OBM 3.0 Guide d'Utilisateur - Copyright 2016 LINAGORA

OBM 3.0 Guide d'Utilisateur

Copyright   © 2016 LINAGORA

Sommaire
●
  Connexion
●
  Bienvenue sur OBM
●
  Paramètres Utilisateurs
●
  Calendrier
●
  Contacts
●
  Courriels
●
  Paramètres Mobile
●
  Connecteur Thunderbird OBM
●
  Plus de fonctions

                               2

Connexion

●
    Entrez votre identifiant et votre mot de passe
●
    Cliquez sur “Se connecter”

                                                     3

Bienvenue sur OBM (1)
●
    Lors de votre première connection à OBM, un
    fenêtre s'affichera et vous présentera des
    conseils
●
    Vous pouvez aller au conseil suivant, précédent
    ou stoper les conseils.

                                         4

Bienvenue sur OBM (2)

●
    Une fois la présentation terminée, vous arrivez
    sur la page principale d'OBM.
●
    Cette page est divisée en 5 parties :
    –   Courriel
    –   Calendrier
    –   Contacts
    –   Plus de fonctions
    –   Les paramètres de l'utilisateur accessible
        par l'icône utilisateur

                                                      5

Paramètres Utilisateurs (1)
●
    Avant d'utiliser OBM, vous devez ajuster certains paramètres liés
    à votre localisation et vos préférences
●
    Pour aller à la page des paramètres de l'utilisateur, cliquez sur
    l'icône de l'utilisateur, puis sur le lien paramètres

                                                          6

Paramètres Utilisateurs (2)
●
    OBM vous donne le choix entre les langues suivantes:
    –   Anglais
    –   Français
    –   Chinois
    –   Vietnamien
●
    Cliquez sur le drapeau correspondant à la langue que vous désirez pour l'appliquer à
    l'interface d'OBM
●
    Ne pas oublier de valider les modifications pour les stocker dans la base de données
    en cliquant sur le bouton « Valider »
●
    Le format de date est aussi un paramètre utile avant d'utiliser OBM
●
    Réglez le fuseau horaire en fonction de votre pays et le format de l'heure que vous
    souhaitez afficher

                                                                          7

Paramètres Utilisateurs (3)
●
    A partir de la page des paramètres, vous pouvez
    choisir d'afficher les icônes du menu

●
    OBM vous permet de choisir entre 2 thèmes en
    cliquant dessus

                                          8

Paramètres Utilisateurs (4)
●
    Ils vous permettent d'afficher une liste automatique au lieu
    d'un formulaire de recherche
●
    Ajuste le nombre de rangés trouvées par page de
    recherche
●
    A partir du bouton utilisateur, cliquez sur “Changer de mot
    de passe” pour changer votre mot de passe.
●
    Les intervalles de temps du calendrier peuvent être affiché
    en heure complète, en demi-heure ou en quart d'heure.
●
    La zone grise sur la page principale du calendrier couvre
    de 00:00 à 23h59
●
    Vous pouvez choisir de recevoir une alerte courriel de
    rappel quelques minutes avant un événement
●
    Vous pouvez partager vos informations et choisir les
    caractères de séparation pour la liste des exports.

                                                                   9

Paramètres Utilisateurs (5)
●
    Vous pouvez activer et désactiver un courriel d'absence et le paramétrer dans votre calendrier.
●
    Les préférences de l'interface et les paramètres de boîte aux lettres seront abordés dans la
    partie concernant la présentation de la fonction courriel.

                                                                              10

Calendrier (1)
●
    Cliquez sur le lien du calendrier pour y accéder.
●
    Les fonctions disponibles dans le Calendrier sont :
    –   Nouvel événement
    –   Recherche disponibilité
    –   Gestion des droits
    –   Exporter, Importer
    –   Modèles

                                                          11

Affichage du Calendrier (1)
●
    OBM vous permet d'afficher:
    –   Groupes
    –   Utilisateurs
    –   Ressources
    –   Mes contacts
    –   Pour , utilisez le symbole (+)
        pour afficher d'autres agendas

