ARMEN VAGUE 1 Segment véhicules en coût complet Livrable long
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ARMEN VAGUE 1
Segment véhicules en coût complet
Livrable long
Pourquoi, s’intéresser au sujet des véhicules ?
1. Un poste de dépenses annuelles de 104 M€
2. Des véhicules nombreux, mal entretenus, vieillissants, souvent très
Un poste de dépenses annuelles de 700 M€
polluants
3. Véhicules
Des = vecteurs
véhicules tropd'image, d'exemplarité,
nombreux, objets d'enjeux de pouvoir
mal entretenus,
Notion du juste besoin peu prioritaire
vieillissants, souvent très polluants
4. Accroissement ++++ du poste de dépense carburant : 1/3 du coût d'utilisation
Véhicules
d'un véhicule= vecteurs d'image, d'exemplarité, objets
d'enjeux de pouvoir Notion du juste besoin peu
5. gérer les véhicules c’est aussi agir sur les comportements
Bienprioritaire pour
maîtriser les dépenses de carburant et diminuer le nombre d'accidents
(poste entretien réparation, assurance, etc.).
Accroissement ++++ du poste de dépense carburant : 1/3
Mieux gérer son parc automobile = un potentiel de gain de 16 M€ sur 3 ans
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1
Parrain : Jean Pierre Sivignon
L’équipe et l’équipe élargie Chef de la mission interministérielle
d’appui pour la rationalisation du parc automobile de l’Etat
Equipe Equipe élargie
Nom Fonction Etablissement
Florence Marquès Responsable achats et CHRU Montpellier
approvisionnements (entretiens réalisés)
Anne-Laure Sartre Acheteur CHRU Montpellier ENTITES
Thierry Plantard Directeur Achats CHU Amiens
Ministère de la Santé
Brahim Atmimou Acheteur CHRU Strasbourg
Ville de Paris
Catherine Bargheon Directrice des achats et de la CH Alpes Isère
logistique CH Valenciennes
Denis Labre Attaché d’administration Hôpitaux Drôme Nord CH Montélimar
Achats et marchés
CH Valence
Thérèse Derisbourg Directrice des services CH Le Rouvray
économiques et logistiques SNCF
Florian Prévost Chef du groupe d’achats UGAP
véhicules légers Grande entreprise publique
Benjamin Lapostolle Directeur achats et logistique CH Montluçon Association Nationale des Responsables de
Transport Hospitaliers
Anne Lion Adjointe de direction Fondation Bon
Sauveur Picauville
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 2
Sommaire
Présentation du périmètre et de la
cartographie des dépenses
Analyse de la situation actuelle
Bonnes pratiques identifiées
Opportunités de gains au niveau national
Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
Conclusion
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 3
Périmètre financier : L’acquisition de véhicules représente plus de la moitié du
volume d’achat du segment
Véhicules TCO en M €
104 M € (extrapolés)
30,8
53,6
19,5
Détention 51%
Entretien 19%
Carburant 30%
Sources : INSEE, DELOITTE, UGAP, DEXIA
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 4Exemple de structure d’un TCO : parc de véhicules du CH Alpes Isère - 2011
Coût acquisition 190 043 Données sur le parc
Assurances 44 993 Nombre de véhicules 120
Entretien et pièces 40 000 Ancienneté moyenne 5 ans
Carburant 101 531 Kilométrage annuel total 913 282
Contrôles réglementaires 3 856 Nombre de sinistres 31
Cartes de carburant 2 860 Montant des remboursements 55 000
Total TCO/an € 383 283 Rapport sinistre/prime 1,25
Structure du TCO Parc automobile
1,01% 0,75%
26,49%
Indicateurs:
TCO/véhicule: 3194 € 49,58%
PRK: 0.42€
10,44% Coût d'acquisition
Emission CO2 g/km: 190
Assurances
11,74%
Entretien et pièces
Carburants
Contrôles réglementaires
Cartes de carburants
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 5Un périmètre circonscrit
Les véhicules sanitaires représentent seulement 11% du total
18%
10%
5% 4%
3%
11%
4%
56%
VP inférieur à 9 VU léger (type VU type fourgon PL VSL VLM SMUR Total
places Kangoo) inférieur à 3T5
Montluçon 43% 32 27% 20 4% 3 11% 8 1% 1 11% 8 4% 3 75
Montélimar 52% 15 14% 4 17% 5 3% 1 3% 1 0% 0 10% 3 29
HDN 54% 43 25% 20 14% 11 3% 2 0% 0 0% 0 5% 4 80
Amiens 58% 56 21% 20 4% 4 7% 7 1% 1 4% 4 5% 5 97
Le Rouvray 78% 99 8% 10 13% 17 0% 0 0% 0 1% 1 0% 0 127
Montpellier 50% 131 18% 48 11% 28 7% 17 9% 23 2% 5 3% 8 260
TOTAL 56% 376 18% 122 10% 68 5% 35 4% 26 3% 18 3% 23 668
Sources : Benchmark établissements de santé
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 6Sommaire
Présentation du périmètre et de la cartographie
des dépenses
Analyse de la situation actuelle
Bonnes pratiques identifiées
Opportunités de gains au niveau national
Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
Conclusion
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 7SITUATION ACTUELLE
Une maturité achat encore faible sur le territoire hospitalier
Le marché hospitalier ne représente que 0,1% sur le marché des acquisitions de
véhicules et ne le place pas dans une position dominante pour la négociation
Les bonnes idées sont nombreuses mais rencontrent des difficultés de mise en
œuvre
La culture d’identification et de mesure d’un gain quantifié n’est que trop peu
rencontrée
Les structures hospitalières sont très hétérogènes dans leur taille et leur activité,
ce qui nécessite la mise en œuvre d’une démarche globale (recensement, loi de
roulage, car policy, etc…).
