C.C.T.P. Appel d'Offres 100000451 Mise en place d'un logiciel de GMAO et d'un Portail de Services
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Appel d’Offres
100000451
C.C.T.P.
Mise en place d’un logiciel de GMAO
et d’un Portail de ServicesSommaire
1 PRESENTATION DE L’OCDE ET DE L’OBJET DE L’APPEL D’OFFRES 3
1.1 Présentation de l’OCDE : 3
1.2 Présentation du patrimoine objet de la consultation 4
1.2.1 Quinze bâtiments : ................................................................................... 4
1.2.2 Equipements et Gammes de maintenance : ............................................ 5
1.2.3 Activités de déménagement et de manutention : ..................................... 5
1.3 Les objectifs de l'appel d’offres : 5
2 LOGICIEL DE GMAO ET PORTAIL DE SERVICES 6
2.1 Fonctionnalités générales attendues 6
2.2 Performances générales attendues 6
2.3 Services en continu attendus sur la prestation 8
2.4 Tableau des fonctionnalités métiers spécifiques attendues 9
2.5 Tableaux des interfaces à réaliser 9
3 DESCRIPTION DU CONTEXTE ACTUEL DE L’INFORMATIQUE DE
L’OCDE 10
3.1 Conditions de fonctionnement informatique des logiciels 10
4 CALENDRIER PRÉVISIONNEL ET PHASES DE LA MISE EN PLACE 12
4.1 Phases de mise en place des logiciels : 12
4.2 Calendrier prévisionnel 12
4.2.1 Passation du marché : ........................................................................... 12
4.2.2 Mise en place du logiciel : ...................................................................... 13
5 CADRE DE RÉPONSE TECHNIQUE 13
6 MODALITÉS DE DÉMONSTRATION DU LOGICIEL 14
7 CADRE DE RÉPONSE FINANCIER 14
8 CADRE DE DESCRIPTION JURIDIQUE ET FINANCIÈRE DU
PRESTATAIRE 15
Annexes :
Annexe 1 – Liste des Équipements
Annexe 2 – Gammes de maintenance
Annexe 3 - Tableau des fonctionnalités
Annexe 4 - Cadre de réponse technique
Annexe 5 – Cadre de réponse financière
Annexe 6 – Cadre de description juridique et financière du fournisseur du logiciel
Annexe 7 – Infrastructure informatique existante de l’OCDE
Annexe 8 – Calendrier prévisionnel d’exécution de la phase de mise en place
(à fournir par le prestataire)1 PRESENTATION DE L’OCDE ET DE L’OBJET DE L’APPEL D’OFFRES
1.1 Présentation de l’OCDE :
Date de création de l’Organisation : 1961
Siège : 2 rue André Pascal, Paris 16ème.
Pays membres : 34
Budget (contributions statutaires des pays membres) : 328 millions EUR
Nombre d’agents du Secrétariat : 2 750
Secrétaire général : Angel Gurría
Publications : 250 titres par an
Langues officielles : anglais/français
L’OCDE est une organisation internationale regroupant 34 pays membres. Ses 2750
agents se composent pour la grande majorité d’analystes politiques, économistes et
statisticiens dont les études sont présentées au Centre de Conférences situé au siège
de l’Organisation à Paris 16ème. L’OCDE partage aussi son expertise avec plus de 100
autres pays, ce qui génère un volume important de réunions et de visiteurs sur ce site
principal.
Pour gérer les installations techniques sur l’ensemble des 15 bâtiments que l’OCDE
occupe, le Service des Opérations de l’Organisation dispose d’équipes internes et
externes (sous-traitants) :
Maintenance des sites, hygiène et sécurité, contrôle et qualité :
o équipe interne de 10 personnes
o équipe en sous-traitance de 15 personnes
Service clients (pour 2 750 occupants) et gestion des transports : équipe
interne de 4 personnes (hors chauffeurs)
Gestion de la manutention et de l’aménagement des conférences : équipe
interne de 8 personnes et équipes de déménageurs en sous-traitance selon
les besoins
Gestion des surfaces et des déménagements : équipe interne de 3
personnes (hors déménageurs)
Gestion des bâtiments et développement des sites : équipe interne de 3
personnes (supervision de travaux)
Gestion du nettoyage : équipe interne de 2 personnes et société de
nettoyage en sous-traitance
Gestion des événements traiteur et restauration : équipe interne de 2
personnes et société de restauration en sous-traitance
Pour faciliter la gestion des activités de maintenance et de manutention principalement,
et améliorer l’environnement de travail des occupants des divers sites, le Service des
Opérations souhaite exploiter un outil de GMAO relié à un portail de services aux
occupants.
