Votre kit d'adoption de Citrix Workspace Premium

 
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Votre kit d’adoption
de Citrix Workspace
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                                              Merci d’avoir choisi Citrix comme partenaire pour votre Digital Workspace sécurisé.
                                              Nous avons créé ce kit de ressources promotionnelles pour aider votre entreprise à
                                              se préparer et à intégrer des utilisateurs avec Citrix Workspace. Si la promotion
                                              interne n’est pas de votre responsabilité au sein du département IT, nous vous
                                              conseillons de transmettre ce kit aux équipes en charge des communications
                                              internes, de la préparation opérationnelle ou des RH, afin qu’elles puissent mettre
                                              en œuvre ces ressources de façon optimale. Votre kit comprend :

                                                 Guide de l’utilisateur champion
                                                  Favoriser la sensibilisation, promouvoir et déployer Citrix Workspace n’est pas
                                                  l’affaire d’une seule personne, pas même d’une seule équipe. Ce guide apporte
                                                  au champion de votre organisation en charge du Workspace (vraisemblablement
                                                  un membre de l’équipe responsable des communications internes, de la
                                                  préparation opérationnelle ou de la DRH) les conseils pratiques et les
                                                  ressources dont il a besoin pour mettre en place une équipe de champions,
                                                  concevoir un calendrier et un plan de déploiement et communiquer des
                                                  messages de recommandation.

                                                 Guide de l’utilisateur
                                                  Il indique aux utilisateurs les étapes à suivre pour commencer à utiliser leurs
                                                  nouveaux services. Nous vous suggérons d’inclure ce guide à votre dernier email
                                                  et de le publier sur votre intranet.

Citrix | Kit d’adoption Citrix Workspace Premium | Lettre d’accompagnement
Votre kit d'adoption de Citrix Workspace Premium
   5 emails
                                                  En matière de changement, on ne communique jamais assez. C’est pourquoi
                                                  nous avons conçu cinq emails permettant d’informer vos utilisateurs à chaque
                                                  étape du processus. Nous vous conseillons de commencer à adresser ces emails
                                                  au moins six semaines avant la date de lancement de vos services.

                                                 Flyers de rappel
                                                  Les emails passent si souvent inaperçus au milieu de boîtes mail surchargées
                                                  que nous avons conçu quelques flyers que vous pourrez imprimer et placer à des
                                                  endroits fréquentés à proximité de votre bureau : salle de pause, espaces
                                                  collaboratifs et même hall d’entrée ou ascenseur.

                                                  Téléchargez votre kit ici :
                                                  https://citrix.sharefile.com/d-s2a960afeb234b148

                                                  N’hésitez pas à modifier ces documents pour coller au mieux aux besoins
                                                  spécifiques de votre entreprise.

                                                  Comment personnaliser ces ressources
                                               Remplacez le logo Citrix par celui de votre entreprise
                                               Le cas échéant, remplacez « l’application Citrix Workspace » par le nom de votre
                                                plateforme
                                               Ajoutez ou supprimez des captures d’écran

                                                  Comment modifier un PDF dans Adobe Acrobat Pro ou Acrobat Pro DC
                                                 Ouvrez un fichier dans Acrobat Pro ou Acrobat Pro DC.
                                                 Cliquez sur la flèche pour ouvrir la bonne fenêtre, puis cliquez sur Modifier le
                                                  PDF.
                                                 Cliquez sur le texte ou l’image que vous souhaitez modifier. Acrobat vous
                                                  indique les outils dont vous avez besoin.
                                                 Ajoutez ou modifiez le texte sur la page. Les lignes et les paragraphes se
                                                  remettent en forme automatiquement ou vous pouvez cliquer et déplacer pour
                                                  redimensionner les différents éléments.
                                                 Ajoutez, déplacez, remplacez ou redimensionnez des images sur la page en
                                                  sélectionnant les options proposées dans le menu Objets de la fenêtre de
                                                  droite.
                                                 Pour apporter d’autres modifications à votre PDF, cliquez dans le menu du haut
                                                  sur les options Lien, En-tête et Pied de page, Filigrane ou Arrière-plan.

