Outlook 2013 Les Bases - ADPRO Formation
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Outlook 2013
Les Bases
AD PRO FORMATION – www.adproformation.com
Adresse de correspondance : 84, Bd de la Corderie 13007 Marseille
Siège social : 50, rue Didier Dauriat - ZA Jean Mermoz - 34170 Castelnau Le Lez
Tél : 04 86 01 20 50 - SIRET : 801 064 247 00027 - SAS au capital de 5000 €
Organisme enregistré sous le N° 76 34 0908834 auprès du Préfet de la Région Occitanie
SOMMAIRE
Table des matières
1. PRESENTATION ..........................................................................................................................................1
LE LOGICIEL MICROADPRO OUTLOOK ......................................................................................................1
OUVRIR OUTLOOK ................................................................................................................................................1
QUITTER OUTLOOK ...............................................................................................................................................2
L’ECRAN OUTLOOK ..............................................................................................................................................3
Afficher, Masquer les différents éléments de la fenêtre ..................................................................3
LA BARRE OUTLOOK .............................................................................................................................................4
2. LA BOITE DE RECEPTION .......................................................................................................................5
ACCEDER A LA MESSAGERIE .................................................................................................................................. 5
QUELQUES DEFINITIONS ........................................................................................................................................6
Boîte aux lettres (Courrier) ........................................................................................................................6
Carnet d’adresses (Personnes) ...............................................................................................................6
LES RUBANS......................................................................................................................................................8
COURRIER ELECTRONIQUE ....................................................................................................................................8
Les messages reçus ....................................................................................................................................8
Visionneuse d’informations ......................................................................................................................9
Le volet de visualisation .......................................................................................................................... 11
Afficher le Volet de lecture .................................................................................................................... 12
Visualiser le contenu d’un message .................................................................................................... 13
Créer un nouveau message .................................................................................................................. 14
Envoi du message ..................................................................................................................................... 18
Options de transmission........................................................................................................................... 19
Indicateur de message ........................................................................................................................... 28
Insertion d’un fichier ................................................................................................................................. 28
Mise en forme du texte du message ................................................................................................... 30
Répondre à un message ........................................................................................................................ 30
Transférer un message ............................................................................................................................. 31
GESTION DES MESSAGES REÇUS .......................................................................................................................... 31
Suppression d’un message..................................................................................................................... 31
Créer un nouveau dossier ...................................................................................................................... 32
Déplacement vers un dossier ................................................................................................................ 32
3. CONTACTS ET CARNET D’ADRESSES ................................................................................................ 34
AJOUTER DES CONTACTS ............................................................................................................................ 34
Créer un nouveau contact .................................................................................................................... 34
LES BARRES D’OUTILS – PERSONNES (CARNET D’ADRESSES) .................................................................. 35
POUR AFFICHER L’ONGLET DEVELOPPEUR ..................................................................................................... 35
OUVRIR UN CONTACT .................................................................................................................................. 36
Suppression d’un contact ...................................................................................................................... 36
LE CARNET D’ADRESSES ............................................................................................................................. 36
Création d’une nouvelle entrée ........................................................................................................... 36
Création d’une liste de distribution personnelle .............................................................................. 37
Utilisation d’une liste de distribution ..................................................................................................... 38
Modification d’une liste de distribution .............................................................................................. 39
Supprimer une liste de distribution personnelle ................................................................................ 41
4. LE CALENDRIER....................................................................................................................................... 41
LES OPTIONS DU CALENDRIER .................................................................................................................. 42
LES RUBANS.................................................................................................................................................... 43
Version 04/2017
PLANIFIER UN RENDEZ-VOUS .............................................................................................................................. 44
Planifier un rendez-vous périodique .................................................................................................... 44
PLANIFIER UNE REUNION .................................................................................................................................... 45
Pour planifier le moment de la réunion .............................................................................................. 46
Envoyer un calendrier par courrier électronique............................................................................. 46
LES EVENEMENTS ............................................................................................................................................... 48
Créer un événement ............................................................................................................................... 48
5. LES TACHES ............................................................................................................................................... 49
CREATION DE TACHE .......................................................................................................................................... 50
Créer une nouvelle tâche ...................................................................................................................... 50
Créer une tâche périodique ................................................................................................................. 51
Créer une tâche permanente .............................................................................................................. 51
Créer une tâche depuis un message ................................................................................................. 51
Une tâche terminée ................................................................................................................................. 52
ATTRIBUER UNE TACHE ...................................................................................................................................... 52
Réponse à une demande de tâche en tant que délégué ......................................................... 53
6. LES NOTES.................................................................................................................................................. 54
OUVRIR UNE NOTE ........................................................................................................................................ 54
CREER UNE NOTE .......................................................................................................................................... 54
TRANSFERER UNE NOTE ...................................................................................................................................... 55
LES RUBANS DES NOTES .............................................................................................................................. 56
Version 04/2017
1. PRESENTATION
LE LOGICIEL MICROADPRO OUTLOOK
Le gestionnaire d’informations Bureautique MicroAdpro OUTLOOK 2013 permet de
communiquer sur le réseau interne d’une entreprise ou via Internet, de gérer des listes de
contacts professionnels ou personnels, de planifier son travail, ses rendez-vous et les
événements importants.
Les différents services proposés sont :
• La Messagerie (le courrier)
Elle permet d’envoyer des messages, d’en recevoir, de les lire et d’y répondre.
