les
justificatifs que vous devrez présenter avec cette demande. Voir annexe 9.10
Dès que possible Attestation de début de mobilité et fiche de coordonnées
Faîtes compléter et signer l’attestation de début de mobilité par le responsable
Erasmus/BRI de l’université d’accueil. N’oubliez pas de signer cette attestation de
début de mobilité.
Complétez la fiche de coordonnées. Adressez ces documents de préférence par mail au
BRI d’Orléans.
Si ce n’est déjà fait, envoyez en même temps votre contrat d’études signé de votre
université d’accueil, la carte européenne d’assurance maladie avec une date de validité
couvrant toute la période de votre séjour et la notification définitive du CROUS, si
vous êtes boursier sur critères sociaux.
Dès que possible Pensez à faire votre inscription au registre des Français établis hors de France
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F33307
ou si votre séjour est prévu pour moins de 6 mois, inscrivez-vous sur le site Ariane :
https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html
1 mois maximum après Votre contrat pédagogique devra sans doute subir des modifications. Prenez
le début des cours dans
l’Université d’accueil
connaissance de la procédure à suivre (reportez-vous au paragraphe 2.1.6)
Validation du semestre ou année
Assurez-vous des modalités d’envoi de votre relevé de notes étranger. Si votre BRI
d’accueil prévoit de l’expédier à Orléans, vérifiez qu’il utilisera la bonne adresse (et non
celle de la DRI ou de la présidence de l’Université au Château). Si vous recevez un relevé
de notes par voie postale, présentez-le au BRI qui en fera une copie et le soumettra à
votre coordinateur.
A la fin de votre séjour Attestation fin de séjour et rapport détaillé
N’oubliez pas de faire compléter par l’Université d’accueil l’attestation fin de séjour et
transmettez-la dès que possible et au plus tard le 10 septembre au BRI. Passée cette
date, vous ne pourriez plus percevoir le reliquat des bourses de mobilité.
La DRI (Direction des Relations Internationales) vous adressera un mail pour vous
indiquer quand et comment compléter le rapport détaillé Erasmus. Cette démarche est
également nécessaire pour percevoir le reliquat des bourses.
Gardez votre titre de transport retour et joignez-le avec celui de l’aller sur le document
prévu à cet effet.
Dans les 30 jours Vous aurez à passer un test linguistique en fin de séjour. Vous recevrez un mail 2 jours
suivant votre retour après la fin prévue de mobilité vous indiquant la façon de procéder et vous disposerez
de 30 jours pour effectuer ce test. Ne pas se conformer à cette instruction
compromettrait le versement du reliquat des bourses de mobilité.
Avant le 10 septembre Prenez rendez-vous avec votre BRI pour un entretien fin de séjour Erasmus. Si à ce
moment-là, vous disposez de votre relevé de notes étranger, présentez-le au BRI.
52 Constitution du dossier de financement
La demande de financement est habituellement disponible début juillet. Votre BRI vous informera de sa
disponibilité.
Le dossier de financement se compose de documents dont vous devez vous occuper :
1. avant votre départ
2. dès votre arrivée dans votre université d’accueil
3. à la fin de votre séjour
(pour percevoir le solde de vos bourses de mobilité)
6Dépôt des documents avant votre départ
2.1 Le contrat pédagogique
Complétez la première page sur ordinateur et inscrivez à l’endroit prévu à cet effet (en haut à droite) vos
nom et prénom.
