ARMEN vague 3 PC en coût complet - Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
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ARMEN vague 3 PC en coût complet Livrable long
Présentation de l’équipe
Caroline
BLANC - CHU
MONTPELLIER LEADER
Catherine Acheteur service
APELOIG – Pro informatique Damien Julien COMBIER -
BTP Responsable CHRISMENT - CH Hospices Civils de
du pôle "fonctions de Redon
support en LYON
services sanitaires Responsable SI Acheteur informatique,
et médico-sociaux" Direction des Achats
Xavier STOPPINI
– CHU de Nice
Chef régional MARRAINE
Elsa FLEYFEL
d'exploitation – CH Thuir
Administrateur Martine AUTRAN – CH
Système, Groupe Cadre
administratif Gonesse
Virtualisation,
San, Expert UNI
PC en Directrice du système
HA coût d’information
complet
Claude
HERNAS -
ACHAT (AP-HP)
Olivier MURET Expert au sein de
- CH Montauban la cellule
Responsable expertise et ASSISTANT
technique conseils
informatique et Daniel CABY - DGOS
télécommunicatio
ns
Philippe
Renaud
LEMOINE -
MASSÉ - AP-
Centre
HM
Hospitalier de
Chef de Service Sambre Avesnois
Infrastructure
Ingénieur - RSI
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1
Définition du PC en coût complet
Poste de travail
• Le poste de travail informatique désigne les moyens matériels permettant
d’accéder à toutes les fonctionnalités d'une application du Système
d’Information Hospitalier ou du système d'exploitation par un utilisateur.
PC
• Le PC est le matériel le plus utilisé. Il est la plupart du temps composé d’une
unité centrale, d’un écran, d’un clavier et d’une souris.
PC en coût complet
• Le coût complet d’un PC regroupe les éléments suivants:
• Commande du PC
• Livraison du PC
• Stockage du PC
• Installation et mise en fonctionnement
• Maintenance du PC
• Recyclage du PC
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 2
Périmètre défini par le groupe
Périmètre retenu Hors périmètre
•Unité Centrale (Classique, PC avancé)
•PC Portable
•Client léger •Infrastructure de virtualisation
•Ecran •Mobilité
•OS du poste • TMM
•Garantie des matériels • Périphériques
•Livraison • Smartphones
•Installation • Panel PC
•Stockage • Tablette MCA
•Migration d'un OS • Chariots informatique / supports
•Gestion de parc • Mobilier / Ergonomie
•Sécurité antivirale / physique (computrace) • Connectivité (réseau)
•télédistribution • Imprimantes
•Recyclage
•Processus de commande
•Accompagnement / mise en fonctionnement
•Assurance
•Station d'accueil, batterie
•Consommation d'énergie
•Financement / location
•Logiciels bureautique/messagerie, données
bureautique
•Sauvegarde des données utilisateur
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 3
L’analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC
(1/2)
Mise en
Commande Livraison Stockage Installation fonctionne Maintenance Recyclage
ment
COMMANDE STOCKAGE
Taille du stock
Expression du besoin Durée de stockage
coût de l'acheteur Type de renouvellement (one shot, fil de l'eau)
coût de la procédure marché Perte de valeur due au stockage
coût de la commande Perte de valeur de garantie
Frais financiers coût du local
Vol, sinistre dans le stockage.
Inventaire global
LIVRAISON
coût de la livraison
Type de livraison (in desk, on desk, en magasin)
Délai
Livraison groupée
Livraison spécialisée (taille du camion, plage horaire)
Conditionnement, emballage
coût du recyclage du carton
coût du carton pour le constructeur
Livraison échelonnée.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 4
L’analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC
(2/2)
Mise en
Commande Livraison Stockage Installation fonctionne Maintenance Recyclage
ment
INSTALLATION ET MISE EN FONCTIONNEMENT MAINTENANCE
Masterisation (interne ou externe) coût de garantie
Post masterisation (jonction au domaine, …) Helpdesk
coût de logiciel applicatifs et d'infrastructure Déplacement des techniciens
Reprise des données Prise de main à distance
Décartonnage Spare
Inventaire technique du poste Astreinte
Sauvegarde des données utilisateurs (espace disque, Évolution du poste (MAJ, migration d'OS, évolutions
logiciel) applicatives)
Formation de l'utilisateur Consommation électrique
Perte de données, récupération des données.
