Les données pertinentes dans le credit management - Vers une exploitation optimale de sources internes et externes - Graydon
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ePaper Les données pertinentes dans le credit management. Vers une exploitation optimale de sources internes et externes.
Introduction
Les informations internes rencontrent
les données externes.
P
auvre credit manager ! En cette ne suffisent toutefois pas pour éviter tout et fiables. Songez au Moniteur belge, à la
année 2015, il menace de se noyer problème. Banque nationale de Belgique, à la Banque
dans un océan de données. Pourtant, Carrefour des Entreprises, ...
il n’est pas si difficile d’utiliser efficacement Avec les instruments de mesure
les données. Mais il faut d’abord clarifier la les plus utilisés, vous récoltez des
situation, afin de pouvoir ensuite suivre une données subjectives, que vous Avec cet e-paper, vous en saurez plus sur:
orientation claire. devez compléter par des sources de • Les données internes : DSO, CEI et bilan
données externes pour obtenir un des échéances avec leurs limites
Les instruments de mesure les plus utilisés résultat fiable. • 9 sources de données externes
par le credit manager sont actuellement le intéressantes et objectives
Days Sales Outstanding (DSO) et le bilan des Car les données que vous recueillez sont par • Le « datamix » idéal
jours d’échéance, ou aging report. Lorsque définition subjectives et ne tiennent compte
vous les maîtrisez, vous pouvez suivre que du comportement (de paiement) de vos
de très près vos débiteurs. Le collection clients, vis-à-vis de votre propre entreprise.
effectiveness index (CEI) donne également C’est pourquoi il importe de les compléter
une vue de l’efficacité de votre procédure avec des sources de données externes,
de recouvrement. Mais ces instruments provenant d’organisations indépendantes
2Les données internes
Données internes:
attention aux conclusions!
Même les credit managers
peu organisés disposent d’une
multitude d’informations.
La plupart de ces données
1 2 3
proviennent directement du
programme de comptabilité.
Même si les paramètres suivants
ont des lacunes, les entreprises se
concentrent souvent sur ces
3 éléments.Les données internes
1 Days Sales Outstanding:
le nombre moyen de jours de crédit clients
L
’outil de mesure le plus utilisé pour suivre le comportement Pour les raisons suivantes:
de paiement de vos clients est le DSO ou Days Sales • C’est onéreux car vous devez envoyer des rappels à vos
Outstanding (délai moyen de paiement des clients). Ce clients.
chiffre exprime le nombre moyen de jours de crédit clients. • Ces rappels de paiement et les intérêts sont néfastes à la
Autrement dit, le délai entre l’établissement et le paiement de la relation avec votre client.
facture. • Vous laissez des profits dormir.
• Vous jouez le rôle de la banque en donnant gratuitement du
La formule est la suivante: crédit.
DSO = créances x 365 jours • Vous courez un risque accru de perte.
chiffre d’affaires • Vous risquez d’avoir des problèmes de paiement chez vos
Cet outil de mesure brille par sa simplicité. propres fournisseurs.
• Vous devrez peut-être emprunter pour investir.
Voici un exemple concret très parlant. Le client A a un chiffre
d’affaires annuel de 5 millions d’euros et des impayés pour un Pensez-y : chaque jour gagné dans le paiement de votre client
montant de 487.000 euros. En moyenne, les clients de A payent représente de l’argent que vous pouvez utiliser à d’autres fins.
après 36 jours. Le résultat en lui-même ne vous apporte pas
grand-chose. Il ne devient intéressant que si vous savez si cela Attention : le DSO n’est qu’un calcul qui se fonde sur les chiffres
est ‘bien’ ou ‘pas bien’. Ou si le chiffre croît ou décroît. Il vous faut des comptes annuels. C’est donc un instantané qui peut être
donc réaliser un benchmarking avec d’autres entreprises de votre influencé par divers facteurs (et le maquillage comptable). En
secteur pour savoir si vous êtes payé rapidement ou non. tant que personne externe vous devez en tenir compte. Si vous
êtes impliqué en interne, mieux vaut tenir compte du DSO lié aux
Ou peut-être existe-t-il un DSO idéal ? Ce n’est pas le cas. Mais ventes. Il compare périodiquement – hebdomadairement ou
nous pouvons affirmer qu’un DSO élevé n’est pas souhaitable. mensuellement – les créances ouvertes par rapport au chiffre
d’affaires réalisé à ce moment. Vous savez alors comment évolue
votre DSO.
