Services généraux - Présentation des services

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Services généraux - Présentation des services
Services généraux

       Présentation
       des services
        généraux
Services généraux - Présentation des services
SOMMAIRE

  Les
services
                   Achats
généraux          économat
                                        Logistique
                paramédicaux

  Magasin         Hôtellerie           Restauration
 réception     et bio nettoyage

Biomédical    Services techniques   Atelier biomédical

Fournitures                             Travaux et
 de bureau         Lingerie           aménagements

                                    Numéros de téléphone

                                      Organigrammes

  Gestion     Sécurité des biens
des déchets                         Procédures d'achats
              et des personnes
Services généraux - Présentation des services
SERVICES GÉNÉRAUX                                                                          SERVICES GÉNÉRAUX

                                                                                          Toutes ces activités contribuent à la qualité de la prise en charge, par le maintien
                   Les services généraux                                                  d’un environnement répondant aux besoins des usagers et aux exigences
                                                                                          règlementaires en termes de confort et de sécurité.

                                                                                          Notre métier est de mettre à disposition des professionnels les moyens correspondant
Ils regroupent une bonne partie des activités supports aux soins :                        au juste besoin, au bon moment et au meilleur coût, pour la meilleure satisfaction
                                                                                          possible et le meilleur niveau de sécurité.

                                                                                          Poste budgétaire important, cette direction s’impose une qualité de service
                                                                                          irréprochable et une efficience économique.

                                                                                                                Christine Poyet s'appuie sur une équipe de responsables
                                                                                                                « métiers », spécialistes dédiés à un domaine de compétences,
                                                                                                                mais coordonnés autour de projets partagés. Ce qui nous
                                                                                                                rassemble, c’est la volonté de faciliter le travail des soignants
                                                                                                                auprès des patients, tout en maîtrisant l’utilisation de nos
                                                                                                                ressources.

                                                         Hôtellerie et bionettoyage,      Chaque secteur des services généraux a des interlocuteurs sur chacun des sites.
       Achats, économat,              Biomédical            lingerie, logistique,
        paramédicaux et
                                                           gestion des déchets            La Direction des Services Généraux (DSG) assure une coordination des achats auprès
           fournitures
                                                                                          des autres services acheteurs, et en particulier la pharmacie, le laboratoire, la DSIO.

                                                                                          Pour la clinique Saint Marie de Cambrai et les EHPAD, les achats d’exploitation
                                                                                          sont pilotés localement. Les investissements sont réalisés en coordination avec
                                                                                          les acheteurs du métier concernés.

                                                                                          La DSG rassemble 18 cadres ou chefs d’équipes encadrant un effectif de 160 ETP
                                                                                          sur les sites du GCS-GHICL de la métropole (hors clinique Sainte Marie de Cambrai).

                                                                                          Chaque secteur comporte un ou deux gestionnaires chargés de gérer
                                                                                          administrativement le processus achats, depuis la commande jusqu’à la liquidation
                                                                                          des factures. Ils travaillent en étroite collaboration avec la Direction Administrative et
                                                  Services techniques,                    Financière (contrôle de gestion et comptabilité).
                   Restauration           sécurité des biens et des personnes,
                                               travaux et aménagements                    Une contrôleuse de gestion, Laëtitia Nieloud, disponible au 8 3897, travaille en étroite
                                                                                          collaboration avec les services généraux pour le pilotage des coûts.

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ACHATS, INVESTISSEMENTS                                                                         ACHATS, INVESTISSEMENTS

Généralités concernant les achats                                                           Quelques chiffres
et investissements                                                                                                   investissements paramédicaux, incluant le mobilier de chambre :
                                                                                                                           450 000 euros

Chaque cadre des Services Généraux a pour mission de planifier les achats et                                         investissements logistiques et techniques :
investissements en fonction des besoins identifiés en commissions d’investissements                                        300 000 euros
(médicaux, paramédicaux, aménagements) et planifiés en fonction des budgets
décidés en Comité de Direction. Des budgets récurrents prévoient le renouvellement             Budgets               aménagements et mobiliers :
du gros matériel sur plusieurs années, des budgets spécifiques répondent aux besoins                                     155 000 euros
des services identifiés en commissions, annuellement.

Des budgets exceptionnels sont affectés pour des travaux et acquisitions de matériels
faisant l’objet de subventions.

Les achats sont réalisés sur la base de marchés négociés auprès de fournisseurs
référencés et évalués. Les investissements donnent lieu à des appels d’offres publiés,                                                         Fournitures
                                                                                                 Achats stockés
les offres pré-retenues sont négociées avec les fournisseurs, en lien avec les
utilisateurs.                                                                                fournitures d’exploitation
                                                                                                                                              médicales :
                                                                                                                                                                            Nombre de commandes
                                                                                                                                            400 000 euros
                                                                                             diverses du « plein-vide »                                                          saisies par an :
Les utilisateurs sont associés aux essais, aux évaluations, aux show-rooms, peuvent                                                       labos et radiologie :
                                                                                                  500 000 euros                                                            environ 7 000 commandes
                                                                                                                                          2 millions d'euros
contribuer aux négociations avec les fournisseurs.

