Guide des stages Vademécaf - Certificat de qualification professionnelle de gestionnaire-conseil allocataire
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Guide des stages Vademécaf Certificat de qualification professionnelle de gestionnaire-conseil allocataire
Ò Préambule Ò
La formation initiale de gestionnaire-conseil Vademécaf
repose sur un dispositif en alternance, fondée sur l’articula-
tion de périodes d’acquisition de savoir-faire en entreprise et
de périodes de formation théorique dispensées par le centre de
formation.
À ce titre, la formation Vademécaf comprend cinq modules
théoriques et quatre stages, dont l’objectif est de permettre aux
agents de faire progressivement l’apprentissage de leur futur
métier.
Au-delà des modalités définies par l’Ucanss pour la délivrance
du certificat de qualification professionnelle et le financement
du dispositif, la mise en place de cette formation s’avère com-
plexe en tant qu’elle mobilise différents acteurs en combinant un
objectif de réussite à deux niveaux.
Dans ce contexte, les modalités d’organisation des stages doivent
être précisées afin de favoriser :
• une cohérence organisationnelle qui s’appuie sur une concerta-
tion entre le centre de formation et la Caf,
• une cohérence pédagogique entre les différents acteurs et
notamment les tuteurs et les formateurs,
• une prise en compte des apports reçus par le stagiaire lors des
modules théoriques,
• une intégration du stagiaire dans son milieu professionnel
facilitée par les responsables de stages et les tuteurs,
• une évaluation globale et cohérente, qui permet de s’assurer
que les connaissances acquises en situation de formation se
transforment en compétences exercées sur le poste de travail.
Conçu en collaboration avec des représentants des Caf, ce guide
à pour ambition de répondre à ces objectifs. Il précise le rôle des
acteurs, les contenus et la finalité des stages et propose une
présentation commentée des outils de suivi et d’évaluation.
L’accès aux outils se fait depuis la collection Vademécaf hébergée sous
Sidoc et disponible à l'adresse :
http://sidoc.intra.cnaf:8092/rdd-diffusion-web/std-fgc/
Ò Sommaire Ò Les acteurs • Le stagiaire .................................................................................... 6 • Le tuteur ........................................................................................ 7 • Le responsable de stage ................................................................. 8 • Le pilote Caf .................................................................................. 9 • Le centre de formation ................................................................... 10 Ò Le déroulement des stages Stage 1 • Les contenus théoriques du module 1 ............................................ 13 Stage 2 • Les contenus théoriques du module 2 ............................................ 14 Stage 3 • Les contenus théoriques du module 3 ............................................ 15 Stage 4 • Les contenus théoriques du module 4 ............................................ 16 Ò Les trois étapes des stages Vademécaf • La préparation ............................................................................... 18 • Le déroulement.............................................................................. 19 • Le bilan ......................................................................................... 20 Ò Le planning type 22 Ò Les outils de suivi et d'évaluation La grille d'appréciation 25 Le rapport journalier et la synthèse 32 • Les contenus théoriques du module 1 ............................................ 32 • La synthèse .................................................................................... 32 Le bilan de stage 33 La fiche d'appréciation individuelle 33 La fiche de liaison 34 • Les thèmes étudiés en module théorique et les opérations à effectuer en autonomie ......................................... 34 • Les opérations à approfondir avec le tuteur .................................... 34 • Les thèmes à étudier et à pratiquer avec le tuteur durant le stage ... 34
Ò
Ò Les acteurs
Ò Le stagiaire
Ò Le tuteur
Ò Le responsable de stage
Ò Le pilote Caf
Ò Le centre de formation
Guide des stages Vademécaf
Ò Les acteurs
Pilote Pilote
• Chargé du pilotage général Garant du dispositif dans son
du dispositif Vademécaf organisme et de l’interface
entre l'Irfaf et la Caf
• Responsable des contrôles
et examens
Responsable de stage
Référent Responsable des appren-
tissages sur le terrain et de
Chargé du suivi des sessions l’évaluation des stages
Tuteur
Formateur
Transmet son savoir-faire sur
• Assure l’animation des le poste de travail, vérifie les
modules professionnels et acquis du stagiaire et contri-
socioprofessionnels bue à son évaluation
Administratif Administratif
Assure le suivi administratif
Assure le suivi administratif
des sessions
des sessions
Correspondant
Référent informatique informatique
Assure la mise à disposition Assure la mise à disposition
des équipements, des outils des équipements, des outils
et de la base formation et de la base formation
/5
Guide des stages Vademécaf
Ò Les acteurs
Ò
Le stagiaire
Durant les périodes de stage, le stagiaire :
Ò acquiert ou complète ses connaissances sur le fonctionnement général
Connaissance du poste de travail
de la Caf, en termes d’objectifs généraux, de modes d’organisation, de
structures et de différents services qui concourent à la mission de
l’organisme,
Ò appréhende la diversité des publics allocataires et expérimente la rela-
tion de service selon les modalités organisationnelles mises en place au
sein de son organisme,
Ò découvre le poste de travail, son organisation au sein de l’unité de traite-
ment, les moyens et outils mis à sa disposition,
Ò consolide les savoirs et savoir-faire acquis au cours des précédents modules
et stages pratiques de formation au travers du traitement de dossiers,
Ò met en pratique les acquis des précédents modules de formation dans le
cadre d’une situation de travail ;
Acquisition des
connaissances
Ò approfondit ses connaissances en matière de législation,
Ò apprend les circuits et procédures propres à sa Caf, et effectue des stages
pratiques de formation au travers du traitement de dossiers,
Ò prépare la présentation des situations professionnelles prévue dans le
cadre de l’épreuve orale du CQP.
