2020 Guide de l'exposant Exhibitor's Guide - January 14th, 15th & 16th - Salon de l'agriculture
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Guide de l’exposant
- 14, 15 & 16 Janvier -
Exhibitor’s Guide
- January 14th, 15th & 16th -
2020
Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
HORAIRE D’OUVERTURE (visiteurs)*
14 et 15 janvier 2020 de 9 h 00 à 17 h 00
16 janvier 2020 de 9 h 00 à 16 h 30
*sujet à changement sans préavis
SITE de l’ÉVÉNEMENT
Espace Saint-Hyacinthe (Même Site que l’Expo de Saint-Hyacinthe)
Sortie 130 et 133 / Autoroute 20
4 Pavillons d’Expositions :
Centre BMO / Pavillon Jefo (anciennement des Pionniers) / Pavillon La Coop / Pavillon Soleno
Stationnement E1 : Réservé camions et remorques (Longue durée seulement) voir plan du site.
Adresse de Livraison - SITE DE L’EXPOSITION
Bureau du promoteur / Centre BMO
2730, rue Beauparlant, St-Hyacinthe (Québec) J2S 4M8
Pour le montage et le démontage des kiosques - Voir l’horaire inscrit dans le courriel envoyé à ce sujet.
Urgence : 450.230.3542 (Annik Martin, coordonnatrice d’événement)
Salon de l’agriculture – 2670, ave Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
2
Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
FOURNISSEURS OFFICIELS*
* Le Salon n'offre aucune garantie relative aux produits / services fournis par les fournisseurs officiels.
Service de location de Kiosques & Meubles Électricité
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Téléphone : 1.800.472.5113
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Salon de l’agriculture – 2670, ave Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
3Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
ADMISSION – BILLETS DE COURTOISIE EXPOSANTS
EXPOSANT : Chaque contact signataire (exposant) va recevoir par courriel un certain nombre de billets
de COURTOISIE inclus avec la location de son emplacement.
Les BILLETS DE COURTOISIE EXPOSANTS inclus dans la location de votre emplacement vous seront envoyés
par courriel ainsi que votre HORAIRE D’ENTRÉE, quelques semaines avant l’événement. Ceux-ci pourront
être distribués à vos représentants présents à votre kiosque ainsi qu’à vos clients.
IMPORTANT !
Veuillez prévoir 1 billet par représentant présent par jour d’événement (3 jours = 3 billets / personne)
Si vous prévoyez avoir besoin de billets supplémentaires, veuillez compléter et nous retourner :
BILLETS de PRÉVENTE – voir la section des Annexes
ACCUEIL des EXPOSANTS
L’Accueil des Exposants sera ouvert le lundi 13 janvier (journée du montage) de 8 h 00 à 17 h 00 et de 7 h 30
à 16 h 00 les mardi, mercredi et jeudi (journées de l’événement).
En cas de besoin de dernière minute, des billets EXPOSANTS supplémentaires seront disponibles, à l’Accueil
des Exposants, au coût de 12 $ chacun et devront être payés sur place (argent comptant ou carte de crédit).
Notez que ces billets ne porteront aucun nom de société.
S’il vous reste des billets à distribuer, vous pourrez aussi les déposer à l’Accueil des Exposants. Cependant,
nos employés ne feront pas le contrôle de l’identité des gens qui demanderont ces billets.
VISITEUR : Le coût régulier pour un visiteur est de 15 $ (ou passeport 3 jours / 36 $)
Horaire d’ouverture : mardi et mercredi de 9 h 00 à 17 h 00
jeudi de 9 h 00 à 16 h 30
FOURNISSEUR : Un laissez-passer LIVRAISON est obligatoire pour tout fournisseur qui doit avoir accès
temporairement au site, pour livraison ou réparation.
Celui-ci sera disponible sur demande SEULEMENT, au bureau du promoteur, durant
l’événement.
N.B. La direction se réserve le droit de refuser l’admission à l’événement, à tout visiteur, exposant ou
employé d’un exposant qui, après avoir été avisé, a un comportement indésirable ou qui entrave le bon
fonctionnement de l’événement.
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Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
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Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
KIOSQUE (réglementation)
-voir Stipulations et règlements pour plus d’informations.
DROIT DE VUE DES KIOSQUES
Les 5 premiers pieds des cloisons de côté ne doivent pas dépasser 3 pieds de hauteur.
Dimensions (voir diagramme)
A. Cloison arrière : largeur 10’, hauteur 8’
B. Cloison de côté (arrière) : largeur 5’, hauteur 8’
C. Cloison de côté (avant) : largeur 5’, hauteur 3’
ENSEIGNES, BANNIÈRES ET ANIMATION AU KIOSQUE
Les enseignes, les bannières et l’animation doivent être contenues dans le périmètre du kiosque. Aucun
équipement ni animation ne doit excéder les limites du kiosque ni déranger les kiosques voisins. Les allées
doivent demeurer libres à la circulation des visiteurs. (Aucun accrochage au plafond, ni aux rampes, ni aux
murs du Centre BMO). Aucune animation bruyante ne sera tolérée dans les pavillons d’exposition.
