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Navigator Procure-to-Pay 2016
Une évaluation simple et impartiale des meilleures solutions achats
T4 2016 | Avec des perspectives sur...
»» Bref historique et présentation du marché P2P
»» Évaluation objective des éditeurs de l’environnement P2P
»» Meilleures pratiques pour le choix d’une solution P2P
Featuring
Lead Analyst: Jimmy LeFever | Supporting Analyst: Anna Barnett
© 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comTable des matières
Un outil indispensable 3
Une analyse véritablement objective 3
Présentation du marché des logiciels Procure-to-Pay 4
Méthodologie du Navigator 8
Les douze catégories Procure-to-Pay 12
Determine 20
Diagramme du Navigator 22
Choix d’un fournisseur 23
A propos de PayStream Advisors 25
2 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comUn outil indispensable
Depuis 2001, PayStream aide les services achats, finances et
comptabilité des entreprises à rationaliser leurs processus, à améliorer
leur efficacité et à générer de la croissance. Ces projets visent pour
la plupart à formuler une demande de proposition initiale, à évaluer
différentes solutions logicielles et à effectuer une sélection finale.
Au départ, le Navigator était un simple modèle de feuille de calcul
utilisé pour évaluer les solutions en fonction de leurs structures
tarifaires et de leurs offres fonctionnelles, et selon la manière dont
elles répondaient aux besoins uniques de chaque organisation. Des
nombreux contrats effectués a clairement émergé un réel besoin du
marché pour un outil de quantification, et c’est ainsi que le Navigator
est devenu bien plus qu’une feuille de calcul.
Une analyse véritablement
objective
Auparavant, les organisations ne bénéficiaient que de peu d’options
en matière d’analyses fonctionnelles, quantifiables et véritablement
objectives des logiciels Procure-to-Pay (P2P). Souvent, les systèmes
proposaient une mesure subjective d’un élément par nature non
mesurable (comme la stratégie ou l’orientation future d’un éditeur de
logiciels). Le besoin du marché en matière d’indicateurs quantifiables
pour l’analyse logicielle a véritablement été à l’origine de la création du
modèle Navigator.
Selon PayStream, il est en outre impossible d’évaluer de façon
adéquate les complexités et capacités des logiciels P2P en n’exploitant
qu’une ou deux mesures, surtout si l’une d’entre elles est qualitative.
Les besoins en logiciels P2P de chaque organisation dépendent
de nombreux facteurs. L’évaluation des solutions par le Navigator
de PayStream est divisée en douze catégories, afin d’aider les
décisionnaires à identifier plus efficacement les points forts des
fournisseurs qui répondent le mieux aux besoins de leur organisation.
En d’autres termes, le modèle Navigator et ce rapport ont été créés
pour répondre à un besoin du marché en matière d’évaluation simple
et impartiale des logiciels P2P.
3 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comPrésentation du marché des
logiciels Procure-to-Pay
Le Procure-to-Pay englobe tout le cycle de vie d’une transaction :
demande d’achats, commande, réception, règlement et génération
comptable pour les achats indirects de produits et services. Un
processus P2P concluant implique une synchronisation complète des
services achats et comptabilité, pour plus de transparence et une
planification financière stratégique.
La technologie d’automatisation des processus P2P est relativement
nouvelle sur le marché nord-américain et son adoption n’est pas
encouragée ni exigée par le gouvernement des États-Unis comme
elle peut l’être dans certains pays d’Europe et d’Amérique latine.
Ces éléments, parmi d’autres, expliquent pourquoi la majorité des
entreprises nord-américaines actuelles exécutent toujours des
processus P2P manuels dans certains, voire dans l’ensemble de leurs
services de back-office. La Figure 1 illustre les niveaux d’adoption des
processus P2P par les entreprises aux États-Unis, dans les différents
segments de marché (petits, moyens et grands).
Figure 1
Taux d'adoption par segment de revenus
Les taux d’adoption de
logiciels P2P aux États- Petites et moyennes entreprises Marché intermédiaire inférieur
Unis varient selon les
entreprises
16% 27%
4% 32%
65% 15%
8%
33%
Marché intermédiaire supérieur Grandes entreprises
4%
24% 26%
32%
28%
11%
36%
39%
Automatisation Automatisation Automatisation Aucune
des écritures P2P complète des achats automatisation
comptables
4 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comAvec les processus manuels (pour les achats, les écritures comptables,
la gestion des fournisseurs et/ou les paiements), les organisations
ne disposent pas d’un environnement contrôlé dans lequel gérer
les activités achats et les informations de transaction, et n’ont pas
la possibilité de collaborer entre elles. Cette méthode condamne
donc les organisations à faire face à différents désagréments liés au
processus. Parmi ceux-ci : un volume important de documents papier,
d’interminables cycles d’approbation, des retards de paiement, de
mauvaises relations avec le fournisseur et l’acheteur, et un contrôle
limité des dépenses dans le back-office. Généralement, les processus
manuels entraînent aussi le gonflement des effectifs des services
de back-office afin de rattraper le temps perdu en traitement des
erreurs. L’inefficacité globale des processus P2P manuels empêche les
directeurs financiers, directeurs achats et PDG de mettre en place une
stratégie et d’innover pour améliorer le back-office ; au lieu de cela, ils
consacrent la plupart de leur temps à limiter les dégâts.
Le terme « Procure-to-Pay » a été popularisé au début des années
1990, tandis que les principales solutions ERP commençaient à intégrer
des outils complémentaires de gestion des factures et des achats. Ces
tout premiers modules ont permis aux entreprises d’aller au-delà du
simple hébergement de données liées aux opérations comptables
et d’achats. Elles pouvaient alors dématérialiser les fonctions clés
de gestion des commandes, factures et paiements. Elles pouvaient
également intégrer leurs processus disparates de back-office.