2.1.1 Des indications pour le compléter
Concernant l’étudiant :
Domaine d’études : Si vous êtes en LEA, inscrivez votre combinaison de langues
Code domaine d’études (appelé encore code CITE, ou code ISCED) : Inscrivez le code Erasmus
discipline correspondant à votre filière d’étude
Lettres 023
Langues 023
LEA 023
SDL 0232
Histoire 0222
Géographie 0532
Concernant l’établissement d’envoi:
Nom Université d’Orléans
Faculté UFR Collegium, Lettres, Langues et Sciences Humaines
Erasmus code F ORLEANS01
Département selon votre filière inscrivez,
Applied Foreign Languages pour LEA
French Modern Language pour LETTRES
Linguistics pour SDL
English Studies pour ANGLAIS
Spanish Studies pour ESPAGNOL
History pour HISTOIRE
Geography pour GEOGRAPHIE
Adresse : 10 rue de Tours, BP 46527 45065 ORLEANS CEDEX 2
Pays : France et Code pays : FR
Personne contact : Marion VILGARD
Tél : (0033) (0) 2 38 49 47 73
Email : international.llsh@univ-orleans.fr
Concernant l’établissement d’accueil :
Trouvez le nom et le code Erasmus de votre établissement d’accueil dans les tableaux de l’annexe 9.2
L’adresse de l’établissement, le nom de la faculté, les coordonnées de la personne contact, figurent sur les
documents que vous enverra votre université d’accueil
Le code du pays peut être trouvé sur le site : www.iso.org/obp/ui/#search (FR pour France)
72.1.2 Préparation de la liste de cours
La plupart des Universités partenaires mettent à votre disposition des « ECTS guides » sur leur site Internet
(sites internet en annexe 9.2 de ce guide). Vous pourrez également consulter les rapports de séjour des
anciens étudiants Erasmus qui ont listé les cours qu’ils ont suivis et livré leurs impressions sur ces cours. Avec
ces informations, vous devez constituer une première liste de cours correspondant à peu près à ceux que
vous auriez suivis en France. Le total des ECTS correspondant aux cours choisis doit être de 30 ECTS par
semestre. Un écart de plus ou moins 2 ECTS pourra être toléré.
Si un stage est prévu dans votre cursus, Ne mentionnez pas ce stage dans votre contrat d’études, car il ne
fait pas l’objet d’une reconnaissance dans votre université d’accueil.. Prenez en compte le nombre d’ECTS
correspondant au stagepour déterminer le nombre d’ECTS qu’il vous reste à prendre en enseignements dans
votre université d’accueil.
Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire aux tableaux.
Si votre mobilité est prévue à l’année, il est possible que vous ne puissiez pas établir la liste de cours pour
toute la durée de la mobilité. Vous devez demander au BRI un document spécifique pour lister les cours du
semestre 2. Comme pour le semestre 1, vous devez avoir l’accord de votre coordinateur français avant de
notifier ces cours sur le document. Faîtes-le signer par votre université d’accueil et envoyez-le ensuite au BRI
d’Orléans par mail pour que celui-ci le fasse signer à votre coordinateur. Vous recevrez ensuite une copie
signée que vous devrez garder pendant toute la durée de votre séjour et ce, jusqu'à validation des notes
obtenues à l’étranger.
2.1.3 Liste des cours à Orléans
Les liens ci-dessous vous aideront à trouver la liste des UE prévues à l’université d’Orléans pour le cursus et le
niveau qui correspondent à votre inscription.
1/ lien vers plaquettes de présentation :
http://www.univ-orleans.fr/lettres/formations
2/ lien vers tableau des UE avec info sur composition du cours + ECTS + coef, etc :
http://www.univ-orleans.fr/lettres/reglementation-controle-des-connnaissances
3/ lien vers livrets de présentation de chaque filière :
http://www.univ-orleans.fr/lettres/inscriptions/livrets-étudiants-2017-2018
2.1.4 Le rôle de votre coordinateur français
Les cours que vous suivrez doivent absolument recevoir l’aval de votre coordinateur français. A terme, c’est
lui qui validera par équivalence les résultats que vous aurez obtenus à l’étranger. Il doit donc donner son avis
sur cette équivalence, vous conseiller sur le choix des cours, et apposer sa signature à l’endroit du contrat
pédagogique prévu à cet effet. Vous devez prendre rendez-vous avec lui et lui présenter une liste de cours
que vous aurez préparée comme indiqué plus haut. Votre coordinateur sera votre interlocuteur pour les
questions pédagogiques pendant toute la durée de votre séjour.
