Modernisation de l'état civil: où en sommes-nous ? (et nos communes ?) - GTI19 Séance d'information 12 juin 2018
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Modernisation de l’état civil: où en
sommes-nous ? (et nos communes ?)
GTI19
Séance d’information
12 juin 2018
Ordre du jour • La modernisation et l’informatisation en bref • Processus législatif • Les nouveautés • Calendrier technique • Points d’attention implémentation • Communication
En bref… • De 597 registres à un registre central unique (BAEC) • Actes électroniques documentaires uniformes • Numéro d’acte central unique • Numéro de registre national (numéro bis BCSS) en guise de clé • Suppression des doubles dans les greffes • Suppression de la signature des parties – seul l’OEC signe • Service offert quel que soit l’endroit • Processus (électroniques) simplifiés • Association état civil – registre national • Mécanisme de notification générique pour l’échange d’informations entre l’ensemble des services et administrations concernés
Processus législatif
• 12/2017 : approbation du projet de loi par le Conseil des ministres
• 02/2018 : dépôt du projet de loi à la Chambre
« Projet de loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et portant
modification du Code judiciaire en vue de promouvoir des formes alternatives de
résolution des litiges » - Document parlementaire 54/K/2919
• 22/05/2018 : vote du projet de loi en Commission Justice
• 07/06/2018 : vote du projet de loi à la Chambre
• La publication de la loi est attendue pour la mi-2018
• La préparation des arrêtés d’exécution est lancée, notamment :
Modèles d’extraits et de copies conformes
Opérationnalisation du comité de gestion
Consultation des anciens actes archivésNouveautés par rapport aux séances
d’information précédentes
• Différents types d’actes
• Structure du numéro de l’acte
• Des mentions marginales aux e-mentions
(traitement automatique par ex des jugements de divorce et
des changements de nom de famille)
• Les extraits deviennent la règle et les copies
conformes l’exceptionTypes d’acte
Le cas échéant, c’est la BASE DE
TYPES D’ACTE L’ACTE qui doit être indiquée
Acte de naissance (d’un enfant trouvé) Décision judiciaire
Acte de reconnaissance prénatale Procès-verbal
Arrêté royal de changement de
Acte de reconnaissance nom
Acte de déclaration de choix de nom Acte étranger
Acte de modification de l’enregistrement de sexe Décision judiciaire ou
administrative étrangère
Acte de mariage
Acte de décès
Acte d’un enfant né sans vie
Acte d’absence La MODIFICATION des actes
Acte de changement de prénom est possible, en cas d'erreurs
Acte de changement de nom matérielles ou de décisions
concernant la filiation. L'acte
Acte de divorce
modifié doit être à nouveau signé
Acte d’adoption
par l'OEC.
Acte de révocation ou de révision de l’adoption, de nouvelle
modification d’enregistrement de sexe ou d’annulation
En principe, un acte de divorce ne sera
Actes de nationalité belge
établi que s’il s’agit d'une décision
étrangère. Une décision de divorce belge
ne conduit pas à l’établissement d'un acte,
mais à une MENTION.Structure du numéro de l’acte unique
AAAA-XXXX.XXXX-CC
« AAAA » =
1. dès le 01/01/2019 (actes uniquement électroniques), « AAAA » correspondra
à l’année où le projet d’acte a été créé dans la BAEC (donc pas nécessairement
l’année de signature de l’acte) ;
2. pour les actes papier migrés (< 01/01/2019), l’on commence à « 1111 » pour
ensuite poursuivre la numérotation.
Attention : le numéro de la BAEC ne permet pas de déduire de manière fiable
l’année de l’acte !
« xxxx – xxxx » = un numéro d’ordre continu dans la BAEC. Il est donc théoriquement
possible d’établir 99.999.999 actes par an.
« cc » = le chiffre de contrôle (module 97) sur la base de tous les chiffres précédentsDes mentions marginales aux e-mentions
Les notifications sont générées PROCESSUS :
automatiquement par la BAEC, sans nécessiter
l’intervention de l'OEC. I. Le greffier/le
fonctionnaire habilité du
Décision de divorce SPF Justice transmet à la
Annulation de mariage BAEC les informations
Autorisation de changement de nom (AR) du jugement/ de
l'arrêt/de l'autorisation
Retrait ou annulation d'une autorisation de changement de
nom de changement de nom
Correction de l'acte d'absence en cas de retour de l'absent II. La BAEC crée une
mention sur cette base.