Au cours de la dernière décennie, l’émergence de la technologie cloud,
ou SaaS, a révolutionné la façon dont les entreprises automatisent
leurs processus P2P, et la façon dont les fournisseurs de solutions
mettent leurs produits à disposition de leurs clients. Les solutions ERP
natives et sur site, comme celles proposées par Oracle ou SAP, ont
progressivement fait place aux solutions Cloud généralement plus
abordables et polyvalentes sur le plan technique. C’est pourquoi les
solutions natives ne seront pas abordées, ni mesurées ou incluses
dans ce rapport. PayStream estime en effet qu’elles n’ont plus leur
place dans le débat.
Les fournisseurs de solutions P2P tierces basées dans le cloud
sont également plus avant-gardistes au niveau de leur conception
produit, avec des outils dynamiques qui améliorent l’adaptabilité,
la personnalisation et l’efficacité des processus. À titre d’exemple,
l’approvisionnement électronique se faisait auparavant par le biais
d’outils simples de demandes d’achats et de catalogues. Aujourd’hui,
les achats se font en temps réel sur des sites semblables à Amazon.
5 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comcom, et cela permet aux organisations d’obtenir des produits de qualité
à des prix concurrentiels systématiquement actualisés.
L’automatisation des écritures comptables ne constitue plus une
simple passerelle entre le système ERP d’une entreprise et les
factures papier dématérialisées. Elle permet aujourd’hui un traitement
sécurisé et dématérialisé des transactions et facilite leur approbation
le jour même, en tirant parti des portails fournisseurs, des factures
électroniques et d’un workflow d’approbation simplifié. La plupart des
logiciels de gestion des informations fournisseurs s’apparentaient
autrefois à une base de données légèrement améliorée hébergeant
des articles de catalogue et des adresses d’expédition. Désormais,
ces logiciels gèrent de façon dynamique tous les documents de
fournisseurs pertinents afin de contribuer au contrôle des risques
et au maintien de la conformité fiscale et légale. Les transferts
électroniques et paiements ACH coexistent aujourd’hui avec un vaste
éventail de types de cartes électroniques qui offrent plus de sécurité,
de rapidité et de gains financiers que la plupart des autres options.
Il n’est pas rare que des organisations achètent un ou plusieurs
modules d’une suite logicielle P2P. Certaines entreprises peuvent par
exemple utiliser un ou plusieurs outils P2P proposés par leur ERP, tout
en tirant parti d’une solution de paiement électronique tierce. D’autres
entreprises adoptent, quant à elles, une solution proposée par un
prestataire e-achats et un outil de gestion des factures auprès d’un
distributeur de solutions d’automatisation des écritures comptables,
tout en continuant à envoyer des chèques papier à leurs fournisseurs.
Historiquement, les entreprises ont toujours été confrontées à de
nombreux obstacles pour automatiser l’ensemble de leurs processus
P2P : coûts élevés, difficultés de déploiement et résistances internes
à l’adoption de logiciels. Lors d’une transition depuis un système ERP,
l’intégration et la configuration de système, ainsi que les difficultés de
synchronisation de nombreux services et sites géographiques sont
autant d’obstacles supplémentaires à l’adoption.
Fort heureusement, le marché s’est récemment éloigné des anciennes
méthodes de déploiement P2P, permettant ainsi une adoption plus
facile des solutions d’automatisation. L’essor des solutions Cloud a
permis aux organisations de bénéficier d’une technologie avancée
sans faire face aux investissements et aux risques liés à l’hébergement
local du système. En effet, le fournisseur gère lui-même la partie
informatique, la maintenance et la sécurité du système. Les outils
actuels facilitent et accélèrent le déploiement par rapport aux premiers
logiciels P2P et, parfois, seules quelques semaines suffisent pour
6 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comun déploiement complet. Ils s’intègrent à la plupart des systèmes
financiers existants, pour une transition fluide depuis les outils ERP.
En outre, ces solutions sont proposées à un tarif beaucoup plus
abordable que les précédentes, et sont souvent vendues dans un
format modulaire grâce auquel les organisations plus modestes
peuvent adopter de nouveaux éléments à mesure qu’elles croissent et
que les budgets l’autorisent. Toutefois, l’adoption complète d’une suite
logicielle P2P devrait être l’objectif final de toute organisation.
Quels sont les avantages de l’automatisation de l’intégralité du
processus P2P? D’un point de vue stratégique, l’automatisation P2P
complète réduit les coûts de traitement, accélère le cycle d’achat et
améliore la visibilité en matière de gestion des dépenses, et ce à un
niveau bien supérieur à ce que permettrait une automatisation par
étape. Par exemple, lorsqu’une organisation opte pour un outil de
gestion des processus et de traitement des factures pour son service
comptable, elle peut prétendre à une diminution de la quantité de
papier, à des délais d’approbation plus courts et, potentiellement,
à davantage de remises sur paiement anticipé. Cependant, sans
processus achats automatisé ni outil de paiement électronique,
les gains d’efficacité issus de l’automatisation de la comptabilité
fournisseurs se limitent au service comptable et ne profite pas au
reste de l’organisation. Lorsque les organisations automatisent chaque
étape du processus P2P, la valeur ajoutée obtenue dépasse largement
celle de la simple efficacité de traitement. Elles synchronisent le flux
de données entre les services pour réduire les erreurs de traitement
et améliorer le contrôle sur leurs chaînes logistiques. Elles améliorent
la productivité des employés en leur fournissant des outils plus
puissants et intuitifs, et en leur permettant de se concentrer sur des
tâches à plus forte valeur ajoutée. Elles fournissent à leurs dirigeants et
autres décisionnaires des informations précieuses sur les données de
dépenses, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées.
