Organiser des réunions de famille/des rencontres virtuelles

Organiser des réunions de famille/des rencontres virtuelles

Dans cette période de confinement peut-être avez-vous
envie de voir ensemble vos enfants/petits-enfants et
d'autres membres de famille ? Ou vous avez simplement
besoin de réunir les membres de votre association.

Pour rester en contact avec le monde extérieur plusieurs
solutions simples à utiliser vous sont accessibles.

Le principe consiste à se connecter en même temps pour
un appel vidéo à l’heure de l’apéritif, à des dîners où chacun
mange en échangeant de chaque côté de l’écran. Mais on
peut aussi se réunir pour faire des jeux de société, partager
les souvenirs d'un voyage ou participer à des karaokés.

La plupart des solutions sont gratuites mais la gratuité n’est
souvent qu’apparente : les sociétés de visioconférence
peuvent rentabiliser leur service en traitant des informations
vous concernant, comme vos nom et prénoms, adresse
courriel, numéro de téléphone, etc.

ORGANISER UNE REUNION

Les solutions de visioconférence sont à la base créées pour répondre aux besoins des
entreprises dans le but de réunir leurs salariés ou clients qui ne sont pas au même endroit.
Si la plupart sont payants, certains offrent une alternative tout à fait satisfaisante dans le
cadre d’une utilisation limitée entre les membres d'une famille ou d'une association

Mode opératoire
   téléchargez l'application à partir de Google Play/Apple Store ou allez sur le site web
     du fournisseur sélectionné
   inscrivez-vous si demandé (création d'un compte) en indiquant les renseignements
     demandés (pseudo, mots de passe, no de téléphone)
   créez un groupe ou créez/planifiez une réunion (ou une salle de réunion)
   invitez les membres concernés (par email ou autre messagerie proposée par le
     fournisseur)
   à la date et heure convenue appeler le groupe en mode vidéo en activant votre
     micro (et votre caméra)
   si vous réunissez un grand nombre de participants, évitez la cacophonie en utilisant
     le contrôle du micro (si existant)

Sécurité
    privilégiez les solutions qui protègent la vie privée
    évitez de télécharger l’application depuis un site web ou une source inconnus
    lisez les commentaires des utilisateurs sur des forums de discussion
    sécurisez votre réseau Wi-Fi
    assurez-vous que votre antivirus et votre pare-feu sont à jour

SOLUTIONS LES PLUS POPULAIRES

ZOOM

C'est la solution N.1 pendant le confinement ; solution multi
appareils (iPhone, iPad, smartphone Android, PC, Mac) avec
temps limité à 40 minutes (en version gratuite) permettant de
réunir jusqu'à 100 personnes
Avantages
- la personne invitée reçoit un lien (via email) et le téléchargement
du logiciel s'effectue automatiquement, que ce soit sur son
téléphone ou sur son ordinateur
- partage de toute information numérique avec les autres
participants (par ex. Photos/vidéos)
- tableau blanc pour dessiner de sorte à les partager avec d'autres
participants
- enregistrement des réunions (pour revoir une réunion)
- contrôle ses micros des participants
Désavantages
- il n'y a pas de cryptage complet des conversations/vidéos
- partage de certaines informations avec Facebook
- quelques failles au niveau sécurité mais Zoom prétend avoir
corrigé ces erreurs

voir tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=94vq3MSLU4I

SKYPE

Cette solution gratuite de Microsoft est multiplateformes. Elle fut
l'une des premières applications de communication en vidéo. Elle
est très simple à utiliser et très complète dans sa version Windows
(par ex. appel audio sur téléphone fixe).
Avantages
- jusqu'à 10 participants en vidéo (50 personnes en audio)
- enregistrement séquences vidéos et partage des fichiers
- le contenu des appels sont encryptés
Désavantages
-la qualité des appels vidéo se dégrade au-delà de 5 participants
(dépendant de la connexion wifi de chaque participant)
-Microsoft ne vous donne aucune garantie de sécurité et de
confidentialité de vos données
- la lenteur des partages de fichiers numérique

voir tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=H4rJpw_etWo

Filtres
Vous pouvez aussi ajouter des filtres 'rigolos' à Zoom et Skype via l'application Snap
Camera. L’application d’un filtre sur votre image s'effectue via simple clic. Recherchez
votre filtre préféré directement en saisissant son nom dans le champ de recherche. Il est
possible de télécharger Snap Camera gratuitement sans besoin de compte Snapchat
tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=vPTrZ7R_hdY

WHATSAPP

Solution appartenant à Facebook, utilisée et maîtrisée par un
grand nombre d'utilisateurs de smartphone (et de tablette)
Avantages
- solution simple à mettre en oeuvre
- les appels sont cryptés de bout en bout
- facilité de créer un groupe de réunion
Désavantages
- pas pratique sur PC et MAC (il faut un smartphone pour mettre
en route)
- limité en nombre de participants (6)
- pas de planification automatique de réunion

voir tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=94vq3MSLU4I et
https://www.youtube.com/watch?v=yUaKO5rsWDg

