Le Référentiel Technique de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche - Guide d'utilisation - à destination des Opérateurs - dgesip
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Le Référentiel Technique
de l’Enseignement Supérieur
et de la Recherche
- Guide d’utilisation -
à destination
des Opérateurs
Vos identifiants
Outil RT ESR - Opérateurs
Lien d’accès www.portail-immo.gouv.fr
………………………….………………
Vos identifiants ………………………….………………
Contacts utiles assistance.rtesr@enseignementsup.gouv.fr
2
Sommaire
p. 4 Les objectifs du support
p. 6 Présentation et contexte
p. 10 Profils et connexion
p. 14 Les fonctionnalités du RT ESR | Opérateurs
p. 41 La documentation
p. 43 Contacts & liens utiles
3
Les objectifs du
support
4
Objectifs du support à destination des IRE
L’objectif de ce support est de permettre de :
Contextualiser l’outil dans son dispositif
Appréhender les fonctionnalités offertes aux Opérateurs
S’approprier les fonctionnalités dédiées aux IRE
Obtenir de la documentation
5
Contexte &
présentation
6
Contexte
Cliquez pour modifier le style du titre
Dans le cadre de « l’enquête immobilière » annuelle du Ministère, mais également dans le
cadre de la nouvelle campagne SPSI des Opérateurs de l’Etat, des données concernant le parc
immobilier de chaque Opérateur sont saisies dans le Référentiel Technique ESR (RT ESR), par les
Opérateurs eux-mêmes.
Ces données sont alors restituées dans l’Outil d’Aide au Diagnostic de parc ESR (OAD ESR),
sous forme d’indicateurs, de graphiques et de cartographies. Au travers de prismes d’analyses et
d’un système de filtres, l’OAD ESR permet alors de piloter un parc immobilier.
Dans ce contexte le rôle de l’IRE est double :
- assister les Opérateurs dans l’utilisation de ces outils
- contrôler l’exactitude des données renseignées par les Opérateurs et les valider.
Ainsi, afin de faciliter la mission confiée à l’IRE, ont été développées des fonctionnalités
spécifiques, et qui sont dédiées aux IRE.
7
Les principales
Cliquezdonnées du RT ESRle
pour modifier style du titre
Les données des 3 volets de la fiche enquête Les 16 données essentielles de la Direction de
immobilière annuelle du MENESR : l’Immobilier de l’Etat dans le cadre du SPSI :
La fiche pilotage de la fonction Données générales :
immobilière : synthèse du parc de – Nombre de postes de travail
l’Opérateur dont les données – Surface utile nette totale
bâtimentaires ont été agrégées. – Surface utile brute totale
– Loyer du bâtiment (si pertinent)
– Présence d’amiante
Etats techniques :
La fiche foncier : rassemble les
données concernant le terrain sur – État de santé général
– Etat d’accessibilité général
lequel se situent le/les bâtiment(s).
– Facilité d’accès pour le personnel
– Présence d’une enquête de confort d’usage
Données d’exploitation :
La fiche bâtimentaire : ensemble de – Contrôle réalisé, état du dernier contrôle
données détaillées à l’échelle d’un réalisé et réserves levées
bâtiment. – Charges de fonctionnement
– Consommation d’énergie finale annuelle
– Consommation d’eau annuelle
– Tri des déchets
Ces données composent, entre autres et principalement, le RT ESR
8
Des applications
Cliquez pourconnectées
modifier le style du titre
L’Outil d’Aide à l’Analyse
d’un SPSI est un outil d’aide
à l’évaluation des SPSI des
Opérateurs.
Outil d’Aide à
l’Analyse des SPSI
OAD ESR
L’OAD ESR est un outil de
pilotage du parc et de
restitution des données.
alimente alimente alimente
Le RT ESR est un outil de
suivi bâtimentaire
permettant la collecte et la
RT ESR mise à jour des données
règlementaires, techniques
et fonctionnelles.
alimentent pré-alimentent
Saisie manuelle Saisie manuelle Fichiers plats Import mensuel
Chorus Re-FX est un outil de
gestion financière,
Tutelles - Opérateurs Données Chorus budgétaire et comptable
Services - Services complémentaires Immobilier permettant la tenue d’un
immobiliers immobiliers de SI (module Re-FX) l’inventaire physique et
administratif.
