Guide des stages Vademécaf - Certificat de qualification professionnelle de gestionnaire-conseil allocataire

 
Guide des stages Vademécaf - Certificat de qualification professionnelle de gestionnaire-conseil allocataire
Guide
des stages
Vademécaf
Certificat de qualification
professionnelle de
gestionnaire-conseil
allocataire
Guide des stages Vademécaf - Certificat de qualification professionnelle de gestionnaire-conseil allocataire
Ò   Préambule                                                                 Ò

    La formation initiale de gestionnaire-conseil Vademécaf
    repose sur un dispositif en alternance, fondée sur l’articula-
    tion de périodes d’acquisition de savoir-faire en entreprise et
    de périodes de formation théorique dispensées par le centre de
    formation.

    À ce titre, la formation Vademécaf comprend cinq modules
    théoriques et quatre stages, dont l’objectif est de permettre aux
    agents de faire progressivement l’apprentissage de leur futur
    métier.

    Au-delà des modalités définies par l’Ucanss pour la délivrance
    du certificat de qualification professionnelle et le financement
    du dispositif, la mise en place de cette formation s’avère com-
    plexe en tant qu’elle mobilise différents acteurs en combinant un
    objectif de réussite à deux niveaux.

    Dans ce contexte, les modalités d’organisation des stages doivent
    être précisées afin de favoriser :
    • une cohérence organisationnelle qui s’appuie sur une concerta-
      tion entre le centre de formation et la Caf,
    • une cohérence pédagogique entre les différents acteurs et
      notamment les tuteurs et les formateurs,
    • une prise en compte des apports reçus par le stagiaire lors des
      modules théoriques,
    • une intégration du stagiaire dans son milieu professionnel
      facilitée par les responsables de stages et les tuteurs,
    • une évaluation globale et cohérente, qui permet de s’assurer
      que les connaissances acquises en situation de formation se
      transforment en compétences exercées sur le poste de travail.

    Conçu en collaboration avec des représentants des Caf, ce guide
    à pour ambition de répondre à ces objectifs. Il précise le rôle des
    acteurs, les contenus et la finalité des stages et propose une
    présentation commentée des outils de suivi et d’évaluation.

    L’accès aux outils se fait depuis la collection Vademécaf hébergée sous
    Sidoc et disponible à l'adresse :
    http://sidoc.intra.cnaf:8092/rdd-diffusion-web/std-fgc/
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Ò       Sommaire

Ò    Les acteurs
•   Le stagiaire ....................................................................................    6
•   Le tuteur ........................................................................................   7
•   Le responsable de stage .................................................................            8
•   Le pilote Caf ..................................................................................     9
•   Le centre de formation ...................................................................           10

Ò     Le déroulement des stages
Stage 1
• Les contenus théoriques du module 1 ............................................ 13
Stage 2
• Les contenus théoriques du module 2 ............................................ 14
Stage 3
• Les contenus théoriques du module 3 ............................................ 15
Stage 4
• Les contenus théoriques du module 4 ............................................ 16

Ò    Les trois étapes des stages Vademécaf
• La préparation ............................................................................... 18
• Le déroulement.............................................................................. 19
• Le bilan ......................................................................................... 20

Ò    Le planning type                                                                                    22

Ò    Les outils de suivi et d'évaluation
La grille d'appréciation                                                                                 25
Le rapport journalier et la synthèse                                                               32
• Les contenus théoriques du module 1 ............................................ 32
• La synthèse .................................................................................... 32
Le bilan de stage                                                                                        33
La fiche d'appréciation individuelle                                                                     33
La fiche de liaison                                                                                      34
• Les thèmes étudiés en module théorique et
  les opérations à effectuer en autonomie ......................................... 34
• Les opérations à approfondir avec le tuteur .................................... 34
• Les thèmes à étudier et à pratiquer avec le tuteur durant le stage ... 34
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Ò

Ò   Les acteurs

    Ò   Le stagiaire
    Ò   Le tuteur
    Ò   Le responsable de stage
    Ò   Le pilote Caf
    Ò   Le centre de formation
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Ò     Les acteurs

           Pilote                          Pilote
• Chargé du pilotage général    Garant du dispositif dans son
  du dispositif Vademécaf       organisme et de l’interface
                                entre l'Irfaf et la Caf
• Responsable des contrôles
  et examens

                                Responsable de stage
         Référent               Responsable des appren-
                                tissages sur le terrain et de
Chargé du suivi des sessions    l’évaluation des stages

                                           Tuteur
        Formateur
                                Transmet son savoir-faire sur
• Assure l’animation des        le poste de travail, vérifie les
  modules professionnels et     acquis du stagiaire et contri-
  socioprofessionnels           bue à son évaluation

      Administratif                   Administratif
                                Assure le suivi administratif
Assure le suivi administratif
                                des sessions
des sessions

                                     Correspondant
Référent informatique                 informatique
Assure la mise à disposition    Assure la mise à disposition
des équipements, des outils     des équipements, des outils
et de la base formation         et de la base formation

                                                                           /5
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Ò                                         Les acteurs
                                                                                                                       Ò

                                                                                                     Le stagiaire

                                    Durant les périodes de stage, le stagiaire :

                                    Ò   acquiert ou complète ses connaissances sur le fonctionnement général
 Connaissance du poste de travail

                                        de la Caf, en termes d’objectifs généraux, de modes d’organisation, de
                                        structures et de différents services qui concourent à la mission de
                                        l’organisme,
                                    Ò   appréhende la diversité des publics allocataires et expérimente la rela-
                                        tion de service selon les modalités organisationnelles mises en place au
                                        sein de son organisme,
                                    Ò   découvre le poste de travail, son organisation au sein de l’unité de traite-
                                        ment, les moyens et outils mis à sa disposition,
                                    Ò   consolide les savoirs et savoir-faire acquis au cours des précédents modules
                                        et stages pratiques de formation au travers du traitement de dossiers,
                                    Ò   met en pratique les acquis des précédents modules de formation dans le
                                        cadre d’une situation de travail ;
Acquisition des
connaissances

                                    Ò   approfondit ses connaissances en matière de législation,
                                    Ò   apprend les circuits et procédures propres à sa Caf, et effectue des stages
                                        pratiques de formation au travers du traitement de dossiers,
                                    Ò   prépare la présentation des situations professionnelles prévue dans le
                                        cadre de l’épreuve orale du CQP.

