Le commerce électronique (EDI) - Rencontre avec l'industrie Jeudi 26 septembre 2019 - afisq
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Le commerce électronique (EDI)
Rencontre avec l’industrie
Jeudi 26 septembre 2019
En partenariat :
Comité tactique EDI
Groupes d’achats
MSSS
InterTrade
Au programme!
Orientations 6 transactions : État d’avancement
ministérielles et Pourquoi? du programme
réseau
Démo – Portail Web Prochaines étapes Enjeux / Questions
Orientations ministérielles et réseau
PROGRAMME EDI DU QUÉBEC
L’Échange de Données Informatisées (EDI)
• L’adoption de l’EDI par tous les établissements du RSSS au plus tard
d’ici l’implantation de SI-GFA.
• À partir du 1er janvier 2020, 80% des achats des établissements
effectués par transactions EDI déterminées ci-dessous, pour les
fournisseurs de fournitures médicales chirurgicales qui veulent faire
affaire avec le RSSS.
832 (Catalogue) 856 (Avis préalable d’expédition)
850 (Bon de commande) 810 (Facture)
855 (Confirmation du bon de commande) 867 (Rapport de ventes)
Orientations ministérielles et réseau
Portée du programme pour le 1er janvier 2020
• Les FOURNITURES médicales / chirurgicales, non inclus :
• Équipements médicaux
• Consignation
• Location d’appareil
• Honoraires professionnels
• Contrats de service
• Appel de service
• Exemples de dossiers concernés (liste non exhaustive) :
➢ Fournitures orthopédiques ➢ Électrodes ECG, EEG, papier graphique et accessoires
➢ Matériel de stérilisation ➢ Soins de plaies avancés
➢ Fournitures spécialisées ➢ Fournitures cliniques d’endoscopie digestive
➢ Cathéters intraveineux ➢ Agents hémostatiques
➢ Produits divers de soins ➢ Produits de perfusion et hypodermiques
➢ Sutures et laparoscopie ➢ Etc.
Orientations ministérielles et réseau
Portée du programme pour le 1er janvier 2020 (suite)
Pratico-pratique :
Pour le réseau……. quand on décide d’implanter l’EDI, c’est qu’on
souhaite améliorer nos façons de faire.
Très, très rapidement (en 2020), nous demanderons à tous les
fournisseurs, de toutes les catégories, d’utiliser l’EDI lorsque le volume
des transactions le justifiera.
% de fournisseur par catégorie de volume
Alors, 1%
7%
BON DE COMMANDE ANNUEL
> 100 000 (1 FOURNISSEUR)
pourquoi 46%
46% 10 000 À 99 999 (13 FOURNISSEURS)
attendre? 1 000 À 9 999 (86 FOURNISSEURS)
0 À 999 (86 FOURNISSEURS)
Comité tactique EDI
• C0-présidents
Carole Duhamel (MSSS)
Paul Harmat (CHUM)
• Cadres de 7 établissements
Sophie Boucher (CISSS de la Montérégie Est)
François Giasson (CIUSSS de la Capitale Nationale)
Renaud Lachapelle (CISSS de Lanaudière)
Diane Malaculeo (CUSM)
Étienne Vallée (CIUSSS du Saguenay Lac St-Jean)
Poste vacant
Poste vacant
• Cadres des 3 GAC
Pierre Fortin (GACEQ)
Patrick Baillargeon (GAC de l’Ouest)
Éric Lefebvre (SigmaSanté)
• InterTrade
Sophie-Barbara Désilets (Directrice, Services professionnels)
Stella Nico (Spécialiste implantation EDI)
Catarina Palhau (Spécialiste implantation EDI)
Groupes de travail opérationnel
• Groupe de travail no 1 – Adhésion des fournisseurs
Responsable : Éric Lefebvre (SigmaSanté)
• Groupe de travail no 2 – Produits en consignation
Responsable : Poste vacant
• Groupe de travail no 3 – Parrainage des établissements non actifs en EDI
Responsable : Paul Harmat (CHUM)
• Groupe de travail no 4 – Parrainage des établissements en début d’implantation EDI
Responsable : Paul Harmat (CHUM)
• Groupe de travail no 5 – Cartographie des étapes du processus de la commande parfaite
Responsable : Étienne Vallée (CIUSSS du Saguenay-Lac-St-Jean)
6 transactions : Pourquoi ?
