Aide financière aux patients - Saint Alphonsus
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Aide financière aux patients
Trinity Health - Région de l’Ouest
DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : le 1er novembre 2016
OBJET :
Trinity Health est une communauté de personnes qui servent ensemble dans l’esprit de l’Évangile
en tant que présence bienveillante et transformatrice au sein de nos communautés. Fidèles à nos
valeurs fondamentales, notamment à celle de l’engagement en faveur des pauvres, nous
fournissons des soins aux personnes qui sont dans le besoin en accordant une attention
particulière aux plus vulnérables. Il s’agit entre autres des personnes qui ne sont pas capables de
payer mais aussi de celles qui, en raison de leurs moyens limités, ont énormément de difficulté à
couvrir les frais de soins de santé qu’ils ont encourus. Trinity Health s’engage :
• à assurer l’accès à des services de santé de qualité, avec compassion, dignité et respect pour
les personnes que nous servons, en particulier les pauvres et les personnes défavorisées ;
• à fournir des soins à toutes les personnes, qu’elles soient en mesure de payer ou non les services
; et
• à aider les patients qui ne sont pas en mesure de payer une partie ou la totalité des soins qu’ils
reçoivent.
Trinity Health respecte le caractère sacré et la dignité de chaque personne, se conforme aux lois
fédérales applicables en matière de droits civils et n’exerce aucune discrimination à l’égard des
catégories protégées, qui comprennent sans s’y limiter la race, la couleur, l’origine nationale, l’âge,
l’invalidité ou le sexe. Des aides et des services gratuits sont offerts aux personnes ayant une
invalidité ; des services linguistiques gratuits sont également offert aux personnes dont la langue
première n’est pas l’anglais. (Voir l’annexe A.)
PROCÉDURE :
Cette procédure d’aide financière aux patients en vertu de la Politique d’aide financière aux
patients (FAP) a été conçue pour répondre aux besoins des patients qui cherchent à obtenir des
services à travers les Regional Health Ministries (« ministères régionaux de la santé »), ou RHM,
de Trinity Health. Elle s’applique à tous les services éligibles tels que fournis en vertu des lois
applicables, qu’elles soient de l’État ou fédérales. L’éligibilité à l’aide financière et au soutien sera
déterminée au cas par cas selon des critères précis, et elle sera évaluée en fonction d’un examen
des besoins de soins de santé, des ressources financières et des obligations du patient et/ou de la
famille.
I. Critères d’éligibilité à l’aide financière
a. Services d’éligibilité à l’aide financière :
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)i. Tous les services nécessaires à la prévention, à l’évaluation, au diagnostic ou au
traitement d’un trouble médical et ne visant pas en premier lieu la commodité du
patient ou du fournisseur de soins médicaux.
ii. Des services médicaux d’urgence seront fournis à tout patient qui se rend à l’urgence
d’un RHM, sans égard de la capacité de payer du patient.
b. Services non éligibles à l’aide financière :
i. Services esthétiques, traitements d’infertilité et autres interventions non urgentes et
services non nécessaires du point de vue médical.
ii. Services non fournis et facturés par le RHM (p.ex., services de médecins
indépendants y compris des services d’urgentistes, soins infirmiers privés, transport
en ambulance, fournitures médicales vendues au détail, services de maternité de
substitution, de pathologie, de laboratoire, etc.).
iii. Les RHM peuvent exclure des services qui sont couverts par un programme
d’assurance chez un autre fournisseur mais qui ne sont pas couverts aux RHM de
Trinity Health, après que des efforts ont été consentis pour informer les patients des
limites de couverture des programmes d’assurance et à condition que les obligations
de la loi fédérale sur les traitements médicaux d’urgence et la population active
(Emergency Medical Treatment and Active Labor Act, EMTALA) soient respectées.
iv. Les quotes-parts des coûts (Share of Costs) des programmes Medicaid et Medi-
Cal ou d’autres programmes d’aide publique sont considérées comme un
composant important de ces programmes gouvernementaux. L’aide financière ne
peut pas être appliquée à des soldes de quote-part des coûts.
c. Comment faire une demande d’aide financière
• Les RHM s’assureront que les formulaires de demande d’aide en vertu de la FAP sont
disponibles dans le cadre du procès d’admission et d’autorisation de sortie de même dans
les services d’urgence, les zones d’attente des services d’inscription des patients, les
bureaux des conseillers financiers et les bureaux des services de facturation dans les
établissements. Les documents seront également disponibles dans la langue natale d’une
population locale qui constitue plus de 5 % des résidents de la communauté ou de plus de
1000 personnes servies par le RHM.
• De plus, les formulaires de demande peuvent être téléchargés depuis le site Web
du RHM, ou envoyés par la poste en réponse à une demande faite au service à la
clientèle du RHM à l’adresse indiquée sur le site Web.
• En cas de besoin d’assistance pour remplir le formulaire, on pourra s’adresser, sur place, à
un des conseillers financiers dans chaque RHM ou par téléphone, à un représentant du
service à la clientèle. Les patients pourront bénéficier au besoin d’un soutien linguistique.
• Les RHM publieront la liste des noms des médecins individuels, des groupes de bureaux
de médecin ou de toute autre entité offrant des soins d’urgence ou des soins médicaux
nécessaires dans l’établissement du RHM ; le nom indiqué sera celui que le médecin ou
l’entité utilise dans ses contrats avec l’hôpital ou pour facturer aux patients les soins
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)prodigués. Sinon, un établissement hospitalier peut spécifier des fournisseurs en faisant
référence à un service ou à un type de service si la référence permet de comprendre
clairement la nature des services et des fournisseurs visés par la FAP du RHM. (Voir
l’annexe B.)
