LE PREMIER " LABORATOIRE À IDÉES " DESTINÉ AUX DÉCIDEURS ENGAGÉS DANS LA TRANSFORMATION DU PROCESSUS PROCURE-TO-PAY - Débats et benchmarking entre ...
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LE PREMIER « LABORATOIRE À IDÉES » DESTINÉ AUX
DÉCIDEURS ENGAGÉS DANS LA TRANSFORMATION
DU PROCESSUS PROCURE-TO-PAY
Débats et benchmarking entre pairs
Livre blanc de la saison 1
P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
L’Édito de Tradeshift
Dans la réalité quotidienne vécue par les entreprises, le processus P2P est souvent
loin d’être linéaire et fluide. En pleine transformation digitale, il est aussi l’objet
d’interrogations, de remaniements et de souhaits d’optimisation. Un vrai challenge
pour tous, utilisateurs de solutions comme éditeurs.
Fédérer une communauté dynamique de pairs autour des processus P2P, tel était
notre souhait lorsque nous avons créé ce P2P Benchmarking Lab. Lieu privilégié
d’échanges entre participants de tous horizons, il est aussi le lieu de l’analyse des
meilleures pratiques, de la créativité et de l’inspiration.
Permettre aux participants d’échanger sur les sujets brûlants de l’actualité de tous les
métiers concernés quatre fois par an, dans un contexte favorable au débat, est une
mission enthousiasmante.
La première saison a été un véritable succès ! Tout le monde s’est prêté au jeu, les
échanges ont été riches et fructueux, tant sur le plan humain que sur le plan des idées
partagées.
La saison 2 est d’ores et déjà lancée. Et nous avons hâte d’échanger avec vous !
Bruno Garrett
Account Executive
TRADESHIFT
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P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1 P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
Le concept Les membres
du Comité Fondateur
Échanger & anticiper pour innover
Le principe est d’offrir aux Directeurs en charge du processus Procure-to-Pay, un
espace de partage d’expériences, de visions et de convictions sur la transformation
digitale du processus P2P. Chaque membre contribue autant qu’il bénéficie à la
définition collaborative des meilleures pratiques de la communauté, dans un cadre
confidentiel et restreint, entre pairs.
Adecco Air liquide Eiffage Global
Stéphane Fitoussi Jean-Luc Bergereau Services
Solution manager Procurement Jean-Philippe Faure
Solutions Externes, Operations Director Directeur Général
EDI & Editique (P2P & BI)
Sur le fond Sur la forme
Placer le benchmark et Tables rondes réservées
le partage d’expériences à une vingtaine de
au cœur du dispositif décideurs qui partagent
des enjeux communs
Position de Contribution Europcar Safran Group The Estée Lauder
TRADESHIFT des membres Sophie Dixon Arnaud Tresarrieu-Bésincq companies
Tradeshift se positionne Le format, les sujets, Directrice des achats CSP Finance Groupe / Emilie Guibal
uniquement comme les questions sont Groupe Transformation EMEA Finance Director
facilitateur d’échanges définis au préalable P2P/AP
et un animateur de par des membres
débats représentatifs (et
précurseurs) de la
communauté
4 5
Programme des rencontres 2020 | P2P Benchmarking Lab P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
La crise sanitaire a exacerbé la digitalisation En parallèle, certains processus trop ar-
de certains processus : l’impossibilité d’éta- chaïques et trop lourds étaient déjà forte-
blir et de recevoir des factures papier a accé- ment remis en question.
léré la transmission de factures digitalisées.
Avec le chômage partiel, les effectifs réduits
ont mis en avant la nécessité absolue de trou-
+ 50 %
des dirigeants considéraient
ver de nouveaux gains de productivité. Cette
présence asynchrone des effectifs sur le lieu que le retard en termes de
de travail couplée au travail à distance a fait digitalisation représente un
disparaître certains échanges informels. Cela risque majeur pour l’entreprise.
a fait émerger le besoin d’utiliser au quotidien (*selon une étude Gartner sur les risques, datant de juin 2019 )
des outils intuitifs, collaboratifs et simples,
permettant plus de traçabilité. La crise a per-
mis l’accélération de l’adoption de ces outils Enfin, l’entrée en vigueur de la nouvelle loi
digitaux connectés. de finances à horizon 2023/2025 oblige, dès
maintenant, à penser à la mise en place de
la facturation électronique et du « e-repor-
360% ting ».
d’augmentation des connexions
La digitalisation est donc l’enjeu majeur du
d’entreprises sur la plateforme moment !