9
Profils
& connexion
10Profils des utilisateurs
Selon les profils, les périmètres et les accès au RT ESR sont différents :
Lecteur − Accès en lecture des données
Contributeur − Consultation des données
- Opérateur - − Saisie des données
− Consultation des données
Contributeur
− Saisie des données
- IRE - − Validation des données
11Connexion
La connexion à l’outil se réalise au travers du portail immobilier de l’Etat, en
cliquant sur l’icône du Référentiel technique (RT)
1
2
L’adresse du portail : Vos paramètres de connexion au portail
de l’immobilier de l’Etat vous ont été
www.portail-immo.gouv.fr communiqués par voie de mail.
12Connexion
Vous êtes par la suite redirigé vers la plateforme Enablon, votre page d’accès à
l’application
3
Saisir votre ID et votre mot de
passe reçus par e-mail
4
Cliquer sur le bouton pour
vous connecter
Vos paramètres de connexion à
la plateforme Enablon vous ont
également été communiqués
par voie de mail.
Utiliser le navigateur Firefox ou Chrome
13Opérateurs
Les fonctionnalités
du RT ESR :
• Le menu et les paramètres de connexion
• Rechercher un bâtiment
• Créer un bâtiment non référencé
• Renseigner une fiche bâtimentaire
• Rattacher ou ajouter une fiche foncier
• Demander une validation des données
14Opérateurs
Les fonctionnalités
du RT ESR :
• Le menu et les paramètres de connexion
15Le tableau de bord
En page d’accueil, un fois connecté, vous accédez au tableau de bord du RT ESR
qui regroupe les rubriques thématiques dédiées à la gestion de bâtiments
Rechercher,
Sélectionner,
Ajouter / modifier des
données, Paramétrer
les accès, Télécharger
la documentation
16Le menu
Le menu, à gauche, vous permet d’accéder rapidement aux différentes
onglets thématiques où visualiser et renseigner les données
17Les paramètres de connexion
A tout moment, il est possible de modifier ses paramètres de connexion, via
l’onglet « Ma configuration » dans le menu ou en cliquant sur la bulle de profil
en haut à droite.
18Opérateurs
Les fonctionnalités
du RT ESR :
• Rechercher un bâtiment
19Rechercher un bâtiment
Le RT ESR étant un référentiel bâtimentaire, la recherche se fait par bâtiment
1
Sur le tableau de
bord, cliquez sur
la rubrique
« Choisir un
bâtiment »
2
3 Penser à sélectionner
l’année de référence
souhaitée
4’ Entrez les 6 chiffres correspondant au ou 4’’ Cliquer sur la loupe et sélectionner le
n° Chorus Re-FX du bâtiment bâtiment recherché
20Opérateurs
Les fonctionnalités
du RT ESR :
• Créer un bâtiment non référencé
21Créer un bâtiment non référencé
Le RT ESR permet de créer une fiche pour un bâtiment non référencé dans Chorus
Re-FX, ce qui vous permettra de renseigner les données par la suite
1
Cliquez sur l’icône
« Bâtiment non référencé »
2
Renseignez les champs, puis cliquez sur
« Enregistrer »
Le bouton « Enregistrer & Nouveau » permet
de créer un nouveau bâtiment non référencé
3
Les champs doivent être renseignés autant
que possible. Dans le champ libellé doit être
renseigné le libellé du bâtiment désiré et non
le n° Chorus Re-FX du bâtiment (à 6 chiffres). 22Opérateurs
Les fonctionnalités
du RT ESR :
• Renseigner une fiche bâtimentaire
- Les fonctionnalités de base -
23Renseigner une fiche bâtimentaire
Accéder aux données d’un bâtiment pour les visualiser, les modifier ou les
renseigner
1
Choisir un bâtiment
Vous êtes redirigé vers
le tableau de bord du
2 bâtiment, depuis lequel
il vous est possible de
cliquer sur les icônes
thématiques dédiées
afin de saisir les
données
correspondantes
24Renseigner une fiche bâtimentaire : saisir des données
Pour saisir des données, il faut :
1
Cliquer sur un onglet thématique
2
Une page de données s’affiche.