867
L'Échange de données 850 Rapport de
ventes
Bon de
informatisé (EDI) est un échange commande
ordinateur à ordinateur de
documents commerciaux dans
un format électronique standard 832 855
entre les partenaires 810
Mises à jour du Confirmation
commerciaux. Facture
catalogue
de
commande
856
Avis
préalable
d'expédition
6 transactions : Pourquoi ?
832
La transaction qui devrait être au Catalogue
cœur de toutes les transactions:
EDI 832 - Catalogue
La transaction le moins utilisée,
pourquoi?
6 transactions : Pourquoi ?
Nous lançons un projet pour nettoyer notre base de données, puis un
autre projet, et encore un autre projet… mais nous ne nous concentrons
832
Catalogue
pas vraiment sur le maintien de la maintenir propre.
• Mettre à jour vos informations de contrat?
• Mettre à jour vos informations des produits non contractuels?
• La 832 est la seule transaction qui valide les taxes
Qui veut éliminer les écarts de facturation, et les
inefficiences associées?
Il suffit d'adopter la 832!6 transactions : Pourquoi ?
Pouvons-nous convenir qu'un processus manuel est
coûteux lorsque nous envoyons des télécopies ou utilisons
850
Bon de
le téléphone pour passer une commande d'achat? commande
Coûteux pour le fournisseur et pour nous6 transactions : Pourquoi ?
850
Nous Fournisseur Bon de
commande
Aucune réduction d'effort Éliminer la saisie de
pour nous puisque le fax est données pour créer la
automatisé aujourd'hui commande client
L'EDI est plus fiable, vous
n'avez plus à vous
demander si le fax a été
reçu par le fournisseur Si le fournisseur obtient la plupart des
avantages, pourquoi devrions-nous
nous en préoccuper?6 transactions : Pourquoi ?
Parce que les fournisseurs sont prêts à partager les
économies avec nous, mais tous les établissements
850
Bon de
doivent participer. commande
Pas vrai, vous doutez ……
Dans le cas d’un dossier régional d'achat groupé négocié
par SigmaSanté, un des fournisseurs a offert un rabais de
0,5% pour les hôpitaux qui utilisaient l'EDI.
Dossier de 25M$......125 000$ d’économies par année,
avec juste un fournisseur, uniquement pour la région
de Montréal / Laval.
(Dossier 615 – SigmaSanté)6 transactions : Pourquoi ?
850
Bon de
Cette transaction fonctionne-t-elle bien? commande
Vous êtes nombreux à savoir que nous sommes actuellement mis
au défi dans le traitement de cette transaction lors de l’achat des
produits de CONSIGNATION.
Nous devrons travailler ensemble pour améliorer la situation
actuelle.6 transactions : Pourquoi ?
Pouvons-nous convenir que le suivi des 855
confirmations de commande est une tâche qui Confirmation
de
est extrêmement manuelle et très inefficace ? commande6 transactions : Pourquoi ?
Pourquoi disons-nous que cette 855
tâche qui est extrêmement manuelle et très Confirmation
inefficace? de
commande
Nous Fournisseur
Sur réception du fax, à quel Si les modifications ne sont
acheteur devront-nous le pas traitées avant l'entrée
remettre? de la marchandise, cela
pourrait entraîner des
Délai, reçu après...
retards dans le processus de
24 heures... plus?
paiement.
A-t-il été reçu?
BO identifié rapidement?6 transactions : Pourquoi ?
En utilisant l'EDI, le délai moyen pour recevoir
855
Confirmation
une confirmation est inférieur à 30 minutes! de
commande6 transactions : Pourquoi ?
856
Réception de marchandises traditionnelle : Avis
préalable
d’expédition
• Saisie manuelle des données... pourrait entraîner des (ASN)
erreurs de saisie
• La saisie manuelle des données n'est pas efficace
• Pas de visibilité anticipée lorsque le camion arrivera6 transactions : Pourquoi ?
856
Avis
préalable
d’expédition
(ASN)
Est-ce que le personnel du quai de réception de HSCM travaille plus fort que
dans les autres hôpitaux... quel est leur secret…?
Se peut-il qu’ils aient adopté la transaction 856 d’une façon précoce?6 transactions : Pourquoi ?
856
Avis
préalable
Cette transaction fonctionne-t-elle bien? d’expédition
(ASN)
Cette transaction fonctionne bien, mais pouvons-nous en
faire un meilleur usage? Les accréditations nous demandent
de suivre les numéros de lot jusqu’au point d’utilisation.
Cette transaction peut-elle nous aider à relever ce défi?6 transactions : Pourquoi ?
