PROTOCOLE SANITAIRE Détaillé - Mis à jour le 19 mai 2021 - Palais du Grand Large
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PROTOCOLE
SANITAIRE
Détaillé
Mis à jour le 19 mai 2021
Resp0nsabilité
partagée
D’une manière générale, l’événement se déroulera conformément aux
mesures sanitaires en vigueur à l’instant T.
Détail des mesures Acteur
Envoi à l’organisateur des documents suivants : PGL
- protocole sanitaire externe (pour information) ; organisateur
- protocole sanitaire détaillé (présent document à nous traiteur
retourner signé, cf. dernière page du document). prestataires
Responsabilité de tous les publics quant à leur venue au
Palais des Congrès, tout individu doit annuler sa venue en
cas de symptômes :
> « fièvre ou sensation de fièvre (frissons, chaud-froid) ; PGL
> toux ; organisateur/
> maux de tête, courbatures, une fatigue inhabituelle ; participants
> perte brutale de l’odorat (sans obstruction nasale), traiteur
disparition totale du goût, ou diarrhée ; prestataires
> dans les formes plus graves : difficultés respiratoires
pouvant mener jusqu’à une hospitalisation en
réanimation voire au décès. » *
PGL
Il est fortement recommandé à toutes les personnes entrant organisateur/
dans le bâtiment de télécharger l’application « TOUS ANTI participants
COVID » afin d’être informé d’un potentiel contact avec une traiteur
personne porteuse du virus, et ainsi en limiter la propagation. prestataires
* https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus/comprendre-le-covid-19
pil0tage
du d0ssier
D’une manière générale, l’événement se déroulera conformément aux
mesures sanitaires en vigueur à l’instant T.
Détail des mesures Acteur
Organisation du travail adaptée aux mesures de
distanciation sociale :
- privilégier le télétravail pour préparer le dossier ; PGL et
- privilégier les RDV en visioconférence, ou par téléphone ; organisateur
- limiter les RDV sur site aux impératifs ;
- le nombre d’interlocuteurs lors d’un RDV sur site est limité à
2 organisateurs.
PGL
Anticipation des risques sanitaires : mettre en relation les
organisateur
référents risques sanitaires de l’organisateur, du lieu et les
traiteur
prestataires.
prestataires
C0-activité avec
les prestataires
Détail des mesures Acteur
Limiter au maximum les contacts entre les équipes des
différentes entreprises :
PGL
- échelonner les arrivées ;
prestataires
- échelonner le catering le cas échéant ;
traiteurs
- organiser les périodes de montage/démontage dans
cette optique.
Dédier le matériel à une seule personne (talkie-walkie, PGL
micros...) lorsque c’est possible, ou bien prévoir la prestataires
désinfection de celui-ci à chaque changement de mains.
Dans le cadre de la stratégie de « contact-tracing » :
« Toute personne contact qui devient cas confirmé de
COVID-19 doit faire l’objet d’une recherche de ses
personnes contacts à risque. »
Ainsi, le Palais du Grand Large demande à tous les
prestataires (du Palais ou de l’organisateur) de : prestataires
> Fournir un listing du personnel intervenant avec a traiteurs
minima noms et prénoms avant l’événement ;
> Pouvoir nous fournir, si nécessaire, le même listing
complété des coordonnées de chacun, dans le cadre
du contact-tracing.
(pour des raisons de protection des données et dans le cadre de
la loi RGPD, nous ne vous demanderons pas les coordonnées en
amont)
Mesures appliquées
p0ur l’accueil
Détail des mesures Acteur
Prévoir une arrivée échelonnée des participants afin d’éviter
organisateur
une forte affluence.
Modification des flux à l’entrée du bâtiment côté Ouest :
- une double porte dédiée à l’entrée des personnes (porte
côté bassin) ; PGL
- une double porte dédiée à la sortie (porte côté local
SSI).
Equipement du personnel d’accueil :
- port du masque et de la visière pour les APS (Vigipirate) ;
- port du masque obligatoire pour les hôtesses d’accueil ; PGL
- installation de chevalets en plexiglas sur les banques organisateur
d’accueil ;
- pas de partage d’accessoires (stylos, flyers, listes...)
Dématérialisation des contrôles d’accès :
- contrôle d’accès des visiteurs au bâtiment par les APS sur
tablettes numériques (logiciel dédié) ; PGL
- remise d’une liste complète des participants (ou invités) ; organisateur
- émargement hôtesses / bénévoles dématérialisé (pas
d’échange de papiers).
