ARMEN vague 3 PC en coût complet - Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes

 
ARMEN vague 3 PC en coût complet - Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
ARMEN vague 3
PC en coût complet
   Livrable long
ARMEN vague 3 PC en coût complet - Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
Présentation de l’équipe

                                                Caroline
                                              BLANC - CHU
                                              MONTPELLIER                                                                                    LEADER
                 Catherine                    Acheteur service
              APELOIG – Pro                    informatique                      Damien                                                 Julien COMBIER -
             BTP Responsable                                                  CHRISMENT - CH                                            Hospices Civils de
             du pôle "fonctions                                                  de Redon
                 support en                                                                                                                    LYON
             services sanitaires                                               Responsable SI                                         Acheteur informatique,
             et médico-sociaux"                                                                                                        Direction des Achats

Xavier STOPPINI
 – CHU de Nice
  Chef régional                                                                                                                            MARRAINE
                                                                                                Elsa FLEYFEL
  d'exploitation                                                                                  – CH Thuir
 Administrateur                                                                                                                       Martine AUTRAN – CH
    Système,                                   Groupe                                               Cadre
                                                                                                 administratif                               Gonesse
  Virtualisation,
San, Expert UNI
                                                PC en                                                                                 Directrice du système
       HA                                        coût                                                                                      d’information
                                               complet
                                                                                           Claude
                                                                                         HERNAS -
                                                                                        ACHAT (AP-HP)
      Olivier MURET                                                                     Expert au sein de
      - CH Montauban                                                                         la cellule
       Responsable                                                                         expertise et                                    ASSISTANT
        technique                                                                             conseils
                                                                                         informatique et                               Daniel CABY - DGOS
                                                                                       télécommunicatio
                                                                                                 ns
                                                                Philippe
                              Renaud
                                                               LEMOINE -
                             MASSÉ - AP-
                                                                 Centre
                                HM
                                                              Hospitalier de
                            Chef de Service                  Sambre Avesnois
                             Infrastructure
                                                                 Ingénieur - RSI

                                                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1
ARMEN vague 3 PC en coût complet - Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
Définition du PC en coût complet

                   Poste de travail
                   • Le poste de travail informatique désigne les moyens matériels permettant
                     d’accéder à toutes les fonctionnalités d'une application du Système
                     d’Information Hospitalier ou du système d'exploitation par un utilisateur.

                   PC
                   • Le PC est le matériel le plus utilisé. Il est la plupart du temps composé d’une
                     unité centrale, d’un écran, d’un clavier et d’une souris.

                   PC en coût complet
                   • Le coût complet d’un PC regroupe les éléments suivants:
                     • Commande du PC
                     • Livraison du PC
                     • Stockage du PC
                     • Installation et mise en fonctionnement
                     • Maintenance du PC
                     • Recyclage du PC

                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 2
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Périmètre défini par le groupe

           Périmètre retenu                              Hors périmètre
            •Unité Centrale (Classique, PC avancé)
                           •PC Portable
                            •Client léger                  •Infrastructure de virtualisation
                                •Ecran                                 •Mobilité
                          •OS du poste                                  • TMM
                    •Garantie des matériels                        • Périphériques
                              •Livraison                           • Smartphones
                            •Installation                            • Panel PC
                              •Stockage                            • Tablette MCA
                       •Migration d'un OS                • Chariots informatique / supports
                        •Gestion de parc                       • Mobilier / Ergonomie
          •Sécurité antivirale / physique (computrace)         • Connectivité (réseau)
                         •télédistribution                          • Imprimantes
                             •Recyclage
                   •Processus de commande
         •Accompagnement / mise en fonctionnement
                            •Assurance
                   •Station d'accueil, batterie
                   •Consommation d'énergie
                    •Financement / location
         •Logiciels bureautique/messagerie, données
                            bureautique
             •Sauvegarde des données utilisateur

                                                                    Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 3
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L’analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC
(1/2)
                                                                              Mise en
 Commande            Livraison           Stockage           Installation      fonctionne         Maintenance            Recyclage
                                                                              ment

                     COMMANDE                                                             STOCKAGE

                                                                                           Taille du stock
                 Expression du besoin                                                   Durée de stockage
                   coût de l'acheteur                                      Type de renouvellement (one shot, fil de l'eau)
              coût de la procédure marché                                        Perte de valeur due au stockage
                 coût de la commande                                                Perte de valeur de garantie
                    Frais financiers                                                        coût du local
                                                                                  Vol, sinistre dans le stockage.
                                                                                         Inventaire global

                      LIVRAISON

                     coût de la livraison
     Type de livraison (in desk, on desk, en magasin)
                            Délai
                     Livraison groupée
  Livraison spécialisée (taille du camion, plage horaire)
               Conditionnement, emballage
                coût du recyclage du carton
           coût du carton pour le constructeur
                   Livraison échelonnée.

                                                                                          Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 4
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L’analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC
 (2/2)
                                                                          Mise en
  Commande            Livraison          Stockage        Installation     fonctionne        Maintenance            Recyclage
                                                                          ment

INSTALLATION ET MISE EN FONCTIONNEMENT                                           MAINTENANCE

           Masterisation (interne ou externe)                                      coût de garantie
      Post masterisation (jonction au domaine, …)                                      Helpdesk
      coût de logiciel applicatifs et d'infrastructure                      Déplacement des techniciens
                 Reprise des données                                           Prise de main à distance
                      Décartonnage                                                      Spare
             Inventaire technique du poste                                             Astreinte
  Sauvegarde des données utilisateurs (espace disque,            Évolution du poste (MAJ, migration d'OS, évolutions
                         logiciel)                                                   applicatives)
                Formation de l'utilisateur                                    Consommation électrique
                                                                   Perte de données, récupération des données.
                                                                               Amortissement du poste
                                                                        coût de la 4eme et de la 5eme année

