Guide du bon usage de la messagerie électronique
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Guide du bon usage de la
messagerie électronique
Guide du bon usage de la
messagerie électronique
INTRODUCTION 2
RAPPELS SUR LA CONNEXION AUX RESSOURCES
INFORMATIQUES ET A LA MESSAGERIE EN PARTICULIER 2
LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE 3
LA CHASSE AUX VIRUS 5
LE COURRIER INDESIRABLE (SPAM) 6
APPEL A LA CAD (ASSISTANCE AUX UTILISATEURS) 6
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messagerie électronique
INTRODUCTION
Améliorer la performance de chacun et sa réactivité face aux évènements passe par
une meilleure communication.
L’accès à la messagerie de la Croix-Rouge française est un des moyens de parvenir
à cet objectif.
Grâce à cet accès, chacun dispose d’outils de travail en réseau, de communication et
d’échange d’informations.
Pour plus d’efficacité collective, il appartient à chacun, salarié ou bénévole, de
s’approprier cet outil.
Ce document est un complément à la « Charte utilisateurs pour le bon usage des
ressources informatiques ».
RAPPELS SUR LA CONNEXION AUX RESSOURCES INFORMATIQUES ET
A LA MESSAGERIE EN PARTICULIER
La connexion à la messagerie peut se faire de sa structure CRF, de son domicile, de son lieu de
travail (pour les bénévoles travaillant en entreprise) ou en déplacement. L’authentification, lors de
la connexion, est une étape préliminaire pour l’accès à la messagerie. Cette connexion se fait par la
saisie d’un identifiant et d’un mot de passe fournis par la Cellule d’Accompagnement au
Déploiement (CAD). Cette étape est un dispositif essentiel de sécurité, elle correspond à votre
signature et engage votre responsabilité.
Les règles à respecter
Tout utilisateur est responsable de l'emploi des ressources informatiques dont il a l'usage. Il a aussi
la charge, à son niveau, de contribuer à la sécurité générale. En particulier :
• il s'engage à ne pas mettre à la disposition d'utilisateurs non autorisés un accès aux systèmes ou
aux réseaux, à travers des matériels dont il a l'usage,
• il choisit des mots de passe sûrs, gardés secrets et en aucun cas il ne doit les communiquer à
des tiers,
• il ne doit pas utiliser ou essayer d'utiliser des comptes autres que le sien,
• il doit signaler toute tentative de violation de son compte et, de façon générale, toute anomalie
qu'il peut constater, au pôle support (cadcrf@croix-rouge.fr ou au 01.44.43.13.50).
Il est rappelé que chacun s'engage à ne pas prendre connaissance d'informations appartenant à autrui
sans son accord (y compris dans le cas d’un départ de l’Association). Dans ce cas, le compte est
supprimé, les messages devant être transmis lors de la passation des consignes.
Votre identifiant et votre mot de passe vous sont propres et ne doivent être
divulgués ni à l’intérieur, ni à l’extérieur de l’Association.
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messagerie électronique
LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE
1. Définition
La messagerie électronique est un outil qui permet l’échange de messages (courrier, convocation à
des réunions, transfert de fichiers, rapports, newsletters…) à l’intérieur comme à l’extérieur de la
Croix Rouge française, entre deux ou plusieurs personnes possédant une adresse électronique. C’est
un outil puissant qui, bien utilisé, facilite grandement les échanges.
La messagerie électronique permet de signaler votre absence automatiquement aux correspondants
qui vous envoient des messages.
« La messagerie est un outil de travail mis en place par l’Association à l’usage de ses
collaborateurs pour répondre à des besoins professionnels. Respectez son objet ! »
2. Adresse de messagerie des structures de la Croix-Rouge française
En plus des adresses de messagerie nominatives proposées aux salariés et bénévoles, une adresse de
messagerie, dite générique, est attribuée à chaque structure de la Croix-Rouge française connectée à
l'Intranet.
Il s’agit de l’adresse de messagerie officielle de chaque structure.
Le président ou directeur de la structure est responsable de la consultation régulière de la boite de
messagerie générique de sa structure.
3. Règles à respecter pour l’utilisation quotidienne de la messagerie
1- Se demander en premier lieu si le courrier électronique est le meilleur moyen pour
transmettre votre message. Dans certains cas par exemple, un appel téléphonique peut
s’avérer plus simple ou plus efficace.