                                         12

Calendrier >
                         Nouveau rendez-vous (1)
●
    Pour créer un rendez-vous, il suffit de cliquer sur le lien “Nouveau rendez-vous”.
●
    Remarque : vous pouvez aussi double cliquer sur le calendrier principal dans la partie de planification dans laquelle
    vous voulez créer votre rendez-vous.
●
    Chaque nouveau rendez-vous a :
    –   Un titre
    –   Un organisateur, qui est le nom de l'utilisateur ayant créé l'événement.
    –   Un lieu
    –   Une catégorie
    –   Un type de répétition
●
    Remarque : Le bouton “Forcer l'insertion de l'événement” créé un événement même s'il rentre en conflit avec un autre
    dans le calendrier.
●
    L'événement peut être :
    –   Publique : Il est visible par tous les utilisateurs d'OBM.
    –   Privé : L'organisateur et les invités de l'événement ont accès à l'événement. Les utilisateurs ou les groupes qui ont le droit d'écrire ou
        de lire peut aussi accéder à l'événement.
    –   Confidentiel : Seul l'organisateur aura accès à l'événement. Personne d'autre ne pourra y avoir accès. L'interface homme-machine
        n'apparaîtra pas en cas de conflit avec un autre événement du calendrier.

                                                                                                                     13

Calendrier > Nouveau rendez-vous (2)
●
    Un rendez-vous peut durer toute la journée en cliquant sur la case
    “Toute la journée”.
●
    L'organisateur de l'événement peut choisir d'être libre ou d'être
    occupé durant le rendez-vous. Dans la dernière cas, il n'y aura pas de
    conflit avec d'autres rendez-vous partageant le même espace.
●
    L'événement peut être affiché en couleur.
●
    La case “Ajouter des participants” permet d'afficher les
    utilisateurs/groupes/ressources des autres utilisateurs. Celle-ci est
    affichée dans la colonne “calendrier affiché” sur la page du calendrier.

                                                                               14

Calendrier >
              Nouveau rendez-vous (3)
●
    Les participants peuvent être invités au
    rendez-vous.
●
    Vous pouvez activer une alerte pour que
    celle-ci vous prévienne quelques minutes
    avant le début d'un rendez-vous.
●
    Des documents peuvent être joints et les
    participants peuvent être autorisés à
    joindre des documents.
●
    Les participants peuvent recevoir un
    courriel de notification.

                                               15

Calendrier >
                Nouveau rendez-vous (4)
●
    Vous pouvez avoir besoin d'utiliser une ressource
    pour un événement.
●
    Pour ajouter une ressource ou un groupe de
    ressource, cliquez sur le symbol (+)
●
    Chaque ressource est représentée par un label
●
    La ressource bloquée est visible seulement si une
    ressource ou un groupe de ressource est
    disponible sur OBM (Voir le guide “OBM
    administrateur” pour une création de ressource).

                                                        16

Calendrier >
         Nouveau rendez-vous (5)
●
    Le nouvel événement peut se trouver en conflit
    avec un événement déjà existant.
●
    Dans ce cas, OBM affichera une alerte et vous
    pourrez décider de ce que vous ferez avec un
    événement déjà existant.

                                          17

Calendrier > Modèle (1)
●
    Après avoir rempli les champs des événements, vous pouvez choisir entre insérer un événement dans le
    calendrier ou bien l'enregistrer comme modèle.
●
    Si vous enregistrez comme un modèle, il sera disponible dans la partie “Créer à partir d'un modèle” en bas de
    page.

●
    Pour utiliser les nouveaux modèles, choisissez les dans le coin supérieur droit de la page et cliquez sur le
    bouton “Ok”.
●
    Les champs de l'événement seront remplis avec les valeurs du modèle.

                                                                                              18

Calendrier > Modèle (2)
●
    A partir de cette page, vous pouvez importer des modèles ou gérer ceux qui existent déjà.
●
    Pour importer un modèle, cliquez sur le bouton du navigateur, regarder le modèle XML et cliquez sur OK.
●
    Vous pouvez aussi éditer, exporter, supprimer ou dupliquer un modèle.

                                                                                            19

Calendrier > Nouvelle Réunion (1)
●
    C'est un outil très utile pour afficher les disponibilités d'un participant sur une période donnée
●
    Remplissez la date et la durée de la réunion. Remplissez avec le nom des participants dont vous voulez connaître les
    disponibilités.
●
    Cliquez sur “Cherchez des temps libres”
●
    Une fenêtre vous montrera les disponibilités des participants.
●
    Choisissez les périodes de temps voulues pour votre réunion et validez pour aller sur la page “Nouvel événement”
    avec les participants et leurs champs remplis.

