Guide des stages Vademécaf

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Guide des stages Vademécaf Certificat de qualification professionnelle de gestionnaire-conseil allocataire

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La formation initiale de gestionnaire-conseil Vademécaf repose sur un dispositif en alternance, fondée sur l’articulation de périodes d’acquisition de savoir-faire en entreprise et de périodes de formation théorique dispensées par le centre de formation. À ce titre, la formation Vademécaf comprend cinq modules théoriques et quatre stages, dont l’objectif est de permettre aux agents de faire progressivement l’apprentissage de leur futur métier.

Au-delà des modalités définies par l’Ucanss pour la délivrance du certificat de qualification professionnelle et le financement du dispositif, la mise en place de cette formation s’avère complexe en tant qu’elle mobilise différents acteurs en combinant un objectif de réussite à deux niveaux. Dans ce contexte, les modalités d’organisation des stages doivent être précisées afin de favoriser :
  • une cohérence organisationnelle qui s’appuie sur une concertation entre le centre de formation et la Caf,
  • une cohérence pédagogique entre les différents acteurs et notamment les tuteurs et les formateurs,
  • une prise en compte des apports reçus par le stagiaire lors des modules théoriques,
  • une intégration du stagiaire dans son milieu professionnel facilitée par les responsables de stages et les tuteurs,
  • une évaluation globale et cohérente, qui permet de s’assurer que les connaissances acquises en situation de formation se transforment en compétences exercées sur le poste de travail. Conçu en collaboration avec des représentants des Caf, ce guide à pour ambition de répondre à ces objectifs. Il précise le rôle des acteurs, les contenus et la finalité des stages et propose une présentation commentée des outils de suivi et d’évaluation. L’accès aux outils se fait depuis la collection Vademécaf hébergée sous Sidoc et disponible à l'adresse : http://sidoc.intra.cnaf:8092/rdd-diffusion-web/std-fgc/ Ò Ò Préambule
Guide des stages Vademécaf
  • Sommaire Ò Ò Ò Les acteurs
  • Le stagiaire ___ 6
    Le tuteur ___ 7
    Le responsable de stage ___ 8
    Le pilote Caf ___ 9
    Le centre de formation ___ 10
    Ò Ò Le déroulement des stages Stage 1
  • Les contenus théoriques du module 1 ___ 13
    Stage 2
  • Les contenus théoriques du module 2 ___ 14
    Stage 3
  • Les contenus théoriques du module 3 ___ 15
    Stage 4
  • Les contenus théoriques du module 4 ___ 16
    Ò Ò Les trois étapes des stages Vademécaf
  • La préparation ___ 18
    Le déroulement ___ 19
    Le bilan ___ 20
    Ò Ò Le planning type 22 Ò Ò Les outils de suivi et d'évaluation La grille d'appréciation 25 Le rapport journalier et la synthèse 32
  • Les contenus théoriques du module 1 ___ 32
    La synthèse ___ 32
    Le bilan de stage 33 La fiche d'appréciation individuelle 33 La fiche de liaison 34
  • Les thèmes étudiés en module théorique et les opérations à effectuer en autonomie ___ 34
    Les opérations à approfondir avec le tuteur ___ 34
    Les thèmes à étudier et à pratiquer avec le tuteur durant le stage ... 34
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Ò Ò Les acteurs Ò Ò Le stagiaire Ò Ò Le tuteur Ò Ò Le responsable de stage Ò Ò Le pilote Caf Ò Ò Le centre de formation

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  • Ò Les acteurs Pilote
  • Chargé du pilotage général du dispositif Vademécaf
  • Responsable des contrôles et examens Pilote Garant du dispositif dans son organisme et de l’interface entre l'Irfaf et la Caf Responsable de stage Responsable des apprentissages sur le terrain et de l’évaluation des stages Référent Chargé du suivi des sessions Formateur
  • Assure l’animation des modules professionnels et socioprofessionnels Tuteur Transmet son savoir-faire sur le poste de travail, vérifie les acquis du stagiaire et contribue à son évaluation Administratif Assure le suivi administratif des sessions Administratif Assure le suivi administratif des sessions Référent informatique Assure la mise à disposition des équipements, des outils et de la base formation Correspondant informatique Assure la mise à disposition des équipements, des outils et de la base formation Guide des stages Vademécaf / 5 / 5
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Ò Ò Les acteurs Ò Durant les périodes de stage, le stagiaire : Ò Ò acquiert ou complète ses connaissances sur le fonctionnement général de la Caf, en termes d’objectifs généraux, de modes d’organisation, de structures et de différents services qui concourent à la mission de l’organisme, Ò Ò appréhende la diversité des publics allocataires et expérimente la relation de service selon les modalités organisationnelles mises en place au sein de son organisme, Ò Ò découvre le poste de travail, son organisation au sein de l’unité de traitement, les moyens et outils mis à sa disposition, Ò Ò consolide les savoirs et savoir-faire acquis au cours des précédents modules et stages pratiques de formation au travers du traitement de dossiers, Ò Ò met en pratique les acquis des précédents modules de formation dans le cadre d’une situation de travail ; Ò Ò approfondit ses connaissances en matière de législation, Ò Ò apprend les circuits et procédures propres à sa Caf, et effectue des stages pratiques de formation au travers du traitement de dossiers, Ò Ò prépare la présentation des situations professionnelles prévue dans le cadre de l’épreuve orale du CQP.

