PROCÈS-VERBAUX DES RÉUNIONS DU COMITÉ EXÉCUTIF DE LA SOCIÉTÉ DE PLEIN AIR DES PAYS-D'EN-HAUT - MRC des Pays-d'en-Haut
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PROCÈS-VERBAUX DES RÉUNIONS DU COMITÉ EXÉCUTIF DE LA
SOCIÉTÉ DE PLEIN AIR DES PAYS-D’EN-HAUT
Rencontre du comité exécutif du 21 novembre 2019 à 9h45
tenue au 1014 rue Valiquette, Sainte-Adèle
Personnes présentes
Mme Gisèle Dicaire Vice présidente et représentante élue (secteur est)
M. Michel Larose Secrétaire-trésorier et représentant plein air
M. François Trudeau Officier et représentant des activités non motorisées
Mme Marie-France Lajeunesse Directrice générale – SOPAIR
M. Pierre-Antoine Millette Chargée de projets – SOPAIR
Personne absente
M. James Jackson Président et représentant du comité multiressources
N’ayant pas Quorom à l’heure inscrite sur la convocation les points de l’ordre du jour sont abordés
dans qu’aucune résolution ne soit adoptée en attendant l’arrivée de M. Trudeau . Ainsi, le point
« FINANCES » incluant la présentation des documents financiers et la projection budgétaire pour
la fin 2019 sont faits par Mme Marie-France Lajeunesse. Il est souligné que les projections
budgétaires ont été modifiées la veille en raison de factures reçues qui étaient maintenant projeté
être reçues pour janvier. Mme Marie-France Lajeunesse explique que les sorties d’argent (près de
13 000$ pour le mandat de l’IDT dans le cadre du plan triennal) seront compensées par le fait
qu’elle fera les demandes de versement pour les programmes FARR (5 000$) et FDT (6 000$). Les
sommes seront reçues avant la fin de l’année et ainsi les projections budgétaires ne seront pas
trop affectées. L’encaisse demeurera suffisante pour assurer des fonds jusqu’en février pour
l’organisme. Le budget au fonctionnement devrait alors être versé pour l’année 2020.
Aussi, Mme Marie-France Lajeunesse explique que Mme Daigneault et M. Millette ont dû
effectuer du surtemps afin de produire les documents pour les services d’urgence en milieu isolé
à temps pour la rencontre prévue par M. Guy Meyer. Aussi, Mme Daigneault a une banque de
temps supplémentaires de 24.75heures supplémentaires. Comme elle est embauchée à raison de
12 heures semaines, elle devrait s’absenter pour 2 semaines dans le mois à venir afin de répondre
aux conditions de son contrat. Comme Mme Daigneault est d’accord avec la solution présentée
et que l’équipe aura besoin de ses services en décembre, il est proposé aux membres du comité
exécutif de payer Mme Daigneault pour les heures supplémentaires et de conserver les heures
prévues à son présent contrat. Les administrateurs acceptent afin de remercier Mme Daigneault
pour son travail livré de manière professionnel et en raison du fait que le budget le permet.
D’une autre part, une stratégie d’action est proposée pour la problématique de surtemps de M.
Pierre-Antoine Millette. Il est rappelé que M. Millette avait été embauché pour réaliser 28 heures
de travail par semaine. Comme les projets et les besoins en géomatique ont exigé un apport plus
grand de M. Millette, ce dernier n’arrivait pas à reprendre les heures cumulées tout en livrant
l’ensemble des projets prévus. Aussi, M. Millette a maintenant 174 heures supplémentaires à
reprendre. Aussi, une stratégie est proposée par l’équipe de travail afin de corriger la situation.
Ainsi, il est proposé que M. Millette allonge le congé des fêtes. Il serait ainsi absent du 20
décembre au 13 janvier 2020. Il prendrait également 3 semaines consécutives entre la mi-janvier
et la mi-février. Ainsi, il ne reviendra au bureau en janvier que pour quelques dossiers importants.
Mme Daigneault pourra produire certains documents géomatiques durant cette période. Si les
administrateurs acceptent en plus de lui payer l’équivalent d’une semaine de travail pour
compenser le surtemps, cette stratégie permettrait de remettre à zéro la banque de temps de
l’employé. Il est également rappelé que le contrat de M. Millette pour 2020 est pour 32.5 heures
par semaine, la problématique de surtemps ne se poursuivra donc plus à compter de ce nouveau
contrat. Les administrateurs sont en accord avec cette solution.
