Règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

 
Règlement doctoral de
                   l’Académie universitaire ‘Louvain’
                 Approuvé par le Conseil de l’Académie, le 9 mai 2005
           Modifié, sur proposition de la CODAL, le 12 mars 2007, le 23 juin
                                 et le 15 décembre 2008

1. Cadre général

L’art. 71 du décret du 31 mars 2004 fait obligation aux institutions universitaires de la
Communauté Française de Belgique regroupées en Académies de se doter d’un
règlement doctoral unique par Académie1.

Le règlement doctoral de l’Académie Universitaire Louvain détermine le cadre
général dans lequel doivent se couler les cursus doctoraux des étudiants qui
souhaitent obtenir le grade académique de docteur dans l’une des institutions
universitaires membres de l’Académie.

Les principes du présent règlement s’appliquent à tous les cursus doctoraux au sein
de l’Académie, à savoir

   a) que le grade académique de docteur s’obtient au terme d’un cursus doctoral à
      deux composantes obligatoires : d’une part une formation scientifique de 60
      crédits au plus haut niveau, dite « formation doctorale » dans les termes du
      décret ; d’autre part la réalisation de travaux de recherche « relatifs à la
      préparation d’une thèse de doctorat », de 120 crédits au moins,
   b) que le cursus doctoral comprend quatre étapes obligatoires – l’admission, la
      confirmation, la défense privée et la soutenance publique – précédées
      éventuellement d’une étape de pré-admission.

Le cursus doctoral étant organisé au niveau de l’Académie, les recteurs des
institutions universitaires membres de celle-ci en constituent « les autorités
académiques » au sens du décret, notamment de ses articles 55 et 56. Ils délèguent
cette autorité à trois organes :

   -   la commission doctorale de l’Académie dont la mission est d’assurer
       l’élaboration, l’application et le suivi du présent règlement, la convergence des
       dispositions complémentaires spécifiques, les éventuels recours des
       candidats contre les décisions des commissions doctorales de domaine,
       l’arbitrage entre les différentes commissions doctorales dont peuvent relever
       des thèses couvrant plusieurs domaines, la liaison entre les cursus doctoraux
       au sein de l’Académie et les missions attribuées au Fonds National de la
       Recherche Scientifique en matière de formation doctorale, toute mission lui
       confiée par les recteurs des institutions universitaires membres de l’Académie,
2

   -   les commissions doctorales des domaines d’études tels que prévus par le
       décret, dont la mission est notamment la validation des différentes étapes du
       cursus des doctorants, l’arbitrage des conflits entre les promoteurs et les
       doctorants, toute autre mission leur confiée par les recteurs des institutions
       universitaires membres de l’Académie (dans la suite du présent règlement,
       l’expression « commission doctorale du domaine » fait référence à celle de
       ces commissions qui est concernée),
   -   les doyens des facultés, terme générique désignant les autorités académiques
       locales compétentes pour chacun des domaines.

Au sein de l’Académie, une seule commission doctorale du domaine est mise en
place pour chacun des domaines d’études prévus par le décret. La composition de
ces commissions doctorales est telle que soit garantie une représentation minimale
des universités de l’Académie habilitées à décerner un doctorat dans le domaine,
d’une part, et des disciplines concernées par le domaine, d’autre part. Les
commissions doctorales des domaines comprendront également des représentants
du personnel scientifique selon des modalités qu’elles détermineront. Une
commission doctorale du domaine peut élaborer des dispositions réglementaires
particulières au domaine d’études, ainsi que déléguer ses missions à des organes
spécifiques tout en conservant la responsabilité de celles-ci.

Les cursus doctoraux étant coordonnés au niveau de l’Académie mais les grades
académiques étant conférés par chacune des institutions universitaires membres de
l’Académie à moins qu’elles n’en décident autrement, les personnes impliquées dans
les cursus doctoraux sont responsables devant deux autorités, les commissions
doctorales des domaines d’une part, les doyens des facultés d’autre part.

En vue de cette coordination au niveau de l’Académie, les commissions doctorales
des domaines font annuellement rapport à la commission doctorale de l’Académie.

2. Etapes du cursus doctoral

Le cursus doctoral comprend quatre étapes obligatoires – l’admission, la
confirmation, la défense privée et la soutenance publique – précédées
éventuellement d’une étape de pré-admission.

2.1. La pré-admission

La pré-admission est une étape facultative du cursus doctoral. Elle vise à permettre
au candidat d’accomplir les formalités administratives et sociales qui nécessiteraient
une inscription préalable au doctorat. On peut citer, à titre exemplatif, l’octroi d’une
bourse doctorale défiscalisée et l’obtention du permis de séjour pour candidats
étrangers. La pré-admission permet également d’officialiser le début d’un cursus de
doctorat qui n’aurait pas encore convergé sur un sujet précis ou sur la composition
d’un comité d’accompagnement. Elle permet aussi au candidat de réunir toutes les
conditions nécessaires pour son admission au doctorat (cfr. 2.2.2).
3

La pré-admission s’obtient sur la base d’une décision favorable de la commission
doctorale du domaine concerné ; cette commission vérifie que le candidat remplit les
conditions d’admission ci-dessous.