Matérialisation de la distanciation dans les files d’attente :
- marquage au sol (1m de distance) ; PGL
- guide-fils.Mesures appliquées
p0ur l’accueil
Détail des mesures Acteur
Il est fortement recommandé de dématérialiser les supports organisateur
de communication à distribuer au public (flyers, catalogues, participants
cartes de visite...) exposants
Affichage extérieur et/ou marquage au sol rappelant le
respect de la distanciation en cas de file d’attente à PGL
l’extérieur.
Suppression des services de conciergerie (vestiaire,
PGL
bagagerie).
Le « pass sanitaire » :
- est obligatoire pour les salons et foires de plus de 1000
participants ;
- n’est pas obligatoire pour les congrès ni les séminaires
sans exposition ;
- ne peut pas être imposé par le Palais du Grand Large en
dehors de ces cas ; organisateur
- peut être imposé par l’organisateur à ses participants en
dehors de ces cas seulement si cela est mentionné dans
les CGV de l’événement à l’achat des billets.
Le contrôle du pass sanitaire sera à la charge de
l’organisateur, en sus du personnel dédié au contrôle des
billets (Vigipirate)Mesures appliquées
dans le bâtiment
Détail des mesures Acteur
Port du masque obligatoire :
- imposition du port du masque à vos participants, PGL
intervenants, exposants, prestataires... ; organisateur
- mise à disposition de masques pour les oublis (le Palais traiteur
du Grand Large peut fournir un stock de masques à prix prestataires
coûtant - sur devis).
Mise à disposition de gel hydroalcoolique :
- en distributeur sans contact aux points de passage
fréquents dans le bâtiment (2 dans le hall d’accueil, sortie
PGL
d’ascenseurs à chaque étage…) ;
- en distributeur manuel à l’entrée de chaque salle de
réunion.
Mise en place de marquage au sol dans l’ensemble du
bâtiment :
- respect des distances de sécurité d’1m pour les files
d’attente à l’accueil en intérieur comme en extérieur
(banques d’accueil fixes) ;
- élaboration d’un sens de circulation unique évitant tout PGL
croisement et tout retour en arrière ;
- fléchage du flux de circulation dans les escaliers (un
dédié à la montée, l’autre à la descente) et les couloirs ;
- utilisation des ascenseurs limitée à une personne (à
l’exception des PMR ayant besoin d’être accompagnés).Mesures appliquées
dans le bâtiment
Détail des mesures Acteur
Ensemble de supports de communication sur les mesures de
sécurité et gestes barrières (mise en place par le service
accueil, en collaboration avec le Référent Risques
Sanitaires):
PGL
- affichage des visuels officiels du Gouvernement sur
écrans et papier dans l’ensemble du bâtiment ;
- diffusion des vidéos officielles rappelant les gestes
barrières.
Mesures de nettoyage et de désinfection :
- les sanitaires et points de contact (poignées,
interrupteurs…) seront nettoyés avant chaque
manifestation ;
- les sanitaires seront ensuite nettoyés et désinfectés toutes
les 4h en présence du public. Les produits sanitaires
PGL
(savon, essuie-mains à usage unique, gel
hydroalcoolique) seront également réapprovisionnés si
nécessaire ;
- un document de traçabilité sera affiché dans chaque
sanitaire et renseigné par les équipes de nettoyage à
chaque passage.Mesures appliquées
en réuni0n
Détail des mesures Acteur
Affichage des jauges maximales à l’entrée de chaque PGL
amphithéâtre, auditorium ou salle de réunion.
Contrôles réguliers du respect des mesures sanitaires et des
jauges dans les espaces communs et les salles de réunion PGL
par un agent SSIAP dans le cadre de sa ronde.
Les jauges maximales en réunion évoluent selon le calendrier du
déconfinement du 19 mai au 30 juin 2021, avec les caractéristiques
suivantes (cf. annexes en fin de document pour les jauges précises de
chaque salle) :
19 mai 9 juin 30 juin
Jauge à 35% de la Jauge à 65% de la Jauge à 100% en
jauge maximale en jauge maximale en format assis
format assis, format assis,
soit l’équivalent soit l’équivalent
d’ 1 siège sur 3 de 2 sièges sur 3Mesures appliquées
en EXP0SITI0N
Les jauges maximales en exposition évoluent selon le calendrier du
déconfinement du 19 mai au 30 juin 2021 selon les caractéristiques
suivantes (cf. annexes en fin de document pour les jauges précises de
chaque salle) :
19 mai 9 juin 30 juin
Pas d’exposition Jauge à 50% Jauge à 100%
soit 2m² par personne soit 1m² par personne
(max. 5000 personnes)
Les effectifs de jauges ne tiennent compte que des participants et
organisateurs (ne tiennent donc pas compte de exposants, du personnel, et
des prestataires)
Il convient de mettre en place des contrôles réguliers du respect des
mesures sanitaires et des jauges dans les espaces d’exposition. A ce titre,
nous préconisons la présence d’un chargé de sécurité sur toute la durée de
l’exposition (à la charge de l’organisateur).Mesures appliquées
en régie
Détail des mesures Acteur
Limitation de l’effectif dans les régies :
- 4 personnes max. dans la régie de l’auditorium
PGL
Chateaubriand, tous publics confondus ;
organisateur
- 2 personnes max. dans la régie de l’amphithéâtre
prestataires
Maupertuis, tous publics confondus ;
- obligation du port du masque.
