MODE OPERATOIRE APPLICATION INFORMATIQUE ASSISTANTS SPECIALISTES PARTAGES VAGUE 5 (2018-2020) - ARS Ile-de-France
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DOS – POLE RESSOURCES HUMAINES EN SANTE
DEPARTEMENT PARCOURS PROFESSIONNELS
MODE OPERATOIRE APPLICATION INFORMATIQUE
ASSISTANTS SPECIALISTES PARTAGES VAGUE 5 (2018-2020)
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DEPARTEMENT PARCOURS PROFESSIONNELS
SOMMAIRE
1. Points importants ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ page 3
2. 1ère connexion pour créer un compte ---------------------------------------------------------------------------------------------- page 5
3. Oubli du mot de passe ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ page 7
4. Page d’accueil de l’application informatique ------------------------------------------------------------------------------------- page 8
5. Dépôt et visualisation des dossiers de candidature -----------------------------------------------------------------------------page 10
6. Dépôt et suppression des pièces justificatives obligatoires et annexes ---------------------------------------------------page 13
7. Validation du dossier de candidature -----------------------------------------------------------------------------------------------page 17
8. Consultation de la décision de l’ARS ------------------------------------------------------------------------------------------------page 18
Nouveauté :
Les Responsables des Bureaux des Affaires Médicales des 2 établissements de santé recruteur et partenaire sur le projet médical partagé recevront
automatiquement un mail annonçant la consultation des résultats avec les codes d’accès de l’établissement recruteur
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1. Points importants
L’application informatique s’adresse aux établissements de santé qui sont recruteurs dans le partenariat et qui souhaitent déposer un dossier dans le cadre de
l’appel à candidatures pour la création de postes d’Assistants Spécialistes Partagés Vague 5 pour une prise de poste au 1er novembre 2018.
Seul le Bureau des Affaires Médicales de l’établissement de santé recruteur doit déposer en ligne les dossiers de candidatures.
Connexion
Vous pouvez avoir accès à cette application via Internet Explorer ou Mozilla Firefox
- Une adresse de connexion : http://ars-iledefrance.fr/creation_poste_asp_v5/
- Codes d’accès :
Un Identifiant : l’adresse email du Bureau des Affaires Médicales de l’établissement de santé recruteur
Un Mot de passe : choisi par le Bureau des Affaires Médicales de l’établissement de santé recruteur
Vous avez la possibilité d’ajouter, modifier ou supprimer vos saisies jusqu’au 15 mars 2018 inclus (date de clôture de l’appel à candidatures).
Vous devez déposer des candidatures pour des candidats inscrits à l’Ordre national des Médecins et ayant un n° RPPS.
Tout dossier incomplet et/ou déposé hors-délai ne sera pas traité
Contact ARS : ars-idf-asp@ars.sante.fr
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Valable pour tous les onglets :
Si vous quittez l’application et/ou l’onglet en cours de saisie sans cliquer sur « Enregistrer », toutes les informations
saisies sur la page seront automatiquement supprimées
Tant que tous les volets ne sont pas renseignés et tous les enregistrements validés, le dossier reste « Incomplet »
Plusieurs items avec des astérisques rouges doivent obligatoirement être complétés car bloquants pour la suite de la saisie
Une fois l’onglet « Identification » complété, vous avez la possibilité de renseigner les différents onglets dans n’importe quel ordre
Si vous n’arrivez pas à changer d’onglet, cliquer d’abord sur « Afficher » dans le tableau « Candidature » situé à gauche de l’identification des
établissements, et vous pourrez accéder à tous les autres onglets souhaités
Ce tableau vous permet également de visualiser les dossiers de candidatures déposés. Ils sont imprimables en format PDF.
Dans chaque volet, les curseurs à droite et en bas des volets vous permettent de saisir progressivement votre dossier de candidature
Particularités
Format de date : « 00/00/0000 »
Effectifs et encadrement internes/externes : en chiffre ne pas saisir de lettre
N° de téléphone : sans espace et sans point
Age : nombre entier, ne pas saisir « ans »
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2. 1ère connexion pour créer un compte
http://ars-iledefrance.fr/creation_poste_asp_v5/
Cliquer sur « Création de compte »
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Renseigner le « nom de l’établissement recruteur »
Renseigner le « n° Finess de l’établissement recruteur ». Ce n° doit être composé de 9 chiffres à défaut les pièces jointes ne seront pas prises en compte
Renseigner le « mot de passe », celui choisi par le Bureau des Affaires Médicales de l’établissement recruteur
Renseigner l’« adresse email », celui du Bureau des Affaires Médicales de l’établissement recruteur
Valider l’enregistrement du nouveau compte
Vous recevez sur l’adresse email la confirmation de la création du compte avec l’identifiant et le mot de passe Attention : il se peut que la confirmation
soit dans les spams, merci de vérifier
Le compte est créé : à la fin de l’opération cliquer sur « Connexion »
Saisir identifiant et mot de passe
Vous pouvez commencer à saisir vos dossiers de candidatures
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3. Oubli du mot de passe
Cliquer sur « Mot de passe oublié »
Saisir l’email correspondant à votre identifiant
Vous recevez un nouveau mot de passe
ou
Vous pouvez envoyer un mail au contact ARS : ars-idf-asp@ars.sante.fr
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4. Page d’accueil de l’application informatique
Vous devez prendre connaissance des recommandations de la CNIL concernant la diffusion et l’utilisation des données personnelles des candidats
pressentis sur les postes
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L’onglet « Nouvelle candidature » permet de déposer un dossier
L’onglet « Récap. candidatures » permet de visualiser les différents dossiers déjà déposés
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5. Dépôt et visualisation des dossiers de candidature
Cliquer sur l’onglet « Nouvelle candidature »
8 sous-onglets à renseigner correspondants aux différents volets du dossier de candidature type :
Attention : vous devez mettre un ordre de priorité en haut du volet identification pour le classement de vos candidatures
1. « Identification » des établissements partenaires
Attention : Renseigner les « n° Finess de l’établissement partenaire sur le projet médical ». Ce n° doivent être composés de 9 chiffres à défaut les
pièces jointes ne seront pas prises en compte
2. « Projet médical » description de la nature et du projet médical partagé entre les établissements partenaires
3. « Profil de poste » description de la teneur du poste proposé par les établissements partenaires
4. « Candidat » proposé par les établissements partenaires pour occuper un poste d’Assistant Spécialiste Partagé
5. « Engagement » la lettre d’engagement est une des pièces justificatives obligatoires. Elle vaut accord sur le recrutement et le reste à
charge du financement. Elle est automatiquement générée en format PDF suite à votre saisie.