                                                                                  RECYCLAGE
                                                                                     Manutention
                                                                                       Stockage
                                                                            Reforme de la gestion de parc
                                                                         Suppression physique des données
                                                                    coût de traitement du déchet. DEEE déjà payé

                                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 5
ARMEN vague 3 PC en coût complet - Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
La recomposition des coûts externes d’achat de PC est rendue très complexe
 par les imputations très variables des établissements
   Comptes CHU Nice                                                        Comptes BTP RMS
    COMPTES                          DESIGNATION
   Exploitation
                    ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE A
H6152540/H6151540
                       Caractère Non Médical/ou à caractère Médical
                  MAINTENANCE INFORMATIQUE A Caractère Non Médical/ou
H6152610/H6151610
                                     à caractère Médical
     H6284000                 PRESTATIONS INFORMATIQUES
                    PETITS MATERIELS INFORMATIQUES + consommables
     H6062510
                            imprimantes ( souris, cordon, etc,,, )
     H6132510          Location informatique à caractère non médical
  Investissement
      H2051                      LOGICIELS INFORMATIQUES
     H218321         MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,)
     H2382804        AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES EN COURS

   Comptes BTP RMS
      Compte                              Intitulé                          Comptes CH Redon
      H60681                Fournitures informatiques diverses
      H62842                   Sous-traitance informatique                   COMPTES                         DESIGNATION
    H218312103                    Matériel informatique                     Exploitation
      H20511                      Logiciel Informatique                      H615254        ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE
                                                                             H615261                MAINTENANCE INFORMATIQUE
  Comptes AP-HP                                                               H6284                    TRAVAUX INFORMATIQUES
          Les comptes                          Catégories                                    FOURNITURES INFORMATIQUES ( souris, cordon,
                                                                             H602652
  2183 Matériel de bureau et       Fourniture et livraison des matériels                                        etc,,, )
      matériel informatique                   informatiques                Investissement
 60265 Fournitures de bureau et        Fourniture et livraison des             H2051                  LOGICIELS INFORMATIQUES
         informatiques                consommables informatiques              H218321       MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,)
 60625 Fournitures de bureau et
                                    Maintenance des postes de travail
         informatiques                                                                            Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 6
ARMEN vague 3 PC en coût complet - Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
Les coûts externes du PC représentent 147,4M€ dont 72% sont alloués aux
logiciels et la maintenance
Postulat: les coûts externes du PC sont composés des
- coûts d’achat du matériel et des licences
- coûts de maintenance

 Investissement en             Investissement en                                       Nombre de PC dans
                                                           Maintenance par PC
   matériel par PC              logiciels par PC                                            les ES
         81,1 €                       106,3 €                   107,4 €                          500 000

  Décomposition du coût externe du PC
  Part des différents coûts externes dans les PC

  53M€               41M€
                                                            Les logiciels
                                    Investissement en PC        et la
                  28%
    36%                                                     maintenance
                                    Investissement en
                                    logiciels               représentent
                                    Maintenance             chacun 36%
             36%                                              des coûts
                                                              externes!
             53M€
                               Source: 3 CHU et 1 CH

                                                                            Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 7
Le PC est un segment qu’il convient d’étudier en coût complet: le matériel ne
représente que 19% de son coût
Evaluation du coût complet d’un PC en hôpital acheté en groupement
                                                          Installation et
  Commande           Livraison           Stockage                             Maintenance                 Recyclage
                                                             mise en
                                                         fonctionnement
    21%                1,7%               1,8%                                    44,7%                      0,2%
                                                              30,2%

   499 €               40 €                42 €               707 €               1 045 €                      5€

             Coût complet du PC: 2338€ (hors coût d’opportunité du à l’inactivité et formation)

                                                                    • Dans le coût de commande, le
     Pour un segment comme le PC, la                                   coût du matériel qui pèse
    répartition des coûts est telle qu’il                          environ 450€ ne représente que
   convient de l’étudier en coût complet                                 19% du coût complet!

                                                                  • Un PC (garantie 3 ans site, 4Go
                                                                  de RAM, graveur, pentium G20) et
                                                                     un écran (22 pouces, 16/10)
                                                                            coûtent 450€

                                                                             Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 8
Le coût de l’utilisateur final est conséquent puisqu’il peut représenter jusqu’à
                       67% du coût complet du PC

                          Matériel, logiciels et
                                                            Opérations            Administration                          Coût de
                             installations
   Contenu des blocs

                                     Matériel             informatiques              Administration                l’utilisateur final -
                            Maintenance matérielle          Niveau 1, 2 et 3            Gestion                       Maintenance
                                     Logiciels                  Sécurité          Formation utilisateurs
                                                                                                                           Formation
                             Maintenance logicielle       Gestion des ordis de   Formation informatique
                                                                                                                           Réparation
                                     Stockage                   bureau               Mise au rebut
                                                                                                                         Indisponibilité
                           Electricité/ chauffage/ clim

                          Matériel, logiciels et            Opérations                                           Coût de l’utilisateur
administrés

                                                                                  Administration
  PC non

                             installations                informatiques                                                 final
                                                                                     2,6%
                                20,6%                          9,8%                                                    67,0%

                          Matériel, logiciels et            Opérations                                           Coût de l’utilisateur
administrés

                                                                                  Administration
  PC peu

                             installations                informatiques                                                 final
                                                                                     3,3%
                                24,5%                         11,4%                                                    60,8%

                          Matériel, logiciels et            Opérations                                           Coût de l’utilisateur
administrés

                                                                                  Administration
   PC

                             installations                informatiques                                                 final
                                                                                     4,5%
                                31,9%                         12,9%                                                    50,7%
                                                                                       Source: Desktop TCO - Etude Gartner Mars 2013
                                    Dans cette étude comme dans la précédente nous pouvons voir que le coût de la
                                       maintenance représente une part très importante du coût complet du PC

