Votre service RH peut-il développer votre croissance internationale ? - Focus santé et pharmacie - ADP
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Focus santé et pharmacie Votre service RH peut-il développer votre croissance internationale ?
Introduction
Les enjeux RH liés au développement international L’absence de standardisation RH ou d’une gestion de
d’une entreprise sont déterminants pour sa réussite. Les la paie intégrée peut vite s’avérer problématique pour
RH sont en effet son épine dorsale et la gestion de la les multinationales. L’implantation d’une entreprise à
paie l’un des éléments les plus importants. l’étranger engendre nécessairement une familiarisation
avec les réglementations locales, et la complexité
Les activités essentielles des Ressources Humaines de la gestion de la paie peut ralentir son rythme
impactent une entreprise à tous les niveaux, et la santé de développement sur des marchés très lucratifs,
de celle-ci dépend de la manière dont les données et les voire l’empêcher de saisir rapidement de nouvelles
processus RH sont intégrés aux systèmes. Selon l’article opportunités de croissance.
publié par ADP en 2011, une vue complète des données
des employés à travers le monde favorise les bonnes Être capable de relever les défis et de surmonter les
décisions et génère de meilleurs résultats, et 89 % des obstacles passe par la standardisation. Les entreprises
entreprises pensent qu’une vision 360o des salariés est sont toutefois peu nombreuses à oser ou à savoir
clé. Pourtant, c’est seulement le cas pour 30 % d’entre comment franchir le pas. Ce qu’il faut, c’est cerner les
elles. Les autres s’exposent donc à des problèmes de principaux enjeux, repérer les dysfonctionnements puis
risque et de conformité. identifier les domaines dans lesquels les RH peuvent
intervenir pour redresser la situation.
89 %
des entreprises pensent
Rapports disponibles :
DRH, comment
gérez-vous vos talents
DAF, comment gérez-vous
vos RH à l’international ?
qu’une vision 360o des à l’international ?
salariés est clé.
Pourtant, c’est seulement Croissance à l’international : Croissance à l’international :
le cas pour 30 % d’entre DSI, quel est votre rôle ? comment gérez-vous votre
elles. capital humain ?
Focus santé et pharmacie Étude de cas
UNE SOLUTION DE GESTION DU CAPITAL HUMAIN UNIFIÉE POUR UNE
CROISSANCE ASSURÉE
Les solutions RH Avec 55 établissements de soins de courte et longue durée, maisons de santé et organismes de soins à
domicile, Welcov Healthcare comprend des milliers de clients. Suite à une récente acquisition de grande
VOIR LA VIDÉO
mondiales, un outil
ampleur, la société gère aujourd’hui une communauté trois fois plus grande, ce qui engendre une certaine
complexité compte tenu de la multitude de systèmes qu’elle doit désormais concilier. Welcov a donc décidé
d’opter pour un partenaire HCM unique afin de pouvoir relever quatre défis métier critiques : déployer une
solution HCM unifiée au sein de toutes ses communautés, améliorer la visibilité des informations, offrir aux
indispensable pour les salariés un système en libre-service et déployer une solution évolutive pour anticiper sa croissance à venir.
Visionnez cette vidéo pour découvrir pourquoi Welcov a choisi ADP comme partenaire d’avenir, ainsi que la
feuille de route et les bonnes pratiques mises en place pour assurer son évolution.
entreprises des secteurs de Angela Fink, vice-présidente RH, Welcov Healthcare
la santé et de la pharmacie
Elles subissent une très forte pression : le vieillissement Défi n° 1 : les coûts Les laboratoires fabriquant ces traitements doivent Défi n° 3 : la maîtrise
des populations, les progrès de la médecine et les déployer tous leurs efforts pour attirer des talents rares,
Les salaires et autres avantages sociaux des salariés Les entreprises des secteurs de la santé et de la
attentes grandissantes des patients dopent la demande tout en diminuant les coûts indirects du personnel, tels
forment une grande partie des frais de fonctionnement pharmacie font continuellement face à de nouvelles
en produits et services. Mais les budgets ne suivent pas que les coûts associés à l’administration RH et à la paie.
des entreprises. Cela étant, les professionnels de exigences en matière d’amélioration de l’accès aux
cette croissance de la demande ou des coûts. Un trop grand nombre d’entre eux, toutefois, s’appuient
la santé figurant parmi les cinq professions les plus soins et de la qualité ainsi qu’en termes de baisse de
sur plusieurs systèmes de paie et RH, souvent fournis par
Une récente analyse1 réalisée par le cabinet d’audit et confrontées à une pénurie de travailleurs qualifiés dans prix. La croissance future des dépenses en soins de
différents prestataires. Cette multiplicité provoque une
de conseil Deloitte révèle que, même si les principales toute l’Union européenne2 – comme dans le monde santé étant limitée, les prestataires seront contraints de
hausse des coûts et limite leur capacité décisionnelle en
régions du monde prévoient une hausse des dépenses entier –, une réduction du coût direct du personnel développer des systèmes de prestation plus rentables –
matière de talents.
de santé comprise entre 2,4 et 7,5 % de 2015 à 2020, ne peut être une option. Il en est de même pour conséquence de la loi du résultat. Ils devront aussi mieux
« des problèmes infrastructurels rendent de plus en plus les laboratoires pharmaceutiques. Selon une étude exploiter les données pour renforcer la transparence,
du PwC Health Research Institute3, 51 % des cadres associée à une hausse des attentes en matière d’utilité,
difficile pour les systèmes publics de santé le maintien
supérieurs de l’industrie biopharmaceutique affirment
Défi n° 2 : la flexibilité de clarté et d’exactitude. Afin de mieux employer
des niveaux actuels de service et d’accessibilité ».
que le recrutement est d’une difficulté sans précédent. Pour les entreprises de la santé et de la pharmacie, la leur personnel, les équipes RH doivent avoir une vue
À l’évidence, une réduction des coûts est nécessaire.