                                                  Si vous n’avez pas Acrobat Pro ou Acrobat Pro DC, vous pouvez modifier les
                                                  fichiers Microsoft Word proposés et créer des versions personnalisées adaptées
                                                  à vos besoins.
                                                  Encore merci d’être un client Citrix apprécié. Nous sommes certains que vos
                                                  utilisateurs adoreront bénéficier d’une plus grande flexibilité et productivité
                                                  grâce à l’accès à leurs postes et applications depuis tout appareil.

Citrix | Kit d’adoption Citrix Workspace Premium | Lettre d’accompagnement                                                           2
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Signalez à tout le
monde autour de vous
qu’un moyen plus
rapide, plus simple et
bien plus efficace de
travailler est à votre
disposition
Un guide pour les champions de Citrix
Workspace

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Qu’y a-t-il à l’intérieur ?

                                                Introduction : Présentation de Citrix Workspace          3

                                                Comment utiliser ce guide                               5

                                                Constituer votre équipe de champions Citrix Workspace    6

                                                Planifier votre programme d’adhésion des utilisateurs   10

                                                Calendrier type                                         11

                                                Ressources                                              16

                                                Continuer à générer de la valeur                        17

Citrix | Kit d’adoption Citrix Workspace Premium | Guide de l’utilisateur champion                           2
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Nos modes de travail ont évolué.

                                                        Les employés ne sont désormais plus attachés à des
                                                        bureaux et à des PC fixes. Ils sont sur le terrain, rendent
                                                        visite à des clients, se déplacent entre plusieurs sites et
                                                        travaillent même à domicile. Ils ont besoin de disposer des
                                                        bons outils, non seulement pour travailler efficacement,
                                                        mais également pour favoriser l’innovation et mieux servir
                                                        leurs clients.

                                                        Présentation de Citrix Workspace
                                                        Les bureaux traditionnels laissent peu à peu la place à des Digital
                                                        Workspaces sécurisés qui s’adaptent à la façon dont les individus souhaitent
                                                        et doivent travailler. Citrix Workspace favorise un meilleur mode de travail
                                                        en garantissant un accès à tout ce dont vous et votre équipe avez besoin
                                                        pour travailler de façon plus efficace et sécurisée. Workspace vous offre :

                                                            La capacité à travailler en tout lieu, à tout moment et sur tout appareil
                                                            L’accès en SSO (Single Sign-On) à toutes vos applications, tous vos
                                                             postes de travail et fichiers, à partir d’une
                                                             seule interface facile à utiliser
                                                            Des processus d’approbation et un partage de fichiers intégrés
                                                            Des mises à jour du système automatique et en arrière-plan
                                                            La protection des données et de la confidentialité

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Découvrez Citrix Workspace

                                                              Vidéo de présentation https://youtu.be/CifQaYfqu_Q

                                                              Vidéo de démo https://youtu.be/OC5EMG-CZK0

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Comment utiliser ce guide

Ce guide a pour but de vous doter
des outils dont vous avez besoin pour
réussir facilement à sensibiliser,
promouvoir, déployer et favoriser
l’adoption de Citrix Workspace au sein de
votre entreprise.

Vous trouverez dans ce guide des conseils
pratiques pour constituer votre équipe de
champions, mettre en place un calendrier
et un plan de déploiement et prévoir une
communication fortement recommandée.

Citrix | Kit d’adoption Citrix Workspace Premium | Guide de l’utilisateur champion   5
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Constituer votre équipe de champions
                                                        Citrix Workspace
                                                        L’une des étapes les plus importantes pour favoriser la mise en place d’un
                                                        meilleur mode de travail au sein de votre entreprise consiste à constituer
                                                        une équipe de champions transversaux.

                                                        Constituer la bonne équipe signifie identifier les individus les mieux placés
                                                        pour motiver et manager le changement dans votre organisation. Les
                                                        collaborateurs que vous choisirez ne doivent pas forcément être des
                                                        directeurs ou des responsables métier. Il peut s’agir de collaborateurs
                                                        passionnés exerçant différentes fonctions au sein de l’entreprise et motivés
                                                        pour améliorer la productivité et l’efficacité organisationnelle.

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Utilisez ce modèle pour commencer à
                                                        constituer votre équipe
                                                        Il vous aidera à identifier les champions potentiels et les bonnes pratiques
                                                        qui vous permettront de démarrer rapidement.