Si l’avis de la commission doctorale est positif, les services administratifs compétents
de l’institution universitaire membre de l’Académie choisie par le candidat peuvent,
sur cette base, inscrire le candidat bénéficiant d’une pré-admission au doctorat
moyennant paiement des frais d’inscription au rôle.

La pré-admission est accessible à tout candidat

     1° qui remplit les conditions d’accès aux études de troisième cycle telles que
     définies notamment par les articles 55, 56 et 182 du décret du 31 mars 20042,

     2° qui dispose, en la personne d’un membre du personnel de l’institution
     universitaire où il demande sa pré-admission, d’un répondant y habilité à diriger
     une thèse de doctorat ; ce dernier s’engage à suivre le dossier du candidat et à
     faciliter les démarches le concernant,

     3° qui remplit les conditions particulières déterminées par la ou les commissions
     doctorales du ou des domaines dont relève son projet.

La pré-admission est valable pour une période de 12 mois maximum. Le recours à
une phase de pré-admission doit être motivé, les objectifs à atteindre planifiés et la
durée de la période de pré-admission fixée en fonction de ceux-ci. Sauf autorisation
exceptionnelle de la CDD, les boursiers FRIA ou FNRS et, de manière générale, les
doctorants engagés dans le cadre d'un projet de recherche déjà défini, ne sont pas
autorisés à prendre une pré-admission au doctorat.

Un étudiant peut solliciter l'inscription à la seule formation doctorale
indépendamment de tout projet de doctorat, en vue d'obtenir le certificat de formation
à la recherche. L'admission à la formation doctorale est accessible à tout candidat
qui remplit les conditions d'accès aux études de troisième cycle. La décision
d'admission à la formation doctorale est prise par la CDD concernée. Un répondant
(et non un promoteur) est désigné par la CDD. Le nombre de crédits à comptabiliser
est de 60, avec un étalement pouvant aller de 12 à 24 mois.

2.2. L’admission au doctorat

2.2.1. L’admission au doctorat est la première étape obligatoire du cursus doctoral au
sein de l’Académie.

Les demandes d’admission sont soumises à la commission doctorale du domaine
concerné, qui remet un avis après vérification du respect des conditions mentionnées
ci-dessous au point 2.2.2.

Lorsqu’un projet de thèse relève de plusieurs domaines d’études, les différentes
commissions doctorales impliquées doivent statuer ; d’un commun accord elles
désignent une commission doctorale principale et lui délèguent le suivi du cursus
4

doctoral du candidat. A défaut d’accord, la commission doctorale de l’Académie
arbitre.

Si l’avis de la commission doctorale est positif, les services administratifs compétents
de l’institution universitaire membre de l’Académie choisie par le candidat peuvent,
sur cette base, inscrire le candidat au doctorat après que ce dernier ait acquitté les
droits d’inscription et procédé à la mise en ordre complète de son dossier au plan
administratif. Le minerval complet (soit les droits d’inscription complets dont le
montant sera éventuellement réduit si l’étudiant bénéficie d’une bourse (CUD
notamment) ou d’une intervention des services sociaux)) est exigé lors de la
première inscription au doctorat. Cette inscription sera renouvelée annuellement, en
ce comprise l’année de soutenance de thèse, moyennant paiement des frais
d’inscription au rôle sauf dans le cas prévu au point 2.2.6. et sous réserve de la
réussite de l’épreuve de confirmation dans les délais mentionnés au point 2.3.1.

2.2.2. Pour être admis au doctorat, le candidat doit

     1° remplir les conditions d’accès aux études de doctorat telles que définies
     notamment par les articles 55, 56 et 182 du décret du 31 mars 2004 ou avoir
     été pré-admis au doctorat dans une des institutions membres de l’Académie
     depuis moins de 12 mois,

     2° disposer d’un promoteur de thèse en la personne d’un membre du personnel
     d’une des institutions universitaires membres de l’Académie universitaire
     'Louvain' y habilité à diriger une thèse de doctorat. Le promoteur s’engage à
     diriger effectivement et personnellement les travaux relatifs à la préparation de
     la thèse ; si la thématique de recherche le justifie, le candidat peut disposer de
     plusieurs promoteurs, dont un au moins est membre de l’Académie.

     3° avoir rédigé un projet de recherche susceptible de conduire à une thèse de
     doctorat ; ce projet doit comporter un titre provisoire, un exposé des objectifs du
     projet soulignant ses aspects innovants par rapport à l’état de l’art, un plan de
     travail et un inventaire des moyens humains, matériels et financiers à mettre en
     œuvre,

     4° avoir fait approuver le projet de recherche visé sub 3° ci-dessus par son ou
     ses promoteurs ; ce ou ces derniers précisent l’importance ou la limite des
     moyens qu’ils peuvent mettre à la disposition du candidat,

     5° avoir proposé à la commission doctorale du domaine, d’un commun accord
     avec son promoteur, un comité d’accompagnement conforme au présent
     règlement ; la composition et la mission du comité d’accompagnement sont
     précisées au point 2.2.3. ci-dessous,

     6° avoir proposé à la commission doctorale du domaine, d’un commun accord
     avec les membres pressentis du comité d’accompagnement, un projet de
     programme de formation doctorale de 60 crédits, adapté à son profil scientifique
     et répondant aux besoins du projet de recherche proposé,
5

       7° remplir les conditions particulières déterminées par la ou les commissions
       doctorales du ou des domaines dont relève son projet.