                                                                                                     20

Calendrier > Gestion des droits (1)
●
    Vous voulez que certains utilisateurs ou groupes soient capables de consulter votre calendrier
    : les droits de gestion des pages vous permettent de le faire.
●
    Cliquez sur le lien “Droit de gestion”.
●
    Vous pouvez répartir les droits au public, aux utilisateurs ou aux groupes.
●
    Les droits de disponibilités vous permettront :
    –   Accès : Permet au bénéficiaire de donner le droit d'ajouter un participant.
    –   Lecture : le bénéficiaire sera capable de consulter le calendrier.
    –   Écriture : Le bénéficiaire sera capable d'ajouter des événements dans votre calendrier.
    –   Administration : le bénéficiaire sera capable de gérer ton calendrier.
●
    Validez vos modifications pour les enregistrer

                                                                                           21

Calendrier > Export (1)
●
    Vous pouvez exporter votre calendrier en format ICS
●
    Vous pouvez sélectionner la période que vous voulez exporter. Vous pouvez aussi tout
    sélectionner.
●
    En même temps, les événements et les réunions peuvent être purgées.
●
    Après avoir cliqué sur le bouton “Exporter”, choisissez le répertoire dans lequel vous voulez
    enregistrer le calendrier.

                                                                                  22

Calendrier > Import (1)
●
    Vous pouvez importer des événements dans votre calendrier en format ICS.
●
    Cliquez sur le lien “Importer”, le bouton du navigateur
●
    Sélectionner le document ICS que vous voulez importer, puis cliquez sur OK

                                                                    23

Contacts (1)
●
    Chaque utilisateur possède 3 carnets d'adresse par défaut :
    –   Contacts collectés : Chaque fois que vous envoyez un courriel, la destination (si elle
        n'est pas déjà dans votre carnet d'adresses) sera ajoutée.
    –   Mes contacts
    –   Contacts publiques : Ce carnet d'adresses est géré par l'administrateur d'OBM.
●
    Vous pouvez ajouter un nouveau carnet d'adresses en cliquant sur le bouton
    “nouveau carnet d'adresses”.
                                 ●
                                     Cliquez sur le bouton “Nouveau contact” pour
                                     ajouter une entrée dans le carnet d'adresses
                                     sélectionné”.
                                 ●
                                     Pour gérer votre carnet d'adresses, cliquez
                                     sur la flèche à droite du nom.

                                                                            24

Contacts (2)
    ●
        Vous pouvez exporter un carnet d'adresse en format VCF en
        cliquant sur le bouton “enregistrer”.
    ●
        Un fichier en format CSV apparaîtra et vous pourrez l'enregistrer.
    ●
        Pour importer un fichier en format VCF dans votre carnet
        d'adresses, utilisez la ligne d'importation.
    ●
        Tout comme les calendriers, les carnets d'adresses ont des
        fonctions de gestion des droits.
    ●
        Vous pouvez donner des droits à certains utilisateurs, à des
        groupes ou les rendre publique.
    ●
        Les droits que vous pouvez donner sont :
        –   Permission d'accès : Donne aux bénéficiaires le droit de voir les contacts
            dans son propre carnet d'adresses.
        –   Permission de lecture : Le bénéficiaire a le droit de lire votre carnet
            d'adresses
        –   Permission d'écriture : le bénéficiaire aura le droit de modifier ou
            d'ajouter des éléments à votre carnet d'adresses.
        –   Permission d'Administration : le bénéficiaire aura le droit de gérer votre
            carnet d'adresses.
    ●
        Validez vos modifications pour les enregistrer.
    ●
        Vous pouvez aussi activer/désactiver la synchronisation de votre
        carnet d'adresses avec votre cellulaire.

                                                         25

Courriel (1)
●
    Le courriel d'entré est un lien à la boîte de réception des courriels.
●
    Le bouton “Rafraîchir” permet de recevoir les courriels entrants et d'envoyer les courriels sortants.
●
    Le bouton pour composer un courriel ouvre une nouvelle fenêtre
●
    Écrivez un courriel pour activer les boutons Répondre/Répondre à tous Transférer/Supprimer.