2- Limiter au strict nécessaire le contenu des messages (voir paragraphe rédaction) et le
volume des pièces jointes attachées.
3- Alléger chaque semaine sa boîte aux lettres en supprimant tous les messages inutiles ou en
les stockant sur son PC. Par mesure de précaution, la taille des boîtes aux lettres est
limitée, l’administrateur du système de messagerie se réservant le droit, si besoin était, de
les vider régulièrement des messages les plus anciens.
4- Ne pas oublier que les règles générales de confidentialité s’appliquent également à tout
message ou pièce jointe.
4. La rédaction de messages électroniques
La messagerie électronique devient, par sa facilité d’utilisation, un moyen d’échange informel et
certains utilisateurs en oublient les règles de base de rédaction d’un document. Le non-respect de
ces règles peut conduire à des incompréhensions de la part des destinataires et aboutit souvent à des
malentendus. Pour ces raisons, il nous semble important de rappeler certains principes :
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messagerie électronique
1. Les règles à respecter lors de la rédaction d’un message
- bien utiliser les champs « A : » et « Cc : » relatifs aux destinataires principaux et en copie des
messages : l’outil de messagerie permet de mettre plusieurs personnes en destinataires
principaux et en copie des messages. Ces personnes doivent être définies en fonction du contenu
du message, en respectant les règles habituelles d’envoi du courrier. En particulier, n’utiliser les
listes de diffusion qu’à bon escient afin de ne pas noyer inutilement les destinataires sous un flot
de messages au sein duquel il devient difficile de discerner l’essentiel. Répondre si nécessaire
uniquement à l’auteur, afin d’éviter l’encombrement inutile des boîtes aux lettres.
- remplir l’objet du message le plus clairement possible : le destinataire doit savoir à la seule
lecture de l’objet dans la liste de ses messages, de quoi vous souhaitez lui parler
- bien indiquer la provenance du message et son rédacteur, si l’émetteur n’est pas le rédacteur
- insérer une signature en bas de message qui identifie clairement l’auteur et qui permet au
destinataire de répondre facilement par courrier électronique ou par d’autres moyens (courrier,
téléphone, fax). La signature des courriels est normalisée à la manière d’une carte de visite. Il
faut donc y faire figurer les éléments suivants :
Prénom Nom
Fonction
Structure, adresse
Tel et/ou Mobile et/ou fax
Site web : site de la structure ou à défaut site national : www.croix-rouge.fr
- ne pas oublier les formules de politesses même courtes, comme dans un courrier classique.
- systématiquement relire son message. Vérifier qu’il est clair, bien écrit (ne pas hésiter à faire
usage du correcteur orthographique qui peut être déclenché automatiquement à chaque envoi),
complet et bien structuré tout en étant le plus succinct possible.
- ne pas hésiter à préciser que le document comporte une pièce jointe.
- si la pièce jointe est trop importante (plus de 3 Mo), la compresser (par exemple avec Winzip, si
vous êtes détenteur de la licence, ou en utilisant le logiciel gratuit Sevenzip que vous pouvez
télécharger à partir de l’onglet groupe – informatique de l’intranet).
- transférer les gros volumes à part et de préférence la nuit ou en dehors des heures de pointe,
l’outil de messagerie disposant d’une fonction d’envoi différé.
2. Les règles à respecter lors de la réception d’un message
- examiner le message pour voir s’il comporte une pièce jointe
- envoyer un message d’accusé de réception à l’émetteur si nécessaire (information urgente)
- répondre rapidement
- stocker les messages que vous voulez conserver en dehors de votre boîte aux lettres dans des
dossiers personnels.
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messagerie électronique
Autres règles
- Il est recommandé de ne faire connaître son adresse de messagerie Croix-Rouge que de manière
très prudente (en particulier, ne pas laisser son adresse sur des forums Internet et/ou dans des
questionnaires de sites qui ne stipulent pas clairement l’usage qui en sera fait).
- Le courrier électronique se développant, il est important pour chaque utilisateur, de relever au
moins quotidiennement, son courrier, en se connectant sur sa messagerie.
