Présentation synthétique et opérationnelle de - l'ENC SERAFIN-PH 2018 Mai 2018
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Présentation synthétique et
opérationnelle de
l’ENC SERAFIN-PH 2018
Mai 2018
1
Points abordés
Objectifs et calendrier
Données à recueillir
Mise en place de l’Etude Nationale de Coûts (ENC) au
sein de votre ESMS
Outils informatiques développés pour l’ENC SERAFIN-PH
par l’ATIH (recueil des données d’activités)
2Objectifs et calendrier
3Compléter la connaissance des
coûts : l’étude nationale de coûts
sur les données 2018
Objectifs
Mesurer des relations (statistiques) entre les besoins, les accompagnements, les
modes d’accueil, les caractéristiques des personnes et le coût des prises en charge
Documenter la réflexion et la conception d’un nouveau modèle de financement
Méthode
Etude basée sur le même retraitement comptable que les enquêtes de coûts (EDC) +
un recueil de données à la personne (fondé sur les enseignements de l’étude
« repères »): caractéristiques, déficiences, environnement, accompagnements, etc.
Echantillon : cible de 300 ESMS participants (secteurs enfants et adultes).
Calendrier
Fin 1er semestre
Octobre 2018
2019
• Appel à • Recueil des • Exploitation
candidatures • Formation données • Recueil des des données
des d’activité données
ESMS comptables
Novembre 2018
Mai-juin 2018 2020
et janvier 2019Calendrier
Appel à candidature et sélection des ESMS
Appel à candidature du 18 mai 2018 au 29 juin 2018
Formation
1 journée avec comme ordre du jour : une demi journée nomenclature SERAFIN-PH, une
demi journée méthodologie ENC et outils de recueil
8 dates de sessions au choix en octobre : environ 350 ESMS / 700 personnes à former
01/10/2018 à Lyon
03/10/2018 à Rennes
05/10/2018 à Bordeaux
08/10/2018 au 12/10/2018 à Paris
Modalités de recueil
Données d’activité
Plusieurs coupes pour s’assurer une fiabilisation des données : en novembre 2018 et en
janvier 2019
Chaque coupe est d’une durée de 14 jours calendaires
Données comptables
Transmission des données comptables retraitées conforme aux règles d’affectation des
charges de l’étude de coûts 5Calendrier ENC-SERAFIN PH 2018
2018 2019
avr mai juin juil août sept oct nov déc. janv. Févr mars avr mai juin juil août sept oct
Transmission du
Coupe Coupe
1 2
retraitement des
données comptables
Accompagnement des participants par des superviseurs au
Mai - juin cours de l’étude nationale de coûts SERAFIN-PH
Appel à
candidatures
Mise à Mise à
Appel d’offre superviseur disposition disposition
logiciel du logiciel
RAMSECE-PH ISENCE
Développement du logiciel
RAMSECE-PH
ESMS Octobre : Juin:
Superviseurs Formation aux Formation aux
ATIH outils et à la outils et à la
méthodologie méthodologie
ATIH / SERAFIN / ESMSCalendrier de recueil et de transmission des
données d’activité
Transmission sur la plateforme e-ENC SERAFIN PH
Recueil RAMSECE
Période d'ouverture de la
Périodes de recueil : 2 coupes de 14 jours possibles 1ere transmission obligatoire
plateforme e-ENC SERAFIN PH
coupe 1 du 5 novembre au 2 décembre 2018
05-nov 18-nov
12-nov 25-nov 31 décembre 2018 Novembre 2018 - janvier 2019
19-nov 02-déc
coupe 2 du 7 janvier au 3 février 2019
07-janv 20-janv
14-janv 27-janv 2 mars 2019 Janvier 2019- mars 2019
21-janv 03-févrDonnées à recueillir
8Périmètre de l’Etude Nationale de Coûts
9Processus de transmission des
données d’activité
Organisation de Modalités de Transmission des
2 coupes* transmission informations à
l’ATIH
• 2 coupes de 14 • Saisie des • 1 transmission
jours informations à faire dans le
calendaires en (structure, mois qui suit
novembre 2018 personnes chaque coupe
et en janvier accompagnées soit 2
2019 et recueil transmissions
• Concerne tous journalier) dans au total
les personnes le logiciel
accompagnées fourni par
par l’ESMS au l’ATIH
moment des
coupes
* Coupe : une coupe correspond à une « photographie » des
personnes accompagnées à un10 instant donnéInformations sur la structure
- Type de structure
- Capacité
- Nombre de personnes de la file active
Descriptif général de la structure
présentes lors de la coupe
- Fonctionnement
- Etc.