3
Cliquer sur « Modifier », en bas de la page de données pour saisir les données.
4
Penser à cliquer sur « Enregistrer », pour sauvegarder les modifications apportées.
Les données sur fond jaunes sont importées de Chorus Re-FX. Certaines de ces
données ne sont, en revanche, pas modifiables.
25Les principales fonctionnalités du RT ESR
Passer du mode de consultation des données à la saisie / modification des
données sur une page.
Enregistrer les modifications apportées.
Annuler les modifications apportées.
Visualiser les modifications réalisées, notamment lors de calculs
automatiques, sans enregistrer.
Supprimer l’ensemble des données d’une page.
Ajouter une colonne / ligne Supprimer une colonne / ligne
supplémentaire. ajoutée précédemment.
Consulter les données. Modifier les données.
Lire une « infobulle » en passant la souris sur l’icône .
26Opérateurs
Les fonctionnalités
du RT ESR :
• Renseigner une fiche bâtimentaire
- Présentation des rubriques thématiques -
27Rubrique « Données essentielles »
Cette rubrique reprend les 16 données essentielles identifiées par la DIE dans le
cadre de la campagne des SPSI des Opérateurs de l’Etat
INFORMATIONS GÉNÉRALES
– Bâtiment
– Surface utile brute (m²)
– Surface utile nette (m²)
– Nombre de postes de travaux
DONNÉES POUR LES BÂTIMENTS DE BUREAUX DE
PLUS DE 500 M² SUB
– Etat technique
– Performance environnementale
– Coûts d'exploitation d'un bâtiment
Certains champs sont soumis à un système de notation allant de « Sans
objet » à « Très satisfaisant ».
La documentation sur ce système de notation ainsi qu’un glossaire de
définition sont disponibles dans la rubrique « Documentation » (cf. infra)
28Rubrique « Données générales »
Cette rubrique regroupe les informations administratives, principalement
importées de Chorus Re-FX, ainsi que les principales données caractérisant le
bâtiment en termes d’occupation
IDENTITÉ DU BÂTIMENT OCCUPATION
29Rubrique « Etat de santé »
Cette rubrique regroupe les informations concernant l’état général du bâtiment
au travers de 6 catégories :
RÉFÉRENCE AUDIT
– Données historiées
– Bâtiment
– Année
– Niveau
GÉNÉRAL
– état général du bâtiment
CLOS COUVERT STRUCTURE
– état du clos couvert
EQUIPEMENTS TECHNIQUES
– état des équipements techniques
AMÉNAGEMENTS INTÉRIEURS
– état des aménagements intérieurs
AMÉNAGEMENTS EXTÉRIEURS
– état des aménagements extérieurs
30Rubrique « Etat énergétique »
Cette rubrique regroupe les informations concernant l’état énergétique du
bâtiment et des installations techniques
ETAT ÉNERGÉTIQUE DES
ETAT ÉNERGÉTIQUE DE L’ENVELOPPE ÉQUIPEMENTS TECHNIQUES
– Référence audit
– Référence audit
– Général
– Général
– Chauffage
– Planché bas
– Refroidissement
– Toitures
– Ventilation
– Murs extérieurs
– E.C.S
– Aspect bioclimatique
– Bureautique
– Ascenseur 31Rubrique « Etat d’accessibilité »
Cette rubrique permet de renseigner les données liées à l’accessibilité du
bâtiment et aux travaux associés
ETAT D’ACCESSIBILITÉ
– Référence audit
– Etat général
– Accès
– Accueil
– Sanitaire
– Service
Certains champs sont soumis à un
système de notation allant de « Sans
objet » à « Très satisfaisant ».