Ceci implique que les BP identifiées ne sont pas forcément duplicables en l’état
dans toutes les organisations mais seulement dans une partie d’entre elles.
En revanche elles peuvent servir de modèle ou d’axe de réflexion pour tous les
établissements.
Les bonnes pratiques existent toutefois dans de nombreuses structures mais
beaucoup ont été écartées du fait de leur non quantification.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 8SITUATION ACTUELLE
2000 véhicules par an pour les hôpitaux contre 2 millions de véhicules sur le
marché national
Marché français des ventes
de véhicules
2 millions de véhicules par an
La part des hôpitaux :
2000 véhicules par an
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 9SITUATION ACTUELLE
En synthèse sur le marché fournisseur de prestations de services:
2 Types de prestations :
la location longue durée (LLD)
la gestion de flotte (fleet management)
Les 4 premiers opérateurs
détiennent 72 % des
Une très forte concentration du secteur autour de : prestations de LLD et fleet
management
• La Société Générale (via ALD Automotive),
• Renault (via Diac Location),
• PSA (via Credipar)
• BNP Paribas (via Arval Service Lease) sont les leaders de la profession.
Le parc automobile français en LLD a atteint 1,155 M de véhicules en 2011,
soit une hausse de 1,5% par rapport à 2010
Le fleet management a atteint près de 236 000 véhicules en 2011
soit une hausse de 4% par rapport à 2010
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 10Sommaire
Présentation du périmètre et de la cartographie
des dépenses
Analyse de la situation actuelle
Bonnes pratiques (exemples)
Opportunités de gains au niveau national
Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
Conclusion
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 11Bonnes pratiques identifiées sur la base de retours d’expériences terrain
Dans le cadre de notre démarche de conduite d’entretiens, nous avons pu
constater :
La majorité des structures auditées s’est lancée dans une démarche d’analyse
en coût complet de son parc afin de tendre vers une optimisation des
dépenses.
En effet, la performance dépend avant tout d’actions connexes menées dans le
cadre d’une réflexion globale d’entreprise.
Ces démarches aux actions très imbriquées et liées, ont fait émerger des
opportunités issues de diverses bonnes pratiques du fait des fortes imbrications
et interconnexions entre les différentes actions menées dans les structures
auditées.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 12Bonne Pratique
1 Gestion en coût complet du parc de véhicules Etat
• Problématiques :
▪ Un parc globalement ancien et coûteux
Synthèse ▪ Une gestion de parc fortement déconcentrée et une quasi-absence de maîtrise centrale de la fonction automobile
• Résultats :
▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une gestion en coût complet et une optimisation des dépenses
▪ Une réduction des rejets de CO²
▪ Leviers identifiés ▪ Optimisation des coûts ▪ Décret du Premier Ministre et
– Mutualisation et coordination centrale, – Choix de l’acquisition patrimoniale comme Vademecum sur la rationalisation de la gestion
– Globalisation et massification de la commande, mode principal, adossé aux conditions du parc auto mobile de l’Etat fixant :
– Développement de l’externalisation des tarifaires de l’Ugap. – Les règles de réduction du parc de
Détails activités de soutien, – Externalisation des fonctions support véhicules anciens,
du plan – Optimisation, standardisation et environnement d’entretien, réparation, sinistralité, gestion – La politique d’achats des véhicules,
– Simplification des procédures juridiques, administrative et contrôle de gestion adossée – L’externalisation de la gestion de flotte,
d’actions budgétaires et comptables, aux accords cadres de l’UGAP, – Le respect des normes anti-pollution,
– Professionnalisation, – Standardiser le choix des modèles, – Les règles d’attribution individuelle des
– Evaluation. – Renforcer et professionnaliser la fonction de véhicules,
soutien automobile, – Les règles d’utilisation privative des
– S’appuyer sur un système d’information dédié véhicules.
propre à l’Etat. – Passation d’un marché interministériel
pour l’achat du carburant (carte
accréditive).