/6
Guide des stages Vademécaf
Ò Les acteurs
Le tuteur
Durant les périodes de stage, le tuteur :
Ò prépare l’intégration du stagiaire sur le poste de travail,
Accompagnement
Ò transmet son savoir-faire et guide le stagiaire en situation de travail,
Ò accompagne le stagiaire dans son travail au quotidien,
Ò aide le stagiaire à choisir les situations qui seront présentées
pour l’oral de l’examen,
Ò aide le stagiaire à s’intégrer dans l’entreprise et dans l’équipe ;
connaissances liées
à la tenue du poste
Ò complète les apports théoriques
Acquisition des
Ò approfondit les points de législation qui présentent des difficultés,
Ò informe sur les modalités pratiques propres à la Caf,
Ò permet au stagiaire de développer les compétences relatives à la relation
(écrite et orale) avec l’usager ;
Ò vérifie les acquis du stagiaire,
Ò contrôle le travail effectué par le stagiaire, veille à sa progression et contri-
bue à l’évaluation notée de fin de stage pratique,
Évaluation
Ò participe aux réunions de concertation, de coordination et de suivi pré-
vues dans le cadre du dispositif de formation,
Ò contribue à son évaluation.
/7
Guide des stages Vademécaf
Ò Les acteurs
Ò
Le responsable de stage
Le responsable de stage est garant de l’apprentissage du stagiaire sur le ter-
rain. À ce titre, il :
Ò évalue les stages,
Ò organise et facilite l’intégration du stagiaire dans l’unité de travail et plus
largement dans l’entreprise,
Ò participe, éventuellement, à l’organisation des stages de découverte,
Ò définit avec le tuteur les travaux à réaliser par le stagiaire au regard des
objectifs des stages pratiques,
Ò supervise la mise en œuvre du programme de travail,
Ò veille au fonctionnement du binôme tuteur/stagiaire,
Ò évalue régulièrement la progression de l’apprentissage du stagiaire avec
le tuteur,
Ò procède à l’évaluation notée de fin de stage pratique en collaboration
avec le tuteur,
Ò mène son action en concertation avec le pilote,
Ò participe aux réunions de concertation, de coordination et de suivi pré-
vues dans le cadre du dispositif de formation.
/8
Guide des stages Vademécaf
Ò Les acteurs
Le pilote Caf
Durant les périodes de stage, le pilote :
Ò facilite l’échange et assure l’interface entre la Caf et l’Irfaf,
Ò participe à l’organisation des stages pratiques,
Ò assure la continuité entre les différents stages,
Ò s’assure de l’harmonisation des pratiques des tuteurs et des responsables
de stages, notamment en matière de suivi et d’évaluation des stages
pratiques,
Ò soumet toute difficulté rencontrée dans le suivi des stagiaires, au respon-
sable des ressources humaines de la Caf,
Ò participe aux réunions de concertation, de coordination et de suivi pré-
vues dans le cadre du dispositif de formation.
/9
Guide des stages Vademécaf
Ò Les acteurs
Ò
Le centre de formation
Le pilote :
Ò met en œuvre le dispositif global,
Ò est garant du niveau de formation dispensée au stagiaire conformément
aux préconisations nationales,
Ò est garant de la conformité et de la qualité du déroulement de la forma-
tion au regard du programme national,
Ò définit le cadre global du contenu de la formation commun à l’ensemble
des Caf,
Le référent :
Ò en lien avec le pilote, assure la régulation et le suivi de l’équipe pédago-
gique permanente et son articulation avec les intervenants occasionnels,
Ò organise les réunions de suivi des stagiaires avec la Caf,
Ò transmet les résultats des évaluations formatives et des épreuves notées
au pilote de la Caf.