En outre, le candidat peut se voir imposer par la CDD des compléments de formation
(cours de niveau 2ème cycle) dont la nature et le nombre sont fonction de son
parcours académique antérieur et/ou du projet de doctorat. Lorsque le volume global
des compléments de formation ne dépasse pas 15 crédits, il s'agit d'une formation
complémentaire que le doctorant poursuit en plus de sa formation doctorale.
Si le nombre total de crédits est compris entre 16 et 60, il s'agit d'une année
supplémentaire que le candidat doit réussir avant son admission au doctorat. C'est
généralement le cas lorsque le candidat est détenteur d’un diplôme de deuxième
cycle et/ou d’un certificat de formation à la recherche acquis dans une discipline
éloignée de celle dans laquelle il souhaite obtenir son doctorat.

2.2.3. Le comité d’accompagnement visé au point 5° ci-dessus est constitué du ou
des promoteurs et d’au moins deux autres membres. Au moins un membre du
comité d'accompagnement ne fait pas partie de l’équipe de recherche à laquelle
appartiennent le ou les promoteurs. Les membres du comité d’accompagnement
doivent être porteurs du titre de docteur obtenu après la soutenance d’une thèse ou
faire preuve d’une expertise équivalente.

Le comité d’accompagnement guide et conseille l’étudiant, à la fois pour renforcer
l'action du ou des promoteurs en ce qui concerne l'orientation des recherches et pour
élargir le réseau de contacts scientifiques offerts au candidat. Les membres du
comité d’accompagnement doivent être à l'écoute du candidat pour l'aider de façon
effective dans ses recherches ; ils s'engagent donc à lui fournir une aide régulière
pendant toute la durée de son doctorat. A ces fins, le comité d’accompagnement et
le candidat interagissent au moins une fois par an.

Le comité d’accompagnement conseille le doctorant dans l'élaboration de son
programme de formation doctorale.

Enfin, le comité d’accompagnement évalue la qualité du travail scientifique du
doctorant.

2.2.4. Le programme de formation doctorale de 60 crédits, visé au 2.2.2., 6°,
       comporte

   -    un ensemble de cours avancés, de participations à des congrès scientifiques,
        conférences et écoles de haut niveau, ou toute autre formation jugée
        équivalente par la commission doctorale du domaine, d’une part,
   -    l’apprentissage et la pratique de la communication scientifique par la rédaction
        et la présentation de projets, articles et communications scientifiques, d’autre
        part,
   -    éventuellement la pratique d’activités d’encadrement didactique, valorisées
        pour un maximum de 6 crédits.

Au titre de formation doctorale à la communication scientifique, la réussite des
épreuves de confirmation, de défense privée et de soutenance publique peut être
valorisée à raison de respectivement 5, 10 et 5 crédits.
6

La formation doctorale s’acquiert au sein d’une ou plusieurs écoles doctorales près le
F.R.S.-FNRS (Graduate College) ou écoles doctorales thématiques (Graduate
School) agréée par le F.R.S.-FNRS et conduit au certificat de formation à la
recherche visé à l’art. 17 du décret du 31 mars 2004.

Moyennant accord de la commission doctorale du domaine, cette formation peut
aussi s’acquérir, en tout ou en partie, en dehors d’une école doctorale ou école
doctorale thématique agréée par le FNRS. La commission doctorale du domaine
peut valoriser comme élément de formation doctorale l’expérience scientifique
acquise par le candidat postérieurement à l’obtention d’un diplôme de deuxième
cycle ainsi que toute activité professionnelle exercée par le candidat en rapport avec
son sujet de recherche.

Le programme de formation doctorale peut être étalé dans le temps sur l’entièreté du
cursus doctoral.

2.2.5. Le doctorant peut se prévaloir de son admission au doctorat pour bénéficier
de l’encadrement effectif et personnel de son ou de ses promoteurs et d’un
environnement scientifique adéquat.

2.2.6. La perte de la qualité d’étudiant admis au doctorat peut être décidée par la
commission doctorale du domaine, sur demande du comité d’accompagnement.
Chaque commission doctorale fixe les règles particulières qu’elle applique en cette
matière.

2.2.7. Tout conflit entre le doctorant et l’un de ses promoteurs ou son comité
d’accompagnement est du ressort de la commission doctorale du domaine concerné,
ou, lorsque plusieurs commissions doctorales sont impliquées, de celle désignée
comme principale ; les décisions de la commission doctorale du domaine concerné
peuvent faire l’objet d’un appel auprès de la commission doctorale de l’Académie.

2.3. L’épreuve de confirmation

2.3.1. Dans un délai maximum de 24 mois à compter de la date d'admission au
doctorat par la CDD, le candidat présente une épreuve de confirmation. Si les
circonstances le justifient, le délai peut être prolongé par le comité
d’accompagnement, avec l'accord de la CDD sur l'échéance proposée.

L’épreuve de confirmation a pour objectif de constater, sur la base de l’état
d’avancement des travaux de recherche du candidat, que ceux-ci sont bien de nature
à aboutir à la présentation d’une thèse de doctorat.