On distingue les investissements (au-dessus de 1000 € l’unité) des demandes
d’approvisionnement ou achats. Les achats font l’objet d’une demande
d’approvisionnement , alors que les investissements font l’objet d’une fiche de
demande d’investissement On distingue les achats stockés, qui sont régulièrement
approvisionnés Sur notre plate-forme logistique PLS , et les achats non stockés qui
doivent être commandés. La commande peut être faite directement par le cadre                   Nombre de références articles gérées :
(panel) ou par demande d’approvisionnement auprès du gestionnaire du secteur.                   5 500 fiches articles créées en 602                    Nombre de factures enregistrées :
                                                                                               auxquelles il convient d’ajouter les articles            8 000 à 9 000 factures par an
     Investissements                                          Achats stockés                    commandés très ponctuellement et pour
                               Achats non stockés                                               lesquels aucune fiche article n’est créée.
    ou immobilisations                                      en plate forme PLS

             Fiche de                                              Panel de produits                                         Nombre d’équipements paramédicaux et mobiliers achetés
                                         Demande                                                                             et inventoriés dans Asset+ en 2015 : 3 075 équipements
           recensement                                               commandés
                                    d'approvisionnement                                                                      référencés dans asset + en 2015
       des besoins médicaux                                         régulièrement
                                                                                                                             dont :
             Fiche de                                                                                                                  935 nouvelles acquisitions,
                                    Produits nouveaux              Approvisionnement
          recensement                                                                                                                  92 équipements réformés,
                                      ou complexes :              automatique suivant                                                  2048 équipements déjà présents avant 2015
           des besoins             appel au gestionnaire
         paramédicaux et                                            un stock mini, en                                                   et ayant fait l’objet d’un inventaire (mobilier de chambre)
         aménagements                   du secteur                système "plein-vide"

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Services généraux - Présentation des services
ACHATS, ÉCONOMAT                                                                              ACHATS, ÉCONOMAT

                                                                                                                     Sylvie Foulon
    Qui ?                                                                                                            8 5038

                        Dorothée Marquette
                        Responsable des achats d'économat,              des    achats       Sylvie Foulon gère et assure le suivi des commandes et factures de :
                        paramédicaux, aménagements et divers.                                •   commandes d’investissements paramédicaux,
                        8 5612 ou 8 5344                                                     •   commandes de mobilier de bureau, rayonnages,
                                                                                             •   commandes de consommables paramédicaux et divers,
                                                                                             •   gestion et suivi des abonnements (contrats de maintenance et locations)
                                                                                                 du mobilier paramédical.
Dorothée Marquette anime les groupes de travail et commissions d’achats en lien
                                                                                            Elle assiste l’acheteur dans la préparation des show room, essais, présentation des
avec les équipes soignantes et les responsables Conditions de travail. Elle consulte
                                                                                            tableaux de dépouillement des offres, dépouillement et synthèse des évaluations.
les utilisateurs et réalise les appels d’offres pour les achats paramédicaux (mobilier
de chambre, matériel de soins), aménagements (mobilier de bureau, rangements) et            De plus, elle participe à la préparation des tableaux de recensement des demandes pour
divers (fournitures et consommables, produits d’entretien).                                 les commissions :
                                                                                             •    des investissements paramédicaux,
                                                                                             •    des investissements d’aménagement (mobilier de bureau ou en lien avec
                                                                                                  les conditions de travail et travaux d’aménagement gérés par les services
                                                                                                  techniques).
                                                                                            Elle a d'autres missions :
                                                                                            • Réactualisation des catalogues services et catalogue général,
                                                                                            • Saisie des prix marchés et avenants dans l’AS400,
                                                                                            • Création des fiches articles dans l’AS400,
                                                                                            • Classement des dossiers marchés,
                                                                                            • Suivi des échéances des marchés,
                                                                                            • Saisie de commandes/réceptions et liquidations/relances fournisseurs,
                                                                                            • Classement documentation/catalogues fournisseurs.
                                                                                            • Planification de réunions en lien avec les achats ou RDV fournisseurs
                                                                                            • Petits travaux de secrétariat divers (courriers de notification, réponse négative aux
                                                                                              fournisseurs, envoi des dossiers de consultations, courriers divers aux fournisseurs
                                                                                              (réclamations, demande de devis, avenants aux marchés …),
                                                                                            • Prises d’appels téléphoniques.

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Services généraux - Présentation des services
BIOMÉDICAL                                                                 BIOMÉDICAL

Biomédical                                                                             Quelques chiffres

Le service biomédical a pour mission de constituer et maintenir un parc biomédical
répondant aux besoins du projet médical.
                                                                                                            Nombre d’équipements du parc du GH Lille :
L’ingénieur biomédical recueille les besoins des médecins en matière d’équipements                          environ 5 000
biomédicaux, planifie les investissements en fonction des besoins identifiés en
commission des investissements médicaux et des budgets décidés en comité de
Direction.
Elle réalise les achats : appels d’offres, tests, négociations, en relation avec
les services utilisateurs. Le service pilote les relations contractuelles avec
les prestataires de maintenance.
                                                                                                            Nombre de contrats
                                                                                                            de maintenance à gérer : 70

                                                                                                            Coûts de la maintenance biomédicale :
                                                                                                            1,5 milions d'euros

                                                                                                            Investissements biomédicaux :
                                                                                                            2,7 M€ annuels environ pour
                                                                                                            l’ensemble du GCS

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Services généraux - Présentation des services
BIOMÉDICAL                                                                              BIOMÉDICAL

Qui ?
                                                                                                                           Miriame Ouddarour
                                                                                                                                      8 3845
                          Mahboobeh Ardishiri
                          ingénieur biomédical