Ce rapport du Navigator se penche sur les fournisseurs de solutions qui
offrent des suites logicielles Procure-to-Pay complètes, afin de présenter
aux lecteurs une synthèse objective de l’automatisation P2P totale.
7 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comMéthodologie du Navigator
Le Navigator Procure-to-Pay de PayStream évalue les solutions selon
douze catégories différentes, en appliquant un barème de un à dix. La
représentation visuelle du Navigator est similaire à celle d’une carte de
radar; plus un score est élevé dans une catégorie, plus il sera près du
cercle extérieur (voir Figure 2). Les douze catégories sont expliquées
en détail dans la section suivante.
Figure 2
Méthodologie du Délivrabilité Création de commandes et demandes d'achats électroniques
Navigator 10
9 Gestion catalogues, workflows
Polyvalence 8 d’approbation et de demande d'achats
7
6
5
4
Reporting et analyse 3 Gestion des commandes
2
1
Initiation et exécution de paiement Réception marchandise
et réconciliation
Informations sur les fournisseurs
Création, capture et réception facture
et gestion des performances
Fonctionnalités côté fournisseur Workflows et traitement des factures
Le rapport du Navigator Procure-to-Pay a pour objectif :
»» De proposer une analyse complète des meilleures solutions P2P
disponibles
»» De fournir une présentation des tendances parmi les fournisseurs
de solutions
»» D’aider à la sélection initiale de solutions par les acheteurs potentiels
La méthodologie PayStream pour le Navigator P2P inclut les éléments
suivants :
Évaluation du leadership : entretiens avec des dirigeants
PayStream a mené des entretiens avec les responsables de chaque
8 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comentreprise de distribution pour discuter de leur feuille de route de
produit, de leur vision de l’entreprise et de leurs objectifs en termes
de ventes et de marketing. Ces entretiens ont permis d’évaluer le
niveau d’innovation, la capacité de leadership et la vision de chaque
fournisseur.
Évaluation de l’efficacité : démonstrations de produits et analyse
quantitative des solutions
PayStream a pu bénéficier, de la part de chaque fournisseur, de
démonstrations de produits approfondies durant lesquelles les
solutions ont été évaluées en fonction d’une liste de plus d’un millier
de critères. Chacune des fonctionnalités des fournisseurs a été
évaluée selon un barème de 1 à 10 (10 étant le meilleur score). Pour
les catégories où aucun distributeur n’a atteint 10, les résultats ont été
normalisés : le score de 10 a été attribué au fournisseur le mieux noté,
et les résultats des autres fournisseurs ont ensuite été augmentés
selon le même ratio. Pour les lecteurs qui souhaiteraient bénéficier
d’une méthode plus qualitative d’interprétation de ces scores
numériques, PayStream suggère les critères suivants :
»» Scores inférieurs à 5 (Basique) – Le fournisseur de solution répond
aux exigences minimales pour être compétitif sur le marché ; il ne
se distingue pas dans cette catégorie.
»» Scores entre 5 et 8 (Compétitif) – Outre le fait d’avoir atteint
le critère Basique, le fournisseur propose une fonctionnalité
supplémentaire qui différencie sa solution de celles des autres
fournisseurs.
»» Scores supérieurs à 8 (Leader) – Le fournisseur de solution a
investi du temps et des ressources afin de se positionner en tant
que précurseur dans cette catégorie ; sa solution intègre une
fonctionnalité proposée uniquement par lui-même ou par une
poignée de fournisseurs.
Évaluation de l’adaptabilité : questionnaires sur les performances
et analyse qualitative des fournisseurs
L’un des axes du diagramme du Navigator de PayStream correspond
au niveau d’adaptabilité. Pour évaluer de façon appropriée
l’adaptabilité des fournisseurs, PayStream leur a demandé de fournir
différentes métriques concernant leur expérience et leurs ressources.
Vous trouverez ci-dessous certains des critères étudiés pour la mesure
de l’adaptabilité :
9 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.com»» Nombre de clients (par segment de revenus, marché vertical et
région géographique)
»» Informations démographiques sur le client type
»» Nombre d’utilisateurs actifs (acheteurs et fournisseurs)
»» Revenus sur 12 mois, historique de croissance et investissement
en capital-risque
»» Déploiement, formation et structure d’assistance client continue
PayStream a ainsi pu attribuer à chaque fournisseur un score
d’adaptabilité en se basant sur ces critères. En d’autres termes, la
note d’adaptabilité indique la capacité du fournisseur à répondre
aux besoins de toute organisation, indépendamment de sa taille, son
marché vertical ou son emplacement géographique. Les organisations
affichant un score d’adaptabilité élevé disposent d’une solution à
grande portée, tandis que les organisations avec un résultat plus faible
se concentrent généralement sur un segment de revenus, une région
ou un marché vertical de niche.
Commentaires finaux sur la méthodologie de notation de PayStream
Le modèle Navigator de PayStream s’est énormément amélioré au
cours des dix dernières années. Durant cette période, le Navigator a
évolué pour répondre aux besoins de notre clientèle qui recherche
un moyen de notation valide et objectif des fournisseurs de solutions.
C’est pourquoi PayStream a adopté la position suivante sur certains
problèmes concernant l’évaluation des fournisseurs :
»» Aucuns frais ne sont facturés aux fournisseurs souhaitant figurer
dans les rapports Navigator, et aucun traitement préférentiel n’est
accordé aux fournisseurs clients de PayStream. Les fournisseurs
peuvent acquérir des droits de distribution une fois le rapport
terminé.