• Le Calendrier
Il permet de gérer au mieux son emploi du temps, ses rendez-vous, de planifier ses
réunions, et autres événements.
• Les Contacts,
Il permet de stocker des informations (professionnelles/personnelles) des correspondants
pour faciliter l’envoi de messages la composition automatique des numéros de téléphone.
• Le Gestionnaire de tâches,
Il permet de planifier les différentes tâches à accomplir et de suivre leur évolution jusqu'à
l’achèvement.
• Les notes,
Elles sont l’équivalent des « Post-It ® ».
OUVRIR OUTLOOK
- Ouvrir le menu DEMARRER,
- Sélectionner le sous-menu TOUS LES PROGRAMMES
- Sélectionner le raccourci MicroAdpro Office
- Sélectionner le raccourci MicroAdpro Outlook 2013
OUTLOOK 2013 Utilisation : PRESENTATION Version 04/2017 1
QUITTER OUTLOOK
Cliquer dans la barre des menus sur FICHIER, puis sur Quitter
Si l’on ne
désire plus
quitter,
cliquer sur la
flèche pour
revenir sur
la boîte de
réception et
autres …
OUTLOOK 2013 Utilisation : PRESENTATION Version 04/2017 2
L’ECRAN OUTLOOK
Au premier démarrage d’Outlook, l’écran apparaît comme ci-dessous.
Barre de raccourcis rapides Ruban
Les Onglets
Afficher, Masquer les différents éléments de la fenêtre
Onglet AFFICHAGE
OUTLOOK 2013 Utilisation : PRESENTATION Version 04/2017 3
LA BARRE OUTLOOK
Le groupe Raccourcis Outlook donne accès aux différents services proposés par le logiciel.
* Favoris donne accès aux favoris créés par l’utilisateur..
* Boîte de réception permet de visualiser les messages reçus,
d’envoyer et de gérer les messages.
* Éléments envoyés contient les messages qui ont été
envoyés
* Éléments supprimés contient les messages supprimés.
* Boîte d’envoi contient les messages en attente d’envoi
(envoi différé, problème de connexion – le message n’est
pas parti…
* Courrier indésirable contient les courriers considérés
comme des spams (courriers envoyés en grand nombre,
publicitaires…)
* Flux RSS (ou Really Simple Syndication - souscription
vraiment simple) vous permettent de recevoir en temps
réel toutes les mises à jour de votre site préféré.
* Dossiers de recherche permet de rechercher
* Courrier boîte d’envoi
* Calendrier permet d’organiser et de planifier son temps.
* Personnes permet de gérer les contacts professionnels et personnels.
* Tâches permet d’organiser les tâches professionnelles et personnelles.
* Notes permet la gestion des notes.
OUTLOOK 2013 Utilisation : PRESENTATION Version 04/2017 4
2. LA BOITE DE RECEPTION
ACCEDER A LA MESSAGERIE
La boîte de réception permet de gérer vos messages électroniques et par conséquent de lire
le courrier reçu, de répondre aux messages…
* Cliquer sur l’icône , puis sur Boîte de réception dans la barre
Outlook ou dans la liste des dossiers, la liste des messages reçus s’affiche dans
la partie droite de la fenêtre.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 5
Les dossiers concernant la messagerie :
* Boîte de réception non envoyés. Permet de stocker des
Contient les messages reçus. Lorsque messages non terminés.
qu’elle contient des messages non lus, le * Eléments envoyés
nom apparaît en caractères gras et le Contient les messages envoyés.
nombre de messages non lus s’inscrit à * Eléments supprimés
droite. Stocke les messages supprimés directement
* Boîte d’envoi ou par l’intermédiaire de règles. Ce dossier
Contient les messages en attente peut être vidé de façon automatique à la
d’expédition. fermeture d’Outlook.
* Brouillons
Contient les messages enregistrés mais
QUELQUES DEFINITIONS
Boîte aux lettres (Courrier)
Le conteneur utilisé pour la gestion des messages est la boîte aux lettres. Celle-ci peut être
située sur votre propre disque (ordinateur individuel ou Workgroup), sur un serveur (réseau avec
serveur de messagerie), chez un fournisseur d’accès Internet. Vous pouvez même disposer de
plusieurs boîtes aux lettres et les afficher dans Outlook.
Carnet d’adresses (Personnes)
Les messages parviennent à leur destinataire via leur adresse de messagerie électronique.
Suivant le système de messagerie utilisé, les adresses prennent des formes différentes.
Les adresses de messagerie peuvent être saisies directement lors de l’envoi d’un message ou
puisées dans des carnets d’adresses.
On distingue :
• Liste d’adresses globale
Elle contient entre autres les adresses de tous les utilisateurs du réseau. Ce carnet d’adresses
est géré au niveau du serveur de messagerie.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 6
• Carnet d’adresses Outlook Il est automatiquement mis à jour lors de la saisie d’une adresse électronique sur la fiche d’un contact. • Carnet d’adresses personnel Peut contenir des adresses de contacts propres à l’utilisateur, des listes de distribution personnelles (ensemble d’adresses). OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 7
LES RUBANS
Dans la version 2013, on retrouve la notion d’ONGLET. A chacun des onglets correspond un
RUBAN qui contient une série d’icônes
Par exemple : onglet ACCUEIL
COURRIER ELECTRONIQUE
Les messages reçus
* Cliquer sur le raccourci Boîte de réception dans la barre Outlook,
Volet de visualisation
Nombre de
messages non lus Visionneuse
d’information
* Visionneuse d’informations
Partie supérieure de la fenêtre affichant la liste des messages reçus.