Tradeshift depuis 2020
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P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1 P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
La crise du Covid-19 a été un véritable soins des principaux acteurs du processus. Le
« stress test » des systèmes P2P en tout, articulé dans une transformation digitale
place, et donc de leur gouvernance. intelligente qui aborde le changement dans sa
Aujourd’hui, les entreprises font face globalité : outils, processus, facteur humain….
à la nécessité de se transformer pour
une gouvernance P2P plus optimale. La transformation digitale accélère
Quels acteurs entrent alors en jeu dans tous les processus internes
la redéfinition de cette gouvernance ?
Quelle direction emprunter, et quelles La transformation digitale est un objectif im-
synergies créer en interne ? portant et stratégique pour les entreprises.
Au sein de cette transformation, on trouve
1. l’amélioration des processus existants ou
L’importance d’un modèle l’implantation de nouveaux processus et
de gouvernance outils.
« dans l’air du temps »
Dans le cadre d’un processus P2P, qui re-
Vers une gouvernance Lors de cette saison 1 du P2P Benchmarking groupe des acteurs aux métiers très différents
1 P2P plus dynamique
Lab, les participants ont évoqué la nécessité,
avec la crise et les coupes budgétaires, de
créer rapidement des interactions et une meil-
d’un bout à l’autre de la chaîne, la dimension
digitale peut aider à une gouvernance plus
unifiée, et à un processus plus clair pour cha-
et plus agile leure coordination entre les différentes fonc-
tions et parties prenantes du processus P2P.
cun, avec la possibilité :
• pour la direction financière, d’avoir une vi-
Si le modèle de gouvernance P2P idéal sibilité sur l’ensemble du processus avec
n’existe pas, les participants font toutefois des indicateurs plus parlants ;
part du besoin de tendre vers une gouver- • pour les achats, de maîtriser la dépense et
nance plus claire, unifiée, répondant aux be- d’utiliser les meilleurs scenarii en évitant les
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P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1 P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
écueils et les risques ; cement du réglement de leur facture. Bien qu’acteurs externes, les fournisseurs
• pour les métiers de la comptabilité, d’avoir Achats et Finance peuvent, par exemple, tra- Cette approche plus qualitative implique da- jouent un rôle clé dans le processus car dès
une meilleure maîtrise de la facture ; vailler ensemble sur l’approbation des achats. vantage la réflexion de ceux qui sont au quo- l’envoi de leur facture, ils veulent pouvoir
• pour les fournisseurs, de transmettre plus tidien sur les processus. suivre son évolution jusqu’au paiement.
facilement leurs factures et d’avoir accès Ils peuvent travailler ensemble également En parallèle, les fournisseurs seront soumis
au suivi de leur traitement. sur la question des fournisseurs (enrôlement, La DSI : un acteur qui reste clé d’ici peu à la réglementation les obligeant à
gestion, suivi, évaluation…). Des personnes, à La digitalisation accélère la nécessité de stan- faire parvenir leurs factures au format élec-
2. la fois en contact avec les opérationnels et les dardiser les processus. Dans le cadre d’une tronique. Il est donc important de les enrôler
Des enjeux forts de fournisseurs, peuvent aider à la simplification digitalisation du processus P2P, les directions dans le projet de digitalisation, quelle que soit
communication et de du processus. De même, des équipes peuvent Achat et Finance doivent travailler de pair et leur taille.
co-construction interne être dédiées à plein temps à l’enrôlement d’un en cohésion avec la DSI. Ce regard est essen-
grand nombre de fournisseurs. tiel pour repenser l’existant du point de vue
En temps de crise ou de transformation ma- des besoins, des usages et des possibilités
jeure notamment, une posture agile s’avère Tous les acteurs internes et techniques.