Le présent document identifie différent interlocuteurs qu’il convient de qualifier comme
suit :
Le client désigne le Service des Opérations de l’OCDE, il s’agit de la Maîtrise
d’Ouvrage,
Les utilisateurs désignent les 2 750 occupants des sites exploités par l’OCDE,
Les opérateurs désignent le personnel d’intervention interne ou externe sur les
domaines technique et de services dont le Service des Opérations a la responsabilité
(environ 40 personnes).Le Prestataire sera amené à collaborer activement avec le client et les opérateurs
internes et externes.
1.2 Présentation du patrimoine objet de la consultation
1.2.1 Quinze bâtiments :
Les 2750 utilisateurs se répartissent sur l’ensemble des 15 bâtiments suivants :
Sites Qualité Adresse SUB Autres surfaces Surfaces
totales
Château Propriété Paris 16 6 340 m² 6 340 m²
Franqueville Propriété Paris 16 5 060 m² 5 060 m²
Pavillon médical Propriété Paris 16 181 m² 181 m²
Pavillon de garde Propriété Paris 16 174 m² 174 m²
Centre de Conférence Propriété Paris 16 14 300 m² 3200 m² parking 17 500 m²
Marshall Building Propriété Paris 16 29 295 m² 9600 m² parking 38 895 m²
Monaco Propriété Paris 16 2 328 m² 2 328 m²
Octave Feuillet Propriété Paris 16 661 m² 661 m²
Ensemble 1, Site Muette – Siège
Bâtiments de bureaux, salles de
conférences et restaurants 58 339 m² 12 800 m² 71 139 m²
2092 parties
Delta Location 92100 13 509 m² communes 15 601 m²
Maillot Location Paris 16 761 m² 761 m²
Issy les Moulineaux Location 92 4 520 m² 4 520 m²
Louis David Location Paris 16 588 m² 588 m²
Fédération Location Paris 15 5 383 m² 5 383 m²
Ensemble 2, Annexes
Bâtiments de bureaux, salles de
réunions et espaces de restauration (au
Delta) 24 761 m² 2 092 m² 26 853 m²
Sèvre Location 92 1 419 m² 1 419 m²
Montigny Le Bretonneux Location 78 655 m² 655 m²
Ensemble 3, Annexes
Bâtiments de stockage, archives 2 074 m² 2 074 m²
TOTAL 85 174m² 100 066 m²1.2.2 Equipements et Gammes de maintenance :
Le détail des 3300 équipements installés à fin 2012 dans les 15 bâtiments occupés
figurent en Annexe 1 – Liste des Equipements.
Le nombre de ces équipements devraient s’élever à environ 4000 d’ici fin 2013.
Il existe environ 440 gammes de maintenance qui sont répertoriées dans l’Annexe 2 –
Gammes de maintenance. Elles sont déclinées sur différents types de fréquence sur
l’année (annuel, mensuel, hebdomadaire, quotidien…).
1.2.3 Activités de déménagement et de manutention :
Un nombre important d’agents de l’OCDE est constitué d’experts en mission ce qui porte
le taux de renouvellement et de changement de postes à 30% du personnel par an, soit
environ 825 mouvements annuels.
Le Centre de Conférences étant composé de 24 salles de toutes dimensions, équipées
de murs mobiles, les activités de manutention pour l’aménagement des salles selon
diverses configurations ou pour le transport de caisses de documents ou d’équipements,
représentent presque 7 000 opérations de manutention par an.
