ARMEN VAGUE 1 Segment véhicules en coût complet Livrable long

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ARMEN VAGUE 1 Segment véhicules en coût complet Livrable long
ARMEN VAGUE 1
Segment véhicules en coût complet
          Livrable long
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Pourquoi, s’intéresser au sujet des véhicules ?

   1.   Un poste de dépenses annuelles de 104 M€

   2.   Des véhicules nombreux, mal entretenus, vieillissants, souvent très
        Un  poste de dépenses annuelles de 700 M€
        polluants

   3.   Véhicules
        Des       = vecteurs
             véhicules    tropd'image,  d'exemplarité,
                                nombreux,              objets d'enjeux de pouvoir
                                                 mal entretenus,
         Notion du juste besoin peu prioritaire
           vieillissants, souvent très polluants
   4.   Accroissement ++++ du poste de dépense carburant : 1/3 du coût d'utilisation
        Véhicules
        d'un véhicule= vecteurs d'image, d'exemplarité, objets
            d'enjeux de pouvoir  Notion du juste besoin peu
   5.         gérer les véhicules c’est aussi agir sur les comportements
        Bienprioritaire                                                  pour
        maîtriser les dépenses de carburant et diminuer le nombre d'accidents
        (poste entretien réparation, assurance, etc.).
        Accroissement ++++ du poste de dépense carburant : 1/3
  Mieux gérer son parc automobile = un potentiel de gain de 16 M€ sur 3 ans

                                                           Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1
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Parrain : Jean Pierre Sivignon
     L’équipe et l’équipe élargie                                                        Chef de la mission interministérielle
                                                                              d’appui pour la rationalisation du parc automobile de l’Etat

                  Equipe                                                            Equipe élargie
      Nom                      Fonction                  Etablissement
  Florence Marquès        Responsable achats et         CHRU Montpellier
                           approvisionnements                                       (entretiens réalisés)
  Anne-Laure Sartre              Acheteur               CHRU Montpellier                                ENTITES
    Thierry Plantard         Directeur Achats           CHU Amiens
                                                                                                  Ministère de la Santé
   Brahim Atmimou                Acheteur               CHRU Strasbourg
                                                                                                      Ville de Paris
Catherine Bargheon     Directrice des achats et de la   CH Alpes Isère
                                 logistique                                                         CH Valenciennes
        Denis Labre      Attaché d’administration       Hôpitaux Drôme Nord                          CH Montélimar
                            Achats et marchés
                                                                                                       CH Valence
Thérèse Derisbourg       Directrice des services        CH Le Rouvray
                       économiques et logistiques                                                          SNCF
    Florian Prévost      Chef du groupe d’achats        UGAP
                            véhicules légers                                                   Grande entreprise publique

Benjamin Lapostolle    Directeur achats et logistique   CH Montluçon                  Association Nationale des Responsables de
                                                                                                Transport Hospitaliers
         Anne Lion         Adjointe de direction        Fondation Bon
                                                        Sauveur Picauville

                                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 2
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Sommaire

 Présentation du périmètre et de la
  cartographie des dépenses
 Analyse de la situation actuelle
 Bonnes pratiques identifiées
 Opportunités de gains au niveau national
 Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
 Conclusion

                                       Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 3
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Périmètre financier : L’acquisition de véhicules représente plus de la moitié du
volume d’achat du segment

                                    Véhicules TCO en M €
                                     104 M € (extrapolés)

                                  30,8
                                                     53,6

                                    19,5

                                 Détention 51%
                                 Entretien 19%
                                 Carburant 30%
                                                      Sources : INSEE, DELOITTE, UGAP, DEXIA

                                                       Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 4
Exemple de structure d’un TCO : parc de véhicules du CH Alpes Isère - 2011

                 Coût acquisition           190 043                       Données sur le parc
                 Assurances                  44 993                       Nombre de véhicules                             120
                 Entretien et pièces         40 000                       Ancienneté moyenne                             5 ans
                 Carburant                  101 531                       Kilométrage annuel total                  913 282
                 Contrôles réglementaires     3 856                       Nombre de sinistres                              31
                 Cartes de carburant          2 860                       Montant des remboursements                    55 000
                 Total TCO/an €             383 283                       Rapport sinistre/prime                          1,25

                                                      Structure du TCO Parc automobile
                                                             1,01%          0,75%

                                                        26,49%
  Indicateurs:
  TCO/véhicule: 3194 €                                                              49,58%

  PRK:            0.42€
                                                       10,44%                                      Coût d'acquisition
  Emission CO2 g/km: 190
                                                                                                   Assurances
                                                                 11,74%
                                                                                                   Entretien et pièces
                                                                                                   Carburants
                                                                                                   Contrôles réglementaires
                                                                                                   Cartes de carburants