En parallèle, l’association britannique de l’industrie multiplication des systèmes existants rend difficile le d’ensemble complète, non seulement des coûts, mais
pharmaceutique4 a déjà annoncé que la pénurie respect des régimes réglementaires et fiscaux locaux. La aussi des talents clés disponibles dans chaque site.
de compétences représentait une menace pour le conformité est une problématique fondamentale pour Or, cette vue d’ensemble est possible uniquement si
développement de nouveaux médicaments. l’industrie pharmaceutique : tout défaut de conformité elles disposent d’un contrôle sur les données relatives
peut entraîner des amendes, audits et rappels se aux salariés.
chiffrant en milliards d’euros.
Plus de la moitié des
De plus, en raison de l’absence de systèmes de paie
et RH mondiaux et standardisés, de nombreuses La solution
entreprises ne disposent pas de la flexibilité nécessaire Une solution mondiale unique, fournie par un seul
cadres supérieurs de l’industrie pour adapter leurs opérations à l’évolution des besoins prestataire, permet d’obtenir ce contrôle tout en
biopharmaceutique affirment des clients. Cette problématique devient de plus en
plus critique avec l’arrivée de nouveaux médicaments et
assurant la transparence des coûts. En standardisant
les processus RH via le Cloud, une solution mondiale
que le recrutement est d’une nouvelles méthodes de prestation des soins de santé. facilite également, pour les entreprises de la santé et
de la pharmacie, le suivi des indicateurs clés relatifs à
difficulté sans précédent3. Les équipes RH doivent avoir leurs effectifs et l’amélioration de leur efficacité. Les
budgets peuvent ainsi être optimisés. Plus important
une vue d’ensemble complète, encore, les dirigeants RH et leurs équipes sont plus
1. Deloitte, Étude santé mondiale 2017 non seulement des coûts, disponibles pour se focaliser sur la gestion des talents,
qui affecte directement la qualité des soins pour
2. Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop), Skills shortages in Europe: Which occupations are in demand – and
why (« Pénuries de compétences en Europe : quelles sont les professions concernées et pourquoi ? »), 2016 mais aussi des talents clés les patients ainsi que la disponibilité de nouveaux
3. PWC Health Research Institute, Getting the biopharmaceutical talent formula right (« Biopharmacie – Trouver la bonne formule en matière
de talents »), 2013 disponibles dans chaque site. médicaments révolutionnaires.
4. ABPI, Bridging the skills gap in the biopharmaceutical industry (« Répondre au manque de compétences dans l’industrie biopharmaceutique »), 2015
4 5
CHRO
DRH
La gestion de la paie, associée
à la gestion du personnel et des
déclarations sociales, représente
35 % des coûts RH7.
Plus de temps à perdre Enjeu n° 2 : des processus RH
Saviez-vous que, selon une étude menée auprès des efficaces pour plus de flexibilité
entreprises sur leur intention de se développer à
Le développement international des entreprises est
l’international, plus de la moitié d’entre elles (52 %) ont
limité par la capacité des RH à gérer les réglementations
répondu « oui »5 ? Et pourtant, lorsqu’on leur demande
locales, et l’arrivée de nouveaux salariés dans l’entreprise.
si leur service RH est prêt à relever un tel défi, elles sont
Le changement est beaucoup plus fluide et efficace
généralement moins affirmatives. Les responsables
lorsqu’il est mis en œuvre dans toute l’organisation.
RH et les dirigeants d’entreprise estiment insuffisante
La standardisation RH offre plus de flexibilité aux
la performance des RH – les dirigeants l’estimant
DRH, tout en mettant en place des processus plus
20 % plus faible que les responsables RH eux-mêmes6. efficaces et rentables. Ainsi, les entreprises n’ont pas
De la même manière, si 6 entreprises sur 10 prévoient à se préoccuper des nombreuses réglementations,
d’augmenter les dépenses RH dans les 12-18 prochains politiques du personnel, conditions de travail, devises et
mois, seules 8 % considèrent leur équipe RH actuelle langues. En externalisant la gestion de la paie globale,
Vos services RH comme « forte ». L’année à venir pourrait donc s’avérer
cruciale pour les services RH s’ils souhaitent prouver leur
valeur en alignant la technologie RH sur les stratégies de
elles peuvent consolider des processus cohérents pour
tous les pays dans lesquels elles opèrent, partager les
meilleures pratiques dans toutes les filiales en recourant
ont-ils une politique de
développement à l’international. aux mêmes politiques RH et données de référence.
Enjeu n° 1 : l’impact des coûts
gestion des talents à cachés sur la gestion de la paie
Enjeu n° 3 : meilleure maîtrise de
la gestion RH grâce à des données
La gestion de la paie, associée à la gestion du
plus fiables
l’international ? personnel et des prestations sociales, représente
35 % des coûts RH7. La charge administrative liée à la Lorsque l’on sait que 37 % des données des entreprises
de taille moyenne sont encore stockées sous Excel ou
gestion de plusieurs systèmes ou prestataires, dans
différents pays, nécessite une consolidation constante dans des bases de données similaires, les données
Les DRH stratégiques de multinationale appliquent une des informations et des rapports. Les ressources relatives à la gestion des talents et de la paie ne sont pas
mobilisées augmentent non seulement les coûts, consolidées et restent inaccessibles8. Afin de libérer du
politique et des pratiques cohérentes dans tous les pays où temps pour se consacrer à des tâches plus stratégiques,
mais ont aussi un impact sur la capacité à prendre de
leur entreprise est implantée. Il devient donc nécessaire, afin bonnes décisions stratégiques au moment opportun. les DRH de multinationale ont besoin de systèmes avec
des données en ligne sur la paie et les formations,
d’avoir la visibilité et les outils requis pour s’aligner sur la et accessibles par tous les salariés, responsables et
directeurs. Cela inclut des systèmes de gestion des
stratégie de l’entreprise, de transformer la gestion des talents process (BPM) centralisés pour le contrôle des flux
et les systèmes de gestion de la paie. de données paie et RH, permettant ainsi l’analyse
comparative des services internes et entités par rapport
aux objectifs stratégiques et indicateurs de gestion du
Cela implique de relever 3 défis RH majeurs au niveau capital humain (HCM).
international.