• Les RHM prendront des mesures pour donner des renseignements sur la FAP aux membres
de la communauté servie par le RHM. Par exemple, le RHM peut distribuer des feuilles
d’information sur la FAP aux organismes publics locaux et aux organismes sans but lucratif
qui s’occupent des besoins de santé des personnes à faible revenu au sein de la
communauté.
• Les RHM remettront aux patients un avis écrit qui indique que l’aide financière est
disponible aux patients éligibles, précise les mesures de recouvrement extraordinaires
(Extraordinary Collection Actions, ECA) que le RHM (ou une autre partie autorisée) entend
prendre pour obtenir le paiement des soins et spécifie une date limite après laquelle le RHM
peut recourir à une telle mesure de recouvrement extraordinaire, ladite date devant être au
moins 30 jours après la date d’émission de l’avis écrit. Les RHM joindront l’avis écrit un
résumé en langage clair de la FAP et feront un effort raisonnable pour parler directement au
patient au sujet de la FAP du RHM et de ce que le patient peut faire pour obtenir de
l’assistance pour leur demande d’aide en vertu de la FAP.
• Dans le cas où le RHM reporte ou refuse des soins médicaux nécessaires ou exige un
paiement pour ces soins en raison du non-paiement par une personne d’une ou de plusieurs
factures pour des soins couverts par la FAP du RHM, le RHM peut informer la personne au
sujet de sa FAP moins de 30 jours avant de recourir à l’ECA. Pour se prévaloir de cette
exception, toutefois, le RHM doit satisfaire aux conditions multiples suivantes :
Fournir au patient un formulaire de demande d’acide en vertu de la FAP (pour que le
patient puisse en faire la demande immédiatement, au besoin). Le patient doit être avisé
par écrit de la disponibilité d’une aide financière pour les personnes éligibles ainsi que de
la date limite, le cas échéant, après laquelle l’établissement hospitalier n’acceptera plus
et ne traitera pas une demande FAP soumise par le patient pour les soins précédemment
prodigués en cause. Cette date limite ne doit pas intervenir plus tôt que la plus lointaine
des deux dates suivantes : soit 30 jours après la date d’émission de l’avis écrit, soit 240
jours après l’émission du premier relevé de facturation suivant la fin des soins visés pour
les soins précédemment prodigués. Ainsi, bien que l’ECA comportant le report ou le refus
de soins puissent être prise immédiatement après la communication de l’avis écrit (et
verbal), le patient doit bénéficier d’un délai d’au moins 30 jours après l’avis pour
soumettre une demande d’aide en vertu de la FAP pour les soins précédemment
prodigués.
Renseigner le patient au sujet de la FAP en en fournissant un résumé en langage clair
et en informant verbalement le patient de la FAP de l’établissement hospitalier et de ce
que le patient peut faire pour obtenir de l’aide en suivant le processus de demande
d’aide en vertu de la FAP.
Traiter la demande de manière rapide afin qu’un soin médical nécessaire ne soit pas
retardé inutilement si une demande est soumise.
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)Les efforts raisonnables modifiés décrits ci-dessus ne sont pas requis dans les cas
suivants :
si 150 jours se sont écoulés depuis la première facture après le fin des soins
visés pour les soins précédemment prodigués et que le RHM a déjà avisé le
patient de l’ECA prévue.
Si un RHM avait déjà déterminé que le patient était éligible ou non en vertu
de la FAP pour les soins précédemment prodigués en cause sur la foi d’un
formulaire de demande FAP complètement rempli ou s’il avait déterminé que
le patient était éligible à une aide accordée à titre présomptif selon la FAP
pour les soins déjà fournis.
Les formulaires de demande remplis, avec les documents d’accompagnement servant à
déterminer la taille du ménage et le revenu familial, doivent être soumis, dans le délai
prescrit, au RHM et/ou envoyés par la poste à l’adresse figurant sur le formulaire de
demande.
Le traitement de la demande et la décision relative à l’octroi de l’aide financière peuvent
prendre jusqu’à 30 jours à partir de la date à laquelle la demande est reçue.
d. Documentation servant à déterminer le revenu
i. Les renseignements fournis au RHM par le patient et/ou la famille devraient
comprendre le revenu, y compris la rémunération mensuelle brute et tout salaire et
revenu d’un travail indépendant ; tout revenu non gagné, y compris toute pension
alimentaire ou prestation de retraite et tout dividende, intérêt et revenu de toute autre
source (p.ex., coupons alimentaires) ; tout actif monétaire, y compris les comptes
d’épargne et de placement à l’exclusion des régimes de retraite ou de rémunération
différée éligible en vertu de l’Internal Revenue Code, ou les régimes de rémunération
différée non éligibles pour toutes les personnes à charge faisant partie du ménage ; le
nombre de personnes à charge faisant partie du ménage et les autres
renseignements demandés sur le formulaire de demande d’aide en vertu de la FAP.
Ni la première tranche de $10,000 d’actifs monétaires, ni la moitié (50 %) des actifs
monétaires dépassant la première tranche de $10,000, ne doit pas être prise en
compte pour déterminer l’éligibilité.