Risques liés à la mauvaise utilisation de la messagerie
La facilité d’utilisation qu’offre la messagerie électronique peut engendrer plusieurs types de
conséquences :
1- La saturation de la messagerie des destinataires due à l’envoi abusif de messages non ciblés
et à la taille excessive des pièces attachées. Si trop de messages sont envoyés ou conservés par
un utilisateur, son système de messagerie se bloque. L’envoi et la réception deviennent alors
impossibles.
2 - La taille des pièces attachées, peut aussi générer un engorgement du système de messagerie.
La taille maximum à respecter est de 3 Mo.
3 – L’oubli du respect des règles de confidentialité de certains documents, notamment vis-à-vis
de l’extérieur.
LA CHASSE AUX VIRUS
Le poste de travail (station, micro, portable, etc..) de chaque utilisateur doit être équipé d’un logiciel
anti-virus actif et régulièrement mis à jour.
L’ouverture sur le monde Internet au travers de la messagerie électronique multiplie les risques de
contagion par les virus informatiques. Ce risque est d’autant plus élevé que la Croix-Rouge française,
par sa notoriété, peut représenter une cible intéressante pour des personnes mal intentionnées.
La propagation des virus se fait le plus souvent au travers de la messagerie électronique : vous pouvez
recevoir des messages de correspondants totalement inconnus (portant souvent un nom étrange)
comportant une pièce jointe. Ces messages ne comportent généralement pas de message à votre
attention (message générique) et sont ludiques pour encourager les utilisateurs à ouvrir les pièces
jointes. Ceux-ci doivent être supprimés immédiatement et impérativement avant toute lecture.
Ces risques, très importants, peuvent conduire à la destruction partielle ou complète de certaines
données de vos ordinateurs. Certains virus plus « subtils » peuvent vous espionner et envoyer des
messages à votre insu ou bien copier des documents confidentiels. Il est donc primordial de respecter
les règles de sécurité strictes, de façon à limiter les risques liés aux virus.
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messagerie électronique
La Croix-Rouge française possède une licence nationale du logiciel F-Secure qui sert de bouclier
contre les virus. Assurez-vous qu’il est bien installé et actif sur votre ordinateur et qu’il se met à jour
automatiquement. Si vous n’en disposez pas encore, vous pouvez en faire la demande au Pôle Support
du Département des Systèmes d’Information (01 44 43 13 50).
LE COURRIER INDESIRABLE (SPAM)
Des courriers peuvent provenir de correspondants qui vous sont totalement inconnus. Dans ce cas, ils
sont assez facilement identifiables. Mais ils peuvent également émaner d’adresses ressemblant à des
adresses Croix-Rouge, à travers lesquelles l’émetteur usurpe une identité de notre domaine telle que
administrator@croix-rouge.fr. Dans ces cas là, il est plus délicat de déceler la falsification. Cependant,
ce type de message est souvent écrit en anglais ce qui doit immédiatement éveiller les soupçons.
Pour traiter ce problème, le Département des Systèmes d’Information a mis en place un système
d’identification automatique des « spam ». Cependant, les émetteurs de ce type de message ne cessent
de trouver de nouvelles manières de tromper ce type de système et la solution mise en place pour éviter
ces désagrégements ne suffit plus à faire barrière.
Voici quelques mesures permettant de limiter ces désagréments :
- Dans la mesure du possible, ne laissez jamais votre adresse mail sur un site Internet ou dans un
forum.
- Ne répondez jamais à un spam même en cliquant sur un lien « cliquez ici pour vous
désabonner » (ce qui contribue souvent à valider l’existence d’une adresse qui est donc
réutilisée pour d’autres spam).
- Ne cliquez jamais sur les liens contenus dans le message.
- Détruisez systématiquement tous ces messages, en pensant à vider la corbeille.
APPEL A LA CAD (ASSISTANCE AUX UTILISATEURS)
Un service d’assistance aux utilisateurs est disponible. Il permet d’apporter une aide et de recenser
les difficultés rencontrées lors de l’usage de la messagerie.
Procéder avant tout appel, aux vérifications élémentaires sur le bon fonctionnement de son
ordinateur (raccordement à la prise électrique, prise réseau, écran connecté…).
Coordonnées de la CAD : cadcrf@croix-rouge.fr ou par téléphone au 01.44.43.13.50.
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