La hauteur des plafonds (maximum disponible) est de 35 pi dans le Centre BMO, 20 pi dans le Pavillon Jefo,
20 pi pour le Pavillon Soleno et 35 pi dans le Pavillon La Coop. Voir les Stipulations et règlements pour plus
de détails.
L’affichage sur le mur mitoyen (supérieurs à 8 pi) est permis seulement sur le côté intérieur de
votre kiosque et seulement à la condition que le côté visible chez votre voisin soit propre et
esthétique, sans logo ou identification quelconque.
ENTRETIEN MÉNAGER
Durant la journée, un entretien des allées publiques est maintenu et tous les soirs, un nettoyage complet
des allées est effectué.
Le nettoyage de l’intérieur du kiosque est sous la responsabilité de l’exposant. Celui-ci doit déposer ses
rebuts dans les poubelles chaque soir, à la fermeture. (Service de nettoyage offert sur demande par GES
Canada). Des barils-poubelles seront disposés en nombre suffisant pour conserver le parquet d’exposition
propre.
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Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
5Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
PERSONNEL REQUIS AU KIOSQUE
Les exposants doivent avoir, au minimum, une personne en service dans leur kiosque en tout temps.
Quelqu’un doit être en poste au moins 15 minutes avant l’ouverture des portes (8 h 15) et la présence en
poste est obligatoire jusqu’à la fermeture de l’événement aux visiteurs (mardi et mercredi 17 h 00 / jeudi
16 h 30).
SOUS-LOCATION DES EMPLACEMENTS
La sous-location des emplacements est strictement interdite. Pour partager un kiosque vous devez obtenir
préalablement l’autorisation écrite du Salon, laquelle sera à l’entière discrétion de celui-ci.
SOLLICITATION ET MATÉRIEL PUBLICITAIRE
Ces activités sont permises dans votre emplacement seulement et sont interdites dans les allées, les
restaurants, le hall d’accueil ou dans les autres kiosques.
La distribution d’échantillons, de souvenirs, de matériel publicitaire ainsi que la sollicitation commerciale ne
doivent se faire qu’à l’intérieur des limites du kiosque de l’exposant. Il est strictement interdit de distribuer
du matériel publicitaire, que ce soit par les exposants ou tout individu ou organisme indépendant sans
l’autorisation du Salon de l’agriculture, sous peine d’amende. L’interdiction de distribution s’étend aux
stationnements du site ainsi qu’aux environs (ex. parebrises des véhicules dans les stationnements et dans
les rues avoisinantes).
RÈGLEMENTS CNESST – TRAVAUX EN HAUTEUR (MONTAGE)
La CNESST nous a signifié dans un rapport d’intervention, que tout travailleur œuvrant à plus de 3 m de
hauteur doit être protégé efficacement contre une chute. L’employeur de celui-ci a l’obligation de s’assurer
que le travailleur exécute son travail en étant protégé contre les chutes (ex. vérification à savoir si le
travailleur porte son harnais de sécurité, s’il utilise les équipements prévus, etc.). Lorsque l’inspecteur de la
CNESST constate une situation dangereuse, tel un travailleur en danger de chute, il se doit d’intervenir.
ASSURANCES et RESPONSABILITÉS
-voir Stipulations et règlements pour plus d’informations.
ASSURANCES
Les exposants doivent avoir leurs propres assurances. Le Salon ne se tiendra pas responsable des blessures
aux individus, des pertes ou dommages causés aux produits, kiosques, outillage ou détérioration par le feu,
l’eau, les accidents, le vol ou autres causes occasionnées durant leur séjour dans l’édifice ou ses
dépendances. L’exposant est tenu de contracter à ses frais, une police multirisques-exposition. L’exposant
devra fournir au Salon, sur demande, une preuve d’assurance.
EMPÊCHEMENT
Si le Salon se voit forcé d’annuler son événement ou ne peut permettre à l’exposant de prendre possession
de l’espace qu’il a loué, pour motifs hors de son contrôle (guerre, feu, grève, désobéissance civile, conditions
climatiques, lock-out, désastres naturels ou autres), le Salon de l’agriculture sera exonéré de tout blâme et
de toute responsabilité.
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Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
6Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
RESPONSABILITÉ
En aucune circonstance, le Salon n’assumera la responsabilité de dommages, pertes ou vols. Nous vous
recommandons de lire très attentivement les règlements pour les exposants inscrits au verso de votre
contrat de location d’espace.
ACQUITTEMENT DES COMPTES
Les exposants doivent respecter les modalités de paiement indiquées sur le contrat qu’ils ont signé. Les
exposants ne sont admis sur le site d’exposition que s’ils ont déjà acquitté en totalité les sommes dues au
Salon.