                                                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 5
Un périmètre circonscrit
     Les véhicules sanitaires représentent seulement 11% du total

                                 18%
                                                10%

                                                          5%                                           4%
                                                                                         3%

                                                                   11%

                                                                                               4%
                          56%

              VP inférieur à 9     VU léger (type         VU type fourgon           PL        VSL              VLM                 SMUR             Total
                   places            Kangoo)               inférieur à 3T5
Montluçon        43%          32       27%           20       4%              3   11%     8   1%      1      11%           8       4%          3     75
Montélimar       52%          15       14%            4      17%              5    3%     1   3%      1       0%           0      10%          3     29
HDN              54%          43       25%           20      14%             11    3%     2   0%      0       0%           0       5%          4     80
Amiens           58%          56       21%           20       4%              4    7%     7   1%      1       4%           4       5%          5     97
Le Rouvray       78%          99        8%           10      13%             17    0%     0   0%      0       1%           1       0%          0    127
Montpellier      50%         131       18%           48      11%             28    7%    17   9%     23       2%           5       3%          8    260
TOTAL            56%         376       18%          122      10%             68    5%    35   4%     26       3%          18       3%         23    668

                  Sources : Benchmark établissements de santé
                                                                                                    Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 6
Sommaire

 Présentation du périmètre et de la cartographie
  des dépenses
 Analyse de la situation actuelle
 Bonnes pratiques identifiées
 Opportunités de gains au niveau national
 Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
 Conclusion

                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 7
SITUATION ACTUELLE
   Une maturité achat encore faible sur le territoire hospitalier

   Le marché hospitalier ne représente que 0,1% sur le marché des acquisitions de
   véhicules et ne le place pas dans une position dominante pour la négociation

   Les bonnes idées sont nombreuses mais rencontrent des difficultés de mise en
   œuvre

   La culture d’identification et de mesure d’un gain quantifié n’est que trop peu
   rencontrée

   Les structures hospitalières sont très hétérogènes dans leur taille et leur activité,
   ce qui nécessite la mise en œuvre d’une démarche globale (recensement, loi de
   roulage, car policy, etc…).

   Ceci implique que les BP identifiées ne sont pas forcément duplicables en l’état
   dans toutes les organisations mais seulement dans une partie d’entre elles.
   En revanche elles peuvent servir de modèle ou d’axe de réflexion pour tous les
   établissements.

   Les bonnes pratiques existent toutefois dans de nombreuses structures mais
   beaucoup ont été écartées du fait de leur non quantification.

                                                                Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 8
SITUATION ACTUELLE
   2000 véhicules par an pour les hôpitaux contre 2 millions de véhicules sur le
   marché national

                                                        Marché français des ventes
                                                        de véhicules

                                                        2 millions de véhicules par an

                                                        La part des hôpitaux :

                                                        2000 véhicules par an

                                                         Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 9
SITUATION ACTUELLE
   En synthèse sur le marché fournisseur de prestations de services:

   2 Types de prestations :
    la location longue durée (LLD)
    la gestion de flotte (fleet management)
                                                                              Les 4 premiers opérateurs
                                                                              détiennent 72 % des
   Une très forte concentration du secteur autour de :                        prestations de LLD et fleet
                                                                              management
        •   La Société Générale (via ALD Automotive),
        •   Renault (via Diac Location),
        •   PSA (via Credipar)
        •   BNP Paribas (via Arval Service Lease) sont les leaders de la profession.

    Le parc automobile français en LLD a atteint 1,155 M de véhicules en 2011,

        soit une hausse de 1,5% par rapport à 2010
    Le fleet management a atteint près de 236 000 véhicules en 2011

        soit une hausse de 4% par rapport à 2010

                                                                         Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 10
Sommaire

   Présentation du périmètre et de la cartographie
    des dépenses
   Analyse de la situation actuelle
   Bonnes pratiques (exemples)
   Opportunités de gains au niveau national
   Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
   Conclusion

                                       Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 11
Bonnes pratiques identifiées sur la base de retours d’expériences terrain

  Dans le cadre de notre démarche de conduite d’entretiens, nous avons pu
  constater :

  La majorité des structures auditées s’est lancée dans une démarche d’analyse
  en coût complet de son parc afin de tendre vers une optimisation des
  dépenses.

  En effet, la performance dépend avant tout d’actions connexes menées dans le
  cadre d’une réflexion globale d’entreprise.