                                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 9
Le nombre de PC a beaucoup augmenté ces dernières années et dépend de la
taille de l’établissement

   Nombre moyen de PC par type de structure
                                                                                                                        On observe une
                                                                                                                     différence de 9 925%
                                                                                                                     entre les ex Hôpitaux
   Les CH1 ont un budget < 20M€, les CH2 ont un budget compris entre 20M€ et 70M€, les CH3 ont un budget >
   70M€.                                                                                                              Locaux et les CHU!
                                                        Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS

    Focus sur un établissement : les HCL

                   Evolution du nombre de PC achetés
                                                                                                                   On arrive à un pallier
  4000
  3500
                                                                                                                   dans les CHU: moins
  3000                                                                                                             de PC sont achetés.
  2500                                                                                                             On passe de 3422 PC
  2000                                                                                                            achetés en 2009 à 1851
  1500                                                                                                              en 2013 (malgré les
  1000
                                                                                                                   queues de budget qui
   500
     0
                                                                                                                   gonflent un peu 2012)
                2009               2010                2011               2012                2013
                                                                                    Source: DSI HCL

                                                                                                             Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 10
La loi de Moore devient de moins en moins exacte: l’obsolescence des postes
est moins rapide aujourd’hui
  Comparaison loi de Moore – processeurs INTEL
                                                           Pendant près de 40 ans la loi
                                                           s’est avérée exacte mais elle
                                                            se heurte aujourd’hui à deux
                                                                       limites:
                                                           - La miniaturisation a atteint
                                                                     ses limites
                                                              -Le développement de
                                                             l’informatique verte est
                                                          antinomique avec la course à
                                                                    la puissance

                                                          A titre d’illustration, on peut dire
                                                          que depuis Windows Vista, les
                                                           versions de l’OS ne sont plus
                                                           de plus en plus gourmandes!

                    LOI DE MOORE
« la quantité de transistors pouvant tenir sur une puce
      informatique doublera tous les deux ans »
                                                           Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 11
96% des établissements utilisent la suite Microsoft Office, parmi eux une
majorité utilise également open office

       Utilisation de la suite MS Office
           dans les établissements                           Utilisation de la suite OPEN Office par
                                                                       type d'établissement
                                                     60%

                                                     50%

                                                     40%
                                Utilisent MS
                                                     30%
                                Office
                                N'utilisent pas MS   20%
                                Office
                                                     10%

                                                     0%
                                                           CHU/R   CH1   CH2   CH3     CHS     CLCC     ESPIC Autres
                                                                                                              privés
              Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS                                Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS

          La quasi-totalité des                         …Ce qui ne les empêche pas d’utiliser
    établissements utilisent la suite                  (au moins partiellement) une autre suite
        MS Office, seuls 4% des                                     de bureautique!
    établissements se passent de la                    Ainsi 56% des CH au budget entre 20 et
           suite de Microsoft…                          70M€ utilisent également OPEN Office
                                                           mais de manière très épisodique
                                                                           Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 12
Le marché des PC est un marché très oligopolistique avec un nombre limité de
fabricants et de distributeurs
    Fabricants à l’AP-HP                                                   Distributeurs à l’AP-HP

     Pourcentage de répartition            Pourcentage de répartition      Distributeurs (fixe, portable, client léger,
                                             par marque des clients
       des PC de bureau par
                                                légers à l'AP-HP
                                                                                             écran):
         marque à l'AP-HP
   2%     1,50%
                                                  0,70
                                          1,60           0,70
  3%        0
                0,50%    Hewlett
                                           %
                                                   %
                                                           %    Hewlett   Computacenter, Econocom, Inmac-Wstore,
                         Packard
  4%                     Compaq                                 Packard               Stimplus, SCC
                                                                NCD
                         IBM

                         Lenovo                                 Compaq
            89%
                         Dell                     97%
                                                                Autres
                         Autres

    Pourcentage de répartition            Pourcentage de répartition
     par marque des Portables              par marque des écrans à
             à l'AP-HP                             l'AP-HP
          5%             Hewlett                             Samsung
      5%                              6% 2% 1%
   5%                    Packard
                           Lenovo                            Philips
                                     9%
                                                             LG              Contrairement à d’autres
                           Samsung
    16%                                                                    segments, nous pouvons voir
                                      23%                    Hewlett
                           Dell                 59%
                69%                                          Packard      que le segment des PC est très
                                                             Dell
                           Autres                                            concentré au niveau des
                                                             Autres
                                                                            fabricants ET distributeurs

                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 13
Le client léger: une alternative au PC classique dont le choix ne repose pas sur
les coûts directs

          Inconvénients du client léger                    Avantages du client léger

  • Infrastructure d'hébergement (serveurs           • Coût d'administration plus faible
                  et stockage)                   • Matériels et OS des clients moins chers

  • Formation du personnel d'administration       • Indépendance de l'OS poste : moins
   et complexité d'administration plus forte      voire aucune migration des OS postes,
                                                   peu de qualification des applications
      • Licences client léger (plus TSE)
                                                         • Mobilité des utilisateurs
    • Adaptation des parties clientes des        • Consommation de bande passante plus
                applications                                  faible (wan)

  Attention il vaut mieux parler de virtualisation des postes que simplement de client léger
                      La différence de coût ne se fait pas sur le matériel
      Le choix du client léger n'est pas simplement une décision financière mais
          dépend du type d’évolutivité voulu ou de considérations de sécurité
                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 14
Il existe un CH qui pratique la location de PC aujourd’hui avec des résultats
plutôt satisfaisants malgré quelques limites: le CH de Briey