4Les données internes
2 Bilan des échéances
ou aging report
L
es bilans des échéances ou aging report sont des tableaux qui vous montrent
en direct si un client paye ses factures en respectant les délais convenus.
Allons un peu plus loin.
Grâce au tableau d’ancienneté de vos créances ouvertes, vous pouvez surveiller de
près vos débiteurs.
Customer Current 1-30 31-60 61-90 +90 Total
ACYou € 0,00 € 114,99 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 114,99
Zoë Emmanuelson € 1.491,30 € 214,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 1.705,30
James Hayden € 0,00 € 600,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 600,00
Julio Benitez € 200,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 200,00
Margareth Fox € 0,00 € 742,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 742,00
Max McGregor € 584,88 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 584,88
Olivia Webb € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 842,36 € 0,00 € 842,36
Royal Vision Estate € 275,00 € 2468,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 2.743,00
The Angle Club € 0,00 € 200,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 200,00
Charlene Lambert € 0,00 € 0,00 € 2.278,00 € 0,00 € 0,00 € 2.278,00
TOTALS € 2.551,18 € 4.338,99 € 2.278,00 € 842,36 € 0,00 € 10.010,53
5Les données internes
2 Bilan des échéances
ou aging report
Procédez comme suit. • Tenez compte des éventuelles conditions de paiement
spécifiques que vous auriez accordées à un client. Sinon, vous
• Triez les créances dans le tableau en fonction de leur risquez de tirer des conclusions erronées. Il se pourrait que
ancienneté : placez les créances ouvertes les plus anciennes les délais de paiement normaux ne s’appliquent pas à tout le
tout en haut du tableau. Dans l’exemple présenté ici, ce serait monde.
la colonne ’Plus de 90 jours’, mais comme il n’y a pas de
créance ouverte avec ce délai, il s’agira de la colonne ’61-90’. Un tableau d’ancienneté bien conçu vous fournit trois types de
Olivia Webb se trouvera donc en haut. C’est sa créance qui est données importants, avec lesquels vous pouvez directement vous
la plus ancienne et qui devra être traitée en priorité. mettre au travail:
Attention : si vous constatez que le montant de vos • les impayés les plus élevés
créances impayées est très élevé par rapport aux montants • les impayés les plus anciens et donc les plus risqués
que vous avez déjà perçus, vous devez vous poser des • les débiteurs avec les impayés les plus élevés/anciens
questions. Il se pourrait qu’il y ait un problème dans
votre processus commercial ou dans votre procédure de Quelles actions entreprendre en fonction de ces informations?
recouvrement.
• Essayez d’abord d’encaisser les impayés les plus élevés. Ce
• Dans le tableau ci-dessus, les chiffres peuvent être remplacés sont ceux qui influencent le plus votre DSO et donc aussi votre
par des pourcentages. Mieux vaut procéder ainsi dans manque à gagner.
la dernière ligne, celle avec les totaux. Ainsi, vous savez • Passez ensuite au recouvrement des impayés les plus
directement quel pourcentage de vos factures reste impayé anciens. Ce sont les plus risqués en termes de perte définitive.
(éventuellement pour un groupe de clients spécifique).
6Les données internes
2 Bilan des échéances
ou aging report
Attention aux délais de paiement!
Vous avez converti les chiffres de votre tableau finances n’en est pas toujours informé. Dans la plupart des
d’ancienneté en pourcentages ? Alors, vous pouvez aussi cas, l’augmentation des délais de paiement présage de
les comparer dans le temps. Un allongement régulier problèmes de liquidité chez votre client. Quoi qu’il en soit,
des délais de paiement peut s’expliquer de diverses mieux vaut rechercher les causes des délais.
façons. Il révèle peut-être une procédure de recouvrement Par ailleurs, il est difficile de déterminer si le comportement
inefficace ou un assouplissement caché de vos délais de paiement de vos clients est bon ou non. La meilleure
de paiement. Une augmentation des impayés peut aussi solution est de le comparer avec celui d’entreprises dans
révéler des problèmes de livraison. Les clients refusent le même secteur. Lisez pour cela les enquêtes de Graydon
souvent de payer les factures quand les produits livrés ne sur le comportement de paiement en Belgique, accessibles
correspondent pas à la commande. Le département dans les downloads.
7Les données internes
3 Collection Effectiveness Index
(CEI)
L
e CEI se concentre intégralement sur les montants Le CEI témoigne de l’efficacité de votre procédure de
impayés et échus. Le délai de paiement ne joue aucun rôle. recouvrement, mais de simples simulations montrent que cet
Cet indice évalue l’efficacité du système de recouvrement indice présente quelques lacunes. Il donne une image faussée en
et calcule le pourcentage qu’une organisation peut encaisser au cas de variations du chiffre d’affaires et génère donc des signaux
cours d’une période déterminée. Plus l’indice se rapproche de erronés.