                          8 3835

Mahboobeh Ardishiri supervise l'ensemble du biomédical : achat et maintenance :
                                                                                                                          Karen Foulon
                                                                                                                                8 5028
• conduit et contrôle la politique d’investissement et de maintenance
  des équipements biomédicaux, en cohérence avec la politique de l’établissement
  et les niveaux de qualité et de sécurité souhaités,
• conduit les projets d’acquisition d’équipements biomédicaux de la conception
  à l’installation en réalisant la programmation, le suivi financier et administratif
  des programmes d’équipements
                                                                                            Miriam Ouddarour et Karen Foulon gèrent et assurent le suivi des commandes
Exemple équipements : échographe, table d’opération, colonne vidéo, matériel                et factures de :
radiologie, équipements de labo …
                                                                                             •   commandes d’investissements biomédicaux,
     •   gestion d’achat des consommables et accessoires de matériel biomédical :
                                                                                             •   commandes de consommables biomédicaux et dispositifs médicaux non stériles,
         capteurs, brassard ....
                                                                                             •   commandes de maintenance du matériel biomédical et pièces détachées,
     •   petit matériel médical et les dispositifs médicaux non stériles : thermomètre
         tympanique, débit-métre, rotamétre,….                                               •   demande de tarifs et remises sur consommables biomédicaux,
                                                                                             •   référencement de consommables biomédicaux en lien avec l’ingénieur
Veille technologique, réglementaire et normative des équipements biomédicaux
                                                                                                 biomédical,
(matériovigilance, normalisation) :
                                                                                             •   suivi de la maintenance sur ASSET +,
     •   correspondant local de matériovigilance,                                            •   gestion et suivi des abonnements (contrats de maintenance et locations)
                                                                                                 des équipements biomédicaux,
Maintenance des équipements biomédicaux : gestion des contrats, atelier biomédical.
                                                                                             •   préparation des commissions d'investissement biomédicaux.
     • responsable des achats et approvisionnement des consommables et dispositifs
     médicaux non stériles.

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Services généraux - Présentation des services
ATELIER BIOMÉDICAL                                                                           ATELIER BIOMÉDICAL

Atelier biomédical                                                                             Qui ?

L'atelier biomédical répare les équipements biomédicaux, met en service des                                           Patrick Godellière
équipements, gère la maintenance préventive, forme les personnels, assure la                                          responsable de l’atelier biomédical
traçabilité des interventions et la matériovigilance.
L’atelier biomédical est composé de 4 techniciens, qui assurent la maintenance des                                    8 5614
équipements. Les utilisateurs peuvent les solliciter par demande sur le logiciel ASSET +.
Il n’existe pas d’astreinte biomédicale.
L'atelier biomédical suit également les fournisseurs.                                          Patrick Godellière manage l’atelier biomédical : gère le plan de charge pour la
                                                                                               maintenance, les contrôles, les réparations d’équipements biomédicaux. Il recueille
                                                                                               et analyse les demandes d’intervention réalisées sur ASSET + par les cadres des
                                                                                               services utilisateurs. Il participe aux achats de certains matériels biomédicaux et
Quelques chiffres                                                                              pièces détachées.

                                                                                                                    Simon Ferla       - Saint Philibert
                                                                                                                    8 5089
                                   Nombre d’interventions sur le matériel biomédical
                                   enregistrées dans Asset + : 1 700 interventions                                                  Emmanuel Michelin
                                                                                                                             Saint Vincent de Paul - 8 5671
                                                                                                                       Techniciens de l’atelier biomédical

                                 Nombre de demandes d’intervention en curatif annuel :
                                                 environ 20 000
                                                                                                                      Quentin Mammez
                                                                                                                      technicien inter-sites
                                                                                                                      8 3840

                                                                                               Ouvrier des services techniques, chargé du biomédical à la clinique Sainte Marie :
                                                                                               Dominique Rolland
                                                                                               Ils réalisent les maintenances curatives du matériel. Un ouvrier du service technique
                                                                                               de la clinique Sainte Marie assure une partie des réparations biomédicales.

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Services généraux - Présentation des services
MAGASIN, LOGISTIQUE                                                                         MAGASIN, LOGISTIQUE
                     HÔTELLERIE ET BIO NETTOYAGE                                                                 HÔTELLERIE ET BIO NETTOYAGE

Qui ?                                                                                            Magasin - Réception

                                                                                                 Le service répond à plusieurs missions des services généraux et de la pharmacie.
                         Pascal Bourgois
                                                                                                 L'ensemble des achats de la pharmacie ainsi que les produits non stockés chez notre
                         8 3832                                                                  prestataire PLS sont réceptionnés, décartonnés et rangés sur nos deux sites par
                                                                                                 l'équipe composée de 5 personnes.

                                                                                                 Les missions sont multiples :
Pascal Bourgois organise et manage la prestation sous-traitée de magasinage (PLS)                 • réception, contrôle, et livraison des marchandises entrantes et distribution vers
et organise la réception.                                                                         les utilisateurs
Il encadre l’hôtellerie en général, l’organisation du bionettoyage des secteurs                   • réapprovisionnement des services de soins en produits stockés chez PLS
d’hospitalisation et pilote la prestation sous-traitée.                                           (inventaire,commande, réception,rangement) communément appelé le« Plein vide»

Il gère la lingerie en interne et la prestation de blanchisserie externalisée. Il pilote la       • livraisons des dispositifs médicaux,médicaments et sérums dans les services
maîtrise de la qualité et des coûts en lien avec le contrôle de gestion.                          de soins, gaz médicaux

Il dirige l’organisation logistique en général.

                                                                                                        Saint Philibert :
                         Sophie Olivier
                                                                                                        Vous pouvez joindre Fabrice, David ou Théo : 8   5858 et 8 3093
                         8 3865
                                                                                                        Saint Vincent de Paul :
                                                                                                        Vous pouvez joindre Medy et Patrick : 8   3094 et 8 3079
Sophie Olivier gère et assure le suivi des commandes et factures de :
 •    approvisionnement de la zone de stockage PLS,
 •    commandes de fournitures administratives,
 •    commandes de maintenance des matériels suivis par les services techniques
      et logistiques,
 •    commandes en lien avec les services hôteliers (lingerie, entretien
     des locaux, restauration…) et les services logistiques (matériel de manutention...).,
 •    Miriam Ouddarour la remplace en cas d'absence.

              Page                                                                            Retour                                                          Page
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Services généraux - Présentation des services
MAGASIN, LOGISTIQUE                                                                     MAGASIN, LOGISTIQUE
                      HÔTELLERIE ET BIO NETTOYAGE                                                             HÔTELLERIE ET BIO NETTOYAGE

Logistique                                                                                    Qui ?