nécessaire, tant du point de vue des outils que externes du P2P deviennent parties Même si les solutions P2P sont de plus en
de la gouvernance. Il est nécessaire d’unifier prenantes plus orientées vers les métiers, il ne faut pas
“
rapidement les processus de validation. Par négliger le rôle de l’univers IT. Il n’est pas
exemple, sur toutes les questions liées à la Les équipes : de nouveaux rôles plus forcément question de révolutionner ni de
digitalisation des factures, sur leur traitement transversaux ! changer complètement les outils des métiers « Pour mener à bien un
et l’approbation des paiements. La digitalisation redistribue les cartes au ni- opérationnels du jour au lendemain. projet P2P , il faut tout
veau des métiers. d’abord bien choisir son
D’une manière générale, dans le cadre d’une Par exemple, les métiers de comptabilité Lorsque des solutions 100% cloud, permet- partenaire et signer un
transformation digitale, les processus se flui- peuvent se voir confier davantage de missions tant de traiter un processus dans son entiè- accord équilibré avec lui. Il
difient et les rôles se décloisonnent, ce qui de contrôle, avec un rôle incluant davantage reté, sont adoptées, le regard technique et
faut ensuite travailler aussi
crée du « business partnering ». de « business partnering ». De manière géné- stratégique de la DSI permet alors d’aider à
rale, la profession des comptables est de toute la simplification et à la standardisation des avec la DSI, car la plate-
Achats et Finance : façon en pleine transformation : avec la digi- processus. Ce travail partagé peut aider à forme doit être connectée
vers une gouvernance partagée ? talisation, il est question de gagner du temps préparer l’adoption des nouveaux outils. à l’ERP. Il est important de
sur des tâches de saisie pour faire de plus en bien travailler sur les pro-
L’efficience du P2P implique un raccourcis- plus d’analyses. Cela favorise la progression in- Les fournisseurs, une partie prenante cessus, de les simplifier,
sement des circuits de validation (temps, dividuelle ainsi que la transversalité et participe devenue incontournable
de les standardiser. »
durée). C’est ici que se joue la complémen- à la transformation de la fonction comptable Les processus Procure-to-Pay étaient jusqu’à
tarité entre les directions Finance et Achats, vers un rôle de « business partnering interne ». présent très orientés vers les utilisateurs , et
Dominique Defache,
des interlocuteurs permanents qui doivent Un gain de temps précieux, car les comptables très peu vers les fournisseurs. Aujourd’hui, il
Responsable
désormais travailler de pair, dans une logique passent encore un temps considérable à cor- est nécessaire de déplacer ce curseur et d’in-
Département Comptabilité
de gouvernance commune. Ces fonctions riger des erreurs sur des factures. Ils passent clure massivement les fournisseurs, en leur Finances, Française des Jeux
doivent s’accorder et porter toute leur atten- également plus d’un quart de leur temps à permettant notamment d’avoir une meilleure
tion sur la réussite du processus P2P. renseigner les fournisseurs sur l’état d’avan- traçabilité de leurs flux, grâce à la digitalisation.
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P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1 P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
Pour certains fournisseurs, de taille modeste, miser sur une constante complémentarité des concerne pas seulement les solutions, mais Choisir des outils suscitant l’adhésion
investir pour adhérer à une plateforme P2P systèmes et des hommes, permettant d’amé- aussi les processus et les comportements. Si Les attentes communes des utilisateurs se
mise en place par leurs clients n’est pas envi- liorer les pratiques et la qualité des données la digitalisation apporte des choses, elle en cristallisent sur l’acquisition de solutions ré-
sageable. De plus, ils ne peuvent pas être en- qui circulent à chaque étape. supprime également : c’est un vrai enjeu, car pondant à plusieurs critères :
rôlés sur les plateformes de tous leurs clients. certains processus ancrés depuis toujours • des solutions conviviales, à l’image des
Plusieurs étapes et facteurs à observer sont amenés à disparaître. Cela modifie alors outils de la vie quotidienne (applications,
Les enrôler ne signifie pas les obliger à adop- L’adhésion de tous les acteurs est un facteur la nature même des métiers. L’impact humain e-mails, réseaux sociaux…) ;
ter 100% des fonctionnalités d’une plate- de succès auquel il faut accorder du temps. est donc à prendre en considération. • intuitives, c’est-à-dire ne nécessitant pas
forme. Au contraire, l’idée est de pouvoir Le projet de digitalisation doit être bien pensé de formation fastidieuse au préalable ;
leur permettre d’aller sur la plateforme pour en amont et partagé avec les opérationnels. • utiles, car un outil dont on ne voit pas l’uti-
“
y déposer leurs factures simplement et faci- Ce n’est pas l’outil seul qui va révolutionner et lité est délaissé et non utilisé.
lement, au format électronique de leur choix. susciter le changement, c’est un changement • Au-delà de l’utilité, l’apport d’une vraie
La Française des Jeux a mis
L’enjeu est d’apporter de la valeur aux four- bien préparé qui va contribuer à l’adoption valeur pour l’utilisateur est attendu.
nisseurs. C’est la clé de la réussite. plus efficace de l’outil. en place un processus P2P au
Aider les fournisseurs à adopter un format service des opérationnels et des L’outil doit donc être centré sur l’utilisateur :
de facturation 100% dématérialisé est donc Il est alors important de : fournisseurs, avec une gouver- il peut être adopté rapidement, s’il est facile
la priorité. • Recueillir les besoins nance resserrée interne et externe, à utiliser.