/ 10Guide des stages Vademécaf
Ò
Le centre de formation
Le formateur :
Ò assure la formation théorique des futurs gestionnaires-conseil,
Ò met en œuvre une pédagogie adaptée aux objectifs du dispositif,
Ò opère les ajustements pédagogiques nécessaires, en fonction des évalua-
tions effectuées à chaque stade du parcours,
Ò procède à l’évaluation formative des stagiaires,
Ò corrige les contrôles de connaissances,
Ò présente, en début de stage, aux tuteurs et responsables de stage, la
fiche de liaison,
Ò établit un bilan individuel des stagiaires à l’issue des modules
théoriques,
Ò fait le point avec le tuteur sur la réalisation des applications prévues au
cours du stage, à partir de la fiche de liaison Irfaf/Caf
Ò en lien avec les acteurs de la Caf, peut également aider les tuteurs à :
• la planification du stage via le guide pratique et la fiche de liaison,
• la construction de la corbeille,
• la conception de supports pour des apports théoriques devant être vus
pendant le stage,
• la construction des compléments de formation auxquels peuvent don-
ner lieu certaines situations rencontrées par le stagiaire.
/ 11Ò
Ò Le déroulement des stages
Ò Stage 1 : les contenus théoriques du module 1
Ò Stage 2 : les contenus théoriques du module 2
Ò Stage 3 : les contenus théoriques du module 3
Ò Stage 4 : les contenus théoriques du module 4Guide des stages Vademécaf
Ò Le déroulement des stages
Stage 1
Rappel sur les contenus théoriques vus durant la séquence 1
Séquence 1 Stage 1
Contenus théoriques
Finalités
Démarches
Partenaires
2,5 jours
Démographie
Famille
Arrivée de l'enfant
1 jour
2 semaines - 10 jours
Emploi
0,5 jour
Révision socio.
0,5 jour
Présentation AF, CF, ARS
2 jours 2 jours
CGOD PN / AB
Ressources
3 jours
11 jours
Révision pro.
1,5 jour
La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques
étudiés lors de la séquence 1 module 1, qui devront être abordés au cours du stage
/ 13Guide des stages Vademécaf
Ò Le déroulement des stages
Ò
Stage 2
Rappel sur les contenus théoriques vus durant la séquence 2
Séquence 2 Stage 2
Contenus théoriques
Charte
rédactionnelle
1 jour
Stratégie de
communication et
relation de service
0,5 jour
3 semaines - 15 jours
Logement
Contrôle continu
0,5 jour
0,5 jour
Révision socio.
0,5 jour
AL
7 jours
Mutations
2 jours
Révision pro.
1 jour
La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques
étudiés lors de la séquence 2, qui devront être abordés au cours du stage.
/ 14Guide des stages Vademécaf
Ò Le déroulement des stages
Stage 3
Rappel sur les contenus théoriques vus durant la séquence 3
Séquence 3 Stage 3
Contenus théoriques
Concilier
0,5 jour
Maîtrise des
risques
0,5 jour
2 semaines - 10 jours
Action sociale
locale
0,5 jour
Préparation orale
0,5 jour
ASFNR
3 jours
CA, CMG
6 jours
La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques
étudiés lors de la séquence 3, qui devront être abordés au cours du stage
/ 15Guide des stages Vademécaf
Ò Le déroulement des stages
Stage 4
Rappel sur les contenus théoriques vus durant les séquences 4 et 5
Séquence 4 Stage 4 Séquence 5
Contenus théoriques
Techniques
d'entretien
1 jour
Précarité
0,5 jour
3 semaines - 15 jours
Contrôle continu 2
Surendettement
Ò
0,5 jour
0,5 jour
Révision socio. Préparation orale
0,5 jour 1,5 jour
RSA Autres PF
10 jours 3 jours
Créances
1 jour
Révision
Révision pro. Préparation
1 jour examen
1,5 jour
La fiche de liaison précise l’ensemble des thèmes, en lien avec les contenus théoriques
étudiés lors de la séquence 4, qui devront être abordés au cours du stage
/ 16Ò Les trois étapes des stages
Ò Préparation
Ò Déroulement
Ò BilanGuide des stages Vademécaf
Ò Préparation
Ò
Acteurs Activités
• Participe à la réunion de préparation du stage
• Réceptionne la fiche de liaison recensant les opérations
à effectuer pendant le stage pratique, et la diffuse au
responsable de stage
• Réceptionne les appréciations individuelles communi-
quées par le centre de formation
Pilote Caf • Communique les dates du stage aux tuteurs et au
responsable de stage, ainsi que le nombre et le nom des
stagiaires concernés
• Précise les rôles et missions des différents acteurs
(tuteur, responsable de stage…)
• Prépare le programme du stage
• Coordonne le programme de travail des stagiaires
• Organise l’accueil sur poste de travail du stagiaire en
collaboration avec le tuteur
• Veille aux conditions matérielles (mise à disposition
d’un poste de travail équipé)
Responsable de stage • Définit avec le tuteur, le programme de travail du
stagiaire, à partir de la liste des opérations à effectuer
qui aura été précédemment communiquée par le centre
de formation (fiche de liaison) et du programme de
travail établi par le pilote
• Harmonise les critères d’évaluation
• Identifie, à partir de la fiche de liaison et du