PRÉCAUTIONS À PRENDRE
Pour les exposants de machinerie lourde, nous demandons de placer un morceau de tapis sous les roues des
véhicules et d’enlever la neige ou la boue avant d’entrer sur le site d’exposition.
Un polythène ou l’équivalent devra recouvrir le plancher sous les véhicules ou tout équipement motorisé
utilisant des lubrifiants.
Il est maintenant OBLIGATOIRE d’utiliser le ruban collant 2 faces pour les tapis, de marque « Echo Tape ».
Celui-ci est maintenant disponible au bureau du promoteur (entrée du Centre BMO), au coût de 20 $/un.
Dans le cas où nos équipes devraient nettoyer l’emplacement loué et effectuer un dégommage, ces frais
seront à la charge de l’exposant.
SÉCURITÉ
1. Les réservoirs à essence des équipements doivent être vides, les bouchons attachés avec du ruban
gommé et les batteries débranchées.
2. Aucun kiosque, ni aucun matériel ne devra cacher les déclencheurs d’alarmes, les chambres
électriques, les panneaux de signalisation et les sorties d’urgence.
3. Le Salon retiendra les services de gardiens compétents et fiables et verra à prendre les mesures
nécessaires pour assurer la protection des biens des exposants, mais le Salon n’assumera pas la
responsabilité de dommages, de pertes ou de vols.
Salon de l’agriculture – 2670, ave Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
7Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
ENTRÉE & SORTIE des EXPOSANTS
ENTRÉE DES EXPOSANTS (Voir plan)
Veuillez respecter l’horaire inscrit sur le laisser-passer du livreur (HORAIRE D’ENTRÉE) qui vous sera envoyé
par la poste quelques semaines avant l’événement.
Ce laisser-passer vous donnera accès à l’entrée du débarcadère du Centre BMO, selon l’horaire qui vous
aura été assigné, à compter de 8 h 00.
Horaire du service de chariot élévateur (montage) :
Jeudi, le 9 janvier 2020 de 8 h 00 à 17 h 00
Vendredi, le 10 janvier 2020 de 8 h 00 à 17 h 00
Lundi, le 13 janvier 2020 de 8 h 00 à 12 h 00 (midi)
Les pavillons seront ouverts samedi, le 11 janvier et dimanche, le 12 janvier 2020
de 8 h 00 à 17 h 00 mais le service de chariot élévateur ne sera pas disponible.
Le Salon se réserve le droit de charger des frais de 150 $/heure à tout exposant qui utilise le service de
chariot élévateur pendant une période de plus de 30 minutes.
Veuillez nous aviser de tout changement ou retard !
Les exposants avec des kiosques (10x10 et moins), qui ne requièrent pas de chariot élévateur, peuvent entrer
lundi, le 13 janvier 2020 entre 8 h 00 et 16 h 00 sans laisser-passer. Des équipements de transbordement
manuel seront disponibles à tous les points de déchargement.
DÉMONTAGE ET SORTIE
Le Salon de l’agriculture se termine jeudi, le 16 janvier 2020 à 16 h 30
Horaire de démontage et sortie :
Jeudi, le 16 janvier 2020 de 16 h 30 à 22 h 00
Vendredi, le 17 janvier 2020 de 7 h 30 à 12 h 00 (midi)
Tout exposant qui n’aura pas quitté les lieux dans les délais prescrits, se verra facturer une pénalité de
1 000 $ plus taxes. De plus, dans le cas où un exposant n’aurait pas récupéré tout son matériel (incluant le
kiosque) avant 15 h 00, le 17 janvier 2020, le matériel restant sera confié à notre transporteur officiel et
l’exposant devra le récupérer à ses frais.
Il est très fortement recommandé que les exposants sécurisent, au début du démontage, les articles de
valeur qui se transportent facilement et qu’ils assurent eux-mêmes la surveillance de leur kiosque. Les
instructions pour la sortie de chaque exposant seront données avant la fin de l’événement.
Salon de l’agriculture – 2670, ave Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
8Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
POINTS de RESTAURATION sur PLACE
Deux points de restauration seront ouverts aux exposants le lundi 13 janvier 2020 (pendant le montage) :
- Point de restauration du Pavillon Soleno – de 11 h 00 à 14 h 00,
- Cantine du Pavillon Jefo, 11 h 00 à 15 h 00
Pendant l’événement, chaque pavillon d’exposition est doté d’un point de restauration ouvert selon les
heures d’ouverture du site.
HÉBERGEMENT
Nous avons réservé des blocs de chambres à des tarifs avantageux pour nos exposants !
Premier arrivé, premier servi !
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* Mentionnez la promotion « Salon de l’agriculture » et réservez avant le 15 décembre 2019 *
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Vous pouvez aussi consulter le site du Bureau d’information touristique de Saint-Hyacinthe au
www.tourismesainthyacinthe.qc.ca pour d’autres options.