Le stagiaire Guide des stages Vademécaf Connaissance du poste de travail Acquisition des connaissances / 6

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Ò Les acteurs Ò Durant les périodes de stage, le tuteur : Ò Ò prépare l’intégration du stagiaire sur le poste de travail, Ò Ò transmet son savoir-faire et guide le stagiaire en situation de travail, Ò Ò accompagne le stagiaire dans son travail au quotidien, Ò Ò aide le stagiaire à choisir les situations qui seront présentées pour l’oral de l’examen, Ò Ò aide le stagiaire à s’intégrer dans l’entreprise et dans l’équipe ; Ò Ò complète les apports théoriques Ò Ò approfondit les points de législation qui présentent des difficultés, Ò Ò informe sur les modalités pratiques propres à la Caf, Ò Ò permet au stagiaire de développer les compétences relatives à la relation (écrite et orale) avec l’usager ; Ò Ò vérifie les acquis du stagiaire, Ò Ò contrôle le travail effectué par le stagiaire, veille à sa progression et contribue à l’évaluation notée de fin de stage pratique, Ò Ò participe aux réunions de concertation, de coordination et de suivi prévues dans le cadre du dispositif de formation, Ò Ò contribue à son évaluation.

Le tuteur Guide des stages Vademécaf Accompagnement Évaluation Acquisition des connaissances liées à la tenue du poste / 7

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Ò Ò Guide des stages Vademécaf Les acteurs Ò Le responsable de stage est garant de l’apprentissage du stagiaire sur le terrain. À ce titre, il : Ò Ò évalue les stages, Ò Ò organise et facilite l’intégration du stagiaire dans l’unité de travail et plus largement dans l’entreprise, Ò Ò participe, éventuellement, à l’organisation des stages de découverte, Ò Ò définit avec le tuteur les travaux à réaliser par le stagiaire au regard des objectifs des stages pratiques, Ò Ò supervise la mise en œuvre du programme de travail, Ò Ò veille au fonctionnement du binôme tuteur/stagiaire, Ò Ò évalue régulièrement la progression de l’apprentissage du stagiaire avec le tuteur, Ò Ò procède à l’évaluation notée de fin de stage pratique en collaboration avec le tuteur, Ò Ò mène son action en concertation avec le pilote, Ò Ò participe aux réunions de concertation, de coordination et de suivi prévues dans le cadre du dispositif de formation.

Le responsable de stage / 8

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Ò Guide des stages Vademécaf Les acteurs Ò Durant les périodes de stage, le pilote : Ò Ò facilite l’échange et assure l’interface entre la Caf et l’Irfaf, Ò Ò participe à l’organisation des stages pratiques, Ò Ò assure la continuité entre les différents stages, Ò Ò s’assure de l’harmonisation des pratiques des tuteurs et des responsables de stages, notamment en matière de suivi et d’évaluation des stages pratiques, Ò Ò soumet toute difficulté rencontrée dans le suivi des stagiaires, au responsable des ressources humaines de la Caf, Ò Ò participe aux réunions de concertation, de coordination et de suivi prévues dans le cadre du dispositif de formation.

Le pilote Caf / 9

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Ò Ò Les acteurs Le pilote : Ò Ò met en œuvre le dispositif global, Ò Ò est garant du niveau de formation dispensée au stagiaire conformément aux préconisations nationales, Ò Ò est garant de la conformité et de la qualité du déroulement de la formation au regard du programme national, Ò Ò définit le cadre global du contenu de la formation commun à l’ensemble des Caf, Le référent : Ò Ò en lien avec le pilote, assure la régulation et le suivi de l’équipe pédagogique permanente et son articulation avec les intervenants occasionnels, Ò Ò organise les réunions de suivi des stagiaires avec la Caf, Ò Ò transmet les résultats des évaluations formatives et des épreuves notées au pilote de la Caf.

