LIVRET D'INSCRIPTION ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 2019 - SanDiego Du13au19janvier2019 - My Rotary
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ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 2019
LIVRET D’INSCRIPTION
San Diego Du 13 au 19 janvier 2019
SOMMAIRE
Lettre de bienvenue......................................................................................................................................................................... 1
Informations générales............................................................................................................................................................. 2
Grandes lignes du programme........................................................................................................................................ 7
Instructions pour les réservations de voyage......................................................................................... 9
Directives et procédures pour les déplacements............................................................................... 11
Présentation de l’assurance voyages..................................................................................................................... 13
Carte d’assurance .............................................................................................................................................................................. 14
Festival international ................................................................................................................................................................. 16
Formulaires – Liste de contrôle................................................................................................................................... 17
Festival International – Formulaire...................................................................................................................... 18
Ces informations peuvent changer postérieurement
à la mise sous presse de cette publication.Août 2018
À l’attention des participants à l’Assemblée internationale 2019
Chers amis,
C’est avec grand plaisir que je vous invite à vous inscrire à l’Assemblée
internationale 2019 qui se tiendra du 13 au 19 janvier à San Diego, en
Californie. Cette formation a pour objectif de doter les gouverneurs élus et
leurs conjoints de tous les atouts pour réussir leur mandat, de les informer
des priorités de notre organisation pour l’année à venir et de leur permettre
de nouer des liens avec leurs camarades de promotion venus des quatre
coins du monde. Cette année encore, le programme de l’Assemblée a été
spécifiquement conçu pour correspondre aux intérêts et aux expériences de
tous. J’ai aussi le plaisir de vous informer que nous accueillerons en 2019
un groupe de membres du Rotaract qui se participeront aux séances des
gouverneurs élus du jeudi et du vendredi.
Je vous invite à prendre connaissance des informations comprises dans ce
manuel avant de remplir les formulaires.
Le personnel du Rotary se tient à votre entière disposition pour vous
apporter tout le soutien nécessaire durant votre séjour à San Diego et dans
le cadre de votre préparation au poste de gouverneur. J’ai hâte de rencontrer
chacun d’entre vous dans le cadre de cette réunion annuelle essentielle au
fonctionnement de notre organisation.
Sincères salutations,
John HEWKO
Secrétaire général
O N E R OTA RY C E NTE R , 1 5 6 0 S H E R MAN AVE N U E , ILLIN O IS 6 0 2 0 1 - 3 6 9 8 , U S A • W W W.R OTARY.O R G
1INFORMATIONS GÉNÉRALES
SAN DIEGO lieux de travail du personnel de l’hôtel et chambres.
Les températures en janvier varient entre 10°C Des espaces fumeurs situés à l’extérieur de l’hôtel
(50°F) et 18°C (65°F). L’humidité relative et les sont toutefois disponibles. Les amendes en cas
pluies sont faibles. Il est conseillé de prévoir une d’infraction ne sont pas remboursées par le Rotary.
veste ou un pull, car l’hôtel est climatisé. Pour en Coordonnées de l’hôtel :
savoir davantage, consulter le site de l’office du
Manchester Grand Hyatt San Diego
tourisme de San Diego, www.sandiego.org.
One Market Place
San Diego, CA 92101 USA
VOYAGE Tél. : +1-619-232-1234
Le lien vers le formulaire de demande de titre de Fax : +1-619-233-6464
transport pour l’Assemblée internationale 2019 sera https://manchester.grand.hyatt.com
disponible à partir du mercredi 12 septembre sur la
page web de l’Assemblée. Arrivée / Départ
Avant 16 h 00, les chambres ne sont pas garanties
Gouverneurs élus et conjoints et sont attribuées selon leur disponibilité. Compte
L’agence de voyages du Rotary (RITS) effectuera tenu du nombre de Rotariens arrivant le dimanche
les réservations de façon à ce que les gouverneurs 13 janvier, il se peut que vous soyez dans l’obligation
élus et les autres participants officiels arrivent de laisser vos bagages à la consigne en attendant
à l’aéroport de San Diego le dimanche 13 janvier que votre chambre soit prête.
2019 avant 15 h 00. Si cela s’avère impossible,
la réservation prendra en compte une arrivée le Les chambres doivent être libérées avant
samedi 12 janvier aux frais du Rotary. Autrement, 11 h 00. Pour libérer votre chambre plus tard,
les participants choisissant d’arriver aux États- veuillez contacter la réception de l’hôtel pour
Unis avant le dimanche 13 janvier devront en obtenir une dérogation. Une surcharge vous sera
assumer les coûts. éventuellement facturée et ne sera pas remboursée.
Rotaractiens À votre arrivée à l’aéroport
Le RITS effectuera les réservations de façon à Pour les gouverneurs élus et les participants
ce que les Rotaractiens arrivent à l’aéroport de officiels
San Diego le mercredi 16 janvier avant 15 h 00. Si Des Rotariens seront là pour accueillir l’ensemble
cela s’avère impossible, la réservation prendra en des participants officiels. Le Rotary assure un
compte une arrivée le mardi 15 janvier. Autrement, service de navettes desservant l’hôtel Manchester
les participants choisissant d’arriver aux États- Grand Hyatt le dimanche 13 janvier. Vous devrez
Unis avant le mercredi 16 janvier devront en prévoir d’arriver ce jour-là à l’hôtel vers 16 h 00.
assumer les coûts. Les participants arrivant la veille devront se rendre
au Manchester Grand Hyatt par leurs propres
Training Leaders moyens. Les frais de taxi sont remboursables
Le RITS effectuera les réservations de façon à ce conformément aux directives concernant les frais
que les training leaders arrivent à l’aéroport de San de déplacements.