programme du stage, les opérations à traiter pour
le stage concerné
Tuteur • Peut moduler les contenus en fonction des capacités et
du degré d’autonomie du stagiaire qui auront été appré-
ciés lors des précédents stages
• Vérifie les équipements mis à disposition du stagiaire
/ 18Guide des stages Vademécaf
Ò Déroulement
Acteurs Activités
• Rappelle les objectifs du stage, son contenu, ses modalités, ainsi que les
règles à respecter (présentéisme, horaires…)
Pilote Caf • Fait le point sur la progression de l’apprentissage à l’issue de la première par-
tie du stage pratique, en s’appuyant, notamment, sur les rapports journaliers
• Harmonise les critères d’évaluation
• Définit, en lien avec le pilote, les modalités de suivi et d’évaluation de
l’action du tuteur ainsi que la fréquence des réunions de bilan
• Rappelle que le stage est noté (stages 2 et 4) et que cette évaluation est prise
en compte dans la note finale de l’examen CQP GC
• Présente au stagiaire le tuteur et l’équipe de travail
Responsable
de stage • Définit les modalités de déroulement du stage (en matière de conseil et
d’assistance et de commentaires des erreurs)
• Fait le point sur le déroulement du stage précédent et sur la progression de
l’apprentissage
• Rappelle au stagiaire qu’une progression est attendue dans la qualité de son
travail (dont le niveau de production est un indicateur)
• Présente au stagiaire l’organisation du poste de travail
• Procède à la sélection des opérations à traiter par le stagiaire
• À partir de la fiche de liaison, assure les compléments de formation auxquels
peuvent donner lieu certaines situations rencontrées par le stagiaire
• Apporte au stagiaire les informations, explications et conseils dont il a be-
soin, tant sur le plan technique que sur le plan de la relation écrite ou orale
• Vérifie quotidiennement le travail du stagiaire
• Observe ses méthodes de travail
• S’assure de la qualité de sa préparation : lecture attentive des pièces, analyse
de leur conformité, étude globale du dossier, détermination des résultats
• Accompagne le stagiaire vers l’autonomie en l’amenant à rechercher l’infor-
Tuteur mation sous @doc, la documentation mise à sa disposition, ses supports de
formation ou ses notes personnelles
• Aide le stagiaire dans la préparation de ses entretiens téléphoniques
• Apporte au stagiaire les informations, explications et aides dont il a besoin
pour traiter les opérations qui lui sont confiées
• Procède en commun et régulièrement à l’analyse des erreurs
• Assiste, si nécessaire, le stagiaire dans la correction de l’erreur
• Vérifie les corrections effectuées par le stagiaire
• Fait le point sur l’avancement de la réalisation des applications prévues au
cours du stage, à partir de la fiche de liaison
• Informe régulièrement les différents acteurs sur le déroulement du stage ;
les alerte rapidement si le stagiaire rencontre des difficultés
/ 19Guide des stages Vademécaf
Ò Le parcours Microsoft Office 2010
Bilan
tableur et bases de données
Acteurs Activités
• Fait le point sur la réalisation des applications prévues au
cours du stage, à partir de la fiche de liaison, en lien avec le
responsable de stage
• Procède à la notation du stage avec le responsable de stage
• Communique au stagiaire la note obtenue lors du stage
Pilote Caf
• Fait parvenir au référent du centre de formation, la grille
d’appréciation notée, à partir de laquelle s’effectuera le
bilan du stage (stages 2 et 4)
• Représente la Caf lors de la réunion bilan avec l’Irfaf (stages
2 et 4)
Ò
• Fait le point, en lien avec le pilote et le tuteur, sur la progres-
sion de l’apprentissage à partir, notamment, des rapports
journaliers
• Prépare l’entretien d’évaluation du stagiaire
Responsable de stage • Peut réaliser, avec le pilote, l’entretien d’évaluation
• Propose une note au pilote à partir de la grille et des syn-
thèses
• Participe à la réunion bilan avec le centre de formation
(stages 2 et 4)
• Complète la grille d’appréciation individuelle en vue de la
notation du stage
• Peut participer à la réunion bilan avec le centre de forma-
Tuteur
tion (stages 2 et 4)
• Restitue au formateur de la session les points complémen-
taires abordés durant le stage
/ 20Ò Le planning type
Guide des stages Vademécaf
Ò Le parcours Microsoft Office 2010
Le planning type
tableur et bases de données
À partir du calendrier de la formation et des thèmes à aborder à l’issue de
chacun des modules, enrichis des fiches de liaison, le pilote de chaque
organisme, en lien avec le responsable de stages, élabore un planning d’ac-
tivité, permettant d’aider le tuteur à apprécier, mesurer et définir l’activité
des stagiaires. Il s’agit également d’un outil de coordination permettant de
faire le point sur les actions communes à réaliser.