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Ò         Les acteurs

                                                                         Le tuteur

Durant les périodes de stage, le tuteur :

Ò   prépare l’intégration du stagiaire sur le poste de travail,
                                                                                                                   Accompagnement

Ò   transmet son savoir-faire et guide le stagiaire en situation de travail,
Ò   accompagne le stagiaire dans son travail au quotidien,
Ò   aide le stagiaire à choisir les situations qui seront présentées
    pour l’oral de l’examen,
Ò   aide le stagiaire à s’intégrer dans l’entreprise et dans l’équipe ;
                                                                                               connaissances liées
                                                                                               à la tenue du poste

Ò   complète les apports théoriques
                                                                                                 Acquisition des

Ò   approfondit les points de législation qui présentent des difficultés,
Ò   informe sur les modalités pratiques propres à la Caf,
Ò   permet au stagiaire de développer les compétences relatives à la relation
    (écrite et orale) avec l’usager ;

Ò   vérifie les acquis du stagiaire,
Ò   contrôle le travail effectué par le stagiaire, veille à sa progression et contri-
    bue à l’évaluation notée de fin de stage pratique,
                                                                                                       Évaluation

Ò   participe aux réunions de concertation, de coordination et de suivi pré-
    vues dans le cadre du dispositif de formation,
Ò   contribue à son évaluation.

                                                                                                           /7
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Ò          Les acteurs
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                                                   Le responsable de stage

     Le responsable de stage est garant de l’apprentissage du stagiaire sur le ter-
     rain. À ce titre, il :
     Ò   évalue les stages,
     Ò   organise et facilite l’intégration du stagiaire dans l’unité de travail et plus
         largement dans l’entreprise,
     Ò   participe, éventuellement, à l’organisation des stages de découverte,
     Ò   définit avec le tuteur les travaux à réaliser par le stagiaire au regard des
         objectifs des stages pratiques,
     Ò   supervise la mise en œuvre du programme de travail,
     Ò   veille au fonctionnement du binôme tuteur/stagiaire,
     Ò   évalue régulièrement la progression de l’apprentissage du stagiaire avec
         le tuteur,
     Ò   procède à l’évaluation notée de fin de stage pratique en collaboration
         avec le tuteur,
     Ò   mène son action en concertation avec le pilote,
     Ò   participe aux réunions de concertation, de coordination et de suivi pré-
         vues dans le cadre du dispositif de formation.

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Ò         Les acteurs

                                                                  Le pilote Caf

Durant les périodes de stage, le pilote :
Ò   facilite l’échange et assure l’interface entre la Caf et l’Irfaf,
Ò   participe à l’organisation des stages pratiques,
Ò   assure la continuité entre les différents stages,
Ò   s’assure de l’harmonisation des pratiques des tuteurs et des responsables
    de stages, notamment en matière de suivi et d’évaluation des stages
    pratiques,
Ò   soumet toute difficulté rencontrée dans le suivi des stagiaires, au respon-
    sable des ressources humaines de la Caf,
Ò   participe aux réunions de concertation, de coordination et de suivi pré-
    vues dans le cadre du dispositif de formation.

                                                                                              /9
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Ò            Les acteurs
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                                                     Le centre de formation

       Le pilote :
       Ò   met en œuvre le dispositif global,
       Ò   est garant du niveau de formation dispensée au stagiaire conformément
           aux préconisations nationales,
       Ò   est garant de la conformité et de la qualité du déroulement de la forma-
           tion au regard du programme national,
       Ò   définit le cadre global du contenu de la formation commun à l’ensemble
           des Caf,

       Le référent :
       Ò   en lien avec le pilote, assure la régulation et le suivi de l’équipe pédago-
           gique permanente et son articulation avec les intervenants occasionnels,
       Ò   organise les réunions de suivi des stagiaires avec la Caf,
       Ò   transmet les résultats des évaluations formatives et des épreuves notées
           au pilote de la Caf.

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Ò

                                                Le centre de formation

Le formateur :
Ò   assure la formation théorique des futurs gestionnaires-conseil,
Ò   met en œuvre une pédagogie adaptée aux objectifs du dispositif,
Ò   opère les ajustements pédagogiques nécessaires, en fonction des évalua-
    tions effectuées à chaque stade du parcours,
Ò   procède à l’évaluation formative des stagiaires,
Ò   corrige les contrôles de connaissances,
Ò   présente, en début de stage, aux tuteurs et responsables de stage, la
    fiche de liaison,
Ò   établit un bilan individuel des stagiaires à l’issue des modules
    théoriques,
Ò   fait le point avec le tuteur sur la réalisation des applications prévues au
    cours du stage, à partir de la fiche de liaison Irfaf/Caf
Ò   en lien avec les acteurs de la Caf, peut également aider les tuteurs à :
    • la planification du stage via le guide pratique et la fiche de liaison,
    • la construction de la corbeille,
    • la conception de supports pour des apports théoriques devant être vus
      pendant le stage,
    • la construction des compléments de formation auxquels peuvent don-
      ner lieu certaines situations rencontrées par le stagiaire.