STATIONNEMENTS & NAVETTES
DU STATIONNEMENT ET DES NAVETTES GRATUITES
Stationnement gratuit disponible sur le site de l’événement PREMIER ARRIVÉ, PREMIER PLACÉ (places
limitées) et aux Encans de la ferme, situés au 5110, rue Martineau, St-Hyacinthe (Qc) J2R 1T9. Une navette
gratuite, en continu, vous amènera au site de l’événement (Espace St-Hyacinthe).
De plus, un service de navettes sera offert entre l’Hôtel Holiday Inn Express, l’Hôtel Le Dauphin et le site de
l’événement du Salon de l’agriculture (Espace St-Hyacinthe) entre 8 h 00 et 18 h 00 pour les exposants et les
visiteurs qui utilisent l’hébergement à ces endroits.
Salon de l’agriculture – 2670, ave Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
9Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
Le SALON de l’agriculture, C’EST AUSSI… !
BILLETS de PRÉVENTE – Annexe B
Vous souhaitez offrir des billets à vos clients & bénéficier du tarif privilège qui vous est accordé à titre
d’exposant? À l’achat de 20 billets et plus, le coût du billet sera de 12 $ au lieu de 15 $ et il peut diminuer
jusqu’à 7 $ l’unité selon la quantité utilisée.
Comment? Complétez l’annexe ‘’billets prévente électroniques disponibles’’ sur la page web exposant :
salondelagriculture.com/expo-champs/exposants/ Les billets pourront être téléchargés et imprimés OU
pourront être transférés par courriel avec la plateforme d’invitation, selon l’option choisie.
*Des frais de 5 $ par tranche de 20 billets seront facturés pour toute impression réalisée par le promoteur.
Avantages d’utiliser la plateforme d’invitation :
• permet de transférer les billets par courriel à vos clients ou représentants qui souhaitent retransférer
ceux-ci à leurs clients;
• permet très facilement d’importer des listes Excel de vos clients ou représentants.
• donne accès ($) à des statistiques très intéressantes. Ex : connaître quel client est entré sur le site et
quand. Ces informations pourraient être utiles pour vos suivis après événement et pour la planification
de vos événements ou activités sur votre terrain.
S’il vous reste des billets à distribuer, vous pourrez les déposer à l’accueil des exposants. Notez que nos
employés du Salon ne feront pas le contrôle de l’identité des gens qui demanderont vos billets.
Au besoin, des billets supplémentaires seront disponibles à l’accueil des exposants, au coût de 12 $ chacun
(tarif exposant) et devront être payés sur place (argent comptant ou carte de crédit). Les demandes de plus
de 20 billets pourront être imprimées* ($) au bureau du promoteur et facturés sur utilisation, après
l’événement.
Organisation d’un ÉVÉNEMENT – Annexe J
ORGANISATION d’un ÉVÉNEMENT
Vous désirez organiser un événement, n’hésitez pas à communiquer avec nous !
Au plaisir de vous aider à faire de votre idée un WoW !
Pour Informations ou Réservation :
* Réservez auprès de Marie-Claude Champagne
mchampagne@salonagr.qc.ca - / 450.768.9934
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Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
10Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
Gala CÉRÈS 2020 (31e édition) – Annexe C
Honoris Causa - M. Réal Laflamme
Président, fondateur de la Ferme Roflamme
Sous la présidence d'honneur de M. Maxime Otis,
Vice-président, Services bancaires aux entreprises
chez BMO Banque de Montréal
Mercredi, le 15 janvier 2020
Cocktail VIP à 17 h 30, suivi du souper 5 services à 19 h 00
Centre de Congrès St-Hyacinthe
1325, rue Daniel-Johnson Ouest, Saint-Hyacinthe, QC J2S 8S4
Coût du billet : 120 $ plus taxes
(Billet disponible à l’unité ou table de 8 à 10 personnes)
Pour Informations ou Réservations (places limitées)
*Réservez auprès de Gina Poirier, avant le 6 décembre 2019 !
gpoirier@expo-agricole.com
Organiser un Groupe
ORGANISER UN AUTOBUS
Le tarif de groupe (12 $/personne) s’applique à partir de 10 personnes, sur réservation seulement.
Pour Informations ou Réservation :
*Réservez auprès de Janie Fontaine, avant le 10 janvier 2020 !
jfontaine@salonagr.qc.ca
* RÉSERVATIONS OBLIGATOIRES *
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Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
11Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
Nouveautés 2020 – Annexe G
Date limite pour s’inscrire
Vendredi, le 1 novembre 2019
Conditions d’inscription aux NOUVEAUTÉS du Salon de l’agriculture 2020 :
La Nouveauté doit être un produit ou un service.
Le produit ou service proposé ne doit pas avoir été disponible lors de l’année
précédente.