2.3.2. La constatation que les travaux de recherche du doctorant sont bien de nature
à aboutir à la présentation d’une thèse de doctorat repose

     1° sur la remise par le candidat, à son comité d’accompagnement, d’un rapport
     écrit, ou d’un article rédigé par lui ou de tout autre document apportant la
     preuve de l’avancement de ses travaux de recherche,
7

     2° sur la présentation orale par le candidat, en présence de son comité
     d’accompagnement, des travaux réalisés et des projets envisagés pour la suite
     du doctorat.

2.3.3. Sur ces bases, le comité d’accompagnement fait rapport à la commission
doctorale du domaine qui soit constate la réussite de l’épreuve de confirmation et
autorise la poursuite du doctorat, soit constate l’échec de l’épreuve de confirmation ;

En cas d’échec, la commission doctorale du domaine peut fixer un délai d’un
maximum de 12 mois pour la présentation d’une nouvelle épreuve de confirmation.
Le cas échéant, elle valide la formation doctorale acquise.

En cas de désaccord avec la décision du comité d’accompagnement ou de la
commission doctorale du domaine, le doctorant peut introduire un recours auprès de
la commission doctorale de l’Académie.

2.4. La constitution d’un jury de thèse et la défense privée

2.4.1. Lorsque le comité d’accompagnement estime que le travail de recherche du
doctorant est achevé et qu’il constate que le programme de formation doctorale est
acquis, il établit une proposition de composition de jury de thèse. Après validation
par la commission doctorale du domaine, cette proposition est transmise pour
approbation au doyen de la faculté concernée.

Les membres du jury sont désignés par le recteur de l’institution universitaire
concernée ou son délégué.

Le jury comprend le ou les promoteurs de la thèse et au moins trois autres membres,
dont au moins un membre extérieur à l’Académie, choisis en raison de leurs
compétences scientifiques. Les membres du jury doivent être porteurs du titre de
docteur obtenu après soutenance d’une thèse ou faire preuve d’une expertise
équivalente.

Le jury est présidé par le doyen de la faculté ou son délégué, sans que celui-ci ne
soit compté parmi les membres au sens de l’alinéa précédent.

La désignation du jury de thèse est subordonnée à la vérification que le candidat est
inscrit comme étudiant doctorant et que les droits d’inscription y afférant ont été
acquittés.

2.4.2. La date de la défense privée est choisie collégialement par le jury, en accord
avec le doctorant. Au plus tard un mois avant la date fixée, le candidat fait parvenir
le texte provisoire de sa thèse aux membres du jury ; ce texte consiste soit en une
dissertation originale, soit en un essai accompagné d’un ensemble cohérent de
publications et de réalisations dont le doctorant est l’auteur ou le co-auteur. Ces
documents peuvent être rédigés en français ou en anglais ou, si la nature de la thèse
le justifie, dans une autre langue acceptée par le jury.
8

Le jury est présent au complet lors de la défense privée (physiquement ou
virtuellement par le biais d'une vidéoconférence par exemple). En cas de force
majeure, un membre absent fait parvenir au président, avant la séance, un rapport
écrit avec son avis motivé sur la valeur de la thèse et l’inventaire des questions qu’il
souhaite poser au candidat.

Lors de la défense privée, le jury examine le texte remis par le candidat et discute
avec lui les résultats de sa recherche.

A l’issue de la défense privée, le jury délibère et se prononce sur la recevabilité de la
thèse. Le résultat de la délibération est communiqué immédiatement au candidat et
transmis à la commission doctorale du domaine.

Si la thèse est jugée recevable, le jury fixe avec le candidat la date et l’heure de la
soutenance publique, qui aura lieu au moins un mois après la défense privée, et il
communique cette information à la CDD. Si la thèse est jugée recevable moyennant
des modifications à apporter au texte, le ou les promoteurs sont chargés de vérifier
et d’approuver ces modifications avant la date de la soutenance publique. La mise
en œuvre de ces modifications ne peut excéder trois mois de travail à temps plein.
Dans le cas contraire, une nouvelle défense privée doit être organisée.

Le jury valide également la formation doctorale du candidat. La formation doctorale
est réputée acquise lorsque le doctorant peut se prévaloir auprès du jury de
l’obtention des 60 crédits visés sub 2.2.4., (en ce compris conditionnellement les 5
crédits maximum attribués à l'issue de la soutenance publique à venir) et, le cas
échéant, des crédits relatifs aux compléments de formation (formation
complémentaire et année supplémentaire) visés au dernier alinéa de 2.2.2.

En cas de non-recevabilité, le jury fixe un délai avant une nouvelle défense privée.

2.5. La soutenance publique

2.5.1. La soutenance publique consiste en un exposé oral du candidat présentant les
résultats des travaux de recherche qui ont conduit à la thèse ; à cette occasion il met
en évidence les qualités et l’originalité de ses travaux, ainsi que ses capacités de
vulgarisation scientifique. Cet exposé est suivi d’une discussion entre le candidat et
le jury puis avec toute personne présente. Au moins les deux tiers des membres du
jury doivent être présents à la soutenance publique, dont la durée totale de la séance
ne peut excéder trois heures ; les membres absents font parvenir au président, avant
la séance, un rapport écrit avec un avis motivé sur la valeur de la thèse et l’inventaire
des questions qu’ils souhaitent poser au candidat.