Diminution des dépenses liés à la gestion de parc
▪ L’étude sur l’externalisation des véhicules de la gamme commerciale du parc automobile de l’Etat menée
par la Mission Interministérielle « France Achats » en 2008 établissait un coût moyen du parc (entretien
et maintenance) à 1057 € TTC, en 2011 la dépense moyenne annuelle par véhicule s’établit à 728 €, soit
Résultats
- 30 % - 30 % des dépenses annuelles
des dépenses ▪ Prochaines étapes :
annuelles - Formation des personnels à l’éco-conduite,
- Mise en place d’un marché de location courte durée.
- Assurance automobile.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |Bonne Pratique
2 Acquisition à l’UGAP et gestion en pool au CH de Drôme Nord
• Problématiques :
▪ Utilisateurs multiples
▪ Gestion de pool peu efficace
Synthèse • Résultats :
▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une rationalisation du parc et une mutualisation
▪ Une amélioration qualitative de la réponse apportée aux utilisateurs
▪ Affectation des dépenses par véhicule ▪ Analyse de la gestion du parc ▪ Optimisation des coûts
(Suivi par tableur) – 80% des véhicules sont affectés, – Passage à la LLD pour les 2 poids lourds car
- Pièces détachées, – Des véhicules affectés mais roulant peu ( 4 nécessité de disposer d’un dépannage dans
– Consommables, lois de roulage ) les 2 heures ou un prêt de véhicule (gain de
Détails du – Pneus, – Un taux de disponibilité des véhicules en pool l’achat d’un véhicule supplémentaire)
plan – Heures et coût de maintenance interne – Rationalisation du parc (suppression des
faible
véhicules nécessitant des réparations
d’actions – Factures d’externalisation, – Un parc vieillissant (12 ans), fréquentes et analyse de l’opportunité
– Carburants, – Parc véhicules psy important en raison – Mutualisation : Augmentation du parc de
– Kilométrage annuel, d’implantations multi sites véhicule en pool de 4 passer à 16
– Frais d’assurance par véhicule et sinistralité – Faible sinistralité – Mise en place d’un outil de réservation et
– Contrôle technique, d’optimisation de l’occupation (co-voiturage)
– Augmentation du changement du parc sur des
véhicules récents pour diminuer la
consommation en carburant et le taux de CO2
– Recours à la location de courte durée pour
véhicules 9 places (déplacements EHPAD)
Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu
▪ Achat des véhicules neufs par l’UGAP depuis 4 ans ou occasions + LLD neuf ou occasion
▪ Amélioration de la performance de la gestion de parc :
- Gestionnaire de flotte ( guide des bonnes pratiques + ripage des véhicules)
Cible
Gain de 15% - Actualisation du système de réservation,
- Augmentation du nombre de véhicules en pool
sur les - Réduction du volume du parc : de 2 à 4 véhicules du pool et 1 véhicule 9 places
achats - Maintien d’un garage interne avec un agent
- Réduction des déplacements internes pour des réunions plénières par mise en place de la
visioconférence
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |Bonne Pratique
3 Une analyse du juste besoin a permis de diminuer le nombre de véhicules au CH
de Montluçon de 13%
1. Problématiques :
1. Un parc vieillissant (moyenne d’âge de 12,5 ans)
2. Des budgets d’investissement quasi-nuls
Synthèse 3. Des utilisateurs nombreux et dispersés sur plusieurs sites
2. Résultats :
1. Une réduction assez sensible de la taille du parc automobile
2. L’élimination des véhicules les plus anciens
1. Identification avec les services 2. Analyse de la répartition géographique 3. Dimensionnement des pools
utilisateurs des véhicules dits des véhicules généralistes pouvant être partagés par site
« spécifiques » ne pouvant être partagés Sites annexes : 8 véhicules
partagés (aménagés pour un service Configuration géographique : Site principal : 4 véhicules partagés
Détails particulier) ex: ambulance, poids Site principal + 7 sites annexes -6 véhicules
Autres actions concernant les véhicules
du plan lourds).
9 véhicules généralistes sur le site principal spécialisés :
d’actions partage de poids lourds entre services
56 véhicules ont été identifiés comme spécialisés 9 véhicules généralistes sur les sites annexes
29 véhicules sont à l’inverse considérés comme (1 à 2 par site) Suppression de 2 véhicules spécialisés
pouvant être polyvalents jugés peu utiles
Autres surpressions indépendantes de la
mutualisation :
Suppression de 2 véhicules suite à
réorganisation de services
-5 véhicules
Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu
BILAN :
11 véhicules supprimés depuis 2010
Diminution A court terme, un gain immédiat sur les acquisitions au-delà des 13%
A terme, une diminution du coût de détention de 13%
Résultats du parc de Réduction de la moyenne d'âge de 1,1 an grâce à la sortie des véhicules les plus anciens
13% Réduction des dépenses d’acquisition dans un contexte de grande rareté des crédits d’investissement.