La logistique comporte les diverses activités de transport et de gestion des déchets
des établissements.
                                                                                                                      Jérôme Dallongeville
Le fonctionnement multi-sites du GHICL implique des transports de produits sous
forme de navettes :
                                                                                                                      8 5670

     • Les navettes « Laboratoire » assurent le transfert intersites de produits
     biologiques. La prestation est assurée 24h/24 et permet d'effectuer 10 liaisons
     intersites et une navette vers la clinique Sainte Marie de Cambrai par jour.             Gestionnaire de la flotte des véhicules et des déchets
     D'autres liaisons vers l'EFS et le CHR sont prises en charge.
                                                                                              Il organise les divers transports et gère la flotte de véhicule (70 voitures, utilitaires
                                                                                              et véhicules spécifiques, d'autres intégreront la flotte prochainement) et organise
Alexandre et Christophe assurent cette prestation de 7h à 21h.                                l’évacuation des déchets.
(GSM 06 16 07 91 48) et une société prestataire assure les nuits et week end.
                                                                                              Chauffeur
     • Les navettes « Cuisine » assurent les livraisons des repas en liaison froide vers
     l'hôpital Saint Vincent de Paul, les EHPADS et les ABEJ de la région lilloise 7j/7.

Didier et Jérôme assurent ces missions en semaine et un prestataire assure
les week end.

     • Les navettes « courrier » assurent l'acheminement du courrier intersites ainsi
     que son affranchissement en interne.

Frédéric et Eric assurent cette activité 5 jours sur 7.

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MAGASIN, LOGISTIQUE                                                                        MAGASIN, LOGISTIQUE
                   HÔTELLERIE ET BIO NETTOYAGE                                                                HÔTELLERIE ET BIO NETTOYAGE

Hôtellerie et bio nettoyage                                                                   Qui ?

                            Le bio nettoyage des circulations, consultations, soins en
                            ambulatoire, bureaux et extérieurs est sous-traité à une                                 Séverine Decobert
                            société extérieure.                                                                      Responsable bio nettoyage - Saint Philibert

                            Le bio nettoyage des secteurs d’hospitalisation et des                                   8 5207
                            plateaux techniques est organisé par les services généraux
                            (ASL bio nettoyage). Il s'agit de l’entretien des chambres
                            au quotidien et en sortie des patients, du nettoyage des          Séverine Decobert encadre les ASL de Saint Philibert et contrôle la prestation
                            offices et locaux divers du service, du nettoyage des blocs,      sous-traitée. Elle pilote l'organisation du bionettoyage des plateaux techniques de
                            soins intensifs.                                                  Saint Philibert et Saint Vincent de Paul.

                            Une organisation d’ASL logistiques permet d’assurer les
                            tâches annexes au nettoyage : gestion des déchets, transfert
                            des chariots de linge, gestion des approvisionnements en
                                                                                                                     Jacqueline Volpoet
                                                                                                                     Responsable bio nettoyage - Saint Vincent de Paul
                            fournitures diverses des services de soins.
                                                                                                                     8 7683
                         L’Équipe Opérationnelle d’Hygiène (EOH) élabore
                         les protocoles d’hygiène des chambres et forme les ASL
en hygiène. Les responsables de bio nettoyage encadrent les ASL au quotidien.
                                                                                              Jacqueline Volpoet encadre les ASL de Saint Vincent de Paul et contrôle la prestation
En hôtellerie, sont gérées la boutique, les distributeurs automatiques, la gestion            sous-traitée. Justine Brocart la remplace en cas d'absence.
des téléviseurs patients, ainsi que d’autres sujets liés à l’accueil des patients.

                                                                                                                     Justine Brocart
                                                                                                                     Chef d'équipe bionettoyage
Quelques chiffres                                                                                                    8 5905

                                                                                              ASL bio nettoyage - 8 3523
                                                                                              Elles réalisent au quotidien le nettoyage des chambres et des locaux des services de
                                                                                              soins.
                                                                                              ASL logistique
                                                                                              Elles approvisionnent les différents produits nécessaires aux soins dans les services
         Effectif en ETP des ASL                   Coût de la prestation sous-traitée :       de soins (linge, plein-vide, boissons, …), évacuent le linge sale et les déchets.
        des services généraux : 71                  800 000 euros annuels environ

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MAGASIN, LOGISTIQUE                                                                        MAGASIN, LOGISTIQUE
                    HÔTELLERIE ET BIO NETTOYAGE                                                                HÔTELLERIE ET BIO NETTOYAGE

Lingerie                                                                                      Qui ?

Le nettoyage des tenues du personnel et du linge plat est sous traité à l’extérieur.
                                                                                              Lingères
Chaque service dispose d’une dotation correspondant à son activité et aux protocoles
de change.
                                                                                              Saint Philibert, Corinne et Elisabeth : 8 5894
                                                                                              Saint Vincent de Paul, Nicole et Lucie : 8 4573
Les tenues propres sont distribuées au personnel grâce à un automate. Le linge
plat est réceptionné et vérifié par les lingères, puis distribué dans les étages par ces
dernières. La distribution automatique de vêtements est gérée par les lingères ainsi          Deux lingères sur chaque site, elles s'occupent de :
que la création des badges avec attribution des vêtements.
                                                                                              • la réception des tenues et du linge plat,

                                                                                              • la gestion de la dotation en lien avec le sous-traitant,

                                                                                              • la gestion de l’automate de distribution,

                                                                                              • la gestion des modifications de l’effectif à habiller,
Quelques chiffres                                                                             • la préparation des chariots de linge,

                                                                                              • l'expédition du linge sale,

                                                                                              • le suivi des consommations en lien avec les soignants.

