ORGANISATION D'UN EVENEMENT CULINAIRE LORS DE LA SEMAINE DU GOUT 2013 CAHIER DES CHARGES

ORGANISATION D’UN
  EVENEMENT CULINAIRE
                   LORS
DE LA SEMAINE DU GOUT 2013

   CAHIER DES CHARGES
       SYNDICAT MIXTE POUR LE SUNDGAU
                Quartier Plessier – Bât. 03
                    68130 ALTKIRCH
       Tél : 03 89 25 49 82 / Fax : 03 89 07 03 17
                  www.pays-sundgau.fr

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Contexte
L’organisation de cet événement culinaire s’inscrit dans un projet global de structuration de la filière
viande locale, porté par le Syndicat Mixte pour le Sundgau (SMS) et le Syndicat Mixte du Pays Thur
Doller (SMPTD).

Ces deux territoires d’élevage travaillent depuis 2 années avec les éleveurs et l’Abattoir départemental
pour développer la vente directe de viande locale (vente de caissettes de viande).
Les éleveurs intéressés se sont structurés au sein d’un groupement d’intérêt économique et vont
proposer leur viande via une centrale de réservation internet (mise en ligne en octobre).

Pour accompagner leur démarche, un concours de cuisine intitulé « Duo en cuisine » est en cours
d’organisation. L’objectif de ce concours est la création d’un livre de recettes sur les morceaux de
viande à cuisson lente présents dans les caissettes. Les restaurateurs de deux territoires ont été
sollicités pour participer à ce concours : 27 se sont inscrits.

Le concours aura lieu en 2 rounds :
    - 1er round (juillet-septembre 2013) : les 27 restaurateurs participants créent une recette
       spécifique à base d’un morceau de viande à cuisson lente tiré au sort. Les 27 recettes ainsi
       créées seront compilées dans un livre de recette.
       Un jury de 5 personnes se rend dans chaque restaurant un soir courant de l’été pour goûter le
       plat et attribue une note pour choisir 5 finalistes. Ces derniers pourront participer au 2 ème round

    -   2ème round (le 14 octobre 2013) : les 6 finalistes cuisineront tous ensemble et en direct un plat
        avec l’aide d’un conjoint d’éleveur.
        L’objectif de ce 2ème round est d’organiser une action de promotion pour le lancement de la
        centrale de réservation.

La présente consultation porte sur l’organisation du 2ème round du concours de cuisine.

              Article 1er : OBJET DE LA MISSION
L’objet de la mission est d’assister le Syndicat Mixte pour le Sundgau dans l’organisation d’un
événement culinaire pour le lancement de la Semaine du Goût.

Le Syndicat Mixte pour le Sundgau, est le maître d’ouvrage de cette prestation.

Les objectifs à atteindre pour cet événement sont les suivants :

    -   Lancer de la Semaine du Goût

    -   Promouvoir la viande locale et le travail des éleveurs

    -   Promouvoir grâce à l’événement une communication sur le produit, les éleveurs et les
        restaurateurs

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-   Créer un événement original en accord avec la philosophie du projet

        1.1. ELEMENTS D’ORGANISATION DE L’EVENEMENT

1.1.1 Date
Le 2ème round du concours de cuisine aura lieu le 14 octobre 2013 en soirée.

1.1.2 Lieu
Le lieu est à définir en partenariat avec le maître d’ouvrage. Il est envisagé d’organiser cet événement
sous un abri couvert dans une exploitation agricole.