                                                                                            / 11
Ò

Ò   Le déroulement des stages

    Ò   Stage 1 : les contenus théoriques du module 1
    Ò   Stage 2 : les contenus théoriques du module 2
    Ò   Stage 3 : les contenus théoriques du module 3
    Ò   Stage 4 : les contenus théoriques du module 4
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Ò         Le déroulement des stages

                                                                           Stage 1
Rappel sur les contenus théoriques vus durant la séquence 1

                               Séquence 1                                     Stage 1

                                    Contenus théoriques

                                        Finalités
                                       Démarches
                                       Partenaires
                                        2,5 jours

                                     Démographie
                                         Famille
                                   Arrivée de l'enfant
                                          1 jour
                                                                                2 semaines - 10 jours

                                          Emploi
                                          0,5 jour

                                     Révision socio.
                                        0,5 jour

             Présentation               AF, CF, ARS
                2 jours                   2 jours

                CGOD                      PN / AB
              Ressources
                                          3 jours
               11 jours

                                      Révision pro.
                                        1,5 jour

La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques
étudiés lors de la séquence 1 module 1, qui devront être abordés au cours du stage

                                                                                                        / 13
Guide des stages Vademécaf

Ò            Le déroulement des stages
                                                                                                                Ò
                                                                                                      Stage 2
       Rappel sur les contenus théoriques vus durant la séquence 2

                                        Séquence 2                           Stage 2

                                    Contenus théoriques

                                         Charte
                                      rédactionnelle
                                          1 jour

                                        Stratégie de
                                    communication et
                                    relation de service
                                          0,5 jour
                                                                              3 semaines - 15 jours

                                        Logement
                                                          Contrôle continu

                                         0,5 jour
                                                              0,5 jour

                                     Révision socio.
                                        0,5 jour

                                            AL
                                          7 jours

                                        Mutations
                                         2 jours

                                      Révision pro.
                                         1 jour

       La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques
       étudiés lors de la séquence 2, qui devront être abordés au cours du stage.

/ 14
Guide des stages Vademécaf

Ò         Le déroulement des stages

                                                                                        Stage 3
Rappel sur les contenus théoriques vus durant la séquence 3

                         Séquence 3                        Stage 3

                    Contenus théoriques

                         Concilier
                         0,5 jour

                       Maîtrise des
                        risques
                        0,5 jour
                                                            2 semaines - 10 jours

                      Action sociale
                          locale
                         0,5 jour

                    Préparation orale
                        0,5 jour

                          ASFNR
                          3 jours

                         CA, CMG
                          6 jours

La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques
étudiés lors de la séquence 3, qui devront être abordés au cours du stage

                                                                                                          / 15
Guide des stages Vademécaf

Ò            Le déroulement des stages

                                                                                             Stage 4
       Rappel sur les contenus théoriques vus durant les séquences 4 et 5

                      Séquence 4                           Stage 4                    Séquence 5

               Contenus théoriques

                    Techniques
                    d'entretien
                       1 jour

                      Précarité
                       0,5 jour
                                                            3 semaines - 15 jours
                                      Contrôle continu 2

                Surendettement

                                                                                                        Ò
                    0,5 jour
                                           0,5 jour

                 Révision socio.                                                    Préparation orale
                    0,5 jour                                                            1,5 jour

                        RSA                                                            Autres PF
                       10 jours                                                         3 jours

                      Créances
                       1 jour

                                                                                       Révision
                   Révision pro.                                                      Préparation
                      1 jour                                                            examen
                                                                                        1,5 jour

       La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques
       étudiés lors de la séquence 4, qui devront être abordés au cours du stage

/ 16
Ò   Les trois étapes des stages

    Ò   Préparation
    Ò   Déroulement
    Ò   Bilan
Guide des stages Vademécaf

Ò            Préparation
                                                                                                   Ò
                 Acteurs                                    Activités

                                    • Participe à la réunion de préparation du stage

                                    • Réceptionne la fiche de liaison recensant les opérations
                                      à effectuer pendant le stage pratique, et la diffuse au
                                      responsable de stage

                                    • Réceptionne les appréciations individuelles communi-
                                      quées par le centre de formation

          Pilote Caf                • Communique les dates du stage aux tuteurs et au
                                      responsable de stage, ainsi que le nombre et le nom des
                                      stagiaires concernés

                                    • Précise les rôles et missions des différents acteurs
                                      (tuteur, responsable de stage…)

                                    • Prépare le programme du stage

                                    • Coordonne le programme de travail des stagiaires

                                    • Organise l’accueil sur poste de travail du stagiaire en
                                      collaboration avec le tuteur

                                    • Veille aux conditions matérielles (mise à disposition
                                      d’un poste de travail équipé)

          Responsable de stage      • Définit avec le tuteur, le programme de travail du
                                      stagiaire, à partir de la liste des opérations à effectuer
                                      qui aura été précédemment communiquée par le centre
                                      de formation (fiche de liaison) et du programme de
                                      travail établi par le pilote

                                    • Harmonise les critères d’évaluation

                                    • Identifie, à partir de la fiche de liaison et du
                                      programme du stage, les opérations à traiter pour
                                      le stage concerné

          Tuteur                    • Peut moduler les contenus en fonction des capacités et
                                      du degré d’autonomie du stagiaire qui auront été appré-
                                      ciés lors des précédents stages

                                    • Vérifie les équipements mis à disposition du stagiaire

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Guide des stages Vademécaf

Ò            Déroulement

 Acteurs                                           Activités

               • Rappelle les objectifs du stage, son contenu, ses modalités, ainsi que les
                 règles à respecter (présentéisme, horaires…)
Pilote Caf     • Fait le point sur la progression de l’apprentissage à l’issue de la première par-
                 tie du stage pratique, en s’appuyant, notamment, sur les rapports journaliers
               • Harmonise les critères d’évaluation