5. Ernst & Young, Global Payroll Survey, 2014
6. Deloitte, Global Human Capital Trends, 2015
7. La gestion de la paie au cœur de l’externalisation RH, livre blanc d’ADP
8. ADP Global HCM Study, janvier 2014
6 7
DAF
61 %
des dirigeants prévoient
d’augmenter leurs effectifs à
l’international dans les années
à venir6.
Il faut faire vite Enjeu n° 2 : rester cohérent et
Lorsque Ernst & Young a demandé à des dirigeants apporter une flexibilité financière
d’identifier les principaux problèmes qu’ils rencontrent
Selon une étude récente, 61 % des dirigeants envisagent
actuellement en termes de gestion de la paie, les trois
de recruter du personnel hors de leur pays d’origine
réponses arrivées en tête ont été « conformité avec la loi »
dans les années à venir, et 57 % des multinationales
(29 %), « cohérence organisationnelle dans les processus
sont favorables à l’externalisation auprès d’un seul
de paie » (17 %) et « frais d’administration » (12 %). Dit
simplement, une entreprise a besoin de savoir qui est prestataire6. Les solutions Cloud pour les RH aident les
payé, où, à quelle fréquence et combien, avant chaque organisations à transformer des structures informatiques
cycle de paie. Un manque d’outils et d’infrastructures traditionnelles en architectures plus flexibles et moins
adaptés complique la consolidation des données, coûteuses. Dans une étude menée par CFO Research
provenant de plusieurs prestataires, dans des devises en collaboration avec ADP, plus de 60 % des directeurs
différentes, et empêche de connaître l’effectif exact de financiers interrogés s’accordent pour dire que, depuis
Votre service financier
deux ans, les entreprises doivent s’adapter de plus en
l’entreprise et son coût.
plus vite aux changements de réglementation7.
peut-il gérer efficacement Enjeu n° 1 : gérer la transparence
des coûts tout en optimisant le
Enjeu n° 3 : contrôler en temps
réel les mesures financières
l’impact d’une gestion des budget
La moitié des dirigeants de multinationale affirment
Les services paie des multinationales aident les
entreprises à soutenir davantage leurs effectifs
consacrer plus de temps et d’argent au développement mondiaux, grâce à une optimisation de leurs
RH à l’international ? des compétences des salariés aujourd’hui qu’il
y a deux ans5. Appréhender et gérer le nombre
de changements au niveau de la masse salariale
investissements dans les infrastructures, la maintenance
de logiciels et la consolidation des systèmes. Un lieu
de stockage unique des données facilite la réalisation
internationale représente une tâche colossale pour d’un reporting financier et des analyses à condition
Les DAF de multinationale ont besoin de processus et de les RH et mobilise du personnel et des ressources. que les données et les processus RH soient intégrés
Les directeurs financiers de multinationale doivent dans une même plate-forme. Pour obtenir une telle
pratiques cohérents à l’échelle de leur organisation, qui leur veiller aux coûts associés à la gestion des talents et visibilité sur l’effectif global, il convient de standardiser
donnent la visibilité et les outils nécessaires pour supprimer contribuer de façon stratégique aux prises de décision. les processus afin de suivre les indicateurs clés et fournir
Avoir un contrat unique avec un seul prestataire assure des informations. Collaborer avec un prestataire unique
les coûts inutiles liés à la gestion des talents. La capacité du une transparence complète sur les coûts et facilite la pour plusieurs pays permet d’accéder à des données
budgétisation et la planification financière, tout en de conformité consolidées en temps réel, tout en
directeur financier à mesurer l’impact des décisions de gestion évitant aux entreprises de passer trop de temps sur des augmentant simultanément l’efficacité et la productivité.
du capital humain sur l’entreprise, et l’impact des décisions de tâches de back-office. Cela leur permet de se concentrer
sur le développement de leurs activités et d’autres
l’entreprise sur le capital humain, est essentielle pour réussir opérations stratégiques, tout en contrôlant leurs coûts.
le développement à l’international.
Cela implique de relever 3 défis RH majeurs au niveau
5. Economist Intelligence Unit, The Global Talent Index Report, 2015
international. 6. Everest Group, Multi Country Payroll Outsourcing Service Provider Landscape, 2015
7. CFO Research, en collaboration avec ADP, Changing Environment, janvier 2013
6 9
DSI
Les DSI
souhaitent
consacrer plus de temps à
l’innovation et à l’identification
d’opportunités pour se
démarquer de la concurrence.
Pourquoi maintenant ? Enjeu n° 2 : plus de flexibilité
Saviez-vous que, selon l’enquête Multi Country Payroll grâce au « Cloud computing »
Outsourcing Service Provider Landscape menée en
Selon Deloitte, le marché des talents continue de
2015 par Everest Group, la gestion de la paie multi-
progresser et remet en question l’aptitude des
pays augmentera de 20 à 25 % entre 2014 et 2016 ?