Mme Lajeunesse a quant à elle une quarantaine d’heures cumulées pour la fin du contrat, mais
elle sera en mesure de reprendre son temps d’ici le 1er janvier sans intervention particulière.
Arrivée de M. François Trudeau à 9h45.
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1. OUVERTURE DE LA SÉANCE ET APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR
CE19-11-764
IL EST PROPOSÉ par M. Michel Larose et UNANIMEMENT résolu :
1. QUE l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.
ADOPTÉE
2. FINANCES
a) Présentation du bilan financier au 31 octobre 2019
Les administrateurs reviennent rapidement sur la présentation du bilan déjà faite.
b) Présentation de l’État financier au 31 octobre 2019
Les administrateurs reviennent rapidement sur la présentation des états financiers déjà faite.
c) Projection budgétaire 2019
Les administrateurs reviennent rapidement sur la présentation des projections déjà faite.
d) Surtemps M. Millette et Mme Daigneault
Suite à un retour sur les explications déjà faite, M. François Trudeau accepte els propositions
concernant le surtemps de Mme Daigneault et M. Millette.
CONSIDÉRANT QUE les employés de la SOPAIR, M. Pierre-Antoine Millette et Mme Laurence
Daigneault ont effectué des heures supplémentaires à l’heure heure de travail inclues à leur
contrat de travail initial;
CONSIDÉRANT QUE Mme Laurence Daigneault est embauché pour effectuer 12 heures de travail
par semaine et qu’il ne serait pas souhaitable de se priver de son apport durant deux semaines
dans le mois à venir;
CONSIDÉRANT QUE M. Pierre-Antoine Millette a un nombre considérable d’heure à reprendre et
qu’il est déjà prévu qu’il reprenne la majorité de son temps cumulé dans les prochaines semaines;
CONSIDÉRANT QUE les employés ont effectué ces heures supplémentaires dans le seul souci de
livrer des rendus dans les délais exigés et dans un esprit professionnel;
CE19-11-765
IL EST PROPOSÉ par M. Michel Larose et UNANIMEMENT résolu :
1. QUE le chargé de projets, M. Pierre-Antoine Millette, reçoive une prime
équivalente à 28 heures de travail à 25,00 $ soit 700,00$ ;
2. QUE l’agente de terrain, Mme Laurence Daigneault, reçoive une prime
équivalente à 24,75 heures de travail à 21,00 $ soit 519,75$ ;
ADOPTÉE
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SOCIÉTÉ DE PLEIN AIR DES PAYS-D’EN-HAUT
3. PROJET FARR
a) Démarrage du projet
Mme Marie-France Lajeunesse explique que le projet pour la connectivité entre le Parc régional
Val-David-Val-Morin et les TPI de Sainte-Marguerite-du-Lac-Masson a débuté. Les directeurs des
parcs, l’IDT et la SOPAIR ont prévu une première visite de reconnaissance sur le terrain. La SOPAIR
et l’IDT rencontreront également Mme Dicaire suite aux premiers constats. Il est également prévu
de consulter très rapidement le club de Val-Morin et PASA avant d’approcher les propriétaires
privés. Mme Gisèle Dicaire acquiesce et un suivi de la démarche sera présenté en continu aux
administrateurs.
b) Étapes à venir
Suite aux rencontres préliminaires et aux premières sorties terrain, un sondage est prévu auprès
des propriétaires pour évaluer l’acceptabilité sociale des tracés pour la connectivité. Une
évaluation plus en profondeur des méthodes de gestion souhaitée sera faite suite au dessin du
portrait et de l’obtention d’une vision commune des intervenants. M. François Trudeau souligne
que Mme Audrey Laflamme est sur le CCE de Val-Morin.