1.3 Les objectifs de l'appel d’offres :
Le présent appel d’offres a pour objet :
1. La mise en place d’un logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée
par Ordinateur) pour organiser la planification et le suivi des activités de :
Maintenance des installations techniques et des bâtiments
nettoyage
manutention
déménagements
aménagement des salles de conférences
gestion des pannes des distributeurs automatiques de boissons
2. La mise en place d‘un Portail de Services relié à la GMAO pour traiter les
demandes des utilisateurs des services pré-cités pour les sites occupés par
l’OCDE (sites présentés au paragraphe 1.2.1).
3. Le transfert des données des outils existants, notamment GMAO, vers la
nouvelle solution implémentée
4. L’interfaçage de ce logiciel avec certaines applications existantes à l’OCDE
5. L’assistance à l’élaboration des rapports d’activités des domaines de
maintenance et services issus de la solution informatique mise en place
6. La formation initiale de la Maîtrise d’Ouvrage OCDE (le client), des occupants
OCDE (utilisateurs), des prestataires de maintenance multitechnique et
multiservice intervenant pour OCDE (opérateurs)
7. La maintenance et la mise à jour des logiciels et l’aide aux opérateurs (formation
continue) par un contrat annuel.Il est attendu du prestataire d’intégrer à son offre l’animation des réunions de travail qu’il
jugera nécessaire pour valider ou mettre en œuvre chacun des objectifs pré-cités.
Le présent CCTP comprend deux parties :
1. une description des logiciels demandés, ainsi que du contexte de
l’opération et des exigences de l’OCDE ;
2. un cadre de réponse technique et financier à remplir par le prestataire.
2 LOGICIEL DE GMAO ET PORTAIL DE SERVICES
2.1 Fonctionnalités générales attendues
L’OCDE souhaite mettre en place un logiciel de GMAO pour gérer les activités de ses
équipes techniques (les opérateurs) dans les domaines suivants :
technique de bâtiment, maintenance,
nettoyage,
manutention,
déménagements,
aménagement des salles de conférences,
gestion des pannes des distributeurs automatiques de boissons
Ce logiciel de GMAO sera relié à un Portail de Services dédié aux occupants des
bâtiments (les utilisateurs) pour envoyer leurs demandes de services.
La GMAO et le Portail de Services pourront être des modules d’un même logiciel ou de
logiciels séparés et interfacés entre eux.
2.2 Performances générales attendues
Le chapitre qui suit décrit les fonctionnalités et les performances générales attendues de
la part de l’OCDE sur la solution à implémenter. Il est attendu du prestataire de décrire
dans son Mémoire technique la manière dont sera prise en compte chacune des
exigences listées ci-après.
1. Convivialité : l’OCDE a une exigence forte sur la convivialité de l’outil, elle souhaite
un outil ergonomique, simple, privilégiant un système de navigation par icône.
2. Outil bilingue pour les utilisateurs : L’OCDE souhaite que le Portail de Services
soit un outil utilisable en anglais et en français puisque ses agents proviennent de
34 pays ; ces 2 langues étant les langues officielles de l’Organisation.
3. Connexion : l’OCDE, dans le choix de la solution retenue, sera soucieuse de la
rapidité de connexion et de réaction qu’offrira l’outil.
L’OCDE souhaite également connaître les fonctionnalités de l’outil en termes de
reconnaissance de la cession en cours d’un utilisateur (à préciser dans le Mémoire)
pour éviter la saisie de mots de passe pour accéder à l’application.
Pour le Portail de Service, l’OCDE souhaite que la connexion de chaque utilisateur
soit personnalisée avec une page d’accueil synthétisant son profil avec les
demandes le concernant et leur état d’avancement.Cette page doit également permettre à l’OCDE d’adresser des messages sur les
activités de maintenance et de services généraux (à titre d’exemple, des bulles
d’information sur des espaces temporaires condamnés pour travaux ou entretien).
4. Demandes multi-sources :
Les utilisateurs pourront faire leurs demandes en ligne, directement dans le
Portail de Services, depuis leur poste de travail. Ils pourront aussi communiquer
leurs besoins par email ou par téléphone ; leurs demandes seront alors retraitées
dans l’outil par un service de helpdesk.