6. « Joindre fichier » pièces justificatives obligatoires et toute autre pièce jugée utile à l’étude du dossier
7. « Supprimer fichier joint » permet de supprimer des pièces jointes
8. « Dossier complet » l’établissement de santé recruteur coche toutes les cases et atteste que son dossier est complet
L’onglet « Décision » sera consultable après le jury de sélection avec les codes d’accès de l’établissement qui est recruteur dans le partenariat
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Cliquer « Afficher » pour
changer d’onglet et accéder
à tous les autres onglets
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Format PDF des dossiers de
candidature
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6. Dépôt et suppression des pièces justificatives obligatoires et annexes
La lettre d’engagement : elle vaut accord sur le recrutement et le reste à charge du financement
Saisir un avis motivé sur le candidat proposé
L’établissement recruteur et l’établissement partenaire cochent les cases attestant accord sur le financement partagé et sur l’engagement de 2 ans
obligatoires de contrat à compter du 1er novembre 2018
L’établissement recruteur et l’établissement partenaire cochent les cases attestant avoir informé le candidat pressenti des missions attendues sur le
poste partagé au sein des services
Le candidat pressenti coche la case attestant avoir été informé de l’ensemble des mentions du cahier des charges de l’appel à candidature et de ses
engagements
Suite à la saisie, la lettre d’engagement est générée automatiquement en format PDF
Attention
Avant de joindre cette pièce au dossier, elle doit être au préalable :
- complétée, imprimée et signée par le candidat pressenti, les chefs de services d’accueil et par les directeurs des établissements de santé
partenaires
- scannée sous support fichier
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Toutes les autres pièces doivent être scannées sous support fichier
Formats autorisés : DOC , DOCX , XLS , XLSX , PDF
Message : « Le fichier est valide, et a été téléchargé avec succès »
Attention
Le n° Finess de l’établissement recruteur doit être composé de 9 chiffres à défaut les pièces jointes ne seront pas rattachées aux candidatures et par conséquent
ne seront pas prises en compte. Merci de bien dénommer les différentes pièces justificatives correspondantes à chacun des candidats pressentis.
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1. Cliquer « Parcourir» afin de rechercher vos pièces
justificatives à télécharger
2. Cliquer « Envoyer» afin de télécharger les pièces
justificatives
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Pour supprimer des pièces, cliquer sur l’onglet « Supprimer »
Cocher les cases correspondantes aux pièces à supprimer
Cliquer sur « Supprimer »
Cliquer sur « Retour » ou sur la flèche en haut à gauche pour continuer et finaliser la saisie
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7. Validation du dossier de candidature
Le dossier de candidature est complet, la saisie est terminée, et toutes les pièces justificatives obligatoires déposées :
Cocher toutes les cases
Cliquer sur « Enregistrer »
Vous recevez sur votre adresse email un accusé de réception confirmant l’enregistrement de la candidature récapitulant :
- l’établissement de santé partenaire
- la spécialité médicale concernée
- l’identité du candidat pressenti
Attention : il se peut que la confirmation soit dans les spams, merci de vérifier
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8. Consultation de la décision de l’ARS
Après le jury de sélection, vous pouvez vous connecter à l’application informatique avec vos identifiant et mot de passe
Cliquer sur l’onglet « Nouvelle candidature »
Cliquer sur « Afficher » dans le tableau « Candidature » situé à gauche de l’identification des établissements
Cliquer sur l’onglet « Décision »
Nouveauté : Les Responsables des Bureaux des Affaires Médicales des 2 établissements de santé recruteur et partenaire sur le projet médical partagé
recevront automatiquement un mail annonçant la consultation des résultats avec les codes d’accès de l’établissement recruteur
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Merci pour votre lecture et votre attention
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