               Quelques éléments de contexte sur la pratique du CH de Briey

       • Le CH de Briey loue PC et imprimantes en infogérance complète depuis neuf ans
             • Ils paient entre 100 et 120 K€ par an pour l’ensemble de la prestation
                 • Il y a 400 PC, 170 imprimantes, 50 portables et 70 clients légers
                              • Le renouvellement est fait tous les 3 ans

      Avantages de la location –                         Inconvénients de la location –
            infogérance                                          infogérance
    + A permis de maintenir un parc à
          jour avec une capacité                          - Gros travail de renouvellement
        d’investissement bloquée                                du parc tous les 3 ans
        + A permis d’avoir un parc                           - Ils ont mis des PC moins
     homogène et un OS homogène                           puissants pour réduire la facture
    + A permis d’avoir un parc récent                                   (AMD)
            car loué sur 3 ans

                 Pour pouvoir tirer des conclusions définitives il faudrait avoir le coût
                   équivalent s’il avait été acheté et maintenu par les soins du CH
                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 15
Analyse de la pratique de location de PC: il s’agit avant tout d’une décision
d’ordre financier

                     Inconvénients                                Avantages

      •    Perte de la propriété des PC. Le     • Permet une externalisation de la dette,
            coût de location ne peut être         voire un accroissement de trésorerie
                      supprimé                              (« lease back »)
     • Perte de la maitrise de la durée de      • Permet une facturation à l’usage et de
                 vie du matériel                          lisser les dépenses
          • Mise en place d’un marché de         • Externalise et assouplit la gestion du
              location très peu répandu                        parc de PC
     •     Difficulté de sortir de ce mode de         • Supprime l’effet « variable
                     gestion des PC                         d’ajustement »

            Le coût d’acquisition est quasiment identique au coût de location
              Constat: la location est aujourd’hui très répandue dans le privé
           Il existe très peu de références significatives dans le monde public
                                                                Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 16
L’analyse de la pratique d’ infogérance du parc de PC montre qu’elle est principalement
liée à des considérations de ressources humaines et de simplicité de gestion

                      Inconvénients                                      Avantages

                                                       •   Permet de s’affranchir des contrats
                                                            de maintenance et d’assistance
                                                                      technique
            •   Perte des compétences
                     informatiques
                                                        • Permet une maitrise complète des
                                                                      couts
      • Dépendance accrue d’une société
                    tierce
                                                             • Permet de recentrer les
                                                           compétences informatiques sur le
                                                                  métier de l’hôpital

       L’infogérance est généralement mise en place pour pallier à des manques de personnel
           L’impact financier est très difficile à mesurer (cout RH?) mais semble être neutre
     Ce type de prestation se déploie de plus en plus en raison des difficultés de recrutement et du
                          recentrage des personnels sur le métier de l’hôpital.
                                                                       Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 17
Des solutions open-source qui peuvent générer des gains existent même si
parfois des difficultés dans la compatibilité avec le SIH apparaissent
 1                                                 2
      « Business Model » du logiciel open-
                                                               Types d’OS open-source
                   source
     • Modèle de services et non de vente
     comme les logiciels propriétaires.                • Existe pour PC ou client léger
     • Budgets davantage consacrés au                  (Thinstation ou Raspbian utilisé sur les
     développement de projets et l’intégration         Raspberry Pi du CH de Montceau les
     de solutions plutôt qu’aux maintenances           Mines)
     et aux achats de licences.
                                                       • Possibilité de recycler des pc faibles
      On les retrouve dans les comptes 615            performances en clients légers avec ces
     ou 628 exploitation mais pas dans les             distributions open sources
     comptes d’investissement (classe 2)

 3                                                 4
      Gestion de parc et de télédistribution              Types de solution de virtualisation
                  de logiciels                                      open-source

     • Possibilité de gérer ces éléments via une
     application web, open-source (GLPI) pour          •Il en existe principalement deux: Xen et
     un coût de licence nul                            KVM

                                                                       Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 18
Le choix d’une procédure d’achat basée sur un accord-cadre puis ses marchés
subséquents a permis à l’AP-HP de réaliser des gains de 435k€

            • Les dépenses en acquisition de postes de travail à l’AP-HP représentaient 1 965K€
Constat     • Certaines difficultés pour gérer les variations de prix ou intégrer les innovations technologiques

            • Mise en place d’un accord-cadre dont le critère est 100 % sur le prix pour plafonner les tarifs sur les 4 ans. Des
            marchés subséquents annuels pour remettre en concurrence, dont les critères sont 60 % sur le prix, et 40 % sur la
            qualité technique.
            • Révision annuelle des montants plafonnés de l’accord-cadre si la variation du cours Dollars/Euro dépasse les bornes de
            5 %.
            • Homogénéisation des produits par le choix de peu de modèles répondant à des configurations types précises : 2 types
Plan        d’Unité Centrale, 3 pour les écrans et les portables, et 2 pour les clients légers). Contrôle de conformité aux
            caractéristiques techniques minimum (ex: valeur Sysmark)
d’action
            • Conditions de mise en œuvre
            - Fixer lors de l’accord-cadre les typologies de chaque modèle devant répondre aux configurations minimum.
            - Chaque marché subséquent d’une durée de 10 à 15 mois, rafraichit les caractéristiques techniques des modèles pour
            suivre les évolutions techniques. Le jugement des offres est sur le prix pour 60% et 40 % pour la qualité technique avec
            l’obligation de répondre aux exigences minimum au risque de non-conformité. Le marché subséquent est une réponse à
            l’obsolescence technique.

            • Gain achat de 435 345 € TTC ramenant le montant des dépenses en acquisition de postes de travail de 1 965 787 €
            TTC à 1 530 442 € TTC soit une économie de 22,15%
Résultats
            • Optimisation de la capacité à profiter des évolutions techniques
            • Meilleure gestion des variations de prix pouvant être induites par l’indice du cours de change des devises $ contre €

                  Gain de 435K€ soit 22% des dépenses
                    d’acquisition de postes de travail
                                                                                                Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 19
Le choix d’acheter une extension de garantie à 5 ans pour les PC a
   permis au CHU de Montpellier de réaliser des gains de 10K€ en deux ans

            • Le CHU de Montpellier achète ses PC avec 3 ans de garantie. Il utilise le marché de maintenance UNIHA pour
            l’infogérance de ses PC.