Le centre de formation Guide des stages Vademécaf / 10

Ò Le formateur : Ò Ò assure la formation théorique des futurs gestionnaires-conseil, Ò Ò met en œuvre une pédagogie adaptée aux objectifs du dispositif, Ò Ò opère les ajustements pédagogiques nécessaires, en fonction des évaluations effectuées à chaque stade du parcours, Ò Ò procède à l’évaluation formative des stagiaires, Ò Ò corrige les contrôles de connaissances, Ò Ò présente, en début de stage, aux tuteurs et responsables de stage, la fiche de liaison, Ò Ò établit un bilan individuel des stagiaires à l’issue des modules théoriques, Ò Ò fait le point avec le tuteur sur la réalisation des applications prévues au cours du stage, à partir de la fiche de liaison Irfaf/Caf Ò Ò en lien avec les acteurs de la Caf, peut également aider les tuteurs à :
  • la planification du stage via le guide pratique et la fiche de liaison,
  • la construction de la corbeille,
  • la conception de supports pour des apports théoriques devant être vus pendant le stage,
  • la construction des compléments de formation auxquels peuvent donner lieu certaines situations rencontrées par le stagiaire. Le centre de formation Guide des stages Vademécaf / 11

Ò Le déroulement des stages Ò Ò Stage 1 : les contenus théoriques du module 1 Ò Ò Stage 2 : les contenus théoriques du module 2 Ò Ò Stage 3 : les contenus théoriques du module 3 Ò Ò Stage 4 : les contenus théoriques du module 4 Ò

Guide des stages Vademécaf Le déroulement des stages Ò Rappel sur les contenus théoriques vus durant la séquence 1 La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques étudiés lors de la séquence 1 module 1, qui devront être abordés au cours du stage 2 semaines - 10 jours Stage 1 Stage 1 AF, CF, ARS 2 jours Emploi 0,5 jour Présentation 2 jours Révision socio.

0,5 jour CGOD Ressources 11 jours Révision pro. 1,5 jour Finalités Démarches Partenaires 2,5 jours Démographie Famille Arrivée de l'enfant 1 jour PN / AB 3 jours Contenus théoriques Séquence 1 / 13

Ò Ò Guide des stages Vademécaf Le déroulement des stages Rappel sur les contenus théoriques vus durant la séquence 2 La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques étudiés lors de la séquence 2, qui devront être abordés au cours du stage. Stage 2 3 semaines - 15 jours Stage 2 AL 7 jours Logement 0,5 jour Révision socio. 0,5 jour Révision pro. 1 jour Charte rédactionnelle 1 jour Stratégie de communication et relation de service 0,5 jour Mutations 2 jours Contenus théoriques Séquence 2 Contrôle continu 0,5 jour / 14

Ò Guide des stages Vademécaf Le déroulement des stages Rappel sur les contenus théoriques vus durant la séquence 3 La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques étudiés lors de la séquence 3, qui devront être abordés au cours du stage Stage 3 2 semaines - 10 jours Stage 3 ASFNR 3 jours Action sociale locale 0,5 jour Préparation orale 0,5 jour Concilier 0,5 jour Maîtrise des risques 0,5 jour CA, CMG 6 jours Contenus théoriques Séquence 3 / 15

Ò Guide des stages Vademécaf Ò Le déroulement des stages Rappel sur les contenus théoriques vus durant les séquences 4 et 5 La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques étudiés lors de la séquence 4, qui devront être abordés au cours du stage Stage 4 3 semaines - 15 jours Stage 4 Autres PF 3 jours Surendettement 0,5 jour Révision socio. 0,5 jour Préparation orale 1,5 jour Révision Préparation examen 1,5 jour Techniques d'entretien 1 jour Précarité 0,5 jour RSA 10 jours Révision pro. 1 jour Créances 1 jour Contenus théoriques Séquence 4 Séquence 5 Contrôle continu 2 0,5 jour / 16