               • Définit, en lien avec le pilote, les modalités de suivi et d’évaluation de
                 l’action du tuteur ainsi que la fréquence des réunions de bilan
               • Rappelle que le stage est noté (stages 2 et 4) et que cette évaluation est prise
                 en compte dans la note finale de l’examen CQP GC
               • Présente au stagiaire le tuteur et l’équipe de travail
Responsable
de stage       • Définit les modalités de déroulement du stage (en matière de conseil et
                 d’assistance et de commentaires des erreurs)
               • Fait le point sur le déroulement du stage précédent et sur la progression de
                 l’apprentissage
               • Rappelle au stagiaire qu’une progression est attendue dans la qualité de son
                 travail (dont le niveau de production est un indicateur)

               • Présente au stagiaire l’organisation du poste de travail
               • Procède à la sélection des opérations à traiter par le stagiaire
               • À partir de la fiche de liaison, assure les compléments de formation auxquels
                 peuvent donner lieu certaines situations rencontrées par le stagiaire
               • Apporte au stagiaire les informations, explications et conseils dont il a be-
                 soin, tant sur le plan technique que sur le plan de la relation écrite ou orale
               • Vérifie quotidiennement le travail du stagiaire
               • Observe ses méthodes de travail
               • S’assure de la qualité de sa préparation : lecture attentive des pièces, analyse
                 de leur conformité, étude globale du dossier, détermination des résultats
               • Accompagne le stagiaire vers l’autonomie en l’amenant à rechercher l’infor-
Tuteur           mation sous @doc, la documentation mise à sa disposition, ses supports de
                 formation ou ses notes personnelles
               • Aide le stagiaire dans la préparation de ses entretiens téléphoniques
               • Apporte au stagiaire les informations, explications et aides dont il a besoin
                 pour traiter les opérations qui lui sont confiées
               • Procède en commun et régulièrement à l’analyse des erreurs
               • Assiste, si nécessaire, le stagiaire dans la correction de l’erreur
               • Vérifie les corrections effectuées par le stagiaire
               • Fait le point sur l’avancement de la réalisation des applications prévues au
                 cours du stage, à partir de la fiche de liaison
               • Informe régulièrement les différents acteurs sur le déroulement du stage ;
                 les alerte rapidement si le stagiaire rencontre des difficultés

                                                                                                       / 19
Guide des stages Vademécaf

Ò            Le parcours Microsoft Office 2010
             Bilan
             tableur et bases de données

                 Acteurs                                        Activités

                                    • Fait le point sur la réalisation des applications prévues au
                                      cours du stage, à partir de la fiche de liaison, en lien avec le
                                      responsable de stage

                                    • Procède à la notation du stage avec le responsable de stage

                                    • Communique au stagiaire la note obtenue lors du stage
          Pilote Caf
                                    • Fait parvenir au référent du centre de formation, la grille
                                      d’appréciation notée, à partir de laquelle s’effectuera le
                                      bilan du stage (stages 2 et 4)

                                    • Représente la Caf lors de la réunion bilan avec l’Irfaf (stages
                                      2 et 4)

                                                                                                            Ò
                                    • Fait le point, en lien avec le pilote et le tuteur, sur la progres-
                                      sion de l’apprentissage à partir, notamment, des rapports
                                      journaliers

                                    • Prépare l’entretien d’évaluation du stagiaire

          Responsable de stage      • Peut réaliser, avec le pilote, l’entretien d’évaluation

                                    • Propose une note au pilote à partir de la grille et des syn-
                                      thèses

                                    • Participe à la réunion bilan avec le centre de formation
                                      (stages 2 et 4)

                                    • Complète la grille d’appréciation individuelle en vue de la
                                      notation du stage

                                    • Peut participer à la réunion bilan avec le centre de forma-
          Tuteur
                                      tion (stages 2 et 4)

                                    • Restitue au formateur de la session les points complémen-
                                      taires abordés durant le stage

/ 20
Ò   Le planning type
Guide des stages Vademécaf

Ò                Le parcours Microsoft Office 2010
                 Le planning type
                 tableur et bases de données

       À partir du calendrier de la formation et des thèmes à aborder à l’issue de
       chacun des modules, enrichis des fiches de liaison, le pilote de chaque
       organisme, en lien avec le responsable de stages, élabore un planning d’ac-
       tivité, permettant d’aider le tuteur à apprécier, mesurer et définir l’activité
       des stagiaires. Il s’agit également d’un outil de coordination permettant de
       faire le point sur les actions communes à réaliser.

       Nom du responsable de stage : ..............................................................................
       Nom du stagiaire : .................................................................................................
       Nom du tuteur : .......................................................................................................
       Stage n° ........................................ du.................................. au ...............................

                           Apports de    Savoir-            Autres      Nombre Temps            Temps      Commentaire

                                                                                                                                   Ò
                           connaissances faire à            activités   et nature prévi-        effectif
                           théoriques    transmettre                    des bons sionnel
                           à dispenser                                  de travail
                           (cf. fiche de                                effectués
                           liaison)

                 Matin
        Jour 1
                 Après-
                 midi

/ 22
Ò   Les outils de suivi
    et d'évaluation
    Ò   La grille d’appréciation
    Ò   Le rapport journalier et la synthèse
        • le rapport journalier
        • la synthèse
    Ò   Le bilan de stage
    Ò   La fiche d’appréciation individuelle
    Ò   la fiche de liaison
        • les thèmes étudiés en module théorique et les
          opérations à effectuer en autonomie
        • les opérations à approfondir avec le tuteur
        • les thèmes à étudier et à pratiquer avec
          le tuteur durant le stage
Guide des stages Vademécaf