2.1.5 Après la signature de votre coordinateur sur le contrat pédagogique
Une fois votre contrat pédagogique complété et signé de votre coordinateur français, vous devrez l’expédier
à votre contact au BRI d’accueil en lui demandant de signer le document et de vous le renvoyer. Nous vous
demandons de nous mettre en copie de votre envoi (international.llsh@univ-orleans.fr).
Le contrat pédagogique est un document décisif du dossier de financement : un étudiant sans contrat
pédagogique en règle se verra refuser le versement de ses aides financières.
82.1.6 Les modifications du contrat pédagogique
Lorsque vous serez sur place et que les cours auront débuté, il est fort probable que vous ayez des
modifications à effectuer sur votre contrat pédagogique. Vous avez un mois à partir du début des cours pour
faire ces changements. Dans ce cas, les modifications devront être portées à l’endroit prévu à cet effet sur le
contrat pédagogique et après accord par mail de votre coordinateur français. Faîtes signer ces modifications
par l’université partenaire, et faîtes parvenir par mail ce document au BRI d’Orléans. Le BRI demandera à
votre coordinateur pédagogique de signer le document et il vous en renverra un exemplaire signé par mail.
Vous le conserverez jusqu'à validation des résultats obtenus à l’étranger.
D’autres changements pourront être acceptés dans des situations particulières. Veillez donc à garder contact
avec votre professeur coordinateur à Orléans. En cas de difficultés à obtenir des réponses de sa part,
contactez le BRI en transférant le dernier mail resté sans réponse.
En aucun cas, vous ne devez notifier des changements en rayant ou en ajoutant des cours sur une liste déjà
signée. Vous ne devez pas non plus faire de ratures ou utiliser du correcteur sur un contrat pédagogique.
2.2 La demande de financement
La demande de financement regroupe en un seul document plusieurs demandes de bourses (tableau
récapitulatif des aides sur la base de 2017/2018- annexe 9.4 de ce guide)
La bourse Erasmus financée par l’Union Européenne : vous avez droit à un crédit-temps de 12 mois au
cours de votre licence et à un autre crédit-temps de 12 mois au cours de votre master. Ces crédits-temps
peuvent vous aider à financer une ou deux périodes d’études Erasmus par période minimale de 3 mois ou un
stage à l’étranger par période minimale de 2 mois.
La bourse de la Région Centre appelée Mobi-Centre : crédit-temps de 12 mois valable tout au long du
cursus par période minimale de 2 mois.
Et pour les étudiants boursiers sur critères sociaux (même à l’échelon 0) la bourse AMI (Aide à la Mobilité
Internationale) financée par Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation
(MESRI). Cette bourse est valable pour une période d’études ou un stage.
Pour une période d’études, ces trois dernières bourses sont cumulables.
Sur la demande de financement, vous avez la possibilité de demander le maximum de vos droits - n’excédant
pas la durée de votre mobilité - ou bien de n’en demander qu’une partie et de mettre ainsi en réserve des
droits pour un autre projet de mobilité.
Pour chaque bourse, l’étudiant doit indiquer dans le tableau de la demande de financement le nombre de
mois de bourses qu’il sollicite (par exemple 5 mois ou 5 mois et demi). Le demi-mois est à indiquer pour 15
jours complets. La durée indiquée ne doit pas dépasser la durée prévue de mobilité. La demande de bourse
du MESRI s’exprime non pas en mois, mais en semestres. Si vous rencontrez des difficultés pour compléter ce
tableau, prenez rendez-vous au BRI, nous vous accompagnerons dans cette démarche.
2.3 Le contrat de mobilité Erasmus +
A ne pas confondre avec le contrat pédagogique Erasmus. Le contrat pédagogique vous engage sur la liste
des cours, le contrat de mobilité vous engage sur les conditions de votre mobilité Erasmus.
Voici quelques éléments pour vous aider à compléter ce document :
En page 1 :
er ème
Cycle d’études : 1 cycle si vous êtes en licence, 2 cycle si vous êtes en master.