1 Exclusion d'actifs. Les actifs ne doivent pas être utilisés pour un candidat lorsque
des visites ont lieu dans une clinique qui a un accord avec National Health Services
Corp (NHSC).
a Saint Alphonsus Medical Group Baker Family Medicine
b Saint Alphonsus Medical Group Behavioral Health
c Saint Alphonsus Medical Group FHP Family Medicine
d Saint Alphonsus Medical Group FHP Urgent Care
ii. Les documents justificatifs tels que les bordereaux de paie, les déclarations d’impôts,
les comptes de profits et de pertes et les relevés bancaires seront sollicités pour
appuyer les renseignements déclarés et doivent accompagner la demande complétée
et l’évaluation. Les RHM ne peuvent pas refuser d’accorder une aide financière en
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)raison de l’omission d’un renseignement ou d’un document qui n’est pas explicitement
requis par la FAP ou le formulaire de demande d’aide en vertu de la FAP.
iii. Les RHM transmettront aux patients qui soumettent une demande d’aide incomplète
un avis écrit qui décrit les renseignements et/ou documents supplémentaires qui
doivent être soumis, dans les 30 jours suivant la date de l’avis écrit, pour compléter
la demande d’aide en vertu de la FAP. L’avis indiquera où on peut s’adresser pour
toute question concernant les renseignements manquants. Les RHM peuvent
recourir à une ECA si le patient ne soumet pas les renseignements et/ou documents
manquants avant l’expiration du délai de resoumission de 30 jours et s’il s’est écoulé
au moins 150 jours depuis la date à laquelle RHM a remis le premier relevé de
facturation après la fin des soins visés. Les RHM doivent traiter la demande d’aide
en vertu de la FAP si le patient fournit les renseignements et/ou documents
manquant pendant la période de demande de 240 jours (ou, par la suite, à l’intérieur
du délai de resoumission de 30 jours).
e. Assistance accordée à titre présomptif
Les RHM reconnaissent que les patients ne sont pas toujours en mesure de fournir des
informations financières complètes. Par conséquent, Trinity Health peut également faire
appel à des ressources extérieures pour aider à identifier les patients dépourvus des
ressources nécessaires pour payer des services de santé. Quand une telle approbation est
accordée, l’assistance est qualifiée d’« assistance accordée à titre présomptif ».
i. Le modèle prédictif est un des efforts raisonnables qui seront employés par les
RHM pour identifier les patients qui pourraient être éligibles à l’aide financière avant
de recourir à une mesure de recouvrement, c.-à-d., la radiation d’un compte de
patient à titre de mauvaise créance et le renvoi à une agence de recouvrement. Ce
modèle prédictif permet aux RHM de Trinity Health d’identifier systématiquement les
patients financièrement démunis.
ii. Exemples de cas d’assistance accordée à titre présomptif :
• Patients décédés sans patrimoine connu
• Patients sans domicile
• Services médicalement nécessaires non couverts prodigués aux patients
éligibles aux programmes d’assistance publique (p.ex., services qui ne sont
pas de première urgence pour les patients couverts uniquement pour les
services très urgents)
• Patients qui reçoivent déjà de l’assistance publique (p.ex., coupons alimentaires)
• Patient en situation de faillite
• Membres d’organisations religieuses qui ont fait un vœu de pauvreté et ne
disposent d’aucune ressource, ni individuellement ni à travers l’ordre
religieux.
Dans le cas d’un patient qui ne répond pas au processus de demande d’aide en vertu
de la FAP, d’autres sources de renseignements, le cas échéant, devraient être
utilisées pour procéder à une évaluation individuelle du besoin financier. Ces
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)renseignements permettront au RHM de prendre une décision éclairée sur le besoin
financier en cas de non-réponse de la part d’un patient.
iv. Dans le but d’aider les patients démunis, une tierce partie peut être appelée à
procéder à un examen des informations sur le patient afin d’évaluer le besoin financier
avant l’envoi en recouvrement ou la radiation à titre de mauvaise créance. Cet
examen repose sur un modèle prédictif, reconnu au sein de l’industrie des soins de
santé, qui puise dans les bases de données d’archives publiques. Grâce à ces
archives publiques, le RHM peut déterminer si le patient est caractéristique d’autres
patients qui ont historiquement été admis à l’aide financière selon le processus de
demande d’aide traditionnel. Dans les cas où il manque des informations fournies
directement par le patient, et après que les autres moyens de confirmer l’éligibilité à
une couverture ont été épuisés, le modèle prédictif constitue une méthode
systématique pour accorder l’éligibilité à titre présomptif aux patients financièrement
démunis.
v. Si un patient n’est pas éligible selon le modèle prédictif, le patient peut toujours fournir
des renseignements justificatifs dans les délais établis et être considéré dans le cadre
du processus de demande d’aide financière traditionnel.
vi. Les patients seront avisés de l’approbation de leur demande d’aide. Les patients qui
reçoivent moins que les niveaux d’aide les plus généreux peuvent faire appel dans
les 30 jours suivant l’avis. La détermination d’une éligibilité à une aide moindre que
la plus généreuse est fondée sur un statut d’assistance accordée à titre présomptif
ou sur une décision antérieure quant à l’éligibilité à l’aide en vertu de la FAP. De
plus, les RHM peuvent recourir à une ECA ou remettre une ECA en marche si le
patient ne demande pas une aide plus généreuse dans les 30 jours de l’avis
d’approbation, si celle-ci intervient au moins 150 jours après la date à laquelle le
RHM a émis le premier relevé de facturation après le fin des soins visés. Les RHM
traiteront toute nouvelle demande d’aide en vertu de la FAP que le patient soumet
avant la fin de la période de soumission de 240 jours ou, en cas de dépassement de
cette période, avant la fin du délai de 30 jours accordé pour demander une aide plus
généreuse.