                                             Coût de la prestation sous-traitée :
                                                       900 000 euros

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RESTAURATION                                                                                   RESTAURATION

Restauration                                                                                    Quelques chiffres
Le service restauration du GHICL a pour mission de
fabriquer la totalité des repas de nos patients et de
notre personnel. Notre cuisine centrale se trouve sur
Saint Philibert et une cuisine dite satellite se trouve sur
le site de Saint Vincent de Paul où sont confectionnés
les plateaux repas de l’établissement. La fabrication des                                            Nombre de repas par jour :                Coût complet approximatif de
                                                                                                              3 000                      la « journée alimentaire » des patients,
repas des patients est effectuée sur la cuisine centrale                                                                                     incluant les coûts d’exploitation
en liaison froide sur 5 jours (du lundi au vendredi).                                                                                              et le personnel : 6 €
Les repas des restaurants du personnel sont
confectionnés en partie sur chaque site, directement en
liaison chaude.

Nous fabriquons quotidiennement environ 3000
repas qui sont livrés quotidiennement, à l’aide
d’un camion réfrigéré. La production en liaison                                                      Effectif des deux cuisines :
froide nous permet de décaler nos productions                                                                   41 ETP,                         Nombre de types de repas
                                                                                                         dont 6 cuisiniers,                 différents, régimes, textures : 32
afin de pouvoir planifier au mieux leur fabrication en toute sécurité sanitaire.
                                                                                                            1 magasinier
Nous avons obtenu pour cela un numéro d’agrément européen de la part des services                         et les agents de
vétérinaires.                                                                                         restauration et du self

Les plateaux repas sont confectionnés deux fois par jour sur chaque site en chaîne de
conditionnement, en fonction des fiches repas transmises par les services mentionnant
les caractéristiques des repas à préparer, notamment les régimes à respecter.

La restauration collabore au quotidien avec le service diététique et est impliquée dans
la commission repas et dans le CLAN (Comité de liaison alimentaire et nutritionnelle).

Les ASL de la restauration sont chargées de la propreté des locaux et matériels
et collaborent à l’élaboration et à la distribution des petits déjeuners et diners des
services de soins. L’unité de restauration a aussi une activité significative de réception
(cafés, repas invités, buffets..)

La cuisine centrale de Saint Philibert livre aussi des sites extérieurs : l’EHPAD SFS,
l’EHPAD ACCUEIL, l’association ABEJ.

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RESTAURATION                                                                                  RESTAURATION

Qui ?

                                                                                                                       Arnaud Vandenabeele
                         Thierry Desbottes
                                                                                                                       8 5483
                         8 5018
                                                                                                Arnaud Vandenabeele est le cuisinier chef des sites EHPAD et ABEJ. En lien avec les
                                                                                                EHPAD, s’assure du bon fonctionnement de la distribution et du respect des règles
Thierry Desbottes est responsable du service restauration, est garant du bon                    d’hygiène sur ces sites.
fonctionnement de l’unité restauration et de la qualité des repas. Il pilote les achats,
le suivi budgétaire, la mise en place des différents menus, le management du
personnel ainsi que l’organisation du travail. Il est l’interlocuteur des directions et de
l’encadrement des professionnels de santé, de la qualité.
                                                                                                                       Hélène Guilbert

                                                                                                                       8 4801
                         Christophe Marris
                         8 5662
                                                                                                Hélène Guilbert est la cuisinière chef de la cuisine relais de Saint Vincent de Paul.
                                                                                                En lien avec les cadres de santé, s’assure du bon fonctionnement de la distribution
                                                                                                et du respect des règles d’hygiène sur Saint Vincent de Paul et pilote le self de
Christophe Marris est adjoint au responsable de restauration, Il pilote aussi les               l'établissement.
achats approvisionnements des denrées, la mise en place des différents menus en
collaboration avec le chef de cuisine et le service diététique, la gestion du matériel, le
Plan de Maîtrise sanitaire chef de production responsable de la qualité, cuisinier chef
d’équipe au sein de la cuisine centrale. S’assure du respect des règles HACCP.

                                                                                                Laure Daubigny

                         Arnaud Fouache                                                         8 5876

                         8 5863                                                                 Laure Daubigny s'occupe du secrétariat et de la comptabilité : gestion des commandes
                                                                                                et des factures et de la comptabilisation des convives et des prestations annexes.

Arnaud Fouache est le chef de cuisine de Saint Philibert.

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SERVICES TECHNIQUES                                                                            SERVICES TECHNIQUES

Travaux et aménagements,                                                                         Quelques chiffres
services techniques et sécurité
Le      service     travaux     accompagne
les projets d’évolution et de développement
en définissant et évaluant les besoins
puis en déterminant le programme en lien
avec le projet médical. Il assure le suivi
des chantiers en direct ou avec l’assistance                                                                                                       Budget récurrent pour
de maîtrises d’œuvres externes puis organise                                                             Effectif des services techniques :
                                                                                                                    19 ouvriers               les travaux et aménagements :
les transferts, déménagements...                                                                                                                       200 000 euros

Les services techniques sont là pour maintenir
l'établissement en bon état en pratiquant des
travaux de rénovation et des interventions
techniques programmées de maintenance des équipements. Ils interviennent
aussi en curatif, sur demande des cadres des services, pour les petites réparations
nécessaires (lits, équipements, mobilier, bureaux, sanitaires …). Chaque année, plus de
50 petits chantiers sont menés. Des prestataires sont associés à la gestion technique
des bâtiments, en particulier pour la gestion des énergies et des équipements
thermiques.
                                                                                                               Travaux courants :                      Parc des lits :
Les services techniques doivent veiller au respect de la règlementation concernant                               500 000 euros                        700 lits environ
les établissements recevant du public, la règlementation incendie, la règlementation
sanitaire (déchets, eau..) la règlementation industrielle, transports de matières
dangereuses… Plusieurs audits, dont celui de la commission de sécurité permettent
le contrôle de nos installations.