  Modèle d’équipe de champions Citrix Workspace

  Fonction                   Description                                             Département

  Cadre champion             Responsable de la communication à haut                  Direction générale. (Peut être délégué à un
                             niveau de la valeur de Citrix Workspace pour            directeur ou responsable du succès.) Cette
                             l’entreprise. Responsable de la gestion des             personne doit être identifiée avant la mise
                             approbations finales par les responsables               en place de la réunion de lancement avec le
                             techniques ou du succès.                                reste de l’équipe.

  Responsable                Responsable du succès du déploiement et de              IT (déjà identifié).
  technique                  la mise en œuvre technique au profit des
                             collaborateurs.

  Responsable du             En charge de l’attribution des fonctions, des           C’est vous. À moins que vous ne décidiez de
  succès                     responsabilités, de la gestion du calendrier de         nommer quelqu’un d’autre pour diriger
                             l’initiative et de la motivation des autres             l’initiative.
                             champions.

  Responsable de             En charge de la création et de la diffusion des         Marketing/RH. En fonction de la taille de
  la mise en œuvre           communications internes destinées à former              votre entreprise et de l’étendue de votre
                             et à aider les employés à utiliser avec succès          stratégie personnalisée, vous pouvez
                             Citrix Workspace.                                       décider de répartir cette fonction entre
                                                                                     plusieurs personnes.

  Champions                  Chargé de se former sur Citrix Workspace                Différents départements ou secteurs
  sectoriels                 pour en répercuter la valeur auprès des                 d’activité de l’entreprise.
                             différentes équipes et servir de référence              - Si votre entreprise adopte une approche
                             pour toutes les objections ou questions non             d’intégration progressive, nous vous
                             techniques associées à Citrix Workspace.                recommandons de commencer par les
                                                                                     départements qui seront les premiers à
                                                                                     utiliser Citrix Workspace.
                                                                                     - Si votre entreprise compte intégrer tous
                                                                                     les départements simultanément, nous vous
                                                                                     recommandons d’ajouter à l’équipe un
                                                                                     membre de chaque département ou secteur
                                                                                     d’activité clé de l’entreprise.

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Votre kit d'adoption de Citrix Workspace Premium
Une fois les différents membres de l’équipe identifiés pour chaque fonction,
                                                        invitez-les à assister à une réunion de lancement pour en savoir plus sur
                                                        Citrix Workspace.

                                                        Vous pouvez utiliser les emails suivants comme point de départ pour les
                                                        inciter à rejoindre l’équipe et à en savoir plus sur Citrix Workspace et un
                                                        meilleur mode de travail.

                                                        Modèle d’email d’introduction

                                                      De : you@email.com
                                                      À : workspace-team
                                                      Objet : Présentation de Workspace

                                                      Bonjour à tous.

                                                      [Nom de l’entreprise] a investi dans Citrix Workspace, une solution qui
                                                      nous offrira plus de liberté et de sécurité pour travailler sur site, en
                                                      déplacement et même à domicile.

                                                      [Nom du responsable technique/IT] manage le déploiement technique de
                                                      Citrix Workspace pour tous les collaborateurs, mais avant cela, il est
                                                      important que nous sensibilisions tous nos employés afin qu’ils adoptent
                                                      la solution dès sa disponibilité.

                                                      Merci de vous joindre à moi le [Date] pour définir les rôles que nous
                                                      pouvons tous jouer dans la préparation de notre entreprise à l’adoption de
                                                      Citrix Workspace et de ses avantages.

                                                      [Votre nom]

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Les champions ne le deviennent pas du jour au lendemain. Considérez votre
                                                        réunion de lancement comme une opportunité d’informer et de commencer
                                                        à créer le buzz sur Citrix Workspace.

  Modèle de programme de réunion de lancement

  Responsable               Durée                    Sujets
                            approximative

  Responsable du            10 minutes               Introduction : Rappel de la raison de votre présence ici, présentation rapide
  succès                                             des sujets qui seront abordés. Lancement de la vidéo de présentation de
                                                     Workspace.

  Cadre                     10 minutes               Valeur : Présentation rapide des avantages clés que Citrix Workspace
  champion                                           offrira à l’entreprise.

  Responsable du            20 minutes               Présentation des fonctions et calendrier général : Prévoir du temps pour
  succès                                             les questions sur ce point. Essayez d’obtenir l’engagement de membres à
                                                     rejoindre l’équipe ou de vous faire communiquer des noms d’autres
                                                     personnes susceptibles de convenir.