Constat     • Pour les PC achetés depuis 2010, le niveau de maintenance demandé est N3 (pièces et main d’œuvre comprises) sous
            garantie pour un montant de 23,09 € HT par PC par an,

            • En octobre 2013, la garantie de 3 ans de 619 PC est arrivée à échéance, le niveau de maintenance serait passé à N3
            hors garantie pour un montant de 43,30 € HT par PC par an.

            • Réflexion sur l’achat d’une extension de garantie de 2 ans supplémentaire pour ces machines afin de comparer si
            passer en niveau N3 hors garantie serait avantageux.
Plan        • Négociation auprès de DELL pour obtenir un tarif proche des tarifs UNIHA pour ces extensions (pas de possibilité
d’action    d’acheter ces extensions sur le marché en cours).

            • Obtention d’un tarif à 25 € HT par PC.

            • Montant sans extension = 619*(43,3*2) = 53 605,40 € HT
Résultats   • Montant avec extension = (619*25)+619*(23,09*2)= 44 960,42 € HT
            Soit une économie de 9 544,48 € HT sur deux ans

                       Gain de 10K€ pour 10% du parc

                                                                                            Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 20
L’achat de licences MS Office adaptées à l’institut de formation
   d’aides soignants a permis au CH de Redon de réaliser des gains de 80%

            • Utilisation de licences MS Office standard en Open Gouv pour l'institut de formation d'aides
            soignants qui est dédié à l'enseignement pour un montant de 2 683,6€ (soit 335,45€ par licence)
Constat
            • L’institut de formation d’aides soignants dispose de 8 PC sur 300 PC en tout dans le centre
            hospitalier: cela signifie qu’il représente 2,7% des PC.

            • Vérification auprès de Microsoft des droits du centre hospitalier en termes d’achat de licences à prix
Plan        réduit.
d’action
            • Achat de licences adaptées pour les 8 postes qui peuvent en disposer

Résultats   • Achat de 8 licences MS Office education (66,15 € TTC) au lieu de licences Open Gouv soit un gain
            de 2154,40 € TTC (80% d'économie).

            Gain de 2,2K€ soit 80% par rapport au prix des
                   licences MS Office Open Gouv

                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 21
Le choix d’une société spécialisée pour collecter les PC en vue du
   recyclage a permis aux HCL d’économiser 100% des coûts de recyclage

            • Les coûts de recyclage représentaient 5€ par PC aux HCL et ce en regroupant les PC par
Constat
            conteneur.

            • Les postes de travail réformés sont enlevés sur les 5 sites des HCL gratuitement par la société
            PAPREC.
Plan        • Le principe est simple, des caisses grillagées sont déposées et laissées sur les sites. Une fois
d’action    remplies, la société PAPREC les reprend.

            • Aucune prestation complémentaire n’est proposée (manutention, perçage des disques, …)

            • Ne pas payer deux fois le coût de recyclage du PC (DEEE)
Résultats
            • Cela permet d’économiser également la gestion du recyclage (gestion des associations, transport,
            logistique…) soit 5€ par poste de travail

              Gains de 5€ par PC soit 100% des coûts de
                              recyclage

                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 22
Le choix de migrer 10% de son parc informatique sous Linux a
    permis à la Gendarmerie Nationale de réaliser des gains de 1,3M€

                  • 100% des 134 000.postes de la gendarmerie étaient achetés avec la licence Windows OEM pour
Constat
                  un coût unitaire de 97€

                 •    La gendarmerie a migré 10% de son parc informatique sous Linux

Plan             • De nombreuses mesures ont été mises en œuvre afin de supprimer les adhérences
d’action         avec Windows

                 •    Le coût du changement est moindre du fait de la « webisation » des applications

                  • Gains de 97€ par poste sur 13 400 postes de travail soit un gain total de 1,3M €
Résultats
                  • Les autres postes restent sur un OS Windows classique

                                      Gains de 1,3 M€

* source: ministère de l’ Intérieur                                                    Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 23
L’adhésion à l’accord AGIH a permis aux adhérents de réaliser des
   gains de l’ordre de 25% sur les logiciels concernés

            • Les différents établissements achetaient leurs logiciels de manière standard, avec           Rappel ARMEN
            Microsoft en position de quasi monopole                                                       vague 1 - logiciels
Constat
            • La plupart des ES avait recours à des solutions à moindre coût et ne bénéficiait pas des services
            « premium »

            • Constitution d’un Groupement de commandes AGIH (Achats Groupés d’Informatique Hospitalière)
            sous l’égide du GCS Uni HA comprenant plus de 250 membres  Massification
Plan
d’action    • Conclusion d’un accord cadre sur la quasi-totalité du catalogue des logiciels

            • A l’heure actuelle plus de 500 000 postes sont éligibles à l’accord AGIH

            • Les ES bénéficiant des termes de l’accord AGIH bénéficient d’une large gamme de services et de
            logiciels Microsoft
Résultats
            • Les gains par rapport à l’achat de tous les services de manière indépendante sont de l’ordre de
            80% mais puisque la plupart des ES n’achetaient pas toute la gamme de logiciels Microsoft, le gain
            moyen constaté serait plutôt de 25%

             Gains de l’ordre de 25% sur le périmètre des
                          logiciels concernés
                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 24
L’optimisation de la stratégie achat a permis aux adhérents UNIHA
   de réaliser des gains de 20% sur l’ensemble des acquisitions PC/ écrans