Des chiffres qui viennent s’ajouter à une croissance entreprises à gérer efficacement leurs effectifs5. Si les
déjà forte de 30 % ces dernières années. Cependant, dirigeants sont de plus en plus confiants quant aux
alors que le dernier rapport sur la gestion de la paie capacités de leurs effectifs, les entreprises ne sont pas
Votre service informatique mondiale d’Ernst & Young a montré que 89 % des
dirigeants estiment que l’accès à une vue globale des
données salariés est essentiel pour gérer leur entreprise,
préparées (l’indice Deloitte qui mesure leur niveau de
préparation est passé de 46 à 43).
Un directeur informatique de multinationale doit
peut-il mettre en œuvre une seuls 30 % ont accès à l’information dont ils ont besoin.
Aujourd’hui, les avantages d’un développement à
l’international et les processus technologiques internes
pouvoir adapter les systèmes en fonction de l’évolution
des besoins et des capacités – cela nécessite une plate-
forme standardisée et automatisée. Dans une enquête
stratégie RH multipays ?
ne sont pas encore en phase. récente menée auprès de DSI, 60 % d’entre eux ont
déclaré que le « Cloud computing » réduisait les temps de
maintenance des systèmes d’une équipe informatique,
Enjeu n° 1 : la multiplicité des lui permettant ainsi de se concentrer sur des tâches
La plupart des DSI de multinationale souhaitent que stratégiques6. En transformant les systèmes de gestion
plates-formes augmente les coûts des talents, les DSI peuvent proposer des processus et
leur équipe informatique passe moins de temps à gérer informatiques de gestion des RH des pratiques cohérents à l’ensemble de l’organisation,
plusieurs systèmes de paie locaux et se consacre davantage Les coûts informatiques des systèmes internes de en fournissant aux dirigeants et aux équipes la visibilité
gestion de la paie ne doivent pas être sous-estimés. Ils et les outils nécessaires pour aligner la gestion des
à des tâches stratégiques. L’amélioration des opérations comprennent les frais de logiciels, de maintenance et talents sur la stratégie globale de l’entreprise.
de mise à niveau, l’intégration et les interfaces systèmes,
informatiques et de la performance des systèmes les coûts de matériel et de sous-traitance, et le temps
(50 %) ainsi que la mise en œuvre de nouveaux systèmes que le personnel passe sur les systèmes de paie. Pour Enjeu n° 3 : un meilleur contrôle
les entreprises ayant recours à plusieurs systèmes de
et architectures (44 %)6 sont parmi les tâches les plus paie locaux, la consolidation des données augmente les des systèmes RH
coûts. Selon une étude menée par PwC en 2012 sur le Sans le « Cloud computing », les DSI doivent gérer les
chronophages fréquemment citées par les DSI. coût total de fonctionnement, l’utilisation de plusieurs centres de données, adapter les capacités, configurer
systèmes internes de gestion de la paie coûte 32 % et interfacer les serveurs, et effectuer d’autres tâches
Lorsqu’on leur a demandé à quoi ils préféreraient consacrer du de plus qu’un système unique offert par une solution de maintenance sans avoir le contrôle nécessaire
d’externalisation. pour accompagner les RH dans différents pays ; à cela
temps à l’avenir, les DSI ont cité des activités plus stratégiques s’ajoutent les complications, les coûts importants et les
investissements initiaux. Un SIRH global intégré offrirait
telles que l’innovation (55 %) et l’identification d’opportunités une vision de l’ensemble des systèmes de gestion des
pour se démarquer de la concurrence (42 %). RH de l’entreprise et consoliderait les données salariés,
donnant ainsi aux RH le temps nécessaire pour les
analyser.
Cela implique de relever 3 défis RH majeurs au niveau
international.
5. Deloitte, Global Human Capital Trends, 2015
6. CIO magazine, State of the CIO SURVEY, 2015
6 11
PDG
86 % des PDG
pensent que le succès
passe par une vision claire
du rôle des technologies
dans la création d’un
avantage concurrentiel7.
Une bonne stratégie au bon Enjeu n° 2 : flexibilité, un moteur
moment de réussite
Saviez-vous que la majorité des chefs d’entreprise Plus de la moitié (54 %) des chefs d’entreprise ont
pense que les investissements dans les technologies conquis un nouveau secteur ou sous-secteur, ou ont
numériques ont créé de la valeur pour leur entreprise songé à le faire, au cours des trois dernières années7.
et qu’environ 80 % d’entre eux affirment que les L’expansion à l’étranger attirera la majorité des capitaux
technologies mobiles et l’analyse des données dans les trois prochaines années, et deux tiers des
sont des axes clés de leur stratégie d’entreprise5 ? dirigeants d’entreprise s’attendent à une augmentation
Votre capital humain peut-il L’évolution rapide de la technologie – citée comme
un défi par 58 % des PDG – met en évidence une
pénurie de compétences clés qui pourrait être un frein
de leurs revenus étrangers7. L’externalisation globale
de la paie offre aux multinationales de toutes tailles
une flexibilité supplémentaire à mesure qu’elles se
s’adapter à votre
à l’expansion mondiale. S’assurer que la technologie et développent. Les entreprises qui s’implantent dans de
les plans de développement à l’international sont bien nouveaux pays n’ont plus d’appréhensions liées aux
alignés deviendra une priorité urgente dans les deux pratiques locales de gestion de la paie. 43 % des chefs
prochaines années.
développement à
d’entreprise prévoient également une plus grande
mobilité des travailleurs qualifiés entre les marchés. Ils
souhaitent par conséquent créer un lien important entre
Enjeu n° 1 : augmenter les profits les investissements numériques et les objectifs d’affaires
l’international ? en maîtrisant les coûts RH – 86 % déclarent qu’une vision claire du rôle des
technologies numériques sur la création d’un avantage
Une enquête menée auprès de 1 300 entreprises par concurrentiel est la clé du succès.