- Salariés présents lors des semaines
Personnel de coupes
Pour plus de précisions, voir le guide méthodologique page 57
11Informations à recueillir pour chaque
personne accompagnée pendant la
coupe
Informations sur le type d’accompagnement et
présence
Etat de santé: types de déficiences
Besoins (nomenclature SERAFIN-PH)
Informations
Comportement - problème
sur la
personne Degré d’autonomie et de dépendance
accompagnée
Problématiques de santé supplémentaires
Parcours et environnement de la personne
Accompagnement : Mesure de protection, Présence
permanente nécessaire, Minimum 1 pour 1
Pour plus de précisions, voir le guide méthodologique page 58-66Recueil des transports liés au projet
individuel de la personne
Intervenants salariés / intérimaires Intervenants personnel sous-traitant
ou famille/proche
- Date du
transport - Date du transport
Informations - Nature de la - Nature de la
relatives à chaque prestation Informations prestation
personne transport relatives à chaque transport
accompagnée et à - Distance transport effectué - Distance
chaque intervenant parcourue par du personnel parcourue
pendant la coupe - Durée du sous-traitant ou - Durée du
transport famille/proche lors transport
- Code interne de de la coupe - Code interne de
la personne la personne
accompagnée accompagnée
Pour plus de précisions, voir le guide méthodologique page 67-68Recueil journalier des prestations de
soins et d’accompagnement
Intervenants salariés / intérimaires
Informations - Date de réalisation de la prestation directe
relatives à chaque - Code de la prestation directe
journée de - Nombre de personnes
l’intervenant - Durée en minutes
pendant la coupe - Code interne de la personne accompagnée
Une liste de professionnels à minuter obligatoirement a été définie
Pour plus de précisions, voir le guide méthodologique page 69-70Mise en place de l’Etude
Nationale de Coûts au sein
de votre ESMS
15Exemples d’étapes de mise en œuvre
de l’ENC au sein de votre ESMS
Mai - juin 2018 Juillet-septembre 2018 Octobre-novembre 2018
1ère étape : 2ème étape : 3ème étape :
Préparer votre Communiquer et Mise en œuvre du projet
candidature à l’ENC préparer le recueil
Lecture du guide méthodologique de Réunion d’information avec l’ensemble du
l’ENC SERAFIN-PH pour évaluer la personnel (qu’est-ce que l’étude, objectifs, Les étapes 1 et 2 du projet ont été mises
charge de travail et le personnel à méthodologie, etc.). en place avant la session d’information
mobiliser dans le recueil des informations
des usagers lors des 2 coupes de 14 Déterminer les tâches de chacun dans
jours en novembre 2018 et janvier 2019 l’ESMS ou au sein de l’organisme
gestionnaire
- données descriptives des personnes Sessions d’information début octobre.
accompagnées
- données relatives aux temps passés Mise en place d’un rétro planning (choix
pour réaliser des prestations directes ou des semaines de coupe / livrables de Octobre : Tester le recueil des minutes sur
de transport à la personne accompagnée l’étude) quelques jours avant la première coupe de
minutage des intervenants auprès des
usagers
Renseigner le questionnaire de
participation sur le site de l’ATIH et inscrire Préparer le recueil du temps par personne Octobre ; Organiser une réunion de bilan
2 chefs de projets / coordinateurs à la accompagnée en élaborant une table de du recueil des minutes avec le personnel
session d’information d’octobre. correspondance entre tâches activités concerné en proposant éventuellement
Prestations directes. des actions correctives
Pour les ESMS disposant d’un recueil
Intégrer cette table de correspondance
informatisé à l’usager, contacter votre dans votre système d’information
éditeur informatique et transmettez le (informatisé ou non) Novembre : Recueil de la première coupe
guide méthodologique de l’ENC et le
format des fichiers de recueil 16Ce qu’il faut retenir
Mise en place d’un groupe Projet avant la formation d’octobre
Communiquer et mobiliser ses équipes
Expliquer l’organisation pratique aux équipes
Préparer le recueil du temps par personne accompagnée en élaborant une
table de correspondance entre tâches activités Prestations directes
Intégrer la table de correspondance dans votre système d’information
(informatisé ou non)
17Outils informatiques développés
pour l’ENC SERAFIN-PH
18Les outils informatiques
• Logiciel de Recueil • Octobre 2018 • Sur le site internet
des informations de l’ATIH
suivies à la
personne
accompagnée
RAMSECE-
Quand ? Où ?
PH
Format d’import dans RAMSECE disponible début juin sur le site de l’ATIH
19Processus de recueil et de
transmission pour chaque coupe
Étape 1 Étape 3
Étape 2
Préalable : Plateforme
Recueil des Logiciel
ATIH
données RAMSECE-PH
e-ENC PH
Fiche structure
Données structure
2 coupes de 14 j
calendaires
Fiches usagers
Liste des usagers
Fiches du temps
transport Données usagers
Tableaux de
Recueil du temps des contrôle
prestations directes Recueil journalier
intervenantsenquete.ph@atih.sante.fr
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