Le service sécurité met tout en œuvre pour assurer la sécurité des biens et des
personnes : formés à la sécurité incendie, les agents de sécurité s’assurent du respect
des règles de prévention (encombrement, entreposage) et se tiennent prêts à réagir
en cas de départ de feu. Il gère également les accès (badges, clés, vidéosurveillance)
et intervient dans les situations de tension avec les usagers. En cas de danger,
il fait intervenir les forces de l’ordre. Une société sous-traitante complète l’organisation                   Montant des travaux              Budget de la maintenance
interne.                                                                                                     annuels : 2 200 000 euros             des équipements :
                                                                                                                                                    400 000 euros

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SERVICES TECHNIQUES                                                                     SERVICES TECHNIQUES

 Qui ?
                                                                                                                  Alain Couchez
                                                                                                                  8 45 61
                          Xavier Hovaere
                          8 5096
                                                                                             Alain Couchez est responsable technique de l'hôpital Saint Vincent de Paul et
                                                                                             responsable sécurité du GHICL.
Ingénieur en chef travaux, Xavier Hovaere supervise les services techniques et la
sécurité, ainsi que toutes les opérations de travaux dans le cadre des projets de
développement. Il planifie les opérations et assure le suivi économique. Il réalise les
                                                                                             PC sécurité :
appels d’offres concernant les opérations de travaux, les prestations de maintenance           Saint Philibert : 8 3132
et les équipements techniques.
                                                                                               Saint Vincent de Paul : 8 4541

                          Patrice Delpierre
                          85041
                                                                                                                  Yannick Delcroix
Patrice Delpierre gère et assure le suivi des commandes et factures de :                                          8 5091
  •   fournitures d’atelier,
  •   travaux
Gestion et suivi des abonnements et contrats de maintenance en lien avec le secteur
technique.
                                                                                            Yannick Delcroix est responsable des petits chantiers, il supervise les sociétés
                                                                                            intervenantes et les ouvriers du GHICL pour les aménagements intérieurs.

                          Alain Lapère
                          8 5093 / 8 4590

 Alain Lapère est responsable des services techniques, réalise les achats de
 matériaux et outils nécessaires aux chantiers, et planifie et suit les chantiers.
 Il manage les contremaîtres.

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SERVICES TECHNIQUES                                                                        SERVICES TECHNIQUES

                       Stéphane Ligny
                       8 4581
                       Saint Philibert                                                                           François Boulhol
                                                                                                                 8 5664

                       Alain Monnier                                                      François Boulhol est le coordinateur informatique des services généraux, il est en
                                                                                          collaboration étroite avec la DSIO pour les projets concernant les services généraux.
                       8 4570
                       Saint Vincent de Paul

                       Stéphane Vincke                                                                           Matthieu Ramez
                       03 27 73 57 67                                                                            8 5203
                       Sainte Marie

                                                                                          Matthieu Ramez est l'ingénieur chargé de la gestion des énergies
                                                                                          et du développement durable. Il encadre notre prestataire de maintenance des gros
Stéphane Ligny, Alain Monnier et Stéphane Vincke sont les chefs d’équipe                  équipements thermiques.
des services techniques de nos établissements. Ils encadrent les ouvriers, planifient
les interventions et mettent à disposition les outils et matériaux nécessaires.

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NUMÉROS DE TÉLÉPHONE

                                 Hôtellerie et bionettoyage,                        Services techniques,
Achats, économat,
                    Biomédical      lingerie, logistique,
 paramédicaux et                                               Restauration          sécurité des biens
                                   gestion des déchets                               et des personnes,
    fournitures
                                                                                 travaux et aménagements

Christine Poyet                             8 3844                            directrice

Laeticia Nieloud                            8 3897                            contrôle de gestion

 Achats, économat, paramédicaux et fournitures

Sylvie Foulon                               8 5038                            gestionnaire

Dorothée Marquette                   8 5612 ou 8 5344                         achats économat -
                                                                              paramédical

                                               Retour                                               33
                                               au sommaire
NUMÉROS DE TÉLÉPHONE

                                  Hôtellerie et bionettoyage,                        Services techniques,
Achats, économat,
                     Biomédical      lingerie, logistique,
 paramédicaux et                                                Restauration          sécurité des biens
                                    gestion des déchets                               et des personnes,
    fournitures
                                                                                  travaux et aménagements

 Biomédical et atelier bimédical

                                                                               ingénieur
Mahboobeh Ardishiri                          8 3835                            biomédical

Simon Ferla                                  8 5089                            atelier biomédical
                                          Saint Philibert

Karen Foulon                                8 5028                             gestionnaire

Patrick Godellière                           8 5614                            atelier biomédical

Quentin Mammez                               8 3840                            atelier biomédical

Emmanuel Michelin                            8 5671                            atelier biomédical
                                       Saint Vincent de Paul

Miriame Ouddarour                            8 3845                            gestionnaire

                                                Retour                                               34
                                                au sommaire
NUMÉROS DE TÉLÉPHONE

                                     Hôtellerie et bionettoyage,                            Services techniques,
Achats, économat,
                    Biomédical          lingerie, logistique,
 paramédicaux et                                                      Restauration           sécurité des biens
                                       gestion des déchets                                   et des personnes,
    fournitures
                                                                                         travaux et aménagements

 Hôtellerie et bionettoyage, lingerie, logistique, gestion des déchets

ASL bio nettoyage                                 8 3523                             bio nettoyage

Pascal Bourgois
                                                                                     responsable
                                                  8 3832
                                                                                     hôtellerie - logistique

Justine Broccart                                  8 5905                             bio nettoyage

Jérôme Dallongeville                              8 5670                             logistique

Séverine Decobert                                 8 5207                             bio nettoyage