• Communiquer sur les objectifs attachée à payer les fournisseurs
3. • Accompagner l’adoption du changement, La crise a accéléré le succès déjà grandissant
rapidement. Deux tiers de nos bons
L’importance du change notamment en ne négligeant pas l’aspect des solutions Cloud, répondant à ces critères
management humain. de commandes et de nos factures d’ergonomie, de convivialité et de valeur ajou-
• Prévoir des étapes-clés bien définies, des sont totalement dématérialisés via tée. En effet, ces solutions favorisent la conti-
La digitalisation est la clé de voûte du change- communications, des supports d’accom- la plateforme. » nuité opérationnelle, même en télétravail. De
ment des processus P2P, pour aller vers plus de pagnement (comme des tutoriels) à des- plus, elles permettent le travail collaboratif.
fluidité et de simplicité. Tout le monde y gagne tination des équipes… Dominique Defache,
: acheteurs et clients internes, fournisseurs et Responsable Département Comptabilité
clients externes. Les entreprises doivent aussi La problématique de change management ne Finances, Française des Jeux
Dans les prochaines rencontres du P2P
Benchmarking Lab, la thématique de la transformation
digitale et de la conduite du changement sera
développée avec les retours d’expérience des
LAB
participants : principaux challenges, freins, clés de
SAISON 2
succès pour insuffler une nouvelle pratique P2P.
Comme toujours, les échanges seront nourris par les
meilleures pratiques de la communauté.
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P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1 P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
L’analyse de KPIs est une piste d’amélio- Un indicateur pour être pertinent doit être
ration dans beaucoup d’entreprises. Les utile !
tableaux de bord existants permettent Les utilisateurs recherchent de plus en plus
aujourd’hui de mesurer un certain de facteurs qualitatifs, pour améliorer la per-
nombre d’indicateurs, mais certains formance et bien comprendre les blocages à
manquent encore aux utilisateurs, tous les niveaux.
qui souhaiteraient pouvoir avoir une
évaluation complète et réaliste de la Un besoin de données permettant
performance. de suivre le processus dans son
intégralité
L’exploitation et l’analyse des tableaux de bord
sont importantes pour mesurer les données Le souhait des utilisateurs est de mettre en
directes liées ainsi que pour définir des plans place des KPIs à chaque étape du processus
d’actions futurs. L’enjeu est donc de définir P2P, par exemple pour :
clairement les besoins en termes d’indicateurs • suivre le respect des délais de paiement des
pertinents, d’identifier ceux qui permettent fournisseurs : nombre de factures payées
Construire d’avoir de véritables leviers d’actions sur l’amé-
lioration du processus.
dans les délais, le nombre de jours moyens
de paiement des factures…
2 des tableaux de bord 1.
• suivre les facturations bloquées ;
• observer la croissance des places de mar-
Quelles données prendre
plus efficients en compte pour les
ché mises en place ;
• évaluer le niveau de l’automatisation des
tableaux de bord ? flux : de la demande d’achats jusqu’à la ré-
ception/facturation ;
État des lieux : des données de • analyser la satisfaction fournisseur.
mesure macro
Aujourd’hui, l’indicateur le plus important reste
Pour l’instant, les retours des utilisateurs font celui qui permet de savoir si une facture a été
état d’une analyse trop « macro » ; ils sou- payée en temps et en heure.
haitent avoir plus de détails.
Une des problématiques est liée à la disponi- Au cours des prochaines rencontres du P2P
bilité encore trop hétérogène de l’information : Benchmarking Lab, les participants pourront
• Pour les flux qui ne sont pas encore digita- creuser la réflexion autour de l’enjeu central
lisés, comme par exemple la réception des des délais de paiement au sein de la stratégie
factures papier qui est difficilement voire P2P.
non mesurable.
• L’hétérogénéité des systèmes et solutions
utilisés est aussi un frein.
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P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
multi-critères, sur des KPIs plus fins mais Comment intégrer les tableaux de
aussi plus transversaux. bord et modéliser des scenarii à
• mesurer la satisfaction fournisseur. partir des données ?