Pour les demandes saisies directement par les utilisateurs dans le Portail de
Services, le client souhaite qu’un maximum de champs soient pré-remplis
automatiquement par reconnaissance du demandeur depuis son poste
informatique (nom, email, adresse de bureau etc.). De la même façon des
systèmes de menus et de demandes types doivent être proposés pour permettre
aux utilisateurs de saisir et qualifier rapidement leurs demandes.
Pour les demandes des utilisateurs reçues par email, l’OCDE souhaite que la
demande email reçue dans un compte générique produise un bon d’intervention
dans l'outil, où sont renseignés automatiquement les champs du type
demandeur, zone d'intervention. Elle souhaite également par une
reconnaissance de mots clefs dans les champs texte de l’email un pré-tri des
demandes par domaine et orientation vers le bon service de
traitement/exécution.
Pour les demandes saisies par téléphone, l’OCDE souhaite connaître les
fonctionnalités proposées par l’outil pour reconnaître le demandeur par
reconnaissance de l’appel entrant (possibilité d’intégration avec l’annuaire
électronique) et pour faciliter la saisie de l’information par les opérateurs du help
desk (champs pré-remplis).
5. Multi-dispatch : l’outil doit permettre l’attribution de tâches ou d’interventions à des
multidestinataires, avec un déclenchement des tâches séquentiel ou non. Il doit
également intégrer un système de worflow pour les missions nécessitant une
validation hiérarchique préalable avant leur exécution ou leur clôture.
6. Reporting : l’OCDE souhaite réaliser un reporting de ses activités à partir de l’outil
GMAO et du Portail de Services. Elle attend du prestataire une présentation
détaillée des fonctionnalités proposées par sa solution dans ce domaine ainsi que
des exemples de rapports. Ce reporting devra être facilement réalisable et
modifiable par les opérateurs selon leurs besoins. Des rapports pré-établis devront
également être disponibles dans l’application. L’extraction des données devra être
possible sur tableaux Excel, en vue de l’utilisation de « pivot tables – tableaux
croisés dynamiques ».
7. Traitement des bons d’intervention : Les responsables des opérateurs devront
disposer d’un mode de gestion qui rende compte rapidement des urgences, de l’état
d’avancement des activités, des interventions du jour, de la semaine (liste non
exhaustive à compléter des idées du prestataire).
8. Supervision :Le client pourra superviser les bons d’intervention avec la possibilité de valider,
refuser, modifier et faire des observations.
9. Administration :
En complément des fonctions habituelles du profil administrateur, l’OCDE souhaite
pouvoir :
gérer les profils utilisateurs et opérateurs
procéder à des déconnexions d’utilisateurs et d’opérateurs,
prendre la main sur le système, forcer ou corriger des données,
Pouvoir paramétrer et personnaliser les pages du Portail de Services en fonction
des services proposés
10. Mobilité : pour l’outil GMAO, l’OCDE, attend du prestataire qu’il présente dans son
Mémoire les fonctionnalités mobiles qu’offre sa solution sur des sujets comme le
repérage des équipements ou l’itinérance des opérateurs techniques.
2.3 Services en continu attendus sur la prestation
Dans le cadre du déploiement de l’outil de GMAO et du Portail de Services clients,
l’OCDE attend une offre qui intègre :
1. Formation : la formation des utilisateurs et des opérateurs (tous profils
confondus) doit être régulière, avec un minimum de 2 sessions par an,
notamment à l’occasion des mises à jour et des améliorations de l’outil.
2. Manuel des utilisateurs : un manuel d’utilisation des applications doit être
rédigé pour les utilisateurs, les opérateurs et les administrateurs.
3. Assistance Hotline : une hot-line doit être disponible pour répondre aux
questions des utilisateurs et des opérateurs pendant les heures et jours ouvrés.