2.5.2. Deux semaines au moins avant la soutenance publique de sa thèse, le
candidat remet aux membres du jury un exemplaire relié de sa thèse, approuvé par
son ou ses promoteurs et un autre exemplaire auprès de la CDD concernée. Il en
transmet un exemplaire électronique au service responsable des thèses
électroniques au sein de l’Institution membre de l’Académie qui décernera le
diplôme.
9

2.5.3. Immédiatement après la soutenance publique, les membres du jury se
retirent pour constater l’aboutissement favorable du cursus doctoral et valider
l’obtention du minimum de 180 crédits exigés pour l’octroi du grade académique de
docteur.

Le jury procède à la signature du diplôme et des éventuels documents annexes ; un
procès-verbal de délibération est rédigé. Ces documents annexes comprennent un
rapport co-signé par les membres du jury présents lors de la défense qui atteste des
formations suivies et des travaux menés lors de la préparation de la thèse ainsi que
des conclusions des débats du jury. Le président du jury proclame ensuite le résultat
en séance publique. Le diplôme est signé séance tenante par le nouveau docteur, et
ultérieurement par le recteur de l’institution universitaire qui décerne le diplôme. Le
procès verbal de délibération est conservé par le doyen de la faculté.

3. Dispositions particulières et transitoires

3.1. Le diplôme de docteur délivré par une des institutions membres de l’Académie
mentionne l’institution diplômante et son appartenance à l’Académie Universitaire
Louvain. Il est accompagné d’un supplément au diplôme conforme à l’art. 82 du
décret du 31 mars 20043.

3.2. Si le diplôme est délivré conjointement par deux ou plusieurs des institutions
universitaires membres de l’Académie, il mentionne les institutions diplômantes et
leur appartenance à l’Académie Universitaire Louvain. L'accord-type relatif à la
supervision conjointe d'une thèse de doctorat entre institutions membres de
l'Académie figure en annexe 3.

3.3. En cas de doctorat mené en co-tutelle avec une institution universitaire non
membre de l’Académie, les promoteurs au nom de l’Académie ou d’une des
institutions universitaires membres de celle-ci, veillent à ce que la convention de co-
tutelle de thèse soit conforme au modèle de convention établi par l’Académie
Universitaire Louvain qui figure à l'annexe 1, et dès lors aux dispositions
réglementaires ayant cours dans l’Académie. Ils la soumettent à la commission
doctorale du domaine et au doyen de leur faculté avant de la présenter à la signature
du recteur de leur institution.

3.4. Le présent règlement s’applique aux candidats pré-admis ou admis au doctorat
dans une des institutions universitaires membres de l’Académie à partir de l’année
académique 2005-2006.

Conformément à une décision des autorités de l’Académie, il s’appliquera aux
candidats admis avant ou durant l’année académique 2004-2005 qui n’auront pas
terminé leur thèse au terme de l’année académique 2011-2012.

3.5. Les conditions particulières déterminées par les commissions doctorales des
domaines entrent en vigueur après leur approbation par les recteurs des institutions
universitaires membres de l’Académie, au terme d’une procédure établie par eux.
Ces dispositions s’appliquent selon le même calendrier que le présent règlement.
10

3.6. Au cours de la procédure décrite sub 3.5, les recteurs prennent l’avis de la
commission doctorale de l’Académie dont ils confirment la composition et la mission.

3.7 A la demande des recteurs, la commission doctorale de l’Académie procède à
l’évaluation de la mise en œuvre du présent règlement. Le cas échéant, elle émet
des propositions de révision du règlement aux instances compétentes de l’Académie.

1
        Notes
        1
          Article 71. - (…) Pour les jurys chargés de conférer le grade de docteur, un règlement
unique est fixé pour l'académie universitaire.
2
         Article 55. - Aux conditions générales fixées par les autorités académiques, ont accès aux
études de troisième cycle en vue de l'obtention du grade qui les sanctionne, les étudiants qui portent :
         1° soit un grade académique de master à finalité approfondie - visée à l'article 16, § 4, 2° - du
même domaine;
         2° soit un autre grade académique de master conféré après des études de deuxième cycle de
120 crédits au moins ou de master complémentaire, en vertu d'une décision des autorités
académiques, aux conditions complémentaires qu'elles fixent et après avis motivé du jury;
         3° soit un grade académique similaire à ceux mentionnés aux littéras précédents délivré en
Communauté flamande, en Communauté germanophone ou par l'Ecole royale militaire, aux mêmes
conditions;
         4° soit un grade académique étranger reconnu équivalent à ceux mentionnés aux littéras
précédents en application de ce décret, d'une directive européenne ou d'une convention
internationale, aux mêmes conditions;
         5° soit un titre ou grade étranger sanctionnant des études de deuxième cycle et valorisé pour
au moins 300 crédits par le jury, aux mêmes conditions.
         Lorsque les conditions d'accès consistent en un ou plusieurs enseignements complémentaires
dont la charge dépasse 15 crédits, le programme d'études de l'étudiant comprend, selon la répartition
déterminée par le jury, une année d'études supplémentaire. Toutefois, les étudiants inscrits à cette
première année supplémentaire ne sont pas pris en compte pour le financement.
         Article 56. - Aux conditions que fixent les autorités académiques, ont également accès aux
études et travaux relatifs à la préparation d'une thèse de doctorat en vue de l'obtention du grade qui
les sanctionne, les étudiants qui ont suivi avec fruit l'année de formation à la recherche visée à l'article
17, § 2.
         Article 182. - Les porteurs d'un grade académique de deuxième cycle délivré en vertu des
dispositions antérieures à ce décret jouissent des mêmes capacités de poursuite d'études et d'accès
professionnels que les porteurs d'un grade de master introduit par ce décret sanctionnant des études
de deuxième cycle de 120 crédits au moins.
3
          Article 82. - Les diplômes sont délivrés accompagnés d'un supplément au diplôme reprenant
notamment la liste des enseignements du programme d'études suivi par l'étudiant, les conditions
d'accès aux études et les évaluations sanctionnées par le grade académique conféré.
         Le supplément au diplôme est signé par le secrétaire du jury.
         Les éléments personnels de ce supplément liés à chaque étudiant peuvent être regroupés en
une annexe au supplément. Dans ce cas, seule cette annexe doit être signée par le secrétaire du jury,
la partie commune du supplément étant certifiée par l'établissement.
         Le supplément au diplôme respecte la forme et le contenu fixés par le Gouvernement.
Annexe 1 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