Traitement de facture traditionnelle : 810
Facture
• Saisie manuelle des données ... pourrait entraîner des
erreurs de saisie
• La saisie manuelle des données n'est pas efficace
• Les factures envoyées par courrier font qu'il est difficile de
profiter des paiements d'escompte
• Problèmes fiscaux (taxes)... aucune validation dans le
processus d'approvisionnement6 transactions : Pourquoi ?
L’avantage majeur de la transaction 810 est 810
les réelles économies Facture
CHUM CUSM
Facture EDI - par heure - Par ETC 98 98
Facture non - EDI - numérisé, par 40
heure - Par ETC
Facture non - EDI - saisie 7
manuelle, par heure - Par ETC
* Établissement typique a plus de 100 000 factures chaque année6 transactions : Pourquoi ?
810
Facture6 transactions : Pourquoi ?
867
• Assurer une meilleure conformité avec les contrats avec les différents
Rapport de
ventes
partenaires du réseau de la santé du Québec
• Les rapports de ventes sont utilisés dans la production de bilan
trimestriel adressé aux établissements
• Transaction échangée seulement entre les fournisseurs et les GAC
• Échanger des données plus précises sur la consommation des
produits et des services qui sont à contrat via les GAC
• Assurer un suivi accru du volume des ventes projetées versus les
ventes réellesEt la transaction 997…?
997
• La transaction 997, accusé de réception, est communiquée entre Accusé de
réception
les partenaires EDI lorsqu'il y a eu une transmission de transaction
(832, 850, 855, 856, 810, 867) dans l'environnement EDI.
• Confirme la réception d’un ensemble transactionnel EDI, par les
deux partenaires.
• Confirme que le document EDI a été reçu.
• Peut être utilisée pour définir les structures de contrôle d’un
ensemble d’accusés de réception afin d’indiquer les résultats de
l’analyse syntaxique des documents codés électroniquement.État d’avancement du programme
• 32 établissements recensés
• 11 établissements avancés dans le déploiement EDI
• 18 établissements participants au projet d’accompagnement EDI du MSSS
• 3 établissements sans module EDI
• Au mois de septembre 2019 :
57% d’activités EDI en achats de produits médicaux chirurgicauxÉtat d’avancement du programme
Les 11 établissements qui ne requièrent pas l’aide EDI du
MSSS, font 67% des achats médicaux chirurgicaux en EDI :
➢ Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine ➢ CISSS de la Montérégie-Est
➢ Centre hospitalier de l’Université de Montréal ➢ CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal
➢ Centre universitaire de santé McGill ➢ CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal
➢ CHU de Québec – Université Laval ➢ CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal
➢ CISSS de Lanaudière
➢ Institut de Cardiologie de Montréal
➢ CISSS de la Côte-NordProjet d’accompagnement EDI
des établissements
Accompagnement des établissements par Gestion Informatique A.L. (GIAL)
Pour chaque établissement :
• Choix de 6 fournisseurs en fournitures médicales chirurgicales
• Extraction des données exécutée par le fournisseur GRM
• Les fournisseurs sélectionnés seront sollicités une seule fois pour tous les
établissements qui les ont choisis
GIAL fera la comparaison des bases de données pour produire un
fichier d’items à modifier et/ou corriger.Portrait des fournisseurs actifs du RSSS
• 126 fournisseurs ciblés
• 71 fournisseurs inscrits
• 50 fournisseurs actifs dont 40 fournisseurs médicaux chirurgicaux
➢ 3 fournisseurs médicaux chirurgicaux offrent les 6 transactions EDI
➢ 7 fournisseurs médicaux chirurgicaux offrent 5 sur 6 transactions EDI
➢ 11 fournisseurs médicaux chirurgicaux offrent 4 transactions minimum
Total de 21 fournisseurs conformes seulement
ou 52% des fournisseurs médicaux chirurgicaux actifsPortrait des fournisseurs actifs du RSSS –
Août 2019Portrait des fournisseurs actifs du RSSS –
Août 2019Évolution du programme
Démo – Portail Web EDI
Prochaines étapes • Prochaines communications • Impact contractuel et des autres projets • Campagne d’embarquement InterTrade
Échéancier EDI -
Prochaines étapes
• Octobre 2019
Prochain bulletin Programme EDI du Québec
• 27 novembre 2019
Journée de partage d’expertise EDI pour le RSSS
EN DISCUSSION :
• 1er mars 2020
80% des fournitures de laboratoire, de radiologie,
d’entretien ménager, de bureau et d’alimentation
• 1er juin 2020
80% des médicamentsImpact contractuel • Publication sur le site WEB des GAC, d’un bulletin des partenaires EDI du réseau de la santé qui ont complétés les 4 transactions obligatoires (850, 855, 856, 810) à compter de octobre 2019. • Souplesse et délai total de 6 mois dans l’application de l’obligation à compter de janvier 2020. • Un préavis de 3 mois au FOURNISSEUR avant le terme. • Au terme du 6 mois, émission d’un rapport dont le rendement sera jugé insatisfaisant par le donneur d’ouvrage. Ce rapport pourrait être utilisé pour mettre fin au contrat en cours ou dans nos futurs appels d’offres pour discriminer le FOURNISSEUR dans l’obtention de nouveaux contrats de groupe.