Assurez-vous d’avoir une photo de haute qualité pour illustrer votre nouveauté, car
seuls les textes avec photo, reçus dans les délais et conformes, seront publiés.
* Le Salon de l’agriculture se réserve le droit de limiter le nombre de NOUVEAUTÉS par exposant
ou encore de refuser toute proposition de nouveauté conformément aux règlements.
Procédure pour les Inscriptions aux NOUVEAUTÉS 2020 :
Suite à un intérêt manifesté de votre part à présenter une Nouveauté à la question figurant dans le
Formulaire de location d’espace au Salon de l’agriculture 2020 :
Un représentant de La Terre de Chez Nous vous contactera pour vous indiquer les procédures
et les normes graphiques à respecter.
La publication des photos et/ou des textes demeurent à la discrétion de la Terre de Chez
Nous.
S’il s’agit d’un ajout (après la signature de votre contrat de location d’espace) :
Veuillez envoyer un courriel à guillaumecloutier@laterre.ca en indiquant clairement :
Objet : NOUVEAUTÉS Salon 2020
Le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter dans votre entreprise
• Suite à la réception de ce courriel un représentant de La Terre de Chez Nous
vous contactera pour vous indiquer les procédures et les normes graphiques à
respecter.
Pour plus d’informations, communiquez avec :
Janie Fontaine jfontaine@salonagr.qc.ca / 450.768.9936
BUREAUX ADMINISTRATIFS (Adresse permanente)
Salon de l’agriculture
2670, av. Beauparlant, St-Hyacinthe, Québec, J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 - info@salonagr.qc.ca
www.salondelagriculture.com
Salon de l’agriculture – 2670, ave Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
12Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
OPENING HOURS (visitors)*
January 14th and 15th, 2020 from 9 am to 5 pm
January 16th, 2020 from 9 am to 4.30 pm
*subject to changes without notice
EVENT SITE
Espace Saint-Hyacinthe (Saint-Hyacinthe Expo site)
Exit 130 et 133 / Highway 20
4 Expositions Pavilions:
BMO Centre / Jefo Centre / La Coop Centre / Soleno Centre
Delivery Address – EXHIBITION SITE
Promotor’s Office / BMO Centre
2730, rue Beauparlant, St-Hyacinthe (Québec) J2S 4M8
Schedule for installation and dismantling the exhibits is specified in an email sent.
Emergency: 450.230.3542, Annik Martin, Event Coordinator
Salon de l’agriculture – 2670, ave Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
13Procédures et Directives aux Exposants
Salon de l’agriculture 2020
14, 15 et 16 janvier 2020
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Contact: Jean-Francois Laroche Email: guillaumecloutier@laterre.ca
Phone: 450.773.0280
Email: jf@son-arts.com
Catering Service (Meal and/or Cocktail)
www.son-arts.com Event Organization / Checklist
** Contact Information’s of OUR caterers will be
EXCLUSIVE Supplier of wine, beer and alcohol provided to you upon reception of your reservation
Event Organization / Checklist form for an event organization or upon request.
** Contact Information’s of OUR EXCLUSIVE caterer
will be provided to you upon reception of your
reservation form for an event organization or upon
request.
Salon de l’agriculture – 2670, ave Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
14Procedures and guidelines for exhibitors
Salon de l’agriculture 2020
January 14th, 15th and 16th 2020
ADMISSION – EXHIBITOR TICKETS
EXHIBITOR: Each exhibitor will receive, by mail, a certain number of pre-sales tickets included with
the renting of its space.
The EXHIBITOR TICKETS included in the rental of your space will be emailed to you with your entry
schedule, a few weeks before the event. These can be distributed to your representatives present at your
kiosk as well as to your customers.
IMPORTANT !
Please allow 1 ticket per representative present per event day (3 days = 3 tickets / person)
If you plan to need additional tickets, please complete and return to us:
PRESALE TICKETS – Annex B (see the Annex section for more information)
EXHIBITOR’S SERVICE COUNTER
The Exhibitors’ service counter will be open on Monday, January 14th (installation Day) from 8 am to 5 pm
and from 7.30 am to 4 pm on Tuesday, Wednesday and Thursday (exhibition days).
In case of last-minute need, additional exhibitor tickets will be available, at the Exhibitors’ service counter,
at a cost of $12 each and will have to be paid on-site (cash or credit card accepted).
Please note that these tickets will not bear any business names.
If you still have tickets to distribute, you can also drop them off at the exhibitors’ service counter.
However, our employees will not control the identity of the people who will ask for these Tickets.
VISITOR: The regular price for a visitor is $15 (or 3 days Passport / $36)
Opening Hours: Tuesday and Wednesday from 9 am to 5 pm
Thursday from 9 am to 4.30 pm
SUPPLIER: A delivery pass is obligatory for any supplier who must have temporary access to the site,
for delivery or repair.