                                                                                          26

Courriel (2)
●
    Vous pouvez marquer les courriels comme étant lu,
    non-lu, suivi ou non-suivi.
●
    Chaque message peut être imprimé, téléchargé, édité,
    déplacé, copié et ouvert dans une nouvelle fenêtre.

                                            27

Dossiers Courriel (1)
●
    Les messages peuvent être rangés dans des dossiers.
●
    Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur l’icône dans le coin gauche puis
    choisissez “Gérer les dossiers”.
●
    Cliquez sur “Créer un dossier” avec le symbole (+). Enfin, choisissez le dossier
    parent et enregistrez les modifications.
●
    Une fois que le dossier est créé, vous pouvez déplacer vos courriels dans ce
    nouveau dossier en cliquant dessus et en le déplaçant

                                                                       28

Dossiers Courriel (2)
●
    Ci-dessous quelques exemples de dossiers

                                       29

Paramètres Mobile (1)
●
    Les appareils mobiles soutenu par OBM sont
    dans cette liste http://obm.org/node/14
●
    Les téléphones cellulaires synchronisent les
    courriels, les calendriers, et les carnets
    d'adresses avec OBM à travers les comptes de
    courriel.
●
    Il ne reste plus qu'à l'installer sur votre cellulaire

                                              30

Paramètres Mobile / Android (1)
●
    Dans le menu paramètres, cliquez sur Comptes > Ajouter un compte > Exchange

                                                                                  31

Paramètres Mobile / Android (2)
●
    Pour le type de sécurité,
    choisissez SSL/TLS
    (Accepte tous les
    certificats)
●
    Cliquez sur Suivant
●
    Votre cellulaire est prêt

                                32

Paramètres Mobile / iOS (1)
●
    Dans le menu d'installation, sélectionnez Courriels, Contacts, Calendriers > Ajouter un compte

                                                                                       33

Paramètres Mobile / iOS (2)
●
    Utiliser un compte de type Exchange
●
    Remplissez les cases avec votre adresse et votre mot de passe

                                                              34

Paramètres Mobile / iOS (3)
●
    Indiquez le serveur pour synchroniser
●
    Sélectionner Courriels, Contacts, Calendriers, Se souvenir de la synchronisation
●
    Votre cellulaire est alors prêt

                                                                           35

Paramètres Mobile
●
    Vous pouvez vous assurer que votre cellulaire est synchronisé avec OBM à travers
    l’icône Utilisateur : appareil mobile

                                                                                       36

Connecteur Thunderbird OBM (1)
●
    OBM est capable de synchroniser les courriels, le calendrier et le
    carnet d'adresses avec ThunderBird (TB)
●
    Cette opération est réalisable par l'utilisation du connecteur OBM.
●
    Les versions compatibles avec TB et OBM sont écrites ici
    http://obm.org/content/supported-platforms
●
    Avant d'installer le Connecteur OBM , installez le module Lightning

                                                         37

Connecteur Thunderbird OBM / installation
                      Lightning (2)
●
    Dans TB, cliquez pour afficher le menu Thunderbird
●
    Sélectionner “Ajouter des entrées”.

                                                         38

Connecteur Thunderbird OBM (3)
    ●
        Pour obtenir le module, cherchez Lightning dans la barre de recherche.
    ●
        Pour procéder à l'installation, cliquez sur Installer

●
    Pour pouvoir activer les modules, TB doit être redémarré.
●
    Téléchargez les connecteurs d'OBM à partir du lien suivant
    http://www.obm.org/mozilla-addons/obm-connector/stable/tb31/obm-connector-4.0.7.xpi
●
    Dans la partie “Outils et boutons à ajouter”, sélectionnez “Installer un ajout d'un dossier”.
●
    Sélectionnez le fichier téléchargé et cliquez sur Ouvrir

                                                                                    39

Connecteur Thunderbird OBM (4)
●
    Cherchez le module
    Lightning
●
    Cliquez sur Installer pour
    procéder à l'installation et
    acceptez de redémarrer TB
●
    Remplissez les paramètres
    de synchronisation

                                   40

Connecteur Thunderbird OBM (5)
●
    Assurez vous que
    les paramètres
    sont ok en
    synchronisant
    votre calendrier.