4. Maintenance annuelle : un service de maintenance annuel qui intègre la prise
en compte des modifications de paramétrage souhaitées par le client. Le
prestataire devra préciser dans son offre le planning annuel proposé pour le
passage sur site d’un technicien de maintenance. Les mises à jour du système
devront être faites en dehors des heures ouvrables pour assurer la continuité du
service de l’OCDE.
5. Gestion des données : la mise à jour des données des utilisateurs (nouvel
utilisateur, changement d’adresse, nouveau bureau etc.) doit être quotidienne,
ces données étant issues de tables provenant d’une base de données SQL
server.
L’archivage doit être prévu régulièrement afin d’alléger la consultation des
données actives, tout en conservant l’historique des interventions.
6. Mission de Conseil
Pendant la mise en place de l’outil : dans le management du projet et son
implémentation, l’OCDE attend du prestataire qu’il assure une mission de conseil
par rapport à la traduction des besoins décrits dans le présent CCTP et à titre
d’exemples, la validation des fonctionnalités, l’adaptation des bases de données
existantes.Elle attend également du prestataire retenu qu’il anime l’ensemble des réunions
de travail nécessaires à la validation de son expression de besoins en
programme technique et fonctionnel détaillé. Les rythmes, la nature et les
intervenants à associer aux réunions devront être détaillés dans le Mémoire
technique.
Pendant toute la durée du contrat : l’OCDE attend également du prestataire de
poursuivre sa mission de conseil en dédiant un interlocuteur privilégié à
l’Organisation, de formation ingénieur de préférence, qui conseillera sur les
possibles évolutions de la solution informatique mise en place, en fonction de
l’usage de l’OCDE et en fonction des nouvelles améliorations réalisées sur les
logiciels du prestataire.
2.4 Tableau des fonctionnalités métiers spécifiques attendues
Le Tableau des fonctionnalités en Annexe 3 donne le détail des fonctions à assurer par
le logiciel de GMAO et le Portail de Service pour gérer les demandes des utilisateurs
OCDE.
La numérotation des fonctions par catégorie sera utilisée dans tous les documents, et il
conviendra de s’y référer pour désigner une fonction particulière, sous la forme par
exemple :
1 - Gestion des installations et des équipements techniques
1.6 Historique des interventions par équipement
Les fonctions avec la mention « non assuré » ne sont pas demandées par l’OCDE, mais
peuvent figurer dans le logiciel (le signaler).
2.5 Tableaux des interfaces à réaliser
Le tableau suivant donne le détail des interfaces entre le ou les logiciels. Pour chaque
interface, le principe de l’interface demandée et les données à transférer sont indiqués
de façon résumée afin de permettre l’estimation des coûts. Un cahier des charges plus
précis, détaillant les données à transférer, leur position dans la base et les règles de
transfert, sera établi par les services de l’OCDE, pour le prestataire retenu pour le
contrat, lors de la réalisation de ces interfaces.
Les interfaces sont au nombre de 3, elles sont toutes en temps réel. Seule la première
interface avec l’annuaire électronique est indispensable ; les 2 autres interfaces sont
optionnelles.
Si la GMAO et le Portail de Services sont proposés comme deux logiciels séparés, ils
devront être interfacés entre eux.
Nom de l’outil à interfacer Description du logiciel à Principe de l’interface et
interfacer principales variables à
transférer :
Interface 1 – Annuaire LDAP Mise à jour journalière et
électronique OCDE, Lightweight Directory Access automatique des données
Protocol – Protocole d'accès
aux annuairesInterface 2 –outil Content Base de données de plans et Lancement d’une recherche
Server de la société Open documents techniques multicritères via une requête
Text, utilisé pour l’archivage http afin d’insérer un
des DOE (Dossiers des hyperlien vers le document
Ouvrages Exécutés) sélectionné dans la base de
données.