This pass will be available on request only at the Promotor’s office during the Event.
N.B. Management reserves the right to refuse admission to the Event to any visitor, exhibitor or employee
of an exhibitor who, after being notified, has undesirable behavior or hinders the proper functioning of
the Event.
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15Procedures and guidelines for exhibitors
Salon de l’agriculture 2020
January 14th, 15th and 16th 2020
BOOTH (regulation)
-see Stipulations and rules for more information.
BOOTH, RIGHT OF VIEW
The first 5 feet enclosing the side the stand must not exceed 3 feet in height.
Dimensions (see Diagrams)
A. Back partition: Lengh 10’, height 8’
B. Side partition (back): Lengh 5’, height 8’
C. Side partition (front): Lengh 5’, height 3’
SIGNS, BANNERS and ANIMATION at the BOOTH
Signs, banners and animation must be contained within the perimeter of your stand. No equipment or
animation should exceed the kiosk limits or disturb the nearby kiosks nor be an obstacle to crowd
movement in the alleys. (No hanging on the ceiling, ramps or walls of the BMO Centre). No loud
presentations will be tolerated in the exhibition halls.
The maximum clearance height is 35 feet in the BMO Center, 20 feet in the Jefo Pavilion, 20 feet for Soleno
Pavilion and 35 feet at La Coop.
A sign installed on the adjoining wall is authorized only on the inside wall of your
booth. The walls over 8 feet high (visible from your neighbor’s booth) must look nice
and clean without any logo or identification.
CLEANING
During the day, a maintenance of the public aisles is maintained and every evening a complete cleaning
of the aisles is carried out.
The cleaning of the inside of the kiosk is under the responsibility of the Exhibitor. He as to his garbage
in the trash cans every night at the Closing. Cleaning Service is available on request by GES Canada. Waste
barrels will be arranged in enough numbers to keep the floor of the exhibition clean.
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16Procedures and guidelines for exhibitors
Salon de l’agriculture 2020
January 14th, 15th and 16th 2020
PRESENCE AT THE BOOTH
Exhibitors must have at least one person in service at their booth at all time. Somebody must be in place
15 minutes before the opening of the doors (8.15 am) and the presence in the stand is obligatory until
the closing of the exhibition to visitors (Tuesday and Wednesday 5 pm / Thursday 4.30 pm).
SEBLETTING OF LOCATIONS
Subletting of locations is strictly prohibited. To share a space, you must obtain beforehand a written
permission from Le Salon, which is at the Salon’s complete discretion.
SOLLICITATION AND ADVERTISING MATERIAL
These activities are permitted in your kiosk only and are prohibited in aisles, restaurants, lobby or other
booths.
The distribution of samples, souvenirs, advertising material and commercial solicitation shall be made
only within the limits of the Exhibitor’s kiosk. It is strictly forbidden to distribute advertising material,
either by exhibitors or any independent individual without the permission of Le Salon, under penalty of
FINE. The distribution ban extends to the parking lot of the site as well as to the surrounding area (e.g.
windshields of vehicles in parking lots and on nearby streets).
CNESST REGULATIONS – WORK IN HIGHT (MONTAGE)
The CNESST has told us in an intervention report that any worker working above than 3 meter in height
must be effectively protected against a fall. The employee’s employer has an obligation to ensure that the
worker is performing his or her work by being protected from falls (e.g. checking whether the worker is
wearing his safety harness, using the equipment provided, etc.). When the CNESST inspector finds a
dangerous situation, such as a worker in danger of falling, he must intervene.
INSURANCE and RESPONSABILITIES
-see Stipulations and rules for more information.
INSURANCE
Exhibitors must have their own insurance. Le Salon will not be held responsible for personal injury, loss
or damage to products, kiosks, tool or damage caused by fire, water, accidents, theft or other causes
during their stay in the building or its dependencies. The exhibitor is required to contract a risk-exposure
policy at his own expense. The exhibitor will have to provide upon request a proof of insurance to Le
Salon.
IMPEDIMENT
If the Salon de l’agriculture is forced to cancel the exhibition or to deny the exhibitor permission to take
possession of the rented space for reasons beyond its control (war, fire, strike, civil disobedience, climatic
conditions, lock-out, natural disasters, etc.), the Salon will be exonerated of all blame and responsibility.
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17Procedures and guidelines for exhibitors
Salon de l’agriculture 2020
January 14th, 15th and 16th 2020
RESPONSABILITY
Under no circumstances will le Salon assume responsibility for damages, losses or thefts. We recommend
that you read very carefully the stipulations and regulations for the exhibitors as mentioned at the end of
your space rental form.
We recommend that you read the rules for the exhibitors listed on the back of your space lease very
carefully.
PAYMENT of ACCOUNTS
Exhibitors must comply with the terms of payment indicated on the contract they have signed. Exhibitors
are only allowed on the exhibition site if they have already paid in full the sums due to Le Salon.