Correction de l'acte de décès si la personne déclarée III. La mention sera signée
légalement décédée revient automatiquement à
l'aide du sceau
électronique BAEC.
IV. La mention est associée
à l'acte ou aux actesNombre de mentions…
Stroom vonnissen en arresten
Familierechtbanken 26.890 100%
Echtscheidingen 26.000 97%
Wijziging afstamming 400 1,5%
Verbetering van akten 250 0,9%
Wijziging geslacht 100 0,4%
Vervanging van akten 60 0,2%
Nietigverklaring van akten 40 0,1%
Adoptie (binnenland) 40 0,1%
Hoven van Beroep Beperkt
Vredegerechten Beperkt
Strafrechtbanken Beperkt
Andere stromen
Parketten Beperkt
Dienst naamswijzigingen 2.380
Federale Centrale Autoriteit 77
Centrale Dienst Buitenlandse Akten Te bepalen
9Flux à partir de la Justice
SPF Justice BAEC/DABS Communes
Consulats
Web Service
Instruction dossier
(Consultation)
BAEC/ DABS
Cours d’appel DB
BAEC/DABS
Client
Tribunaux de la Stand Web Service
famille Alone VAIA (Notifications) Notification DB
Justices de paix
Service changement
de nom
Autorité centrale
fédérale
(Adoptions à l’étranger)
Service central actes
étrangers
(avis)
Parquets
(avis)Calendrier migration des anciens actes
Mise en service
Préparation des données en 1er avril 2018 : début BAEC 2019 : acte
vue de la migration : des migrations vers migré doit être =
traitement de l’extrait du l’environnement de acte papier (qui
RN/préparation des production BAEC n’est plus mis à
métadonnées des jour)
actes/préparation des
images des actes/contrôle
des données
Mise à jour d’un
acte déjà migré ?
Adapter la version
électronique dans
Les actes sont prêts Exécuter des la BAEC !
pour la migration. À migrations de test - Migrations par lot
partir de ce point : sur les restantes
mise à jour des environnements - Migrations ad hoc
métadonnées/tenue de test de la BAEC
à jour des scans en
fonction des
changements sur lesCalendrier nouvelles applications BAEC
6 mois de tests d’acceptation
par les communes
Fin mars 2018:
développement des
interfaces (Ws)
Fin juin 2018 : Go/NoGo Mise en service BAEC 2019 :
communes adaptées
toutes les communes adoptent
à la proposition de loi
Vérifier si toutes les le nouveau système. Les actes
communes ont entamé les seront établis et gérés
tests exclusivement de façon
électronique.
Décembre 2018 :
Go/NoGo
Intégration avec la BAEC par les
Fin des tests
partenaires IT : adaptation des
d’acceptation :
systèmes logiciels des communes à la
vérifier si les tests
BAEC
ont été réalisés avec
succèsPoints d’attention implémentation • Il est recommandé de migrer les anciens actes, mais sans obligation jusqu’à présent. • Une délégation est nécessaire pour assurer le service au guichet • Matériel requis : PC, lecteur de carte et scanner • Prenez à temps les rendez-vous nécessaires avec votre fournisseur de logiciel, partenaire de migration et fournisseur de signatures électroniques.
Communication : actions prévues
Questionnaire bimensuel pour les communes. Cette enquête a pour but
d’obtenir :
• des connaissances générales sur le projet
• le statut de la migration + aide et assistance
• le statut des tests BAEC + aide et assistance
Les communes ont accès à un tableau de bord en ligne avec les résultats
agrégés.
Mise à disposition d’une liste avec des FAQ sur le site web de l’ASA/des
organisations communales (après examen)
Communication via les organisations communales, complétée par une
communication directe à l’attention des communes
Prévoir d’autres documents de type one-pagers, notamment sur :
- l’installation des différents environnements au RN
- la signature électronique des actesDes questions ?
Erwin De Pue Directeur général Agence pour la Simplification administrative www.simplification.be/ www.kafka.be erwin.depue@premier.fed.be
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