Office de tourisme du Pays Lédonien Coteaux du Jura Assemblée Générale Ordinaire - 11 avril 2018 - Les Coteaux du Jura

Office de tourisme du Pays Lédonien Coteaux du Jura

               Assemblée Générale Ordinaire – 11 avril 2018
                 Arlay – Maison de la nature et de la faune sauvage – 18h00

                                     Compte-rendu

Etaient présents : Denis Conte, Président – Jean-Louis Maitre (Président CCBHS) –
Patrick Elvézi (Président Ecla) - François Dubourg – Karen Chaumaz – Christian
Bruchon – Hervé Ripart – Roland Rochet – Jean Bacheley – Arlette Sauget – Jean-
Pierre Costentin – Agnès et Michel Triquet – Marie-Odile Mainguet – Albert Wolff –
Damien de Breuvand – Carole Hiver – Nadine Olivier – Jean-François Crédoz –
Pauline Fisseau – Alain Quiclet – Anne de Laguiche – Alain David – Claude Sirugue.

Etaient excusés ayant donné ou non un pouvoir :
Laura Landry (pouvoir) – Marie Vivenot (pouvoir) – Bertrand Delannay (pouvoir à D.
Conte) – Agnès Chambaret (pouvoir à L. Landry) – Christian Barraux (pouvoir) –
François Murtin (pouvoir) – Andrée Bailly (pouvoir à D. Conte) – J.-P. Gautier
(pouvoir) – Mireille Gautier (pouvoir) – Benjamin Marraud des Grottes (pouvoir à J.-
P. Costentin) – J.-P. clerc (pouvoir) – G. Mouillard (pouvoir à A. Quiclet) – Michel
Marguet (pouvoir à D. Conte) – David Blanchard (pouvoir à D. Conte) – C. Lagalice
(pouvoir à J.-L. Maitre) – Le Bamboche – Fabrice Bezeault – V. Gasne – K. Simondi –
C. Vuillaume – J.-F. Bourdy – Natur Trip Jura – J.-P. Chopard – Caveau des Byards –
Lionel Marguet – F. Grimaud – C. et A. Bergeret – L. Dechancé.

Assistaient à la réunion : Dominique Brunet, Aurélie Passerat, Clovis Tardy, Jean-
François Ganne (Cabinet Mazars), Ludovic Pernot (Cabinet Mazars).

Denis CONTE, en sa qualité de Président, ouvre l’assemblée générale ordinaire de
l’exercice 2017 de l’office de tourisme.
Il salue la présence des présidents de la communauté de communes Bresse Haute-
Seille et de la communauté d’agglomération ECLA.
Il remercie les maires et les adhérents présents.

1/ Rapport moral et d’activités 2017 :

Il donne lecture d’un rapport préliminaire (cf. infra)

     Consécutivement à la fusion des communautés de communes l’année 2017 a été
     marquée par un bouleversement de l’organisation territoriale de l’OT

     Ainsi, trois A.G. ont eu lieu au cours de ladite année
     - en juin pour l’établissement des nouveaux statuts
     - début juillet pour le vote des statuts car le quorum n’avait pas été atteint lors de l’AG
     de juin
     - en octobre enfin pour l’adoption de la convention d’objectif et de moyens ainsi que
     l’élection des membres du nouveau CA puis du Président et du bureau.
     Ainsi, pendant les 9 premiers mois de l’année 2017, l’OT est resté dans le doute de son
     avenir.
     2017 a été une année d’attente.

Si l’AG de ce jour va permettre principalement de présenter le bilan financier 2017 et le
     budget prévisionnel 2018, quelques mots tout de même sur les actions du dernier
     trimestre

     Dès la mise en place du nouveau CA, fin 2017, quatre commissions ont été constituées
     afin de répondre aux dispositions édictées par la nouvelle convention d’objectif et de
     moyens
     - accueillir et gérer l’information
     - coordonner les socio-professionnels
     - promouvoir et valoriser les atouts des territoires et des destinations
     - commercialiser la destination

     Ces commissions, ont chacune été prises en charge par un responsable désigné parmi
     les membres du CA cela en s’assurant d’un équilibre de représentation entre les deux
     collectivités.