f. Calendrier pour déterminer l’éligibilité à l’aide financière - Période de présentation de la
demande
i. Tout doit être fait pour déterminer l’éligibilité à l’aide financière d’un patient avant
l’admission ou la prestation du service ou au moment de celle-ci. La période de
présentation de la demande commence le jour où le soin est prodigué et prend fin
à l’expiration du plus long des délais suivants, soit 240 jours après l’envoi au
patient du premier relevé de facturation suivant la fin des soins visés, soit l’un des
délais suivants :
• la fin de la période de temps pendant laquelle le patient qui a demandé
une aide financière plus généreuse est éligible à moins que l’aide la plus
généreuse disponible, selon une détermination d’éligibilité à une aide à
titre présomptif ou une détermination antérieure d’éligibilité à l’aide en
vertu de la FAP ; ou
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)• la date limite fixée dans un avis écrit après laquelle le RHM peut
recourir à une ECA.
Les demandes d’aide en vertu de la FAP seront acceptées en tout temps pendant la
période de présentation de la demande. L’octroi d’une aide financière consécutive à
la soumission d’une demande complétée sera en vigueur pour les comptes identifiés
sur la demande d’aide en vertu de la FAP qui se situent à l’intérieur de la période de
présentation de la demande et de la période de six mois à compter de la date du
formulaire de demande signé. L’octroi d’une aide financière à titre présomptif se limite
aux comptes qui se situent à l’intérieur de la période de présentation de la demande
et seulement pour la ou les dates de prestation de service pour le ou les comptes
examinés si aucune demande n’est reçue. L’hôpital peut exiger la préapprobation des
interventions chirurgicales prévues et/ou revérifier les éligibilités à tout moment. Un
RHM peut, au cas par cas et en respectant les niveaux d’approbation établis par le
RHM, accepter et traiter une demande d’aide en vertu de la FAP qu’une personne
soumet à l’extérieur de la période de présentation de la demande. Les comptes
peuvent être envoyés à une agence de recouvrement pour traitement initial avant la
fin de la période de présentation de la demande.
ii. Les RHM (ou une autre partie autorisée) rembourseront tout montant payé par le
patient pour des soins qui dépasse le montant pour lequel il a été déterminé que le
patient est personnellement responsable en tant que patient éligible à l’aide en vertu
de la FAP, à moins que le montant excédentaire soit moins de 5 dollars (ou d’un
autre montant fixé par un avis ou une autre directive publiée dans l’Internal Revenue
Bulletin). Le remboursement de paiements n’est requis que pour les épisodes de
soins auxquels s’applique la demande d’aide en vertu de la FAP.
iii. L’aide financière sera déterminée après épuisement de tous les efforts en vue de
déterminer l’éligibilité du patient à une aide financière de source gouvernementale
ou d’autres programmes. La conformité au processus visant à obtenir de l’aide
d’un programme gouvernemental peut être demandée pour que le patient puisse
être considéré comme éligible à une aide financière. Un patient ne se verra pas
refuser l’éligibilité s’il fait un effort raisonnable pour obtenir une assurance-
maladie privée ou publique.
iv. Les RHM feront tous les efforts voulus pour décider de l’éligibilité à l’aide
financière en temps opportun. Si d’autres modalités d’aide sont à l’étude, le RHM
communiquera avec le patient au sujet du processus et du délai à prévoir pour une
décision et n’entreprendra pas de mesures de recouvrement en attendant que la
décision soit prise.
v. Une fois que l’éligibilité à l’aide financière a été déterminée, les examens de
maintien de l’éligibilité pour les services ultérieurs devraient se faire après une
période de temps raisonnable telle que fixée par le RHM.
g. Niveau d’aide financière
i. Chaque RHM respectera les lignes directrices en matière de revenu suivantes en
évaluant l’éligibilité à l’aide d’un patient. Un pourcentage du seuil de pauvreté fédéral
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)(FPL), qui est mis à jour annuellement, est employé pour déterminer ce à quoi un
patient est éligible. (Voir l’annexe C.) Cependant, le RHM peut considérer d’autres
facteurs tels que la situation financière et/oula capacité de payer du patient telles que
déterminées pendant le processus d’évaluation.
ii. Revenu familial égal ou inférieur à 200 % du seuil de pauvreté selon les Federal
Poverty Level Guidelines :
• Une remise de 100 % sur tous les soldes du patient sera accordée
pour les patients dont le revenu familial est égal ou inférieur à 200 %
du plus récent seuil de pauvreté fédéral (FPL).
iii. Revenu familial entre 201 % et 400 % du seuil de pauvreté selon les Federal Poverty
Level Guidelines :
• Une remise sur les frais totaux égal à l’ajustement contractuel pour soins
actifs du RHM pour le programme Medicare (montants généralement
facturés, ou « Amounts Generally Billed, AGB ») sera accordée aux
patients dont le revenu familial se situe entre 201 % et 400 % du FPL.
(Voir l’annexe C.)
• Dans le cas des patients résidant en Californie, les urgentistes offrent
des remises aux patients non assurés ou aux patients ayant des frais
médicaux élevés dont le revenu ne dépasse pas 350 % du FPL.