Diego le mardi 8 janvier avant midi. Si cela s’avère
impossible, la nuit d’hôtel supplémentaire est Pour les Rotaractiens
remboursable par le Rotary. Les Rotaractiens doivent prévoir d’arriver à l’hôtel
le mercredi 16 janvier vers 16 h 00. L’aéroport
international de San Diego propose des services de
HÔTEL
navettes et de taxis. Ces frais sont remboursables.
Les programmes de fidélité de compagnies
aériennes ou de chaînes d’hôtel ne peuvent pas être Pour les training leaders
utilisés au Manchester Grand Hyatt pendant la Les training leaders doivent arriver à l’hôtel le
durée de la manifestation. mardi 8 janvier autour de 16 h 00. L’aéroport
international de San Diego propose des services de
L’hôtel Manchester Grand Hyatt San Diego est
navettes et de taxis. Ces frais sont remboursables.
entièrement non-fumeur. Cette règle s’applique
aux restaurants, salles de réunion, espaces publics,
2Parking Le port du badge est exigé pour entrer dans la salle-
Les frais de parking sont à votre charge sauf à-manger. Aucune exception à cette règle ne sera
autorisation préalable du RITS. Le parking faite.
de l’hôtel est ouvert 24h/24. Un voiturier se
Les intervenants dont le déplacement est payé
tient également à votre disposition pour garer
par le Rotary peuvent choisir de ne pas prendre le
votre véhicule, mais ce service ne peut pas être
forfait-repas :
remboursé par le Rotary.
• Remboursement d’un maximum de 90 dollars
par jour pour la durée du séjour.
MODALITÉS D’INSCRIPTION SUR PLACE
• Envoi d’une note de frais listant toutes les
Gouverneurs élus et participants officiels dépenses, accompagnée de tous les justificatifs
Retirez votre dossier d’inscription le dimanche pour les dépenses à partir de 75 dollars.
13 janvier de 11 h 00 à 18 h 00 au bureau des
• Pas d’accès au repas du Rotary.
inscriptions (Assembly Registration Desk) situé au
niveau 2, Foyer Harbor.
ACCUEIL PAR LES ROTARIENS LOCAUX
De 18 h 00 à 20 h 00 le 13 janvier, les dossiers Les Rotariens de San Diego vous invitent à
d’inscription pourront être retirés au bureau de participer à un dîner à vos frais en leur compagnie
l’Assemblée (Show Office 6, niveau 2) qui sera le mercredi 16 janvier et proposent une grande
également ouvert lundi 14 à partir de 7 h 00. variété d’activités divertissantes dans une
atmosphère détendue. Le Rotary ne rembourse
Rotaractiens
pas les frais de participation à cette manifestation
Les Rotaractiens peuvent retirer leur badge et leur
facultative, y compris les repas.
dossier d’inscription le mercredi 16 janvier entre
12 h 00 et 17 h 00 dans le Grand Hall D Foyer, au Si vous projetez de participer à cette soirée le
rez-de-chaussée. 16 janvier, inscrivez-vous en ligne avant le 1er
décembre 2018 sur www.clubwebrotary.org/
Training Leaders hospitality.
Les training leaders et leurs conjoints sont invités
à retirer leur badge et documents d’inscription au
FRAIS DE DÉPLACEMENT
Coronado Foyer (niveau 4) le mardi 8 janvier de
À l’attention des participants dont les frais sont pris
16 h 00 à 17 h 00.
en charge par le Rotary : aucun remboursement
ne sera effectué sur place à San Diego. Pour être
REPAS remboursé, envoyer le Formulaire officiel de note de
Le forfait inclut les repas à compter du dîner du frais du Rotary dûment rempli et accompagné des
dimanche 13 janvier et jusqu’au dîner du vendredi justificatifs demandés pour les dépenses d’au moins
18 janvier. Il comprend trois repas par jour, y 75 dollars. Les gouverneurs élus doivent également
compris les banquets d’ouverture et de clôture. Le soumettre le Formulaire de renseignement sur le
forfait repas des training leaders commence avec le destinataire des fonds - Gouverneurs.
dîner du mardi 8 janvier. Consulter les directives pour présenter des notes
Tous les gouverneurs élus, conjoints, participants de frais ou les critères pour les justificatifs ainsi que
officiels et training leaders doivent utiliser cette Mon Rotary pour plus de détails.
formule. Le Rotary International ne remboursera 1. Dépenses remboursables dans le cadre de
pas les repas non pris. l’Assemblée 2019 :
–– Escales de nuit, réservées préalablement
Vous serez remboursé de vos dépenses de repas
par le RITS résultant d’horaires de vols
lorsque celui-ci n’est pas proposé :
internationaux, et frais afférents. En cas de
• Déjeuner - Dimanche 13 janvier ( jusqu’à 25 connexion d’une durée de plus de 7 heures
dollars par personne) résultant de vols internationaux, le Rotary
• Dîner - Mercredi 16 janvier si vous choisissez à remboursera jusqu’à 80 dollars pour une
l’avance de ne pas participer à la soirée organisée chambre d’hôtel en journée, sur présentation
par les Rotariens locaux ( jusqu’à 45 dollars par de justificatifs et à condition que la
personne) réservation ait été effectuée par le RITS.