Le participant sera partiellement allocataire de fonds européens (puisque votre allocation Erasmus ne
représente qu’une partie des aides de mobilité).
Complétez : votre domaine d’études et le code ISCED (reportez-vous au paragraphe 2.1.1)
9Article 2 : Inscrivez les dates prévues de votre mobilité à l’article 2.2 (premier jour de présence obligatoire
(pouvant inclure une réunion ou une semaine d’intégration) et dernier jour de présence obligatoire dans
l’université d’accueil).
Article 2.3, inutile de compter les jours, notre logiciel le fera.
Article 3.1 : dans le deuxième groupe de parenthèses inscrivez le montant par mois de l’allocation Erasmus
(se reporter au tableau des aides 2018/2019 qui vous parviendra d’ici-là).
Article 5.2 : complétez le tableau relatif à votre assurance maladie
Article 6 : Test linguistique OLS. Les étudiants prévus pour un séjour d’études dans un pays dont la langue
d’enseignement figure parmi les suivantes devront se soumettre à un test linguistique : anglais, allemand,
italien, espagnol. Si votre niveau n’est pas jugé suffisant vous devrez suivre une formation linguistique en
ligne. En temps utile, vous recevrez un e-mail vous indiquant la procédure pour ce test de langue.
Dans l’article 6.2, vous devez préciser la langue d’enseignement principale dans laquelle vos cours seront
dispensés dans votre université d’accueil.
Une évaluation devra également se faire en fin de séjour. Vous recevrez un mail vous indiquant la procédure
à suivre.
Faîtes-nous parvenir le contrat de mobilité que vous aurez signé en version originale. Tous les autres
documents du dossier de financement peuvent nous parvenir par mail.
10Documents à renvoyer à votre BRI d’Orléans à votre arrivée dans l’Université d’accueil
Attestation de début de mobilité
Fiche de coordonnées
et :
Contrat pédagogique signé de l’université d’accueil, si celui-ci n’avait pu être transmis au BRI avant
votre départ.
Les étudiants qui auraient remis une copie de carte européenne d’assurance maladie qui ne couvre
pas la durée totale du séjour doivent faire le nécessaire pour prolonger celle-ci et nous envoyer une
copie valide pour toute la durée de leur séjour.
Les étudiants boursiers sur critères sociaux qui auraient été dans l’impossibilité de transmettre une
copie de leur attribution définitive de bourses sur critères sociaux, devront rajouter ce document à
ceux mentionnés ci-dessus.
Tous ces documents peuvent être transmis au BRI par mail. A défaut de disposer d’un scanner sur place, vous
pouvez utiliser l’application android scanbot qui permet de scanner en format PDF plusieurs pages d’un
document. Vous pouvez aussi les envoyer par courrier à l’adresse du BRI.
A NOTER : Gardez votre titre de transport (trajet France-pays d’accueil). Il vous sera demandé en fin de
séjour avec celui de retour.
3 Le versement des bourses de mobilité
C’est le service financier de la DRI (Direction des Relations Internationales) qui est en charge du paiement des
bourses de mobilité. Reportez-vous à la demande de financement pour connaître le calendrier des
versements.
Les étudiants qui n’auraient pas pu rendre leurs documents à temps devront attendre la mise en paiement
suivante pour que leur dossier soit traité. Le montant que les étudiants retardataires percevront sera le
même que s’ils avaient rendu leur dossier à temps, car le montant des aides est calculé sur la base des dates
indiquées dans votre attestation de début de mobilité.
3.1 Le montant des versements
Le tableau de financement qui figure en annexe 9.4 de ce guide vous renseigne sur le montant des bourses
2017-18 ainsi que sur les modalités de versement. Il vous est communiqué à titre indicatif ; les montants et
modalités pour l’année à venir étant fixés entre mai et juillet de l’année en cours.