Amortissement du poste
coût de la 4eme et de la 5eme année
RECYCLAGE
Manutention
Stockage
Reforme de la gestion de parc
Suppression physique des données
coût de traitement du déchet. DEEE déjà payé
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 5
La recomposition des coûts externes d’achat de PC est rendue très complexe
par les imputations très variables des établissements
Comptes CHU Nice Comptes BTP RMS
COMPTES DESIGNATION
Exploitation
ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE A
H6152540/H6151540
Caractère Non Médical/ou à caractère Médical
MAINTENANCE INFORMATIQUE A Caractère Non Médical/ou
H6152610/H6151610
à caractère Médical
H6284000 PRESTATIONS INFORMATIQUES
PETITS MATERIELS INFORMATIQUES + consommables
H6062510
imprimantes ( souris, cordon, etc,,, )
H6132510 Location informatique à caractère non médical
Investissement
H2051 LOGICIELS INFORMATIQUES
H218321 MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,)
H2382804 AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES EN COURS
Comptes BTP RMS
Compte Intitulé Comptes CH Redon
H60681 Fournitures informatiques diverses
H62842 Sous-traitance informatique COMPTES DESIGNATION
H218312103 Matériel informatique Exploitation
H20511 Logiciel Informatique H615254 ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE
H615261 MAINTENANCE INFORMATIQUE
Comptes AP-HP H6284 TRAVAUX INFORMATIQUES
Les comptes Catégories FOURNITURES INFORMATIQUES ( souris, cordon,
H602652
2183 Matériel de bureau et Fourniture et livraison des matériels etc,,, )
matériel informatique informatiques Investissement
60265 Fournitures de bureau et Fourniture et livraison des H2051 LOGICIELS INFORMATIQUES
informatiques consommables informatiques H218321 MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,)
60625 Fournitures de bureau et
Maintenance des postes de travail
informatiques Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 6
Les coûts externes du PC représentent 147,4M€ dont 72% sont alloués aux
logiciels et la maintenance
Postulat: les coûts externes du PC sont composés des
- coûts d’achat du matériel et des licences
- coûts de maintenance
Investissement en Investissement en Nombre de PC dans
Maintenance par PC
matériel par PC logiciels par PC les ES
81,1 € 106,3 € 107,4 € 500 000
Décomposition du coût externe du PC
Part des différents coûts externes dans les PC
53M€ 41M€
Les logiciels
Investissement en PC et la
28%
36% maintenance
Investissement en
logiciels représentent
Maintenance chacun 36%
36% des coûts
externes!
53M€
Source: 3 CHU et 1 CH
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 7Le PC est un segment qu’il convient d’étudier en coût complet: le matériel ne
représente que 19% de son coût
Evaluation du coût complet d’un PC en hôpital acheté en groupement
Installation et
Commande Livraison Stockage Maintenance Recyclage
mise en
fonctionnement
21% 1,7% 1,8% 44,7% 0,2%
30,2%
499 € 40 € 42 € 707 € 1 045 € 5€
Coût complet du PC: 2338€ (hors coût d’opportunité du à l’inactivité et formation)
• Dans le coût de commande, le
Pour un segment comme le PC, la coût du matériel qui pèse
répartition des coûts est telle qu’il environ 450€ ne représente que
convient de l’étudier en coût complet 19% du coût complet!
• Un PC (garantie 3 ans site, 4Go
de RAM, graveur, pentium G20) et
un écran (22 pouces, 16/10)
coûtent 450€
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 8Le coût de l’utilisateur final est conséquent puisqu’il peut représenter jusqu’à
67% du coût complet du PC
Matériel, logiciels et
Opérations Administration Coût de
installations
Contenu des blocs
Matériel informatiques Administration l’utilisateur final -
Maintenance matérielle Niveau 1, 2 et 3 Gestion Maintenance
Logiciels Sécurité Formation utilisateurs
Formation
Maintenance logicielle Gestion des ordis de Formation informatique
Réparation
Stockage bureau Mise au rebut
Indisponibilité
Electricité/ chauffage/ clim
Matériel, logiciels et Opérations Coût de l’utilisateur
administrés
Administration
PC non
installations informatiques final
2,6%
20,6% 9,8% 67,0%
Matériel, logiciels et Opérations Coût de l’utilisateur
administrés
Administration
PC peu
installations informatiques final
3,3%
24,5% 11,4% 60,8%
Matériel, logiciels et Opérations Coût de l’utilisateur
administrés
Administration
PC
installations informatiques final
4,5%
31,9% 12,9% 50,7%
Source: Desktop TCO - Etude Gartner Mars 2013
Dans cette étude comme dans la précédente nous pouvons voir que le coût de la
maintenance représente une part très importante du coût complet du PC
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 9Le nombre de PC a beaucoup augmenté ces dernières années et dépend de la
taille de l’établissement
Nombre moyen de PC par type de structure
On observe une
différence de 9 925%
entre les ex Hôpitaux
Les CH1 ont un budget < 20M€, les CH2 ont un budget compris entre 20M€ et 70M€, les CH3 ont un budget >
70M€. Locaux et les CHU!
Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS
Focus sur un établissement : les HCL
Evolution du nombre de PC achetés
On arrive à un pallier
4000
3500
dans les CHU: moins
3000 de PC sont achetés.