• Les patients dont le revenu est inférieur à 350 % du FPL et ont des frais à
la charge du patient qui dépassent 10 % de leur revenu annuel se verront
accorder une aide supplémentaire déterminée d’après les dossiers du RHM
et/ou des renseignements fournis par le patient sur les frais de soins de
santé payés au cours des 12 mois précédents.
• Les montants d’ajustement moyen contractuel pour soins actifs du RHM
pour le régime Medicare (AGB) seront calculés au moyen de la méthode de
vérification rétrospective de la somme des demandes d’indemnisation
payées divisée par les frais totaux ou « bruts » pour ces demandes
d’indemnisation par le System Office (bureau du réseau) ou le RHM
annuellement en se basant sur douze mois de demandes d’indemnisation
payées avec un décalage de 30 jours à partir de la date de déclaration
jusqu’à la plus récente date de fin des soins visés. (Voir l’annexe C.)
• Dans le cas des patients résidant en Californie, si un compte est constitué
en partie d’une aide caritative et que le solde est couvert par un prêt, le prêt
doit être sans intérêt. Pour les patients résidant en Californie qui répondent
aux critères d’éligibilité, dans les situations où il n’est pas possible de
conclure une entente sur le paiement pendant le processus de négociation,
un plan de paiement sera établi ; ce plan consistera en des paiements
mensuels qui ne dépassent pas 10 % du revenu familial mensuel du patient
à l’exclusion des déductions pour « dépenses vitales ». Les dépenses
vitales sont définies comme les dépenses de location ou d’achat d’une
maison (y compris les frais d’entretien), les dépenses pour la nourriture et
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)les fournitures ménagères, les services publics et le téléphone, les
vêtements et les pensions alimentaires [enfants et conjoint(e)], les
dépenses pour le transport et l’automobile (y compris l’assurance, le
carburant et les réparations), les versements échelonnés, les frais de
lessive et de nettoyage et d’autres dépenses extraordinaires.
iv. Soutien aux personnes en besoin médical ou en situation catastrophique : L’aide
financière est également offerte aux patients qui sont en besoin médical. Le besoin
médical signifie qu’une personne est incapable de payer une partie ou la totalité de
leurs factures médicales parce que leurs frais médicaux dépassent un certain
pourcentage du revenu de leur famille ou de leur ménage (en raison, par exemple, de
coûts ou de conditions catastrophiques), même s’ils disposent d’un revenu qui dans
d’autres circonstances serait supérieur aux critères financiers d’éligibilité à des soins
gratuits ou à tarifs réduits en vertu de la FAP du RHM. Les coûts ou conditions
catastrophiques surviennent en situation de perte d’emploi ou de décès du premier
apporteur de revenu ou quand une personne fait face à des dépenses médicales
excessives ou à d’autres événements malencontreux. Les circonstances de besoin
médical ou catastrophiques feront l’objet d’une évaluation au cas par cas qui
comprendra un examen du revenu et des dépenses du patient. Si un patient assuré
invoque des circonstances catastrophiques et demande une aide financière, les
dépenses médicales pour un épisode de soins qui dépassent 20 % du revenu
rendront les copaiements, franchises et paiements de coassurance du patient éligibles
à titre de soins caritatifs catastrophiques. Les remises pour soins aux médicalement
indigents pour un patient non assuré ne sont pas inférieures au montant de
l’ajustement moyen contractuel pour soins actifs pour le programme Medicare (AGB)
pour les services fournis ou à un montant qui ramène le ratio des dépenses médicales
catastrophiques au revenu du patient à 20 %. (Voir l’annexe C.)
v. L’aide financière devrait être accordée selon les critères établis et écrits du RHM,
mais il est reconnu qu’il peut être nécessaire à l’occasion d’accorder une aide
supplémentaire en raison de considérations individuelles propres au patient. Toute
considération individuelle sera approuvée par le directeur financier du RHM et
déclarée au directeur financier du Bureau du Réseau (System Office Chief Financial
Officer).
II. Assistance aux patients qui pourraient être éligibles à une couverture
a. Les RHM feront des efforts affirmatifs pour aider les patients à faire des demandes aux
programmes publics et privés auxquels ils pourraient être éligibles et qui pourraient les
aider à obtenir et à payer des services de santé. Une aide pour le paiement des primes
pourrait également être accordée de manière discrétionnaire conformément à la
procédure de Trinity Health intitulée « Payment of QHP Premiums and Patient Payables
» (paiement des primes et des montants à la charge du patient des programmes de
santé certifiés par le Health Insurance Marketplace). Les patients résidant en Californie
seront dirigés vers les centres locaux d’aide aux consommateurs situés dans des
cabinets juridiques où ils pourraient obtenir des conseils relatifs au processus de
présentation d’une demande.
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)b. Les RHM doivent pouvoir remettre aux patients des procédures écrites compréhensibles
pour les aider à déterminer s’ils sont éligibles à des programmes d’assistance publique ou
à l’aide financière en vertu de la FAP du RHM.
III. Mise en œuvre de politiques exactes et cohérentes
a. Des représentants des services financiers aux patients (Patient Financial Services) et
d’accès des patients (Patient Access) donneront de l’information aux membres du
personnel qui travaillent en interaction étroite avec les patients (y compris celles et ceux
qui travaillent à l’inscription et à l’admission des patients, à l’aide financière, au service à
la clientèle, à la facturation et au recouvrement et dans les bureaux des médecins) au
sujet de la facturation, de l’aide financière, des politiques et des pratiques en matière de
recouvrement et du traitement de tous les patients avec compassion, dignité et respect,
indépendamment de leur situation sur le plan des assurances ou de leur capacité de
payer les services.
b. Les RHM respecteront les engagements d’aide financière approuvés dans le cadre de
toute ligne directrice antérieure. À la fin de la période d’éligibilité à une aide ainsi
approuvée, l’éligibilité à l’aide financière du patient peut être réévaluée selon les lignes
directrices prévues dans la présente procédure.