Ò                Les outils de suivi et d'évaluation
                                                                                                                                              Ò

                               Questionnaire                                                                              Questionnaire
                                satisfaction                                                                               satisfaction
                                 stagiaire                                                                                  stagiaire

   Fiche de                      Fiche de                        Fiche de                    Fiche de
    liaison                       liaison                         liaison                     liaison

                                                                                                                                          E
                                                                                                                                          X
   Séquence          Stage        Séquence            Stage       Séquence        Stage      Séquence         Stage           Séquence    A
      1                1              2                 2             3             3            4              4                 5       M
                                                                                                                                          E
                                                                                                                                          N

                                                  Bilan de                   Réunion bilan                 Bilan de
              Bilan de stage
                                                  stage 1                       stage 2                    stage 3

                                               Grille d'appré-                                          Grille d'appré-
                                               ciation notée                                            ciation notée

                 Synthèse                         Synthèse                     Synthèse                    Synthèse
                + rapports                       + rapports                   + rapports                  + rapports
                journaliers                      journaliers                  journaliers                 journaliers

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Guide des stages Vademécaf

Ò          Les outils de suivi et d'évaluation

                                                            La grille d'appréciation

Quatre niveaux d’appréciation dans la grille sont matérialisés par quatre
colonnes :

                                     En cours d’acquisition
     Aidé                                                                                  Acquis
                              Aidé                               Seul
   entre 0 et                                                                            entre 16 et
                      entre 6 et 10 points              entre 11 et 15 points
    5 points                                                                              20 points

Le stagiaire ne
                                                   Le stagiaire fait, il utilise avec   Le stagiaire
sait pas faire, il Le stagiaire fait, il utilise
                                                   un soutien occasionnel (tuteur       maîtrise et il
ne connaît pas, avec l’aide systématique
                                                   ou une personne ressource) ou        est autonome
il ne sait pas     du tuteur
                                                   une demande de confirmation          dans la tâche
utiliser

Seules les « cellules blanches » sont à compléter. Les « cellules grises » sont
déjà paramétrées permettant le calcul automatique de la note globale au
regard du nombre de points affectés à chaque item, par le tuteur ou le res-
ponsable de stage.

Lorsque les grilles sont toutes complétées, le tableau récapitulatif indique la
note globale et son détail. Il fait apparaître le nombre d’items et les notes /20,
puis la moyenne générale du stagiaire.

Les remarques mentionnées dans la case « observations », doivent pou-
voir être argumentées et objectivées (observations mesurables, vérifiables et
opposables).

Dans tous les cas, il est recommandé au pilote Caf, en lien avec le respon-
sable de stage, de comparer les évaluations de l’ensemble des stagiaires
d’une même session, en vue d’une éventuelle harmonisation des notes lors
des réunions de bilan, avant communication aux stagiaires.

                                                                                                            / 25
Guide des stages Vademécaf

Ò            Les outils de suivi et d'évaluation
                                                                                                  Ò
                                                           La grille d'appréciation

       Le traitement des dossiers

                                    Non-           En cours
                                                                    Acquis
              Le traitement         acquis      Aidé       Seul     16 à 20   Note Commentaires
               des dossiers          0à6     7 à 10 pts   11 à 15     pts
                                     pts                    pts
       L’étude des pièces (note sur 20)                                                 0

       Lit et analyse l’ensemble
                                                                               0
       des pièces

       Apprécie la validité des
                                                                               0
       pièces

       Vérifie l’exhaustivité des
       pièces (à réclamer ou                                                   0
       présentes dans le SDP)

       L’étude des droits (note sur 20)                                                 0

       Détermine les droits réels                                              0

       Détermine les droits
                                                                               0
       potentiels

       Vérifie la cohérence
                                                                               0
       droits attendus et réels

       La liquidation du dossier (note sur 20)                                          0

       Choisit les FG pertinents                                               0

       Saisit correctement les
                                                                               0
       informations

       Met en instance le dossier
                                                                               0
       à bon escient

       Met à jour le SDP                                                       0

       Apprécie l’opportunité
                                                                               0
       d’une coproduction
       Connaît les processus
       et applique les bonnes                                                  0
       pratiques

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Guide des stages Vademécaf

Ò         Les outils de suivi et d'évaluation

                                                    La grille d'appréciation

L'étude des pièces
Il s’agit de repérer si le stagiaire lit et analyse l’ensemble des pièces reçues.
Le responsable de stage (ou le tuteur) appréciera si la lecture et l’analyse
des pièces sont partielles, approfondies, complètes et en corrélation avec
les éléments connus du dossier.

L'étude des droits
Il s’agit de repérer si le stagiaire sait déterminer les droits réels et poten-
tiels. Le tuteur, ou le responsable de stage, appréciera si l’étude des droits
est complète ou pas, si les droits sont exacts au regard de la situation et des
pièces analysées, si la notification est vérifiée ou pas.

La liquidation du dossier
Il s’agit de repérer si le stagiaire traite le dossier de manière appropriée. Le
tuteur, ou le responsable de stage, appréciera le choix des faits générateurs
au regard de la situation de l’allocataire, la nature des informations sai-
sies dans Nims, le choix du stagiaire d’informer ou non l’allocataire sur ses
droits et selon quels modes de contacts…

Les bons de travail

                           BT        BT         BT        BT
Bons de travail / jour (- de 10) (10 à 15)   (16 à 19) (20 et +)
                                                                        Note neutralisée
(note sur 20)           =0à5     = 6 à 10     = 11 à = 16 à 20
                          pts       pts       15 pts      pts
Note / moyenne
journalière pour                                                   0
la période
                        Plus de Entre 10,1   Entre 5,1
                                                       - de 5 %
Erreurs (note sur        15 %     et 15 %     et 10 %
                                                       = 16 à 20                   0
20) - coefficient 2     = 0 à 5 = 6 et 10      = 11 à
                                                          pts
                          pts       pts        15 pts
Note / % moyen
d’erreurs pour la                                                  0
période
          Note sur 100                       Note sur 20                Note ramenée sur 11

             0,0                                 0,0                              0,0

La moyenne des bons de travail journaliers est mentionnée sur le suivi des
stages 2 et 4. Pour cela, le responsable de stage, ou le tuteur, s’appuie sur
la synthèse du rapport journalier (facultatif), qu’il aura complétée au fil de
l’eau puis en fin de stage.