100, mieux c’est.
Données nécessaires:
• Montant des créances échues
• Chiffre de vente de la période
• Montant des créances non échues
• Montant total des créances impayées au terme de la période
précédente
Calcul:
Ouvert au début de la période + (ventes/N) - total ouvert Où ‘N’ correspond au nombre de mois
CEI = x 100 ou de jours envisagés dans cette
Ouvert au début de la période + (ventes/N) - total ouvert non échu
période.
8Les données internes
DSO, aging report et CEI:
utiles mais insuffisants
L
es variations du DSO, de l’aging report ou du CEI peut être le meilleur élève de la classe chez un autre fournisseur
jouent le rôle de signal d’alarme. Avec ces outils, vous et payer ses factures en temps et en heure. Les études montrent
pouvez détecter des éléments qui s’écartent de la que les entreprises ayant des problèmes de paiement continuent
routine quotidienne, même si vous ne les identifierez pas à payer leurs fournisseurs les plus importants. Si le client A fait
immédiatement. Un ralentissement brusque du comportement souvent des affaires avec vous, il y a de fortes chances que
de paiement d’un client ou une grosse commande inattendue vous receviez votre argent à temps. Mais A peut tout de même
doivent toujours attirer votre attention. connaître de sérieuses difficultés. Sans que vous le sachiez.
En surveillant bien ces trois outils de mesure, vous pouvez limiter Vos données internes ne reflètent donc qu’un seul point de
les dégâts. Ainsi, vous pouvez par exemple bloquer une nouvelle vue et sont donc subjectives. Vous n’entendez qu’un son de
commande d’un client. Mais le risque existant reste le même : il cloche. Tenez compte de cette limitation. Même les infos de vos
y a de fortes chances que le solde ouvert reste impayé. Vous ne collègues commerciaux sont biaisées. Ils collectent souvent des
pouvez absolument pas exclure les suites d’une faillite éventuelle. informations essentielles sur vos clients, c’est vrai. Mais ils ne
Ces tableaux ne font donc que refléter les faits a posteriori. tiennent pas forcément compte du fait que le client ne joue pas
toujours cartes sur table. Les clients et les commerciaux ont
Les données que vous collectez sont par définition tendance à enjoliver la situation. Faites donc attention avec les
subjectives. Elles tiennent seulement compte du informations sur les clients.
comportement (de paiement) de votre client par
rapport à votre propre entreprise. Autre point d’attention: en tant que credit manager, vous
comprenez tous ces calculs, mais assurez-vous bien que
Comment se fait-il que cette information bien utile ne suffit pas à les autres membres de votre organisation les comprennent
vous éviter les problèmes ? La réponse est simple. Les données également. Exprimez chaque résultat en pourcentage et
que vous collectez sont par définition subjectives. Elles tiennent coopérez avec les autres départements pour établir un score
seulement compte du comportement (de paiement) de votre final où tout le monde se retrouve.
client par rapport à votre propre entreprise. Votre client difficile
9Les données externes
Connaissance objective
grâce à des données externes.
Les entreprises peuvent objectiver
leurs données internes en les
complétant par des sources
de données externes. Elles
sont généralement mises à
disposition gratuitement par des
organisations indépendantes et
donc fiables.Les données externes
Banque nationale
de Belgique
(NBB)
L
es comptes annuels des entreprises sont disponibles gratuitement Deux points négatifs:
à la centrale des bilans de la Banque nationale. Les comptes
annuels reflètent la structure du capital d’une entreprise. 1.
Les bilans présentent par définition des informations
• Avec une analyse horizontale, vous examinez l’évolution d’une datées. Elles ont au moins six mois. Certains chiffres sont
entreprise spécifique sur plusieurs années. même embellis par un petit traitement de « cosmétique »
• Une analyse verticale se concentre sur des calculs de ratios. Les comptable. Ne vous basez donc pas exclusivement sur
ratios livrent des informations sur la liquidité, la solvabilité, la les comptes annuels, mais profitez aussi des données que
rentabilité et l’efficacité d’une entreprise. Astuce utile : comparez les d’autres organismes mettent à disposition.
ratios d’une entreprise aux moyennes du secteur. Une activité qui
prend du temps mais qui est bien utile! 2.
Toutes les entreprises ne doivent pas déposer un bilan.