  Responsable du            5 minutes                Étapes suivantes : Remerciez les participants pour le temps qu’ils vous ont
  succès                                             consacré et pour l’aide qu’ils acceptent de vous apporter dans votre
                                                     programme d’adhésion des utilisateurs, puis informez-les sur ce qui va
                                                     suivre (email de suivi mentionnant des actions associées à un calendrier).

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Planifier votre programme d’adhésion des
                                                        utilisateurs
                                                        Ce chapitre présente quelques ressources qui vous aideront ainsi que votre
                                                        équipe à planifier votre programme de déploiement réussi :

                                                            Calendrier type
                                                            Modèles d’emails
                                                            Guide de l’utilisateur
                                                            Ressources supplémentaires

                                                        Ces ressources sont destinées à vous aider à développer une stratégie de
                                                        communication qui intéressera, enthousiasmera et formera vos utilisateurs
                                                        finaux. Car après tout, ce que vous souhaitez, c’est que personne ne se
                                                        sente surpris par le changement. Ces ressources vous permettront de
                                                        manager le changement avec succès en impliquant très tôt les
                                                        collaborateurs, en les habituant à ce qui va se produire et en leur permettant
                                                        d’utiliser Citrix Workspace d’une façon qui leur garantira de meilleures
                                                        conditions de travail qui perdureront bien longtemps après le lancement de
                                                        l’initiative.

                                                        Vous pouvez personnaliser toutes les ressources mentionnées dans ce
                                                        chapitre, en fonction des principaux objectifs de votre entreprise et de ses
                                                        scénarios d’utilisation de Citrix Workspace.

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Conseils :

                                                        1. Si vous personnalisez votre stratégie et vos tactiques de
                                                        communication, n’oubliez pas de prendre en compte votre
                                                        culture d’entreprise et vos scénarios d’utilisation
                                                        spécifiques.

                                                        2. Essayez d’adopter une combinaison de plusieurs
                                                        tactiques de communication pour informer au mieux vos
                                                        utilisateurs finaux des changements qui les attendent (ne
                                                        vous contentez pas de la boîte de réception).

                                                        3. Assurez-vous que votre cadre champion soit à l’origine
                                                        de la première communication. Votre champion doit être
                                                        quelqu’un d’éminemment respecté au sein de l’entreprise
                                                        et dont l’annonce ne passera pas inaperçue (point de
                                                        bonus : faites coïncider la première communication avec
                                                        une réunion générale).

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Calendrier type

         Durant le processus d’acquisition ou immédiatement après

  Découvrez Citrix Workspace

  Objectif : Comprendre vous-même ce qu’est Citrix
  Workspace et les avantages que la solution apportera
  aux utilisateurs et à l’entreprise.
  Responsable : Responsable du succès
  Autres participants : S/O
  Échéance : Durant le processus d’acquisition ou
  immédiatement après

                                                                         Réunion avec l’IT

                                                                         Objectif : Obtenir une réponse immédiate à toute
                                                                         question éventuelle. Par exemple, principaux objectifs
                                                                         pour l’entreprise, calendrier de déploiement,
                                                                         préférences de niveaux de participation pour les
                                                                         efforts de communication et d’adoption par les
                                                                         utilisateurs finaux.
                                                                         Responsable : Responsable du succès
                                                                         Autres participants : Responsable technique
                                                                         Échéance : Durant le processus d’acquisition ou
                                                                         immédiatement après

  Constituer votre équipe

  Objectif : Achever la matrice de projet d’équipe puis
  envoyer un email de présentation invitant les
  membres pressentis à une réunion de lancement.
  Responsable : Responsable du succès
  Autres participants : S/O
  Échéance : Durant le processus d’acquisition ou
  immédiatement après

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Calendrier type

                           de 10 à 12 semaines avant le déploiement

  Faciliter le déroulement de la réunion de
  lancement

  Objectif : Obtenir l’implication de l’équipe, générer
  l’enthousiasme et définir les étapes suivantes (voir ci-
  dessous le modèle de programme de réunion de
  lancement).
  Responsable : Responsable du succès
  Autres participants :
  cadre champion, responsable technique, responsable
  de la mise en œuvre, champion(s) sectoriel(s)
  Échéance : 12 semaines avant le déploiement