2500 On passe de 3422 PC
2000 achetés en 2009 à 1851
1500 en 2013 (malgré les
1000
queues de budget qui
500
0
gonflent un peu 2012)
2009 2010 2011 2012 2013
Source: DSI HCL
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 10La loi de Moore devient de moins en moins exacte: l’obsolescence des postes
est moins rapide aujourd’hui
Comparaison loi de Moore – processeurs INTEL
Pendant près de 40 ans la loi
s’est avérée exacte mais elle
se heurte aujourd’hui à deux
limites:
- La miniaturisation a atteint
ses limites
-Le développement de
l’informatique verte est
antinomique avec la course à
la puissance
A titre d’illustration, on peut dire
que depuis Windows Vista, les
versions de l’OS ne sont plus
de plus en plus gourmandes!
LOI DE MOORE
« la quantité de transistors pouvant tenir sur une puce
informatique doublera tous les deux ans »
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1196% des établissements utilisent la suite Microsoft Office, parmi eux une
majorité utilise également open office
Utilisation de la suite MS Office
dans les établissements Utilisation de la suite OPEN Office par
type d'établissement
60%
50%
40%
Utilisent MS
30%
Office
N'utilisent pas MS 20%
Office
10%
0%
CHU/R CH1 CH2 CH3 CHS CLCC ESPIC Autres
privés
Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS
La quasi-totalité des …Ce qui ne les empêche pas d’utiliser
établissements utilisent la suite (au moins partiellement) une autre suite
MS Office, seuls 4% des de bureautique!
établissements se passent de la Ainsi 56% des CH au budget entre 20 et
suite de Microsoft… 70M€ utilisent également OPEN Office
mais de manière très épisodique
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 12Le marché des PC est un marché très oligopolistique avec un nombre limité de
fabricants et de distributeurs
Fabricants à l’AP-HP Distributeurs à l’AP-HP
Pourcentage de répartition Pourcentage de répartition Distributeurs (fixe, portable, client léger,
par marque des clients
des PC de bureau par
légers à l'AP-HP
écran):
marque à l'AP-HP
2% 1,50%
0,70
1,60 0,70
3% 0
0,50% Hewlett
%
%
% Hewlett Computacenter, Econocom, Inmac-Wstore,
Packard
4% Compaq Packard Stimplus, SCC
NCD
IBM
Lenovo Compaq
89%
Dell 97%
Autres
Autres
Pourcentage de répartition Pourcentage de répartition
par marque des Portables par marque des écrans à
à l'AP-HP l'AP-HP
5% Hewlett Samsung
5% 6% 2% 1%
5% Packard
Lenovo Philips
9%
LG Contrairement à d’autres
Samsung
16% segments, nous pouvons voir
23% Hewlett
Dell 59%
69% Packard que le segment des PC est très
Dell
Autres concentré au niveau des
Autres
fabricants ET distributeurs
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 13Le client léger: une alternative au PC classique dont le choix ne repose pas sur
les coûts directs
Inconvénients du client léger Avantages du client léger
• Infrastructure d'hébergement (serveurs • Coût d'administration plus faible
et stockage) • Matériels et OS des clients moins chers
• Formation du personnel d'administration • Indépendance de l'OS poste : moins
et complexité d'administration plus forte voire aucune migration des OS postes,
peu de qualification des applications
• Licences client léger (plus TSE)
• Mobilité des utilisateurs
• Adaptation des parties clientes des • Consommation de bande passante plus
applications faible (wan)
Attention il vaut mieux parler de virtualisation des postes que simplement de client léger
La différence de coût ne se fait pas sur le matériel
Le choix du client léger n'est pas simplement une décision financière mais
dépend du type d’évolutivité voulu ou de considérations de sécurité
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 14Il existe un CH qui pratique la location de PC aujourd’hui avec des résultats
plutôt satisfaisants malgré quelques limites: le CH de Briey
Quelques éléments de contexte sur la pratique du CH de Briey
• Le CH de Briey loue PC et imprimantes en infogérance complète depuis neuf ans
• Ils paient entre 100 et 120 K€ par an pour l’ensemble de la prestation
• Il y a 400 PC, 170 imprimantes, 50 portables et 70 clients légers
• Le renouvellement est fait tous les 3 ans
Avantages de la location – Inconvénients de la location –
infogérance infogérance
+ A permis de maintenir un parc à
jour avec une capacité - Gros travail de renouvellement
d’investissement bloquée du parc tous les 3 ans
+ A permis d’avoir un parc - Ils ont mis des PC moins
homogène et un OS homogène puissants pour réduire la facture
+ A permis d’avoir un parc récent (AMD)
car loué sur 3 ans
Pour pouvoir tirer des conclusions définitives il faudrait avoir le coût
équivalent s’il avait été acheté et maintenu par les soins du CH
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 15Analyse de la pratique de location de PC: il s’agit avant tout d’une décision
d’ordre financier
Inconvénients Avantages
• Perte de la propriété des PC. Le • Permet une externalisation de la dette,