La documentation sur ce système de
notation ainsi qu’un glossaire de
définition sont disponibles dans la
rubrique « Documentation » (cf. infra)
32Rubrique « Coûts d’exploitation du bâtiment »
Cette rubrique est dédiée à la saisie des coûts liés au bâtiment, et ce à différents
niveaux
COÛTS D’OCCUPATION COÛTS DES SERVICES LIÉS AUX BÂTIMENTS
– Bâtiment – Bâtiment
– Année – Année
– Loyer du bâtiment – Définition des couts
– Taxes – Décomposition des charges
COÛTS D’ADAPTATION ET EQUIPEMENT COÛT DES SERVICES AUX OCCUPANTS
– Bâtiment – Bâtiment
– Année – Année
– Loyer du bâtiment – Service aux occupants
– Aménagement, mobilier et équipement
33Rubrique « Performance environnementale »
Au sein de cette rubrique, les données relatives à la performance
environnementale peuvent être saisies, avec 4 sous-rubriques
CONSOMMATION ÉNERGÉTIQUE CONSOMMATION D’EAU
– Données générales – Coût de consommation d’eau
– Consommation d’énergie – Consommation annuelle d’eau
– Type de données
TRI DÉCHET BILAN ÉNERGÉTIQUE
– Tri déchet – Audit énergétique
– Bilan carbone
Certains champs sont soumis à un système de notation allant de A à G.
La documentation sur ce système de notation ainsi qu’un glossaire de définition sont 34
disponibles dans la rubrique « Documentation » (cf. infra)Rubrique « Etat réglementaire et fonctionnel »
Cette rubrique offre la saisie des données réglementaires et fonctionnelles
RÉGLEMENTATION AUTRES CONTRÔLES
– Réglementation générale applicable – Bâtiment
– m²~SUB-ERP – Contrôle réglementaire Aération-
– Zone de risques Ventilation
COMMISSION DE SÉCURITÉ ETAT FONCTIONNEL
– Désignation – Bâtiment général
– Périodicité de la commission – Référence audit – Confort d’usage
– Décision de maintien d’ouverture – Général – Sécurité
– Facilité d’accès – Sureté
– Organisation – Hygiène
CONTRÔLE RÉGLEMENTAIRE
– Bâtiment
– Contrôles
– Installations électriques 35Rubrique « Contrat d’exploitation et maintenance »
Cette rubrique regroupe l’ensemble des contrats concernant la maintenance du
bâtiment
Ajouter un nouveau contrat
1
Cliquez sur l’icone Saisir les données
« Modifier » pour un contrat
36Opérateurs
Les fonctionnalités
du RT ESR :
• Rattacher ou ajouter une fiche foncier
37Rattacher ou ajouter une fiche foncier
Le RT ESR permet d’ajouter ou de rattacher une fiche foncier à un/plusieurs
bâtiment(s).
Choisir une fiche foncier existante Saisir les données
38Opérateurs
Les fonctionnalités
du RT ESR :
• Demander une validation des données
39Demander une validation des données
Une fois les données saisies et enregistrées pour un bâtiment, une demande de
validation de ces données doit être faîte à l’IRE :
Cliquer sur « OK »
pour soumettre
les données à la
validation de l’IRE
L’IRE reçoit par mail une alerte l’informant de votre demande de validation. Il peut
soit valider l’ensemble des données saisies / modifiées enregistrées, soit les rejeter.
Dans ce dernier cas, une alerte de refus de validation est envoyée à l’Opérateur.
40La documentation
41La documentation
L’ensemble des documents d’information (guide, glossaire immobilier, FAQ,
support de formation) est disponible directement dans le RT ESR
1
42Contacts
& liens utiles
43Contacts et liens utiles
Dans le cas où vous rencontreriez des difficultés ou pour toute autre question,
plusieurs supports sont à votre disposition :
FAQ du portail Le formulaire du portail
Poser votre question via la balf dédiée
assistance.rtesr@enseignementsup.gouv.fr
44Vous pouvez aussi lire