            • Deux marchés de volume important avaient déjà permis de réaliser des gains importants (47% entre
            le premier et le deuxième marché)
Constat
            • Nécessité de définir des nouveaux leviers d’achat dans la stratégie pour au minimum maintenir le
            niveau de prix

            • Dialogue avec les constructeurs amélioré en amont pour optimiser le marché

            • Prise en compte dans le marché de la parité €/$ dans la formule de révision de prix

Plan        • Modification de la durée du marché (2 ans fermes reconductibles deux fois un an au lieu de 1 an
d’action    reconductible 3 fois)

            • Optimisation des spécifications techniques en collaboration avec les constructeurs: descriptif
            technique allégé et adapté aux gammes des constructeurs

            • Une seule référence en PC fixe pour que le distributeur puisse stocker et répondre aux délais

            • Gain global de 20%
Résultats
            • Evolution qualitative du matériel

               Gain global de 20% par rapport au marché
                               précédent                                          Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 25
L’optimisation de l’administration avec une gestion de parc centralisée au CH
de Redon a permis un gain de 75%

            • Le déploiement d'un nouveau poste de travail prenait 4h.
Constat
            • Il n'y avait pas de processus standard de déploiement des applications.

            • Mise en place de "master" et d'une solution de gestion de parc et télé-déploiement d'applications.
Plan
d’action
            • Mise en place d'une centralisation des données utilisateurs.

            • Le déploiement d'un nouveau poste s'effectue en moins d'une heure

            • Les applications sont déployées de manière uniforme.
Résultats
            • La centralisation des données permet de faciliter la migration des données en cas de changement
            d'OS et d'éviter de procéder à leur restitution en cas de panne du PC (puisqu'elles ne sont plus sur le
            PC).

                     Gain de 75% des dépenses dans
                          l’administration des PC

                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 26
Opportunité 1: Mutualiser les achats de PC, logiciels et maintenance

                                                                      • Cette opportunité concerne
Gain retenu

                                                                                                               Opportunité de gains
                                                                        l’intégralité du périmètre sauf

                                                   Assiette retenue
                                                                        les 90% de logiciels
                                                                        concernés par l’AGIH
              • On peut constater des                                 • On considère que l’ensemble
                                                                        UNIHA + AP-HP représente                                      • Potentiel de Gain =
                gains assez différents entre                            30% des PC en milieu                                            40M€ x 10% = 4M€
                centrales d’achat et au sein                            hospitalier. De même on
                même de l’UGAP (avec ou                                 considère que l’UGAP et le
                sans convention…)                                                                                                     • Cela représente 2,7% du
                                                                        Resah idf représentent                                          périmètre des « PC en
                                                                        également 30%. Il reste 40%
                                                                        d’établissements qui achètent                                   coût complet »
              • On retient le gain de l’UGAP
                sans convention: 10%                                    seuls ou en petits
                                                                        groupements
                                                                      • Assiette retenue = (147,4M€ -
                                                                        90% x 53M€) x 100% x 40%
                                                                        = 40M€

                          10%                                                     40M€                                                      4M€ (2,7%)

                                                 • Il est important de vérifier la performance des petits groupements, en particulier par
        Conditions de                                         rapport à l’UGAP, car ils sont en général moins performants.
        mise en œuvre                          • C’est une mesure très simple à mettre en place et nécessitant assez peu de temps. Elle
                                                                aura aussi pour avantage de simplifier le processus achat

                       Difficulté de mise en œuvre                                               Rapidité de mise en œuvre
                                                                                                          Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 27
Opportunité 2: Optimiser les techniques d’achat dans le cadre d’un
groupement

              • Deux exemples de bonnes
Gain retenu

                                                                                                            Opportunité de gains
                                                   Assiette retenue
                pratiques qui ont généré
                des gains de: 22% pour
                l’AP-HP et 20% pour UNIHA                             • Cette opportunité concerne
                                                                        l’intégralité du périmètre                                 • Potentiel de Gain =
              • on enlève ce qui est du à la                            mutualisé des achats de PC                                   59,8M€ x 15% = 8,8M€
                conjoncture pour rester                                 et maintenance
                prudent dans l’hypothèse                                                                                           • Cela représente 6% du
                                                                                                                                     périmètre des « PC en
              • On suppose une partie de                              • Assiette retenue = 147,4M€ -                                 coût complet »
                ces gains acquises mais il                              (0,9 x 53M€) x 100% x 60% =
                est toujours possible d’aller                           59,8M€
                chercher des gains en plus.

              • Gain retenu: 15%

                          15%                                                    60M€                                                    8,8M€ (6%)

                                                   • Il faut vérifier la nature de marché la plus adaptée. L’accord cadre avec marchés
                                                 subséquents était très adapté pour l’AP-HP mais ne le sera pas forcément pour tout le
        Conditions de                                                                      monde.
        mise en œuvre                           • Challenger les demandes pour arriver à des achats au plus proche du juste besoin est
                                                                                également une étape essentielle

                        Difficulté de mise en œuvre                                           Rapidité de mise en œuvre
                                                                                                       Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 28
Opportunité 3: Recourir à l’accord AGIH/UNIHA pour acheter les logiciels
Microsoft

                                                                   • Cette opportunité concerne
Gain retenu

                                                                                                           Opportunité de gains
                                                                     la partie logiciels du

                                                Assiette retenue
              • On suppose que les petits                            périmètre soit 53M€
                ES n'achètent pas la totalité                      • On considère que les
                des logiciels offerts par                            logiciels offerts par l’accord
                l'AGIH lorsqu’ils ne                                 représentent 90% des                                         • Potentiel de Gain =
                bénéficient pas de cet                               logiciels du périmètre                                         12M€ x 25% = 3M€
                accord.                                            • 50% des ES sont éligibles
                                                                     AGIH et n'y ont pas encore                                   • Cela représente 2% du
              • Nous retenons donc la                                adhéré. Tous n'y ont pas                                       périmètre des « PC en
                fourchette basse de                                  intérêt du coup on prend une                                   coût complet »
                l'estimation                                         hypothèse prudente: 25%
                                                                     des ES y ont intérêt
              • Gain retenu: 25%
                                                                   • Assiette retenue = 53M€ x
                                                                     90% x 25% = 12M€