Les messages non lus apparaissent en gras.
* Aperçu
Affiche les premières lignes des messages non lus
* Volet de visualisation
Affiche le texte du message sélectionné dans la Visionneuse d’informations.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 8Visionneuse d’informations
En-têtes de colonnes
La visionneuse d’informations montre pour chaque message le contenu de certains champs
présentés sous forme de colonnes. L’utilisateur a la possibilité de sélectionner les informations
à afficher ainsi que leur ordre.
Importance du message Objet du message
Rappel Date réception
Etat du message Taille du message
Pièce jointe Catégorie
Expéditeur Indicateur
Onglet : AFFICHAGE
Les paramétrages peuvent être modifiés. Cliquer sur l’onglet AFFICHAGE, puis dans la
rubrique Affichage actuel
sur l’icône
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 9OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 10
Le volet de visualisation
Modifier l’aspect et le fonctionnement
* Cliquer dans l’onglet FICHIER, puis sur OPTIONS,
* Sélectionner COURRIER et dans la boîte de dialogue cliquer sur le bouton
VOLET DE LECTURE
La fenêtre suivante s’affiche,
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 11* Marquer les messages comme lus dans la fenêtre d’aperçu
Lorsque l’on clique sur un message dans la Visionneuse d’informations, le message et ses
propriétés s’affichent dans le Volet de visualisation. Au terme du délai précisé dans la
zone au-dessous, le message n’apparaît plus en gras dans la Visionneuse d’informations
et l’icône devient celle d’un message lu.
* Marquer l’élément comme lu lors du changement de sélection
Comme précédemment, le message change d’aspect dans la Visionneuse
d’informations mais uniquement lorsque l’utilisateur active un autre message.
* Lire en appuyant sur la barre espace
Autorise l’utilisation de la touche « ESPACE » pour activer le message suivant.
Afficher le Volet de lecture
Le volet de lecture va permettre d’affichage la liste des courriers reçus ainsi qu’une partie du
contenu du message sélectionné.
Onglet AFFICHAGE, rubrique DISPOSITION, icône VOLET DEE LECTURE
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 12Visualiser le contenu d’un message
Lorsque la liste des dossiers est affichée et que des messages sont arrivés, la boîte de réception
apparaît et le nombre de messages non lus est inscrit.
La liste des messages contenus dans la boîte de réception s’affiche
* Dans la boîte de réception
* Double-cliquer sur le message pour l’ouvrir,
De : Expéditeur
A : Destinataire
Cc :Destinataire copie
Objet : Objet du message
Pour visualiser les messages suivants ou précédents de la liste des messages, cliquer sur les
boutons . Un clic sur ces boutons ferme la fenêtre le
message en cours est le premier ou le dernier de la liste.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 13Le Ruban de « Message reçu»
Pour répondre à un message :
A la personne qui nous a envoyé le message
A tous les destinataires du message
Transférer ce message à une ou à plusieurs autres personnes
Créer un nouveau message
Il existe plusieurs méthodes pour ouvrir la fenêtre de création d’un nouveau message.
A partir de
Onglet ACCUEIL
• Cliquer sur le bouton NOUVEAU MESSAGE ELECTRONIQUE
Ou
• Appuyer sur la combinaison de touches
CTRL + N.
Une fenêtre permettant de composer votre message s’affiche :
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 14pour les inclure dans les destinataires
pour les inclure dans les destinataires de copie carbone ou copie conforme
pour les inclure dans les destinataires de copie carbone invisible ou copie conforme
invisible
Les différents rubans de « création d’un nouveau message »
Le ruban « Message »
Le ruban « Insertion »
Le ruban « Options »
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 15Le ruban « Format du texte » Le ruban « Révision » OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 16
Choix des destinataires
Avant de rédiger votre message, il est important de spécifier les destinataires dans la zone « A … ».
• Entrer le nom du destinataire dans la zone située à droite du bouton ,
Ou
• Cliquer sur le bouton ,
Ou
• Cliquer sur le bouton à partir de l’onglet MESSAGERIE
La fenêtre « Choix des noms » s’affiche :
• Sélectionner un des carnets d’adresses.
• Sélectionner un ou plusieurs destinataires,
• Cliquer sur le bouton pour les inclure dans les destinataires
• Cliquer sur le bouton pour les inclure dans les destinataires de copie carbone ou
copie conforme,
• Cliquer sur le bouton pour les inclure dans les destinataires de copie carbone
invisible ou copie conforme invisible
Les destinataires de copie carbone reçoivent un exemplaire du message et sont visibles dans
la liste des destinataires de copie.
Les destinataires de Copie Carbone Invisible n’apparaissent pas dans la liste des destinataires
de copie.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 17Pour sélectionner plusieurs destinataires dont les noms sont contigus, utiliser la touche
MAJ ou faire glisser la souris sur les noms.
Pour sélectionner plusieurs destinataires non contigus, utiliser la touche CTRL.
Pour insérer directement un nom dans la liste des destinataires du message, double-
cliquer sur le nom.
L’objet
Par convention, l’objet est un texte court donnant une indication sur le contenu du message.
L’objet apparaissant par défaut au niveau des messages reçus, il est fortement conseillé de
remplir cette zone.