-12% de dépenses d’entretien et réparations, -15% de dépenses d’assurance
Pas d’effet mesurable sur les Km parcourus
PERSPECTIVES :
Réduction du nombre de sites
Définition plus rigoureuse de la notion de véhicules spécialisés Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
Meilleure analyse de l’utilisation des ressources partagées (nouveau logiciel de réservation)Bonne Pratique
4 Gestion en coût complet du parc de véhicules CH Alpes Isère
• Problématiques :
▪ Véhicules affectés réalisant peu de kilomètres 914 000 kms (100% d’un parc de 120)
▪ Des sites d’activité très nombreux, éclatés et distants 117 VL (76 sur site principal)
Synthèse ▪ L’obligation d’accompagner les créations d’activités nouvelles (équipes mobiles de psychiatrie) à parc constant
• Résultats :
▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une gestion en coût complet et une optimisation des dépenses
▪ Des leviers identifiés pour des gains potentiels significatifs
▪ Leviers identifiés ▪ Les pratiques depuis 2008 ▪ Actions à mettre en œuvre
- Réduire le nombre de véhicules affectés
Réduction maintenance interne au préventif – Gains sur achat de véhicules grâce aux Taux cible 2012 – 2013 (46% )
– Coordination centrale, reventes, (marché annuel) - Mutualiser le parc VL sur site (64 VL)
Détails – Homogénéité du parc, – Diminution des coûts des pièces et - Mettre en œuvre un logiciel de
du plan – Affectation des dépenses par véhicules consommables grâce à la standardisation des réservation et de gestion de parc
d’actions – Modernisation et renouvellement à « parc modèles et des technologies, à l’affectation mutualisé
constant » des pièces et dépenses par véhicule - Assurer un taux de disponibilité
– Mutualisation et gestion informatisée des – Professionnalisation de la fonction de entrainant un taux de satisfaction 80%
réservations et de l’utilisation de la flotte gestionnaire de flotte - Formation à la sécurité, baisse du taux
– Simplification processus d’achat consommables – Parc homogène récent (moyenne d’âge 5 de sinistralité ciblé à -6%, gain estimé
– Analyse de la sinistralité ans) à 8 000 € sur prime assurance « flotte »
– AO Assurance « flotte » véritable – Suppression des PL et des TC plus de 9 pl, - Formation à l’éco-conduite, gain estimé
– Responsabilisation des conducteurs – Coûts de RH affectés au parc faible 1.25 ETP sur dépenses de carburant 15% soit
– Suivi du contrat d’assurance « flotte » et AO 16600 € (plan de formation 2013-2015)
- Utilisation de la carte d’achat
Gains réels & potentiels (consommables et pièces)
▪ L’étude menée sur les coûts en 2011 établit un coût moyen du parc (entretien et maintenance) à 1235 €
Maintenance TTC, tous véhicules confondus, soit - 30.5 % des dépenses annuelles relatives à l’entretien et la
maintenance, - 39% sur les cotisations d’assurance ayant compensé les hausses du prix des carburants
Résultats
– 30.5% à la pompe (+ 28.3 %)
Des gains ▪ Prochaines étapes :
potentiels - Formation des personnels à l’éco-conduite, (-15 % carburants sur 3 ans)
- Mutualisation des VL sur site et réduction de ce parc mutualisé de 20%
- Faire chuter la sinistralité et revenir à un rapport sinistre/prime < 1
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |Bonne Pratique
4 Gestion en coût complet du parc de véhicules du C.H.R.U. de Montpellier
• Problématiques :
▪ Utilisateurs multiples
▪ Achats de véhicules sans contrôle de l’opportunité des besoins
▪ Gestion de pool peu efficace
Synthèse ▪ Une petite sinistralité importante (l’utilisateur ne connaît pas les usages)
• Résultats :
▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une rationalisation du parc et une mutualisation
▪ Une amélioration qualitative de la réponse apportée aux utilisateurs
▪ Affectation des dépenses par véhicule ▪ Analyse de la gestion du parc ▪ Optimisation des coûts
(outil de gestion du parc) – 90% des véhicules sont affectés, – Passage à la LLD pour véhicules roulant >15
- Pièces détachées, – Des véhicules affectés mais roulant peu ( 4 000 km/an
– Consommables, lois de roulage ) – Rationalisation du parc (suppression des
Détails du – Pneus, – Un taux de disponibilité des véhicules en pool véhicules de plus de 8 ans ou plus de 150
plan – Heures et coût de maintenance interne 000km) et analyse de l’opportunité
faible
– Factures d’externalisation, – Mutualisation : Augmentation du parc de
d’actions – Un parc vieillissant (>9ans), véhicule en pool
– Carburants, – Parc véhicules psy important – Actualisation des modalités de réservation
– Kilométrage annuel, – Sinistralité importante et peu déclarée – Gestion de la sinistralité