• Petit-déjeuner - Samedi 19 janvier ( jusqu’à 20
dollars par personne)
3–– Trajet le plus économique entre votre –– Téléphone
domicile et l’aéroport (les déplacements en –– Minibar
voiture ou en train de plus de 150 dollars –– Films
doivent être préalablement approuvés par le –– Salle de sport
RITS). –– Frais de nettoyage après avoir fumé dans la
–– Repas pris pendant le voyage aller-retour chambre
(voir Repas pour les exceptions). –– Cadeaux ou papier à lettre
–– Frais de visa des gouverneurs élus (après –– Frais d’envoi et de manutention de colis
autorisation préalable du RITS). –– Toute dépense réalisée à la suite d’un séjour
–– Frais de déplacement nécessaire à l’obtention prolongé à caractère personnel
d’un visa (gouverneurs élus ; les billets d’avion 4. Dépenses non remboursables par le Rotary :
doivent être réservés par le RITS ou avoir –– Frais de séjour ou de participation à la
son autorisation préalable pour les acheter manifestation d’accueil avant ou après
sur place ; les déplacements en voiture ou l’Assemblée.
en train de plus de 150 dollars doivent être –– Frais occasionnés par la perte de bagage, les
préalablement approuvés par le RITS). frais d’assurance maladie ou d’assurance
–– Parking à l’hôtel (après autorisation préalable accident de voyages.
du RITS). –– Frais de taxi les journées où un service de
–– Les frais de bagages dans le cadre du voyage navettes est offert.
aller-retour, sous réserve que les justificatifs –– Le Rotary fournit sur demande une
de paiement soient inclus à la note de frais. La carte de téléphone prépayée à utiliser de
limite est fixée à deux bagages par personne. votre chambre ou à partir d’une cabine
–– Frais de taxi et de navette de et vers l’hôtel téléphonique. Les appels téléphoniques
lorsqu’un service de navette gratuit n’est pas effectués sans cette carte ne seront pas
proposé. remboursés.
Note : Les frais d’avion, de train ou –– Les frais en cas de dépassement du poids ou
kilométriques doivent être préalablement du nombre de bagages
approuvés par le RITS. Faute d’approbation 5. Le Rotary remboursera à l’issue de leur voyage
préalable, le remboursement des frais peut être les voyageurs ayant acheté leur billet eux-
rejeté ou réduit. Aucune avance sur frais ne mêmes avec l’autorisation du RITS. Veuillez
sera faite ; les dépenses occasionnées ne seront envoyer les justificatifs demandés par e-mail à
remboursées que sur présentation des reçus. expensereports@rotary.org le 19 mars au plus
2. Le Rotary règle les chambres directement tard.
à l’hôtel pour les participants officiels et les 6. Une note de frais, accompagnée de pièces
conjoints. Vous devrez vous acquitter de vos justificatives (format PDF), devra être soumise
dépenses personnelles supplémentaires non à expensereports@rotary.org dans les 60 jours
couvertes par le Rotary. Les hôtels acceptent les suivant la fin de l’Assemblée, soit avant le 19
paiements par carte Visa, MasterCard, American mars 2019. Aucun remboursement ne sera
Express, Diners Club ou en dollars. Les chèques effectué pour les notes de frais reçues après cette
ne sont pas acceptés. échéance, sauf cas exceptionnels.
3. Les dépenses ci-dessous ne sont PAS
remboursables si elles sont facturées sur la note ASSURANCE
d’hôtel et doivent être payées à la fin du séjour : Le Rotary fournit une police d’assurance-voyage
–– Pressing (sauf pour les training leaders) pour les déplacements de et vers l’Assemblée à
–– Achat de vêtements tous les participants et leurs conjoints dont la
–– Repas pendant l’Assemblée, sauf indication participation à l’Assemblée internationale est prise
contraire en charge par le Rotary. Consulter le résumé des
–– Pourboires garanties en page 13.
4INTERDICTION DE DÉMARCHAGE CODE VESTIMENTAIRE
Le Rotary interdit toute sollicitation de fonds. De Une tenue professionnelle est exigée pour les
même, il est interdit d’afficher ou de distribuer de participants et leurs conjoints y compris durant
la documentation promotionnelle dans la salle des les séances plénières et les groupes de discussion
séances plénières ou dans les salles de groupes de (conformément à votre culture).
discussion sans l’autorisation écrite préalable du Les participants peuvent s’ils le souhaitent porter
président élu. la tenue traditionnelle de leur pays pour le dîner
dansant qui débute par un défilé. Les autres
REPAS DU PRÉSIDENT ÉLU participants doivent porter une tenue de soirée.
Les gouverneurs élus et leurs conjoints sont conviés Pour célébrer la convention 2020 du Rotary à
à l’un des repas en l’honneur du président élu et de Honolulu, le mercredi de l’Assemblée sera la
son épouse. Vous trouverez une invitation dans la Journée de la chemise hawaïenne !
pochette d’inscription que vous retirerez sur place.
Le festival international, une formidable soirée de
spectacles présentés par certains participants, sera
PROGRAMME DES CONJOINTS
organisé le jeudi 17. La tenue vestimentaire peut
Un programme est conçu pour les conjoints des
être décontractée.
gouverneurs élus. Il comprend des groupes de
discussion, des séances plénières et des activités de Pour le banquet de clôture, il est possible de porter
networking adaptées aux conjoints, quelle que soit une tenue de soirée ou la tenue traditionnelle de son
leur expérience du Rotary. pays.