Une analyse qui puisse être suivie de Les plateformes d’échanges digitaux, comme
plans d’actions Tradeshift, sont de formidables réceptacles de
Régularité et partage des indicateurs avec données :
les métiers et l’ensemble de la chaîne sont • transactionnelles (factures, PO, devis, …),
essentiels. • qualitatives (commentaires, notifications de
Sans exploitation, la donnée ne sert à rien, statuts, niveaux de workflows…)
mais pour être bien exploitée elle nécessite • informatives destinées à la mise à jour des
un traitement. fiches fournisseurs, par exemple,
Les entreprises peuvent profiter de la digi- • ou encore comptables et analytiques.
talisation pour mettre en place une politique
d’amélioration de la qualité des données. Aujourd’hui, à l’ère du Big Data, on parle de
Enfin, il ne faut pas complexifier le flux avec « DataLake » offrant la « matière première »
trop de données. aux différents outils de reporting et BI.
3.
Une meilleure
visibilité dans la mesure
2. Quels nouveaux KPIs adopter ? de la performance
Mesure, analyse et action !
Des KPIs de mesure mais aussi d’ana- Le pilotage des KPIs est un vrai sujet : comment
La nécessité de tableaux de bord lyse sont recherchés pour : suivre l’évolution des indicateurs ? Comment les
plus pertinents, permettant de • pouvoir mesurer à chaque étape du proces- améliorer au fil du temps ? Quelle capacité ont
retracer des scénarii sus les délais de traitement, avec identifica- les métiers pour agir et réagir à court terme ?
tion des causes et défaillances ;
Ce qui manque aux utilisateurs généralement, • permettre une meilleure gestion des réfé-
ce sont des KPIs permettant de faire des ana- rentiels de données, avec une mesure de la
lyses causales, mais permettant aussi une cor- qualité de ces référentiels ;
rélation avec des événements en amont de ma- • simuler des situations: voir l’impact du
nière très industrialisée (ex : analyser les causes changement d’une variable sur l’indicateur
de retard de paiement.) Les métiers aimeraient final P2P ; Pour un meilleur pilotage et une bonne exploitation
pouvoir faire des focus sur des éléments précis • avoir des analyses sur le délai moyen entre la des KPIs les plus pertinents, la qualité de la donnée
du processus, pour effectuer des ajustements date de facture et la date de réception de la est l’affaire de chacun. Au cours des prochaines
ou des rectifications en temps réel. facture, ou encore voir le statut des factures
LAB rencontres du P2P Benchmarking Lab, l’enjeu de
Il y a encore du chemin à faire pour que le flux en fonction de leur date d’échéance, etc.
soit transparent de bout en bout. • pouvoir faire des extractions simplifiées et
SAISON 2
gouvernance des datas sera débattu, au travers du
prisme de la sécurité et de la responsabilisation.
16 17P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1 P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
Simplifier les processus P2P
un enjeu tourné vers L’expérience utilisateur est fondamentale, Qui sont les utilisateurs ?
elle peut déterminer l’adoption de l’outil. • les prescripteurs et demandeurs, ceux
l’utilisateur Il s’agit du ressenti de l’utilisateur : ses qui effectuent l’acte de commande via la
perceptions, ses réactions lorsqu’il utilise plateforme ;
l’outil Procure-to-Pay. C’est pourquoi il • le service des Achats : une solution de va-
est recommandé de simplifier et de stan- lidation donnant de la visibilité ;
dardiser les processus. • les comptables ;
• Les fournisseurs, parties prenantes très
importantes dans ce processus.
Simplifier les processus FOCUS SUR...
3 P2P un enjeu tourné La Loi de finances
Vers une généralisation de la facture électronique
vers l’utilisateur
Avec la loi de finances, la facture électronique devient petit à petit une obliga-
tion pour les paiements entre entreprises.
« L’article 153 de la loi de finances pour 2020 prévoit, d’une part, l’émission
obligatoire des factures entre assujettis à la TVA de manière dématérialisée et,
d’autre part, la transmission à l’administration fiscale des données figurant sur
ces factures. »
Source : Assemblée Nationale - Amendement 3360C
Au 1er janvier 2023, toutes les entreprises devront accepter de recevoir les fac-
tures sous format électronique.
Et entre 2023 et 2025, de façon progressive en fonction de leur taille, les entre-
prises devront également émettre toutes leurs factures au format électronique :
en 2023 pour les grandes entreprises, en 2024 pour les ETI, et en 2025 pour les
PME et TPE.
Source : Archimag
18 19P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1 P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
demande d’achat en commande, avec idéa- des tâches répétitives sans risque d’erreurs
1. lement la centralisation de tous les catalogues • Mais aussi des avantages financiers : bien
Un enjeu de fluidification fournisseurs. que ce ne soit pas le bénéfice qui arrive
et de standardisation des Pour les achats plus complexes ou immaté- en premier, la simplification des processus
processus récurrents riels (de type : prestation de conseil), l’enjeu est notamment avec la digitalisation à terme
Longtemps focalisées sur les fonctionnalités,
les solutions P2P sont maintenant davantage
centrées sur les interfaces utilisateurs. Celles-
“
« Dans le processus de
fluidification, il est im-
d’avoir un processus ad hoc et une plateforme
ou application dédiée, permettant à la fois le
benchmarking et l’achat en lui-même.