Nom du responsable de stage : ..............................................................................
Nom du stagiaire : .................................................................................................
Nom du tuteur : .......................................................................................................
Stage n° ........................................ du.................................. au ...............................
Apports de Savoir- Autres Nombre Temps Temps Commentaire
Ò
connaissances faire à activités et nature prévi- effectif
théoriques transmettre des bons sionnel
à dispenser de travail
(cf. fiche de effectués
liaison)
Matin
Jour 1
Après-
midi
/ 22Ò Les outils de suivi
et d'évaluation
Ò La grille d’appréciation
Ò Le rapport journalier et la synthèse
• le rapport journalier
• la synthèse
Ò Le bilan de stage
Ò La fiche d’appréciation individuelle
Ò la fiche de liaison
• les thèmes étudiés en module théorique et les
opérations à effectuer en autonomie
• les opérations à approfondir avec le tuteur
• les thèmes à étudier et à pratiquer avec
le tuteur durant le stageGuide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
Ò
Questionnaire Questionnaire
satisfaction satisfaction
stagiaire stagiaire
Fiche de Fiche de Fiche de Fiche de
liaison liaison liaison liaison
E
X
Séquence Stage Séquence Stage Séquence Stage Séquence Stage Séquence A
1 1 2 2 3 3 4 4 5 M
E
N
Bilan de Réunion bilan Bilan de
Bilan de stage
stage 1 stage 2 stage 3
Grille d'appré- Grille d'appré-
ciation notée ciation notée
Synthèse Synthèse Synthèse Synthèse
+ rapports + rapports + rapports + rapports
journaliers journaliers journaliers journaliers
/ 24Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
La grille d'appréciation
Quatre niveaux d’appréciation dans la grille sont matérialisés par quatre
colonnes :
En cours d’acquisition
Aidé Acquis
Aidé Seul
entre 0 et entre 16 et
entre 6 et 10 points entre 11 et 15 points
5 points 20 points
Le stagiaire ne
Le stagiaire fait, il utilise avec Le stagiaire
sait pas faire, il Le stagiaire fait, il utilise
un soutien occasionnel (tuteur maîtrise et il
ne connaît pas, avec l’aide systématique
ou une personne ressource) ou est autonome
il ne sait pas du tuteur
une demande de confirmation dans la tâche
utiliser
Seules les « cellules blanches » sont à compléter. Les « cellules grises » sont
déjà paramétrées permettant le calcul automatique de la note globale au
regard du nombre de points affectés à chaque item, par le tuteur ou le res-
ponsable de stage.
Lorsque les grilles sont toutes complétées, le tableau récapitulatif indique la
note globale et son détail. Il fait apparaître le nombre d’items et les notes /20,
puis la moyenne générale du stagiaire.
Les remarques mentionnées dans la case « observations », doivent pou-
voir être argumentées et objectivées (observations mesurables, vérifiables et
opposables).
Dans tous les cas, il est recommandé au pilote Caf, en lien avec le respon-
sable de stage, de comparer les évaluations de l’ensemble des stagiaires
d’une même session, en vue d’une éventuelle harmonisation des notes lors
des réunions de bilan, avant communication aux stagiaires.
/ 25Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
Ò
La grille d'appréciation
Le traitement des dossiers
Non- En cours
Acquis
Le traitement acquis Aidé Seul 16 à 20 Note Commentaires
des dossiers 0à6 7 à 10 pts 11 à 15 pts
pts pts
L’étude des pièces (note sur 20) 0
Lit et analyse l’ensemble
0
des pièces
Apprécie la validité des
0
pièces
Vérifie l’exhaustivité des
pièces (à réclamer ou 0
présentes dans le SDP)
L’étude des droits (note sur 20) 0
Détermine les droits réels 0
Détermine les droits
0
potentiels
Vérifie la cohérence
0
droits attendus et réels
La liquidation du dossier (note sur 20) 0
Choisit les FG pertinents 0
Saisit correctement les
0
informations
Met en instance le dossier
0
à bon escient
Met à jour le SDP 0
Apprécie l’opportunité
0
d’une coproduction
Connaît les processus
et applique les bonnes 0
pratiques
/ 26Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
La grille d'appréciation
L'étude des pièces
Il s’agit de repérer si le stagiaire lit et analyse l’ensemble des pièces reçues.
Le responsable de stage (ou le tuteur) appréciera si la lecture et l’analyse
des pièces sont partielles, approfondies, complètes et en corrélation avec
les éléments connus du dossier.