Interface 3 – avec l’outil Application utilisée par les Transfert de la demande
Service Desk Express de la opérateurs du Service arrivée dans le Portail de
société BMC – (SDE) informatique de l’OCDE pour Service du présent outil vers
transmettre les demandes l’application SDE.
des utilisateurs aux équipes
d’opérateurs
3 DESCRIPTION DU CONTEXTE ACTUEL DE L’INFORMATIQUE DE
L’OCDE
3.1 Conditions de fonctionnement informatique des logiciels
Solution d’implantation des logiciels :
Les logiciels proposés peuvent correspondre à deux solutions :
1. Solution n°1 : Implantation sur les serveurs de l’OCDE, accès par Intranet OCDE.
2. Solution n°2 : Implantation sur les serveurs du fournisseur, avec accès sécurisé
par Internet.
Dans les deux cas, le fonctionnement doit être de type « Full Web » sans client
spécifique sur le poste de travail.
Postes de travail utilisés :
Les postes de travail utilisés sont de type PC sous Windows, avec les versions
suivantes :
Windows XP SP3 x86 version internationale (anglaise) avec Internet Explorer 7
(actuelle)
Windows 7 SP1 x64 version internationale (anglaise) avec Internet Explorer 9 (en
cours de migration)
Navigateur utilisé :
Outre le navigateur Internet Explorer, le logiciel devra fonctionner dans les mêmes
conditions et les mêmes fonctionnalités avec Google Chrome et Mozilla Firefox.
Equipements particuliers :
Si certaines fonctionnalités du logiciel demandent l’utilisation d’équipements particuliers,
par exemple lecteur de codes-barres pour la gestion de stocks, ces équipements sont à
fournir par le fournisseur du logiciel, qui assure leur installation et leur maintenance
(matériel et logiciel) à 100 %.
Connexion :
Le nombre minimum de connexions simultanées à assurer sera :
de 20 pour le client et les opérateurs
de 15 pour les utilisateurs qui n’accéderont à l’outil que de façon ponctuelle, par
le Portail de Services, pour des demandes de services ou le signalement
d’incidents.(pour rappel définition des interlocuteurs donnée dans le premier chapitre du
document).
Le bordereau de prix unitaire précisera s’il y a lieu, le coût à la connexion
supplémentaire par tranche de 10, ou selon le mode de chiffrage effectué par la
société.
L’accès des postes de travail est possible également par WiFi (802.11 abgn) sur
l’ensemble des bâtiments de l’OCDE.
Le prestataire précisera si l’accès au logiciel à partir de mobiles est possible, avec quels
types de mobiles et dans quelles conditions de connexion et de sécurité.
Compte tenu de la nature des transactions, portant en général sur un nombre limité de
données, le temps de réponse devra être court et la connexion au système
transparente, sans nouvelle introduction d’identification et de mot de passe une fois
l’utilisateur connecté au système de l’OCDE (y compris pour une implantation sur
serveur externe). Le profil de l’utilisateur doit être reconnu et les données personnelles
automatiquement renseignées dans les champs correspondants.
Le délai de latence pour la saisie d’une donnée ou son choix dans un menu déroulant ne
devra pas excéder 1 seconde, le temps nécessaire à l’enregistrement d’une demande
complétée devra être inférieur à 10 secondes.
Services d’hébergement :
Si le prestataire est en mesure de proposer les 2 services d’hébergement interne et
externe des applications, il est attendu que les 2 solutions soient décrites dans son offre
technique et financière.
Solution n°1 : Pour une implantation interne sur les serveurs de l’OCDE, les solutions
suivantes sont possibles :
Solution Windows Server (la très grande majorité des serveurs à l’OCDE) :
Windows Server 2008 R2 (actuel), et serveur virtuel Hyper-V
Bases de données Microsoft SQL Server 2008 R2
La garantie d’une évolution du logiciel proposée pour les versions 2012 de
Windows Server et SQL Serve est demandée.
La maintenance et le support du système de base de données SQL Server est
assurée par le service informatique de l’OCDE.
Si une autre base de données que SQL Server est proposée (par exemple
ORACLE), le fournisseur du logiciel devra en assurer la maintenance et le
support à 100 %, sans intervention du service informatique de l’OCDE.
Solution Linux :
Linux Red Hat Entreprise 6.4 ;
Le fournisseur du logiciel devra en assurer la maintenance et le support à 100
% de la base de données utilisée, sans intervention du service informatique de
l’OCDE.