– Frais d’assurance par véhicule et sinistralité – Benchmark complet loueur/ constructeur et – Gestionnaire de parc
– Contrôle technique, maintenance – Car policy
– Taux d’émission de CO² – Passage sur véhicules électriques ( véhicules
roulant < 5000 km/ an)
Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu
▪ Achat des véhicules neufs ou occasions + LLD neuf ou occasion + Véhicules électriques
▪ Amélioration de la performance de la gestion de parc :
- Car policy
Cible
- 15% - Gestionnaire de flotte ( guide des bonnes pratiques + ripage des véhicules)
- Actualisation du système de réservation,
des dépenses - Augmentation du nombre de véhicules en pool
annuelles - Réduction du volume du parc
- Maintien d’un garage spécialisé ( SMUR …)
- Imputation directe des coûts pour sensibiliser à la gestion
– => augmentation des dépenses en classe 6 et perte de la CAF
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |Bonne Pratique
5 La mise en place de l’autopartage à la ville de Paris a permis de diviser par 3 le
nombre de véhicules
▪ Etude préalable 2 roues
citadines 12%
Répartition du parc
Parc véhicules total: 3 841 21%
Nombre important de véhicules de fonction camions
Les véhicules sont affectés nominativement 60%
▪ Bonne pratique mise en place
berlines
7%
Plan
d’actions Mise en place de l’autopartage sur 2 sites en 2008
Suppression de la quasi totalité des véhicules de fonction y compris pour les
directeurs
Réservation des véhicules grâce à un logiciel
Boîtiers permettant une traçabilité totale des utilisations
Facturation adressée à chaque direction basée sur les coûts réels
Résultats 3 véhicules rendus pour
1 en autopartage
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 18Bonne Pratique
6 Externalisation de la gestion du parc de véhicules d’une grande entreprise
publique
• Problématiques :
▪ Un parc globalement ancien et coûteux,
▪ Une décision stratégique de fermeture de l’intégralité des garages internes.
Synthèse • Démarche :
▪ Rajeunissement du parc automobile, passer d’un âge moyen de 8 ans à 6 ans,
▪ Renforcement des capacités financières, dégager 150 M € de liquidité afin de permettre au groupe d’investir dans ses cœurs de métier,
▪ Réduction des coûts de fonctionnement notamment par la réduction du nombre de factures en externalisant la gestion du parc.
▪ Rajeunissement du parc ▪ Externalisation de la gestion du parc ▪ Bénéfices
– Concerne les véhicules à moteur hors – Testée dans 8 départements démontrant des – Une meilleure qualité de service,
manutention (55 000 véhicules 4 roues, 700 coûts de fonctionnement stables voir – Des véhicules opérationnels 24h sur 24,
poids lourds, 12 000 deux roues), inférieurs (pour 7 départements), – Des véhicules qui garantissent une image
Détails – Concerne les véhicules de plus de 7 ans, – Gestion confiée à trois prestataires avec une de qualité,
du plan – Objectif : 2 années pour qu’aucun véhicule de expertise forte, – Des véhicules plus récents et plus
plus de 6 ans ne roule, – La gestion générait plus de 270 000 factures ergonomiques,
d’actions – Auparavant la moitié des coûts d’entretien en un an avec plus de 7 000 fournisseurs – Des services associés plus performants et
concernait les années 6, 7 et 8 ; ces coûts vont d’entretien, la mutualisation des moyens plus réactifs,
être mécaniquement réduits par le auprès des 3 prestataires permet de réduire – Des tableaux de bords mensuels pour le
rajeunissement du parc, fortement les frais. suivi des coûts, des anomalies…
Le schéma d’acquisition et de gestion mis en place
▪ Acquisition en propre des véhicules
▪ Externalisation de la gestion auprès de gestionnaires de flottes externes en fleet management :
– Création d’une filiale interne pour une coordination nationale et affectation des dépenses par véhicules (forfait maintenance
annuelle) refacturée à chaque établissement,
Résultats – Affectation de l’intégralité du parc (1 véhicule par tournée),
– Pour les véhicules peu roulant, permutation entre établissements,
-
20 % – Remontées statistiques précises permettant d’identifier les coûts par nature (pneumatiques, pièces détachées, carburant,
contrôle technique…) et de suivre les rejets de CO²,
des dépenses – Des correspondants Auto localement présents en tant que gestionnaire des frais d’établissement,
– Un parc en auto assurance compte tenu du volume et de la nature du parc.
d’entretien
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |Bonne Pratique
Réduction du nombre de véhicules et optimisation de l’utilisation au C.H.U.