Ò Les trois étapes des stages Ò Ò Préparation Ò Ò Déroulement Ò Ò Bilan

  • Ò Ò Guide des stages Vademécaf Préparation Acteurs Activités Pilote Caf
  • Participe à la réunion de préparation du stage
  • Réceptionne la fiche de liaison recensant les opérations à effectuer pendant le stage pratique, et la diffuse au responsable de stage
  • Réceptionne les appréciations individuelles communiquées par le centre de formation
  • Communique les dates du stage aux tuteurs et au responsable de stage, ainsi que le nombre et le nom des stagiaires concernés
  • Précise les rôles et missions des différents acteurs (tuteur, responsable de stage...)
  • Prépare le programme du stage
  • Coordonne le programme de travail des stagiaires Responsable de stage
  • Organise l’accueil sur poste de travail du stagiaire en collaboration avec le tuteur
  • Veille aux conditions matérielles (mise à disposition d’un poste de travail équipé)
  • Définit avec le tuteur, le programme de travail du stagiaire, à partir de la liste des opérations à effectuer qui aura été précédemment communiquée par le centre de formation (fiche de liaison) et du programme de travail établi par le pilote
  • Harmonise les critères d’évaluation Tuteur
  • Identifie, à partir de la fiche de liaison et du programme du stage, les opérations à traiter pour le stage concerné
  • Peut moduler les contenus en fonction des capacités et du degré d’autonomie du stagiaire qui auront été appréciés lors des précédents stages
  • Vérifie les équipements mis à disposition du stagiaire / 18
  • Ò Guide des stages Vademécaf Déroulement Acteurs Activités Pilote Caf
  • Rappelle les objectifs du stage, son contenu, ses modalités, ainsi que les règles à respecter (présentéisme, horaires...)
  • Fait le point sur la progression de l’apprentissage à l’issue de la première partie du stage pratique, en s’appuyant, notamment, sur les rapports journaliers
  • Harmonise les critères d’évaluation Responsable de stage
  • Définit, en lien avec le pilote, les modalités de suivi et d’évaluation de l’action du tuteur ainsi que la fréquence des réunions de bilan
  • Rappelle que le stage est noté (stages 2 et 4) et que cette évaluation est prise en compte dans la note finale de l’examen CQP GC
  • Présente au stagiaire le tuteur et l’équipe de travail
  • Définit les modalités de déroulement du stage (en matière de conseil et d’assistance et de commentaires des erreurs)
  • Fait le point sur le déroulement du stage précédent et sur la progression de l’apprentissage
  • Rappelle au stagiaire qu’une progression est attendue dans la qualité de son travail (dont le niveau de production est un indicateur) Tuteur
  • Présente au stagiaire l’organisation du poste de travail
  • Procède à la sélection des opérations à traiter par le stagiaire
  • À partir de la fiche de liaison, assure les compléments de formation auxquels peuvent donner lieu certaines situations rencontrées par le stagiaire
  • Apporte au stagiaire les informations, explications et conseils dont il a besoin, tant sur le plan technique que sur le plan de la relation écrite ou orale
  • Vérifie quotidiennement le travail du stagiaire
  • Observe ses méthodes de travail
  • S’assure de la qualité de sa préparation : lecture attentive des pièces, analyse de leur conformité, étude globale du dossier, détermination des résultats
  • Accompagne le stagiaire vers l’autonomie en l’amenant à rechercher l’information sous @doc, la documentation mise à sa disposition, ses supports de formation ou ses notes personnelles
  • Aide le stagiaire dans la préparation de ses entretiens téléphoniques
  • Apporte au stagiaire les informations, explications et aides dont il a besoin pour traiter les opérations qui lui sont confiées
  • Procède en commun et régulièrement à l’analyse des erreurs
  • Assiste, si nécessaire, le stagiaire dans la correction de l’erreur
  • Vérifie les corrections effectuées par le stagiaire
  • Fait le point sur l’avancement de la réalisation des applications prévues au cours du stage, à partir de la fiche de liaison
  • Informe régulièrement les différents acteurs sur le déroulement du stage ; les alerte rapidement si le stagiaire rencontre des difficultés / 19
  • Ò Ò Guide des stages Vademécaf Le parcours Microsoft Office 2010 tableur et bases de données Le parcours Microsoft Office 2010 tableur et bases de données Bilan Acteurs Activités Pilote Caf
  • Fait le point sur la réalisation des applications prévues au cours du stage, à partir de la fiche de liaison, en lien avec le responsable de stage
  • Procède à la notation du stage avec le responsable de stage
  • Communique au stagiaire la note obtenue lors du stage
  • Fait parvenir au référent du centre de formation, la grille d’appréciation notée, à partir de laquelle s’effectuera le bilan du stage (stages 2 et 4)
  • Représente la Caf lors de la réunion bilan avec l’Irfaf (stages 2 et 4) Responsable de stage
  • Fait le point, en lien avec le pilote et le tuteur, sur la progression de l’apprentissage à partir, notamment, des rapports journaliers
  • Prépare l’entretien d’évaluation du stagiaire
  • Peut réaliser, avec le pilote, l’entretien d’évaluation
  • Propose une note au pilote à partir de la grille et des synthèses
  • Participe à la réunion bilan avec le centre de formation (stages 2 et 4) Tuteur
  • Complète la grille d’appréciation individuelle en vue de la notation du stage
  • Peut participer à la réunion bilan avec le centre de formation (stages 2 et 4)
  • Restitue au formateur de la session les points complémentaires abordés durant le stage / 20

Ò Le planning type

Ò Guide des stages Vademécaf Le parcours Microsoft Office 2010 tableur et bases de données Le parcours Microsoft Office 2010 tableur et bases de données Le planning type À partir du calendrier de la formation et des thèmes à aborder à l’issue de chacun des modules, enrichis des fiches de liaison, le pilote de chaque organisme, en lien avec le responsable de stages, élabore un planning d’activité, permettant d’aider le tuteur à apprécier, mesurer et définir l’activité des stagiaires. Il s’agit également d’un outil de coordination permettant de faire le point sur les actions communes à réaliser.