1.1.3 Principe de base
    -   6 restaurateurs en binôme avec un conjoint d’éleveur (soit 10 participants) disposent de deux
        heures pour cuisiner en direct, devant un public, un plat à base de viande locale et son
        accompagnement (organisation type Masterchef)
    -   La soirée sera animée par un présentateur
    -   Les 6 plats seront goûtés et notés par un jury de 5 personnalités et dégustés par les invités et la
        presse
    -   Le public pourra assister à la représentation sur des gradins (environ 50 personnes)
    -   Un espace réservé (VIP-Room) est à prévoir pour les invités et la presse à l’écart (environ 50
        personnes)

1.1.4 Matériel nécessaire

Espace « Duo en cuisine »
- 6 kitchenettes et plans de travail
- Point d’eau (évier)
- Nécessaires de cuisine (à définir avec les restaurateurs participants)
- Ensemble frigorifique
- Garde-manger approvisionné (viande et légumes)
- Gestion des déchets
- Gradins
- Raccordement électrique et eau
- Eclairage et sons

Espace réservé « VIP-ROOM »
- tables et chaises, vaisselle
- organisation d’un vin d’honneur

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1.1.5 Moyens humains nécessaires
    -   Animateur(s) de soirée
    -   Techniciens sons et lumière
    -   Serveurs
    -   Sécurité et gestion parking

1.1.6 Prestations complémentaires
- Lien avec la presse et média
- Gestion des invitations
- Gestion des assurances, normes accessibilité, sécurité, parking

1.1.7 Options
- Recrutement de personnalités culinaires pour le jury
- Organisation d’une exposition photo et d’une vente aux enchères (photos fournies par le maître
d’ouvrage)

        1.2. LES DONNEES DE REFERENCE

Le Syndicat Mixte mettra à disposition du consultant l’ensemble de la documentation et notamment :

    -   Les dossiers de presse antérieurs à l’événement
    -   Le règlement du concours
    -   L’étude marketing et le plan de communication réalisée pour le compte du groupement
        d’éleveurs
    -   Charte graphique du groupement d’éleveurs

                  Article 2 : SUIVI DE LA MISSION
   2.1. CONDITIONS
Un groupe de travail « événementiel » sera mis en place dès le début de la mission, constitué de
représentants des techniciens du Syndicat Mixte pour le Sundgau et du Syndicat Mixte du Pays Thur
Doller, des deux Présidents des GALs, des éleveurs. Celui-ci pourra être modifié en fonction des
besoins.

Le groupe de travail aura pour mission de:

- Valider le scénario choisi

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- Résoudre les problèmes qui pourraient apparaître en cours de mission et si nécessaire, proposer des
réajustements.

Le Syndicat Mixte se chargera de la coordination de ces séances de travail, des envois de convocations
aux membres du groupe de travail.

Le consultant désignera un interlocuteur unique pour des raisons de gain de temps et de suivi continu
de la mission. Des réunions techniques avec le consultant et le SMS pourront être organisés dès que
cela se révèle nécessaire.

   2.2. MODIFICATION DE LA MISSION
Toute modification à ce présent cahier des charges fera l’objet d’un avenant, lequel ne pourra pas bouleverser
l’économie générale du contrat.

   2.4. DISPONIBILITE DE L’EQUIPE DE TRAVAIL

La bonne exécution des prestations dépendant d’une part du mandataire et d’autre part de la
composition qualitative et quantitative de l’équipe, le titulaire du marché a l’obligation de maintenir en
place chacun de ses membres nommément désignés, en particulier le chef de projet, interlocuteur
unique pour le Syndicat Mixte pour le Sundgau, pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des
prestations.

Si l’un des membres désignés, n’est plus en mesure d’accomplir sa mission, le titulaire doit en aviser
immédiatement le maître d’ouvrage par lettre recommandée et prendre toutes les dispositions
nécessaires pour que la bonne exécution des prestations ne soit pas compromise.

A ce titre, obligation est faite au titulaire de désigner un remplaçant (de qualité et de disponibilité au
moins équivalente) et d’en communiquer le nom et les titres au maître d’ouvrage dans un délai de 15
jours à compter de la date d’envoi de l’avis dont il est fait mention à l’alinéa précédent.
Le titulaire s’engage, si cela s’avère nécessaire pour mener à bien la mission, à augmenter l’effectif de
son équipe sans augmentation du coût de la prestation.