4. AFFAIRES INTERNES
a) Dépôt des rapports d’activités des employés -feuille de temps
M. Pierre-Antoine Millette remet son rapport d’activité pour octobre et novembre. Mme Marie-
France Lajeunesse n’a pas été en mesure de faire un rapport en raison de dossier urgent à
terminer. Il est proposé qu’elle le soumette à M. James Jackson lors de sa rencontre prévue pour
le suivi de cette rencontre.
b) Dédommagement des administrateurs bénévoles en décembre
Les chèques pour les déplacements à l’extérieur de la MRC des administrateurs bénévoles ont été
faits. Ils seront remis lors du CA de décembre.
c) Demande pour les budgets 2020 -et chantier 4 du PDET – suivi le 27 novembre
Mme Marie-France Lajeunesse explique que le budget au fonctionnement de la SOPAIR ainsi que
le 65 000$ proposé dans le cadre du PDET pour le plan d’acquisition du plan triennal seront
officialisés le 27 novembre prochain. M. François Trudeau demande à Mme Dicaire si des
problèmes sont à prévoir. Mme Dicaire explique que pour l’instant les demandes de la SOPAIR
n’ont pas engendré de discorde parmi les membres du conseil.
d) Retour sur la demande de subvention FDTL pour le Corridor de l’Est
Mme Marie-France Lajeunesse rappelle qu’une résolution a été faite par la municipalité de Sainte-
Marguerite-du-Lac-Masson afin de correspondre aux attentes des administrateurs pour le dépôt
de la demande de subvention de la SOPAIR pour la réalisation du Corridor de l’Est. La SOPAIR a
donc déposé une demande d’aide financière pour cette interconnexion. La municipalité s’est
engagée a défrayer les coûts équivalents à l’apport du milieu. Il sera évalué si d’autres sources
pourront contribuer au projet par la suite.
e) Aides aux demandes récréatives FDTL -survole des projets
Mme Marie-France Lajeunesse et M. Millette expliquent qu’en plus de la demande au nom de la
SOPAIR, l’équipe a participé activement au montage des projets suivants : Bonification site et
accueil- sentiers récréatifs de Piedmont; Développement durable des sentiers- Parc de l'Estérel;
Revalorisation écologique des bâtiments sur les sites récréotouristiques de Wentworth-Nord et
Création du parc multiactivité de Saint-Sauveur. Ils ont également travaillé sur le projet de
l’association du Lac-Notre-Dame et l’association du Lac de Wentworth-Nord à la demande de la
municipalité. Une lettre d’appui a également été fournie à la municipalité de Lac-des-Seize-îles.
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f) PSSPA – Demande pour le Corridor de l’Est- à valider
En raison des contraintes du programme, il est proposé d’attendre un autre tour du programme
pour soumettre la connexion. Une partie déjà officialisée pourrait par contre être déposée comme
projet par la municipalité. Mme Gisèle Dicaire demande à ce que la SOPAIR rencontre M.
Provencher (responsable du dossier pour la municipalité) à ce sujet.
g) PSSPA – Aides aux demandes récréatives
L’équipe de la SOPAIR travaille actuellement avec les gestionnaires pour les dépôts de projets qui
devront être soumis au ministère avant le 6 décembre à 16h30.
h) TAPU- prochain appel de projets en avril
Pour certains dossiers d’interconnexion, le programme TPU sera intéressant (Transports actifs pour
les périmètres urbains). Le dernier dépôt su 8 novembre était trop rapide, mais les projets pourront
être développés pour le prochain appel qui devrait être fait en avril selon la responsable régionale
du programme. LA SOPAIR fera un suivi avec les municipalités à ce moment.
i) PAFIRS- prochain appel de projets 21 février
Le programme d’aide financière aux infrastructures récréatives et sportives est ouvert
jusqu’au 21 février 2020. Il s’agit d’un programme pour des projets récréatifs de grande
envergure, jusqu’à 20 000 000$ d’aide financière par projet.
j) Dépôt du Dépôt du document Plan d’affaires pour approbation du contenu- services à
offrir hors territoire (subvention, relevé terrain, planification stratégique de
développement, cartographie, plan directeur sommaire, etc.)