Nom du responsable de stage . . Nom du stagiaire . . Nom du tuteur . . Stage n . du . au . . Apports de connaissances théoriques à dispenser (cf. fiche de liaison) Savoirfaire à transmettre Autres activités Nombre et nature des bons de travail effectués Temps prévisionnel Temps effectif Commentaire Jour 1 Matin Aprèsmidi Ò / 22

  • Ò Les outils de suivi et d'évaluation Ò Ò La grille d’appréciation Ò Ò Le rapport journalier et la synthèse
  • le rapport journalier
  • la synthèse Ò Ò Le bilan de stage Ò Ò La fiche d’appréciation individuelle Ò Ò la fiche de liaison
  • les thèmes étudiés en module théorique et les opérations à effectuer en autonomie
  • les opérations à approfondir avec le tuteur
  • les thèmes à étudier et à pratiquer avec le tuteur durant le stage

Séquence 2 Stage 1 Stage 2 Séquence 3 Stage 3 Séquence 4 Séquence 1 Stage 4 Séquence 5 Fiche de liaison Fiche de liaison Questionnaire satisfaction stagiaire Questionnaire satisfaction stagiaire Fiche de liaison Fiche de liaison Synthèse + rapports journaliers Synthèse + rapports journaliers Synthèse + rapports journaliers Synthèse + rapports journaliers Bilan de stage Bilan de stage 1 Réunion bilan stage 2 Bilan de stage 3 Grille d'appréciation notée Grille d'appréciation notée Ò Ò Guide des stages Vademécaf Les outils de suivi et d'évaluation 24

Ò Guide des stages Vademécaf Les outils de suivi et d'évaluation Quatre niveaux d’appréciation dans la grille sont matérialisés par quatre colonnes : Seules les « cellules blanches » sont à compléter.

Les « cellules grises » sont déjà paramétrées permettant le calcul automatique de la note globale au regard du nombre de points affectés à chaque item, par le tuteur ou le responsable de stage.

Lorsque les grilles sont toutes complétées, le tableau récapitulatif indique la note globale et son détail. Il fait apparaître le nombre d’items et les notes /20, puis la moyenne générale du stagiaire. Les remarques mentionnées dans la case « observations », doivent pouvoir être argumentées et objectivées (observations mesurables, vérifiables et opposables). Dans tous les cas, il est recommandé au pilote Caf, en lien avec le responsable de stage, de comparer les évaluations de l’ensemble des stagiaires d’une même session, en vue d’une éventuelle harmonisation des notes lors des réunions de bilan, avant communication aux stagiaires.

Aidé En cours d’acquisition Acquis Aidé Seul entre 0 et 5 points entre 6 et 10 points entre 11 et 15 points entre 16 et 20 points Le stagiaire ne sait pas faire, il ne connaît pas, il ne sait pas utiliser Le stagiaire fait, il utilise avec l’aide systématique du tuteur Le stagiaire fait, il utilise avec un soutien occasionnel (tuteur ou une personne ressource) ou une demande de confirmation Le stagiaire maîtrise et il est autonome dans la tâche La grille d'appréciation / 25

Ò Ò Guide des stages Vademécaf Ò Les outils de suivi et d'évaluation La grille d'appréciation Le traitement des dossiers Le traitement des dossiers Nonacquis 0 à 6 pts En cours Acquis 16 à 20 pts Note Commentaires Aidé 7 à 10 pts Seul 11 à 15 pts L’étude des pièces (note sur 20) 0 Lit et analyse l’ensemble des pièces Apprécie la validité des pièces Vérifie l’exhaustivité des pièces (à réclamer ou présentes dans le SDP) L’étude des droits (note sur 20) 0 Détermine les droits réels 0 Détermine les droits potentiels Vérifie la cohérence droits attendus et réels La liquidation du dossier (note sur 20) 0 Choisit les FG pertinents 0 Saisit correctement les informations Met en instance le dossier à bon escient Met à jour le SDP 0 Apprécie l’opportunité d’une coproduction Connaît les processus et applique les bonnes pratiques / 26

Ò Guide des stages Vademécaf Ò Les outils de suivi et d'évaluation La grille d'appréciation L'étude des pièces Il s’agit de repérer si le stagiaire lit et analyse l’ensemble des pièces reçues. Le responsable de stage (ou le tuteur) appréciera si la lecture et l’analyse des pièces sont partielles, approfondies, complètes et en corrélation avec les éléments connus du dossier.