PRECAUTIONS TO BE TAKEN
For heavy machinery exhibitors, we ask to place a piece of carpet under the wheels of vehicles and remove
snow or mud before entering the exhibition site.
A polythene or equivalent shall cover the floor under vehicles or any motorized equipment using
lubricants.
It is now mandatory to use the 2-sided adhesive tape for carpets «Echo Tape». Rolls are now available
at the Promoter’s office (BMO Centre entrance) at a cost of $20 unit. In the case that our teams should
clean the rented site and perform a de-scrub, these charges will be added to the final facture of the
exhibitor at fault.
SECURITY
1. The gas tanks of the equipment must be empty, the caps attached with tape and the batteries
unplugged.
2. No stand or equipment shall conceal alarm triggers, electrical chambers, traffic signs and
emergency exit.
3. Le Salon will retain the services of competent and reliable guards and take the necessary measures
to ensure the protection of the exhibitor’s property, but the Salon will not assume responsibility
for damages, losses or steal.
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18Procedures and guidelines for exhibitors
Salon de l’agriculture 2020
January 14th, 15th and 16th 2020
ARRIVAL & EXIT of EXHIBITORS
EXHIBITOR ENTRANCE (See map)
Please follow the schedule on the pass (Entry Schedule) that will be mailed to you a few weeks before
the event.
This pass will give you access to the BMO Centre dock entrance, depending on the schedule assigned to
you, beginning at 8.00 a.m.
Forklift Service Schedule (arrival & install):
Thursday, January 9th, 2020 from 8.00 a.m. to 5.00 p.m.
Friday, January 10th, 2020 from 8.00 a.m. to 5.00 p.m.
Monday, January 13th, 2020 from 8.00 a.m. to 12 p.m.
Pavilions will be open on Saturday, January 11th and Sunday, January 12th 2020
from 8.00 a.m. to 5.00 p.m. but forklift service will not be available.
Le Salon keeps the right to charge a fee of $150/hour to any exhibitor who uses the forklift service for a period
of more than 30 minutes.
Please notify us of any changes or delays!
Exhibitors with kiosks (10x10 or less), which do not require a forklift, may enter Monday, January 13th
2020 between 8.00 a.m. to 4.00 p.m. without pass. Manual transhipment equipment will be available at all
unloading points.
DISMANTLING and EXITING*
Le Salon de l’agriculture ends Thursday, January 16th, 2020 at 4.30 p.m.
Dismantling and Exit Schedule:
Thursday, January 16th, 2020 from 4.30 pm to 10.00 pm
Friday, January 17th, 2020 from 7.30 am to 12.00 pm (noon / lunch)
Any exhibitor who has not left the premises within the prescribed time will be charged a penalty of $1 000
plus taxes. In addition, in the event that an exhibitor has not recovered all of its equipment (including the
kiosk) before 3.00 p.m. on January 17th 2020, the remaining equipment will be entrusted to our official
carrier and the exhibitor will have to recover it at its expense.
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19Procedures and guidelines for exhibitors
Salon de l’agriculture 2020
January 14th, 15th and 16th 2020
It is highly recommended that exhibitors secure, at the beginning of dismantling, valuable items that are
easily transported and that they self-supervise their kiosks. The instructions for the exit of each exhibitor will be
given before the end of the Event.
RESTAURANT POINTS on SITE
Two catering points will be open to exhibitors on Monday, January 13th 2020 (during Installation):
-Soleno Pavilion Restoration Point – 11.00 am to 2.00 pm
-Jefo Pavilion canteen, 11.00 am to 3.00 pm
During the event, each exhibition pavilion is equipped with a restoration point opened according to the
opening hours of the Site.
ACCOMODATION
We have booked blocks of rooms at advantageous rates for our exhibitors!
First come, First serve!
* Preferential prices from January 13th to 15th 2020 inclusively *
* Mention the « Salon de l’agriculture » promotion and book before December 15th 2019*
Holiday Inn Express (at St-Hyacinthe) Hôtel Le Dauphin (at St-Hyacinthe)
450.251.1111 1.800.465.4842
You can also visit the Saint-Hyacinthe Tourist Information Office website at www.tourismesainthyacinthe.qc.ca for other Options.
PARKING and SHUTTLES
FREE PARKING AND SHUTTLES
Free parking available on the site of the event FIRST COME, FIRST PLACED (limited places) and the
Encans de la ferme, located at 5110, Martineau Street, St-Hyacinthe (Qc) J2R 1T9. A free, continuous
shuttle will take you to the event site of the Event (Espace St-Hyacinthe).
In addition, a shuttle service will be offered between the Holiday Inn Express hotel, the Hôtel Le Dauphin,
and the event site of the Event (Espace St-Hyacinthe) between 8.00 a.m. and 6.00 p.m. for exhibitors and
visitors who use Accommodation in these Places.