Solution n°2 : Pour une implantation sur les serveurs du fournisseur, les conditions
suivantes sont requises :
La sécurité des serveurs et des systèmes et logiciels utilisés doit être certifiée,
suivant les certifications suivantes :
SSAE 16 avec type de rapport SOC2, si disponible (remplace SAS 70 à partir
de juin 2011) ;A défaut, SAS 70 type I ou type II (de préférence), si SSAE 16 n’est pas encore
disponible ;
Les rapports correspondants seront communiqués sur la base d’un Non
Disclosure Agreement signé par l’OCDE.
La connexion au système doit être transparente, sans nouvelle introduction
d’identification et de mot de passe une fois l’utilisateur connecté au système de
l’OCDE. L’OCDE a mis en place une infrastructure SSO-SAML compatible avec
la version 2.0 de ce standard.
Les conditions de temps de réponse sont les mêmes que pour l’implantation
interne.
En Annexe 7 de ce document une présentation détaillée de l’infrastructure informatique
existante de l’OCDE complète les conditions pré-citées.
4 CALENDRIER PRÉVISIONNEL ET PHASES DE LA MISE EN PLACE
4.1 Phases de mise en place des logiciels :
1. Installation du ou des logiciels sur le système OCDE existant.
Le calendrier d’intégration devra prévoir l’élaboration d’une base test avant le
déploiement de l’outil dans sa configuration étendue.
2. Formation du service informatique au(x) nouveau(x) logiciel, à son utilisation et
sa maintenance
3. Transfert des données vers le logiciel à partir des bases de données existantes,
en particulier de la GMAO en place
4. Réalisation des interfaces demandées avec les applications de l’OCDE
conservées
5. Transfert définitif des données sur le nouveau contexte de travail ;
6. Elaboration des modules et trames de rapports type pouvant être édités à partir
de l’outil.
7. Formation des utilisateurs et des opérateurs à l’ensemble logiciels + interfaces,
par groupes à définir par le prestataire. Il est attendu de préciser le contenu de
la formation dans le Mémoire technique du prestataire ainsi que le prix
correspondant dans le Bordereau de prix. (par type d’utilisateurs, nombre de
personnes par groupe, durée de la formation etc.)
8. Mise en service définitive du système.
4.2 Calendrier prévisionnel
4.2.1 Passation du marché :
Délai de réponse à l’appel d’offres : (3 semaines)
Réunion technique préalable à la remise des offres,
organisée par le Client 10 jours après l’envoi du dossier
d’appel d’offres : visite du site et réunion
questions/réponses sur les spécificités du cahier des
charges.
Phase d’analyse des offres et de sélection du prestataire :
Entretiens avec les candidats pré-sélectionnés dans la shortlist ;
Démonstration du logiciel par les candidats (voir article 6) ;
Mise en relation avec des clients référencés des candidats.4.2.2 Mise en place du logiciel :
Les phases de mise en place des logiciels listées à l’article 4.1. sont données à titre
indicatif. Elles sont à détailler par le prestataire dans son Mémoire technique pour
apprécier le phasage et la durée du déploiement du projet.
Le Calendrier prévisionnel d’exécution de la phase de mise en place sera annexé au
Contrat.
A titre d’information, le planning prévisionnel de déploiement de l’outil prévoit un
démarrage de la phase de mise en place à la fin juillet 2013.
5 CADRE DE RÉPONSE TECHNIQUE
Le Cadre de réponse technique fourni en Annexe 4 est à remplir par le candidat : il
comprend 8 parties qui sont à remplir dans les divers onglets du tableau Excel de
l’Annexe 4.
Partie 1 : Tableau des fonctionnalités
Préciser pour chaque fonction si elle est assurée par le logiciel, si une possibilité
d’import/export de données sous forme standard (texte, Excel…) existe, et dans quel
sens. Tout commentaire explicatif est le bienvenu dans la colonne Commentaires et
Précisions.