Annexe 1 : Convention de cotutelle de thèse de l'Académie universitaire 'Louvain'

Approuvée par la Conseil de l'Académie le 3 octobre 2008

ENTRE

L’Université …………………….., représentée par M./Mme , Recteur/Président

ET

L’Université …………………….., représentée par M./Mme , Recteur
(=université de l'Académie universitaire 'Louvain')

Pour l’Université 

VU      - 
        - >

Pour 

VU       - le décret du 31 mars 2004 définissant l’enseignement supérieur, favorisant son
intégration à l’espace européen de l’enseignement supérieur et refinançant les universités ;
         - le règlement unique de l’Académie universitaire « Louvain » pris en application de
l’article 71 du décret du 31 mars 2004 précité ;

sont convenues les dispositions suivantes.

PRÉAMBULE
Dispositions générales

        La procédure de cotutelle de thèse mise en place entre l’Université de  et  a pour objet d’instaurer
et de développer une coopération scientifique en favorisant la mobilité des doctorants.

        Les dispositions générales de la convention, notamment celles concernant la protection
des sujets de thèse ainsi que la publication, l’exploitation et la protection des résultats de
recherche communs aux deux  d’accueil du doctorant doivent être assurées conformément aux procédures
spécifiques à chacun des deux pays ainsi qu’aux règlements internes de chacun des
établissements en la matière. En cas d’éventuelles dispositions contradictoires, celles-ci

 Si la cotutelle est négociée avec une université flamande, remplacer « pays » par « Communauté ».
Annexe 1 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

feront l’objet d’un arbitrage entre l’Université de  et 

TITRE I
Modalités administratives

Article 1
       Après avoir obtenu l’avis favorable des autorités concernées et conformément à la
réglementation en vigueur en matière d’études doctorales dans chaque pays, le doctorant est
admis à poursuivre la préparation de sa thèse dans les deux établissements en veillant à
respecter les modalités suivantes en matière d'inscription au doctorat :

A  :
Pour obtenir le diplôme délivré par la Communauté française de Belgique, le doctorant devra,
lors de la première inscription au doctorat dès la date d'entrée en vigueur de la présente
convention mentionnée à l'article 2, acquitter les droits d’inscription complets à .
Toutes les années suivantes, et en ce compris l’année de soutenance de la thèse, le doctorant
devra acquitter les droits d’inscription au rôle à .
A  :
Le doctorant devra, lors de la première inscription à > acquitter …..
Les années suivantes, le doctorant devra acquitter……………… à >

À l’Université de  ……………………………………., le doctorant
s’inscrit au doctorat de
…………………… ………………………                               ……..   ……………..
        Programme                                Option

À 
…………………… ………………………                                     ……..          ……………..
      Programme                                        Option
      = Domaine d’étude                                = École doctorale

Sujet de thèse déposé par le doctorant :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Une description de la thèse est annexée à la convention (cf annexe 1).

Article 2
       L’inscription du doctorant pour une thèse en cotutelle prend effet le . La durée prévisionnelle des travaux de recherche est fixée à > ans.
La soutenance de la thèse est prévue lors de l’année académique/universitaire -
.
Annexe 1 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

       Cette durée ne pourra être prolongée qu’à titre exceptionnel après avis favorable des
deux établissements et sur proposition des promoteurs/directeurs de thèse (cités à l’article 5).
Cette demande doit intervenir six mois avant la date prévisionnelle de fin de thèse.

Article 3
        La durée de préparation de la thèse se répartit entre les deux établissements signataires
par périodes alternatives. Les travaux de recherche seront ainsi effectués dans les deux
établissements selon un calendrier élaboré conjointement par les deux promoteurs/directeurs
de thèse, cités à l’article 5. Ce calendrier est repris en annexe 2.
        Toute modification de ce calendrier devra être demandée aux deux établissements
signataires par les promoteurs/directeurs de thèse au moins un mois à l’avance.

Article 4
       Le doctorant bénéficie de la couverture sociale, conformément à la législation en
vigueur dans chaque pays à condition d’être en ordre d’inscription dans l’établissement du
pays considéré.

       Toutefois, le doctorant devra justifier d’une assurance principale en . En outre, il doit pouvoir justifier d’une
assurance complémentaire qui couvre les risques maladie et/ou civils pour la durée des
séjours effectués au  et à l’étranger.