  Ces démarches aux actions très imbriquées et liées, ont fait émerger des
  opportunités issues de diverses bonnes pratiques du fait des fortes imbrications
  et interconnexions entre les différentes actions menées dans les structures
  auditées.

                                                         Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 12
Bonne Pratique

1 Gestion en coût complet du parc de véhicules Etat

                 •    Problématiques :
                         ▪ Un parc globalement ancien et coûteux
 Synthèse                ▪ Une gestion de parc fortement déconcentrée et une quasi-absence de maîtrise centrale de la fonction automobile
                 •    Résultats :
                         ▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une gestion en coût complet et une optimisation des dépenses
                         ▪ Une réduction des rejets de CO²
             ▪   Leviers identifiés                            ▪ Optimisation des coûts                            ▪         Décret du Premier Ministre et
                 – Mutualisation et coordination centrale,        – Choix de l’acquisition patrimoniale comme              Vademecum sur la rationalisation de la gestion
                 – Globalisation et massification de la commande,   mode principal, adossé aux conditions                  du parc auto mobile de l’Etat fixant :
                 – Développement de l’externalisation des           tarifaires de l’Ugap.                                  – Les règles de réduction du parc de
 Détails             activités de soutien,                        – Externalisation des fonctions support                       véhicules anciens,
 du plan         – Optimisation, standardisation et environnement   d’entretien, réparation, sinistralité, gestion         – La politique d’achats des véhicules,
                 – Simplification des procédures juridiques,        administrative et contrôle de gestion adossée          – L’externalisation de la gestion de flotte,
 d’actions              budgétaires et comptables,                           aux accords cadres de l’UGAP,                 – Le respect des normes anti-pollution,
                 –      Professionnalisation,                           –    Standardiser le choix des modèles,            – Les règles d’attribution individuelle des
                 –      Evaluation.                                     –    Renforcer et professionnaliser la fonction de      véhicules,
                                                                             soutien automobile,                           – Les règles d’utilisation privative des
                                                                        –    S’appuyer sur un système d’information dédié       véhicules.
                                                                             propre à l’Etat.                              – Passation d’un marché interministériel
                                                                                                                                pour l’achat du carburant (carte
                                                                                                                                accréditive).
                     Diminution des dépenses liés à la gestion de parc

                                                ▪    L’étude sur l’externalisation des véhicules de la gamme commerciale du parc automobile de l’Etat menée
                                                     par la Mission Interministérielle « France Achats » en 2008 établissait un coût moyen du parc (entretien
                                                     et maintenance) à 1057 € TTC, en 2011 la dépense moyenne annuelle par véhicule s’établit à 728 €, soit
 Résultats
                     - 30 %                          - 30 % des dépenses annuelles
                 des dépenses                   ▪    Prochaines étapes :
                   annuelles                         - Formation des personnels à l’éco-conduite,
                                                     - Mise en place d’un marché de location courte durée.
                                                     - Assurance automobile.

                                                                                                                   Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
Bonne Pratique

2 Acquisition à l’UGAP et gestion en pool au CH de Drôme Nord

                  •     Problématiques :
                            ▪ Utilisateurs multiples
                            ▪ Gestion de pool peu efficace
 Synthèse         •     Résultats :
                            ▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une rationalisation du parc et une mutualisation
                            ▪ Une amélioration qualitative de la réponse apportée aux utilisateurs

              ▪       Affectation des dépenses par véhicule ▪ Analyse de la gestion du parc                         ▪      Optimisation des coûts
                      (Suivi par tableur)                              – 80% des véhicules sont affectés,                  –    Passage à la LLD pour les 2 poids lourds car
                      - Pièces détachées,                              – Des véhicules affectés mais roulant peu ( 4            nécessité de disposer d’un dépannage dans
                      – Consommables,                                    lois de roulage )                                      les 2 heures ou un prêt de véhicule (gain de
 Détails du           – Pneus,                                         – Un taux de disponibilité des véhicules en pool         l’achat d’un véhicule supplémentaire)
 plan                 – Heures et coût de maintenance interne                                                              –    Rationalisation du parc (suppression des
                                                                         faible
                                                                                                                                véhicules nécessitant des réparations
 d’actions            – Factures d’externalisation,                    – Un parc vieillissant (12 ans),                         fréquentes et analyse de l’opportunité
                      – Carburants,                                    – Parc véhicules psy important en raison            –    Mutualisation : Augmentation du parc de
                      – Kilométrage annuel,                              d’implantations multi sites                            véhicule en pool de 4 passer à 16
                      – Frais d’assurance par véhicule et sinistralité – Faible sinistralité                               –    Mise en place d’un outil de réservation et
                      – Contrôle technique,                                                                                     d’optimisation de l’occupation (co-voiturage)
                                                                                                                           –    Augmentation du changement du parc sur des
                                                                                                                                véhicules récents pour diminuer la
                                                                                                                                consommation en carburant et le taux de CO2
                                                                                                                           –    Recours à la location de courte durée pour
                                                                                                                                véhicules 9 places (déplacements EHPAD)
                      Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu

                                                   ▪   Achat des véhicules neufs par l’UGAP depuis 4 ans ou occasions + LLD neuf ou occasion
                                                   ▪   Amélioration de la performance de la gestion de parc :
                                                       - Gestionnaire de flotte ( guide des bonnes pratiques + ripage des véhicules)
 Cible
                      Gain de 15%                      - Actualisation du système de réservation,
                                                       - Augmentation du nombre de véhicules en pool
                        sur les                        - Réduction du volume du parc : de 2 à 4 véhicules du pool et 1 véhicule 9 places
                        achats                         -    Maintien d’un garage interne avec un agent
                                                       -    Réduction des déplacements internes pour des réunions plénières par mise en place de la
                                                            visioconférence

                                                                                                                    Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
Bonne Pratique

3 Une analyse du juste besoin a permis de diminuer le nombre de véhicules au CH
   de Montluçon de 13%
             1.   Problématiques :
                     1. Un parc vieillissant (moyenne d’âge de 12,5 ans)
                     2. Des budgets d’investissement quasi-nuls
 Synthèse            3. Des utilisateurs nombreux et dispersés sur plusieurs sites
             2.   Résultats :
                     1. Une réduction assez sensible de la taille du parc automobile
                     2. L’élimination des véhicules les plus anciens
              1. Identification avec les services                 2. Analyse de la répartition géographique           3. Dimensionnement des pools
                  utilisateurs des véhicules dits                 des véhicules généralistes pouvant être                partagés par site
                  « spécifiques » ne pouvant être                 partagés                                            Sites annexes : 8 véhicules
                  partagés (aménagés pour un service                        Configuration géographique :              Site principal : 4 véhicules partagés
 Détails          particulier) ex: ambulance, poids                        Site principal + 7 sites annexes                                         -6 véhicules
                                                                                                                      Autres actions concernant les véhicules
 du plan          lourds).
                                                                     9 véhicules généralistes sur le site principal   spécialisés :
 d’actions                                                                                                            partage de poids lourds entre services
             56 véhicules ont été identifiés comme spécialisés      9 véhicules généralistes sur les sites annexes
             29 véhicules sont à l’inverse considérés comme                        (1 à 2 par site)                   Suppression de 2 véhicules spécialisés
             pouvant être polyvalents                                                                                 jugés peu utiles
                                                                                                                      Autres surpressions indépendantes de la
                                                                                                                      mutualisation :
                                                                                                                      Suppression de 2 véhicules suite à
                                                                                                                      réorganisation de services
                                                                                                                                                      -5 véhicules
               Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu
                                      BILAN :
                                       11 véhicules supprimés depuis 2010
             Diminution                A court terme, un gain immédiat sur les acquisitions au-delà des 13%
                                       A terme, une diminution du coût de détention de 13%
 Résultats   du parc de                Réduction de la moyenne d'âge de 1,1 an grâce à la sortie des véhicules les plus anciens
                13%                    Réduction des dépenses d’acquisition dans un contexte de grande rareté des crédits d’investissement.
                                       -12% de dépenses d’entretien et réparations, -15% de dépenses d’assurance
                                       Pas d’effet mesurable sur les Km parcourus
                                      PERSPECTIVES :
                                       Réduction du nombre de sites
                                       Définition plus rigoureuse de la notion de véhicules spécialisés Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
                                       Meilleure analyse de l’utilisation des ressources partagées (nouveau logiciel de réservation)
Bonne Pratique

4 Gestion en coût complet du parc de véhicules CH Alpes Isère

                 •    Problématiques :
                         ▪ Véhicules affectés réalisant peu de kilomètres 914 000 kms (100% d’un parc de 120)
                         ▪ Des sites d’activité très nombreux, éclatés et distants 117 VL (76 sur site principal)
 Synthèse                ▪ L’obligation d’accompagner les créations d’activités nouvelles (équipes mobiles de psychiatrie) à parc constant
                 •    Résultats :
                         ▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une gestion en coût complet et une optimisation des dépenses
                         ▪ Des leviers identifiés pour des gains potentiels significatifs