Le solde des allocations Erasmus et Mobi-Centre est versé après que vous ayez satisfait aux exigences
mentionnées dans la partie suivante.
11Formalités fin de séjour
Rapport détaillé Erasmus – à compléter en ligne après avoir reçu le mail vous invitant à le faire (à
priori 2 jours après la date prévue pour votre fin de mobilité)
L’évaluation linguistique à effectuer en fin de séjour. La DRI vous enverra un mail environ deux
jours après la fin de votre mobilité et vous indiquera comment procéder. Si vous ne recevez pas ce
mail, vérifiez la date fin de séjour que vous avez indiquée sur la plateforme OLS lors du premier
test linguistique. Vous pouvez modifier cette date pour la faire correspondre à la date réelle de
votre retour.
Attestation fin de séjour – à faire compléter et signer par votre BRI d’accueil
Les justificatifs de votre transport aller et retour.
L’attestation fin de séjour fera éventuellement l’objet d’une régularisation si la date de fin de séjour inscrite
dépasse celle du 30 juin où si celle-ci est différente de celle qui avait été prévue dans l’attestation de début
de mobilité.
Attention : Pour percevoir le reliquat des bourses de mobilité, le BRI doit recevoir votre attestation fin de
séjour avant le 10 septembre.
Vous devez vous rendre au BRI d’Orléans à votre retour. Prenez rendez-vous au préalable en téléphonant au
02 38 49 24 07 (le matin seulement). Si vous êtes éloigné d’Orléans, mentionnez-le au moment de l’envoi par
mail de votre attestation fin de séjour. Nous prévoirons un contact téléphonique pour discuter de votre
séjour.
124 La prolongation de séjour
Certaines universités proposent à des étudiants prévus pour une mobilité au premier semestre de prolonger
leur séjour d’études au semestre 2. Si vous souhaitez bénéficier de cette prolongation, voici la procédure à
suivre :
Demandez l’autorisation à votre coordinateur pédagogique français. Mettez en copie le BRI
d’Orléans (international.llsh@univ-orleans.fr)
Le BRI d’Orléans se renseignera auprès de la DRI pour savoir si le budget permet de financer votre
prolongation. Si votre coordinateur pédagogique français et la DRI donnent une réponse positive,
vous pouvez envisager de prolonger votre séjour.
Vous aurez ensuite trois choses à faire :
Refaire un contrat pédagogique pour le semestre 2
Compléter une nouvelle attestation de présence avec les dates de mobilité rectifiées (premier jour
de présence obligatoire au premier semestre et dernier jour de présence obligatoire au semestre
2). Demandez un imprimé spécifique au BRI (international.llsh@univ-orleans.fr)
Vous devrez également refaire le contrat de mobilité qui avait été complété avant votre départ et y
inscrire la nouvelle date de fin de séjour. Ce contrat doit nous parvenir en version originale.
Ces trois documents dûment complétés sont indispensables pour la mise en paiement des bourses de
mobilité pour le semestre 2.
Si votre dossier de prolongation est complet, la mise en paiement des bourses de mobilité pour le semestre 2
sera effectuée à partir de février.
5 Le stage
Un étudiant qui effectue un séjour d’étude Erasmus n’est pas dispensé de son stage, si son cursus en prévoit
un. Les étudiants en Allemagne pourront sans doute effectuer ce stage durant l’interruption des cours entre
les 2 semestres. Qu’ils le fassent en Allemagne ou en France, ils gardent le bénéfice de leurs bourses de
mobilité.
Les étudiants qui effectuent leur stage dans un pays étranger peuvent obtenir des aides financières si ce
stage est d’une durée minimum de 2 mois et s’effectue en dehors de la période de formation. Vous trouverez
en annexe 9.5 le tableau des financements stages 2017/2018 communiqué à titre indicatif.
Le service des stages enverra aux étudiants inscrits en licence LEA et en Master le livret des stages quelques
semaines après la rentrée universitaire. Il vous appartient de vous tenir informé des modalités d’évaluation
des stages et des démarches administratives qui y sont liées.