                                                                                                    / 27
Guide des stages Vademécaf

Ò             Les outils de suivi et d'évaluation
                                                                                                              Ò
                                                                 La grille d'appréciation

       Environnement de programmation VBA
        L'appropriation du poste et son environnement

                                       Non-           En cours
           L’appropriation                                              Acquis
                                      acquis      Aidé       Seul                 Note     Commentaires
               du poste                                               16 à 20 pts
                                     0 à 6 pts 7 à 10 pts 11 à 15 pts

        Applique une méthodologie de travail appropriée (note sur 20)                            0
        S’adapte aux
        circuits internes                                                          0
        de travail
        Applique les procé-
        dures de travail spé-                                                      0
        cifiques à la Caf
        Sait organiser son
        travail pour gagner
                                                                                   0
        en efficacité de
        traitement
        Sait planifier son                                                         0
        activité et ses
        priorités
        Utilise de manière optimale les outils informatiques à sa disposition
                                                                                                 0
        (note sur 20)
        Outils de produc-
                                                                                   0
        tion (Nims, SDP…)
        Outils documen-
                                                                                   0
        taires (@doc)
        Exploitation simulta-
                                                                                   0
        née (navigation)
                         Note sur 40                        Note sur 20                  Note ramenée sur 4

                               0,0                                    0,0                       0,0

        S'adapte aux circuits internes de travail
        Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît et agit dans le cadre des circuits de
        travail propres à son unité, son service et son organisme.

        Applique les procédures de travail spécifiques à la Caf (bonnes pratiques)
        Il s’agit de repérer si le stagiaire s’approprie, applique, voire propose des
        méthodes de travail. Le responsable de stage appréciera l’intérêt que porte
        le stagiaire aux méthodes de travail et aux bonnes pratiques préconisées par
        la hiérarchie.

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Guide des stages Vademécaf

Ò           Les outils de suivi et d'évaluation

Access initiation                                       La grille d'appréciation

 Sait organiser son travail pour gagner en efficacité de traitement
 Il s’agit de repérer si le stagiaire a une méthodologie de travail propre qui
 lui permet de gagner en efficacité dans sa progression. Le responsable de
 stage appréciera le besoin d’apporter un soutien pour la mise en place
 d’une organisation et la définition de méthodes de travail.

 Sait planifier son activité et ses priorités
 Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît les priorités et les directives de tra-
 vail du service et de l’organisme, en lien avec les objectifs nationaux.

 Utilise de manière optimale les outils informatiques
 Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît et exploite en situation les outils de
 travail. Pour cela, le tuteur, ou le responsable de stage, appréciera le degré
 de maîtrise acquis dans la consultation et la navigation entre les différents
 outils (Nims, @doc, SDP…) mis à sa disposition.

 La relation de service
                         Non-           En cours
     Relation de                                          Acquis
                        acquis      Aidé       Seul                 Note           Commentaires
       service                                          16 à 20 pts
                       0 à 6 pts 7 à 10 pts 11 à 15 pts
  Communique avec les allocataires et les tiers à l’écrit (note sur 20)                    0
  Par écrit (courriers,                                                         Indiquer le nombre
                                                                          0
  courriels)                                                                    de courriers rendus
  Communique avec les allocataires et les tiers à l’oral (note sur 20)                    0
  À l’oral (téléphone
                                                                          0
  /accueil)
                  Note sur 40                           Note sur 20             Note ramenée sur 3

                     0,0                                     0,0                          0,0

 Communique avec les allocataires et les tiers à l’écrit
 Il s’agit de repérer si le stagiaire utilise les principes de la charte rédaction-
 nelle lorsqu’il rédige un courrier ou un courriel. Le tuteur, ou le respon-
 sable de stage, appréciera la mise en forme, la structuration, la lisibilité de
 l’objet et la qualité rédactionnelle du texte…

                                                                                                       / 29
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                                                                La grille d'appréciation

       Communique avec les allocataires et les tiers à l’oral ou au téléphone
       Il s’agit de repérer si le stagiaire applique les techniques de communication
       enseignées. Le responsable de stage appréciera, notamment, le ton de la
       voix, la qualité de d’écoute, le questionnement utilisé, la connaissance des
       outils et des équipements à disposition du stagiaire.

       Communique avec les allocataires et les tiers à l’oral à l’accueil
       Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît l’organisation de l’accueil au sein
       de sa Caf et utilise les techniques d’entretien. Pour cela, le tuteur, ou le res-
       ponsable de stage, sera attentif à la forme de l’échange avec l’allocataire
       (vocabulaire simple sans jargon Caf, respect du secret professionnel s’agis-
       sant de la situation des tiers…)

       La posture de travail et l’adaptation au milieu de travail

       Posture de travail et adaptation au milieu de travail

       Absentéisme (note sur 20)
       Commentaires (respect du
       règlement intérieur concernant
       les absences et retards )
       Coopération (note sur 20)
       Commentaires (disponibilité,
       solidarité, sens du travail en
       équipe…)
       Implication (note sur 20)
       Commentaires (capacité à se
       concentrer, à tenir compte
       des remarques, à prendre des
       notes pour éviter de répéter les
       erreurs…)
       Posture et intégration dans le groupe de travail (note sur 20)

       Commentaires (respect des
       consignes, des règles, de la hié-
       rarchie, des collègues…)

                        Note sur 80                   Note sur 20       Note ramenée sur 2

                             0,0                          0,0                  0,0

       L’absentéisme
       Il s’agit de repérer si le stagiaire se conforme au règlement intérieur de l’or-
       ganisme concernant ses absences et retards.