»» Les feuilles de route décrites par chaque fournisseur de solution
n’influent en aucune façon sur la notation du Navigator. Toutes les
fonctionnalités et métriques prises en compte pour la notation ont
pour date butoir le 5 août 2016. Les fonctionnalités, mises à jour
de version, démonstrations de produit ou informations fournies
après cette date ne sont pas prises en compte pour l’élaboration
de ce rapport.
10 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.com»» Les fournisseurs de solutions devaient remplir différents critères
d’éligibilité pour apparaître dans le rapport Navigator, notamment
des revenus minimaux de 12 millions de dollars. D’autres seuils
minimums étaient également appliqués aux revenus issus de
l’étranger et au nombre de clients.
11 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comLes douze catégories
Procure-to-Pay
La section suivante décrit en détail les douze catégories représentées
dans le modèle Navigator P2P, et explique comment PayStream
identifie la réussite dans chaque catégorie.
Création de commandes et demandes d’achats
électroniques
Définition
Cet outil permet aux organisations de créer des demandes d’achats
électroniques et de les transmettre automatiquement pour
approbation. Ces demandes d’achats sont intégrées aux catalogues
de produits du fournisseur et contiennent des informations à jour
sur les produits. Elles intègrent également des paramètres contrôlés
par les entreprises, comme les restrictions de catalogue basées sur
l’utilisateur.
Critères de réussite
Les solutions ayant obtenu le statut Compétitif ou Leader permettent
aux utilisateurs d’accéder à des modèles de demande d’achats
préconçus, qu’ils peuvent ensuite personnaliser selon le type d’achat,
l’utilisateur et d’autres paramètres. Les solutions Leaders peuvent
également être intégrées à des solutions de gestion des contrats et
de sourcing, pour une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des
achats.
Gestion des catalogues, workflows de demande
d’achats et d’approbation
Définition
Les solutions P2P de niveau Basique incluent une assistance pour
au moins un type de catalogue, qu’il s’agisse de catalogues statiques/
hébergés ou de catalogues externes/punch-out. Les utilisateurs
peuvent remplir des demandes d’achats directement à partir des
interfaces de catalogue et les soumettre à un workflow d’approbation
préconfiguré.
Critères de réussite
Les systèmes P2P de niveau Leader proposent des expériences
12 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comd’achat plus interactives et conviviales, afin de fournir un processus
d’achat familier et intuitif similaire à celui auquel les consommateurs
sont habitués sur les sites Web comme Amazon.com. Généralement,
les meilleurs prestataires dans ce domaine proposent des solutions
hybrides à mi-chemin entre les catalogues hébergés et punch-out,
ainsi que des catalogues spécialisés adaptés à des besoins ou à des
secteurs spécifiques (un catalogue pour des produits de laboratoire,
par exemple). D’autres outils de catalogue leaders incluent des
fonctionnalités de recherche étendue, la possibilité d’effectuer
des comparaisons côte à côte d’articles, ainsi que la catégorie de
dépenses ou les limites budgétaires du projet. Les solutions leaders
proposent également des workflows d’approbation dynamiques avec
signalements et transferts en cas d’absence, personnalisation par
glisser-déposer et possibilité pour les approbateurs d’examiner les
demandes et de procéder à des ajustements.
Gestion des commandes
Définition
Une fois qu’une demande d’achats de produits ou services est
approuvée, les solutions P2P envoient une commande associée
aux fournisseurs pour exécution. La plupart des solutions offrent la
possibilité pour les fournisseurs d’accuser réception de la commande
et de la transformer en facture. La fonctionnalité de gestion des
commandes permet à une organisation de disposer d’une visibilité
totale sur l’état de la commande tout au long de son exécution, et de
communiquer avec les fournisseurs au sujet de cette commande.
Critères de réussite
Les solutions de niveau Leader envoient automatiquement des
commandes aux fournisseurs après l’approbation d’une demande
d’achats. Elles permettent également à l’utilisateur de regrouper
plusieurs commandes auprès d’un seul fournisseur ou d’envoyer
plusieurs commandes à plusieurs fournisseurs à partir d’une seule
demande d’achats. D’autres fonctionnalités leaders permettent
d’envoyer des conditions particulières avec les commandes, de les
modifier, d’associer des coûts de fret à des centres de coûts et codes
de projets, et de mentionner plusieurs adresses de livraison sur une
seule commande. Les solutions de niveau Leader offrent aussi aux
fournisseurs une fonctionnalité de gestion des commandes, incluant
notamment la possibilité d’envoyer un accusé de réception de la
commande et de signer et retourner les commandes au format PDF.
13 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comRéception marchandise et réconciliation
Définition
Une fois qu’une commande a été reçue, les solutions P2P permettent à
l’utilisateur de confirmer la livraison et de créer un accusé de réception
de la marchandise. Le bon de livraison est rapproché à la commande
et à la facture correspondantes, pour vérifier ainsi la réconciliation
des trois éléments (mise en correspondance triangulaire ou « 3-way
matching »).
Critères de réussite
Dans cette catégorie, les fonctionnalités de niveau Leader incluent
la possibilité d’envoyer des préavis d’expédition, de vérifier les
commandes par rapport aux systèmes d’inventaire/entrepôt et
contrats, de prendre en charge les retours et de suspendre le
paiement d’un article. Les solutions leaders prennent également en
charge les contrats-cadres et les commandes à envoi partiel avec,
souvent, la mise à jour des conditions ou commandes à mesure que
les livraisons sont effectuées. Ces solutions créent en outre un rapport
de synthèse de la commande avec tous les documents liés (demande
d’achats, commande, etc.) pour la réconciliation.