Les PDG de multinationale revoient de plus en plus leur la Manchester Business School a révélé que 88 % des
utilisateurs de « Cloud computing » avaient réalisé des
stratégie de gestion du capital humain. Selon l’étude de économies de coûts et que 56 % estimaient que les Enjeu n° 3 : des données du capital
services de « Cloud computing » les avaient aidés à
PwC de 2014 menée auprès des PDG, 93 % ont décidé de augmenter leurs profits6. L’étude Global Benchmarking humain précises et standardisées
changer ou reconnaissent qu’il est temps de changer leur Study (GBS), menée par Jeitosa Group International, Les PDG ont besoin de toutes les informations relatives
a montré que les organisations très performantes sont aux talents au sein de l’organisation et d’un accès direct
stratégie pour attirer et fidéliser les talents. Cependant, plus susceptibles d’avoir une équipe paie globale aux indicateurs de performance clés et aux objectifs
qui bénéficie de la visibilité et de la responsabilité
61 % n’ont pas encore franchi le pas. Les trois facteurs nécessaires pour une bonne gestion de la paie au
commerciaux, afin que leurs salariés travaillent pour
les mêmes objectifs d’entreprise. La « cybercriminalité,
identifiés par les PDG comme vitaux pour la réussite de niveau des pays. En se tournant vers le Cloud et en ayant notamment le manque de sécurité des données » (61 %)
une gestion de la paie mondiale consolidée, les PDG et « l’évolution rapide des technologies » (58 %)8 font
leur entreprise sont : créer de la valeur via la transformation sont en mesure d’augmenter leurs profits et la valeur partie des préoccupations majeures des PDG en 2015. En
actionnariale de l’entreprise. transformant le capital humain et la gestion de la paie,
numérique, développer des partenariats variés et dynamiques ils sont non seulement capables d’aligner leur gestion
et trouver de nouvelles méthodes de réflexion et de travail des talents sur leur stratégie grâce à un suivi efficace,
une analyse et un reporting, mais ils peuvent également
dans les environnements multinationaux. augmenter la sécurité de leurs données de capital humain
et rester à la pointe des dernières technologies.
Cela implique de relever 3 défis majeurs à l’international. 5. PwC, 18th Annual Global CEO Survey, 2015
6. Étude menée par Rackspace avec la Manchester Business School et Vanson Bourne, 2013
7. PwC, 18th Annual CEO global survey, 2015
8. KPMG, Global CEO Outlook, 2015
6 13
1er défi : les coûts
Maîtrisez-vous
Les ressources mobilisées augmentent non seulement
les coûts, mais elles ont un impact sur la capacité à
prendre les bonnes décisions en temps opportun.
LES AVANTAGES DE LA
les coûts ?
Des systèmes au niveau local pour STANDARDISATION DES
une utilisation globale PROCESSUS EN TERMES
Pepita Morales Saldana, directrice paie internationale
de la société TomTom (fournisseur de navigation GPS),
DE COÛTS :
passée de quelques bureaux aux Pays-Bas en 2006
à des opérations dans 40 pays en 2014, se souvient : • Des tarifs prévisibles et évolutifs
On demande constamment aux départements RH de contribuer aux économies
« Nous utilisions un système de paie néerlandais local • Une tarification par région avec une seule
globales de l’entreprise et de trouver des moyens pour réduire les coûts. Le livre comme un système SIRH, ce qui, comme vous pouvez facture et une devise unique
l’imaginer, nous a donné beaucoup de fil à retordre.
blanc d’ADP La gestion de la paie au cœur de l’externalisation RH montre que la Nous devions enregistrer dans un système local qui
• La réduction du coût total de possession
(TCO) grâce aux Managed Services qui
gestion de la paie conjuguée à la gestion du personnel et des avantages sociaux n’était pas conçu pour cela toutes les données employés éliminent les coûts de maintenance et
mondiales. » Une telle gestion de la paie prend du temps d’infrastructure
représente 35 % du total des coûts RH, soit environ 525 dollars par ETP. et augmente les coûts d’infrastructure informatique, de
support et de maintenance. • La simplification des workflows grâce à une
mise à jour automatique des données paie
La gestion de la paie à elle seule en représente des pays à partir d’un ERP ou d’un SIRH
presque la moitié, soit une moyenne de 250 dollars Existe-t-il une meilleure solution ?
• La réduction des erreurs coûteuses
par ETP par an, avec des écarts selon les pays. Quant Le rapport établi par Webster Buchanan Research –
découlant d’un manque de connaissances
aux coûts cachés, ils sont souvent exclus du processus Gestion de la paie multipays : analyse des avantages
ou de visibilité
de due diligence alors qu’ils affectent les résultats de et des enjeux commerciaux – avance que le coût est un
l’entreprise. L’informatique – avec le coût des licences, élément clé de la plupart des analyses et appels d’offres • Une vue complète des coûts globaux de
de maintenance et de mise à niveau, l’intégration et les liés à la gestion de la paie multipays et que pour « gestion de la paie avec une facture unique
interfaces systèmes, le coût du matériel et de la sous- les entreprises qui automatisent leurs systèmes ou pour tous les pays
traitance, ainsi que le temps consacré aux systèmes paie harmonisent leurs processus, les possibilités de réduire
– en représente la majorité. Tous ces coûts peuvent donc Collaborer avec un seul les coûts directs sont réelles ».