                          25%                                                  12M€                                                       3M€ (2%)

                                                                     • Il faut avant tout être éligible à l’accord
        Conditions de                            • Signer la convention pour bénéficier ensuite de l’accord et de tous les logiciels
        mise en œuvre                                                      disponibles pour 97€/an/ poste
                                                      • L’accord est susceptible d’évoluer pour mieux s’adapter aux besoins

                        Difficulté de mise en œuvre                                           Rapidité de mise en œuvre
                                                                                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 29
Opportunité 4: Optimiser le « licencing » des produits Microsoft

                                                                    • Cette opportunité concerne
Gain retenu

                                                                                                          Opportunité de gains
                                                                      la partie logiciels du

                                                 Assiette retenue
                                                                      périmètre soit 53M€
                                                                    • On considère que les
                                                                      logiciels concernés
                                                                      représentent 90% des                                       • Potentiel de Gain =
              • Les licences éducation sont                                                                                        0,4M€ x 80% = 0,3M€
                en moyenne 80% moins                                  logiciels du périmètre
                chères que les licences                             • Cela concerne les
                classiques                                            établissements qui n’ont pas                               • Cela représente 0,2% du
                                                                      intérêt à adhérer à l’accord                                 périmètre des « PC en
                                                                      AGIH (25%) et leur part de                                   coût complet »
              • Gain retenu: 80%
                                                                      PC dédiés à la formation est
                                                                      estimée à 3%

                                                                    • Assiette retenue = 53M€ x
                                                                      90% x 25% x 3% = 0,4M€

                         80%                                                   0,4M€                                                  0,3M€ (0,2%)

                                              • Il faut vérifier la part des PC qui sont dédiés à la formation pour savoir quelle part de
        Conditions de                                                    licences étudiant peuvent être achetées.
        mise en œuvre                                                    • Pour un CHU, la limite était fixée à 15%

                       Difficulté de mise en œuvre                                           Rapidité de mise en œuvre
                                                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 30
Opportunité 5: Optimiser la partie administration des PC (centralisation des
données, meilleure gestion de la maintenance etc.)

                                                                     • Cette opportunité concerne
Gain retenu

                                                                                                             Opportunité de gains
              • Réduction de 75% du

                                                  Assiette retenue
                                                                       la partie maintenance du
                temps de déploiement et du                             périmètre soit 53M€
                temps de migration (1                                • Concerne une partie de
                migration sur 5 ans)                                   l'installation et maintenance.                               • Potentiel de Gain =
                                                                       On considère que cela                                          8,5M€ x (37,5% +37,5%) =
              • On considère que cela                                  représente 40% de la                                           6,4M€
                induit une réduction des                               maintenance
                coûts de 37,5% sur le                                • On considère que ce sont                                     • Cela représente 4,3% du
                déploiement et 37,5% sur la                            une grande partie des petits                                   périmètre des « PC en
                migration. Ces gains sont                              et moyens établissements qui                                   coût complet »
                complémentaires et                                     sont concernés (40%)
                parfaitement cumulables
                                                                     • Assiette retenue = 53M€ x
              • Gain retenu: 75%                                       40% x 40%= 8,5M€

                         75%                                                    8,5M€                                                    6,4M€ (4,3%)

                                                  • C’est tout ce qui permet d’administrer le pc à distance: prise de main à distance,
                                                inventorier, déployer en masse les applications, paramétrer le poste pour l’utilisateur,
        Conditions de                                                    diminuer le stockage local des données
                                                           • Nécessité de mettre en place une infrastructure d’administration
        mise en œuvre                         • Le gain est probablement minimisé car on ne l’a calculé que sur le déploiement d’un PC
                                                       (on ne comptabilise pas le temps d’inactivité, le déplacement de l’agent..)

                       Difficulté de mise en œuvre                                             Rapidité de mise en œuvre
                                                                                                        Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 31
Opportunité 6: Adapter la durée de garantie achetée à la durée d’utilisation
du PC
Gain retenu

                                                                                                           Opportunité de gains
                                                    Assiette retenue
              • on constate des gains de
                15,4€ par poste au CHU de
                Montpellier.                                                                                                      • Potentiel de Gain =
                                                                       • Cette opportunité concerne                                 53M€ x 1,5% = 0,6M€
                                                                         la partie maintenance du
              • On suppose que ce cas de                                 périmètre soit 53M€
                figure est assez classique et                                                                                     • Cela représente 0,4% du
                on retient le même gain:                                                                                            périmètre des « PC en
                                                                       • Assiette retenue = 53M€                                    coût complet »
                1,5% de la maintenance

              • Gain retenu: 1,5%

                         1,5%                                                    8,5M€                                                 0,6M€ (0,4%)

                                                • Au fur et à mesure du renouvellement du parc il faut acheter l’extension de garantie à 5
        Conditions de                                                                     ans.
        mise en œuvre                                                  • Cet achat est rentable dans tous les cas

                        Difficulté de mise en œuvre                                            Rapidité de mise en œuvre
                                                                                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 32
Opportunité 7: Optimiser les coûts de recyclage
Gain retenu

                                                                                                          Opportunité de gains
                                                 Assiette retenue
              • on constate des gains de                            • Cette opportunité concerne
                5€ par poste aux HCL                                  la partie recyclage.                                       • Potentiel de Gain =
                                                                                                                                   0,3M€ x 100% = 0,3M€
              • Cela représente 100% de la                          • Cette partie représente 0,2%
                partie recyclage. Ce coût                             du coût complet du PC                                      • Cela représente 0,2% du
                peut donc être éliminé                                                                                             périmètre des « PC en
                totalement                                                                                                         coût complet »
                                                                    • Assiette retenue = 147,4M€ x
                                                                      0,2% = 0,3M€
              • Gain retenu: 100%