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20Procedures and guidelines for exhibitors
Salon de l’agriculture 2020
January 14th, 15th and 16th 2020
Le SALON de l’agriculture, IS ALSO… !
PRESALE TICKETS – Annex B
NEED EXTRA TICKETS FOR YOUR REPS? ORYOU WOULD LIKE TO OFFER TICKETS TO YOUR CUSTOMERS? Benefit
of your special price. If you buy 20 electronic tickets or more, the cost is 12$ each instead of 15$, and it can
decrease until 7$ per unit depend of the quantity scanned at the gate.
Download the form (PRE-SALES TICKETS) on our website salondelagriculture.com/expo-champs/exhibitors/ and
return it by email to amartin@salonagr.qc.ca before December 13th, 2019. Your ticket can be downloaded and
printed OR could be transferred by email with our electronic platform, depend of the chosen option.
*Printing fees will apply for any tickets printed inhouse by the promotor. (5$ /20 tickets).
Advantages of PRESALES TICKETS:
Tickets bear your personal name and/or your company name!
You can make your presence known at the event and/or organize a group trip!
Only tickets used (after the minimum of 20 tickets) will be charged!
Your guests avoid waiting at the entrance to the event site!
If you have tickets left, you can leave them at the exhibitor’s desk. Please note that our employees won’t do identity
control for people who ask for your tickets.
If needed, the exhibitor’s desk will have tickets on sale at their desk, which will need to be paid on site (cash or
credit card) $12 each (exhibitor’s price).
Gala CÉRÈS 2020 (31e édition) – Annexe C
Honoris Causa - Mr. Mario Côté
President, founder of Groupe Mario Côté
Under the honorary presidency of Mrs. Manon Théorêt
Vice-president, commercial banking, Agriculture and Agribusiness,
Quebec at RBC Royal Bank
Wednesday, January 15th 2020
Cocktail VIP at 5.30 pm, followed by a 5 services diner at 7 pm
Centre de Congrès St-Hyacinthe
1325, Daniel-Johnson W., St-Hyacinthe, Qc J2S 8S4
Cost: $120 plus taxes
(Tickets available individually or per table of 8 to 10 people)
For information or reservation (limited seats) :
*Reserve to Gina Poirier, before December 6th 2019 !
gpoirier@expo-agricole.com
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21Procedures and guidelines for exhibitors
Salon de l’agriculture 2020
January 14th, 15th and 16th 2020
Organize a Group – Annexe F
Group price ($12 each) will apply for a group of 10 person and more.
For information or reservation:
*Book with Janie Fontaine, Before January 10th 2020 !
jfontaine@salonagr.qc.ca
- RESERVATIONS REQUIRED -
Novelties 2020 – Annex G
Deadline to register
Friday, November 1st 2019
Conditions of registration for the NOVELTIES of Salon de l’agriculture 2020:
Novelty must be a product or service.
The proposed product or service must not have been available in the previous year.
Make sure you have a high-quality photo to illustrate your novelty, because only text with
photos, received in time and in compliance, will be Published.
* The Salon de l’agriculture reserves the right to limit the number of NOVELTIES per Exhibitor or to refuse
any novelty proposal in accordance with the rules.
NEW procedure for entries to NOVELTIES 2020:
Following a positive interest from your part to present a novelty the space rental form at the Salon 2020:
a representative of La Terre de Chez Nous will contact you to tell you the procedures and the
graphic standards to be respected;
the publication of photos and/or texts remains at the discretion of the Salon de l’agriculture.
If this is an addition (after signing your space rental contract):
please send an email to guillaumecloutier@laterre.ca stating clearly:
Subject: NOVELTIES Salon 2020
The name and the phone number of the contact person in your company
• Following the receipt of this email to our offices, a representative of La Terre de Chez
Nous will contact you to indicate the procedures and the graphic standards to be
respected.
For more information, contact: Janie Fontaine
jfontaine@salonagr.qc.ca / 450.768.9936
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Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
22Procedures and guidelines for exhibitors
Salon de l’agriculture 2020
January 14th, 15th and 16th 2020
Organization of an EVENT – Annex J
ORGANIZING AN EVENT
You want to organize an event, do not hesitate to contact us!
Looking forward to helping you make your idea a WoW!
For information or reservation:
* Book with Marie-Claude Champagne
mchampagne@salonagr.qc.ca
ADMINISTRATIVE OFFICE (Permanent Address)
Salon de l’agriculture
2670, av. Beauparlant, St-Hyacinthe, Québec, J2S 4M8
Phone: 450.771.1226 - info@salonagr.qc.ca
www.salondelagriculture.com
Salon de l’agriculture – 2670, av. Beauparlant, St-Hyacinthe (QC) J2S 4M8
Téléphone : 450.771.1226 Courriel : info@salonagr.qc.ca
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