TITRE II
Modalités scientifiques

Article 5
        Les candidats à une préparation de doctorat en cotutelle effectuent leurs travaux sous
le contrôle et la responsabilité d’un promoteur/directeur de thèse dans chacun des deux
établissements :

Pour l’Université de 
nom du promoteur/directeur de thèse …………………………………

Pour  :
nom du promoteur/directeur de thèse……………………………………………

       Ils s’engagent à exercer pleinement la fonction de tuteur auprès du doctorant et
assurent l’encadrement de celui-ci dans les conditions en vigueur dans chaque établissement
signataire. Ils se concerteront régulièrement sur l’avancement des travaux de recherche du
doctorant.

Article 6
        L’autorisation de défense de la thèse est accordée conjointement par les deux
établissements, selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur dans ceux-ci.

       Les membres du jury de thèse sont désignés d’un commun accord par les deux
partenaires. La composition du jury répond aux dispositions légales et réglementaires en
vigueur dans les deux établissements. Le jury comprend obligatoirement les
promoteurs/directeurs de thèse (prévus à l’article 5) et un membre extérieur aux deux
Annexe 1 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

établissements. Le jury doit être composé d’au moins cinq membres, tous porteurs du titre de
docteur obtenu après soutenance d’une thèse ou faisant preuve d’une expertise équivalente.

Article 7
       La thèse de M./Mme…………………………………., préparée en cotutelle, sera
rédigée en langue française ou en langue anglaise (ou, si la nature de la thèse le justifie, dans
une langue acceptée par le jury).
       La thèse de M./Mme………………………………….. sera soutenue en langue
française ou en langue anglaise (ou, si la nature de la thèse le justifie, dans une langue
acceptée par le jury).

Article 8
        La thèse donnera lieu à une soutenance publique unique reconnue par les deux
établissements, dont la présentation aura lieu à…
Annexe 1 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

Fait en autant d’exemplaires que de signataires,

      Pour l’Université de 

Le promoteur/directeur de thèse                    Le promoteur/directeur de thèse
Prof. ………………………………                                 Prof. ………………………………
Date : …………………………………..                             Date : …………………………………..
Signature                                          Signature

Le Président/Recteur                               Le Recteur
Prof. ………………………………                                 Prof. ……………
Date : …………………………………..                             Date : …………………………………..
Signature                                          Signature

.

                                        Le doctorant
                               Nom : ……..…………………..
                               Prénom : ……..………………..
                               Date : ……….…………………
                                           Signature

NB. Cette convention générale peut être accompagnée d’un vade-mecum précisant certaines
modalités particulières (par exemple des précisions sur le fonctionnement des comités
d’encadrement - comité d’encadrement unique à privilégier autant que possible-, sur la
langue dans laquelle le diplôme sera rédigé lorsque les institutions concernées ne seront pas
toutes deux francophones - possibilité d’un diplôme rédigé recto/verso - ?).
Annexe 2 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

Annexe 2. De l'équivalence des diplômes étrangers aux grades de 3ème cycle de docteur

A2-1. Les commissions d’équivalence
Une commission d’équivalence est constituée par domaine d’études :
                                                                                              e
   •   Elle est compétente pour l’octroi des équivalences de titres étrangers aux grades de 3 cycle
       de docteur relevant du domaine visé en Communauté française de Belgique ;
   •   Elle est composée du président, du secrétaire et d’un troisième membre de la Commission
       doctorale du domaine ; au moins un de ces trois membres fait partie du personnel
       académique de l’université auprès de laquelle la demande d’équivalence a été introduite ;
   •   Elle statue sur base du dossier produit par le demandeur, conformément aux dispositions
       mentionnées au point A2-2 de la présente annexe et de l’avis rendu par l’organe constitué à
       cet effet, conformément aux dispositions mentionnées au point A2-3 de la présente annexe.

En cas de décision positive, une dépêche d’équivalence, conforme au modèle repris au point A2-4
de la présente annexe, est émise par la commission d’équivalence. L’original de cette dépêche est
renvoyé au rectorat de l’université auprès de laquelle la demande a été introduite, pour bonne suite.
Une copie de la dépêche est transmise au Président de la CODAL.

A2-2. Introduction du dossier de demande d’équivalence
                                             e
Les demandes d’équivalence au grade de 3 cycle de docteur sont introduites auprès du rectorat
d’une des universités membres de l’Académie habilitée à conférer le grade académique de docteur
visé par la requête.
Toute demande de reconnaissance d'équivalence au grade de 3ème cycle introduite dans le cadre
d'une candidature à un mandat du F.R.S.-FNRS est transmise auprès du rectorat de l'université
membre de l'Académie via laquelle sera introduite la candidature F.R.S.-FNRS. Si cette institution
universitaire n'est pas habilitée à conférer le grade académique de docteur visé, la reconnaissance
d'équivalence peut être introduite auprès du rectorat de l'Université catholique de Louvain.
Pour que la demande puisse être considérée comme recevable, le requérant doit produire les
documents suivants :