7 d’Amiens
• Problématiques :
▪ Une diminution des véhicules pour corroborer aux besoins du futur mono site
Synthèse ▪ Véhicules affectés réalisant peu de kilomètres
• Résultats :
▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une gestion en coût complet et une optimisation des dépenses
▪ Une amélioration qualitative de la réponse apportée aux utilisateurs grâce à un suivi objectivé de chaque véhicule
▪ Gestion informatisée des dépenses ▪
Analyse de la gestion du parc: ▪ Optimisation des coûts:
par véhicule (central park) – 93% des véhicules sont affectés (8 – Essai de LLD pour 1 véhicule
– Pièces détachées, pools), – Acquisition de 3 véhicules
Détails
– Consommables, – 7% (1 pool) des véhicules dédiés aux électriques (usage interne)
du plan
– Pneumatiques, prêts ponctuels – Gestion informatisée des prêts de
d’actions
– Heures de maintenance interne, – Des véhicules affectés mais roulant véhicules
– Factures d’externalisation, peu, taux de service insuffisant – Etude du taux de rejet de co2 pour
– Carburants, – Un manque d’homogénéité du parc, chaque véhicule
– Kilométrage annuel, – Un parc vieillissant (9,6ans), – Sensibilisation à la mutualisation
– Frais d’assurance par véhicule, des véhicules
– Amortissements, – Accentuation de la maintenance
– Contrôles réglementaires préventive
– Formation de certains utilisateurs
Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu à l’éco-conduite
Une logique d’achat (en coût complet) centralisée dans un même pôle:
diminution des
dépenses Achat des véhicules + LLD
Amélioration de la performance de la gestion de parc :
Résultats Rationalisation du système de réservation,(possibilité de recours à prestataire
extérieur)
Augmentation du nombre de véhicules en pool « prêt »,
Coût carburant
Réduction du volume du parc (103 => 97véhicules)
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |Bonne Pratique
8 Gestion en coût complet et optimisation du parc de véhicules au C.H.U. de
Strasbourg
• Problématiques :
▪ Une maintenance des véhicules de plus en plus technique et onéreuse
Synthèse ▪ Des besoins différents par utilisateurs multiples
• Résultats :
▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une gestion en coût complet et une optimisation des dépenses
▪ Une amélioration qualitative de la réponse apportée aux utilisateurs
▪ Affectation des dépenses par véhicule ▪ Analyse de la gestion du parc ▪ Optimisation des coûts
– Pièces détachées, – 90% des véhicules sont affectés, – Externalisation de la maintenance
– Consommables, – Des véhicules affectés mais roulant – Augmentation du parc de véhicule
Détails
– Pneus, peu, en pool (13=>21)
du plan
– Heures de maintenance interne, – Un taux de disponibilité des véhicules – Actualisation des modalités de
d’actions
– Factures d’externalisation, en pool faible, réservation
– Carburants, – Un manque d’homogénéité du parc, – Revue des offres du marché
– Kilométrage annuel, – Un parc vieillissant (9ans), – Fermeture du garage interne
– Frais d’assurance par véhicule, – Une multiplicité d’acteur (achats,
– Contrôle technique, maintenance…)
– Taux d’émission de CO²
Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu
▪ Une logique d’achat (en coût complet) centralisée dans une même Direction :
– Validation et achat des prestations de maintenance
- 26 % – Achat des véhicules + LLD
Résultats ▪ Amélioration de la performance de la gestion de parc :
des dépenses – Actualisation du système de réservation,
annuelles – Augmentation du nombre de véhicules en pool,
– Réduction du volume du parc (132 =>121 véhicules)
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |Sommaire
Présentation du périmètre et de la cartographie
des dépenses
Analyse de la situation actuelle
Bonnes pratiques identifiées
Opportunités de gains au niveau national
Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
Conclusion
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 22Opportunité 1
Le recours à la centrale d’achat UGAP pour les achats de véhicules permettrait de
générer près de 6 M€ de gains au niveau national
Achats
Situation actuelle UGAP
Le montant estimé des achats de véhicules des hôpitaux : 53,5 M€ 9,5
Acquisitions Ugap 2010 : 9,5 M € Achats
Soit achats hors Ugap : 44 M € hors
UGAP
44
La marge de manœuvre est très importante !
Conditions de mise en œuvre
Facilité de mise en œuvre (accès au catalogue pour tous les établissements)
Conventionner avec l’UGAP
Solliciter son ARS pour un conventionnement régional (meilleure remise par la massification)
15% de gains sur achat sur le poste détention
GAIN
5,7% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 5 940 000 €
Expériences terrain : CH Drôme Nord, Services de l’Etat
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 23Opportunité 2
Le recours à des marchés de location courte durée pour des besoins ponctuels
permettrait une économie de 167 188€ sur le périmètre global
Situation actuelle
Certains types de véhicules très spécifiques, notamment les mini bus à 7 ou 9 places, sont peu
utilisés et coûteux en acquisition. L’évaluation du juste besoin permet d’aboutir à une solution
locative (location courte durée).