coût de location ne peut être voire un accroissement de trésorerie
supprimé (« lease back »)
• Perte de la maitrise de la durée de • Permet une facturation à l’usage et de
vie du matériel lisser les dépenses
• Mise en place d’un marché de • Externalise et assouplit la gestion du
location très peu répandu parc de PC
• Difficulté de sortir de ce mode de • Supprime l’effet « variable
gestion des PC d’ajustement »
Le coût d’acquisition est quasiment identique au coût de location
Constat: la location est aujourd’hui très répandue dans le privé
Il existe très peu de références significatives dans le monde public
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 16L’analyse de la pratique d’ infogérance du parc de PC montre qu’elle est principalement
liée à des considérations de ressources humaines et de simplicité de gestion
Inconvénients Avantages
• Permet de s’affranchir des contrats
de maintenance et d’assistance
technique
• Perte des compétences
informatiques
• Permet une maitrise complète des
couts
• Dépendance accrue d’une société
tierce
• Permet de recentrer les
compétences informatiques sur le
métier de l’hôpital
L’infogérance est généralement mise en place pour pallier à des manques de personnel
L’impact financier est très difficile à mesurer (cout RH?) mais semble être neutre
Ce type de prestation se déploie de plus en plus en raison des difficultés de recrutement et du
recentrage des personnels sur le métier de l’hôpital.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 17Des solutions open-source qui peuvent générer des gains existent même si
parfois des difficultés dans la compatibilité avec le SIH apparaissent
1 2
« Business Model » du logiciel open-
Types d’OS open-source
source
• Modèle de services et non de vente
comme les logiciels propriétaires. • Existe pour PC ou client léger
• Budgets davantage consacrés au (Thinstation ou Raspbian utilisé sur les
développement de projets et l’intégration Raspberry Pi du CH de Montceau les
de solutions plutôt qu’aux maintenances Mines)
et aux achats de licences.
• Possibilité de recycler des pc faibles
On les retrouve dans les comptes 615 performances en clients légers avec ces
ou 628 exploitation mais pas dans les distributions open sources
comptes d’investissement (classe 2)
3 4
Gestion de parc et de télédistribution Types de solution de virtualisation
de logiciels open-source
• Possibilité de gérer ces éléments via une
application web, open-source (GLPI) pour •Il en existe principalement deux: Xen et
un coût de licence nul KVM
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 18Le choix d’une procédure d’achat basée sur un accord-cadre puis ses marchés
subséquents a permis à l’AP-HP de réaliser des gains de 435k€
• Les dépenses en acquisition de postes de travail à l’AP-HP représentaient 1 965K€
Constat • Certaines difficultés pour gérer les variations de prix ou intégrer les innovations technologiques
• Mise en place d’un accord-cadre dont le critère est 100 % sur le prix pour plafonner les tarifs sur les 4 ans. Des
marchés subséquents annuels pour remettre en concurrence, dont les critères sont 60 % sur le prix, et 40 % sur la
qualité technique.
• Révision annuelle des montants plafonnés de l’accord-cadre si la variation du cours Dollars/Euro dépasse les bornes de
5 %.
• Homogénéisation des produits par le choix de peu de modèles répondant à des configurations types précises : 2 types
Plan d’Unité Centrale, 3 pour les écrans et les portables, et 2 pour les clients légers). Contrôle de conformité aux
caractéristiques techniques minimum (ex: valeur Sysmark)
d’action
• Conditions de mise en œuvre
- Fixer lors de l’accord-cadre les typologies de chaque modèle devant répondre aux configurations minimum.
- Chaque marché subséquent d’une durée de 10 à 15 mois, rafraichit les caractéristiques techniques des modèles pour
suivre les évolutions techniques. Le jugement des offres est sur le prix pour 60% et 40 % pour la qualité technique avec
l’obligation de répondre aux exigences minimum au risque de non-conformité. Le marché subséquent est une réponse à
l’obsolescence technique.
• Gain achat de 435 345 € TTC ramenant le montant des dépenses en acquisition de postes de travail de 1 965 787 €
TTC à 1 530 442 € TTC soit une économie de 22,15%
Résultats
• Optimisation de la capacité à profiter des évolutions techniques
• Meilleure gestion des variations de prix pouvant être induites par l’indice du cours de change des devises $ contre €
Gain de 435K€ soit 22% des dépenses
d’acquisition de postes de travail
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 19Le choix d’acheter une extension de garantie à 5 ans pour les PC a
permis au CHU de Montpellier de réaliser des gains de 10K€ en deux ans
• Le CHU de Montpellier achète ses PC avec 3 ans de garantie. Il utilise le marché de maintenance UNIHA pour
l’infogérance de ses PC.