       •   Une copie du diplôme de docteur ainsi qu'une traduction éventuelle. Sont exemptés
           de traduction, les diplômes en anglais, français, néerlandais, espagnol, portugais,
           allemand.
       •   Une copie du diplôme de second cycle ;
       •   Un exemplaire papier de la thèse de doctorat (qui sera restitué ensuite au demandeur);
       •   Un curriculum vitae reprenant, outre les coordonnées précises du demandeur, les
           intitulés (et mentions éventuelles) des années d'études suivies, la liste des publications
           (en particulier celles en relation avec la thèse) et communications à des congrès
           internationaux et tout autre élément jugé utile par le candidat dans le cadre de l'examen
           de son dossier;
Annexe 2 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

       •   Le cas échéant, le nom d'une personne de contact au sein de l'université auprès de
           laquelle la demande de reconnaissance est introduite (obligatoire dans le cadre d'une
           demande introduite en vue d'une candidature à un mandat F.R.S.-FNRS).
       •   S'il est disponible, le règlement doctoral de l'université qui a délivré le diplôme de
           docteur pour lequel une reconnaissance d'équivalence est introduite ou tout autre
           document permettant de cerner valablement les conditions d'accès aux études de doctorat
           ainsi que l'accréditation ou la reconnaissance par les autorités étrangères compétentes de
           l'institution ayant délivré le diplôme et les effets reconnus au diplôme par les autorités
           étrangères compétentes.

A2-3. De l'organe d’avis
                                                 e
Pour toute demande d’équivalence au grade de 3 cycle de docteur, est créé un organe d’avis chargé
d’examiner la demande et de remettre un avis motivé à la Commission d’équivalence du domaine.
L'organe d'avis est constitué de trois membres désignés par la Commission d'équivalence, deux au
moins de ces membres appartenant à l'université auprès de laquelle la demande d’équivalence a été
introduite.
Annexe 2 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'
Annexe 3 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

Annexe 3. Accord-type en matière de supervision conjointe d'une thèse de doctorat
          entre institutions membres de l'Académie universitaire 'Louvain'

ENTRE

>
sise(s) 
représentée(s) par , Recteur
ci-après désignée(s) "Institution partenaire"

toutes deux membres de l'Académie Universitaire Louvain.

VU
- Le décret du 31 mars 2004 définissant l’enseignement supérieur, favorisant son
  intégration à l’espace européen de l’enseignement supérieur et refinançant les
  universités ;

- Le règlement unique de l’Académie universitaire Louvain pris en application de
  l’article 71 du décret du 31 mars 2004 précité.

PRÉAMBULE
Dispositions générales

La procédure de supervision conjointe de thèse mise en place entre les deux Institutions
membres de l’Académie universitaire Louvain a pour objet d’instaurer et de développer
une coopération scientifique tout en favorisant la mobilité des doctorants.

Conformément aux dispositions arrêtées dans le cadre d'une codirection des travaux de
doctorat, les deux Institutions signataires donnent leur accord à la préparation d'une thèse
de doctorat dont la réalisation et la soutenance s'effectuent sous la responsabilité
conjointe de promoteurs appartenant aux deux Institutions.

L'Institution gestionnaire est en charge du suivi administratif de l'étudiant. Elle assure le
suivi de son dossier tant en interne qu'au niveau des relations avec l'Institution partenaire.
C'est également à son initiative que sont entreprises les démarches de fin de thèse
notamment la procédure de composition du jury, l'élaboration du diplôme commun et la
déclaration auprès des instances communautaires.
Annexe 3 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

TITRE 1 : MODALITES ADMINISTRATIVES

Article 1

La supervision conjointe des travaux de doctorat est organisée au bénéfice de :

M / Mme 
Né(e) le  à 
Nationalité : 
e-mail : .

ci-après désigné(e) "doctorant".

Le sujet de thèse déposé par le doctorant consiste en 

Une description de la thèse est annexée à la présente convention (cf. annexe 1).

Article 2

Le doctorant prend une inscription annuelle comme étudiant doctorant en
Annexe 3 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

TITRE 2 : MODALITES SCIENTIFIQUES

Article 5

Dans chaque Institution, le doctorant effectue ses travaux sous le contrôle et la
responsabilité d'un promoteur :

- Au sein de l'Institution gestionnaire, le doctorant effectue ses travaux sous le contrôle
  et la responsabilité de 
- Au sein de l'Institution partenaire, le doctorant effectue ses travaux sous le contrôle et
  la responsabilité de 

Les promoteurs s'engagent à exercer pleinement la fonction de tuteur auprès du doctorant
et à assurer l'encadrement de celui-ci. Ils se concerteront régulièrement sur l'avancement
des travaux de recherche du doctorant.

TITRE 3 : MODALITES DE SOUTENANCE ET DIPLOME

Article 6

La thèse donnera lieu à une soutenance publique unique reconnue par les deux
Institutions, dont la présentation aura lieu à
Annexe 3 au règlement doctoral de l'Académie universitaire 'Louvain'

Les éventuelles modifications à la présente convention doivent être confirmées par les
deux Institutions.

Fait en trois exemplaires,

    Pour >

Le promoteur                                            Le promoteur
Prof.                     Prof. 
Date :                                Date : 
Signature                                               Signature

Le Recteur                                              Le Recteur
Prof                        Prof. 
Date :                                Date : 
Signature                                               Signature

.

                                            Le doctorant

                                M/Mme .

                                          Date 

                                                  Signature
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