44
Etant donné leur utilisation ponctuelle, les besoins peuvent être facilement anticipés
Anticiper et planifier ses besoins
Conditions de mise en œuvre
Avoir une gestion mutualisée
Centraliser la gestion des réservations
Assiette applicable (les véhicules concernés): 0.5% du parc
GAIN (5% de minibus en moyenne sur 1 parc, dont 10% pourraient être loués
ponctuellement au lieu d’être acquis)
0.16% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 167k€
Expériences terrain : CHU AMIENS, Hôpitaux Drôme Nord, Valenciennes
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 24Opportunité 3
La standardisation des modèles de véhicules peut permettre un gain de 975 000€ au
niveau national
Situation actuelle
Le parc de véhicules vieillissant n’est, de fait, pas standardisé dans les ES.
La standardisation permet d’avoir un parc homogène et entraine une diminution du nombre de
références de pièces détachées et de pneumatiques.
44
L’effet sur le volume du marché de pièces détachées entraînera des gains. Il en découle
également une facilité de gestion
Facilités de mise en œuvre
Conditions de mise en œuvre
Effectuer une étude du besoin avec les utilisateurs en amont
NB : La gestion en pool s’articule avec la standardisation et la descente en gamme de véhicule qui
cumulées permettent de générer des gains encore plus importants
Assiette applicable: 5% du poste entretien
GAIN
0.94% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 975k€
Expériences terrain : Services des Achats de l’Etat
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 25Opportunité 4
Le choix de baisser en gamme sur les modèles de véhicules achetés entraîne une
économie de 1 M€ sur le périmètre global
Situation actuelle
Les établissements disposent majoritairement de véhicules économiques dans leur parc
automobile
Possibilité de descendre de gamme pour les véhicules standards(type citadines) tous
usages sans dégrader la qualité du service
Il existe encore une marge de manœuvre
Conditions de mise en œuvre
Profiter des créneaux de renouvellement des véhicules pour descendre de gamme
Recourir aux opérateurs nationaux sur le marché pour faciliter l’acquisition
Planifier l’achat de manière pluri-annuelle pour massifier et standardiser les commandes.
Accompagnement au changement des utilisateurs
Assiette applicable : 100% des établissements de santé
GAIN Gain extrapolé sur le poste détention sur les achats de véhicules : 2%
1.03% de gains sur le périmètre complet = 1M€
Expériences terrain : CHRU Strasbourg
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 26Opportunité 5
La gestion en pool permet de réduire le parc et donc les dépenses d’acquisition et
d’entretien
Situation actuelle
Certains hôpitaux gèrent leur parc en mutualisation mais il reste une marge de manœuvre
importante
Beaucoup de véhicules roulent peu
Les véhicules sont dédiés et affectés à une personne ou un service
prérequis indispensable : étudier l’état du parc et veiller à l’analyse
fonctionnelle du besoin
Conditions de mise en œuvre
Etudier préalablement les véhicules mutualisables avec les utilisateurs (géographie,
activité, etc.)
Se doter d’un logiciel de gestion de parc et de réservations
Centraliser la gestion des réservations
NB : La gestion en pool s’articule avec la standardisation et la descente en gamme de véhicule qui
cumulées permettent de générer des gains encore plus importants
10% d’économie sur les coûts d’acquisition
GAIN
5% d’économie sur les coûts d’entretien
3% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 3,3M€
Expériences Terrain : Mission interministérielle services de l’Etat, CHU Strasbourg, Ville de
Paris, CH Montluçon, CHU Montpellier Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 27Opportunité 6
L’éco-conduite permettrait de générer un gain en carburant de 7%, soit environ
2 millions d’€ sur le périmètre total
Situation actuelle
Trop peu de sensibilisation des conducteurs au bénéfice d’une telle action
20% d’économie sur le poste carburant annoncée dans l’offre fournisseur
Quelques actions recensées
La conduite du changement est fondamentale
Conditions de mise en œuvre
Cibler les « gros rouleurs »
Accompagner l’action dans la durée (démarche continue d’amélioration)
Piloter, mesurer, communiquer sur les résultats pour l’institution et l’environnement pour
assurer l’adhésion de tous
Assiette considérée: le poste carburant
GAIN Gain extrapolé sur le poste carburant : 7% soit 2 M€
2% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 2M€
Expériences Terrain : Grande entreprise publique
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 28Opportunité 7
Le recours à des véhicules électriques pour des transports courts permettrait de
générer près de 2M€ sur le périmètre global
Situation actuelle
Des véhicules sont utilisés par les équipes pour tous les trajets intra ou
inter sites qui sont nombreux, fréquents, et qui se font à vitesse lente.
Ces trajets peuvent être effectués en véhicule électrique, cela génère un
gain sur le poste de dépense de carburant et des effets positifs sur le 44
niveau sonore et le bilan carbone.