Constat • Pour les PC achetés depuis 2010, le niveau de maintenance demandé est N3 (pièces et main d’œuvre comprises) sous
garantie pour un montant de 23,09 € HT par PC par an,
• En octobre 2013, la garantie de 3 ans de 619 PC est arrivée à échéance, le niveau de maintenance serait passé à N3
hors garantie pour un montant de 43,30 € HT par PC par an.
• Réflexion sur l’achat d’une extension de garantie de 2 ans supplémentaire pour ces machines afin de comparer si
passer en niveau N3 hors garantie serait avantageux.
Plan • Négociation auprès de DELL pour obtenir un tarif proche des tarifs UNIHA pour ces extensions (pas de possibilité
d’action d’acheter ces extensions sur le marché en cours).
• Obtention d’un tarif à 25 € HT par PC.
• Montant sans extension = 619*(43,3*2) = 53 605,40 € HT
Résultats • Montant avec extension = (619*25)+619*(23,09*2)= 44 960,42 € HT
Soit une économie de 9 544,48 € HT sur deux ans
Gain de 10K€ pour 10% du parc
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 20L’achat de licences MS Office adaptées à l’institut de formation
d’aides soignants a permis au CH de Redon de réaliser des gains de 80%
• Utilisation de licences MS Office standard en Open Gouv pour l'institut de formation d'aides
soignants qui est dédié à l'enseignement pour un montant de 2 683,6€ (soit 335,45€ par licence)
Constat
• L’institut de formation d’aides soignants dispose de 8 PC sur 300 PC en tout dans le centre
hospitalier: cela signifie qu’il représente 2,7% des PC.
• Vérification auprès de Microsoft des droits du centre hospitalier en termes d’achat de licences à prix
Plan réduit.
d’action
• Achat de licences adaptées pour les 8 postes qui peuvent en disposer
Résultats • Achat de 8 licences MS Office education (66,15 € TTC) au lieu de licences Open Gouv soit un gain
de 2154,40 € TTC (80% d'économie).
Gain de 2,2K€ soit 80% par rapport au prix des
licences MS Office Open Gouv
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 21Le choix d’une société spécialisée pour collecter les PC en vue du
recyclage a permis aux HCL d’économiser 100% des coûts de recyclage
• Les coûts de recyclage représentaient 5€ par PC aux HCL et ce en regroupant les PC par
Constat
conteneur.
• Les postes de travail réformés sont enlevés sur les 5 sites des HCL gratuitement par la société
PAPREC.
Plan • Le principe est simple, des caisses grillagées sont déposées et laissées sur les sites. Une fois
d’action remplies, la société PAPREC les reprend.
• Aucune prestation complémentaire n’est proposée (manutention, perçage des disques, …)
• Ne pas payer deux fois le coût de recyclage du PC (DEEE)
Résultats
• Cela permet d’économiser également la gestion du recyclage (gestion des associations, transport,
logistique…) soit 5€ par poste de travail
Gains de 5€ par PC soit 100% des coûts de
recyclage
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 22Le choix de migrer 10% de son parc informatique sous Linux a
permis à la Gendarmerie Nationale de réaliser des gains de 1,3M€
• 100% des 134 000.postes de la gendarmerie étaient achetés avec la licence Windows OEM pour
Constat
un coût unitaire de 97€
• La gendarmerie a migré 10% de son parc informatique sous Linux
Plan • De nombreuses mesures ont été mises en œuvre afin de supprimer les adhérences
d’action avec Windows
• Le coût du changement est moindre du fait de la « webisation » des applications
• Gains de 97€ par poste sur 13 400 postes de travail soit un gain total de 1,3M €
Résultats
• Les autres postes restent sur un OS Windows classique
Gains de 1,3 M€
* source: ministère de l’ Intérieur Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 23L’adhésion à l’accord AGIH a permis aux adhérents de réaliser des
gains de l’ordre de 25% sur les logiciels concernés
• Les différents établissements achetaient leurs logiciels de manière standard, avec Rappel ARMEN
Microsoft en position de quasi monopole vague 1 - logiciels
Constat
• La plupart des ES avait recours à des solutions à moindre coût et ne bénéficiait pas des services
« premium »
• Constitution d’un Groupement de commandes AGIH (Achats Groupés d’Informatique Hospitalière)
sous l’égide du GCS Uni HA comprenant plus de 250 membres Massification
Plan
d’action • Conclusion d’un accord cadre sur la quasi-totalité du catalogue des logiciels
• A l’heure actuelle plus de 500 000 postes sont éligibles à l’accord AGIH