Partie 2 : Possibilités d’adaptation
A remplir si certaines fonctions demandées ne sont pas assurées par le logiciel dans
son état actuel. Indiquer les modifications ou paramétrages nécessaires :
par paramétrage intégré (sans modification du programme)
par modification du programme
Le coût de ces modifications sera renseigné dans le cadre de réponse financière en
annexe 5.
Partie 3 : Modularité du logiciel
Si le logiciel est composé de modules qui peuvent être acquis et installés
indépendamment, préciser la décomposition des modules par fonction, et la
configuration minimale possible pour débuter.
Partie 4 : Caractéristiques du logiciel
Préciser les caractéristiques du ou des logiciels proposés (à remplir obligatoirement) :
principales caractéristiques
matériels supportés
autres matériels nécessaires
ergonomie du logiciel
sécurité des données
Partie 5 : Maintenance et évolution du logiciel
champ couvert par le contrat de maintenance
Fréquence des interventions
modalités pratiques et délais d'intervention
modalités de maintenance des adaptations spécifiques au Client
modalités de maintenance des interfaces
conditions d'évolution du logiciel suite à modification de la réglementation
aide téléphoniquePartie 6 : Documentation
Liste des manuels transmis
Partie 7 : Formation
des utilisateurs
des opérateurs
des administrateurs
Partie 8 : Cadre libre de réponse
Le soumissionnaire pourra détailler l’ensemble des points qu’il juge utile à
l’appréciation de son offre. Il est attendu du prestataire qu’il apporte toutes les
réponses aux différentes questions posées au travers du présent CCTP et non traitées
dans les parties 1 à 7.
6 MODALITÉS DE DÉMONSTRATION DU LOGICIEL
Une démonstration du logiciel dans les locaux du prestataire sera demandée aux
candidats de la shortlist (candidats pré-sélectionnés après une première analyse des
offres remises).
La présentation devra être faite sur un contexte proche de celui de l’OCDE : bureaux et
locaux tertiaires en propriété et en location, avec plusieurs utilisateurs et équipes
d’opérateurs.
Les soumissionnaires devront également présenter une liste de leurs clients avec leurs
contacts téléphoniques. Dans cette liste, il sera précisé les clients chez lesquels une
démonstration de l’outil pourra être réalisée. L’OCDE fera le choix du site client sur
lequel elle souhaite avoir une présentation de l’outil en place.
7 CADRE DE RÉPONSE FINANCIER
Le cadre de réponse financier est à remplir en annexe 5 pour tous les éléments de coût
de la mise en place du logiciel et de sa maintenance annuelle, en incluant les
prestations décrites précédemment, à savoir :
Installation du ou des logiciels sur le système OCDE existant (base test incluse)
Formation du service informatique au nouveau(x) logiciel(s), à son utilisation et
sa maintenance
Transfert des données vers le logiciel à partir des bases de données
existantes, en particulier de la GMAO en place
Réalisation des interfaces demandées avec les applications de l’OCDE
conservées
Transfert définitif des données sur le nouveau contexte de travail
Élaboration des modules et trames de rapports type pouvant être édités à partir
de l’outil
Formation des utilisateurs à l’ensemble logiciels + interfaces, par groupes à
définir par le prestataire (nombre de personnes par groupe, durée de la
formation)
Mise en service définitive du système
Service de hot line
Maintenance annuelle et mises à jour du logiciel Formation continue annuelle des opérateurs
Mises à jour régulière des bases de données
8 CADRE DE DESCRIPTION JURIDIQUE ET FINANCIÈRE DU
PRESTATAIRE
Partie 1 : Société éditrice du logiciel
Remplir le cadre de réponse fourni dans le 1er onglet du tableau Excel de l’Annexe 6
renseignant les informations juridiques et financières de la société éditrice du logiciel.
Partie 2 : Caractéristiques commerciales du ou des logiciels proposés :
Remplir le cadre de réponse fourni dans le 2ème onglet du tableau Excel de l’annexe 6.
Si la solution proposée est composée de différents logiciels, renseigner un cadre de
réponse par logiciel proposé.
S’il s’agit de logiciels provenant d’une société sous-traitante, il conviendra de le préciser.Vous pouvez aussi lire