Le message
• Dans la fenêtre de création du nouveau message,
• Cliquer dans la zone prévue à cet effet puis saisir le texte du message.
Corriger l’orthographe
• Placer le point d’insertion au début du message, puis dans l’onglet « REVISION »,
cliquer sur l’icône « Grammaire et orthographe ».
Envoi du message
• Après saisie du message
• Cliquer sur le bouton
•
Le message est transféré dans le dossier Boîte d’envoi puis dans le dossier Eléments
envoyés lorsque le message a été bien transmis.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 18Options de transmission
• Dans la fenêtre du nouveau message
• Cliquer l’onglet « OPTIONS »
,
A partir de la rubrique « Suivi », cliquer sur le lanceur pour faire apparaître la boîte de
dialogue ci-dessous.
Importance et faible importance du message
Pour que votre correspondant puisse juger de l’importance de votre message, il est possible
d’associer à celui-ci un niveau de priorité illustré par un pictogramme !
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 19• A partir du ruban, onglet « MESSAGE » sur la rubrique «INDICATEURS »
Importance : Haute Importance : Faible
Dans la boîte de réception du destinataire, les messages reçus seront accompagnés du même
pictogramme en fonction de la priorité définie.
Si le message ne comporte aucun pictogramme, cela signifie une priorité normale.
C’est le niveau de priorité par défaut.
Critère de diffusion
1. Dans la fenêtre du message électronique, • L'option Normal signifie qu'aucun critère de
sur l'onglet « Message » , cliquer sur le diffusion n'a été affecté au message. Par
lanceur Autres Options . conséquent, aucun texte ne s'affiche dans
2. Dans la boîte de dialogue Options des la barre d'informations.
messages, sous Paramètres, dans la liste • Avec l'option Privé, le destinataire verra
Critère de diffusion, sélectionner Normal, s'afficher dans la barre d'informations le
Personnel, Privé ou Confidentiel. texte Veuillez considérer ceci comme Privé.
• Avec l'option Personnel, le destinataire verra
Les destinataires verront s'afficher dans la s'afficher dans la barre d'informations le
barre d'informations du message un texte texte Veuillez considérer ceci comme
différent selon le critère de diffusion Personnel.
appliqué : • Avec l'option Confidentiel, le destinataire
verra s'afficher dans la barre d'informations
le texte Veuillez considérer ceci comme
Confidentiel.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 20OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 21
REMARQUE Ces critères de diffusion ne sont fournis qu'à titre de conseil. Les destinataires
peuvent faire ce qu'ils veulent avec les messages, y compris transférer un message
confidentiel à une autre personne. Si vous voulez empêcher les destinataires de traiter un
message, vous devez utiliser la fonctionnalité de Gestion des droits relatifs à l'information
(IRM).
Lors de l’ouverture du message, un bandeau gris apparaît
dans l’en-tête du message affichant le critère de diffusion.
Un message comportant un critère de diffusion Privé ne pourra être modifié lors des
réponses ou de transfert.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 22Boutons de vote
Vous envoyez un message à une ou plusieurs personnes. Ce message consiste en une sorte de
sondage. Pour pouvoir faire le point rapidement sur les réponses obtenues, vous pouvez utiliser
les boutons de vote.
• Dans la fenêtre du nouveau
message,
• Cliquer sur le ruban sur
l’onglet « Options » »
• Puis dans la rubrique
« Suivi »
Les boutons de vote apparaissent sous la barre d’outils et ne sont pas toujours très
visibles. Informez donc votre correspondant qu’il doit les utiliser.
Accusé de réception, Accusé de lecture
Vous désirez savoir si votre correspondant a bien reçu votre message et/ou s’il en a pris
connaissance. Pour cela, il suffit de demander un accusé de réception et/ou un accusé de
lecture
• Dans la fenêtre du nouveau message,
• Cliquer sur le ruban sur l’onglet « Options » »
ou
• Puis dans la rubrique « Suivi » cliquer sur le bouton lanceur pour obtenir la boîte de
dialogue ci-dessous.
• Cocher la case Demander un accusé de réception pour ce message,
Et/Ou
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 23• Cocher la case Demander une confirmation de lecture pour ce message.
Les messages indiquant la bonne réception ou la lecture du message envoyé
apparaissent dans la boîte de réception.
• Les accusés de réception sont repérés par l’icône
• Les accusés de lecture sont repérés par l’icône
Retarder l’envoi d’un message
Vous construisez votre message
mais ne souhaitez pas l’envoyer de
suite, vous pouvez paramétrer la
date et l’heure d’envoi d’un
message.
• Dans la fenêtre du nouveau
message,
• Cliquer sur le ruban sur l’onglet
« Options » »
• Puis dans la rubrique « Suivi »
• Dans la zone « Options de
remise »,
• Cocher la case Ne pas envoyer
avant,
• Saisir la date et l’heure
Ou
• Cliquer sur la liste pour sélectionner la date dans le calendrier,
• Mettre à jour l’heure.
Ou
• Entrer un délai sous forme de texte 3 jours, 1 semaine… puis indiquer l’heure exacte.
Le message est stocké dans le dossier Boîte d’envoi en attendant la date et l’heure d’envoi.