Ce point est remis au CA pour la présentation, mais les modalités sont revues par les membres du
CE. Il est proposé que les services de types 1 soient évalués à 25,00$ /heure plutôt que 23.50 $ et
à 35,00$/heure pour les services de types 2 plutôt que 33,00$. Les tarifs demeureront très
avantageux pour la communauté, mais cela pourra éviter de faire des pertes sur des mandats.
k) Projet de mise en commun avec l’ECL secteur Laurentides
Mme Marie-France Lajeunesse explique que les employés d’ÉCL proposeront aux membres de
leur conseil d’administration d’intégrer la SOPAIR dans leur projet lorsqu’il est question de
pérennité des sentiers. Ainsi, si les administrateurs des deux organismes s’entendent certains
projets communs pourraient voir le jour et dans le cadre du développement des services
d’entreprise d’économie sociale, ceci pourrait devenir un avantage considérable. Les membres
approuvent et un suivi sera fait au conseil d’administration lorsque l’ÉCL aura officiellement
approuvé le principe.
l) Discussion pour des projets communs ECL – à discuter avec le CA
Sujet discuté précédemment.
m) Outils SOPAIR- commande reçue et burinage
Mme Marie-France Lajeunesse informe les administrateurs que les outils SOPAIR sont enfin prêts.
Ils seront remis à M. Chris Schlacther pour s’ajouter à l’inventaire de la SOPAIR.
n) Changement de Windows URGENT et nouvel ordinateur
Le changement pour les Windows devra être effectué d’ici janvier selon les programmeurs de la
MRC. Les sommes ont donc été imputées dans les projections budgétaires 2019.
o) FDT- État d’avancement des projets et participation SOPAIR
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SOCIÉTÉ DE PLEIN AIR DES PAYS-D’EN-HAUT
Un survol des accompagnement en cours est fait pour les projets FDT.
5. MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE DE PROTECTION ET D’ACCÈS DES SENTIERS
a) Plan triennal – dépôt des documents au CA de décembre
Il est prévu que les documents finaux pour le plan triennal pour les sentiers pourront être soumis
en décembre aux administrateurs pour approbation.
b) Guide des bonnes pratiques-Rencontre à organiser avec M.Boisvert
Mme Marie-France Lajeunesse informe les administrateurs qu’un suivi est fait avec M. Boisvert afin
d’organiser une rencontre avec les urbanistes. Lorsque celui-ci sera prêt pour certains dossiers, la
SOPAIR présentera également son guide des bonnes pratiques et ce sera également le lancement
officiel de l’extranet.
c) Suivi projet décret technique pour les frais de parc en sentier- stratégie SADR
Le comité aménagement intégrera les modifications pour l’obtention de contribution aux fins de
parcs en corridor dans la prochaine révision au SADR.
6. COMMUNICATIONS
a) Présentation en début d’année aux élus ? – James Jackson
Mme Marie-France Lajeunesse demande si les administrateurs souhaitent obtenir une plage
horaire lors des rencontres du conseil des élus de la MRC en début d’année. Ils acquiescent et une
demande de rencontre devra être faite à Mme Williams.
b) Approche des députés élus – envois des lettres officielles
Mme Marie-France Lajeunesse confirme aux administrateurs que les lettres présentées par
courriel en octobre ont été envoyées aux nouveaux députés fédéraux.
c) Nouvelles cartes d’affaires
Comme demandé, la SOPAIR aura de nouvelles cartes d’affaires pour le personnel.
d) MRC octroi du mandat pour reconfiguration de Plein Air PDH
La MRC a octroyé le mandat à la firme La Rubrique pour la reconfiguration des plateformes de
plein air sur le web. Le projet de mise en commun reprendra donc prochainement.
e) Participation au calendrier – événements, etc.
La demande a été soumise pour le budget 2020, mais d’ici là, comme le calendrier commun
n’apparaît que sur le site de la SOPAIR, les employés SOPAIR font l’entrée de données.
f) Données sur le site internet-membres, bulletin, etc.
En raison de la refonte du site, aucune donnée ne peut être analysée pour cette rencontre.
g) Plan communication – Projet Arc Gis Pro – Projet pilote pour mi-août
Le dossier sera traité suite à l’adoption des budgets 2020.
h) Suivi Ondago- Appui MRC des Pays-d’en-Haut
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SOCIÉTÉ DE PLEIN AIR DES PAYS-D’EN-HAUT
M. Pierre-Antoine Millette travaille avec PASA pour les modifications sur les cartes hivernales
2020.
