Shipping Manager Information sur la création d'envoi sur base d'un fichier CSV - Bpost
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Information sur la création d’envoi sur base d’un fichier CSV dans le Shipping Manager I V.2.0 I Février 2019 Table des matières Charger des étiquettes 2 Importation du fichier *CSV 3 Détail du fichier *CSV national 3 Détail du fichier *CSV international 6 Téléchargement des étiquettes 8 Problèmes liés au chargement du fichier d’étiquettes 9 Questions fréquemment posées 9 2
Informatie over Information decréation sur la aanmaakd’envoi van een surzending opfichier base d’un basis van CSVeen .CSV-bestand dans in Shipping le Shipping Manager Manager I V.2.0 I V.2.0 I Février I Februari 2019 2019 Etikettendes Charger laden étiquettes Met Shipping Avec Manager le Shipping kanvous Manager, je je pouvez nationale en internationale directement etiketten importer rechtstreeks vos étiquettes importeren nationales via een .CSV-bestand et internationales via un fichier om CSV de afin massa-aanmaak de vous faciliter van etiketten la création en te vergemakkelijken. masse Er bestaat d’étiquettes. Un een existe exemplaire exemplaar pourvoor het nationale le format national formaat en een et un second ander existe exemplaar pour voor le format het internationale formaat. international. Fig. 1 Fig. 1 Fig. 2 Fig. 2 Fig. 2 3
Information sur la création d’envoi sur base d’un fichier CSV dans le Shipping Manager I V.2.0 I Février 2019 Information sur la création d’envoi sur base d’un fichier CSV dans le Shipping Manager I V.2.0 I Février 2019 Importation du fichier *CSV Information sur la création d’envoi sur base d’un fichier CSV dans le Shipping Manager I V.2.0 I Février 2019 Pour l’importation de vos fichiers, certaines règles sont à respecter : Importation 1. Seuls les fichiers audu fichier format *CSV CSV peuvent être importés. 2. Pour créer votre liste d’étiquettes, il vous est recommandé de vous baser sur notre fichier exemple avec le lay-out adéquat. Pour l’importation de cliquant vos fichiers, sur «certaines règles sont à respecter : Importation du fichier *CSV Vous y arriverez en 1. étiquettes Seuls les fichiers fichier exemple ». Il existe au format CSV peuvent être importés. internationales. un fichier exemple pour les étiquettes nationales et un autre pour les 2. Pour Pour créer votre de l’importation listevos d’étiquettes, il vous règles fichiers, certaines est recommandé de vous sont à respecter : baser sur notre fichier exemple avec le lay-out adéquat. Vous y arriverez en cliquant sur « fichier exemple ». Il existe un fichier exemple pour les étiquettes nationales et un autre pour les 1. Seuls les fichiers au format CSV peuvent être importés. étiquettes internationales. 2. Pour créer votre liste d’étiquettes, il vous est recommandé de vous baser sur notre fichier exemple avec le lay-out adéquat. Détail du fichier *CSV national Vous y arriverez en cliquant sur « fichier exemple ». Il existe un fichier exemple pour les étiquettes nationales et un autre pour les étiquettes internationales. En ouvrant le fichier d’exemple national dans Excel, vous obtenez le fichier ci-dessous. Détail du fichier *CSV national En ouvrant le fichier d’exemple national dans Excel, vous obtenez le fichier ci-dessous. Détail du fichier *CSV national En ouvrant le fichier d’exemple national dans Excel, vous obtenez le fichier ci-dessous. Fig. 33 Fig. Vous pouvez y copier directement votre propre fichier Excel. Ligne 1 = en-têtes des colonnes. - À conserver – Fig. 3 Ligne 2 = exemple. - À supprimer – Vous Ligne pouvez 3 y copier directement = nombre votre propre de caractères fichier Excel. par champ. - À supprimer – Ligne 1 Ligne 4 = en-têtes = champs obligatoires. des colonnes. -- À À conserver supprimer –– Fig. 3 Ligne Colonne2 A = = exemple. nom du produit BPACK24H = bpack - À supprimer 24h (par défaut)– Vous pouvez y copier directement votre propre fichier Excel. Ligne 3 Colonne B-Q = nombre de caractères par champ. = adresse du destinataire et expéditeur - À supprimer – Ligne Ligne 14 R ‘Weight = = en-têtes champs des colonnes. - À conserver – Colonne = poids duobligatoires. paquet. (Unité : 1,0 Kg = 1,0)- À supprimer – Ligne 2 = exemple. - À supprimer – Colonne Colonne S-AM Colonne S-U = options info de complémentaires. du l’expéditeur →=Sibpack -> si vous vous neutilisez ne les24h les utilisez pas, pas, veuillez veuillez les supprimer les supprimer Ligne 3 A = = nom nombre produit BPACK24H de caractères par champ. (par défaut) - À supprimer – Colonne Colonne V-AM = options complémentaires -> si vous ne les utilisez pas, veuillez les supprimer Ligne 4 B-Q = adresse champs du destinataire et expéditeur- À supprimer – obligatoires. ColonneRAN-AY Colonne info du ‘Weight = poids dupoint paquet.d’enlèvement (Unité : 1,0 Kg = 1,0) Colonne Colonne A Colonne AZ : S-AM = = nom optiondufragile options produit BPACK24H→=Sibpack complémentaires. vous 24h ne les(par défaut) utilisez pas, veuillez les supprimer Remarques Colonne Colonne B-QBA-BC = adresse du destinataire et expéditeur dimensions 1. Vous pouvez Colonne créer = au maximum 1.000 étiquettes : 1,0 Kgen =11,0) fois. Si vous souhaitez créer directement davantage d’étiquettes, vous devez ColonneRBD ‘Weight poids adressedue-mail paquet. du(Unité destinataire afin que nous puissions l’informer de sa livraison et correspondre à ses scinder Colonne S-AMvotre fichier = et charger un fichier options complémentaires. plusieurs fois. → Si vous ne les utilisez pas, veuillez les supprimer préférences de livraison Remarques 2. Colonne A : :normalement, vous n’avez droit qu’aux produits bpack BPACK24h et EASY (le produit bpack Easy Retour). Seuls les 1. clients Vous pouvez créer au maximum très spécifiques ont droit 1.000 étiquettes aux produits BUS,enbpack 1 fois.24hSi vous souhaitez business (B24hB)créer directement et PALETTE. davantage Lorsque d’étiquettes, vous supprimez vous devez la colonne A, scinder vos votre fichier étiquettes et charger sont toujours desunétiquettes fichier plusieurs fois. BPACK24h. Remarques : 2. Colonne Les codesA des : normalement, vous n’avez différents produits sont droit qu’aux :produits bpack BPACK24h et EASY (le produit bpack Easy Retour). Seuls les les suivants 1. Vous pouvez créer au maximum 1.000 étiquettes en 1 fois. Si vous souhaitez créer directement davantage d’étiquettes, vous devez clients très Pro bpack 24h spécifiques ont >droit aux produits BUS, bpack 24h business (B24hB) et PALETTE. Lorsque vous supprimez la colonne A, BPACK24h scinder votre fichier et charger un fichier plusieurs fois. vos bpackétiquettes Easy Returnsont toujours des étiquettes BPACK24h. > EASY Colonne 2. Colonne bpack AA:: normalement, bus normalement, vous>vous avez uniquement BUSn’avez droit auxbpack droit qu’aux produits produits BPACK24h BPACK24h et EASY et EASY (le produit (le produit bpackbpack Easy Retour). Easy Retour). Si c’est inclus Seuls les Les codes des différents produits sont les suivants : dans votre clients bpack contrat avec très business 24h spécifiques ontbpost, >droit B24hBvousproduits aux avez également BUS, bpackdroit 24haux produits business BUS,etB24hB, (B24hB) PALLET, PALETTE. LOCKER Lorsque