                                                                         Concevoir un calendrier

                                                                         Objectif : À l’aide de ce calendrier type, définir les
                                                                         étapes restantes impliquant une collaboration en
                                                                         équipe
                                                                         Responsable : Responsable du succès
                                                                         Autres participants : Responsable de la mise en
                                                                         œuvre
                                                                         (intégrer le retour des autres lorsque vous le jugez
                                                                         opportun.)
                                                                         Échéance : Dans la foulée immédiate de la réunion de
                                                                         lancement

  Personnaliser votre stratégie et vos
  tactiques de communication

  Objectif : À l’aide des modèles fournis dans ce kit
  d’adoption (emails, signalétique, guide de l’utilisateur),
  personnalisez votre stratégie de communication pour
  intéresser, enthousiasmer et former vos utilisateurs
  finaux.
  Responsable : Responsable de la mise en œuvre
  Autres participants : Responsable du succès
  Échéance : 10 semaines avant le déploiement

Citrix | Kit d’adoption Citrix Workspace Premium | Guide de l’utilisateur champion                                                13
Calendrier type

                                    8 semaines avant le déploiement

  Concevoir un plan de formation des
  utilisateurs finaux

  Objectif :
  Assurer la coordination avec votre DRH ou votre
  équipe de développement de formation pour
  concevoir un plan de formation en collaboration avec
  les champions sectoriels.
  Finaliser le programme destiné aux champions
  sectoriels pour faciliter le déroulement des ateliers de
  formation.
  Responsable : Responsable de la mise en œuvre
  Autres participants:
  responsable du succès, champion(s) sectoriel(s)
  Échéance : 8 semaines avant le déploiement

                                                                         Finaliser les tactiques
                                                                         et le calendrier de communication

                                                                         Objectif : L’ensemble du contenu a été personnalisé
                                                                         pour correspondre aux besoins de votre entreprise et
                                                                         chaque membre de votre équipe doit être conscient de
                                                                         ses responsabilités durant la phase de mise en œuvre.
                                                                         Responsable : Responsable de la mise en œuvre
                                                                         Autres participants :
                                                                         cadre champion, champion(s) sectoriel(s)
                                                                         8 semaines avant le déploiement

Citrix | Kit d’adoption Citrix Workspace Premium | Guide de l’utilisateur champion                                               14
Calendrier type

                             de 5 à 6 semaines avant le déploiement

  Finaliser la conception des ressources
  associées au plan de formation des
  utilisateurs finaux

  Objectif : Créer en fonction des besoins les
  éventuelles ressources de formation.
  Responsable : Responsable de la mise en œuvre
  Autres participants : Champions sectoriels
  Échéance : 6 semaines avant le déploiement

                                                                         Mettre en œuvre une stratégie et des
                                                                         tactiques de communication

                                                                         Objectif : S’assurer que le cadre champion est doté de
                                                                         tout le nécessaire pour procéder à l’annonce à
                                                                         l’échelle de l’entreprise. S’assurer que l’envoi des
                                                                         emails suivants est bien planifié. S’assurer que la
                                                                         signalétique et les flyers sont bien imprimés et prêts à
                                                                         être diffusés. Publier toutes les ressources sur
                                                                         l’intranet d’entreprise afin d’en faciliter la consultation.
                                                                         Responsable : Responsable de la mise en œuvre
                                                                         Autres participants : S/O
                                                                         Échéance : 6 semaines avant le déploiement

  Assurer la formation du formateur

  Objectif : Faciliter l’accès à des sessions de
  « formation du formateur » pour s’assurer que les
  champions sélectionnés aient la possibilité de poser
  des questions et de s’informer avant qu’ils n’aient à
  animer des ateliers de formation.
  Responsable : Responsable du succès
  Autres participants : Responsable de la mise en
  œuvre,
  champion(s) sectoriel(s)
  Échéance : 5 semaines avant le déploiement

Citrix | Kit d’adoption Citrix Workspace Premium | Guide de l’utilisateur champion                                                      15
Calendrier type

                              de 1 à 2 semaines avant le déploiement

  Assurer la formation des utilisateurs
  finaux

  Objectif : champions sectoriels pour faciliter le
  déroulement des ateliers de formation.
  Responsable : Champions sectoriels
  Autres participants : Utilisateurs finaux
  Échéance : 2 semaines avant le déploiement