L'étude des droits Il s’agit de repérer si le stagiaire sait déterminer les droits réels et potentiels. Le tuteur, ou le responsable de stage, appréciera si l’étude des droits est complète ou pas, si les droits sont exacts au regard de la situation et des pièces analysées, si la notification est vérifiée ou pas.

La liquidation du dossier Il s’agit de repérer si le stagiaire traite le dossier de manière appropriée. Le tuteur, ou le responsable de stage, appréciera le choix des faits générateurs au regard de la situation de l’allocataire, la nature des informations saisies dans Nims, le choix du stagiaire d’informer ou non l’allocataire sur ses droits et selon quels modes de contacts... Les bons de travail La moyenne des bons de travail journaliers est mentionnée sur le suivi des stages 2 et 4. Pour cela, le responsable de stage, ou le tuteur, s’appuie sur la synthèse du rapport journalier (facultatif), qu’il aura complétée au fil de l’eau puis en fin de stage.

Bons de travail / jour (note sur 20) BT (- de 10) = 0 à 5 pts BT (10 à 15) = 6 à 10 pts BT (16 à 19) = 11 à 15 pts BT (20 et +) = 16 à 20 pts Note neutralisée Note / moyenne journalière pour la période Erreurs (note sur 20) - coefficient 2 Plus de 15 pts Entre 10,1 et 15 % = 6 et 10 pts Entre 5,1 et 10 % = 11 à 15 pts - de 5 % = 16 à 20 pts Note / % moyen d’erreurs pour la période Note sur 100 0,0 Note sur 20 0,0 Note ramenée sur 11 0,0 / 27

Ò Ò Guide des stages Vademécaf Les outils de suivi et d'évaluation Environnement de programmation VBA La grille d'appréciation L'appropriation du poste et son environnement S'adapte aux circuits internes de travail Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît et agit dans le cadre des circuits de travail propres à son unité, son service et son organisme.

Applique les procédures de travail spécifiques à la Caf (bonnes pratiques) Il s’agit de repérer si le stagiaire s’approprie, applique, voire propose des méthodes de travail. Le responsable de stage appréciera l’intérêt que porte le stagiaire aux méthodes de travail et aux bonnes pratiques préconisées par la hiérarchie.

L’appropriation du poste Nonacquis 0 à 6 pts En cours Acquis 16 à 20 pts Note Commentaires Aidé 7 à 10 pts Seul 11 à 15 pts Applique une méthodologie de travail appropriée (note sur 20) 0 S’adapte aux circuits internes de travail Applique les procédures de travail spécifiques à la Caf Sait organiser son travail pour gagner en efficacité de traitement Sait planifier son activité et ses priorités Utilise de manière optimale les outils informatiques à sa disposition (note sur 20) Outils de production (Nims, SDP...) Outils documentaires (@doc) Exploitation simultanée (navigation) Note sur 40 0,0 Note sur 20 0,0 Note ramenée sur 4 0,0 / 28

Ò Guide des stages Vademécaf Access initiation Les outils de suivi et d'évaluation La grille d'appréciation Sait organiser son travail pour gagner en efficacité de traitement Il s’agit de repérer si le stagiaire a une méthodologie de travail propre qui lui permet de gagner en efficacité dans sa progression. Le responsable de stage appréciera le besoin d’apporter un soutien pour la mise en place d’une organisation et la définition de méthodes de travail. Sait planifier son activité et ses priorités Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît les priorités et les directives de travail du service et de l’organisme, en lien avec les objectifs nationaux.

Utilise de manière optimale les outils informatiques Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît et exploite en situation les outils de travail. Pour cela, le tuteur, ou le responsable de stage, appréciera le degré de maîtrise acquis dans la consultation et la navigation entre les différents outils (Nims, @doc, SDP...) mis à sa disposition.

La relation de service Communique avec les allocataires et les tiers à l’écrit Il s’agit de repérer si le stagiaire utilise les principes de la charte rédactionnelle lorsqu’il rédige un courrier ou un courriel. Le tuteur, ou le responsable de stage, appréciera la mise en forme, la structuration, la lisibilité de l’objet et la qualité rédactionnelle du texte... Relation de service Nonacquis 0 à 6 pts En cours Acquis 16 à 20 pts Note Commentaires Aidé 7 à 10 pts Seul 11 à 15 pts Communique avec les allocataires et les tiers à l’écrit (note sur 20) 0 Par écrit (courriers, courriels) Indiquer le nombre de courriers rendus Communique avec les allocataires et les tiers à l’oral (note sur 20) 0 À l’oral (téléphone /accueil) Note sur 40 0,0 Note sur 20 0,0 Note ramenée sur 3 0,0 / 29

Ò Ò Guide des stages Vademécaf Les outils de suivi et d'évaluation La grille d'appréciation Communique avec les allocataires et les tiers à l’oral ou au téléphone Il s’agit de repérer si le stagiaire applique les techniques de communication enseignées. Le responsable de stage appréciera, notamment, le ton de la voix, la qualité de d’écoute, le questionnement utilisé, la connaissance des outils et des équipements à disposition du stagiaire.