Pour tout ce qui est lié à la transmission des
des gains financiers et de productivité,
obtenus par exemple grâce à l’économie
du papier, contrairement aux documents
papier.
ci doivent alors être les plus simples et fluides portant de bien cadrer ce factures, il faut ménager une meilleure visibi- • Des avantages sur le plan humain : en
possibles. que l’on veut simplifier : lité pour les fournisseurs et mieux encadrer la facilitant la tâche des collaborateurs, on
jusqu’où on veut aller ? relation contractuelle. Et en 2023 il sera temps ménage un temps « humain » de meilleure
Le P2P, Purchase to Pay, regroupe l’ensemble Doit-on intégrer tous les d’avoir défini sa stratégie globale de digitali- qualité : le fait de choisir de digitaliser les
des activités couvrant le cycle de vie d’un flux ? De même, pour la sation des documents. factures dégage les collaborateurs de
achat : création de la demande d’achat, appro- tâches à faible valeur ajoutée.
mise en place de l’au-
bation de cette demande, transformation de 2. • Enfin, des avantages contractuels : appor-
cette demande en commande, transmission tomatisation, il faut bien Les avantages de ter des services fluides permet de fidéli-
de la commande vers un fournisseur, réception définir ce que l’on veut la simplification ser les fournisseurs. Simplifier le proces-
de la marchandises, réception de la facture, mettre en place et ne pas sus P2P apporte de la transparence, de la
comptabilisation de la facture (incluant la sous-estimer la phase La digitalisation est l’outil du changement collaboration en temps réel et permet de
gestion des exceptions et des litiges avec le d’intégration avec l’ERP. » des processus P2P, pour aller vers plus réduire les délais de paiement, voire d’ef-
fournisseur) et enfin, le paiement de la facture. de fluidité et de simplicité. Tout le monde fectuer des paiements anticipés.
Ces nombreuses étapes sont dépendantes les y gagne : acheteurs, fournisseurs et clients.
Xavier Jegard,
unes des autres et impliquent beaucoup d’ac- Directeur Comptabilité Les entreprises doivent aussi miser sur une La simplification passe aussi par l’automati-
teurs et de parties prenantes différentes, aux Consolidation, Eramet constante complémentarité des systèmes et sation, qui préserve les équipes des tâches
profils hétérogènes et donc, une expérience des hommes, permettant d’améliorer les pra- répétitives et diminue des risques d’erreur et
utilisateur multiple et complexe. tiques et la qualité des données qui circulent de fraude. L’Intelligence Artificielle peut quant
à chaque étape. à elle apporter une vraie valeur ajoutée à tout
le processus P2P.
La simplification doit commencer dès le début Simplifier les processus génère des avantages Par exemple, donner lieu à l’utilisation de
du processus P2P, avec une optimisation des de plusieurs natures : données générées par des commandes an-
commandes passées. Il faut rendre le flux de • L’optimisation de tout le processus, térieures pour effectuer des recommandations
passation de commandes le plus simple pos- avec la digitalisation des documents, qui de plus en plus pertinentes à l’utilisateur.
sible, et permettre collaboration et traçabilité arrivent en quelques secondes seulement Cela permettrait aussi la détection de pro-
afin de générer des gains de productivité par dans les Systèmes d’Information. blèmes en temps réel dans le cycle P2P.
la suite. • La réduction des erreurs : par exemple,
Pour les achats simples, l’enjeu est d’aller vers l’utilisation de la robotique (RPA) et de l’In- Tout ceci nécessite d’accorder aussi du temps
l’automatisation de la transformation de la telligence Artificielle permet d’automatiser humain dédié à l’analyse des données.
20 21P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
contractuelles, il faut donc faciliter les rap-
prochements même si l’aspect contractuel
est au départ contraignant. Surtout dans
le cas des achats indirects, où il faudrait
passer des contrats avec chacun des four-
nisseurs.