• Les ES bénéficiant des termes de l’accord AGIH bénéficient d’une large gamme de services et de
logiciels Microsoft
Résultats
• Les gains par rapport à l’achat de tous les services de manière indépendante sont de l’ordre de
80% mais puisque la plupart des ES n’achetaient pas toute la gamme de logiciels Microsoft, le gain
moyen constaté serait plutôt de 25%
Gains de l’ordre de 25% sur le périmètre des
logiciels concernés
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 24L’optimisation de la stratégie achat a permis aux adhérents UNIHA
de réaliser des gains de 20% sur l’ensemble des acquisitions PC/ écrans
• Deux marchés de volume important avaient déjà permis de réaliser des gains importants (47% entre
le premier et le deuxième marché)
Constat
• Nécessité de définir des nouveaux leviers d’achat dans la stratégie pour au minimum maintenir le
niveau de prix
• Dialogue avec les constructeurs amélioré en amont pour optimiser le marché
• Prise en compte dans le marché de la parité €/$ dans la formule de révision de prix
Plan • Modification de la durée du marché (2 ans fermes reconductibles deux fois un an au lieu de 1 an
d’action reconductible 3 fois)
• Optimisation des spécifications techniques en collaboration avec les constructeurs: descriptif
technique allégé et adapté aux gammes des constructeurs
• Une seule référence en PC fixe pour que le distributeur puisse stocker et répondre aux délais
• Gain global de 20%
Résultats
• Evolution qualitative du matériel
Gain global de 20% par rapport au marché
précédent Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 25L’optimisation de l’administration avec une gestion de parc centralisée au CH
de Redon a permis un gain de 75%
• Le déploiement d'un nouveau poste de travail prenait 4h.
Constat
• Il n'y avait pas de processus standard de déploiement des applications.
• Mise en place de "master" et d'une solution de gestion de parc et télé-déploiement d'applications.
Plan
d’action
• Mise en place d'une centralisation des données utilisateurs.
• Le déploiement d'un nouveau poste s'effectue en moins d'une heure
• Les applications sont déployées de manière uniforme.
Résultats
• La centralisation des données permet de faciliter la migration des données en cas de changement
d'OS et d'éviter de procéder à leur restitution en cas de panne du PC (puisqu'elles ne sont plus sur le
PC).
Gain de 75% des dépenses dans
l’administration des PC
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 26Opportunité 1: Mutualiser les achats de PC, logiciels et maintenance
• Cette opportunité concerne
Gain retenu
Opportunité de gains
l’intégralité du périmètre sauf
Assiette retenue
les 90% de logiciels
concernés par l’AGIH
• On peut constater des • On considère que l’ensemble
UNIHA + AP-HP représente • Potentiel de Gain =
gains assez différents entre 30% des PC en milieu 40M€ x 10% = 4M€
centrales d’achat et au sein hospitalier. De même on
même de l’UGAP (avec ou considère que l’UGAP et le
sans convention…) • Cela représente 2,7% du
Resah idf représentent périmètre des « PC en
également 30%. Il reste 40%
d’établissements qui achètent coût complet »
• On retient le gain de l’UGAP
sans convention: 10% seuls ou en petits
groupements
• Assiette retenue = (147,4M€ -
90% x 53M€) x 100% x 40%
= 40M€
10% 40M€ 4M€ (2,7%)
• Il est important de vérifier la performance des petits groupements, en particulier par
Conditions de rapport à l’UGAP, car ils sont en général moins performants.
mise en œuvre • C’est une mesure très simple à mettre en place et nécessitant assez peu de temps. Elle
aura aussi pour avantage de simplifier le processus achat
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 27Opportunité 2: Optimiser les techniques d’achat dans le cadre d’un
groupement
• Deux exemples de bonnes
Gain retenu
Opportunité de gains
Assiette retenue
pratiques qui ont généré
des gains de: 22% pour
l’AP-HP et 20% pour UNIHA • Cette opportunité concerne
l’intégralité du périmètre • Potentiel de Gain =
• on enlève ce qui est du à la mutualisé des achats de PC 59,8M€ x 15% = 8,8M€
conjoncture pour rester et maintenance
prudent dans l’hypothèse • Cela représente 6% du
périmètre des « PC en
• On suppose une partie de • Assiette retenue = 147,4M€ - coût complet »
ces gains acquises mais il (0,9 x 53M€) x 100% x 60% =
est toujours possible d’aller 59,8M€
chercher des gains en plus.