            ARTICLE 3 : CONTRACTUALISATION

   3.1. CONTENU DE L’OFFRE

Les candidats auront à produire un dossier comprenant à minima les pièces suivantes :
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   Le présent cahier des charges accepté sans modification.
       une note descriptive technique (max. 40 pages) détaillant :
        - le descriptif du ou des scénarios proposés ;
        - le calendrier de réalisation de la mission détaillant chaque étape ;
        - le chiffrage détaillé de la prestation, et le temps passé sur place et des taux horaires;
        - les moyens et les caractéristiques de l’équipe de travail (dont le nom et la présentation de la
           personne référente) ;
        - Les moyens humains et techniques mobilisés pour l’évènement
        - les contacts et partenaires du candidat
        - tout élément que le candidat jugera utile d’apporter.

       leurs références, à savoir :
        - les évènements similaires déjà organisés ;

     3.2. DELAI DE REMISE DE L’OFFRE

La date limite de remise des propositions est fixée au 19 août 2013 à 16h00, le cachet de la poste
faisant foi.
Une audition des prestataires est prévue le 21 août 2013 à partir de 14h.

Pour toute information complémentaire : Mme Nathalie BERBETT / Tél : 03 89 25 49 82

   3.3. BUDGET PREVISIONNEL
Le budget prévisionnel pour cette prestation est de 20 000 € TTC.

Le prix comprend l’ensemble des prestations nécessaires à la réalisation de la mission. Il inclut le cas
échéant la coordination des co-traitants et des sous-traitants éventuels, ainsi que la participation aux
réunions. Il est donc exclusif de tout autre émolument et de tout autre remboursement de frais au titre
de l’exécution de ces prestations y compris tous les frais de déplacement.

Le titulaire s’engage à ne percevoir aucune autre rémunération dans le cadre de la réalisation de sa
mission.

   3.4. CRITERES DE SELECTION DES CANDIDATS

La sélection, sera effectuée en fonction des critères suivants :
     Valeur technique de l’offre :                                                       40%
     Le coût :                                                                           40%
     L’originalité du concept :                                                          20%

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3.5. DÉLAIS DE PAIEMENT
Les factures devront être adressées au siège du Syndicat Mixte pour le Sundgau.
Le délai global de paiement des prestations est de 30 jours maximum à compter de la réception de la
demande de paiement par le maître d’ouvrage.

L’échéancier des paiements sera le suivant :
     acompte de 30 % après validation du scénario choisi
     solde de 70% après l’exécution de la mission

Le paiement ne sera réalisé que si la phase à laquelle il correspond est achevée. Dans le cas contraire,
le Maître d’Ouvrage, suspendra le paiement jusqu’à ce que la phase soit achevée.

     3.6. RÉSILIATION DU MARCHÉ
En cas de difficulté dans l’application du présent cahier des charges, le maître d’ouvrage et le titulaire
arrêteront ensemble les dispositions qui leur paraîtront les mieux adaptées aux intérêts des deux
parties.
Le maître d’ouvrage se réserve, en cas de défaillance du titulaire dans l’exécution de sa mission, le droit
de résilier unilatéralement le contrat et de confier la suite de la mission à un autre intervenant.

La liquidation des rémunérations dues au titulaire à la date de résiliation, interviendra en tenant compte
des prestations effectivement accomplies.

     3.7. JURIDICTION

Tout litige relatif à l’exécution de la présente convention relèvera du Tribunal Administratif de Strasbourg.

     3.8. MAÎTRE D’OUVRAGE

Le maître d’ouvrage est le Syndicat Mixte pour le Sundgau représenté par son Président.
Les coordonnées du Syndicat sont les suivantes :

SYNDICAT MIXTE POUR LE SUNDGAU
Quartier Plessier – Bât. 03
68130 ALTKIRCH
Tél : 03 89 25 49 82 / Fax : 03 89 07 03 17
Courriel : info@pays-sundgau.fr

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Le présent cahier des charges est approuvé dans sa totalité.

                    Le titulaire                               Le Syndicat Mixte pour le Sundgau
             Fait à ……………………                                             Fait à Altkirch
                 Le……………..…                                             Le……………..…

                  Nom + Prénom                                 La personne responsable du marché
                     Qualité                                            M. René DANESI

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