                                         Saint Philibert : 85894
Lingères                                                                             lingerie
                                     Saint Vincent de Paul : 8 4573

                                 Saint Philibert : 85858 ou 8 3093
Magasin                                                                              Réceptionnaires
                             Saint Vincent de Paul : 8 3094 ou 8 3079

Sophie Olivier                                    8 3865                             gestionnaire

Jacqueline Volpoet                                8 7683                             bio nettoyage

                                                       Retour                                               35
                                                       au sommaire
NUMÉROS DE TÉLÉPHONE

                                  Hôtellerie et bionettoyage,                      Services techniques,
Achats, économat,
                     Biomédical      lingerie, logistique,
 paramédicaux et                                                Restauration        sécurité des biens
                                    gestion des déchets                             et des personnes,
    fournitures
                                                                                travaux et aménagements

 Restauration

   Laure Daubigny                               8 5876                         gestionnaire

   Thierry Desbottes                           8 5018                          responsable

   Arnaud Fouache                               8 5863                         chef cuisine SP

   Hélène Guilbert                              8 4801                         chef cuisine SVP

   Christophe Marris                            8 5662                         adjoint responsable
                                                                               restauration

   Arnaud Vandenabeele                          8 5483                         EHPAD

                                                Retour                                             36
                                                au sommaire
NUMÉROS DE TÉLÉPHONE

                                    Hôtellerie et bionettoyage,                        Services techniques,
Achats, économat,
                     Biomédical        lingerie, logistique,
 paramédicaux et                                                  Restauration          sécurité des biens
                                      gestion des déchets                               et des personnes,
    fournitures
                                                                                    travaux et aménagements

Services techniques, sécurité des biens et des personnes, travaux et aménagements

François Boulhol                               8 5664                            coordinateur
                                                                                 informatique

Alain Couchez                                  8 4561                            services techniques
                                                                                 et sécurité - SVP

Yannick Delcroix                               8 5091                            aménagements - SP

Patrice Delpierre                             8 5041                             gestionnaire

Xavier Hovaere                                 8 5096                            ingénieur travaux
                                                                                 et aménagements

Alain Lapère                            8 5093 ou 8 4590                         responsable
                                                                                 services techniques

Stéphane Ligny                                 8 4581
                                                                                 contremaître SP

Alain Monnier                                  8 4570
                                                                                 contremaître SVP

Matthieu Ramez                                 8 5664                            énergies

PC sécurité saint philibert                    8 5233                            Sécurité

PC sécurité saint vincent de paul              8 4541                            Sécurité
                                                                                 responsable
Stéphane Vincke                               8 57 67                            services techniques
                                                                                 SM
                                                  Retour                                               37
                                                  au sommaire
PROCÉDURES D'ACHATS

RECUEIL DES BESOINS                QUI ?                   COMMENT ?

Commande directe sur le
                                                    Commande sur l’AS 400,
PANEL, besoins récurrents   Cadres des services
                                                    chaque cadre ayant un code
des services

                                                    Commande directe sur le
Commande de fournitures                             site du fournisseur, suivant
                            Cadres des services
de bureau                                           budget alloué par service
                                                    et un calendrier défini

                                                    Demande
Demande d’achat
                                                    d’approvisionnement par
non stocké, mais produit
                            Cadres des services     fichier catalogue du service,
référencé en catalogue du
                                                    transmise par mail au
service
                                                    gestionnaire

                                                    Demande
Demande d’achat
                                                    d’approvisionnement
non stocké,                 Cadres des services
                                                    papier précisant le produit
produit non référencé
                                                    recherché

Recueil des besoins                                 Fiches de recensement
des services                Cadres des services     des besoins paramédicaux
en investissement                                   et aménagements

Recueil des besoins
                                  Médecins          Fiches de recensement
biomédicaux
                             et cadres de santé     des besoins
en investissements

Recueil des besoins en
                                                    Tableau
travaux et équipements      Direction, ingénieurs
                                                    des investissements
logistiques et techniques

                                    Retour                                         38
                                    au sommaire
PROCÉDURES D'ACHATS

  PRIORITES BUDGETAIRES                        QUI ?                COMMENT ?

                                     Médecins chefs de services,
Arbitrage des investissements                                    Commission des
                                             Direction,
biomédicaux tous les 2 ans                                       investissements
                                       représentants de CME,
GHICL                                                            biomédicaux
                                        ingénieur biomédical

Arbitrage des investissements                                    Commission des
                                        Cadres des services,
paramédicaux tous les ans                                        investissements
                                         direction des soins
GHICL                                                            paramédicaux

                                        Cadres des Services,
Arbitrage des investissements
                                         directeurs de sites,    Commission des
aménagements tous les ans par
                                             responsable         aménagements
site (SVP/SP)
                                        conditions de travail

Arbitrages des autres
investissements : travaux,
                                                                 Tableau des
logistique, médico-techniques,         Ingénieurs et Direction
                                                                 investissements
investissements des sites distants
ou médico-social

Arbitrage des achats : en fonction     Direction des Services    Suivi des dépenses et
de l’EPRD, un budget prévisionnel            Généraux,           consommation suivant
est validé en Direction                 contrôle de gestion      l’EPRD

                                         Retour                                     39
                                         au sommaire
PROCÉDURES D'ACHATS