Centre d’acquisitions
gouvernementales (CAG)
• Dépôt du projet de Loi 39 le 18 septembre 2019 – Loi visant principalement à instituer le Centre
d’acquisitions gouvernementales et Infrastructures technologiques Québec.
• Le CAG sera en place au 1er janvier 2020.
• Maximiser l’expertise des ressources dédiées aux achats regroupés des 3 Groupes
d’approvisionnement en commun du réseau, de Collecto Services regroupés en éducation et du
Centre de services partagés du Québec (CSPQ).
• Selon le modèle d’achats regroupés basés sur les pratiques actuelles du réseau de la santé.
➢ L’offre de services des GAC est maintenue
➢ Les contrats en cours ne sont pas affectés
➢ Les liens avec les partenaires sont maintenus
➢ En résumé: Continuité des activités de la même manièreProjet SIGFA
Le projet SIGFA aurait-il un impact sur l'EDI?
• Les normes EDI ne devraient pas changer, quel que soit le système
• Des données propres sont une condition préalable au projet
• SIGFA apportera une meilleure standardisation des pratiques d'affaires
• SIGFA pourra certainement nous aider être plus efficace avec les autres
fournisseurs non EDI (numérisation ou portail fournisseur)InterTrade │ À propos de nous
• Membre de la famille de Technologies Intéractives Médiagrif
• Échange de documents d’affaires de la chaîne d’approvisionnement
depuis plus de 20 ans!
• Responsable du programme du Réseau EDI de la Santé depuis près de
10 ans!
• Participant actif dans le Comité Tactique du Réseau EDI du Ministère
de la Santé depuis près de 10 ans!
• Des clients supportés par une équipe d’experts EDI chevronnée!InterTrade │ À propos de nous
« Notre expérience avec InterTrade dans les 10 dernières années n’a été que positive! Leur équipe de
professionnels répond à tous nos besoins et livre constamment une expérience globale de qualité! Je les
recommande fortement. »
Phamus Provencher, Analyste sénior, Analytique et Système, Opérations des achats pour McKessonUne équipe expérimentée et dédiée au service des
établissements et des fournisseurs du Réseau de la Santé!
Une équipe sur qui vous pouvez compter!
Sophie Barbara Désilets Angela Tortorici
David Gutman
Directrice, Services professionnels
Coordonnateur GTM, Projet MSSS Coordonnatrice, Réseau EDI
Réseau EDI
Stella Nico Monica Greenwood Catarina Palhau
Spécialiste Implantation EDI Spécialiste Implantation EDI Spécialiste Implantation EDI
Gestionnaire de programme MSSS Gestionnaire Programme Web EDI Responsable de la Formation
Wajdi AbiNader
Représentant technique
Équipe Ventes interne
Linda Comito
Stephanie Snow
Aaron Cramer
Valérie BishopDes solutions pour rencontrer les exigences pour tout
type de fournisseurs!
Documents requis Solutions
832 Catalogue de produits • Portail Web EDI prêt à être utilisé pour tous les
fournisseurs du MSSS non-EDI (Nouveau!)
850 Bon de commande
• Service de Réseau à valeur ajoutée VAN
855 Confirmation de commande
• Services EDI gérés – Intégration à votre système
856 Avis d’expédition avancé GRM
810 Facture • Notre équipe d’experts devient votre équipe EDI
867 Rapport de transfert et de (une extension de votre département des T.I.)
revente de produit • Tests de conformité des transactions – Vous
pouvez conserver votre fournisseur VANCampagne d’embarquement Fournisseurs prioritaires : Médicaux chirurgicaux Lettre d’invitation envoyée aux fournisseurs prioritaires comportant un lien pour s’inscrire par courriel ou par téléphone. Question sur le choix de la meilleure solution pour rencontrer les exigences? Nous joindre : Tél. : 1-800-873-7803 https://solutions.intertrade.com/msss/ msssedi-intertrade@intertrade.com
Enjeux / Questions
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