Expiration d’un message
Vous envoyez un message sachant que ce message devient obsolète passé une certaine
heure ou une certaine date
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 24• Dans la fenêtre du nouveau message,
• Cliquer sur le ruban sur l’onglet « Options » »
• Puis dans la rubrique « Suivi »
• Dans la zone « Options de remise »,
• Cocher la case Ne pas envoyer avant,
• Cocher la case Expire après,
• Préciser le mois, la date et l’heure
Message expiré
Chez le destinataire, un message non lu arrivé à expiration disparaît de la Boîte de
réception.
Chez l’expéditeur, un message expiré apparaît rayé et grisé au niveau des Eléments envoyés.
Catégories
Vous pouvez associer une catégorie à un message. Cette catégorie pourra être utilisée ensuite
pour le tri ou le regroupement des messages.
• Dans la fenêtre du nouveau
message,
• Cliquer sur le ruban sur
l’onglet « Options » »
• Puis dans la rubrique « Suivi »
• Cliquer sur le bouton
Catégories
• Cocher les cases des
catégories dans lesquelles le
message en cours doit être
classé.
Les catégories sélectionnées s’inscrivent dans la zone « Eléments appartenant à ces
catégories ».
Ou
• Inscrire directement les noms des catégories séparés par des points virgules dans la zone
« catégories ».
Si les noms saisis ne correspondent à aucune catégorie existante, une nouvelle catégorie est
créée dans la liste « Catégories disponibles » par un simple clic sur le bouton Ajouter à la liste.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 25Pour créer une nouvelle catégorie
• Cliquer sur TOUTES LES
CATEGORIES
• Une boîte de dialogue
s’ouvre, cliquer sur le
bouton Nouveau
• Taper un nouveau nom
• Choisir la couleur
• Cliquer sur OK
.
Pour supprimer une catégorie
• Cliquer sur la catégorie,
• Cliquer sur le bouton Supprimer.
Personnes (contacts du carnet d’adresse)
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 26• Cliquer sur le
bouton
Personnes
pour
sélectionner
un contact.
Vous pouvez afficher la liste des contacts auxquels vous pouvez lier le message.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 27Indicateur de message
Pour assurer un suivi d'un message, vous pouvez le marquer à l'aide d'un indicateur.
Lorsque le champ indicateur est présent dans l'affichage, le symbole s'inscrit dans
la colonne correspondante pour les messages possédant un indicateur.
Insertion d’un fichier
Les pièces jointes sont des fichiers ou des éléments qui peuvent être envoyés comme partie
d’un message électronique.
Emplacement des pièces jointes dans un message
L’emplacement des pièces jointes dans un message dépend du format utilisé pour rédiger le
message.
S’il s’agit d’un message au format HTML ou texte brut, les pièces jointes sont affichées dans la
zone qui leur est réservée, sous ligne Objet.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 28Joindre un fichier
1. Sous l’onglet « Message » ou l’onglet « Insertion », cliquer sur le bouton
« un fichier » dans le groupe « Inclure »
2. Dans la boîte de dialogue « Insérer un fichier », rechercher le fichier à joindre,
sélectionner le, puis cliquer sur le bouton Insérer.
Ouverture d’une pièce jointe
• Effectuer un double-clic sur l’icône de la pièce jointe dans le message.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 29Mise en forme du texte du message
• Sélectionner le texte voulu,
• Soit à partir de l’onglet MESSAGE
Soit à partir de l’onglet FORMAT DE TEXTE
Répondre à un message
• Le message reçu étant ouvert,
• Cliquer sur le bouton pour faire parvenir une réponse à l’expéditeur du message,
Ou
• Cliquer sur le bouton pour faire parvenir une réponse à l’expéditeur et aux
destinataires de copie conforme,
• L’objet du message d’origine est
précédé des lettres RE
• Entrer le texte de la réponse,
• Cliquer sur le bouton .
Un message auquel vous avez répondu
apparaît précédé de l’icône suivante
dans la boîte de réception.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 30Transférer un message
Vous recevez un message et vous pensez qu’il intéressera une autre personne. Vous pouvez le
transférer à une ou plusieurs personnes (message + pièce(se) jointe(s) après d’éventuelles
modifications (sauf si le critère de diffusion est Privé).
• Le message reçu étant ouvert
• Cliquer sur le bouton ,
• La fenêtre d’un nouveau message s’affiche,
• L’objet du message d’origine est précédé des lettres TR
• Sélectionner les destinataires pour ce message,
• Apporter éventuellement des commentaires,
• Cliquer sur le bouton .
Un message transféré apparaît précédé de l’icône suivante dans la boîte de réception.
GESTION DES MESSAGES REÇUS
Suppression d’un message
• Ouvrir le dossier concerné (Boîte de réception, Eléments envoyés, Boîte d’envoi ou un
dossier créé par l’utilisateur),
• Sélectionner le OU les messages à supprimer,
• Appuyer sur la touche « SUPPR » du clavier,
Ou
• Cliquer sur le bouton de la barre d’outils,
• Le message est transféré dans le dossier Eléments supprimés.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 31Créer un nouveau dossier
Dans l’onglet DOSSIER, dans la rubrique NOUVEAU cliquer sur l’icône DOSSIER
Pour créer un nouveau dossier au même niveau que les autres dossiers Outlook, cliquer sur le
dossier Boîte aux lettres.
• Entrer le nom du dossier,
• Cliquer sur OK pour le créer.