IV. Autres remises
a. Réductions auto-payantes: Remises pour les patients supportant eux-mêmes le coût
du traitement Les RHM appliqueront une remise standard non assurée sur les frais pour
tous les patients supportant eux-mêmes le coût du traitement et qui ne sont pas éligibles
pour une aide financière (par exemple, > 400 % de la FPL) sur la base du taux
commercial le plus élevé payé. (Voir l’annexe C.)
b. Remises supplémentaires : Ajustements autres que les remises en pourcentage qui
peuvent être accordés au cas par cas après évaluation de l’âge et de la recouvrabilité du
compte, et autorisés selon les niveaux d’approbation établis du RHM.
PORTÉE/DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure s’applique à tous les RHM de Trinity Health qui administrent des hôpitaux agréés
exonérés d’impôts. Les organisations de Trinity Health qui n’administrent pas des hôpitaux agréés
exonérés d’impôts peuvent établir leurs propres procédures en matière d’aide financière pour
d’autres services de santé qu’ils fournissent et sont encouragées à s’inspirer des critères employés
dans la présente FAP.
Dans le cas où une disposition quelconque de cette FAP entre en conflit avec les exigences d’une
loi de l‘État où œuvre le RHM de Trinity Health, la loi de l’État doit avoir préséance sur la
disposition contradictoire et le RHM doit agir conformément aux lois applicables de l’État.
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)DÉFINITIONS :
Période de présentation de la demande - La période de temps qui commence le jour où les soins
sont fournis et se termine le dernier des 240 jours après l’envoi du relevé de facturation suivant la
fin des soins visés au patient, soit l’une ou l’autre de ce qui suit :
i. La fin de la période de 30 jours pour demander une aide plus généreuse dont disposent
les patients jugés éligibles à une aide inférieure à l’aide la plus généreuse disponible
d’après leur éligibilité à une aide accordée à titre présomptif ou leur éligibilité antérieure à
une aide en vertu de la FAP.
ii. La date limite fixée dans un avis écrit à partir de laquelle le RHM peut recourir à une ECA.
Montants généralement facturés (Amounts Generally Billed, AGB) – Les montants
généralement facturés pour des soins d’urgence ou autres soins médicaux nécessaires prodigués
à des patients qui disposent d’une assurance couvrant de tels soins. Les AGB pour soins actifs et
pour services médicaux du RHM seront calculés en employant la méthode de vérification
rétroactive qui consiste à calculer la somme des demandes d’indemnisation Medicare payées
divisée par les coûts totaux ou « bruts » pour ces demandes d’indemnisation par le System Office
ou le RHM annuellement en employant douze mois de demandes d’indemnisation payées avec un
décalage de 30 jours à compter de la date de déclaration jusqu’à la plus récente date de fin des
soins visés. Ces calculs seront mis à jour annuellement.
Soins bénéficiant d’une remise – Soins offerts avec une remise partielle sur le montant dû
pour les patients éligibles en vertu de la FAP.
Patient éligible – Personne qui satisfait aux critères d’éligibilité décrits dans la présente politique,
qu’elle soit (1) non assurée ; (2) couverte dans le cadre d’un programme public (p.ex., Medicare,
Medicaid ou par une assurance maladie publique achetée par l’entremise d’un service d’échange
d’informations sur la santé), ou (3) assurée et assujettie à des montants de copaiement, de franchise
et de coassurance.
Soins d’urgence - Services médicaux requis pour une condition susceptible de mettre la vie en
danger ou d’entraîner une blessure grave et nécessitant une attention médicale immédiate. La
prise en charge de cette condition médicale est généralement régie par l’Emergency Medical
Treatment and Active Labor Act (EMTALA).
Mesures de recouvrement extraordinaires (Extraordinary Collection Actions, ECA) –
Mesures de recouvrement prises par un RHM (ou en son nom par une agence de
recouvrement), dont :
• le report ou le refus, ou l’exigence d’un paiement avant la prestation, d’un soin
médical nécessaire en raison du non-paiement par un patient d’une ou de
plusieurs factures pour des soins précédemment prodigués qui sont couverts en
vertu de la FAP de l’établissement hospitalier. Si un RHM exige un paiement avant
de donner des soins à une personne dont une ou plusieurs factures sont en
souffrance, cette exigence de paiement sera considérée comme étant attribuable
au non-paiement par la personne des factures en souffrance à moins que le RHM
puisse démontrer qu’il a exigé le paiement en raison de facteurs autres que, et
sans rapport avec, le non-paiement de factures antérieures par la personne ;
• le signalement de dettes non remboursées aux agences d’évaluation du crédit ;
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)• le recours à une action en justice pour obtenir le paiement d’une décision d’un
tribunal (c.-à-d., saisie-arrêt de salaire, examen du débiteur) ; et
• la création de privilèges sur les biens d’une personne.