Si en décembre, vous n’avez pas reçu les informations relatives au stage, contactez le service des stages
(stages.llsh@univ-orleans.fr) pour avoir les informations souhaitées (date limite de fin de stage, date limite
de fin de soutenance, conventions de stage de l’année en cours, etc.). Vous serez informé des offres de stage
en consultant votre messagerie universitaire.
Faîtes attention aux dates de fermeture de l’UFR Collegium LLSH. Prenez soin de déposer vos conventions de
stage pour signature du Directeur de l’UFR LLSH avant mi-juillet.
Si en raison de votre séjour Erasmus, vous rencontrez des difficultés au niveau de la réalisation de votre
stage, contactez votre directeur de filière à Orléans en nous mettant en copie de votre message.
Quelques sites qui peuvent vous êtes utiles dans la recherche d’un stage à l’étranger :
http://Erasmusintern.org
http://www.etudionsaletranger.fr/offres-de-stage-a-l-etranger/blog/page-2
http://www.touteleurope.eu/actualite/faire-un-stage-dans-une-institution-ou-un-organe-de-l-
ue.html
136 La validation des notes obtenues à l’étranger
Nous vous invitons à prendre connaissance des modalités d’attribution d’équivalence figurant dans ce guide.
(Articles 4.1 à 4.7 de l’annexe 9.3)
Dès réception de votre relevé de notes étranger, assurez-vous que le BRI en a reçu un exemplaire. Dans le cas
contraire, venez présenter l’original de votre relevé de notes au BRI. Le BRI soumettra une copie du relevé de
notes à votre coordinateur. Si les ECTS que vous avez obtenus sont suffisants, celui-ci validera par
équivalence les Unités d’Enseignement du ou des semestres correspondants (Annexe 9.3 de ce guide -
Attribution d’équivalence). Dans le cas contraire, il précisera les UE qui resteront à valider. Informé du
résultat, le BRI transmettra l’information au service scolarité qui enverra à votre adresse permanente un
relevé de notes français.
Une fois que vous avez validé vos semestres (UE et stage si vous êtes concerné), vous pourrez procéder à
votre réinscription administrative. Consultez votre ENT pour vérifier que la validation a bien été saisie.
Si vous prévoyez de vous inscrire dans une autre université et/ou avez besoin de disposer de vos relevés de
notes avant une certaine date, nous vous invitons à nous contacter le plus tôt possible pour que nous
puissions voir comment accélérer la procédure de validation. Faîtes alors le nécessaire auprès de votre
université d’accueil pour que nous puissions disposer du relevé de notes étranger dans les meilleurs délais.
7 La validation du séjour linguistique pour les étudiants en LLCER
Les étudiants en LLCER Anglais et LLCER Espagnol sont invités à prendre connaissance des modalités de
validation du séjour linguistique (voir annexes 9.6 et 9.7)
8 Informations pratiques
8.1 Le logement
Les possibilités de logement sont très variables d’un pays à un autre et parfois même d’une université à une
autre.
Que votre université d’accueil propose de vous attribuer une chambre en résidence universitaire, qu’elle vous
propose simplement une aide à la recherche d’un logement par le biais d’une personne contact ou d’une
association partenaire ou encore que la recherche du logement vous incombe totalement, nous vous invitons à
consulter les classeurs logement par pays que vous trouverez au BRI (bureau 024). Vous y trouverez aussi bien
la description de logements privés qui ont satisfait d’anciens étudiants Erasmus que la description de
logements proposés dans des résidences universitaires. Ces fiches contiennent l’adresse mail de l’étudiant et le
contact du propriétaire. Il vous sera peut-être possible de reprendre à la rentrée prochaine un logement
actuellement occupé par un étudiant Erasmus originaire d’Orléans.