La présence des conjoints n’est pas obligatoire à
San Diego. Si votre conjoint décide de se rendre à EXPÉDITION DE MARCHANDISES
l’Assemblée, les billets d’avion et les frais de repas Les participants ayant l’intention d’envoyer des
seront pris en charge par le Rotary (pour une marchandises au Manchester Grand Hyatt San
valeur totale comprise entre 1 000 et 3 000 dollars). Diego doivent s’assurer de respecter les règlements
Les conjoints présents à San Diego devront des douanes américaines (www.cbp.gov/travel)
obligatoirement participer au programme leur étant et apporter une copie de tous les documents de
destiné. fret pour pouvoir retracer leur itinéraire en cas de
problèmes en douane. Des frais de manutention,
Note : Les conjoints doivent soutenir le gouverneur non couverts par le Rotary, vous seront facturés par
élu durant leur mandat et doivent être inscrits l’hôtel pour tout colis reçu, y compris pour les colis
dans la base de données du Rotary pour compléter concernant l’exposition culturelle.
leur inscription. Si vous souhaitez mettre à jour les
informations sur votre conjoint dans votre profil, Manchester Grand Hyatt San Diego
contactez data@rotary.org. Attn: (Votre nom)
Please hold for guest arrival
One Market Place
PARTICIPATION DES MEMBRES DE LA
San Diego, CA 92101 USA
FAMILLE
Phone: +1-619-232-1234
Les gouverneurs élus peuvent inscrire leurs
Fax: +1-619-233-6464
enfants et d’autres membres de leur famille aux
séances plénières, repas et banquets de l’Assemblée
internationale. Les enfants de moins de 18 ans
doivent être accompagnés à tout moment d’un
adulte qui n’est pas le gouverneur élu ou son
conjoint. Pour plus d’information et pour inscrire
des membres de votre famille, consultez le
formulaire Inscription de membre de la famille des
gouverneurs élus.
5AVERTISSEMENTS sous licence l’utilisation de ces enregistrements,
de votre image et de votre voix pour des activités
Données personnelles officielles liées à l’Assemblée.
Votre vie privée est importante pour le Rotary et
les données personnelles que vous partagez avec le Participation et sécurité
Rotary ne seront utilisées que dans le cadre de ses Pour des raisons de sécurité, toutes les personnes
missions officielles. Cela signifie que vos données inscrites doivent présenter une pièce d’identité
personnelles seront utilisées pour permettre votre avec photo (permis de conduire ou passeport)
participation à l’Assemblée et y améliorer votre pour obtenir leur badge. Le Rotary se réserve le
expérience (nous pouvons par exemple partager droit de vérifier les pièces d’identité avec photo à
vos données personnelles pour imprimer des tout moment pendant l’Assemblée. Les badges qui
badges nominatifs). Les données personnelles que ne correspondent pas à la pièce d’identité seront
vous fournissez lors de votre inscription peuvent confisqués et les contrevenants seront expulsés.
être communiquées à des prestataires de services Le Rotary se réserve également le droit d’inspecter
du Rotary, notamment des entités affiliées, pour tous les sacs. Les personnes inscrites peuvent
aider le Rotary à planifier des activités liées à refuser cette inspection, mais le Rotary peut alors
l’Assemblée. leur l’entrée.
Autorisation à publier les photographies
En assistant, en participant ou en visitant
QUESTIONS
Pour tout complément d’information, s’adresser
l’Assemblée, les personnes inscrites consentent
aux services d’inscription par fax au +1-847-556-
à être photographiées ou enregistrées par tous
2194 ou par e-mail à ri.registration@rotary.org.
les moyens, y compris des photographies, des
enregistrements audio, des interviews et des
enregistrements vidéo. Le Rotary utilise ces
informations sur son site web, dans ses publications
imprimées et électroniques, et dans les médias
sociaux pour sa promotion. Le Rotary conserve
cette information à des fins d’archives et de
recherche. Vous accordez gratuitement au Rotary
le droit irrévocable d’utiliser, de copier, d’afficher,
de modifier, de distribuer, de publier et de concéder
6PROGRAMME
Séances plénières : Discours motivants et Dimanche 13 janvier
informatifs pour les gouverneurs élus et les 11 h 00-18 h 00 Inscriptions
conjoints.
18 h 00-19 h 00 Réception de bienvenue
Groupes de discussion : Proposées dans six
langues (anglais, français, japonais, coréen, 18 h 30-20 h 00 Dîner - Buffet
portugais et espagnol), ces séances sont conçues
pour permettre à un groupe d’une vingtaine de Lundi 14 janvier
gouverneurs élus encadrés par un instructeur 06 h 30-07 h 00 Marche matinale (facultatif )
rotarien d’échanger des idées et des stratégies
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
au travers d’activités et d’études de cas. À partir
du jeudi, les groupes compteront également 2 09 h 00-10 h 30 Séance d’ouverture
Rotaractiens. 11 h 00-12 h 30 Groupes de discussion des
Training leaders du Rotary : Groupe d’anciens gouverneurs élus
gouverneurs formés à encadrer des groupes de 11 h 00-12 h 00 Séance d’ouverture des conjoints
discussion.
12 h 15-14 h 00 Déjeuner - Buffet
Groupes de discussion des conjoints :
Discussions pour en apprendre davantage sur 12 h 45-14 h 15 Déjeuner et séance photo avec le
le Rotary et partager ses expériences. Elles sont président élu (sur invitation)
organisées en petits groupes et par langue (anglais, 13 h 15-14 h 00 Atelier informatique facultatif
français, japonais, coréen, portugais, espagnol et (pour les gouverneurs élus et les
autres langues éventuelles). conjoints)
Exposition culturelle : L’exposition culturelle 14 h 30-15 h 30 Séance plénière 2
reflète l’internationalité du Rotary et offre 16 h 00-17 h 30 Groupes de discussion des
également un espace réservé où les conjoints gouverneurs élus
pourront faire connaissance.
16 h 00-17 h 30 Groupes de discussion des
conjoints
PROGRAMME DU SÉMINAIRE DES TRAINING
LEADERS2019 17 h 45-19 h 30 Dîner - Buffet
Le séminaire de formation se déroule du mardi 18 h 00-19 h 00 Atelier informatique facultatif
8 au dimanche 13 janvier. C’est l’occasion pour (pour les gouverneurs élus et les
les training leaders et leurs conjoints de discuter conjoints)
et de s’entraîner aux techniques de facilitation
de groupes de discussion. La journée commence 18 h 00-19 h 30 Dîner et séance photo avec le
généralement vers 8 h 30 pour se terminer vers 17 président élu (sur invitation)
h 00. Quelques dîners seront également organisés.