     1 - Partenariat : Roland ROCHER
     - définir le rôle et les missions des référents de territoire -
     - coordonner les socio-pros et les acteurs du tourisme
     - construire le réseau de partenaires
     - animer les relations avec les socio pros

     2 - Réorganisation fonctionnement (Christian VUILLAUME)
     - horaires d’ouverture des antennes
     - lieux d’ouverture des antennes
     - emploi rationnel des personnels
     - utilisation rationnelle des locaux
     … pour une meilleure utilisation du budget

     3 - Communication (David BLANCHARD)
     - Accueillir et gérer l’information
     - Promouvoir et valoriser les atouts des territoires et des destinations

     4 - Commercialisation : (Claude SIRUGUE)
     - Boutique
     - Visites guidées pour valoriser le patrimoine et la culture du territoire
     - Billetterie
     - Conception de produits touristiques
     Les travaux ont aussitôt commencé mais l’année 2017 étant fort avancée et ils n’ont pas
     encore pu porter leurs fruits.

Puis il demande à la direction de commenter les actions conduites en 2017 à travers
un support PowerPoint.

       Le support est en pièce jointe.

Le président demande s’il y a des questions dans la salle.

Denis Conte met au vote le rapport moral 2017 :

           Contre : 0
           Abstentions : 0
           Le rapport moral et d’activités 2017 est adopté.

2/ Rapport financier 2017 :

Le Président passe la parole à Jean-François Ganne, expert-comptable du cabinet
Mazars pour la présentation des comptes 2017.

       Document en pièce jointe.

S’agissant des recettes, au niveau des subventions, le comptable souligne deux
points :
   - Les subventions restent au même niveau, malgré le départ de l’ancienne
       communauté de communes Sud Revermont
   - Il y a une nouvelle répartition entre les deux communautés de l’enveloppe de
       subventions, car dans le cadre de la convention d’objectifs et de moyens, des
       critères (heures d’ouverture, touristicité, etc.) ont été toilettés.
Au niveau des recettes liées à l’activité, s’il note une légère baisse des ventes de
publicités, il souligne une très belle progression des recettes liées aux groupes.

Au niveau des charges variables, s’il y a plus de dépenses pour les groupes, c’est
qu’il y a en face plus de recettes pour les groupes.
De même, s’il y a une baisse des dépenses d’excursions (en raison d’une excursion
en moins), il y a moins de recettes en face.

Karen Chaumaz demande des explications sur les groupes et les excursions.
La direction répond que les excursions sont des voyages organisés à l’extérieur sur
territoire. A l’inverse, les groupes (amicales, associations, groupes 3ème âge)
viennent passer du temps sur le territoire ; sur cette clientèle il peut y avoir des
aléas climatiques ou de calendrier.

Le comptable conclue sur un résultat d’exercice 2017 positif, supérieur au résultat
2016 et supérieur au budget prévisionnel.

Denis Conte demande s’il y a d’autres questions dans la salle.

Denis Conte met au vote le rapport financier 2017 :

          Contre : 0
          Abstentions : 0
          Le rapport financier 2017 est adopté.

3/ Projet de budget 2018 :

Denis Conte donne lecture des principaux projets pour 2018 :

     Et 2018
     Les travaux des commissions sont attendus

     Les premiers pas ont permis
     - à la commission communication de réaliser le nouveau guide touristique 2018.
     Plus clair, plus frais, il offre des éléments similaires aux guides précédents et dans un
     format identique.
     - à la commission commercialisation de réfléchir en un premier temps à l’aménagement
     de la boutique à Lons le Saunier.

- à la commission partenariat qui travaille sur le développement du lien entre les
     professionnels du tourisme de notre territoire
     - en enfin à la commission Réorganisation d’adapter la présence et l’ouverture des
     antennes à l’accueil pour la période de fréquentation touristique 2018, privilégiant les
     points à forte fréquentation. (Siège à Lons - Baume – Château – base de loisirs de
     Desnes) mais aussi présence ponctuelle mais accentuée sur les animations tant sous
     forme de point d’info que d’accueil mobile.

     Il reste à développer les moyens qui permettront de valoriser l’offre tel que cela est
     édicté par la convention d’objectif.
     - connaissance fine du territoire
     - accueil de la population locale
     - accompagnement des professionnels
     - implication des habitants dans la stratégie touristique du territoire
     - valorisation de la destination et de l’offre du territoire
     - proposition de visites guidées pour valoriser le patrimoine et sa culture
     - conception de produits touristiques en relation avec les professionnels du territoire