Si vous devez ou voulez trouver un logement par vous-même qui ne vous a pas été recommandé par d’anciens
étudiants, vous pouvez entamer vos démarches de la manière suivante : réservez le plus tôt possible une
auberge de jeunesse dans la ville d’accueil, arrivez avec une présélection que vous aurez faite en consultant les
offres de location ou colocation sur Internet. Vous pourrez ainsi visiter les logements qui vous ont paru
intéressants avant de vous engager. Peut-être le séjour de quelques nuits passées en auberge de jeunesse vous
permettra-t-il de rencontrer d’autres étudiants, qui comme vous, sont à la recherche d’un logement. Cela peut
être un bon moyen de trouver un colocataire. Renseignez-vous aussi sur le tarif des agences. Les frais y sont
14souvent très abordables (79 euros par exemple à Castilla la Mancha) et utiliser les services d’une agence
présente une sécurité en cas de problème.
Nous vous déconseillons fortement de faire une avance d’argent à votre futur propriétaire pour réserver votre
logement. Certains propriétaires peu scrupuleux proposent un même logement à plusieurs personnes
simultanément et encaissent l’avance de fonds de chacun.
Quelques points qui méritent votre attention au moment de choisir votre logement :
Le logement est-il équipé du chauffage ?
Votre chambre ferme-t-elle à clef ?
Quel est le montant des charges ?
Quelle est la durée du bail et la durée du préavis ?
Si vous choisissez une colocation, louez-vous une chambre avec accès aux parties communes ou louez-
vous à plusieurs un logement complet ? dans ce dernier cas, le départ anticipé d’un colocataire
impactera le montant de votre loyer.
Exigez un état des lieux avec réserve sur le fonctionnement des appareils ménagers tant que vous ne
vous en êtes pas servi.
Il peut être utile également de fixer dès le départ le prix du ménage global en fin de séjour si les
locataires quittent le logement à des dates différentes. Les locataires peuvent ainsi se partager les
frais et le propriétaire s’en tenir au prix fixé au départ. Ce prix fixé au départ, au moment où les
locataires n’ont pas encore signé le bail sera certainement plus intéressant que celui que le
propriétaire sera tenté de facturer en fin de séjour, au moment de rendre le dépôt de garantie.
Un propriétaire, en apparence sympathique et arrangeant peut vous proposer de louer « entre amis »,
sans aucun document fixant les modalités de la location. Cela peut être la porte ouverte à des
problèmes au cours et en fin de location.
Y a-t-il l’installation internet dans le logement qui vous intéresse ? Sachez que l’étudiant étranger qui
arrive en Espagne doit se faire établir une carte auprès des autorités et que cette carte est souvent
exigée par les fournisseurs d’accès internet. L’installation peut prendre plusieurs semaines.
8.2 Conseils pratiques
Pensez à vérifier la validité de votre carte bancaire si vous ne souhaitez pas ouvrir de compte à
l’étranger
Renseignez-vous également sur les frais que peut prendre votre banque si vous utilisez votre carte
bancaire à l’étranger. Pour certaines banques, il n’y a pas de frais
Pensez à faire débloquer votre téléphone avant de partir si vous souhaitez acheter une carte SIM sur
place
Pensez à faire renouveler avant votre départ les traitements médicaux que vous suivez en France pour
une durée suffisante (pilule, diabète…) et conservez les ordonnances
Pensez à faire plusieurs copies de vos documents officiels (acte de naissance, carte d’identité ou
passeport, carte d’étudiant, carte européenne d’assurance maladie, permis de conduire, etc.) et
gardez-les dans un endroit sûr.
Partez avec quelques photos d’identité
8.3 Le réseau associatif ESN
Rejoignez le réseau d’étudiants en mobilité : Erasmus Student Network, une organisation étudiante
internationale : www.esn.org
Le but de cette association est de fournir de l’aide aux étudiants Erasmus se rendant dans une université du
réseau : accueil, information, soutien, excursions, activités culturelles, parrainage, aide à l’intégration…
15En vous rendant sur le site www.esn.org, vous saurez si une antenne du réseau est présente dans votre
université d’accueil. Si ce n’est pas le cas, vous trouverez sans doute d’autres associations locales d’étudiants
qui vous aideront à vous intégrer dans votre nouvel environnement. Souvent ces associations ont créé une
page Facebook que vous trouverez en tapant Erasmus+le nom de la ville sur un moteur de recherche.