Famille (telle que définie par le U.S. Census Bureau) – Groupe d’au moins deux personnes qui
résident ensemble et qui sont apparentées par la naissance, le mariage ou l’adoption. Si un patient
présente quelqu’un comme une personne à charge dans sa déclaration de revenus, d’après les
règles de l’Internal Revenue Service, cette personne peut être considérée comme une personne à
charge aux fins de la détermination de l’éligibilité à l’aide en vertu de la FAP du RHM.
Revenu familial – Le revenu familial d’une personne comprend les revenus de tous les
membres adultes de la famille (apparentés par la naissance, le mariage ou l’adoption) qui font
partie du ménage. Si le patient a moins de 18 ans, le revenu familial comprend les revenus des
parents et/ou des beaux-parents, ou les revenus annuels des parents gardiens de la période de
12 mois antérieure ou de l’année d’imposition antérieure tels qu’en attestent les bordereaux de
paie récents ou les déclarations d’impôt sur le revenu et d’autres informations. La preuve de
revenus peut être déterminée en annualisant le revenu familial cumulatif de l’année, compte tenu
du taux de revenu actuel ou des déclarations d’impôts sur le revenu de l’année précédente.
Lignes directrices fédérales sur les seuils de pauvreté (Federal Poverty Guidelines, FPG) –
Lignes directrices qui établissent annuellement les seuils de pauvreté tels que déterminés par le
ministère de la santé et des services humains des États-Unis (United States Department of
Health and Human Services). Ces lignes directrices sont mises à jour chaque année dans le
Federal Register.
Aide financière – Soutien (soins caritatifs, remises, etc.) aux patients pour qui le paiement du coût
intégral des services médicaux nécessaires fournis par Trinity Health représenterait une privation,
qui satisfont aux critères d’éligibilité à une telle aide et qui ont épuisé leurs possibilités de recours
aux payeurs publics et privés.
Politique d’aide financière (Financial Assistance Policy, ou FAP) – Une politique et
une procédure écrites qui répondent aux exigences décrites dans le code des
règlements fédéraux 26 CFR §1.501(r)-4(b).
Demande en vertu d’une Politique d’aide financière (Financial Assistance Policy, ou FAP) –
Le formulaire et les documents d’accompagnement qu’un patient soumet pour demander de l’aide
financière en vertu de la FAP d’un RHM. Les RHM peuvent obtenir des renseignements d’une
personne par écrit ou par voie orale (ou par une combinaison des deux).
Services de consultation financière – Processus destiné à aider les patients à examiner diverses
options de financement et d’assurance maladie pour le paiement des services offerts par un RHM
de Trinity Health. Les patients qui peuvent bénéficier d’une consultation financière sont notamment
les patients non assurés et sous-assurés et ceux qui ont exprimé une incapacité de payer
l’intégralité de leur cotisation mensuelle au programme Medicaid (« patient liability »).
Sans abris – Situation d’une personne qui réside dans un des endroits ou une des circonstances
décrits ci-dessous :
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)• un endroit qui n’est pas propre à l’habitation humaine tel qu’une voiture, un parc ou un trottoir ;
ou
• dans un abris provisoire ; ou
• dans un logement de transition ou avec services de soutien pour personnes sans abri qui
y ont trouvé refuge après avoir vécu dans la rue ou dans un abris provisoire ; ou
• dans un des endroits susmentionnés, mais que la personne passe une courte période de
temps (jusqu’à 30 jours consécutifs) dans un hôpital ou un autre établissement.
Revenu – Rémunération, salaires, salaire et revenu d’un travail indépendant, indemnité de
chômage, indemnité pour accident de travail, prestations de sécurité sociale, assistance publique,
prestations d’ancien combattant, pension alimentaire, prestations de survivant, pensions, revenus
de retraite, paiements périodiques d’assurance et de rente viagère, sommes versées par une
succession ou une fiducie, loyers perçus, intérêts/dividendes et sommes provenant d’autres
sources diverses.
Nécessité médicale – Traitements, interventions et services tels que définis et documentés dans
le manuel du fournisseur de services Medicaid de l’État de chaque RHM (Medicaid Provider
Manual).
Politique – Énoncé émanant de la haute direction sur des questions qui revêtent une
importance stratégique pour Trinity Health ou énoncé qui précise l’interprétation des
documents constitutifs de Trinity Health. Les politiques du réseau (System Policies) peuvent
être soit des politiques indépendantes soit des politiques désignées comme transposées («
mirror policies ») par l’instance qui les approuve.
Résumé en langage clair de la FAP – Énonce écrit qui informe un patient que l’établissement
hospitalier offre de l’aide financière en vertu d’une FAP et met à sa disposition les informations
supplémentaires suivantes rédigées dans un langage qui est clair, concis et facile à comprendre :
• Bref résumé des critères d’éligibilité et de l’aide offerte en vertu de la FAP
• Bref résumé de la marche à suivre pour soumettre une demande d’aide en vertu de la
FAP
• Adresse du site Web (ou URL) de même que les lieux physiques où le patient peut
obtenir des exemplaires de la FAP et du formulaire de demande d’aide en vertu de la
FAP
• Instructions sur la manière d’obtenir un exemplaire gratuit de la FAP et du
formulaire de demande d’aide en vertu de la FAP par la poste
• Coordonnées, y compris le numéro de téléphone et le lieu physique, du bureau de
l’établissement ou du département qui peut fournir de l’information sur la FAP et aider
le patient à soumettre une demande d’aide en vertu de la FAP
• Énoncé sur la disponibilité de traductions de la FAP, du formulaire de demande
d’aide en vertu de la FAP et du résumé en langage clair de la FAP dans d’autres
langues, le cas échéant
• Énoncé du principe qu’un patient éligible à l’aide financière en vertu de la FAP ne
peut pas être tenu de payer plus que les AGB pour des soins d’urgences ou
autres soins médicalement nécessaires
Procédure – Document visant à mettre en œuvre une politique ou description de mesures ou
de processus requis spécifiques.