Création, capture et réception facture
Définition
Les fonctionnalités de cette catégorie incluent la création de facture
sur le portail du fournisseur, la facturation électronique et la possibilité
de gérer les factures papier. Le processus de réception de facture
permet de disposer, d’une certaine manière, d’un service de réception
de facture, que ce soit via un outil de capture de données qui utilise
la technologie OCR (reconnaissance optique des caractères) pour
capturer les données de la facture papier ou par le biais d’un service
de traitement en salle du courrier. Une solution Basique offre au moins
une des options précédemment mentionnées.
Critères de réussite
Les solutions de niveau Leader dans ce domaine offrent à leurs
utilisateurs une gamme complète d’options de réception de facture,
afin de garantir que toutes les factures des fournisseurs sont gérées
par voie électronique. Pour la facturation électronique, cela inclut
les factures au format XML ou EDI (Electronic Data Interchange), les
formats remplissables en ligne (généralement, sur le portail d’un
14 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comfournisseur) et/ou une solution papier-cloud qui valide instantanément
les éléments PDF. Les solutions leaders dans ce domaine mettent
gratuitement à disposition des fournisseurs plusieurs méthodes de
facturation électronique pour garantir un taux d’adoption maximal de
la part des fournisseurs.
Les solutions les plus avancées répondent également aux exigences
techniques uniques de facturation électronique pour les pays d’Europe,
d’Asie et d’Amérique latine. Les services leaders dans la gestion de la
réception de documents papier incluent des plug-ins de capture de
données à utiliser sur site, et des services de salle de courrier pour les
clients qui souhaitent externaliser le processus. Les solutions leaders
permettent également une capture des données avec un haut niveau
de précision, que ce soit via la technologie OCR (reconnaissance
optique des caractères) avancée, les vérifications humaines ou une
combinaison des deux.
Workflows et traitement des factures
Définition
Le traitement des factures implique d’établir un lien entre les factures
et les commandes ainsi que d’autres documents de réception, et
de les soumettre au workflow d’approbation approprié selon les
conditions indiquées dans la facture (par exemple, le demandeur
ou le service). Le traitement des factures inclut également la gestion
des exceptions, avec la mise en place d’un workflow de base et d’une
procédure d’acheminement pour les problèmes de réconciliation
facture (par exemple, en cas d’écart entre une facture et une
commande, ou d’informations manquantes). Ce processus permet aux
utilisateurs de réacheminer les factures et les erreurs x en consultant
la facture d’origine. Les factures sans commandes sont classées
dans des catégories spécifiques dans le grand livre via la gestion des
imputations.
Les workflows associés au traitement des factures se concentrent sur les
fonctionnalités et outils pour les managers ou « super-utilisateurs ». Les
tableaux de bord fournissent des informations et KPI en temps réel sur
les écritures comptables et les charges. La fonctionnalité permettant
de configurer des workflows pour des services ou localisations distincts
doit également être disponible, avec notamment la possibilité de
définir des rappels et des procédures de signalement pour les factures
en souffrance.
15 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comCritères de réussite
Les solutions de niveau Leader en termes de traitement des factures
permettent également une mise en correspondance par champ, ce
qui signifie qu’elles comparent des caractères spécifiques des lignes
achats de la facture avec ceux des commandes. Les solutions leaders
permettent aussi de faire en sorte que les champs comportant des
données non valides ou manquantes déclenchent des notifications
ou workflows. Enfin, les solutions leaders incluent la possibilité de
déclencher des workflows pour les factures sans commande en
fonction du contenu des champs.
Les solutions leaders en matière de gestion des exceptions facilitent
la création de workflows personnalisés selon le type d’exception. En
outre, elles permettent aux utilisateurs de définir des seuils pour
les factures sans commande, afin de mettre au jour toute erreur ou
fraude (par exemple, une facture pour des services de chasse-neige
en juillet). En outre, la gestion des imputations pèse beaucoup dans
la balance pour l’identification de solutions leaders. Les solutions
leaders permettent d’attribuer des lignes achats simples ou multiples à
différents centres de coûts ou commandes.
Les solutions leaders en termes de workflow de facturation permettent
aux utilisateurs de créer des workflows personnalisés avec un
équilibrage de charge automatisé et la gestion des procédures
de signalement. Des fonctionnalités telles que l’édition visuelle de
workflows, avec des flux de processus détaillés et le glisser-déposer,
sont également très courantes parmi les fournisseurs de solutions
leaders.
Fonctionnalités côté fournisseur
Définition
Les portails fournisseurs de niveau Basique permettent aux
fournisseurs de charger des factures, de vérifier l’état des factures et
de communiquer avec les acheteurs sur les exceptions et erreurs.
Critères de réussite
Dans cette catégorie, les solutions de niveau Leader permettent
la création de règles commerciales personnalisées au moment du
chargement de factures sur le portail fournisseur. Ces règles créent
immédiatement des notifications d’erreur et permettent de modifier
une commande depuis le portail. Les solutions leaders permettent aux
fournisseurs de définir des préférences de paiement, de charger des
16 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.cominformations de paiement et de vérifier les informations de paiement
en temps réel. Les solutions leaders permettent également aux
fournisseurs de gérer les catalogues, de choisir comment ils souhaitent
recevoir les commandes et de soumettre d’importants documents de
validation, fiscaux et juridiques.