                        100%                                                   0,3M€                                                  0,3M€ (0,2%)

        Conditions de                        • Vérifier la disponibilité d’un organisme pouvant prendre en compte le recyclage des PC
        mise en œuvre

                       Difficulté de mise en œuvre                                           Rapidité de mise en œuvre
                                                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 33
Opportunité 8: Migration l’OS vers de l’open-source
Gain retenu

                                                                                                                 Opportunité de gains
                                                    Assiette retenue
                                                                       • Cette opportunité concerne
              • Le coût moyen d’une                                      la partie logiciels su périmètre
                licence Microsoft Windows                                et empiriquement, l’OS
                est de 75€. Le coût moyen                                représente 1/6 du montant.                                     • Potentiel de Gain =
                d’une installation Linux est                                                                                              0,9M€ x 70% = 0,6M€
                de 20€.                                                • On considère que cette
                                                                         migration est possible dans                                    • Cela représente 0,4% du
              • Le Gain est donc de 55€ par                              100% des établissements                                          périmètre des « PC en
                poste.                                                   pour 10% de leur parc.                                           coût complet »

              • Gain retenu: 70%                                       • Assiette retenue = 53M€ x
                                                                         1/6 x 10% = 0,3M€

                          70%                                                      0,9M€                                                     0,6M€ (0,4%)

                                               • Définition d’un socle commun pour les logiciels

        Conditions de                          • Suppression des adhérences des applications avec Windows
        mise en œuvre                          • Déterminer les communautés d'utilisateurs appropriés
                                               • Accompagnement site par site (conduite du changement)

                        Difficulté de mise en œuvre                                               Rapidité de mise en œuvre
                                                                                                            Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 34
Matrice enjeux efforts: les gains représentent 23,3M€ soit 15,8% du périmètre

                                                                       7
           Opportunité
                                                                                                    5
   1) Mutualiser les achats de PC                                      6                                          2
                                                                               1
2) Optimisation des techniques d’achat
    dans le cadre d’un groupement                                      5

                                         Enjeu = Valeur crée (en M€)
   3) Recourir à l’accord AGIH pour
    acheter des logiciels Microsoft
                                                                       4
   4) Optimiser le « licensing » des
          produits Microsoft
 5) Optimiser la partie administration                                 3       3
 des PC (centralisation des données
 meilleure gestion de la maintenance
                 etc.)
                                                                       2
   6) Adapter la durée de garantie
achetée à la durée d’utilisation du PC
                                                                       1
 7) Optimiser les coûts de recyclage                                               6                              8
                                                                               4         7
 8) Migrer l’OS vers de l’open-source                                  0
                                                                           2   3   4      5          6             7          8           9           10
                                                                                       Effort = Accessibilité et temps

                                                                                                        Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 35
Conclusion

              Le coût d’acquisition du PC même s’il ne représente que 19% du coût complet,
              peut être encore optimisé (groupements, centrales d’achat, stratégie d’achat…).
                           Les établissements cités ont déjà travaillé sur ce sujet

                La maintenance du PC représente près de la moitié du coût complet, en cela
                  l’optimisation de l’administration représente la source majeure de gains.

                 Les autres pistes étudiées (client léger, location, infogérance…) ne sont pas
             suffisamment mises en œuvre ou chiffrables dans les établissements pour mesurer
              les gains potentiels. Ce sont des choix de stratégie de l’établissement qui ont un
                                 impact qui va bien au-delà du coût complet.

             Le poste de travail est au cœur des organisations. Les évolutions technologiques
               permettent de proposer tous les jours de nouveaux terminaux. Ils pourront être
             adoptés dès lors qu’ils répondront à des besoins de l’organisation. Il n’en demeure
                     pas moins que nos conclusions restent valables dans ce contexte

                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 36
Remerciements

     Etablissements
                       Daniel Caby        CH Annecy                   CH Briey
       du groupe

                       CH St. Denis
     CHU Bordeaux      Fabrice Cianni,      Marraine                     AGIH
                           DSIO

                       Econocom,
                                         Citrix, VMWare
     Lenovo et Dell   Computacenter                                     Paprec
                                          et Systancia
                         et SCC

                                      Spie
                                  infogérance
                                    services

                                                       Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 37
Annexes

          Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 38
Comment arriver à une évaluation simple du montant du PC (en se focalisant
sur les coûts externes)
  Tableau à remplir pour les établissements du groupe

 Investissement en         Investissement en            Maintenance               Nombre de PC de
 PC (montant en K€)         logiciels (en K€)         (montant en K€)                  l’ES
         -K€                         -K€                       -K€                              -

  Rappel méthode                             Comment extrapoler au niveau national

% gain = gains sur le coût complet                                                               En
              Coûts externes
                                                                 En combinant                multipliant
                                             On fait une
                                                                  les données               ces chiffres
                                            moyenne par
                                                                       des
 Les gains sont calculés sur le                PC de l’                                     par PC par
                                                                établissements
   coût complet mais on se                 investissement                                    le nombre
                                                                 du groupe on
 rapporte aux coûts externes.                 matériel et                                     de PC au
                                                                   arrive à un
                                           logiciel et de la                               global, nous
                                                                montant par PC
Pour simplifier dans le cadre du            maintenance                                     aurons une
                                                                moyen pour les
 PC, nous nous rapporterons                       par                                       estimation
                                                                  3 postes de
                                            établissement                                       de la
 aux 3 données du tableau ci-                                       dépense
             dessus                                                                        cartographie

                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 39
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