MESSENGER

Solution intégrée à Facebook
Avantages
- simple à utiliser
- directement activée à partir de Facebook
- compatible avec l'assistant vocal Portal de Facebook
Désavantages
- il faut un compte Facebook (depuis décembre 2019) pour utiliser
Messenger
- pas de partage de documents (par ex. des photos)
- impossibilité de réunion planifiée

voir tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=vX-637dzcWc

TEAMS de Microsoft

Solution intégrée à la suite Office 365 (payant) mais disponible
gratuitement pour n’importe quel utilisateur sans aucun
compte Office 365 et sous n’importe quel email
Avantages
- solution sécurisée par un système d'authentification à deux
facteurs et par le chiffrage des données
- Microsoft a supprimé la limite du nombre de participants de la
version gratuite pour encourager son utilisation durant le
confinement
- solution professionnelle avec fonctions préparation réunion,
stockage, contrôle de réunion et de gestion d'invités
Désavantages
- assez complexe à mettre en oeuvre pour les néophytes en
informatique
- plus outil de collaboration qu'une solution de visioconférence
- pas d'organisation de réunion dans la version gratuite

voir tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=9jQNLCtKUQg

SNAPCHAT

Avec cette solution très appréciée par les très jeunes vous pouvez
réunir jusqu'à 16 amis dans un même appel vidéo. La
caractéristique de Snapchat ce sont les filtres 'fun' (lenses) que
vous pouvez utiliser sur votre visage pendant les vidéos.
Avantages
- organiser ou prendre part à une vidéoconférence en ayant activé
les filtres faisant apparaître des effets marrants
-les interlocuteurs ne se connectant qu’après le début de la
visioconférence peuvent rejoindre la discussion en cours de route
- les vidéos sont éphémères
Désavantages
- pour les seniors, nécessite un peu d'entraînement avant maîtrise
- installation complexe et usage limité sur PC
- pas de planification automatique de réunion

voir tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=H6KCUb2wXL4

INSTAGRAM
Cette solution 'réseau social' essentiellement utilisé par les
jeunes adultes est la propriété de Facebook. Comme pour
Snapchat, il y a des filtres 'fun' (effets) que vous pouvez utiliser
sur votre visage pendant les vidéos
Avantages
- en mode "co-watching" plusieurs personnes (jusqu'à 6) peuvent
passer des appels vidéo tout en regardant ensemble des
contenus sur le même écran
- simple à utiliser
- possibilités d'effectuer plusieurs tâches en parallèle à la réunion
Désavantages
- pas de planification de réunion
- failles de sécurité (pas de cryptage, vol de données)

voir tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=hTryfrJuXRw&t=279s

FACETIME (utilisateurs Apple)

Solution, propriété d'Apple, avec haut niveau de sécurité
Avantages
- simple à utiliser et filtres
- jusqu'à 32 participants
- solution préinstallée sur les appareils Apple
Désavantages
- uniquement disponible pour utilisateurs iPhone, iPad, Mac
- pas de partage d'écran
- on peut voir son correspondant sans qu'il décroche

voir tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=4s1vNywzw-Q

AUTRES INFORMATIONS UTILES

Préparation visioconférence

Pour avoir un bon son, vous pouvez utiliser des écouteurs pour ne pas avoir les enceintes
de l’ordi ou du téléphone qui «crachent». L’idéal, c'est que ceux qui ne parlent pas mettent
le micro de leur téléphone en mode «silence». Cela évite par ex. d’entendre le camion des
poubelles qui passe près du lieu de communication.

Enfin, pensez à parler plus lentement et trouvez un système entre vous pour prendre la
parole sans vous la couper (par ex. lever la main).

Vous pouvez éviter que votre visage paraisse sombre. Dans une pièce bien éclairée par la
lumière du jour, évitez de vous placer dos à la fenêtre. Positionnez-vous autant que
possible face à elle. Dans une pièce sombre, allumez toutes les lumières sauf celles qui
sont situées juste au-dessus de vous. Si cela ne suffit pas, placez une lampe de chevet
juste à côté de votre ordinateur.

Autres principales applications de vidéo-conférences

- Whereby (gratuit mais limité à 4 utilisateurs ; pas d'inscription préalable)
- GotoMeeting (solution professionnelle payante simple sans chargement de logiciel)
- Google Hangsout (jusqu’à 25 participants ; disponible sur iOS, Android et en version
web)
- Google Duo (jusqu’à 8 participants ; disponible sur iOS, Android et en version web)
- Houseparty (cette application permet à la fois de se connecter en visioconférence et en
même temps, de lancer de petits jeux ; attention cette application se donne le droit non
seulement d'écouter le contenu de toutes les conversations passées par cette
application... mais aussi d'utiliser "toute idée, invention, concept ou technique" )
- Jitsi Meet (recommandé en termes de sécurité pour des appels visio en petit comité ;
pas d'inscription et de téléchargement de logiciel)
- Discord (jusqu'à dix personnes avec des options comme le partage d'écran et le plein
écran)+
- Tixeo (solution protégeant la vie privée)
- Tico chat (organisation ultra simple d'une vidéoconférence en quelques clics > durée
des réunions gratuites = 5 utilisateurs pendant 120 minutes)
- Talky (organisation ultra simple d'une vidéoconférence en quelques clics + partage de
fichier)