• Des systèmes toujours en conformité avec
les lois et les réglementations nationales sur
atteindre des sommes colossales lorsqu’on les multiplie prestataire assure une L’étude Global Benchmarking Study (GBS) menée la paie
par le nombre de pays où l’entreprise est implantée.
transparence complète par Jeitosa Group International a montré que « les • Des initiatives locales et des services
De plus, en se développant à l’international, une entreprises très performantes sont beaucoup plus
organisation met en place des systèmes de paie au
sur les coûts. susceptibles d’avoir une équipe paie globale qui
partagés facilités grâce à une plate-forme
et à une interface utilisateur unique pour le
niveau local (en interne ou en externe) ou exploite des bénéficie à la fois de la visibilité et de la responsabilité traitement global de la paie
outils existants. nécessaires pour une bonne gestion de la paie au
niveau des différents pays ». TomTom a développé un
Regrouper des systèmes centre de services partagés où la gestion de la paie a
fragmentés été externalisée. Ainsi, les processus et les services sont Dierk Russell, directeur SIRH EMEA pour la société
standardisés et permettent une meilleure gestion des Covidien (société de matériel médical), passée
La consolidation des données, pour une entreprise d’une gestion de la paie fragmentée à un modèle
ayant recours à plusieurs systèmes de paie locaux, coûts. « Les frais étant parfaitement identifiables, nous
« En rachetant nos concurrents, nous augmente les coûts. La collecte des rapports générés connaissons précisément les coûts engendrés par la d’externalisation standardisé dans la zone EMEA,
gestion de la paie. Et puisqu’il est impossible d’avoir commente : « Avant d’externaliser, nous n’étions pas
nous retrouvons face à d’énormes par les différents systèmes prend, quant à elle, un temps
un expert dans chaque pays, nous devons opter pour en mesure d’analyser les coûts. Aujourd’hui, c’est très
considérable. Philippe Mennrath, DRH chez KNAUF,
enjeux d’intégration : partager notre producteur multinational de matériels de construction, une solution en gardant cette donnée à l’esprit. Dans simple car nous avons signé avec un seul prestataire. »
façon de travailler avec les nouveaux nous explique : « En rachetant nos concurrents, nous certaines filiales où les effectifs sont restreints, il s’avère
effectivement peu rentable de recourir à un spécialiste Collaborer avec un seul prestataire assure une
arrivants et les intégrer à nos systèmes nous retrouvons face à d’énormes enjeux d’intégration : transparence complète sur les coûts et facilite la
partager notre façon de travailler avec les nouveaux local de la paie », nous explique Morales Saldana.
budgétisation et la planification financière. Cela évite
paie et RH. » arrivants et les intégrer à nos systèmes paie et RH. » également aux entreprises de consacrer trop de
temps aux tâches back-office pour se concentrer sur
Philippe Mennrath, KNAUF La charge administrative liée à la gestion de plusieurs le développement de leurs activités et des différentes
systèmes ou prestataires nécessite une consolidation
stratégies opérationnelles tout en contrôlant leurs coûts.
incessante des informations et des rapports.
14 15
2ème défi : la flexibilité
S’adapter aux conditions Réduction de la gestion de la paie
et croissance
Papyrus, distributeur papetier opérant dans un secteur
L’expertise locale est essentielle
Lorsque les entreprises s’implantent dans de nouveaux
pays, elles ne possèdent pas l’expertise locale. Ce
manque de connaissances peut comporter des risques.
du marché et à un monde
en déclin où la compétitivité est la clé du succès,
Les réglementations varient selon les régions, les
procède actuellement à une restructuration. « Le défi
domaines d’activité et leurs conventions collectives,
pour Papyrus est d’adapter sa structure. Nous avons
les entreprises et leurs accords d’entreprise. Tous ces
donc commencé à ajuster nos processus RH et paie, nous
facteurs réunis compliquent énormément la tâche. Le
sommes plus compétitifs, plus efficaces, nous prenons le
des affaires en constante
Brésil, par exemple, compte plus de 10 000 conventions
temps de mettre en œuvre d’autres fonctionnalités RH
collectives et le Japon près de 300 salaires minimums
en ne nous consacrant plus entièrement à la gestion de
différents, variant d’une branche à l’autre et d’une
la paie. Cela nous permettra d’être plus flexibles et plus
région à l’autre. En France, les changements législatifs
réactifs face aux changements du marché », dit Karima
évolution
de 2014 ont une incidence sur tous les aspects RH :
Cherifi, DRH de Papyrus France.
la DSN (déclaration sociale nominative) pour la paie,
Yankee Candle, fabricant de bougies parfumées, a la BDES (base de données économiques et sociales)
quant à lui connu une croissance globale annuelle pour le dialogue social, la réforme de la formation
de 30 % avec des « systèmes RH plutôt déficients », professionnelle pour la gestion des talents et le CICE
selon Rachael Merrett, contrôleur financier de Yankee (crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi) pour les
Si les systèmes et processus existants deviennent un frein à chaque changement Candle. « Le système paie ne nous apportait aucune des cotisations sociales.
données de gestion dont nous avions besoin, comme
opéré, les entreprises ne peuvent être ni flexibles ni réactives aux conditions du l’enregistrement des jours de congés par exemple ; tout
La complexité d’intégration des changements législatifs
diminue ou augmente en fonction de leur fréquence.
marché. Une mauvaise gestion paie et RH peut anéantir toute volonté de flexibilité, était conservé manuellement. Les informations n’étaient
En un an, la réglementation de la paie a connu plus
pas reliées entre elles. »
les équipes internes consacrant plus de temps au traitement de la paie qu’aux tâches de 20 000 modifications au niveau mondial9. Les délais
accordés aux entreprises pour les appliquer sont de
stratégiques pour l’entreprise. plus en plus courts, qu’il s’agisse d’un nouvel impôt, de
l’emploi ou des règles de conformité.