Déplacement vers un dossier
• Sélectionner le ou les messages dans la Boîte de réception, Eléments envoyés ou autre
dossier Outlook,
• Dans l’onglet ACCUEIL, cliquer sur l’icône DEPLACER
OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 32Ou Sélectionner le ou les messages à déplacer et faire un cliquer-glisser vers le dossier de destination OUTLOOK 2013 Utilisation : LA BOITE DE RECEPTION Version 04/2017 33
3. CONTACTS ET CARNET D’ADRESSES Le dossier contacts est votre carnet d’adresse de messagerie et votre lieu de stockage d’informations concernant les personnes et les sociétés avec lesquelles vous souhaitez communiquer. AJOUTER DES CONTACTS Créer un nouveau contact • Activer le dossier • Cliquer sur le bouton • Double-cliquer dans l’espace vide de la fenêtre. OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CARNET D’ADRESSES - CONTACTS Version 04/2017 34
LES BARRES D’OUTILS – PERSONNES (CARNET D’ADRESSES) Onglet « ACCUEIL » Onglet « ENVOYER/RECEVOIR » Onglet « DOSSIER » Onglet « AFFICHAGE » Onglet « DEVELOPPEUR » POUR AFFICHER L’ONGLET DEVELOPPEUR FICHIER – OPTIONS – PERSONNALISER LE RUBAN Dans la colonne de gauche, cliquer sur l’option Développeur Cet onglet sert essentiellement à créer des Macros commandes en VBA OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CARNET D’ADRESSES - CONTACTS Version 04/2017 35
OUVRIR UN CONTACT Les contacts sont accessibles par les onglets alphabétiques situés à droite de la liste des contacts. Dans la barre d’outils Outlook, • Cliquer sur l’icône • Sélectionner le contact, • Faire un double-clic sur le nom du contact. Suppression d’un contact Dans la barre d’outils Outlook, • Cliquer sur Contacts, • Sélectionner le ou les contacts à supprimer, • Cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d’outils Standard (Contact). LE CARNET D’ADRESSES Création d’une nouvelle entrée • Si le carnet d’adresses n’est pas affiché cliquer sur l’icône : • Cliquer sur l’onglet ACCUEIL puis sur l’icône NOUVEAU CONTACT • Saisir les différentes informations • Cliquer sur ENREGISTRER &FERMER ou ENREGISTRER & NOUVEAU OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CARNET D’ADRESSES - CONTACTS Version 04/2017 36
Création d’une liste de distribution personnelle
• Cliquer sur l’icône
• A partir de l’onglet ACCUEIL cliquer
sur l’icône NOUVEAU GROUPE DE
CONTACTS
• La boîte de dialogue ci-après apparaît
Taper un nom à la liste, puis cliquer sur l’icône AJOUTER DES MEMRES
Faire un DOUBLE CLIC sur chaque membre à sélectionner.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CARNET D’ADRESSES - CONTACTS Version 04/2017 37La liste des membres s’affichera sur la dernière ligne de la boîte de dialogue
Barres d’outils « Liste de distribution »
Onglet « GROUPE DE CONTACT »
Onglet « Insertion »
Onglet « Format du texte »
Onglet « révision »
Onglet « développeur »
Utilisation d’une liste de distribution
• Lorsque vous envoyez un nouveau message, dans l’onglet « Message », cliquer sur le
bouton Carnet d’adresses
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CARNET D’ADRESSES - CONTACTS Version 04/2017 38Ou
• Cliquer sur
• Cliquer sur la liste d’adresses
contenant le nom du
correspondant,
• Taper ou sélectionner dans la
liste le nom du correspondant,
• Cliquer sur A… ou Cc ou Cci
pour ajouter un nom
sélectionné à une zone
d’adresse,
• Double-cliquer sur le nom
sélectionné dans le carnet
d’adresses, pour insérer un
nom dans la zone A…,
• Cliquer sur OK.
Modification d’une liste de distribution
A partir de l’objet
sélectionner la liste à
modifier et faire double-clic
sur le nom de la liste
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CARNET D’ADRESSES - CONTACTS Version 04/2017 39A partir de l’onglet « GROUPE DE CONTACT » et de l’icône « Membres » : Supprimer une adresse Rajouter une nouvelle adresse… OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CARNET D’ADRESSES - CONTACTS Version 04/2017 40
Supprimer une liste de distribution personnelle
A partir de l’objet
sélectionner la
liste à supprimer
Soit : clic-droit et choisir SUPPRIMER
Soit : Cliquer l’icône
4. LE CALENDRIER
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CARNET D’ADRESSES - CONTACTS Version 04/2017 41LES OPTIONS DU CALENDRIER FICHIER – OPTIONS – CALENDRIER OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CALENDRIER - AGENDA Version 04/2017 42
LES RUBANS ACCUEIL ENVOYER / RECEVOIR DOSSIER AFFICHAGE DEVELOPPEUR OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CALENDRIER - AGENDA Version 04/2017 43
PLANIFIER UN RENDEZ-VOUS
• Sélectionner dans le calendrier la date voulue
• A partir de l’onglet ACCUEIL, sélectionner dans la rubrique NOUVEAU l’icône désirée,
Ou
• Double-cliquer dans la plage horaire voulue.
La fenêtre de création d’un nouveau rendez-vous s’affiche,
Dans la zone « Objet »,
• Indiquer de quoi il
s’agit,
Dans la zone
« Emplacement »,
• Préciser où aura lieu
ce rendez-vous,
• Saisir le reste des
informations
nécessaires telles
que date/heure de
début, date/heure
de fin, description
plus détaillée…
• Cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer.