       APPELS D'OFFRES                          QUI ?                  COMMENT ?
                                                                 Groupes de travail ou
                                                                 concertation pour définir
                                            Responsables         les critères d’évaluation
Les investissements dépassant le
                                            des secteurs,
seuil de 25 000 € font l’objet d’un                              Publication d’appel d’offres
                                            commissions
appel d’offres, sauf en cas d’urgence                            Commission pour les
                                          d’appels d’offres,
ou d’absence de concurrence                                      décisions
                                              direction,
possible                                                         Commandes et suivi
                                            gestionnaires
                                                                 de facturation par les
                                                                 gestionnaires
Les achats d’approvisionnement,
d’énergies, de consommables, dont                                Publication d’appel
                                            Responsables
le coût unitaire est inférieur                                   d’offres.
                                            des secteurs,
à 1000 €, mais dont l’achat par
                                             ingénieurs,         Commandes et suivi
lot ou la consommation annuelle
                                              direction,         de facturation par les
dépassent le seuil de 25 000 € font
                                            gestionnaires        gestionnaires
l’objet de marchés pluri-annuels
passant par appel d’offres

Investissements ou achats imprévus,
                                          Responsables des
non budgétés, situation d’urgence :
                                         secteurs, ingénieurs,   Rapport de préconisation
comparaison de devis, achats en
                                              Direction
centrales d’achats

Location de matériel : lits ou
matériels de soins gérés par des                                 Suivi des dépenses.
sociétés prestataires, lorsque le        Cadres des services,    Commandes et suivi
besoin n’est pas continu. Marchés           gestionnaires        de facturation par les
avec appels d’offres en fonction de la                           gestionnaires
consommation annuelle

Investissements sous forme de                                    Dépenses d’exploitation,
locations : le paiement en loyers                                mais budgétées
permet d’étaler la dépense sur                                   dans l’enveloppe
plusieurs années, mais a un impact            Direction          investissements.
sur les dépenses d’exploitation. La
mise à disposition de matériel avec                              Suivi des dépenses par la
paiement des consommables                                        DAF

                                           Retour                                         40
                                           au sommaire
PROCÉDURES D'ACHATS

         RÉCEPTION
    DES INVESTISSEMENTS                          QUI ?                COMMENT ?
          ET ACHATS

Produits d’économat ou de soins
                                           Réceptionnaires et
stockés chez PLS : livrés par                                     Suivi des stocks et
                                             gestionnaires,
palettes, préparés pour chaque                                    réception par les
                                               ASL, ASD
service, rangés dans les réserves                                 réceptionnaires
d’étages

                                                                  Réception par les
Matériel non stocké : livrés par les
                                                                  cadres, bon de
fournisseurs, triés puis livrés par     Réceptionnaires, cadres
                                                                  livraison adressé aux
les réceptionnaires
                                                                  gestionnaires

                                                                  Réception par les
Fournitures de bureau : livrées par
                                            Cadres de santé       cadres ou secrétariats
service
                                                                  des services

                                                                  Les matériels sont
Matériel et équipements
                                       Responsables des secteurs, réceptionnés, montés,
biomédicaux, techniques,
                                          ingénieurs, direction   étiquetés par les
logistiques, mobilier
                                                                  ateliers concernés

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Organigramme des services généraux

                                              Christine Poyet
                                                 Directrice
                                             Services Généraux

 Xavier Hovaere                                                                        Pascal Bourgois
                     Mahboobeh Ardishiri    Dorothée Marquette     Thierry Desbottes     responsable
Ingénieur en chef                                                    Responsable
     travaux         Ingénieur biomédical   responsable économat                          hôtellerie-
                                                                     Restauration
                                                                                          Logistique

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Organigramme des services généraux

Travaux et aménagements, services techniques et sécurité
                                                               Xavier Hovaere
                                                              Ingénieur en chef
                                                                   travaux

                                                                                      Alain Lapère
                                                                                      Responsable
                                                                                   services techniques

   Stéphane Vincke                     Alain Couchez            Gestionnaire      Matthieu Ramez         François Boulhol
     Responsable                       Responsable              commandes            Ingénieur             Coordinateur
  services techniques               services techniques          techniques        thermique DD            informatique
     Sainte Marie                       et sécurité
                                   Saint Vincent de Paul

     Techniciens et
   agents logistiques
      Sainte Marie                                                                Yannick Delcroix
                        Stéphane Ligny                  Alain Monnier
                         Contremaître                                               Contremaître
                                                        Contremaître
                        maintenance SP                                                chantiers
                                                       maintenance SVP
                                                                                   SVP/SP/EHPAD

                                                                                    Techniciens
                        Techniciens SP                 Techniciens SVP
                                                                                      SVP/SP
Organigramme des services généraux
                                            Achats économat -
                Biomédical
                                              paramédical

                     Mahboobeh Ardishiri        Dorothée Marquette
                     Ingénieur biomédical          Responsable
                                                    économat

                                                   Gestionnaires
Gestionnaires         Patrick Goddelière
                                                   commandes
commandes               Chef d’atelier
                                                  paramédicales /
biomédicaux               biomédical
                                                     économat

                        Techniciens
                        biomédicaux
Organigramme des services généraux

                      Restauration

                         Thierry Desbottes
                      Responsable restauration

                          Christophe Marris
                         Adjoint responsable
                            restauration

    Arnaud Fouache         Hélène Guilbert
                             Chef unité de                             Gestionnaire
    Restauration SP                              Arnaud Vandenabeele   commandes
                           restauration SVP       Restauration EHPAD   alimentaires

        Service                 Service
    Restauration SP        Restauration SVP
Organigramme des services généraux

                        Magasin, logistique, hôtellerie et bio nettoyage

                                                              Pascal Bourgois
                                                               Responsable
                                                            hôtellerie-logistique

 Jacqueline Volpoet       Séverine Decobert
    Responsable              Responsable       Justine Brocart                        Lingères, société linge,        Agents       Gestionnaire
                                                                    Ouvriers et
    bionettoyage            bionettoyage        Chef d’équipe                          services aux patients,       réception,     commandes
                                                                 agents logistiques
                                              ASL bionettoyage                               boutiques           société magasin    logistiques
Saint Vincent de Paul       Saint Philibert

Agents bionettoyage             Agents
Saint Vincent de Paul       bionettoyage
                            Saint Philibert
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