vous et BPACKXL. supprimez la Lorsque colonne A,vous bpack 24h Pro > BPACK24h supprimez vos bpack la colonne étiquettes pallette A, vos sont toujours> étiquettes des étiquettes PALLET sont toujours des étiquettes BPACK24h. BPACK24h. bpack Easy Return > EASY Les Lesbpackcodes codes desdes bus différentsproduits différents produits sontles > BUSsont lessuivants suivants:: bpack bpack 24h 24h bpack 24h Pro Pro business > > BPACK24h B24hB > BPACK24h bpack bpack bpack Easy Return pallette Easy Retour > > EASY PALLET > EASY bpack bpack busbus > BUS > BUS bpack bpack 24h24h business business > B24hB > B24hB bpack pallette bpack pallet > PALLET > PALLET bpack 24/7 > LOCKER 4 bpack XL > BPACKXL 4
Information sur la création d’envoi sur base d’un fichier CSV dans le Shipping Manager I V.2.0 I Février 2019 Détail du fichier *CSV national (suite) 3. Les champs suivants sont toujours obligatoires : Name ; Street ; Sender Postal Code ; City ; Country ; Sender Name ; Sender Street ; Sender Postal Code et Sender City. Certains champs deviennent obligatoires si vous sélectionnez une option. Si vous choisissez par exemple l’option COD en amont, alors le compte COD devient un champ obligatoire. Si vous choisissez BPACKXL, le poids et les - dimensions deviennent des champs obligatoires. Si vous sélectionnez un message d’information, la langue, le type de message et les données de contact deviennent des champs obligatoires. Vous pouvez supprimer les colonnes non obligatoires si vous ne souhaitez pas utiliser cette option ou information. 4. L’option signature ne doit pas être sélectionnée si vous optez pour l’une des options suivantes : COD ou assurance. Ces options comportent déjà une signature par défaut. 5. Le champ « Customer Reference » permet de grouper plusieurs étiquettes à une même référence. 6. Certains champs doivent toujours être complétés par défaut : Pour les messages d’information, vous devez compléter les champs comme suit : Fig. 4 Next day : Y (oui)/N (non) Language : FR (français) – NL (néerlandais) – EN (anglais) – DE (allemand) Type : EMAIL ou SMS Data : information accepté sur base du type demandé Pour toutes les options pour lesquelles vous devez indiquez si vous souhaitez en faire usage ou non, vous devez indiquez Y ou N. Vous pouvez également supprimer toutes les colonnes (non obligatoires) dont vous ne souhaitez pas utiliser l’option. • Un numéro de téléphone doit toujours commencer par un 0 ou 00 ou+. Étant donné qu’Excel supprime un 0, vous devez mettre ici votre colonne en format texte, ou placer une « apostrophe » pour le texte. Vous pouvez à présent introduire tous les numéros de téléphone dans cette colonne en commençant par 0 ou 00 ou +. • La colonne ‘Insurance’ peut être complétée par Y ou N. Vous pouvez également y indiquer que vous souhaitez une assurance additionnelle. 1 = basic insurance jusqu’à 500 euros 2 = additional insurance jusqu’à 2.500 euros 3 = additional insurance jusqu’à 5.000 euros 4 = additional insurance jusqu’à 7.500 euros 5 = additional insurance jusqu’à 10.000 euros 6 = additional insurance jusqu’à 12.500 euros 7 = additional insurance jusqu’à 15.000 euros 8 = additional insurance jusqu’à 17.500 euros 9 = additional insurance jusqu’à 20.000 euros 10 = additional insurance jusqu’à 22.500 euros 11 = additional insurance jusqu’à 25.000 euros 5