L'étude des droits
Il s’agit de repérer si le stagiaire sait déterminer les droits réels et poten-
tiels. Le tuteur, ou le responsable de stage, appréciera si l’étude des droits
est complète ou pas, si les droits sont exacts au regard de la situation et des
pièces analysées, si la notification est vérifiée ou pas.
La liquidation du dossier
Il s’agit de repérer si le stagiaire traite le dossier de manière appropriée. Le
tuteur, ou le responsable de stage, appréciera le choix des faits générateurs
au regard de la situation de l’allocataire, la nature des informations sai-
sies dans Nims, le choix du stagiaire d’informer ou non l’allocataire sur ses
droits et selon quels modes de contacts…
Les bons de travail
BT BT BT BT
Bons de travail / jour (- de 10) (10 à 15) (16 à 19) (20 et +)
Note neutralisée
(note sur 20) =0à5 = 6 à 10 = 11 à = 16 à 20
pts pts 15 pts pts
Note / moyenne
journalière pour 0
la période
Plus de Entre 10,1 Entre 5,1
- de 5 %
Erreurs (note sur 15 % et 15 % et 10 %
= 16 à 20 0
20) - coefficient 2 = 0 à 5 = 6 et 10 = 11 à
pts
pts pts 15 pts
Note / % moyen
d’erreurs pour la 0
période
Note sur 100 Note sur 20 Note ramenée sur 11
0,0 0,0 0,0
La moyenne des bons de travail journaliers est mentionnée sur le suivi des
stages 2 et 4. Pour cela, le responsable de stage, ou le tuteur, s’appuie sur
la synthèse du rapport journalier (facultatif), qu’il aura complétée au fil de
l’eau puis en fin de stage.
/ 27Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
Ò
La grille d'appréciation
Environnement de programmation VBA
L'appropriation du poste et son environnement
Non- En cours
L’appropriation Acquis
acquis Aidé Seul Note Commentaires
du poste 16 à 20 pts
0 à 6 pts 7 à 10 pts 11 à 15 pts
Applique une méthodologie de travail appropriée (note sur 20) 0
S’adapte aux
circuits internes 0
de travail
Applique les procé-
dures de travail spé- 0
cifiques à la Caf
Sait organiser son
travail pour gagner
0
en efficacité de
traitement
Sait planifier son 0
activité et ses
priorités
Utilise de manière optimale les outils informatiques à sa disposition
0
(note sur 20)
Outils de produc-
0
tion (Nims, SDP…)
Outils documen-
0
taires (@doc)
Exploitation simulta-
0
née (navigation)
Note sur 40 Note sur 20 Note ramenée sur 4
0,0 0,0 0,0
S'adapte aux circuits internes de travail
Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît et agit dans le cadre des circuits de
travail propres à son unité, son service et son organisme.
Applique les procédures de travail spécifiques à la Caf (bonnes pratiques)
Il s’agit de repérer si le stagiaire s’approprie, applique, voire propose des
méthodes de travail. Le responsable de stage appréciera l’intérêt que porte
le stagiaire aux méthodes de travail et aux bonnes pratiques préconisées par
la hiérarchie.
/ 28Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
Access initiation La grille d'appréciation
Sait organiser son travail pour gagner en efficacité de traitement
Il s’agit de repérer si le stagiaire a une méthodologie de travail propre qui
lui permet de gagner en efficacité dans sa progression. Le responsable de
stage appréciera le besoin d’apporter un soutien pour la mise en place
d’une organisation et la définition de méthodes de travail.
Sait planifier son activité et ses priorités
Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît les priorités et les directives de tra-
vail du service et de l’organisme, en lien avec les objectifs nationaux.
Utilise de manière optimale les outils informatiques
Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît et exploite en situation les outils de
travail. Pour cela, le tuteur, ou le responsable de stage, appréciera le degré
de maîtrise acquis dans la consultation et la navigation entre les différents
outils (Nims, @doc, SDP…) mis à sa disposition.
La relation de service
Non- En cours
Relation de Acquis
acquis Aidé Seul Note Commentaires
service 16 à 20 pts
0 à 6 pts 7 à 10 pts 11 à 15 pts
Communique avec les allocataires et les tiers à l’écrit (note sur 20) 0
Par écrit (courriers, Indiquer le nombre
0
courriels) de courriers rendus
Communique avec les allocataires et les tiers à l’oral (note sur 20) 0
À l’oral (téléphone
0
/accueil)
Note sur 40 Note sur 20 Note ramenée sur 3
0,0 0,0 0,0
Communique avec les allocataires et les tiers à l’écrit
Il s’agit de repérer si le stagiaire utilise les principes de la charte rédaction-
nelle lorsqu’il rédige un courrier ou un courriel. Le tuteur, ou le respon-
sable de stage, appréciera la mise en forme, la structuration, la lisibilité de
l’objet et la qualité rédactionnelle du texte…
/ 29Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
Ò
La grille d'appréciation
Communique avec les allocataires et les tiers à l’oral ou au téléphone
Il s’agit de repérer si le stagiaire applique les techniques de communication
enseignées. Le responsable de stage appréciera, notamment, le ton de la
voix, la qualité de d’écoute, le questionnement utilisé, la connaissance des
outils et des équipements à disposition du stagiaire.