• Gain retenu: 15%
15% 60M€ 8,8M€ (6%)
• Il faut vérifier la nature de marché la plus adaptée. L’accord cadre avec marchés
subséquents était très adapté pour l’AP-HP mais ne le sera pas forcément pour tout le
Conditions de monde.
mise en œuvre • Challenger les demandes pour arriver à des achats au plus proche du juste besoin est
également une étape essentielle
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 28Opportunité 3: Recourir à l’accord AGIH/UNIHA pour acheter les logiciels
Microsoft
• Cette opportunité concerne
Gain retenu
Opportunité de gains
la partie logiciels du
Assiette retenue
• On suppose que les petits périmètre soit 53M€
ES n'achètent pas la totalité • On considère que les
des logiciels offerts par logiciels offerts par l’accord
l'AGIH lorsqu’ils ne représentent 90% des • Potentiel de Gain =
bénéficient pas de cet logiciels du périmètre 12M€ x 25% = 3M€
accord. • 50% des ES sont éligibles
AGIH et n'y ont pas encore • Cela représente 2% du
• Nous retenons donc la adhéré. Tous n'y ont pas périmètre des « PC en
fourchette basse de intérêt du coup on prend une coût complet »
l'estimation hypothèse prudente: 25%
des ES y ont intérêt
• Gain retenu: 25%
• Assiette retenue = 53M€ x
90% x 25% = 12M€
25% 12M€ 3M€ (2%)
• Il faut avant tout être éligible à l’accord
Conditions de • Signer la convention pour bénéficier ensuite de l’accord et de tous les logiciels
mise en œuvre disponibles pour 97€/an/ poste
• L’accord est susceptible d’évoluer pour mieux s’adapter aux besoins
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 29Opportunité 4: Optimiser le « licencing » des produits Microsoft
• Cette opportunité concerne
Gain retenu
Opportunité de gains
la partie logiciels du
Assiette retenue
périmètre soit 53M€
• On considère que les
logiciels concernés
représentent 90% des • Potentiel de Gain =
• Les licences éducation sont 0,4M€ x 80% = 0,3M€
en moyenne 80% moins logiciels du périmètre
chères que les licences • Cela concerne les
classiques établissements qui n’ont pas • Cela représente 0,2% du
intérêt à adhérer à l’accord périmètre des « PC en
AGIH (25%) et leur part de coût complet »
• Gain retenu: 80%
PC dédiés à la formation est
estimée à 3%
• Assiette retenue = 53M€ x
90% x 25% x 3% = 0,4M€
80% 0,4M€ 0,3M€ (0,2%)
• Il faut vérifier la part des PC qui sont dédiés à la formation pour savoir quelle part de
Conditions de licences étudiant peuvent être achetées.
mise en œuvre • Pour un CHU, la limite était fixée à 15%
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 30Opportunité 5: Optimiser la partie administration des PC (centralisation des
données, meilleure gestion de la maintenance etc.)
• Cette opportunité concerne
Gain retenu
Opportunité de gains
• Réduction de 75% du
Assiette retenue
la partie maintenance du
temps de déploiement et du périmètre soit 53M€
temps de migration (1 • Concerne une partie de
migration sur 5 ans) l'installation et maintenance. • Potentiel de Gain =
On considère que cela 8,5M€ x (37,5% +37,5%) =
• On considère que cela représente 40% de la 6,4M€
induit une réduction des maintenance
coûts de 37,5% sur le • On considère que ce sont • Cela représente 4,3% du
déploiement et 37,5% sur la une grande partie des petits périmètre des « PC en
migration. Ces gains sont et moyens établissements qui coût complet »
complémentaires et sont concernés (40%)
parfaitement cumulables
• Assiette retenue = 53M€ x
• Gain retenu: 75% 40% x 40%= 8,5M€
75% 8,5M€ 6,4M€ (4,3%)
• C’est tout ce qui permet d’administrer le pc à distance: prise de main à distance,
inventorier, déployer en masse les applications, paramétrer le poste pour l’utilisateur,
Conditions de diminuer le stockage local des données
• Nécessité de mettre en place une infrastructure d’administration
mise en œuvre • Le gain est probablement minimisé car on ne l’a calculé que sur le déploiement d’un PC
(on ne comptabilise pas le temps d’inactivité, le déplacement de l’agent..)
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 31Opportunité 6: Adapter la durée de garantie achetée à la durée d’utilisation
du PC
Gain retenu
Opportunité de gains
Assiette retenue
• on constate des gains de
15,4€ par poste au CHU de
Montpellier. • Potentiel de Gain =
• Cette opportunité concerne 53M€ x 1,5% = 0,6M€
la partie maintenance du
• On suppose que ce cas de périmètre soit 53M€
figure est assez classique et • Cela représente 0,4% du
on retient le même gain: périmètre des « PC en
• Assiette retenue = 53M€ coût complet »
1,5% de la maintenance
• Gain retenu: 1,5%
1,5% 8,5M€ 0,6M€ (0,4%)
• Au fur et à mesure du renouvellement du parc il faut acheter l’extension de garantie à 5
Conditions de ans.