Démarche de développement durable et facilité de mise en oeuvre
Conditions de mise en œuvre
Gain réel sur les trajets courts uniquement (l’autonomie des batteries ne permettant pas de
trajets longs)
Prévoir un temps de chargement des batteries
Assiette applicable (les véhicules concernés utilisés pour des trajets courts):
10% des établissements de santé
GAIN Gain extrapolé sur le poste carburant: 63%
1.87% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 1.946M€
Expérience terrain : CHU Amiens
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 29Opportunité 8
L’externalisation de l’entretien et de la gestion de la flotte de véhicules permet de
générer 20% d’économie sur le poste entretien
Situation actuelle
Certains hôpitaux n’ont pas de garage intégré (extrapolation concerne 1 établissement sur 2)
Le suivi des dépenses d’entretien est laborieux
Les outils de gestion de flotte sont inexistants ou peu performants
Professionnaliser la gestion de la flotte
Conditions de mise en œuvre
Globalisation et massification des commandes
Marché groupé sur prestation d’entretien
Externalisation des fonctions support :
• Entretien
• Réparation
• Sinistralité
• Gestion administrative
• Contrôle de gestion
20% de gain sur le poste d’entretien
GAIN 1,88% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 1,95M€
Expériences Terrain : Mission interministérielle des services de l’Etat et grande entreprise publique
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 30Sommaire
Présentation du périmètre et de la cartographie
des dépenses
Analyse de la situation actuelle
Bonnes pratiques identifiées
Opportunités de gains au niveau national
Synthèse des gains et matrice enjeux –
efforts
Conclusion
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 31SYNTHESE DES GAINS PAR OPPORTUNITE
GAIN ATTENDU
Total potentiel de Total potentiel de
OPPORTUNITES SUR ES ASSIETTE €
gains (€) gains (part)
%
Achat national de véhicules 15% 39 600 000 5 940 000 5,71%
Location courte durée pour
62,50% 267 500 167 188 0,16%
besoin ponctuel
Standardisation des modèles de
véhicules achetés et anticipation 5% 19 500 000 975 000 0,94%
du besoin en renouvellement
Descente de gamme 2% 53 500 000 1 070 000 1,03%
10% 27 285 000 2 728 500 2,62%
Mutualisation Pool
5% 11 700 000 585 000 0,56%
Formation à l'éco-conduite 7% 31 000 000 2 170 000 2,09%
Choix de véhicules électriques
63% 3 100 000 1 946 800 1,87%
pour les transports courts
Externalisation de l'entretien 20% 9 750 000 1 950 000 1,88%
TOTAL 15 972 488 15,36%
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 32Illustration du produit de la hiérarchisation des opportunités
Massification des
Total Véhicules TCO : 104 M€
solutions de détention
1 Achat de véhicules à l’UGAP 6 M€ - 1
2 Location courte durée pour
besoins spécifiques
5 M€ -
Analyse du juste besoin
4 M€ -
3 Standardisation des véhicules
Baisser en gamme les véhicules
4 MAD 3 M€ -
Enjeu = valeur créée €
5 Gestion en pool des véhicules 5
- 7 8
Maitrise du poste carburant 2 M€
6
6 Formation à l’éco-conduite 4
7 Utiliser des véhicules électriques 1 M€ - 3
Externalisation de prestations 2
d’entretien
Recourir à des prestataires spécialisés Effort = dépenses et temps
8 pour l’entretien
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 33Sommaire
Présentation du périmètre et de la cartographie
des dépenses
Analyse de la situation actuelle
Bonnes pratiques identifiées
Opportunités de gains au niveau national
Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
Conclusion
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 34CONCLUSIONS : Des gains a minima !
De nombreuses autres BP non quantifiées n’ont pas été retenue dans le
calcul final (professionnalisation de la fonction, imputation de la dépense
au pôle, gestion centralisée, stratégie de revente, etc.)
La réflexion ne peut débuter sans le prérequis indispensable de l’étude
complète et poussée de son parc
La réduction et l’optimisation du parc est la première BP à mettre en
œuvre et en suivront des gains immédiats!
Sur un parc de véhicules il n’y a pas de ROI positif (la détention d’un
véhicule ne rapporte pas d’argent à l’établissement)
Nous sommes ici dans la maitrise des dépenses et la stratégie d’achat
dans le cadre d’une démarche globale sur la fonction.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 35Engager l’action sur les véhicules, comment faire ?
1. Complexité du sujet Véhicules, importance du facteur humain : Impacte la
réalisation des missions, l'organisation, touche au statut des agents
Nécessité d'un portage par la hiérarchie qui doit, elle-même, montrer
l'exemple.
2. Importance du facteur temps Ne pas vouloir tout faire, tout de suite mais,
démarrer.
3. Souplesse du pilotage Être ferme sur l'atteinte des objectifs fixés et des
engagements pris mais, rester à l'écoute des contraintes ou difficultés
éventuelles
4. Mobiliser des compétences et faire exister la fonction de gestionnaire de
parc automobile
Nouvelle étape : définir une politique de gestion de flotte qui ira au-delà de
la rationalisation.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 36Vous pouvez aussi lire