Communique avec les allocataires et les tiers à l’oral à l’accueil
Il s’agit de repérer si le stagiaire connaît l’organisation de l’accueil au sein
de sa Caf et utilise les techniques d’entretien. Pour cela, le tuteur, ou le res-
ponsable de stage, sera attentif à la forme de l’échange avec l’allocataire
(vocabulaire simple sans jargon Caf, respect du secret professionnel s’agis-
sant de la situation des tiers…)
La posture de travail et l’adaptation au milieu de travail
Posture de travail et adaptation au milieu de travail
Absentéisme (note sur 20)
Commentaires (respect du
règlement intérieur concernant
les absences et retards )
Coopération (note sur 20)
Commentaires (disponibilité,
solidarité, sens du travail en
équipe…)
Implication (note sur 20)
Commentaires (capacité à se
concentrer, à tenir compte
des remarques, à prendre des
notes pour éviter de répéter les
erreurs…)
Posture et intégration dans le groupe de travail (note sur 20)
Commentaires (respect des
consignes, des règles, de la hié-
rarchie, des collègues…)
Note sur 80 Note sur 20 Note ramenée sur 2
0,0 0,0 0,0
L’absentéisme
Il s’agit de repérer si le stagiaire se conforme au règlement intérieur de l’or-
ganisme concernant ses absences et retards.
/ 30Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
La grille d'appréciation
La coopération
Il s’agit de repérer si le stagiaire sait s’adapter au travail en équipe, s’il col-
labore avec ses collègues et sa hiérarchie.
L’implication
Il s’agit de repérer si le stagiaire tient compte des remarques et des conseils
du tuteur et du responsable de stage, ainsi que des autres intervenants dans
la formation, et de s’assurer de son implication dans le travail (prise de
notes pour éviter la répétition d’erreurs par exemple).
Posture et intégration dans le groupe de travail
Il s’agit de repérer si le stagiaire applique les consignes de travail, le règle-
ment intérieur de l’organisme, et de vérifier son intégration au sein de
l’équipe, avec les autres apprenants et avec la hiérarchie.
Rubrique « observations »
Observations du stagiaire :
Observations du responsable de stage :
Cette rubrique permet d’identifier les difficultés, de souligner les progrès du
stagiaire, de porter des remarques complémentaires liées aux critères d’ap-
préciation et d’inscrire les actions complémentaires à envisager.
Elle est réservée au responsable de stage et lui permet d’ajuster le parcours
en fonction des difficultés rencontrées par le stagiaire. Il s’agit d’observa-
tions générales sur le travail réalisé par le stagiaire.
Le stagiaire signe ces grilles et peut également y émettre des observations
concernant le déroulement du stage.
/ 31Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
Ò
Le rapport journalier et la synthèse
Le rapport journalier
Outil de suivi de l’activité du stagiaire, ce document facultatif, permet de
récapituler le nombre et la nature des opérations réalisées quotidiennement
par le stagiaire, de vérifier et d’analyser la qualité de son travail sur le plan
pédagogique et de collationner les observations relatives à son intégration
dans l’unité de travail.
Traitement des dossiers Courrier Téléphone
Dont Accueil
Fiche de Erreurs Courriers
erreurs Nombre Courriers Courriers rendus Nombre Nombre
liaison - Erreurs Erreurs Erreurs - mani- rendus - physique
Nature avec inci- de cour- rendus - argu- - Structuration de copro- d’appels
colonnes - savoirs - attention - organisation pulation orthographe
dences riers émis mentation plan - ordre ductions reçus
1, 2, 3 outils - syntaxe
financières
Total /
moyenne 0 0 0 0 0 0 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0
Moyenne erreurs incidences financières Taux de courriers rendus /
sur nombre d’erreurs : #DIV/0! Nombre de courriers émis : #DIV/0!
La synthèse
Formation gestionnaire-conseil
Caf : Stage n° du au
Nom - prénom du stagiaire
Nom - prénom du tuteur
Nom - prénom du responsable
de stage :
Traitement des dossiers Courrier Téléphone
Accueil
Dont erreurs Courriers Courriers
Erreurs - Nombre de Courriers ren- Nombre Nombre physique
Nombre Erreurs Erreurs Erreurs avec rendus - rendus -
Jours manipulation courriers dus - argumen- de copro- d’appels
d’opérations - savoirs - attention - organisation incidences structuration orthographe
outils émis tations ductions reçus
financières plan - ordre - syntaxe
J1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
J2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
J3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
J4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
J5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
J6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
J7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
J8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
J9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
J 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total / moyenne 0 0 0 0 0 0 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0
Moyenne Moyenne erreurs incidences financières sur Taux de courriers rendus / nombre de
#DIV/0!
opérations / jours : 0 nombre d’erreurs : courriers émis : #DIV/0!