Communique avec les allocataires et les tiers à l’oral à l’accueil Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît l’organisation de l’accueil au sein de sa Caf et utilise les techniques d’entretien.

Pour cela, le tuteur, ou le responsable de stage, sera attentif à la forme de l’échange avec l’allocataire (vocabulaire simple sans jargon Caf, respect du secret professionnel s’agissant de la situation des tiers...) La posture de travail et l’adaptation au milieu de travail L’absentéisme Il s’agit de repérer si le stagiaire se conforme au règlement intérieur de l’organisme concernant ses absences et retards.

Posture de travail et adaptation au milieu de travail Absentéisme (note sur 20) Commentaires (respect du règlement intérieur concernant les absences et retards ) Coopération (note sur 20) Commentaires (disponibilité, solidarité, sens du travail en équipe...) Implication (note sur 20) Commentaires (capacité à se concentrer, à tenir compte des remarques, à prendre des notes pour éviter de répéter les erreurs...) Posture et intégration dans le groupe de travail (note sur 20) Commentaires (respect des consignes, des règles, de la hiérarchie, des collègues...) Note sur 80 0,0 Note sur 20 0,0 Note ramenée sur 2 0,0 / 30

Ò Guide des stages Vademécaf Les outils de suivi et d'évaluation La grille d'appréciation La coopération Il s’agit de repérer si le stagiaire sait s’adapter au travail en équipe, s’il collabore avec ses collègues et sa hiérarchie. L’implication Il s’agit de repérer si le stagiaire tient compte des remarques et des conseils du tuteur et du responsable de stage, ainsi que des autres intervenants dans la formation, et de s’assurer de son implication dans le travail (prise de notes pour éviter la répétition d’erreurs par exemple). Posture et intégration dans le groupe de travail Il s’agit de repérer si le stagiaire applique les consignes de travail, le règlement intérieur de l’organisme, et de vérifier son intégration au sein de l’équipe, avec les autres apprenants et avec la hiérarchie.

Rubrique « observations » Cette rubrique permet d’identifier les difficultés, de souligner les progrès du stagiaire, de porter des remarques complémentaires liées aux critères d’appréciation et d’inscrire les actions complémentaires à envisager. Elle est réservée au responsable de stage et lui permet d’ajuster le parcours en fonction des difficultés rencontrées par le stagiaire. Il s’agit d’observations générales sur le travail réalisé par le stagiaire. Le stagiaire signe ces grilles et peut également y émettre des observations concernant le déroulement du stage.

Observations du stagiaire : Observations du responsable de stage : / 31

Ò Ò Guide des stages Vademécaf Les outils de suivi et d'évaluation Le rapport journalier et la synthèse Le rapport journalier Outil de suivi de l’activité du stagiaire, ce document facultatif, permet de récapituler le nombre et la nature des opérations réalisées quotidiennement par le stagiaire, de vérifier et d’analyser la qualité de son travail sur le plan pédagogique et de collationner les observations relatives à son intégration dans l’unité de travail.

La synthèse Traitement des dossiers Courrier Téléphone Accueil physique Nature Fiche de liaison - colonnes 1, 2, 3 Erreurs - savoirs Erreurs - attention Erreurs - organisation Erreurs - manipulation outils Dont erreurs avec incidences financières Nombre de courriers émis Courriers rendus - argumentation Courriers rendus - Structuration plan - ordre Courriers rendus - orthographe - syntaxe Nombre de coproductions Nombre d’appels reçus Total / moyenne 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0 Moyenne erreurs incidences financières sur nombre d’erreurs : #DIV/0! Taux de courriers rendus / Nombre de courriers émis : #DIV/0! Formation gestionnaire-conseil Caf : Stage n° du au Nom - prénom du stagiaire Nom - prénom du tuteur Nom - prénom du responsable de stage : Traitement des dossiers Courrier Téléphone Accueil physique Jours Nombre d’opérations Erreurs - savoirs Erreurs - attention Erreurs - organisation Erreurs - manipulation outils Dont erreurs avec incidences financières Nombre de courriers émis Courriers rendus - argumentations Courriers rendus - structuration plan - ordre Courriers rendus - orthographe - syntaxe Nombre de coproductions Nombre d’appels reçus 10 Total / moyenne 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0 Moyenne opérations / jours : 0 Moyenne erreurs incidences financières sur nombre d’erreurs : #DIV/0!