     La démarche qualité définit le rôle moteur de l’OT ainsi : l’objectif est bien d’acquérir
     une culture qualité pour en faire bénéficier l’ensemble du territoire
     L’office doit être reconnu comme une structure motrice dans le développement
     touristique local.
     Cela passe par une stratégie de développement qui intègre les socio-pros, les
     institutionnels et la population locale
     Le maintien de la structure dans la vie touristique locale ne peut être assuré que si les
     besoins de nos partenaires sont clairement identifiés et considérés dans les services que
     l’OT propose :
     - établir une gamme de services qualifiés et adaptés
     - développer les partenariats et créer du lien
     - développer les relations de proximité avec les adhérents et les fidéliser
     - conforter la place privilégiée du partenaire auprès des collectivités en matière de
     développement touristique
     - sensibiliser et mobiliser la population locale

     La démarche qualité définit aussi le rôle du référent géographique
     - maitriser l’offre du territoire
     - identifier les personnes ressources du secteur
     - être un intermédiaire entre les adhérents et la direction
     - développer son portefeuille d’adhérents
     - assure un suivi des adhérents

     Mais cela ne peut pas se faire à distance
     C’est un travail de terrain, véritable et profond, qui devra se mettre en place, s’installer
     et s’exercer dans les plus couts délais,
     C’est une implication totale de tous les personnels sur le territoire qui garantira la
     connaissance de l’offre à condition d’une présence au cœur du secteur à forte attractivité
     touristique.
     Comment répondre à la demande si on ne connait pas ce que l’on vend ?
     Ce serait alors considérer que le rôle de l’agent d’accueil se limite à répondre à cette
     demande.

Il passe la parole au Trésorier, Christian Bruchon, qui présente le projet de budget
2018.

       Document en pièce jointe.

Christian Bruchon souligne que le budget a été élaboré alors qu’il y a toujours des
interrogations, notamment sur les antennes ; par conséquent, le projet n’est pas
«câlé» au centime près.

Il liste les principales orientations budgétaires.
Il indique notamment qu’il reste à percevoir des deux communautés des reliquats
de subventions, à hauteur de 15 000 €.
Le comptable confirme que ces sommes sont provisionnées au bilan et que si les
communautés ne les versaient pas, cela impacterait le résultat 2018.

S’agissant du SADI, Aurélie Passerat précise que dans cette démarche, l’accueil se
ferait surtout en dehors de l’office.

Le trésorier indique que le volume des subventions est identique à 2017. Roland
Rochet précise que la baisse des subventions Leader vient du fait que ce n’est que
l’amortissement de la subvention initiale du programme Leader, et que l’on arrive à
la fin de la période d’amortissement.

Au niveau des produits,
Karen Chaumaz demande pourquoi la prévision de recettes pour les groupes est en
baisse.
Dominique Brunet répond que c’est une prudence liée aux aléas de ce type de
recettes.

Au niveau des charges,
Christian Bruchon détaille les dépenses liées au SADI et à l’accueil mobile (voiture,
etc…). Il précise que si les communautés de communes versent le reliquat de
subventions attendu, les investissements seront couverts avec ces sommes, sinon le
recours à l’emprunt est envisagé.

S’agissant des charges de personnel,
Alain Quiclet s’interroge sur le remplacement des personnels éventuellement
malades.
Christian Bruchon répond que le remplacement éventuel est pris en compte dans la
ligne « saisonniers ».

Christian Bruchon souligne l’extinction du prêt relai contracté et son impact
financier.

Au final le budget prévisionnel s’équilibre à 361 200 €, dans lesquels ne sont pas
pris en compte les investissements pour l’accueil mobile et la rénovation des locaux
(boutiques, etc.).

Karen Chaumaz s’interroge sur la ligne «impayés» : il s’agit de créances non payées
(notamment d’adhérents). Christian Bruchon indique avoir provisionné une somme
par prudence.
Alain Quiclet demande si des salons et foires sont programmés. Christian Bruchon
répond négativement en indiquant que le dernier conseil d’administration n’avait
pas souhaité participer au prochain salon Made in Jura compte tenu du coût
(1 500€).

Denis Conte met au vote le budget prévisionnel 2018 :

Contre : 0
          Abstentions : 0
          Le budget prévisionnel 2018 est adopté.

Denis Conte conclue :

     Les difficultés financières connues en 2014 et 2015 ont cessé avec le départ d’une
     salariée en décembre 2015. Cette personne n’a toujours pas été remplacée.

     Mesdames Messieurs
     J’ai essayé en quelques lignes de vous faire partager nos actions, un aperçu de nos
     questionnements et de nos difficultés et enfin les pistes de travail qui animeront l’OT
     Coteaux du Jura pour l’année avenir
     Je vous remercie de votre attention et nous vous invitons au pot de l’amitié.

L’ordre du jour étant épuisé le Président clôt l’assemblée générale ordinaire et
invite au verre de l’amitié.