/ 32Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
Le bilan de stage
Le bilan intervient à l'issue de chacun des stages. Réunissant l’ensemble
des acteurs du stage, il permet de faire le point sur le travail réalisé par le
stagiaire (point sur les progrès réalisés, les difficultés rencontrées, le dérou-
lement du stage au cours de la période…).
Ce bilan peut se faire à l'aide de la grille d'appréciation et de la synthèse
des rapports journaliers.
Les bilans prévus à l’issue des stages 2 et 4, sont effectués en présence des
représentants du centre de formation (référent et formateurs de la session
concernée) et sont l’occasion de partager et de compléter l’appréciation
portée sur les stagiaires à partir des grilles d’appréciation individuelles.
La fiche d'appréciation individuelle
Lorsqu’un accompagnement particulier doit être mis en place, parce qu’un
problème de compréhension ou une attitude peu en adéquation avec la for-
mation aura été détecté, le formateur de la session concernée, en lien avec
le référent du centre de formation, fera parvenir, à l’issue de chacun des
modules, une grille d’appréciation du stagiaire concerné, au pilote Caf.
FICHE D’APPRÉCIATION INDIVIDUELLE
(à compléter par le formateur de la session)
Session du : Au : Caf :
Nom et prénom du stagiaire :
Évaluation intermédiaire des Appréciations
Progrès constatés au cours du module
connaissances et capacités acquises
et/ou attendus pour la période à venir
par le stagiaire à l’issue du module -- - + ++ NE
Connaissance de la législation ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
TECHNICITÉ
Application de la législation
selon la situation de l’allocataire ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
Utilisation des outils
informatiques ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
techniques requises
RELATION DE SERVICE
- dans les écrits professionnels
Utilisation des
(usagers et partenaires) ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
- dans la relation orale ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
ADAPTATION AU MILIEU DU TRAVAIL ❏ ❏ ❏ ❏ ❏
OBSERVATIONS GÉNÉRALES :
/ 33Guide des stages Vademécaf
Ò Les outils de suivi et d'évaluation
La fiche de liaison
Etudiés en module théorique et Opérations à À étudier et à pratiquer
Thèmes opérations à effectuer approfondir avec le tuteur en stage
en autonomie avec le tuteur pratique
Conditions générales d’ouverture de droit
L’allocataire
Réaffiliation, regroupement de dossiers
Organismes débiteurs
Périodes de séjour à l’étranger
Adresse à l’étranger, adresse provisoire,
plis non distribués
La résidence
Il s’agit d’un document émis par le formateur, à l'issue des modules théo-
riques, à destination du responsable de stage et du tuteur.
Cette fiche permet d’indiquer au tuteur les opérations que le stagiaire doit
savoir réaliser en autonomie, les opérations qui sont à approfondir et les
opérations non étudiées.
Les thèmes étudiés en module théorique et opérations à effectuer en
autonomie
Sont indiqués :
Ò les droits liés à un événement ou à une situation qui ont été étudiés et
mis en pratique,
Ò les précisions relatives à des points de législation particuliers.
Les opérations à approfondir avec le tuteur
Sont indiqués :
Ò les points de législation étudiés mais non illustrés en formation,
Ò les procédures, modalités pratiques, produits de sortie informatiques…
propres à la Caf,
Ò les échanges de données informatisées (DGfip, Pôle emploi…).
Les thèmes à étudier et à pratiquer avec le tuteur durant le stage
Sont indiqués :
Ò les points de législation afférents à la prestation ainsi que les modalités
pratiques et procédures s'y rapportant.
/ 34Ò
Ò Le plan d'accès à l'Irfaf
67-69 avenue Jean Jaurès - 75927 Paris Cedex 19
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Conception-réalisation : communication Caf 92/EF - Photos : Cnaf / Caf92 - Impression Siri Caf 75 - Janvier 2015
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rue Armand Carre
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boulevard de la Villette
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rue parc des Buttes Chaumont
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Ò Accès voiture :
périphérique, sortir Porte de Pantin, puis prendre
l'avenue Jean-Jaurès
Ò Accès transports en commun :
• Métro : Ligne 5, arrêt Laumière
• Bus : n° 60, arrêt Laumière
Institut régional de formation des allocations familiales
Caisse d'allocations familiales des Hauts-de-Seine - 70 à 88 rue Paul Lescop - 92023 Nanterre Cedex
Locaux pédagogiques : 67-69 avenue Jean Jaurès - 75927 Paris Cedex 19 - ☎ 01 40 40 43 25Vous pouvez aussi lire