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Ò          Les outils de suivi et d'évaluation

                                                La grille d'appréciation

La coopération
Il s’agit de repérer si le stagiaire sait s’adapter au travail en équipe, s’il col-
labore avec ses collègues et sa hiérarchie.

L’implication
Il s’agit de repérer si le stagiaire tient compte des remarques et des conseils
du tuteur et du responsable de stage, ainsi que des autres intervenants dans
la formation, et de s’assurer de son implication dans le travail (prise de
notes pour éviter la répétition d’erreurs par exemple).

Posture et intégration dans le groupe de travail
Il s’agit de repérer si le stagiaire applique les consignes de travail, le règle-
ment intérieur de l’organisme, et de vérifier son intégration au sein de
l’équipe, avec les autres apprenants et avec la hiérarchie.

Rubrique « observations »

 Observations du stagiaire :

 Observations du responsable de stage :

Cette rubrique permet d’identifier les difficultés, de souligner les progrès du
stagiaire, de porter des remarques complémentaires liées aux critères d’ap-
préciation et d’inscrire les actions complémentaires à envisager.

Elle est réservée au responsable de stage et lui permet d’ajuster le parcours
en fonction des difficultés rencontrées par le stagiaire. Il s’agit d’observa-
tions générales sur le travail réalisé par le stagiaire.

Le stagiaire signe ces grilles et peut également y émettre des observations
concernant le déroulement du stage.

                                                                                             / 31
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Ò                      Les outils de suivi et d'évaluation
                                                                                                                                                                                                              Ò
                                                                               Le rapport journalier et la synthèse

       Le rapport journalier
       Outil de suivi de l’activité du stagiaire, ce document facultatif, permet de
       récapituler le nombre et la nature des opérations réalisées quotidiennement
       par le stagiaire, de vérifier et d’analyser la qualité de son travail sur le plan
       pédagogique et de collationner les observations relatives à son intégration
       dans l’unité de travail.

                                           Traitement des dossiers                                                                     Courrier                                   Téléphone

                                                                                          Dont                                                                                                      Accueil
                       Fiche de                                       Erreurs                                                                                  Courriers
                                                                                         erreurs          Nombre            Courriers        Courriers rendus                  Nombre Nombre
                       liaison - Erreurs    Erreurs       Erreurs    - mani-                                                                                    rendus -                         physique
        Nature                                                                         avec inci-         de cour-        rendus - argu-      - Structuration                 de copro- d’appels
                       colonnes - savoirs - attention - organisation pulation                                                                                 orthographe
                                                                                        dences           riers émis         mentation           plan - ordre                  ductions   reçus
                        1, 2, 3                                        outils                                                                                  - syntaxe
                                                                                      financières

        Total /
       moyenne            0            0            0            0             0             0                  0              0,00               0,00               0,00        0,00       0,00         0

       Moyenne erreurs incidences financières                                                      Taux de courriers rendus /
       sur nombre d’erreurs :                                                              #DIV/0! Nombre de courriers émis :                                   #DIV/0!

       La synthèse

                                                                                          Formation gestionnaire-conseil

       Caf :                                 Stage n°                                            du                                                            au

       Nom - prénom du stagiaire

       Nom - prénom du tuteur

       Nom - prénom du responsable
       de stage :

                                                Traitement des dossiers                                                                      Courrier                             Téléphone
                                                                                                                                                                                                   Accueil
                                                                                             Dont erreurs                             Courriers                 Courriers
                                                                                  Erreurs -               Nombre de Courriers ren-                                             Nombre     Nombre physique
                                Nombre      Erreurs    Erreurs       Erreurs                     avec                                  rendus -                  rendus -
               Jours                                                            manipulation               courriers dus - argumen-                                           de copro-   d’appels
                              d’opérations - savoirs - attention - organisation               incidences                            structuration              orthographe
                                                                                   outils                   émis         tations                                              ductions     reçus
                                                                                             financières                            plan - ordre                - syntaxe
                J1                 0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

                J2                 0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

                J3                 0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

                J4                 0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

                J5                 0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

                J6                 0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

                J7                 0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

                J8                 0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

                J9                 0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

               J 10                0            0         0            0              0                 0                0             0                 0            0          0            0      0

        Total / moyenne            0            0         0            0              0                 0                0            0,00              0,00         0,00       0,00       0,00      0

       Moyenne                               Moyenne erreurs incidences financières sur                             Taux de courriers rendus / nombre de
                                                                                                      #DIV/0!
       opérations / jours :        0         nombre d’erreurs :                                                     courriers émis :                                #DIV/0!

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Guide des stages Vademécaf

Ò                          Les outils de suivi et d'évaluation

                                                                                                Le bilan de stage

Le bilan intervient à l'issue de chacun des stages. Réunissant l’ensemble
des acteurs du stage, il permet de faire le point sur le travail réalisé par le
stagiaire (point sur les progrès réalisés, les difficultés rencontrées, le dérou-
lement du stage au cours de la période…).

Ce bilan peut se faire à l'aide de la grille d'appréciation et de la synthèse
des rapports journaliers.