Information sur la création d’envoi sur base d’un fichier CSV dans le Shipping Manager I V.2.0 I Février 2019 Détail du fichier *CSV international En ouvrant le fichier d’exemple international dans Excel, vous obtenez le fichier ci-dessous. Fig. 5 Ligne 1 = en-têtes des colonnes. - À conserver - Ligne 2 - 5 = exemple. - À supprimer - Ligne 6 = champs obligatoires. - À supprimer - La colonne A = nom du produit EXPRESS ou BUSINESS ou EUROPE La colonne BR = adresse du destinataire et expéditeur La colonne S ‘Weight’ = poids du paquet. (Unité : 1,0 Kg = 1,0) La colonne TV = information propre (peut être supprimer si non utilisé) La colonne W AA = information sur votre paquet et le destinataire spécifique aux envois internationaux La colonne AB = option d’envoi. Cette colonne peut être supprimée si elle n’est pas utilisée Remarques : Certains champs doivent toujours être effectués sous une forme standard • La colonne « pays » comprend les pays de destinations. Elle doit oujours être complétée avec le code ISO du pays. Ci-dessous la liste des codes ISO pour tous les pays Code Pays Code Pays Code Pays Code Pays AF Afghanistan BA Saba CW Curacao GT Guatemala ZA Afrique Du Sud BW Bosnie-Herzegovine DK Danemark GG Guernesey AX Åland, Îles BV Botswana DJ Djibouti GN Guinee AL Albanie BR Bouvet, Ile DO Dominicaine, Republique GW Guinee-Bissau DZ Algerie BN Bresil DM Dominique GQ Guinee Equatoriale DE Allemagne BG Brunei Darussalam EG Egypte GY Guyana AD Andorre BF Bulgarie SV El Salvador GF Guyane Francaise AO Angola BI Burkina Faso AE Emirats Arabes Unis HT Haiti AI Anguilla KY Burundi EC Equateur HM Heard, Ile Et Mcdonald, AQ Antarctique KH Caimanes, Iles ER Erythree HN Iles Honduras AG Antigua Et Barbuda CM Cambodge ES Espagne HK Hong Kong SA Arabie Saoudite CA Cameroun EE Estonie HU Hongrie AR Argentine CV Canada US Etats-Unis IM Ile De Man AM Armenie CF Cap-Vert ET Ethiopie UM Iles Mineures Des Etats-Unis AW Aruba CL Centrafricaine, Republique FK Falkland, Iles (Malvinas) VG Iles Vierges Britanniques AU Australie CN Chili FO Feroe, Iles VI Iles Vierges Des Etats-Unis AT Autriche CX Chine FJ Fidji IN Inde AZ Azerbaidjan CY Christmas, Ile FI Finlande ID Indonesie BS Bahamas CC Chypre FR France IR Iran, Republique Islamique D’ BH Bahrein CO Cocos (Keeling), Iles GA Gabon IQ Iraq BD Bangladesh KM Colombie GM Gambie IE Irlande BB Barbade CG Comores GE Georgie IS Islande BY Belarus CD Congo GS Georgie Du Sud IL Israel BE Belgique CK Congo GH Ghana IT Italie BZ Belize KR Cook, Iles GI Gibraltar JM Jamaique BJ Benin KP Coree, Republique De Coree GR Grece JP Japon BM Bermudes CR Costa Rica GD Grenade JE Jersey BT Bhoutan CI Cote D’ivoire GL Groenland JO Jordanie BO Bolivie, L’etat Plurinational De HR Croatie GP Guadeloupe KZ Kazakhstan BQ Bonaire, Saint-Eustache Et CU Cuba GU Guam KE Kenya 6
Information sur la création d’envoi sur base d’un fichier CSV dans le Shipping Manager I V.2.0 I Février 2019 Détail du fichier *CSV international (suite) Code Pays Code Pays Code Pays Code Pays KG Kirghizistan ME Montenegro QA Qatar CH Suisse KI Kiribati MS Montserrat RE Reunion SR Suriname KW Koweit MZ Mozambique RO Roumanie SJ Svalbard Et Ile Jan Mayen LA Lao MM Myanmar GB Royaume-Uni SZ Swaziland LS Lesotho NA Namibie RU Russie, Federation De SY Syrienne, Republique Arabe LV Lettonie NR Nauru RW Rwanda TJ Tadjikistan LB Liban NP Nepal EH Sahara Occidental TW Taiwan, Province De Chine LR Liberia NI Nicaragua BL Saint-Barthelemy TZ Tanzanie, Republique-Unie De LY Libyenne, Jamahiriya Arabe NE Niger SH Sainte-Helene TD Tchad LI Liechtenstein NG Nigeria LC Sainte-Lucie CZ Tcheque, Republique LT Lituanie NU Niue KN Saint-Kitts-Et-Nevis TF Terres Australes Francaises LU Luxembourg NF Norfolk, Ile SM Saint-Marin TH Thailande MO Macao NO Norvege MF Saint-Martin (Francaise) TL Timor-Leste MK Macedoine NC Nouvelle-Caledonie SX Saint-Martin (Neerlandaise) TG Togo MG Madagascar NZ Nouvelle-Zelande PM Saint-Pierre-Et-Miquelon TK Tokelau MY Malaisie OM Oman VA Saint-Siege TO Tonga MW Malawi UG Ouganda VC Saint-Vincent TT Trinite-Et-Tobago MV Maldives UZ Ouzbekistan SB Salomon, Iles TN Tunisie ML Mali PK Pakistan WS Samoa TM Turkmenistan MT Malte PW Palaos AS Samoa Americaines TC Turks Et Caiques, Iles MP Mariannes Du Nord, Iles PS Palestinien ST Sao Tome-Et-Principe TR Turquie MA Maroc PA Panama SN Senegal TV Tuvalu MH Marshall, Iles PG Papouasie-Nouvelle-Guinee RS Serbie UA Ukraine MQ Martinique PY Paraguay SC Seychelles UY Uruguay MU Maurice NL Pays-Bas SL Sierra Leone VU Vanuatu MR Mauritanie PE Perou SG Singapour VA Vatican, Etat De La Cite Du YT Mayotte PH Philippines SK Slovaquie VE Venezuela MX Mexique PN Pitcairn SI Slovenie VN Viet Nam FM Micronesie, Etats Federes De PL Pologne SO Somalie WF Wallis Et Futuna MD Moldova, Republique De PF Polynesie Francaise SD Soudan YE Yemen MC Monaco PR Porto Rico LK Sri Lanka ZM Zambie MN Mongolie PT Portugal SE Suede ZW Zimbabwe • Un numéro de téléphone doit toujours commencer par un 0 ou 00 ou +. Étant donné qu’Excel supprime un 0, vous devez mettre ici votre colonne en format texte, ou placer une « apostrophe » pour le texte. Vous pouvez à présent introduire tous les numéros de téléphone dans cette colonne en commençant par 0 ou 00 ou +. • Dans la colonne obligatoire ‘Parcel Content’, vous devez toujours remplir avec 1 des 4 options suivantes : • DOCUMENTS : pour les documents • GIFT : pour les cadeaux • SAMPLE : échantillons • OTHER : si votre envoi ne rentre pas dans les catégories ci-dessus. • Dans la colonne ‘Parcel Return Instructions’, veuillez indiquer ce qu’il doit advenir de votre paquet si celui-ci n’a pas pu être livré. Vous devez toujours choisir parmi ces 3 options suivantes : • AIR : retour de vos marchandises par avion • ROAD : retour de vos marchandises par la route • DESTROY : pas de retour de vos marchandises mais destructions. • Dans le colonne ‘Private Address’ indiquez un Y ou N selon que vos paquets soient envoyés à une adresse privée ou non. Positionnez votre curseur sur l’entête de la colonne dans laquelle doivent se trouver les numéros de téléphone. Cliquez droit sur votre souris Sélectionnez alors “Format cells”. Sélectionnez « Text » et cliquez sur « OK » • La colonne ‘Insurance’ peut être complétée par Y ou N. Vous pouvez également y indiquer que vous souhaitez une assurance additionnelle. Vous pouvez à cet effet utiliser les chiffres ci-dessous : 1 = basic insurance jusqu’à 500 euros 2 = additional insurance jusqu’à 2.500 euros 3 = additional insurance jusqu’à 5.000 euros 4 = additional insurance jusqu’à 7.500 euros 5 = additional insurance jusqu’à 10.000 euros 6 = additional insurance jusqu’à 12.500 euros 7 = additional insurance jusqu’à 15.000 euros 8 = additional insurance jusqu’à 17.500 euros 9 = additional insurance jusqu’à 20.000 euros 10 = additional insurance jusqu’à 22.500 euros 11 = additional insurance jusqu’à 25.000 euros 7
Information sur la création d’envoi sur base d’un fichier CSV dans le Shipping Manager I V.2.0 I Février 2019 Téléchargement des étiquettes Après avoir complété votre fichier, enregistrez-le au format csv. Fig. 7 Fig. 8 Cliquez simplement sur « enregistrer sous » (ou save as) et sélectionnez l’endroit où vous souhaitez enregistrer ce fichier sur votre ordinateur. Via le menu enregistrer sous, vous trouverez CSV (dont les champs sont séparés par des séparateurs de liste). Sélectionnez- le en tant que format dans lequel vos fichiers doivent être sauvegardés. Cliquez maintenant