Page 13
FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)Ministère de la santé régional (Regional Health Ministry, ou RHM) – Filiale, entité affiliée ou
unité d’exploitation relevant directement de Trinity Health qui maintient une instance de direction
chargée de la gestion et de surveillance au jour le jour d’une partie désignée des opérations du
Trinity Health System. Les RHM peuvent être organisés selon un territoire géographique ou être
spécialisés dans un type de service ou d’activité.
Zone desservie – Liste des codes ZIP de la région autour d’un RHM qui constituent une «
communauté de besoin » de services de santé primaires.
Filiale – Entité légale dont un RHM de Trinity Health est l’unique membre moral ou l’unique
actionnaire.
Sous-assuré – Patient qui, en dépit d’avoir une assurance maladie, trouve que l’obligation de
payer les primes d’assurance, les copaiements, la coassurance et les franchises représente un
fardeau financier si grand qu’il ou elle remet à plus tard ou ne reçoit pas du tout des soins de santé
nécessaires à cause des coûts à la charge du patient.
Patient non assuré – Personne non assurée qui ne bénéficie d’aucune couverture de tiers d’un
tiers assureur commercial, d’un régime découlant de l’Employee Retirement Income Security Act
(ERISA), d’un programme de soins de santé fédéral (y compris, sans s’y limiter, Medicare,
Medicaid, SCHIP et CHAMPUS), d’un programme d’indemnisation des accidents de travail ou
d’une assistance de tierce partie pour couvrir une partie ou la totalité du coût des soins, y compris
des réclamations à l’égard de tiers couverts par des assurances auxquelles Trinity Health est
subrogée, mais seulement si une telle société d’assurance effectue réellement le paiement.
Vulnérable – Personne dont la santé et le bien-être sont considérés comme étant plus « à risque »
que ceux de l’ensemble de la population en raison de sa situation socio-économique, état de santé,
origine ethnique ou âge ou d’autres facteurs invalidants.
RÉFÉRENCES
:
• Patient Protection and Affordable Care Act: Statutory section 501(r), Public Law
• Internal Revenue Service, Instructions for Schedule H (Form 990)
• Department of Treasury, Internal Revenue Service, Additional Requirements for Charitable
Hospitals; Final Rule: Volume 79, No. 250, Part II, 26 CFR, Part 1
• State of California AB774 (Chapter 755, Statutes of 2006; également connue sous le nom de
Hospital Fair Pricing Policies Law)
• Federal Register et les Annual Federal Poverty Guidelines
• IRS Code, 26 CFR Parts 1 and 53 et 1545-BL58 Additional Requirements for Charitable
Hospitals
• Catholic Health Association of the United States – A Guide for Planning & Reporting
Community Benefit
APPROBATIONS
Approbation initiale : le 1er avril 2014
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FAP - Trinity Health - Région de l’Ouest (07/2022)— Avis important —
Saint Alphonsus Health System, Inc. respecte le Si vous pensez que Saint Alphonsus Health System,
caractère sacré et la dignité de toute personne, Inc. n’a pas fourni ces services ou a fait preuve de
se conforme aux lois fédérales applicables en discrimination d’une autre façon en fonction de la
matière de droits civils et n’exerce aucune race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’âge, de
discrimination à l’égard des catégories l’invalidité ou du sexe, vous pouvez soumettre une
protégées, y compris mais de façon non plainte en personne, par la poste, par télécopieur ou
limitative, à la race, à la couleur, à l’origine par e-mailà :
nationale, à l’âge, à l’invalidité ou au sexe. • Patient Relations Coordinator,
1055 N Curtis Road, Boise, Idaho 83706
Saint Alphonsus Health System, Inc. : • Téléphone : 208-367-6226 I Télécopieur : 208-367-
• met à la disposition des personnes ayant 8181
une incapacité des aides et des services • E-mail.: BO-PatientRelations@saintalphonsus.org
gratuits pour qu’il puissent communiquer
efficacement avec nous, dont : Si vous avez besoin d’aide pour soumettre une plainte, vous
▪ des interprètes gestuels qualifiés ; et pouvez vous adresser au coordonnateur des relations avec les
▪ de l’information écrite dans d’autres formats patients (Patient Relations Coordinator ).
(à gros caractères, audio, formats
électroniques et autres formats accessibles Vous pouvez également soumettre une plainte pour violation de
• offre des services linguistiques gratuits aux droits civils à l’intention de l’US Department of Health & Human
personnes dont la langue première n’est pas Services, Office of Civil Rights, par voie électronique (Internet),
l’anglais, tels que : par la poste ou par téléphone :
▪ des interprètes qualifiés ; et • US Department of Health & Human Services,
▪ de l’information écrite dans d’autres langues. 200 Independence Avenue, SW, Room 509F,
HHH Building, Washington, DC 20201
Si vous avez besoin de ces services, contactez • Internet : https://ocrportal.hhs.gov/ocr/portal/lobby.jsf
notre coordonnateur des Services • Téléphone 1-800-368-1019 I AST 1-800-537-
communautaires au 1-866-727-6248. 7697
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