Les bilans prévus à l’issue des stages 2 et 4, sont effectués en présence des
représentants du centre de formation (référent et formateurs de la session
concernée) et sont l’occasion de partager et de compléter l’appréciation
portée sur les stagiaires à partir des grilles d’appréciation individuelles.

                                                          La fiche d'appréciation individuelle

Lorsqu’un accompagnement particulier doit être mis en place, parce qu’un
problème de compréhension ou une attitude peu en adéquation avec la for-
mation aura été détecté, le formateur de la session concernée, en lien avec
le référent du centre de formation, fera parvenir, à l’issue de chacun des
modules, une grille d’appréciation du stagiaire concerné, au pilote Caf.

                                                     FICHE D’APPRÉCIATION INDIVIDUELLE
                                                          (à compléter par le formateur de la session)
                        Session du :                                  Au :                               Caf :

                        Nom et prénom du stagiaire :

           Évaluation intermédiaire des                             Appréciations
                                                                                           Progrès constatés au cours du module
        connaissances et capacités acquises
                                                                                           et/ou attendus pour la période à venir
        par le stagiaire à l’issue du module                   --     -      +   ++   NE

                       Connaissance de la législation         ❏      ❏       ❏ ❏ ❏
      TECHNICITÉ

                       Application de la législation
                       selon la situation de l’allocataire    ❏      ❏       ❏ ❏ ❏
                       Utilisation des outils
                       informatiques                          ❏      ❏       ❏ ❏ ❏
techniques requises
 RELATION DE SERVICE

                       - dans les écrits professionnels
   Utilisation des

                       (usagers et partenaires)               ❏      ❏       ❏ ❏ ❏

                       - dans la relation orale               ❏      ❏       ❏ ❏ ❏

               ADAPTATION AU MILIEU DU TRAVAIL                ❏      ❏       ❏ ❏ ❏
OBSERVATIONS GÉNÉRALES :

                                                                                                                                       / 33
Guide des stages Vademécaf

Ò               Les outils de suivi et d'évaluation

                                                                                       La fiche de liaison

                                                   Etudiés en module théorique et   Opérations à     À étudier et à pratiquer
                         Thèmes                        opérations à effectuer        approfondir     avec le tuteur en stage
                                                            en autonomie            avec le tuteur          pratique
       Conditions générales d’ouverture de droit

       L’allocataire

       Réaffiliation, regroupement de dossiers

       Organismes débiteurs

       Périodes de séjour à l’étranger
       Adresse à l’étranger, adresse provisoire,
       plis non distribués
       La résidence

       Il s’agit d’un document émis par le formateur, à l'issue des modules théo-
       riques, à destination du responsable de stage et du tuteur.
       Cette fiche permet d’indiquer au tuteur les opérations que le stagiaire doit
       savoir réaliser en autonomie, les opérations qui sont à approfondir et les
       opérations non étudiées.

       Les thèmes étudiés en module théorique et opérations à effectuer en
       autonomie
       Sont indiqués :
       Ò    les droits liés à un événement ou à une situation qui ont été étudiés et
            mis en pratique,
       Ò    les précisions relatives à des points de législation particuliers.

       Les opérations à approfondir avec le tuteur
       Sont indiqués :
       Ò    les points de législation étudiés mais non illustrés en formation,
       Ò    les procédures, modalités pratiques, produits de sortie informatiques…
            propres à la Caf,
       Ò    les échanges de données informatisées (DGfip, Pôle emploi…).

       Les thèmes à étudier et à pratiquer avec le tuteur durant le stage
       Sont indiqués :
       Ò    les points de législation afférents à la prestation ainsi que les modalités
            pratiques et procédures s'y rapportant.

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Ò
Ò                                      Le plan d'accès à l'Irfaf
                                       67-69 avenue Jean Jaurès - 75927 Paris Cedex 19

                                                                                                                                                              es

                                                                                                                                                                                                                              rue d
                                                                     e                                                                                nJ   aur
                                                                  ein                                                                         e   Jea
                                                                                                                                        nu

                                                                                                                                                                                                                                   'Hau
                                                              S
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                                                                                                                                                                                                                                        tpou
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                                                                                                                                                       de
                                           qu                      el
                                                                     a                                             M

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                                                                                                                  ave
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                                                                                                                                                                    Conception-réalisation : communication Caf 92/EF - Photos : Cnaf / Caf92 - Impression Siri Caf 75 - Janvier 2015
                                                                                                                         BUS
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                                                                                                                                                            ine
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                                                                                                                               60

                                                                                                                              du R
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                                                                                                                       ue
                                                                                                   e               BUS

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                                                                                          rue Armand Carre
                                                                   all l

                                                                                                          l
                                                                                                                                            ère
                                                                      y

                                                                                                                                                                   ru
                                                                                                                                                                                ed
                boulevard de la Villette

                                                                                                                                                                                                                                                                             eC
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                                                                                 ouar
                                                                               Ed
                                                                         rue                                           parc des Buttes Chaumont
                                                                                                                                                                           zaris
                                                                                                                                                                   rue Bot
                                                                                              au
                                                                        in More
                                                          e n u e Mathur
                                                        av

                Ò                 Accès voiture :
                                  périphérique, sortir Porte de Pantin, puis prendre
                                  l'avenue Jean-Jaurès

                Ò               Accès transports en commun :
                                • Métro : Ligne 5, arrêt Laumière
                                • Bus : n° 60, arrêt Laumière

                       Institut régional de formation des allocations familiales
Caisse d'allocations familiales des Hauts-de-Seine - 70 à 88 rue Paul Lescop - 92023 Nanterre Cedex
   Locaux pédagogiques : 67-69 avenue Jean Jaurès - 75927 Paris Cedex 19 - ☎ 01 40 40 43 25
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