mise en œuvre • Cet achat est rentable dans tous les cas
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 32Opportunité 7: Optimiser les coûts de recyclage
Gain retenu
Opportunité de gains
Assiette retenue
• on constate des gains de • Cette opportunité concerne
5€ par poste aux HCL la partie recyclage. • Potentiel de Gain =
0,3M€ x 100% = 0,3M€
• Cela représente 100% de la • Cette partie représente 0,2%
partie recyclage. Ce coût du coût complet du PC • Cela représente 0,2% du
peut donc être éliminé périmètre des « PC en
totalement coût complet »
• Assiette retenue = 147,4M€ x
0,2% = 0,3M€
• Gain retenu: 100%
100% 0,3M€ 0,3M€ (0,2%)
Conditions de • Vérifier la disponibilité d’un organisme pouvant prendre en compte le recyclage des PC
mise en œuvre
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 33Opportunité 8: Migration l’OS vers de l’open-source
Gain retenu
Opportunité de gains
Assiette retenue
• Cette opportunité concerne
• Le coût moyen d’une la partie logiciels su périmètre
licence Microsoft Windows et empiriquement, l’OS
est de 75€. Le coût moyen représente 1/6 du montant. • Potentiel de Gain =
d’une installation Linux est 0,9M€ x 70% = 0,6M€
de 20€. • On considère que cette
migration est possible dans • Cela représente 0,4% du
• Le Gain est donc de 55€ par 100% des établissements périmètre des « PC en
poste. pour 10% de leur parc. coût complet »
• Gain retenu: 70% • Assiette retenue = 53M€ x
1/6 x 10% = 0,3M€
70% 0,9M€ 0,6M€ (0,4%)
• Définition d’un socle commun pour les logiciels
Conditions de • Suppression des adhérences des applications avec Windows
mise en œuvre • Déterminer les communautés d'utilisateurs appropriés
• Accompagnement site par site (conduite du changement)
Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 34Matrice enjeux efforts: les gains représentent 23,3M€ soit 15,8% du périmètre
7
Opportunité
5
1) Mutualiser les achats de PC 6 2
1
2) Optimisation des techniques d’achat
dans le cadre d’un groupement 5
Enjeu = Valeur crée (en M€)
3) Recourir à l’accord AGIH pour
acheter des logiciels Microsoft
4
4) Optimiser le « licensing » des
produits Microsoft
5) Optimiser la partie administration 3 3
des PC (centralisation des données
meilleure gestion de la maintenance
etc.)
2
6) Adapter la durée de garantie
achetée à la durée d’utilisation du PC
1
7) Optimiser les coûts de recyclage 6 8
4 7
8) Migrer l’OS vers de l’open-source 0
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Effort = Accessibilité et temps
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 35Conclusion
Le coût d’acquisition du PC même s’il ne représente que 19% du coût complet,
peut être encore optimisé (groupements, centrales d’achat, stratégie d’achat…).
Les établissements cités ont déjà travaillé sur ce sujet
La maintenance du PC représente près de la moitié du coût complet, en cela
l’optimisation de l’administration représente la source majeure de gains.
Les autres pistes étudiées (client léger, location, infogérance…) ne sont pas
suffisamment mises en œuvre ou chiffrables dans les établissements pour mesurer
les gains potentiels. Ce sont des choix de stratégie de l’établissement qui ont un
impact qui va bien au-delà du coût complet.
Le poste de travail est au cœur des organisations. Les évolutions technologiques
permettent de proposer tous les jours de nouveaux terminaux. Ils pourront être
adoptés dès lors qu’ils répondront à des besoins de l’organisation. Il n’en demeure
pas moins que nos conclusions restent valables dans ce contexte
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 36Remerciements
Etablissements
Daniel Caby CH Annecy CH Briey
du groupe
CH St. Denis
CHU Bordeaux Fabrice Cianni, Marraine AGIH
DSIO
Econocom,
Citrix, VMWare
Lenovo et Dell Computacenter Paprec
et Systancia
et SCC
Spie
infogérance
services
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 37Annexes
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 38Comment arriver à une évaluation simple du montant du PC (en se focalisant
sur les coûts externes)
Tableau à remplir pour les établissements du groupe
Investissement en Investissement en Maintenance Nombre de PC de
PC (montant en K€) logiciels (en K€) (montant en K€) l’ES
-K€ -K€ -K€ -
Rappel méthode Comment extrapoler au niveau national
% gain = gains sur le coût complet En
Coûts externes
En combinant multipliant
On fait une
les données ces chiffres
moyenne par
des
Les gains sont calculés sur le PC de l’ par PC par
établissements
coût complet mais on se investissement le nombre
du groupe on
rapporte aux coûts externes. matériel et de PC au
arrive à un
logiciel et de la global, nous
montant par PC
Pour simplifier dans le cadre du maintenance aurons une
moyen pour les
PC, nous nous rapporterons par estimation
3 postes de
établissement de la
aux 3 données du tableau ci- dépense
dessus cartographie
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 39Vous pouvez aussi lire