sur « sauvegarder » et votre fichier est enregistré au bon format sur votre ordinateur et peut à présent simple- ment être importé dans le shipping manager. Pour importer à présent votre fichier sauvegardé, cliquez sur « browse », puis sur « ok » (voir 2.6.1) Après avoir importé votre fichier csv dans le shipping manager, vous verrez apparaître une nouvelle page. Vous pourrez alors imprimer les étiquettes immédiatement. Lors de l’impression de vos étiquettes, les informations suivantes sont conservées à partir du fichier CSV. Par exemple, l’étiquette de la première ligne sera imprimée en haut à gauche de la première page (4 étiquettes par page pour les paquets nationaux et 1 étiquette par page pour les paquets internationaux). 8
Information sur la création d’envoi sur base d’un fichier CSV dans le Shipping Manager I V.2.0 I Février 2019 Problèmes liés au chargement du fichier d’étiquettes Tous les fichiers chargés sont vérifiés avant la suite de leur traitement. Un message d’erreur indiquant le nombre d’étiquettes non validées apparaît avec le détail des erreurs lors d’un mauvais chargement. Les cas courants liés à un problème de chargement : 1. Format erroné : vérifiez si le fichier est effectivement au format CSV. Pour convertir un fichier Excel au format CSV, il suffit de sau- vegarder le fichier sous le bon format. Voir à cet effet 2.6.3 2. Colonne manquante : vérifiez la présence de la ligne complète avec les noms de champs obligatoires. Ce doit être la première ligne. Vous pouvez utiliser fichier d’exemple de l’application. 3. Champs non complétés : vérifiez si les champs obligatoires à la création d’étiquettes ont été correctement complétés (p. ex. nom, adresse postale de l’expéditeur et du destinataire, type de produits, etc.) 4. Trop de caractères dans le champ : veillez à ne pas dépasser le nombre maximal de caractères pour chaque champ. Vous trouverez ces informations dans le fichier d’exemple de l’application. Le nombre maximal de caractères pour un champ ne peut être augmen- té, veillez dès lors à éventuellement raccourcir les mots. Questions fréquemment posées: 1. Que signifie csv ? Csv signifie comma separate value. Chaque ligne correspond à une série du tableau et les cellules d’une même série sont séparées par une virgule. 2. Cela prend énormément de temps de charger mon fichier dans e-Shipper Pro. Est-ce normal ? Cela signifie normalement que vous essayez de charger plus de 1.000 étiquettes en une fois. Veillez à scinder votre fichier en fichiers de maximum 1.000 étiquettes. Nous dépendons également toujours de la connexion Internet que vous utilisez. 3. Je souhaite envoyer plusieurs étiquettes au même destinataire. Puis-je copier mon étiquette ? Non. Jamais. Chaque étiquette dispose d’un code-barres unique. Si vous souhaitez plusieurs étiquettes pour un seul et même destinataire, ajoutez simplement l’adresse du destinataire plusieurs fois dans le document csv. Vous pourrez maintenant imprimer directement plusieurs étiquettes pour le même destinataire 4. Lorsque je télécharge mes étiquettes, les anciennes apparaissent ? N’oubliez pas de sauvegarder votre fichier sur votre disque dur de sorte à pouvoir le retrouver facilement. Ouvrez-le manuellement dans le dossier sélectionné. Vous souhaitez plus d’informations ? Service Centre : 02 201 11 11 eol@bpost.be www.bpost.be/shippingmanager bpost, société anonyme de droit public, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles | TVA BE 0214.596.464 RPM Bruxelles | IBAN BE94 0000 0000 1414 | BIC BPOTBEB1 | Février 2019
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