• Le contrôle de gestion, qui traite de l’ana-
lytique a besoin de travailler dans un outil
unique, permettant de centraliser les infor-
mations sur le traitement des documents
comptables. Les outils recherchés doivent
3. aussi répondre aux obligations légales et
Une démarche User fiscales, en raison des enjeux réglemen-
Centric au cœur de cette taires.
simplification
Un utilisateur au cœur des usages Fournisseurs
Le fournisseur a sensiblement les mêmes at-
Acheteurs et clients internes tentes que le comptable : avoir de la visibilité
Les prescripteurs et les demandeurs effec- sur sa facture et le statut de celle-ci.
tuant l’acte de commande recherchent un outil
accessible, dans lequel on trouve facilement du Le fournisseur peut être convié à intégrer plu-
contenu (comme par exemple, des catalogues sieurs plateformes clients, il doit donc pou-
de fournisseurs immédiatement accessibles) voir déposer son document simplement : il
et la possibilité de pouvoir traiter et afficher est important de simplifier la transmission des
ce contenu très simplement. documents sur les différents portails, de sorte
• Les Achats, qui sont garants du processus, à créer uniquement une fonction de dépôt et
ont besoin de solutions complètes incluant de permettre par la suite une grande visibilité
toutes les fonctionnalités générales d’e-pro- et un suivi.
curement et d’une parfaite visibilité sur les
dépenses et la possibilité de garder un lien L’intérêt d’une plateforme
avec le fournisseur. Il faut alors permettre commune
de renforcer le contrôle de la dépense sans
alourdir les processus. Un processus P2P repensé selon l’utilisateur du
• Du côté de la comptabilité, les besoins début à la fin
se situent autour de l’automatisation des L’expérience utilisateur est clé pour une bonne
processus. et de la visibilité sur la facture. adoption de l’outil. La relation fournisseur doit
Les comptables ont des difficultés à vérifier vraiment être « gagnant gagnant ». Le but est
que les factures respectent les conditions de leur apporter de la visibilité pour suivre la
22 23P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1 P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
facture de bout en bout, avec un accès en (comme celles que l’on retrouve sur Amazon, 4. plateformes flexibles et modulables comme
temps réel à toutes les informations associées. en fonction des achats effectués précédem- 2021 : accélérer celle de Tradeshift, mise en place de market-
Lorsqu’on met en place un outil, des interlo- ment), voire une anticipation des d’achats sur le changement et affiner places pour des achats sécurisés dans un en-
cuteurs externes comme les fournisseurs ont la marketplace (des commandes récurrentes les meilleures pratiques vironnement sourcé et dynamique…
quelques informations et renseignements à passées automatiquement), avec la possibilité La saison 2 du P2P Benchmarking Lab va per-
saisir, mais ce temps d’adaptation laisse place pour l’utilisateur de les accepter ou non. En ef- La particularité du processus P2P est qu’il en- mettre de creuser encore davantage ces sujets.
à un rapide gain de temps ensuite. fet il serait moins coûteux et moins compliqué globe un certain nombre d’étapes et de métiers Durant la saison 1, tous les participants ont pu
La campagne d’enrôlement est donc fonda- de de gérer des flux de retours de commandes qui doivent collaborer ou se compléter, avec mettre en lumière les principaux écueils rencon-
mentale (par exemple il faut que tous les mails que de gérer tout un processus de validation des missions et des fonctionnements différents. trés. Le pragmatisme est de mise. Sans totale-
des fournisseurs soient bien connus et rensei- dans son ensemble. Les entreprises tentent de trouver des modèles ment bouleverser l’existant, l’heure est plus que
gnés, puisque la campagne se fait par e-mail). Les Marketplace peuvent aussi intégrer des de gouvernance efficients et d’identifier, tout jamais à la simplification et à l’amélioration de
Enfin, les fournisseurs ont besoin d’une plate- opérateurs sur les segments des achats indi- au long du processus, quels sont les axes la performance, en accordant une importance
forme « vivante ». Si une plateforme n’apporte rects, capables de négociation directement d’amélioration. Au cœur de cette démarche, la particulière à la qualité des données, à la meil-
pas de valeur ajoutée aux fournisseurs, même avec des prestataires, après une première transformation digitale, davantage de business leure façon de mener la transformation digitale,
si elle est gratuite, ça n’a aucun intérêt. sélection déjà effectuée. partnering, la prise en compte de la grande hé- qui implique aussi un changement de culture,
D’autres solutions, comme les cartes vir- térogénéité des besoins. en tendant vers un écosystème harmonieux
tuelles, peuvent aussi faciliter les achats. Au service de cette transformation, de la de- au sein duquel toutes les parties prenantes ont
Des outils dédiés à tous les profils d’uti- La BI (Business Intelligence), avec de l’In- mande d’achat au paiement effectif de la fac- un rôle clé à jouer. Ces échanges passionnants
lisateurs telligence artificielle et de la Data Analytics, ture, les innovations technologiques aident à se poursuivront, grâce à vous, tout au long de
L’aspect graphique revêt aujourd’hui son im- est mise à disposition du comptable dans la fluidifier les processus: possibilité de paiement l’année 2021.