Les micros et autres équipements audiovisuels du PGL PGL
devront être nettoyés avec une lingette désinfectante à organisateur
chaque prise de parole / changement d’intervenant prestatairesMesures appliquées
en restaurati0n
Les jauges maximales en restauration évoluent selon le calendrier du
déconfinement du 19 mai au 30 juin 2021, avec les caractéristiques
suivantes (cf. annexes en fin de document pour les jauges précises de
chaque salle) :
19 mai 9 juin 30 juin
Restauration intérieure Restauration intérieure
assise assise
50% de la jauge 100% de la jauge
maximale maximale
6 personnes max. par Pas de restrictions de
table nombre de personnes
par table
Service de bar assis à Service de bar assis à
table uniquement table uniquement
(dans le respect du
couvre-feu)Mesures appliquées
en restaurati0n
Détail des mesures Acteur
Restauration assise impérative :
- les pauses café doivent être servies à table ;
- la restauration en format debout (cocktail et pauses PGL
café) est prohibée jusqu’à nouvel ordre ; traiteur
- les soirées avec bar doivent également se faire assis à
table uniquement dans le respect des mesures sanitaires.
Dématérialisation des menus (QR code, ou ardoise tenue par
traiteur
les serveurs...)
Respect des mesures sanitaires en cuisine et pour tout le
PGL
personnel de restauration (équipement du personnel en EPI,
traiteur
et adaptation de l’offre de restauration).prise en charge des
pers0nnes sympt0matiques
Détail des mesures Acteur
Procédure détaillée de prise en charge d’une personne PGL et
symptomatique (quel que soit le niveau de gravité de ses organisateur
symptômes) :
- dédier une salle du bâtiment à l’isolement d’une personne
symptomatique : Bureau Solidor (1er étage)
> salle désinfectée avant la manifestation
> salle équipée de masques et de gel hydroalcoolique ;
- isoler la personne qui manifeste ses symptômes ;
- L’inviter à quitter rapidement le Palais pour limiter le risque
de contamination :
> la personne symptomatique réside dans la région, elle
est invitée à rentrer chez elle et à contacter son
médecin traitant ;
> cette personne est à l’hôtel dans le cadre de son
congrès, elle est invitée à rejoindre sa chambre et à
contacter SOS Médecins ou un médecin en
téléconsultation.prise en charge des
pers0nnes sympt0matiques
Détail des mesures Acteur
PGL
Suite à la procédure détaillée précédemment : la personne organisateur/
symptomatique sera notamment interrogée pour savoir avec participants
qui elle a été en contact rapproché (« contact-tracing »). traiteur
prestataires
Dans le cadre de la stratégie de « contact-tracing » :
« Toute personne contact qui devient cas confirmé de
COVID-19 doit faire l’objet d’une recherche de ses
personnes contacts à risque. »
Ainsi, le Palais du Grand Large demande à l’organisateur PGL
de : organisateur/
> Fournir un listing des participants / intervenants avec participants
a minima noms et prénoms avant l’événement ; traiteur
> Pouvoir nous fournir, si nécessaire, le même listing prestataires
complété des coordonnées de chacun, dans le cadre
du contact-tracing.
(pour des raisons de protection des données et dans le cadre de
la loi RGPD, nous ne vous demanderons pas les coordonnées en
amont)
PGL
A ce titre, il est recommandé à tous les participants de organisateur/
télécharger l’application « TOUS ANTI COVID » afin de participants
faciliter la stratégie de « contact-tracing ». traiteur
prestatairesacceptati0n Je soussigné ................................................................... accepte sans réserve le présent protocole sanitaire mis en place par le Palais du Grand Large pour mon événement : « ............................................................................................................................................ » Date : Cachet : Signature :
annexes
Jauges estimées des salles principales –
Phase 1 – Du 19 mai au 8 juin 2021 inclusannexes
Jauges estimées des salles principales –
Phase 2 – Du 9 au 29 juin 2021 inclusannexes
Jauges estimées des salles principales –
Phase 3 – A partir du 30 juin 2021Vous pouvez aussi lire