Gestion des informations et performance fournisseurs
Définition
Les solutions P2P qui intègrent un module de gestion des informations
et des performances fournisseurs (SIM, Supplier Information
Management and Performance) atteignent automatiquement le
niveau Compétitif pour cette catégorie. Les solutions SIM standard
stockent et gèrent des références et documents pertinents relatifs aux
fournisseurs, y compris des formulaires fiscaux, des fiches d’évaluation
RSE, des pièces jointes, des résultats de qualification, des certificats
et des évaluations des risques. Cette vue d’ensemble des relations
fournisseurs permet aux acheteurs de classer leurs fournisseurs selon
certains paramètres, d’interagir avec les fournisseurs en fonction de
considérations plus stratégiques, et de réduire les risques liés à des
problèmes de données, de conformité ou juridiques survenant en
aval des processus de chaîne logistique. Le type le plus courant d’outil
SIM assure la validation préalable des fournisseurs. Ces solutions
utilisent des formulaires intelligents pour demander des documents
aux fournisseurs pendant le référencement, et des workflows pour
transmettre les documents aux approbateurs internes pour examen,
si nécessaire. Elles offrent également aux acheteurs un référentiel
centralisé des données fournisseurs, ce qui leur permet d’effectuer des
recherches rapides par mot clé ou des recherches avancées avec filtre
dans le référentiel, à l’aide de différents paramètres (comme la région,
le type et la classification).
Critères de réussite
Dans cette catégorie, les solutions de niveau Leader offrent un service
de « nettoyage » au début de la relation avec un client, et certaines
la proposent en tant que service permanent gratuit. Les solutions
leaders vérifient également que les fournisseurs ne figurent pas sur
les « listes noires » internationales publiées par certains organismes
afin de bloquer toute transaction avec ces entités, comme la liste du
Bureau du contrôle des avoirs étrangers (OFAC). Les fournisseurs SIM
leaders connaissent les exigences fiscales et exigences de paiement
en vigueur, et ces solutions aident les services achats en regroupant
automatiquement le formulaire fiscal approprié et les informations
17 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comd’identification fiscale des fournisseurs avant le paiement. Ces
solutions proposent également des services de validation des meilleurs
fournisseurs : ces services sont fournis par défaut ou via l’intégration
de services de validation tiers pour des tests de validation et de
sécurité plus poussés.
Initiation et exécution de paiement
Définition
Les solutions de niveau Basique permettent l’initiation d’un paiement
transmis à l’ERP (qui initie ensuite un paiement ou envoie un message à la
banque). Les solutions basiques facilitent en outre la saisie d’informations
ACH et la transmission d’informations de versement au portail.
Critères de réussite
Les solutions de niveau Leader incluent l’intégration de solutions
de carte virtuelle et intègrent activement les fournisseurs aux
programmes de carte virtuelle pour le client. Ces solutions leaders
réduisent les vérifications pour le compte de l’acheteur, s’il ne parvient
pas à intégrer les fournisseurs à des programmes de cartes virtuelles
ou ACH. Les solutions leaders intègrent également des fonctionnalités
de gestion des paiements qui comprennent des modules de prévision
de jours de comptes créditeurs, des outils de remises dynamiques,
l’intégration d’une solution de financement de chaîne logistique et des
fonctionnalités avancées d’audit de paiement (comme les outils de
mise en déshérence).
Reporting et analyse
Définition
Les solutions de niveau Basique offrent généralement un ensemble
de rapports standards, prêts à l’emploi, qui peuvent être exportés
vers un outil de feuille de calcul. Habituellement, les différents types
de rapports incluent la plupart des paramètres de traitement P2P
standard, comme le numéro de demande d’achats, le numéro de
commande, la date de la demande d’achats, la date d’émission de la
commande, le statut d’approbation du workflow et le projet.
Critères de réussite
Les solutions de niveau Leader intègrent des tableaux de bord de
reporting visuellement dynamiques, une fonctionnalité de glisser-
déposer et des fonctionnalités de recherche avancée à partir d’un
tableau de bord de reporting configurable. Ces solutions permettent
18 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comégalement aux utilisateurs de planifier des rapports et de s’y abonner.
Les solutions leaders dans ce domaine offrent une fonctionnalité
performante de reporting pour les paiements et la conformité, et
s’associent souvent à des outils de veille économique externes pour
proposer une analyse plus poussée.
Polyvalence
Définition
La polyvalence permet de mesurer l’étendue d’une solution, c’est-
à-dire d’évaluer dans quelle mesure elle est compatible avec tout
type d’entreprise, de marché vertical, de localisation ou de segment
de revenus. Les éléments mesurés incluent le marché vertical et la
couverture ERP, la langue et la prise en charge des devises, ainsi que la
conformité fiscale.
Critères de réussite
La réussite dans ce domaine est tout simplement déterminée par
l’étendue de commercialisation d’une solution. Les solutions les plus
importantes (en termes de présence sur le marché et de volume
de clientèle) doivent disposer de la plupart des fonctionnalités pour
obtenir un bon score. L’évaluation tient compte à la fois des bons
résultats en matière d’intégrations d’ERP spécifiques, de la conformité
fiscale en Europe, en Amérique latine et en Asie-Pacifique, ainsi que de
la prise en charge multilingue.
Délivrabilité
Définition
La délivrabilité se focalise entièrement sur l’expérience client :
déploiement, formation initiale et continue, assistance clientèle,
interface utilisateur, tarification et coûts permanents de propriété.
Critères de réussite
Les fonctionnalités mobiles et l’ergonomie sont, de loin, les principaux
facteurs de réussite dans cette catégorie. Les solutions de niveau
Leader reposent sur des applications natives qui s’adaptent à la
taille de l’écran (mobile, tablette et ordinateur) et minimisent le
besoin en formation grâce à une conception intuitive. Les solutions
leaders réduisent également les temps de déploiement et mettent
à disposition des gestionnaires de déploiement permanents et
individuels.