Taux de courriers rendus / nombre de courriers émis : #DIV/0! / 32

Ò Guide des stages Vademécaf Les outils de suivi et d'évaluation Le bilan de stage Le bilan intervient à l'issue de chacun des stages. Réunissant l’ensemble des acteurs du stage, il permet de faire le point sur le travail réalisé par le stagiaire (point sur les progrès réalisés, les difficultés rencontrées, le déroulement du stage au cours de la période...). Ce bilan peut se faire à l'aide de la grille d'appréciation et de la synthèse des rapports journaliers.

Les bilans prévus à l’issue des stages 2 et 4, sont effectués en présence des représentants du centre de formation (référent et formateurs de la session concernée) et sont l’occasion de partager et de compléter l’appréciation portée sur les stagiaires à partir des grilles d’appréciation individuelles.

La fiche d'appréciation individuelle Lorsqu’un accompagnement particulier doit être mis en place, parce qu’un problème de compréhension ou une attitude peu en adéquation avec la formation aura été détecté, le formateur de la session concernée, en lien avec le référent du centre de formation, fera parvenir, à l’issue de chacun des modules, une grille d’appréciation du stagiaire concerné, au pilote Caf. FICHE D’APPRÉCIATION INDIVIDUELLE (à compléter par le formateur de la session) Session du : Au : Caf : Nom et prénom du stagiaire : Évaluation intermédiaire des connaissances et capacités acquises par le stagiaire à l’issue du module Appréciations Progrès constatés au cours du module et/ou attendus pour la période à venir + NE T ECHNICITÉ Connaissance de la législation ❏ Application de la législation selon la situation de l’allocataire ❏ Utilisation des outils informatiques ❏ R ELATION DE SERVICE Utilisation des techniques requises - dans les écrits professionnels (usagers et partenaires ❏ - dans la relation orale ❏ ADAPTATION AU MILIEU DU TRAVAIL ❏ OBSERVATIONS GÉNÉRALES : / 33

Ò Les outils de suivi et d'évaluation La fiche de liaison Il s’agit d’un document émis par le formateur, à l'issue des modules théoriques, à destination du responsable de stage et du tuteur. Cette fiche permet d’indiquer au tuteur les opérations que le stagiaire doit savoir réaliser en autonomie, les opérations qui sont à approfondir et les opérations non étudiées. Les thèmes étudiés en module théorique et opérations à effectuer en autonomie Sont indiqués : Ò Ò les droits liés à un événement ou à une situation qui ont été étudiés et mis en pratique, Ò Ò les précisions relatives à des points de législation particuliers.

Les opérations à approfondir avec le tuteur Sont indiqués : Ò Ò les points de législation étudiés mais non illustrés en formation, Ò Ò les procédures, modalités pratiques, produits de sortie informatiques... propres à la Caf, Ò Ò les échanges de données informatisées (DGfip, Pôle emploi...). Les thèmes à étudier et à pratiquer avec le tuteur durant le stage Sont indiqués : Ò Ò les points de législation afférents à la prestation ainsi que les modalités pratiques et procédures s'y rapportant.

Guide des stages Vademécaf Thèmes Etudiés en module théorique et opérations à effectuer en autonomie Opérations à approfondir avec le tuteur À étudier et à pratiquer avec le tuteur en stage pratique Conditions générales d’ouverture de droit L’allocataire Réaffiliation, regroupement de dossiers Organismes débiteurs Périodes de séjour à l’étranger Adresse à l’étranger, adresse provisoire, plis non distribués La résidence / 34

Ò Conception-réalisation : communication Caf 92/EF - Photos : Cnaf / Caf92 - Impression Siri Caf 75 - Janvier 2015 Le plan d'accès à l'Irfaf 67-69 avenue Jean Jaurès - 75927 Paris Cedex 19 Ò Ò Ò Accès voiture : périphérique, sortir Porte de Pantin, puis prendre l'avenue Jean-Jaurès Ò Ò Accès transports en commun :
  • Métro : Ligne 5, arrêt Laumière
  • Bus : n° 60, arrêt Laumière quai de la Seine quai de la Loire avenue Jean Jaures rue de M eaux rue Armand Carrel uleva r d d e la V i l lett e avenue Mathurin Moreau rue Edouard Pailleron parc des Buttes Chaumont rue Botzaris BUS BUS M 60 60 Institut régional de formation des allocations familiales Caisse d'allocations familiales des Hauts-de-Seine - 70 à 88 rue Paul Lescop - 92023 Nanterre Cedex Locaux pédagogiques : 67-69 avenue Jean Jaurès - 75927 Paris Cedex 19 - ☎ 01 40 40 43 25
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