                                                                         Demander un retour

                                                                         Objectif :
                                                                         Échanger régulièrement avec les différents
                                                                         champions.
                                                                         Demander aux utilisateurs finaux leur feed-back
                                                                         sincère.
                                                                         Responsable : Responsable du succès
                                                                         Autres participants : Champions sectoriels
                                                                         Échéance : 1 semaine avant le déploiement

Citrix | Kit d’adoption Citrix Workspace Premium | Guide de l’utilisateur champion                                         16
Toutes les ressources disponibles

                                                        Kit d’adoption complet :

                                                        Téléchargez et personnalisez votre kit complet de ressources :
                                                        https://citrix.sharefile.com/d-s2a960afeb234b148

                                                        Calendrier type :

                                                        Étapes recommandées pour la planification et la diffusion des
                                                        communications destinées à vos utilisateurs finaux.
                                                        Téléchargez et personnalisez votre calendrier :
                                                        https://citrix.sharefile.com/d-s010cda72f33458eb

                                                        Exemples d’emails :

                                                        En matière de changement, quel qu’il soit, on ne communique jamais assez.
                                                        C’est pourquoi nous vous proposons six exemples d’emails destinés à
                                                        informer vos utilisateurs finaux des avantages dont ils bénéficieront avec
                                                        Citrix Workspace. Nous vous conseillons de commencer à adresser ces
                                                        emails au moins six semaines avant votre date de lancement. Vous pouvez
                                                        vous appuyer sur le calendrier type pour faciliter votre travail de
                                                        planification et de mise en œuvre.
                                                        Téléchargez et personnalisez vos emails :
                                                        https://citrix.sharefile.com/d-s949b2b7dcca4e559

                                                        Guide de l’utilisateur final :

                                                        Ce guide accompagne l’utilisateur tout au long des étapes nécessaires au
                                                        démarrage avec Citrix Workspace.
                                                        Téléchargez et personnalisez votre guide de l’utilisateur final :
                                                        https://citrix.sharefile.com/d-sbe46c13d90a40a98

                                                        Flyers de rappel :

                                                        Imprimer et diffuser vos flyers dans des endroits fréquentés pour renforcer
                                                        la sensibilisation et faciliter la prise en main de Citrix Workspace.
                                                        Téléchargez et imprimez vos flyers de rappel :
                                                        https://citrix.sharefile.com/d-s8ff0afc2550480da

Citrix | Kit d’adoption Citrix Workspace Premium | Guide de l’utilisateur champion                                                    17
Continuer à générer de la valeur
                                                        Votre initiative pour mieux travailler avec Citrix Workspace ne s’achève pas
                                                        une fois le dernier email adressé ou la dernière formation achevée. Nous
                                                        vous encourageons à répéter et célébrer. Tout comme l’expérience de
                                                        Workspace, votre stratégie d’adoption par les utilisateurs finaux devrait
                                                        ainsi continuer à s’améliorer au fil du temps. Pour vous faciliter encore un
                                                        peu les choses, nous continuerons à mettre à votre disposition toutes les
                                                        dernières ressources sur citrix.fr/support/end-user-adoption.

                                                        Citrix souhaite recevoir vos impressions concernant votre
                                                        expérience de déploiement de Citrix Workspace. Dites-
                                                        nous ce que vous en pensez !

                                                        Ventes aux entreprises
                                                        Amérique du Nord | 800-424-8749
                                                        International | +1 408-790-8000
                                                        Sites
                                                        Siège social | 851 Cypress Creek Road Fort Lauderdale, FL 33309, États-Unis
                                                        Silicon Valley | 4988 Great America Parkway Santa Clara, CA 95054, États-Unis

                                                        ©2018 Citrix Systems, Inc. Tous droits réservés. Citrix, le logo Citrix et les autres marques citées dans le
                                                        présent document appartiennent à Citrix Systems, Inc. et/ou à l’une ou plusieurs de ses filiales, et peuvent
                                                        être déposés au USPTO (U.S. Patent and Trademark Office) aux États-Unis et dans d’autres pays. Toutes les
                                                        autres marques appartiennent à leur(s) propriétaire(s) respectif(s).

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