Plus d’informations seront envoyées séparément Mardi 15 janvier
aux training leaders et à leurs conjoints. 06 h 30-07 h 00 Marche matinale (facultatif )
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
PROGRAMME DE L’ASSEMBLÉE
INTERNATIONALE 2019 07 h 30-08 h 30 Atelier informatique facultatif
Étant donné l’importance du contenu de (pour les gouverneurs élus et les
la formation offerte lors de l’Assemblée conjoints)
internationale, la participation à toutes les 09 h 00-10 h 00 Séance plénière 3
séances est obligatoire. Prenez connaissance de ce
programme avant de prévoir d’autres activités. 10 h 30-12 h 00 Groupes de discussion des
conjoints
Ces informations peuvent changer postérieurement
10 h 30-12 h 00 Groupes de discussion des
à la mise sous presse.
gouverneurs élus
712 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet 10 h 30-12 h 00 roupes de discussion des
G
conjoints
12 h 15-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec le
président élu (sur invitation) 10 h 30-12 h 00 Groupes de discussion des
gouverneurs élus et les
14 h 15-15 h 30 Groupes de discussion des
Rotaractiens
gouverneurs élus
12 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet
15 h 30-17 h 30 Exposition culturelle pour les
conjoints 12 h 15-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec le
président élu (sur invitation)
15 h 30-16 h 15 Exposition culturelle pour les
gouverneurs élus 12 h 45-13 h 30 Atelier informatique facultatif
(pour les gouverneurs élus et les
16 h 15-17 h 30 Groupes de discussion des
conjoints)
gouverneurs élus
14 h 00-15 h 00 Séance plénière 6
19 h 15-19 h 45 Défilé
15 h 30-17 h 00 Groupes de discussion des
19 h 45-22 h 15 Dîner dansant
conjoints
Mercredi 16 janvier – Journée hawaïenne 15 h 30-17 h 00 Groupes de discussion des
gouverneurs élus et les
06 h 30-07 h 00 Marche matinale (facultatif )
Rotaractiens
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
17 h 00-18 h 45 Dîner - Buffet
07 h 30-08 h 30 Atelier informatique facultatif
19 h 00-21 h 00 Festival international
(pour les gouverneurs élus et les
conjoints)
Vendredi 18 janvier
09 h 00-10 h 00 Séance plénière 4
06 h 30-07 h 00 Marche matinale (facultatif )
10 h 30-11 h 30 Séance plénière des conjoints
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
10 h 30-12 h 00 Groupes de discussion des
07 h 30-08 h 30 Atelier informatique facultatif
gouverneurs élus
(pour les gouverneurs élus et les
12 h 00-17 h 00 Inscription des Rotaractiens conjoints)
12 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet 09 h 00-10 h 00 Séance plénière 7
12 h 15-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec le 10 h 30-12 h 00 Groupes de discussion des
président élu (sur invitation) gouverneurs élus et les
12 h 45-13 h 30 Atelier informatique facultatif Rotaractiens
(pour les gouverneurs élus et les 10 h 30-12 h 00 Groupes de discussion des
conjoints) conjoints
14 h 00-16 h 00 Choix d’activités facultatives 12 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet
17 h 00-18 h 00 Réception de bienvenue réservée 12 h 15-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec le
aux Rotaractiens président élu (sur invitation)
Soirée libre 14 h 00-15 h 30 Groupes de discussion des
Soirée des Rotariens locaux (facultatif ) gouverneurs élus
14 h 00-17 h 00 Groupe de discussion des
Jeudi 17 janvier Rotaractiens
06 h 30-07 h 00 Marche matinale (facultatif ) 16 h 00-17 h 00 Séance régionale récapitulative
06 h 30-08 h 00 Petit-déjeuner pour les gouverneurs élus
(facultatif )
07 h 30-08 h 30 Atelier informatique facultatif
(pour les gouverneurs élus et les 18 h 30-21 h 00 Séance de clôture et banquet
conjoints)
09 h 00-10 h 00 Séance plénière 5
8INSTRUCTIONS POUR LES RÉSERVATIONS DE
VOYAGE
Remplissez le formulaire suivant pour effectuer 4. Une fois rempli, envoyez le formulaire par e-mail
votre réservation : à l’agence du RITS desservant votre région.
my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/ 5. Indiquez en objet IA19 – votre nom de famille –
international-assembly numéro du district (ex. : IA17–DURAND–1640).
Échéance : vendredi 26 octobre au plus tard. Les Vous recevrez un accusé de réception une fois le
formulaires remplis à la main ne seront pas pris en formulaire envoyé et un agent vous contactera.
compte. Les billets d’avion doivent être émis avant
le vendredi 16 novembre. Veuillez indiquer les noms
tels qu’ils apparaissent sur les passeports.
INSTRUCTIONS
1. Cliquez sur le lien suivant pour ouvrir le
formulaire :
my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/
international-assembly
2. Renseignez tous les champs. Contactez RITS@
rotary.org pour toute question.
3. Sauvegardez le document sur votre ordinateur
avec comme titre votre nom suivi de votre
numéro de district (par exemple : Durand1640.
doc).
9AGENCES DE VOYAGES APPROUVÉES PAR LE RITS
S’il n’y a pas d’agence du RITS dans votre pays, soumettre votre demande à l’agence américaine.