Le rendez-vous s'affiche dans le calendrier.
Cocher la case Privé si vous ne désirez pas que le rendez-vous apparaisse aux autres
utilisateurs dans le cas de délégation ou de partage de dossiers.
Planifier un rendez-vous périodique
Dans la fenêtre Calendrier :
• Sélectionner la
première date dans le
navigateur de dates,
• Sélectionner sur l’icône
PERIODICITE
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CALENDRIER - AGENDA Version 04/2017 44• La boîte de dialogue
« Périodicité d’un
rendez-vous » s’affiche.
PLANIFIER UNE REUNION
A partir de l’onglet, « RENDEZ-VOUS », cliquer sur l’icône
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CALENDRIER - AGENDA Version 04/2017 45Pour planifier le moment de la réunion
• Remplir les zones correspondant à la date et heure de début puis à la date et heure de
fin,
Ou
• Faire glisser le trait Vert sur l’heure de début de la réunion,
• Faire glisser le trait Marron sur l’heure de fin de réunion.
Ou
• Cliquer sur le bouton pour déplacer la réunion sur la
plage horaire suivante
Envoyer un calendrier par courrier électronique
1. Dans l’Onglet ACCUEIL , cliquez sur Envoyer un calendrier par courrier électronique.
à partir de la rubrique « PARTAGER »
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CALENDRIER - AGENDA Version 04/2017 462. Dans la zone À, entrez le nom du destinataire des informations d’abonnement.
3. Dans la liste Calendrier, choisissez le calendrier à envoyer. Par défaut, votre Calendrier
par défaut est choisi. Il s’agit du calendrier Outlook qui est utilisé pour indiquer aux autres
utilisateurs vos informations de disponibilité et dans lequel vos demandes de réunion sont
acceptées.
4. Dans la liste Plage de dates, définissez la quantité de données de calendrier à inclure
dans votre message électronique ou cliquez sur Spécifier les dates afin d’entrer une
plage de dates personnalisée.
CONSEIL Si vous définissez une grande plage de dates ou que vous sélectionnez
Calendrier entier, vous pouvez créer un grand message électronique.
5. Dans la liste Détail, définissez la quantité de détails à présenter aux destinataires. Par
défaut, seule l’option Disponibilité uniquement est sélectionnée. Aucune des options ne
comporte vos éléments marqués comme privés, sauf si vous modifiez l’option de
confidentialité dans les Options avancées.
6. Vous pouvez, si vous le souhaitez, limiter les informations incluses dans le message
électronique à vos heures de travail en activant la case à cocher Afficher uniquement
les heures comprises dans mes heures de travail. Pour modifier vos heures de travail,
cliquez sur Définir les heures de travail.
7. Vous pouvez également cliquer sur Afficher pour afficher les Options avancées.
• Inclure les détails des éléments marqués comme privés Cette option requiert que le
paramètre Détail soit défini sur Détails limités ou sur Tous les détails. L’existence
d’éléments privés est incluse, mais aucune autre information ne sera partagée.
• Inclure des pièces jointes dans les éléments du calendrier Cette option requiert que le
paramètre Détail soit défini sur Tous les détails. Toutes les pièces jointes des éléments du
calendrier, telles que les feuilles de calcul, sont incluses.
REMARQUE Cela peut augmenter considérablement la taille du message électronique.
• Mise en page du message Vous pouvez inclure votre Agenda quotidien ou une Liste
d’événements.
8. Vous pouvez, si vous le souhaitez, demander les autorisations requises pour afficher le
calendrier par défaut du destinataire. Pour ce faire, activez la case à cocher Demander
l’autorisation d’afficher le calendrier du destinataire.
REMARQUE Si vous souhaitez demander l’accès à un autre calendrier créé par le
destinataire (par exemple, un calendrier personnel), vous devez envoyer un message
électronique demandant les autorisations d’accès à ce calendrier particulier. Cette
option permet de demander uniquement l’accès au calendrier par défaut du
destinataire.
9. Cliquer sur Envoyer.
10. Consulter la boîte de dialogue de confirmation. Si tout est correct, cliquer sur OK.
Si votre calendrier ne contient aucun élément, une boîte de dialogue s’affiche, vous
permettant d’annuler l’envoi du message électronique.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CALENDRIER - AGENDA Version 04/2017 47LES EVENEMENTS
Un événement est défini comme une activité durant au moins 24 heures (Salon, séminaire,
anniversaire, congés..), il s'affiche en en-tête de la journée sélectionnée.
Créer un événement
• Sélectionner le jour voulu à l’aide du navigateur de dates
• Cliquer sur l’icône NOUVEAUX ELEMENTS puis sur JOURNEE ENTIERE
• Vérifier la date de début de l’événement,
• Saisir éventuellement une date de fin pour un événement durant plusieurs jours,
• L’option Journée entière doit être active,
• Saisir les données concernant l’objet et éventuellement le lieu,
• Sélectionner une option indiquant votre disponibilité (absent par exemple),
• Noter éventuellement les observations nécessaires dans la zone du dessous,
• Cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CALENDRIER - AGENDA Version 04/2017 48L’événement créé est automatiquement ajouté dans le calendrier, dans l’en-tête du jour
concerné.
Les jours pour lesquels un événement a été planifié apparaissent en gras dans le navigateur
de dates.