19 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comDetermine
Determine est une entreprise issue d’un partenariat conclu en 2015
entre trois fournisseurs majeurs de logiciels de sourcing, de gestion
des contrats et de P2P : Iasta, Selectica et b-pack respectivement. Ces
entreprises ont fusionné pour développer une plateforme complète
de gestion du processus de dépenses, conçue pour les entreprises
internationales, qui inclut des solutions de gestion du cycle de vie des
contrats, de sourcing stratégique et de gestion des achats. Les trois
Délivrabilité Création de commandes et demandes d'achats électroniques
Gestion catalogues, workflows
Polyvalence
8.5 8.8 d’approbation et de demande d'achats
7.5 7.6
Reporting et analyse Gestion des commandes
10.0
6.9
3.0
10.0
Initiation et exécution de paiement Réception marchandise
et réconciliation
7.9
6.8
9.9
Informations sur les fournisseurs
9.2 Création, capture et réception facture
et gestion des performances
Fonctionnalités côté fournisseur Workflows et traitement des factures
entreprises fondatrices se trouvant sur trois continents différents,
Determine jouit d’une forte présence mondiale et d’une expérience
riche et variée en matière de traitement des processus métiers et de
leurs exigences, et ce dans de nombreuses régions. Cette expérience,
associée au caractère exhaustif de la plateforme et à sa conception
flexible, fait de Determine un excellent choix pour les entreprises
comptant plusieurs filiales et/ou sites internationaux.
Points forts et facteurs de différenciation
Determine propose des fonctionnalités de pointe pour la gestion
20 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comdes commandes et des réceptions et pour le rapprochement
facture-commande-bon de livraison. De nombreux paramètres
permettent en effet de s’assurer que toutes les commandes et tous
les documents pertinents sont reçus et gérés de façon appropriée
(notamment avec la mise en place de règles de réception en fonction
de la société de facturation, du donneur d’ordre, etc., ou encore
grâce au rapprochement de la commande avec le contrat). Les
fonctionnalités offertes par la solution de gestion des informations
et de la performance fournisseurs sont tout aussi impressionnantes,
notamment la fiche d’évaluation fournisseurs. Ces solutions sont en
outre personnalisables, ce qui permet aux clients de récupérer les
informations qui leur sont le plus utiles. Cette fonctionnalité fait de
la solution un outil précieux pour la gestion des chaînes logistiques
internationales, notamment si l’on tient compte de la présence
de l’entreprise à l’échelle mondiale et de sa prise en charge de la
facturation électronique en Amérique du Nord et en Europe.
Remarques
Bien que reposant sur de nombreuses bases solides, Determine
reste une jeune entreprise qui doit encore aplanir certains problèmes
d’ordre économique et logiciel. La fusion récente est évidemment
à l’origine de ces difficultés. L’entreprise devrait être en mesure
de rationaliser facilement son produit et sa stratégie au cours des
prochains mois. Pour améliorer sa plateforme, Determine peut
faire évoluer ses solutions d’analyse et de reporting en ajoutant
des tableaux de bord plus personnalisables et en s’appuyant sur la
Business Intelligence pour proposer des fonctionnalités plus avancées
pour le reporting. Bien que la plateforme Determine intègre une
extraordinaire solution de gestion des informations fournisseurs,
l’entreprise doit également étendre ses fonctionnalités côté fournisseur
en ajoutant davantage de fonctionnalités en libre-service et en donnant
aux fournisseurs plus de visibilité sur les processus. Le principal axe
d’amélioration de PayStream suggéré à Determine est de compléter
son offre Purchase-to-Pay avec une solution d’initiation et d’exécution
des paiements. Les lacunes actuelles de Determine dans ce domaine
l’empêchent d’atteindre son plein potentiel dans l’espace P2P.
21 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comDiagramme du Navigator
Le diagramme du Navigator est une grille d’évaluation qui compare
les fournisseurs selon deux métriques: l’efficacité et l’adaptabilité. La
mesure de l’efficacité indique le niveau de capacités fonctionnelles et
d’innovation d’un fournisseur. L’adaptabilité correspond à la mesure
de l’expérience relative et des ressources d’un éditeur, ainsi que de
sa capacité à répondre aux besoins d’entreprises diverses (type, taille,
localisation et marché vertical).
Enfin, ces graphiques sont une version élargie de la grille réelle qui
attribue aux solutions des scores de 1 à 10. N’oubliez pas que si un
éditeur se trouve dans le coin inférieur gauche du graphique, cela ne
signifie pas nécessairement qu’il manque d’efficacité ou d’adaptabilité
; ces éditeurs ont juste un score plus faible par rapport aux autres
participants. En outre, ce diagramme compare les meilleurs éditeurs.
Chaque éditeur apparaissant dans ce rapport a été sélectionné parmi de
nombreux autres éditeurs et doit être considéré comme un leader du
marché des solutions P2P. Même le candidat avec le score le plus faible
propose un produit plus viable que d’autres éditeurs ne possédant pas
les qualifications requises pour apparaître dans ce rapport.
Diagramme du Navigator sur l'automatisation P2P
9.5
(Accent mis sur l'innovation et les fonctionnalités de la solution)
COUPA
9.0
PURIDIOM1
GEP
8.5
SCIQUEST
IVALUA DETERMINE
BASWARE
EFFICACITÉ
8.0 ZYCUS WAX DIGITAL
ARIBA3
7.5
BIRCHSTREET
TRADESHIFT
VERIAN2
7.0
XEEVA BUYERQUEST
6.5
ESKER
6.0
5.0 5.5 6.0 6.5 7.0 7.5 8.0 8.5 9.0 9.5
1
BravoSolution a fait l'acquisition de Puridiom pendant notre étude.