En 2014, 418.879 comptes annuels ont été déposés à la centrale des Et parmi celles qui doivent respecter cette obligation, la
bilans de la BNB (consolidés et améliorés), soit environ 32 % de plus qu’il grande majorité ne publie pas de chiffre d’affaires. Il est
y a 10 ans. donc impossible de calculer un DSO par exemple.
Le dépôt des comptes annuels est tout de la santé 2014 de Graydon sont très 2014 avec ces signaux d’alarme et
sauf une formalité. La loi sur les sociétés révélateurs. ne sont pas parvenues à déposer leur
impose aux dirigeants de déposer les comptabilité à temps.
comptes annuels dans les 30 jours suivant • 38,95 % des entreprises tombées en • Le risque que des entreprises ne publi-
leur approbation par l’assemblée générale. faillite en 2014 n’avaient pas publié de ant pas leurs comptes annuels fassent
Les entreprises qui ne le font pas envoi- comptes annuels depuis au moins deux faillite s’élève à une sur cinq virgule
ent un signal d’alarme non négligeable. ans. trois.
Souvent, il s’agit d’entreprises connaissant • 14.835 entreprises actives ou 3,08 % du
des difficultés. Les chiffres du baromètre nombre total de sociétés ont terminé
11Les données externes
Le Moniteur Les Annexes au
belge Moniteur belge
(AMB)
L L
e Moniteur belge publie des informations essentielles es Annexes au Moniteur belge contiennent les actes
telles que: constitutifs et tous les changements apportés
aux sociétés, asbl, organismes d’utilité publique
• Les faillites et le curateur concerné. En 2014, 11.396 faillites et associations professionnelles. Elles fournissent des
ont été publiées au Moniteur belge. informations importantes comme:
• Banqueroutes, déclarations d’incapacité judiciaire,
interdiction d’exercer, … • le capital social et libéré
• la répartition des actions
• le siège social et la dénomination officielle
• les dirigeants de l’entreprise et les mandataires éventuels
• le fait que l’entreprise soit active ou non
Astuce: dans la plupart des cas, des changements
fréquents ne sont pas bon signe. Une entreprise qui Pas moins de 243.943 actes ont été publiés dans les AMB en
déménage plusieurs fois en peu de temps ne donne 2014.
pas l’impression d’avoir une vision à long terme ou une
approche méthodique. Vérifiez donc bien l’évolution de vos
clients depuis la date de leur constitution.
12Les données externes
La Banque-Carrefour Office national de
des Entreprises la sécurité sociale
(BCE) (ONSS)
V L
ous y trouvez facilement les coordonnées correctes ’ONSS perçoit et gère les cotisations sociales des
d’une entreprise ou d’une de ses filiales, ainsi que la employeurs et des employés qui lui permettent de financer
date de constitution et l’éventuelle cessation d’activité. les diverses branches de la sécurité sociale. Vous y trouvez
La Banque-Carrefour des Entreprises dispose d’un moteur de des informations sur l’activité de l’entreprise et la radiation
recherche bien pratique : BCE Public Search. éventuelle du numéro ONSS.
Attention, l’erreur est humaine et la BCE se trompe aussi
parfois dans la dénomination officielle ou le siège social d’une
entreprise. Par ailleurs, vous ne pouvez pas vous fier les yeux
fermés à l’indication ‘actif/passif’. Elle n’est pas toujours exacte
et actualisée. Les bureaux d’information spécialisés détectent
ces irrégularités en comparant des sources indépendantes et
elles corrigent directement les erreurs.
13Les données externes
La Chambre nationale Tribunal
des Huissiers de Justice du Commerce
P L
our un aperçu des protêts, rendez-vous sur le site e Tribunal du Commerce gère notamment les conflits
internet des huissiers de justice. Si une entreprise entre les entreprises et les réorganisations judiciaires
n’a pas payé la lettre de change de l’un ou l’autre / procédures LCE. Une réorganisation judiciaire est
fournisseur, vous le trouverez mentionné sur ce site. une procédure destinée aux entreprises en difficultés. Cette
réorganisation ne signifie pas nécessairement la fin de
l’entreprise. Elle peut donner lieu à un nouveau départ.