5. LES TACHES
Une tâche est un travail de nature personnelle ou professionnelle dont vous souhaitez assurer
le suivi jusqu’à terme.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LE CALENDRIER - AGENDA Version 04/2017 49CREATION DE TACHE Créer une nouvelle tâche Cliquer sur le bouton à partir de l’onglet ACCUEIL La boîte de dialogue ci-après apparaît. Saisir les informations suivantes : • L’objet, • La date de début et la date d’échéance si nécessaires, • Modifier éventuellement le niveau de priorité de la tâche, • Demander un rappel en cochant la case Rappel puis préciser le jour et l’heure auxquels le rappel doit avoir lieu. • La zone de Commentaires permet la saisie d’informations complémentaires concernant la tâche à accomplir et l’insertion de pièces jointes. • Si l’on désire classer la tâche dans une catégorie particulière, saisir le nom de la catégorie dans la zone de saisie correspondante ou cliquer sur le bouton Catégories • Une tâche marquée comme Privé n’apparaîtra pas dans le cas de partage de dossiers ou de délégation. Cliquer sur le bouton . OUTLOOK 2013 Utilisation : LES TACHES Version 04/2017
Par défaut, une tâche est définie par ces critères :
• Etat : Non commencé,
• Priorité : Normale,
• % Achevé : 0%,
• Propriétaire : Le créateur.
Créer une tâche périodique
Lorsqu’une tâche doit se renouveler régulièrement, vous pouvez la définir en tâche périodique.
Les tâches périodiques sont précédées de l’icône .
• Créer la tâche comme vu ci-dessus,
• A partir de l’onglet , TACHE, cliquer sur l’icône ,
Sélectionner la périodicité et les options voulues,
• Cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer.
Dès qu’une occurrence de la tâche est marquée comme terminée, une nouvelle occurrence
est générée en fonction des options spécifiées.
Pour créer une tâche permanente, cocher l’option Régénérer une nouvelle tâche et entrer
l’intervalle de temps voulu.
Créer une tâche permanente
• Créer la tâche comme vu ci-dessus,
• Cliquer sur le bouton Périodicité,
• Sélectionner la périodicité et les options voulues,
• Cocher la case Régénérer une nouvelle tâche,
• Saisir l'intervalle de temps,
• Cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer.
Créer une tâche depuis un message
• Dans la boîte de réception, sélectionner le message,
• Cliquer et faire glisser ce message vers l'icône Tâches,
• La boîte de dialogue de création d'une tâche s'ouvre,
• Sélectionner les options voulues,
• Cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LES TACHES Version 04/2017Une tâche terminée
• Pour montrer que la tâche a été terminée,
• Cliquer sur cette tâche afin de l’ouvrir,
• Dans la zone « % réalisé », saisir 100%,
• La tâche est alors rayée et la case cochée dans la feuille Tâche.
ATTRIBUER UNE TACHE
Avant d'attribuer une tâche, il faut envoyer une demande de tâche.
A partir de l’onglet ACCUEIL, cliquer sur l’icône NOUVEAUX ELEMENTS, puis sélectionner
DEMANDE DE TACHE
Ou
• Ouvrir une tâche et à partir de l’onglet TACHE dans la rubrique GERER, cliquer sur l’icône
AFFECTER UNE TACHE
OUTLOOK 2013 Utilisation : LES TACHES Version 04/2017• Saisir le nom de la
personne,
Ou
• Cliquer sur le
bouton A...,
• Saisir le nom, la
date d'échéance
et les options
voulues,
• Saisir un message,
• Cliquer sur le
bouton Envoyer.
Les destinataires
reçoivent cette
demande de tâche
avec les mentions
Accepter, Réaffecter
ou Refuser.
Celui qui accepte la tâche, en devient propriétaire et reste le
seul à pouvoir la modifier.
Réponse à une demande de tâche en tant que délégué
• Ouvrir la boîte de réception de l’autre utilisateur,
• Ouvrir le message contenant la demande de tâche,
• Cliquer sur le bouton Accepter – Refuser ou Assigner la tâche,
• Cliquer sur le bouton Envoyer.
OUTLOOK 2013 Utilisation : LES TACHES Version 04/20176. LES NOTES
Les notes servent à enregistrer toutes sortes de texte (Post-it ®).
OUVRIR UNE NOTE
• Cliquer sur l’icône Notes de la barre Outlook,
• Sélectionner les notes à ouvrir,
• Sélectionner dans le menu FICHIER la commande OUVRIR,
Ou
• Double-cliquer sur la note à ouvrir.
CREER UNE NOTE
• Cliquer sur l'icône dans la barre Outlook,
OUTLOOK 2013 Utilisation : LES NOTES Version 04/2017• A partir de l’onglet ACCUEIL, cliquer sur l’icône NOUVELLE NOTE • Saisir le texte • Cliquer sur l'icône système de fermeture X situé à droite de la fenêtre de saisie. • Cliquer la note pour la visualiser entièrement. TRANSFERER UNE NOTE Une note peut être envoyée comme une pièce jointe à un ou plusieurs destinataires. A partir du menu ACCUEIL, cliquer sur l’icône TRANSFERER OUTLOOK 2013 Utilisation : LES NOTES Version 04/2017
LES RUBANS DES NOTES Onglet ACCUEIL Onglet ENVOI/RECEPTION Onglet ENVOI/RECEPTION Onglet DOSSIER OUTLOOK 2013 Utilisation : LES NOTES Version 04/2017
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