« En un an, la réglementation de
la paie a connu plus de 20 000 Une étude menée par CFO Research en collaboration
avec ADP montre que plus de 60 % des directeurs
modifications au niveau mondial9. » financiers interrogés s’accordent à dire que, depuis
deux ans, les entreprises doivent répondre de plus en
plus vite aux changements de réglementation.
Sur les 161 personnes interrogées pour l’enquête Appréhender et gérer autant de modifications légales
11 %
mondiale menée par Ernst & Young sur la gestion de représente une tâche colossale pour les RH et cela
la paie, 68 envisageaient l’expansion sur de nouveaux mobilise personnel et ressources. La complexité
marchés d’ici un an, mais seulement 11 % d’entre elles croissante augmente les risques et conduit souvent à
seulement des avaient mis en œuvre une solution globale de la gestion
de la paie dans le cadre de leur développement. Pour
une flexibilité réduite et à une contribution stratégique
moindre.
entreprises mettent ces entreprises, la croissance sera limitée car les RH
devront composer avec les lois locales et embaucher
en place une des experts locaux.
solution de gestion
de la paie globale
lorsqu’elles se
développent à
l’international9. 9. Ernst & Young, Global Payroll Survey, 2013
16
3ème défi : le contrôle
La simplicité et la standardisation
sont essentielles à la flexibilité
Le rapport établi par Jeitosa International Group –
En avez-vous vraiment
le contrôle ?
Gestion stratégique de la paie : une course paradoxale
à l’efficacité et à l’innovation – avance que « l’une des
caractéristiques du modèle international est qu’il est
particulièrement apte à appréhender les besoins des
business units locales et de partager les meilleures
pratiques et innovations dans l’entreprise ». La société
Papyrus a compris qu’investir dans les RH et la paie était
important : « Nous avons dû changer notre politique. Il est essentiel pour les dirigeants d’avoir accès à l’ensemble des informations
Nous avons adopté aujourd’hui une politique de
réduction des coûts, mais aussi le partage des bonnes concernant leurs employés, mais c’est pourtant rarement le cas. La disparité des
pratiques entre les différents pays. »
systèmes les en empêche et fausse les décisions prises sur la base de données
La standardisation RH permet d’augmenter la imprécises et non actualisées. Il devient alors impossible d’obtenir des données
flexibilité tout en mettant en place des processus plus
efficaces et plus rentables. Ainsi, les entreprises n’ont fiables pour la stratégie d’entreprise et, pour les services RH, de contrôler les
pas à s’occuper elles-mêmes des changements de
réglementation de la politique liée au personnel, des LES AVANTAGES DE LA indicateurs clés de performance.
conditions de travail, des devises, des langues et des
directives. En externalisant globalement la gestion de STANDARDISATION DES Rachael Merrett (Yankee Candle) rappelle qu’avant de plus en plus de précisions sur nos effectifs et les
la paie, elles consolident des processus pour tous les
pays dans lesquels elles opèrent. PROCESSUS EN TERMES la transformation RH et l’externalisation, « certaines structures de rémunération (paiement en fonction du
informations concernant nos collaborateurs manquaient. nombre d’heures travaillées, fixe mensuel, salaires
L’externalisation de la paie au niveau international DE FLEXIBILITÉ : Une situation qui ne pouvait pas durer, vu la taille de moyens, répartition hommes-femmes), etc. Nous
offre aux multinationales de toutes tailles une flexibilité l’entreprise. Notre bureau américain nous demandait n’avions aucune visibilité ».
supplémentaire à mesure qu’elles se développent. Les • Des offres de services et des modèles
entreprises qui s’implantent dans de nouveaux pays d’exploitation pour toutes les entreprises,
sont soulagées de s’appuyer sur un prestataire qui quelle que soit leur taille
maîtrise la législation locale. Il leur suffit de demander
• Une présence géographique élargie
à leur partenaire d’« ajouter un nouveau pays ».
• Le transfert des responsabilités et des
risques à un prestataire externe
• La conformité avec la législation locale dans
tous les pays
• L’harmonisation interne et le partage des
meilleures pratiques entre les différentes
filiales en appliquant les mêmes politiques
RH et les mêmes données de référence
• Une langue unique partagée par tous :
la direction de l’entreprise obtient des
Une mauvaise gestion paie indicateurs cohérents, aboutissant à des
rapports faciles à consolider et à une
et RH peut anéantir toute responsabilisation accrue
volonté de flexibilité. • Les services paie multinationaux aident les
entreprises à maintenir leurs effectifs grâce
à l’optimisation des investissements dans les
infrastructures, la maintenance de logiciels
et la consolidation des systèmes
• Le fait de recourir à un prestataire unique
pour différents pays permet de réduire les
coûts liés à la technologie du prestataire
18 19Les services RH passent trop de temps à collecter les
données avant de prendre des décisions ou avant
Yankee Candle en a fait l’expérience : « Lorsque tout était
fait manuellement, nous devions collecter les données,
Conclusion
de pouvoir évaluer l’impact des décisions prises. Et les saisir dans un fichier Excel, envoyer la feuille de calcul L’expansion internationale va de pair avec des exigences
à vérifier que les données sont exactes. Selon Karima à un prestataire externe, récupérer la feuille de calcul et de conformité en constante évolution, le contrôle des
Cherifi (Papyrus France) : « Nous sommes dans un l’analyser. Aujourd’hui, nous ne pourrions plus traiter la filiales, les coûts liés au personnel et la nécessité de
environnement de réduction des coûts, nous devons paie de cette façon. » protéger les informations les plus sensibles. Une solution
donc, chaque mois, nous autoévaluer sur les erreurs paie multipays efficace doit assurer la compatibilité de
commises au niveau de la paie. Mon objectif est Le rapport établi par Webster Buchanan Research – plate-forme, l’intégration des données et la centralisation
d’atteindre une efficacité de 99 %. Pour cela, nous Gestion de la paie multipays : analyse des avantages de l’information multipays au niveau local et mondial.