14Les données externes
Tribunal du Travail SPF
Finances
I V
ci, vous pouvez contrôler si une entreprise a été citée à ous voulez faire des affaires avec des entrepreneurs ?
comparaître par l’ONSS, un fonds d’assurance sociale Consultez d’abord la base de données des
pour les indépendants ou un fonds de sécurité d’existence. entrepreneurs reconnus du SPF Finances. Seuls y
Ces citations sont réalisées en raison de cotisations sociales figurent les entrepreneurs qui satisfont aux (strictes) conditions
en retard. Les fonds de sécurité d’existence sont liés à des de reconnaissance du SPF Finances. Les entrepreneurs qui ne
secteurs sensibles au risque tels que la construction, l’horeca sont pas en ordre perdent leur enregistrement. Les principales
et la foresterie. Les employeurs de ces secteurs versent des causes sont:
cotisations qui financent les avantages supplémentaires des
employés du secteur. • fourniture de renseignements inexacts ou incomplets
• condamnation pour une infraction
Cités à comparaître en 2014 par Nombre d’entreprises et • danger de non-paiement de dettes
d’indépendants • retard dans le paiement du salaire du personnel
ONSS 41.959 • lacunes dans des documents sociaux
Fonds de sécurité d’existence 3.741 • retard dans le paiement des cotisations TVA ou ONSS
Fonds d’assurance sociale pour 753
les indépendants
15Conclusion
Le meilleur de deux mondes.
E n tant que credit manager très occupé, vous n’avez ni
le temps ni les ressources pour collecter toutes les
informations objectives et subjectives relatives à chacun
de vos clients, et encore moins pour les interpréter ou les maintenir
à jour. Une acquisition combinée de connaissances vous offre le
pour attribuer des scores de paiement faciles à interpréter de 0
à 100. Plus le score est élevé, plus il est vraisemblable que votre
relation d’affaires paiera comme convenu.
De cette manière, ces entreprises portent un jugement objectif sur
meilleur de deux mondes. Vous pouvez ainsi compléter vos propres la solvabilité en se fondant sur toutes les données disponibles.
données par des éléments du bilan de la Banque nationale.
Aujourd’hui, nous nous concentrons trop sur le
Vous pouvez encore aller plus loin et compléter ces informations comportement de paiement de nos clients. Mais cette
par des données qui corrigent vos données internes et contribuent ambition ne va pas assez loin.
à interpréter les informations bilantaires. Recourez pour cela à des
entreprises spécialisées. Elles ont des réseaux et des contacts Les différentes sources se renforcent l’une l’autre, c’est évident.
étendus qu’elles allient à des sources objectives. Elles organisent Ainsi, les informations sur les citations donnent une nouvelle
des enquêtes et font des études sur des pays d’importation et vision des belles données du bilan. Le comportement de paiement
d’exportation, des membres de la direction et des cadres. de vos clients chez d’autres fournisseurs constitue également
un complément utile à vos propres données. Il vous permet
Ces partenaires connaissent le comportement de paiement de votre d’intervenir plus rapidement. Plus tôt, nous avons déjà mentionné
client chez d’autres fournisseurs. Ils exploitent ces informations que les entreprises connaissant des difficultés continuent à payer
16Conclusion
leurs fournisseurs les plus importants, car ils sont vitaux pour e-papers et blogs. L’analyse des données n’est pas une nouvelle
leur survie. Elles ne se préoccupent pas trop des factures de plus mode éphémère. C’est un moyen de détecter les risques et les
petits fournisseurs. En couplant des données de paiement externes opportunités, de façon à développer une entreprise stable et saine.
avec votre base de données, vous pouvez objectiver vos propres Cet objectif est tout à fait réalisable si nous faisons un usage
données. Ainsi, vous pouvez prendre des mesures, même si vous astucieux et efficace de toutes nos données.
êtes toujours parfaitement payé.
Pour finir, quelques mots sur Graydon. Avec le temps, Graydon
Toutefois, nous nous concentrons trop aujourd’hui sur le a acquis un savoir-faire et une expérience étendus en matière
comportement de paiement de nos clients. Mais cette ambition de credit management. La société n’offre pas seulement une
ne va pas assez loin. Outre le comportement de paiement, nous bibliothèque de données disponibles librement, elle les exploite.
voulons aussi savoir si et comment nos clients vont croître, de Graydon a ainsi élaboré des modèles uniques, souvent après des
façon à prévoir précisément ce qu’amènera une relation d’affaires. années de recherche, qui établissent des liens, analysent et donnent
Les big data gagneront inexorablement en importance dans les une signification à une pléthore de données. Nous apportons ainsi
prochaines années. Nous détaillons cette évolution dans d’autres constamment une valeur ajoutée à des données isolées.
17Encore des questions? Graydon Belgium SA Uitbreidingstraat 84/b1 2600 Berchem Téléphone: 03 280 88 00 E-mail: info@graydon.be
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