ÉTATS-UNIS ET TOUS LES PAYS D’AMÉRIQUE INDE
CENTRALE ET DU SUD (SAUF LE BRÉSIL) Mohammad Zahid/Manik Kumar
Raptim Humanitarian Travel BCD Travel
Rotary International 326 DLF Tower A
1560 Sherman Ave. 16NW Jasola
Evanston, IL 60201-3698 New Delhi-110025, Inde
USA Tél. : 91-11-43685000
Tél. : +1-847-378-5402 Autre tél. : 91-11-43685028 & 91-11-43685033
RITS@rotary.org Fax : 91-11-43685003
En dehors des heures de bureau : rotary.india@bcdtravel.in
+1-847-378-5402 Option 2 Heures d’ouverture : 09 h 30-18 h 00 du lundi au
vendredi
AUSTRALIE & NOUVELLE-ZÉLANDE En dehors des heures de bureau :
Audrey Warren 91-97-11701377 & 91-95-82020080
Raptim Humanitarian Travel
6/670 Canterbury Road, Surrey Hills, Victoria 3127 JAPON
Australie Yoshifumi Kamifuji
Tél. : 61-3-8001-6029 Tonichi Travel Service (TNK)
Fax : 61-3-9836-7188 Rotary Section
rotarytravel.au@raptim.org 4F Tsukiji KY Bldg. 4th Flr
Hauts dirigeants : rotaryvip.au@raptim.org 4-7-5 Tsukiji, Chuo-ku
En dehors des heures de bureau : Tokyo 104-0045
En dehors de l’Australie : 61-3-8001-6029 Option 2 Japon
D’Australie : 61-3-9890-6555 Option 2 Tél. : 81-3-5148-1730
Fax : 81-3-5148-1827
BRÉSIL rot@tonichi.co.jp
Paulo Battistini En dehors des heures de bureau :
BattsTour 81-90-1799-2736
Rua Engenheiro Paulo, 59
Vila Harmonia - Guarulhos / SP PHILIPPINES
Brésil Camille Bustillos
Tél. : 55-11- 2382-7436 The Baron Travel Corporation
battstour@battstour.com Ground Floor, Cityland 10 (Tower 2)
En dehors des heures de bureau : 6817 Ayala Ave. North Corner Dela Costa Street
Tél : 55-11- 96787-9392 Salcedo Village, Makati City
Philippines
CORÉE DU SUD Tél. : 632-817-4926
Bona Yoon Fax : 632-819-2993
BCD Travel corporate@barontravel.com.ph
14F Officia B/D En dehors des heures de bureau :
163, Shinmunro, 1 Ga 63-927-8754884
Jongro-Gu, Seoul
Corée du sud
Tél. : 82-2-3276-2212
Fax : 82-2-399-5566
rotarykorea@bcdtravel.co.kr
10DIRECTIVES ET PROCÉDURES POUR LES
DÉPLACEMENTS
Le Rotary prend à sa charge les billets d’avion droit de refuser son autorisation sur la base de
aller-retour des participants et des conjoints, étant l’itinéraire, de la disponibilité des places et de la
entendu que l’itinéraire choisi sera le plus direct et compagnie sélectionnée par l’agence non agréée.
économique ou conforme au règlement ci-après. Si le voyageur est autorisé à acheter lui-même
son billet, il doit envoyer son itinéraire à rits@
Le RITS se doit de suivre les strictes directives du
rotary.org dès l’émission des titres de transport
conseil d’administration sur les déplacements qui
au risque de ne pas être remboursé. Le billet
visent à faire réaliser des économies au Rotary. Les
sera remboursé après le voyage et réception des
personnes désirant bénéficier d’un surclassement
reçus et pièces justificatives (expensereports@
doivent en assumer les coûts et l’indiquer sur leur
rotary.org).
demande de titre de transport. Avant l’émission
des billets d’avion, le RITS indiquera les frais 4. Les voyageurs autorisés à acheter leur billet
supplémentaires de surclassement qui devront d’avion par l’intermédiaire de leur propre
être payés par carte bancaire au moment de la agence de voyages doivent fournir au RITS une
réservation. copie de leur itinéraire indiquant la compagnie
aérienne, les numéros, dates et horaires des
Une surcharge de 15 dollars (vol intérieur – vols d’arrivée et de départ, et le tarif (rits@
États-Unis) et de 35 dollars (vol international) rotary.org). Vous ne serez pas remboursé si vous
sera appliquée aux demandes de déplacements n’envoyez pas votre itinéraire final.
personnels avant ou après l’Assemblée
5. Le Rotary utilise les compagnies aériennes
internationale.
ayant accordé des tarifs préférentiels au Rotary
et à sa Fondation.
GÉNÉRALITÉS
6. Les voyageurs doivent accepter de faire une
1. Votre déplacement étant financé par le Rotary, escale si cela permet de réduire sensiblement
il vous incombe de respecter les lignes de les coûts.
conduite suivantes conçues dans le but de
7. Les aéroports offrant les meilleurs tarifs sont
réduire les frais, tout en garantissant un confort
utilisés dans la mesure où le transport terrestre
raisonnable.
n’augmente substantiellement ni le coût total
2. Vous devez soumettre une demande de titre du voyage, ni la durée des transports vers ou à
de transport auprès d’une agence agréée par partir de ces aéroports.
le RITS. Le RITS pourra attendre la période
8. L’utilisation de tout mode de transport autre
tarifaire la plus avantageuse pour émettre les
que l’avion est remboursée sur autorisation
billets.
préalable du RITS, à condition que le coût
3. Tout voyage financé par le Rotary ou la n’excède pas, selon le RITS, celui d’un billet
Fondation Rotary est géré par une agence agréée d’avion aller-retour. Remplir pour cela la
par le RITS. Les voyageurs peuvent demander demande de titre de transport du RITS pour
l’autorisation d’acheter leur billet eux-mêmes l’Assemblée internationale.
s’ils pensent pouvoir obtenir un meilleur tarif
9. Si aucune liaison aérienne n’existe, les
auprès d’une agence non agréée. Dans ce cas,
voyageurs doivent, pour être remboursés,
ils doivent fournir au RITS, avant d’acheter
utiliser le mode de transport le plus
un billet, leur itinéraire, le numéro de vol, les
économique.
heures de départ et d’arrivée, la compagnie et le
prix du billet. Ils ne seront autorisés à acheter 10. La location de voitures de taille compacte ou
ce billet que si son prix est inférieur d’au moins intermédiaire doit être pré-approuvée par le
300 dollars à celui proposé par le RITS. Le RITS. Le Rotary ne rembourse pas le rachat
voyageur est dans ce cas remboursé du montant de franchise ou la souscription d’assurance
autorisé à l’issue du voyage et sur soumission individuelle supplémentaire. Soumettre la
des récépissés aux services des finances du demande en utilisant le formulaire demande de
Rotary. Le RITS se réserve dans tous les cas le titre de transport.