ESN existe à Orléans sous le nom d’ESN Orléans, pensez-y pour votre retour ; cela permet de poursuivre
l’aventure. L’association organise des visites et des week-ends culturels pour les étudiants étrangers de
l’Université d’Orléans (Paris, marché de Noël à Strasbourg, week-end en Normandie, week-end à Marseille,
etc.). L’association recrute également des parrains pour accompagner les étudiants Erasmus pour « leurs
premiers pas » en France… (contact : esnorleans@gmail.com)
8.4 Sitothèque :
Il existe d’autres sites intéressants comme celui des « Euronautes » qui vous donne de nombreuses
informations sur la mobilité des jeunes en Europe :
Informations pratiques par pays
Bourse aux logements
Préparer votre départ
Bons plans
Citons :
http://www.touteleurope.eu : actualités concernant l’Union Européenne
http://www.euroguidance-france.org
http://www.agence-Erasmus.fr
http://www.expat.org
Sites dédiés au logement :
https://www.uniplaces.com (frais de dossier)
8.5 Contact avec le BRI
Vous vous posez des questions qui n’ont pas de réponse dans ce guide.
S’il s’agit d’une question administrative, selon le cas, contactez le BRI à Orléans ou le BRI de votre université
d’accueil.
S‘il s’agit d’une question concernant les cours, selon le cas , contactez votre coordinateur pédagogique à
Orléans ou dans votre université d’accueil,
Le BRI à Orléans utilisera votre messagerie universitaire pour vous contacter avant, pendant et après votre
mobilité. Veillez à entretenir cette messagerie - pensez à vider la corbeille – de façon à ne pas la bloquer.
Utilisez également cette messagerie si vous avez à nous contacter et poursuivez sur le même mail quand il
s’agit d’un même sujet.
169 Annexes
9.1 Qu’est-ce que le système ECTS ?
Le système de crédits ECTS (système européen de transfert et d’accumulation des crédits) facilite la lecture et
la comparaison des programmes d’études pour tous les étudiants, tant locaux qu’étrangers. Il facilite
également la mobilité et la reconnaissance académique. L’ECTS aide les universités à organiser et à réviser
leurs programmes d’études.
L’ECTS repose sur la convention selon laquelle le travail à fournir par un étudiant à plein temps pendant une
année universitaire correspond à 60 crédits ECTS. Ceux-ci représentent, sous la forme d’une valeur
numérique affectée à chaque unité de cours, le volume de travail que l’étudiant est supposé fournir pour
chacune d’entre elles. La charge de travail d’un étudiant inscrit dans un programme d’études à plein temps
en Europe étant, dans la plupart des cas, d’une durée de 36 à 40 semaines par an, la valeur d’un crédit
représente donc 24 à 30 heures de travail. Par charge de travail, on entend le temps dont a besoin en théorie
un étudiant moyen pour atteindre l’ensemble des résultats requis au terme de la formation.
Les crédits ECTS sont un moyen de quantifier les objectifs de formation. Ceux-ci correspondent à un
ensemble de compétences définissant ce que l’étudiant saura, comprendra et sera capable de faire après
avoir achevé son parcours de formation, qu’elle qu’en soit la durée. Lees crédits ECTS ne s’obtiennent
qu’après l’achèvement complet du travail à réaliser et l’évaluation appropriée des résultats de la formation.
La charge de travail de l’étudiant comprend le temps passé à assister aux cours, à participer à des séminaires
à étudier de manière indépendante, à se préparer et à se soumettre aux examens.
Les résultats de l’étudiant sont sanctionnés par une note locale ou nationale. Un exemple de bonne pratique
consiste à ajouter un grade ECTS, en particulier dans le cas de transfert de crédits.
17Vous pouvez aussi lire