devons améliorer en parallèle d’autres indicateurs et des enjeux commerciaux – avance que « chaque Elle doit aussi permettre de standardiser les niveaux de
clés de performance comme les coûts des indemnités fonction paie internationale est en mesure de répondre service entre les différents prestataires et d’intégrer les
de départ, le nombre d’employés à temps plein, etc. aux exigences réglementaires et commerciales locales connaissances sur la conformité locale.
Aujourd’hui, nous avons une très bonne visibilité sur mais a tendance à évoluer différemment selon les pays.
ce type de KPI. Grâce à l’externalisation de la paie, les Il n’y a aucune standardisation des meilleures pratiques
différentes équipes de direction partagent de multiples et des processus ». La plupart des multinationales ont
informations. » recours à la fois à l’expertise interne et à l’externalisation : Il n’est pas superflu de réfléchir à
« Prenons une société présente dans une dizaine de
pays. Vous pourrez facilement trouver entre 15 et l’avantage qu’apporte le stockage
La standardisation des processus RH
20 partenaires différents. » Difficile dans ce cas d’avoir de données dans un système unique,
une visibilité des opérations paie et de veiller à ce qu’elles
internationaux permet d’augmenter la ne soient pas en infraction avec la réglementation. accessible non seulement aux
flexibilité. Le changement a été radical pour Yankee Candle : RH, mais aussi à la direction, aux
« Aujourd’hui, je suis en mesure de produire des rapports
managers et aux collaborateurs.
ad hoc. Je peux interroger les données à tout moment. LES AVANTAGES DE LA
Tous les rapports que nous avons extraits ont pu être
La visibilité des données et la standardisation des
processus permettent aux entreprises de prendre des
intégrés à notre système financier. Cela a porté ses fruits. STANDARDISATION DES
Aujourd’hui, nous intégrons facilement les données paie
décisions cruciales en temps réel et de se concentrer
sur leur stratégie. Dierk Russell (Covidien) le souligne : dans notre système ERP. »
Pour les organisations de classe mondiale, la PROCESSUS EN TERMES
centralisation est la clé pour une prestation de services
« Le reporting consolidé nous a évidemment donné rationalisée et un modèle d’exploitation RH. Grâce à DE CONTRÔLE :
une bien meilleure visibilité sur notre gestion de la un réseau de spécialistes locaux de la paie possédant
paie. Même un système financier et une expertise une connaissance approfondie de la législation et des
comptable de qualité ne nous permettaient pas de
• Des SLA et KPI cohérents à travers le groupe
RH, il est possible d’alléger la charge des centres de
réaliser le type d’analyse que nous sommes en mesure services partagés ou des filiales locales. En trouvant • Des systèmes BPM centralisés pour le
de faire aujourd’hui. » Une vision 360o des salariés est de nouvelles façons de maintenir la conformité et de contrôle des flux de données paie et RH
absolument essentielle et requiert une mise en place réduire les risques, d’améliorer l’efficacité des processus
de politiques communes et une harmonisation des • Des systèmes uniques pour des rapports RH
et, à terme, de stimuler la croissance de l’entreprise et consolidés multipays
processus. C’est de cette manière que l’entreprise est son développement international, les RH sont à même
à même d’effectuer des mesures clés et d’obtenir des de démontrer leur valeur stratégique. • Le transfert des responsabilités et des
données pertinentes. risques à un prestataire externe
Les organisations les moins innovantes ou les moins
flexibles seront frileuses à l’idée d’un tel changement. • La conformité avec la législation locale dans
En revanche, celles qui réussiront sur le marché mondial tous les pays
La standardisation au service de et élargiront leur présence géographique n’auront pas • Le changement est beaucoup plus fluide et
l’internationalisation hésité à standardiser les RH et la paie. Et les responsables efficace lorsqu’il est mis en œuvre dans toute
Un lieu de stockage unique des données pour effectuer RH seront à la direction des opérations. l’organisation
reporting et analyses nécessite une intégration des • Le passage simultané à une plate-forme
données RH, des politiques communes, des processus unique, pour toutes les régions, limite
et des tâches sur une même plate-forme. Lorsque l’on l’impact du changement sur les équipes
sait que 37 % des données des entreprises de taille
37 % des données des
moyenne sont encore stockées sous Excel (étude ADP
Global HCM Study, janvier 2014) ou dans des bases de
données similaires, il n’est pas superflu de réfléchir à
l’avantage qu’apporte le stockage de données dans un entreprises de taille moyenne
système unique, accessible non seulement aux RH, mais
aussi à la direction, aux managers et aux collaborateurs. sont encore stockées sur des
feuilles de calcul10.
10. ADP Global HCM Study, janvier 2014
20 21À propos d’ADP (NASDAQ-ADP)
De puissantes technologies avec une touche d’humanité. Les entreprises du monde entier, quels que soient
leur secteur ou leur taille, tirent parti des solutions basées sur le Cloud et des connaissances des experts d'ADP,
afin de les aider à libérer le potentiel de leurs collaborateurs. Ressources humaines, gestion des temps et des
activités, paie, conformité : travaillons ensemble pour construire une meilleure performance. Pour en savoir plus
sur ADP, rendez-vous sur www.fr.adp.com.
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