ADAPTABILITÉ 3
2
Basware a fait l'acquisition de Verian pendant notre étude.
Ariba n'a pas fourni d'informations mises à jour. Le positionnement
(Ressources et expérience de l'éditeur) dans le diagramme repose sur des sources publiques.
22 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comChoix d’un fournisseur
La liste ci-dessous expose quelques-unes des meilleures pratiques
pour choisir et adopter une solution P2P.
Se renseigner sur l’environnement P2P actuel
Afin de se préparer au mieux pour l’automatisation, les organisations
doivent connaître l’état actuel de leurs opérations P2P. Elles doivent
réunir des métriques sur les coûts, les temps de traitement et tout
autre élément quantifiable, ainsi que sur les difficultés majeures
rencontrées. Elles doivent également évaluer leurs besoins techniques
et structurels afin d’identifier le type de solution qui conviendrait le
mieux à leurs processus métiers et systèmes financiers existants.
Élaborer une checklist de sélection
Une fois les métriques réunies, les entreprises doivent élaborer une
checklist de sélection afin de choisir un éditeur qui vient compléter
leurs stratégies internes et besoins métiers, dont les flux de traitement
métier, les exigences industrielles uniques, les besoins informatiques et
les paramètres financiers.
Cette liste doit inclure les fonctionnalités et services négociables et non
négociables d’une solution. Une checklist de sélection utile nécessite
également de prendre en compte les plans d’avenir de l’entreprise.
Si une organisation envisage, à terme, d’étendre l’automatisation à
d’autres services de back-office, le fournisseur doit proposer des
fonctionnalités de sourcing et de gestion de contrat, voire des modules
de gestion des dépenses. Si l’entreprise espère étendre les opérations
métiers à d’autres pays, l’expérience à l’échelle mondiale doit
apparaître sur sa checklist.
Obtenir l’adhésion interne
Pour que le remaniement de l’automatisation soit une réussite, toute
l’organisation doit s’accorder sur la valeur, le besoin et l’utilisation
principale du logiciel. Obtenir l’adhésion du personnel est la façon
la plus sûre de créer une initiative d’automatisation réussie. Toute
proposition de mise en place d’un nouveau logiciel doit s’accompagner
d’une présentation d’un plan détaillé du déploiement qui met en
évidence les avantages à long terme de la solution (au niveau des coûts
23 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.commatériels et logiciels). L’une des méthodes les plus efficaces pour y
parvenir est d’exploiter les résultats de l’analyse de situation actuelle.
Se renseigner sur la diversité des éditeurs
Il existe de nombreux types d’éditeurs P2P ; certains proposent des
solutions plus génériques qui peuvent facilement s’adapter à tout
type d’entreprise, tandis que d’autres ont plus d’expérience dans des
secteurs spécifiques, comme l’enseignement supérieur, la santé ou
les services professionnels. En outre, de nombreuses solutions sont
conçues différemment selon le segment de marché de l’éditeur ; il existe
des solutions avec des fonctionnalités et options de tarification conçues
pour les petites, moyennes et grandes entreprises. Une organisation
acheteuse doit évaluer la solution en fonction de ces deux éléments.
Évaluer l’expérience et la polyvalence de l’éditeur
Il est tout aussi important de se renseigner sur l’historique d’un
éditeur de solution P2P que d’étudier sa solution. Les organisations
doivent évaluer la polyvalence de l’éditeur en étudiant l’expérience
qu’il propose, en fonction du type d’activité, du marché vertical, de
la localisation et de la taille de l’entreprise. Elles doivent également
mesurer la capacité de la solution à s’intégrer à différents systèmes
ERP/financiers, et déterminer si elle peut prendre en charge plusieurs
langues et devises, le cas échéant. Les organisations doivent passer en
revue les calendriers et délais moyens de mise en place de la solution
d’un éditeur, les méthodes de formation, ainsi que les programmes
d’assistance proposés pendant et après le déploiement.
Utiliser les notations du Navigator et envisager de faire appel
à un conseiller
Pour les organisations à la recherche d’une solution, il peut s’avérer
difficile de se faire un avis objectif, au-delà de la façade marketing
des fournisseurs, et cette démarche peut être vectrice de frustration,
même avec des outils comme le rapport Navigator. Cela est
particulièrement vrai si l’on considère que les besoins de chaque
organisation sont différents et souvent complexes. Les organisations
recherchant une solution doivent envisager de s’adresser à des
professionnels comme PayStream Advisors pour choisir un éditeur qui
répond parfaitement à leurs besoins.
24 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comÀ propos de PayStream
PayStream Advisors est un cabinet d’étude et de conseil spécialisé
dans l’automatisation des processus métiers pour le sourcing, la
gestion de chaîne logistique, les achats, les écritures comptables, les
paiements et la gestion des dépenses. L’équipe d’experts de PayStream
fournit des services de conseil et d’étude ciblés visant à répondre aux
besoins évolutifs des professionnels des achats et de la finance. En
d’autres termes, PayStream s’efforce de maximiser les retours et de
minimiser les risques associés aux investissements technologiques.
Les rapports d’étude, livres blancs, webinaires et outils de PayStream
sont disponibles gratuitement sur www.paystreamadvisors.com.
PayStream Advisors est une division de Levvel, un cabinet de conseil en
informatique spécialisé dans la stratégie, la conception et l’architecture
technologiques, ainsi que le devops.
25 Q4 2016 © 2016 PayStream Advisors, Inc | www.paystreamadvisors.com | info@paystreamadvisors.comVous pouvez aussi lire