                            41

Plus de fonctions (1)
●
    Parfois, vous avez besoin de chercher des
    utilisateurs au sein de votre organisation.
●
    Le lien “Personne” vous mène vers une page de
    recherche à partir de laquelle vous trouverez les
    utilisateurs d'OBM et les contacts du carnet
    d'adresses.
●
    Avec le lien utilisateurs, vous pouvez chercher les
    utilisateurs d'OBM qui vous ont donné le droit de
    les voir.

                                                          42

Plus de fonctions > Personne (2)

●
    Différents critères de recherche sont disponibles pour trouver des personnes. (Nom/Prénom/adresse courriel/Tel/Description/Direction/Service/Adresse/code postal/Ville)
●
    Entrez les premières lettres comme critère et cliquez sur le bouton “trouver”. Si aucun critère n'est donné, toutes les personnes vous donnant le droit d'accès seront affichées.

                                                                                                                                                                       43

Plus de fonctions / Utilisateurs (3)

●
    Différents critères de recherches sont disponibles pour trouver les utilisateurs. (Identifiant/Nom/Prénom/profil/délégation/adresse courriel/Tel/description/Jour avant expiration/groupe/quota/direction/service)
●
    Entrez les premières lettres du critère et cliquez sur le bouton “Trouver”. Si aucun critère n'est donné, tous les utilisateurs vous ayant donnés accès seront affichés.

                                                                                                                                                                         44

Plus de fonctions / Groupes (4)
●
    Un groupe est un ensemble d'utilisateurs, d'autres groupes et contacts.
●
    Si un groupe est publique, (visible par tous les utilisateurs d'OBM), il a une adresse courriel.
    Dans ce cas, tous ses membres reçoivent un courriel envoyé à l'adresse du groupe.
●
    L'attribut délégué est une lettre utilisée pour déléguer la gestion d'un groupe à d'autres
    utilisateurs. Pour plus d'information sur la délégation, vous pouvez regarder sur ce lien :
    http://obm.org/wiki/delegation-administration
●
    Vous pouvez ne pas être autorisé à créer un groupe.
●
    Le lien des groupes vous mène à une page de recherche des groupes.
●
    Vous devez demander à un administrateur OBM pour créer un groupe

                                                                               45

Plus de fonctions / Groupes (5)

●
    Comme les utilisateurs, les différents critères de recherches sont disponibles pour chercher des
    groupes. (nom/délégation/ayant comme utilisateur/courriel/description/windows)
●
    Entrez les premières lettres du critère et cliquez sur le bouton de recherche. Tous les groupes vous
    donnent tous les accès si aucun critère n'est donné.

                                                                                  46

Plus de fonctions / Ressources (6)
●
    Une ressource est utile pour une
    réunion
●
    Elle a les propriétés suivantes :
    –   Nom
    –   Délégation
    –   Type de ressource
    –   Quantité
    –   Un administrateur de
        ressource
    –   Une description

                                        47

Plus de fonctions / Ressources (7)
●
     Vous cherchez une ressource pour une réunion
●
     Cliquez sur le lien de la ressource pour aller à la page de recherche des
     ressources.

●
    Les critères de recherches peuvent être :
    –   Le nom de la ressource
    –   La délégation
    –   Le type de ressource
    –   Une quantité
    –   Une description
●
    Cliquez sur le bouton trouver pour procéder à la recherche

                                                                 48

Plus de fonctions / Groupe de Ressources
                            (8)
●
    Un groupe de ressource est une installation de ressource
●
    Cliquez sur le groupe de ressource pour trouver un groupe de ressource.
●
    Le critère de recherche peut être :
    –   Un nom
    –   Un nom de ressource
    –   Un accès
    –   Une délégation
    –   Une description
●
    Vous ne pouvez récupérer que les ressources que vous avez vous-mêmes créées

                                                                   49

Plus de fonctions / Boite aux lettre partagé
                         (9)
●
    Cliquez sur le lien de boite aux lettres partagé pour chercher les boites aux lettres
    partagé.
●
    Le critère de recherche peut être :
    –   Un nom
    –   Un courriel
    –   Une déléguation
    –   Un quota
    –   Un description
●
    Vous pouvez récupérer tous les courriels partagés

                                                                            50

Plus de fonctions / Boite aux lettre partagé
                        (10)
●
    Dans l'interface en ligne, les boites aux lettres partagés sont
    affichés parmi les documents.
●
    Pour vous inscrire à une boite aux lettres partagé, cliquez sur la
    case correspondante

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