portance aussi. Tout le monde souhaite repro- plateforme. Croiser les données avec les ou- anticipé, validation simplifiée, utilisation de
duire une expérience utilisateur de type « B2C » tils BI pour les comptables et les contrôleurs
pour augmenter l’adoption des outils. de gestion permet de prévenir les lacunes
du processus. Toutes les parties prenantes,
Les outils de digitalisation doivent favoriser sur la même plateforme, devraient pouvoir
l’échange collaboratif tant en interne qu’en collaborer efficacement avec de la traçabi-
externe, entre acheteurs et fournisseurs afin lité.
de réduire les délais de résolution des litiges. Au-delà de la simplification des processus,
Pour les achats non stratégiques, l’essor des il y a des enjeux relatifs au contenu.
La saison 2 du P2P Benchmarking Lab s’est ouverte
Marketplace B2B montre l’importance de l’ex- Cet apport de contenu est en effet fonda-
périence utilisateur. Ces solutions, comme celle mental, notamment pour les achats. En effet,
avec le sujet de l’efficience de ce processus P2P.
proposée par Tradeshift, peuvent fonctionner au sein du processus global, un manque de Pour éviter l’écueil paradoxal de la complexité dans
soit en mode « standalone » soit connectées contenu connu et identifié peut susciter des la recherche de simplification, les participants ont
à la solution d’e-procurement existante pour achats inutiles. échangé en identifiant les moments-clés de perte
bénéficier des contrôles et paramétrages déjà LAB d’efficacité et les solutions pour plus d’efficience.
mis en place. SAISON 2
Les marketplaces tirent notamment leur épingle du
Dans une logique plus prospective, on peut
jeu. Les échanges et l’infographie de cette première
imaginer des recommandations d’achat session sont d’ores et déjà consultables sur le site du
P2P Benchmarking Lab.
24 25P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
Le programme de la nouvelle saison du P2P Benchmarking Lab
30 mars 2021 28 mai 2021 16 septembre 2021 25 novembre 2021
RENCONTRE 1 : RENCONTRE 2 : RENCONTRE 3 : RENCONTRE 4 :
Efficience P2P : simplifier Qualité des données P2P : P2P : délais de paiements P2P : accélérer la transformation
sans tout repenser ! sécuriser et responsabiliser & cash performance digitale et la conduite du
Les meilleures pratiques du processus L’enjeu de gouvernance des datas P2P L’impact sur l’écosystème changement !
de bout en bout optimisés • Recrudescence des fraudes RIB, IBAN, fournisseurs et sur la trésorerie Les clés pour insuffler une nouvelle
• De la commande au paiement : où se présidents… : quelles sont les limites du • L’enjeu des réceptions / validations : le culture P2P
cachent les plus grandes pertes d’effica- contrôle des données fournisseurs ? gisement d’optimisation des délais de • Quels sont les freins et les principaux
cité des processus P2P ? • Quelles sont les parties prenantes in- paiement ? challenges à la conduite du change-
• Cartes virtuelles, workflows de validation, ternes et externes à mobiliser et respon- • Escompte dynamique, paiement anti- ment ? Quels sont les irritants des
negative approuval, process mining, sabiliser ? Quel rôle doit jouer le contrôle cipés, VCOM : quels sont les nouveaux métiers ?
RPA… : quelles meilleures pratiques de interne ? modes de paiement alternatifs B2B ? • Casser les silos, repenser les fonctions,
simplification avec une mise en œuvre • Portail fournisseur, network intégré, • Conditions contractuelles, culture cash, former les parties prenantes : comment
rapide ? facturation électronique obligatoire : risque de sanction… comment aligner sa déployer la collaboration ?
• Marketplaces : la nouvelle voie pour un vers une centralisation collaborative des stratégie P2P à la stratégie d’entreprise ? • Communication innovantes et outils
processus P2P efficient ? données fournisseurs ? digitaux : les meilleures pratiques de la
communauté !
Mar 21 Avr 21 Mai 21 Juin 21 Juil 21 Aout 21 Sept 21 Oct 21 Nov 21 Déc 21
19 I 05 I 2021 28 I 06 I 2021 22 I 09 I 2021 11 I 2021
26 27P2P Benchmarking Lab | Livre blanc de la saison 1
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