1111. Les billets d’avion achetés par le biais de 14. Des dérogations peuvent être sollicitées
programmes de fidélité (miles) de compagnies par écrit auprès du secrétaire général. Sont
aériennes doivent être préalablement approuvés inéligibles :
et seront remboursés à concurrence des frais a. Choisir des compagnies aériennes
acquittés par le voyageur (ex. : taxe d’aéroport). spécifiques pour bénéficier de leur
12. Les voyageurs doivent payer les frais engagés programme de fidélité quand le Rotary peut
dans le cadre de déplacements personnels obtenir de meilleurs tarifs ou bénéficier
entrepris en conjonction avec un déplacement d’autres avantages sur d’autres compagnies.
officiel autorisé. Une surcharge de 15,00 dollars b. Choisir une autre compagnie alors que
(vol intérieur – États-Unis) et de 35,00 dollars le Rotary doit remplir ses obligations
(vol international) sera appliquée aux demandes contractuelles à l’égard de compagnies
de déplacements personnels avant ou après partenaires.
l’Assemblée internationale.
Si vous avez des questions sur votre voyage à
13. Les miles accumulés dans le cadre de
destination de l’Assemblée internationale, prière de
programmes de fidélité pour les déplacements
contacter le RITS à Evanston.
aux frais du Rotary sont crédités au compte du
voyageur.
RITS
Heures d’ouverture : 08 h 30 -17 h 00 (heure de
Chicago)
RITS@rotary.org
Tél. : +1-847-866-3411
12PRÉSENTATION DE L’ASSURANCE VOYAGES
Les Rotariens, leurs conjoints et les Rotaractiens Formulaire de déclaration de sinistre. En cas
sont couverts par une assurance voyages lors de leur de maladie, d’accident ou de perte, vous devrez
déplacement vers et de l’Assemblée internationale. remplir un formulaire de déclaration de sinistre et
La couverture inclut le décès et les mutilations l’envoyer accompagné de tous les justificatifs à la
accidentelles, l’évacuation sanitaire d’urgence, le compagnie d’assurance AIG à l’adresse indiquée sur
rapatriement du corps et l’assistance en voyage. Les le formulaire. Vous pouvez obtenir ce formulaire au
frais médicaux et la perte des effets personnels sont bureau de l’Assemblée à San Diego ou en contactant
remboursés uniquement lorsqu’ils sont engagés en le service Risk Management du Rotary (insurance@
dehors du pays où l’assuré est domicilié. rotary.org). Nous vous encourageons à conserver
des photocopies de toutes les correspondances et de
Carte d’assuré. Vous trouverez en page 14 et 15
tous les documents envoyés.
une copie de votre carte d’assuré détaillant les
niveaux de couverture. Veuillez l’avoir sur vous Informations complémentaires et questions.
lorsque vous voyagerez vers et de l’Assemblée Veuillez contacter le service Risk Management du
internationale. Elle vous sera demandée en cas Rotary pour plus de détails sur l’assurance voyage
d’accident ou de maladie. (insurance@rotary.org).
Bénéfices de l’assurance-voyage :
• Dépense de santé (en dehors du pays de
résidence)
• Services d’assistance 7 jours /7, 24h/24 en
appelant le numéro sur la carte
• Urgences médicales et évacuation pour des
raisons de sécurité
• Rapatriement du corps
• Assistance en cas de bagages perdus/volés
• Décès et mutilations accidentelles (AD&D)
• Jusqu’à 14 jours de couverture pour les
déplacements personnels avant ou après
l’Assemblée internationale
13ASSURANCE – IDENTIFIANT 14
15
FESTIVAL INTERNATIONAL
Les gouverneurs élus sont invités à prendre CONTENU
part au Festival international en donnant une Les spectacles doivent refléter une culture
représentation musicale, chorégraphique ou autre. nationale ou régionale au travers des costumes,
Un spectacle peut être donné par un ou plusieurs musiques, danses, etc. utilisés et seront exécutés
districts, une ou plusieurs zones, un ou plusieurs en public sans support visuel (diapositives,
pays. photos, vidéos, PowerPoint, etc.). L’interprétation
simultanée n’étant pas assurée, toute narration est
Les directives suivantes ont été conçues en
découragée. En raison des lois régissant les droits
tenant compte des contraintes de temps et afin de
d’auteurs, il n’y aura pas d’enregistrement vidéo du
permettre au plus grand nombre de participer.
spectacle.