7. SERVICE D’URGENCE EN MILIEU ISOLÉ — MANDAT DE SERVICE
a) Présentation des cartables sur place
Les cartables sont présentés aux administrateurs et ont été présentés aux responsables des
services d’urgence le 13 novembre dernier.
b) Retour sur les rencontres avec les services d’urgence
Les responsables se disent heureux de l’outil et satisfaits des modifications apportées au
document. M. Guy Meyer remettra les copies dans les prochains jours.
c) Mandats à venir et possibilité de développement de produits particuliers sur demande
Certains responsables des services d’urgence ont évoqué la possibilité d’affiner certains outils
d’interventions pour leur réseau de sentiers. Selon l’ampleur des projets, la SOPAIR pourrait
soumettre des offres de services, les administrateurs seront sollicités si une telle demande se
présente.
8. PROJETS PARTICULIERS EN COURS
a) Vélo-Québec dossier développement vélo de montagne au Québec
La SOPAIR a participé à une rencontre le 14 novembre dernier avec vélo-Québec et des
gestionnaires de réseaux de vélo de montagne d’envergure au Québec afin de définir des attentes
par rapport à l’organisme et aux besoins nationaux communs. Dans un premier temps, il est
ressorti que des statistiques et des données économiques seraient primordiales à obtenir. Aussi,
des projets de boîtes à outils pour les différents gestionnaires pourront être développés. M.
Francis Tétreault nous reviendra en 2020 avec des propositions d’actions.
b) Projet sentiers – Complexe sportif – suivi avec la MRC
Chantal Ladouceur a fait une approche avec la Commission scolaire afin de pouvoir s’entendre
pour un éventuel réseau de sentiers officiel sur le site connexe au Complexe sportif. M. Trudeau
tient à participer au projet lorsque les démarches seront en cours.
c) Écofiscalité – suivi des démarches
CNC travaille à une entente avec le gouvernement pour obtenir des compensations pour les taxes
non perçues sur des terrains en conservation.
d) Récréofiscalité – approche avec les partenaires novembre -décembre
Mme Lajeunesse fera un suivi du dossier en décembre.
e) Projet Havre des Falaises – appui à la municipalité
La SOPAIR poursuit sa collaboration avec la municipalité dans le projet de développement du
Havre des Falaises pour la préservation des sentiers par la contribution aux fins de parcs.
f) Projet de développement Saint-Sauveur – suivi des analyses sur demandes
La SOPAIR accompagne PASS et la Ville de Saint-Sauveur pour l’évaluation des contributions aux
fins de parcs de quelques promoteurs.
g) Saint-Adolphe-d’Howard – rencontre pour développement de stratégie de projets
La SOPAIR a participé à une rencontre stratégique pour les projets récréatifs à venir à Saint-
Adolphe-d’Howard. La municipalité devrait faire des demandes substantielles pour les
programmes d’aides financières afin de revaloriser le village et les équipements sportifs et
récréatifs.
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SOCIÉTÉ DE PLEIN AIR DES PAYS-D’EN-HAUT
h) SMLM- Corvée balises à faire décembre – sentier du Galais
La SOPAIR ira faire une mini corvée avant Noël afin d’installer les panneaux dans les sentiers du
Galais. Si le club ou d’autres bénévoles veulent se joindre à l’équipe, les balises pourraient
également être installées.
i) Projet pérennité Maple Leaf Sainte-Agathe-des-Monts/Shawbridge - appui
M. François Gohier est en contact avec la SOPAIR afin de pérenniser la Maple Leaf. Il travaille
actuellement à officialiser la piste dans le secteur de Sainte-Agathe-des-Monts mais le projet est
de relier Sainte-Agathe à Prévost (secteur Shawbridge). Une rencontre avec le comité de la
permanence de PASA a été faite également.
9. VARIA
a) Dîner de Noël
Aucune préférence n’est mentionnée, Mme Lajeunesse réservera donc dans un restaurant autour
des bureaux pour le dîner de Noël qui suivra la prochaine assemblée le 19 décembre prochain.
b) Retour Congrès AEQ et PaRQ
L’organisation évolue rapidement et très bien. Le congrès a été une réussite et les conférenciers
étaient de grande qualité. De plus, M. Pierre Gaudreault (AEQ) s’est offert afin de donner ses
recommandations pour la présentation du plan triennal et sa mise en œuvre.
10. LEVÉE DE L’ASSEMBLÉE
CE19-11-766
IL EST PROPOSÉ par M. Michel Larose et UNANIMEMENT résolu :
1. QUE la présente séance soit levée à 12h15.
ADOPTÉE
M. James Jackson M. Michel Larose
Président Secrétaire-trésorier
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