REPRÉSENTANT DU GROUPE
DURÉE
Un contact principal doit être désigné pour chaque
La durée maximum de chaque spectacle est de trois
spectacle. Cette personne aura les responsabilités
minutes.
suivantes :
1. Soumettre un formulaire d’inscription au nom
NOMBRE DE PARTICIPANTS SUR SCÈNE
du groupe donnant un spectacle (voir ci-dessous)
Pour des raisons de sécurité, le nombre de
2. Recevoir la confirmation d’inscription indiquant personnes sur scène est limité à 40. Si vous avez
l’horaire de l’orientation prévue pour le groupe plus de 40 participants, certains devront alors se
3. Organiser tous les aspects du spectacle tenir sur le parterre devant la scène.
FORMULAIRES D’INSCRIPTION ORIENTATION POUR LES PARTICIPANTS
Le représentant du groupe doit envoyer un seul et Les participants doivent assister à une orientation
unique formulaire d’inscription au nom du groupe obligatoire à l’heure indiquée, faute de quoi ils
avant le vendredi 28 septembre 2018. Aucun ne pourront participer au spectacle. Il est
formulaire ne sera accepté après cette date. impossible de modifier l’heure de cette répétition.
SPECTACLES AU PROGRAMME ANNULATION
Le programme de la soirée comprendra 20 En cas de désistement, le représentant du groupe
spectacles qui seront choisis selon les critères doit immédiatement en informer le régisseur.
suivants :
1. Chaque pays ou zone qui envoie un formulaire DÉCISION FINALE
sera représenté sur scène. En raison du nombre Chaque groupe accepte de respecter les
limité de spectacles, les districts et les zones sont instructions du régisseur.
encouragés à se regrouper pour présenter un
spectacle commun.
2. Si plusieurs groupes d’un même pays ont fait
une demande, celui dont la demande nous
sera parvenue en premier sera retenu. Si les
demandes d’un même pays ont été reçues en
même temps, un tirage au sort sera effectué pour
déterminer le groupe qui se produira.
L’ordre de passage est déterminé avant l’Assemblée
par le président élu du Rotary.
16FORMULAIRES – LISTE DE CONTRÔLE
Tous les formulaires sont disponibles sur : my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/international-assembly
À RENVOYER AVANT LE VENDREDI 28 SEPTEMBRE
INSCRIPTION
Gouverneurs élus : inscription en ligne sur
my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/international-assembly
Contacter ri.registration@rotary.org pour demander une formulaire au format PDF.
Rotaractiens : les participants recevront un e-mail contenant un lien vers le formulaire d’inscription
avant le 31 août. Pour plus d’informations, contacter ri.registration@rotary.org.
PAR E-MAIL À STAGEPRODUCTION@ROTARY.ORG • FAX : +1-847-556-2194
Festival international (gouverneurs élus uniquement)
PAR E-MAIL À VENDORS@ROTARY.ORG • FAX : +1-847-556-2137
Formulaire de renseignements sur le destinataire des fonds – Gouverneurs
FORMULAIRE D’EXTENSION DE SÉJOUR (FACULTATIF)
Formulaire d’extension de séjour
À RENVOYER AVANT LE VENDREDI 26 OCTOBRE
PAR E-MAIL À RITS@ROTARY.ORG OU À VOTRE AGENCE DU RITS.
Formulaire de demande de titre de transport
À RENVOYER AVANT LE MERCREDI 19 MARS
PAR E-MAIL À EXPENSEREPORTS@ROTARY.ORG • FAX : +1-847-556-2193
Note de frais
rotary.org/RIdocuments/fr_doc/expense_report_fr.xls
17FORMULAIRE D’INSCRIPTION AU FESTIVAL
INTERNATIONAL
Veuillez lire attentivement les instructions page 16 avant de remplir le formulaire. Veuillez remplir un seul
formulaire par spectacle puis l’envoyer par e-mail à ri.registration@rotary.org ou par fax au +1-847-556-
2194 avant le vendredi 28 septembre.
Chaque groupe doit choisir un représentant qui seul peut envoyer le formulaire au nom du groupe. Cette
personne recevra la confirmation d’inscription indiquant l’horaire de l’orientation prévue pour le groupe. Le
représentant se charge d’informer le reste du groupe. Les heures attribuées ne peuvent être modifiées. Les
horaires seront également affichés à l’entrée de la salle Seaport Ballroom (niveau 2). Les formulaires reçus
après l’échéance ne seront pas pris en compte.
COORDONNÉES DU REPRÉSENTANT
NOM PRÉNOM
TITRE AU ROTARY (ROTARY TITLE (administrateur, gouverneur élu, conjoint de gouverneur élu, etc) ADRESSE
VILLE PROVINCE (Canada)
CODE POSTAL COUNTRY
TÉLÉPHONE ((inclure tous les indicatifs) FAX ((inclure tous les indicatifs)
E-MAIL
NOUS REPRÉSENTONS
Zone District Autre
PAYS REPRÉSENTÉ(S) NUMÉROS DES DISTRICTS OU ZONES REPRÉSENTÉS
SPECTACLE
INTITULÉ DU SPECTACLE (Pour inclusion dans le programme) NOMBRE DE PARTICIPANTS (Limite de 40 sur scène)
Brève description de votre spectacle
Chanson Danse Spectacle instrumental Sketch Autre
Des instruments de musique seront-t-ils utilisés ? Oui Non Si oui, lesquels ?
Fournirez-vous une bande sonore ? Oui Non Utiliserez-vous des accessoires ? Oui Non
SIGNATURE DATE
RAPPELS ET CONSEILS
• La durée maximum de chaque spectacle est de trois minutes.
• Pour des raisons de sécurité, aucun accessoire/article ne peut être lancé de la scène en direction des
spectateurs. Les participants sont responsables des accessoires ; ils doivent les apporter sur scène et les
retirer.
• Vous n’aurez accès à aucun support visuel (diapositives, PowerPoint, film, photo, texte, vidéo, etc.).
• Aucun service d’interprétation simultanée n’étant fourni pendant le festival, les spectacles visuels
(musique et danse) sont de loin préférables aux sketches.
• Restez simple. La plupart des participants ne sont pas des professionnels du spectacle. Plus ils auront
l’esprit libre, plus ils s’amuseront.
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