             ▪   Leviers identifiés                                 ▪   Les pratiques depuis 2008                            ▪   Actions à mettre en œuvre
                                                                                                                                 - Réduire le nombre de véhicules affectés
                        Réduction maintenance interne au préventif      –    Gains sur achat de véhicules grâce aux                  Taux cible 2012 – 2013 (46% )
                 –      Coordination centrale,                               reventes, (marché annuel)                           -   Mutualiser le parc VL sur site (64 VL)
 Détails         –      Homogénéité du parc,                            –    Diminution des coûts des pièces et                  -   Mettre en œuvre un logiciel de
 du plan         –      Affectation des dépenses par véhicules               consommables grâce à la standardisation des             réservation et de gestion de parc
 d’actions       –      Modernisation et renouvellement à « parc             modèles et des technologies, à l’affectation            mutualisé
                        constant »                                           des pièces et dépenses par véhicule                 -   Assurer un taux de disponibilité
                 –      Mutualisation et gestion informatisée des       –    Professionnalisation de la fonction de                  entrainant un taux de satisfaction 80%
                        réservations et de l’utilisation de la flotte        gestionnaire de flotte                              -   Formation à la sécurité, baisse du taux
                 –      Simplification processus d’achat consommables   –    Parc homogène récent (moyenne d’âge 5                   de sinistralité ciblé à -6%, gain estimé
                 –      Analyse de la sinistralité                           ans)                                                    à 8 000 € sur prime assurance « flotte »
                 –      AO Assurance « flotte » véritable               –    Suppression des PL et des TC plus de 9 pl,          -   Formation à l’éco-conduite, gain estimé
                 –      Responsabilisation des conducteurs              –    Coûts de RH affectés au parc faible 1.25 ETP            sur dépenses de carburant 15% soit
                                                                        –    Suivi du contrat d’assurance « flotte » et AO           16600 € (plan de formation 2013-2015)
                                                                                                                                 -   Utilisation de la carte d’achat
                     Gains réels & potentiels                                                                                        (consommables et pièces)
                                                 ▪   L’étude menée sur les coûts en 2011 établit un coût moyen du parc (entretien et maintenance) à 1235 €
                 Maintenance                         TTC, tous véhicules confondus, soit - 30.5 % des dépenses annuelles relatives à l’entretien et la
                                                     maintenance, - 39% sur les cotisations d’assurance ayant compensé les hausses du prix des carburants
 Résultats
                   – 30.5%                           à la pompe (+ 28.3 %)
                  Des gains                      ▪   Prochaines étapes :
                  potentiels                         - Formation des personnels à l’éco-conduite, (-15 % carburants sur 3 ans)
                                                     - Mutualisation des VL sur site et réduction de ce parc mutualisé de 20%
                                                     - Faire chuter la sinistralité et revenir à un rapport sinistre/prime < 1

                                                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
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4 Gestion en coût complet du parc de véhicules du C.H.R.U. de Montpellier
                  •     Problématiques :
                            ▪ Utilisateurs multiples
                            ▪ Achats de véhicules sans contrôle de l’opportunité des besoins
                            ▪ Gestion de pool peu efficace
 Synthèse                   ▪ Une petite sinistralité importante (l’utilisateur ne connaît pas les usages)
                  •     Résultats :
                            ▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une rationalisation du parc et une mutualisation
                            ▪ Une amélioration qualitative de la réponse apportée aux utilisateurs

              ▪       Affectation des dépenses par véhicule ▪ Analyse de la gestion du parc                         ▪      Optimisation des coûts
                      (outil de gestion du parc)                       – 90% des véhicules sont affectés,                  –    Passage à la LLD pour véhicules roulant >15
                      - Pièces détachées,                              – Des véhicules affectés mais roulant peu ( 4            000 km/an
                      – Consommables,                                    lois de roulage )                                 –    Rationalisation du parc (suppression des
 Détails du           – Pneus,                                         – Un taux de disponibilité des véhicules en pool         véhicules de plus de 8 ans ou plus de 150
 plan                 – Heures et coût de maintenance interne                                                                   000km) et analyse de l’opportunité
                                                                         faible
                      – Factures d’externalisation,                                                                        –    Mutualisation : Augmentation du parc de
 d’actions                                                             – Un parc vieillissant (>9ans),                          véhicule en pool
                      – Carburants,                                    – Parc véhicules psy important                      –    Actualisation des modalités de réservation
                      – Kilométrage annuel,                            – Sinistralité importante et peu déclarée           –    Gestion de la sinistralité
                      – Frais d’assurance par véhicule et sinistralité – Benchmark complet loueur/ constructeur et         –    Gestionnaire de parc
                      – Contrôle technique,                              maintenance                                       –    Car policy
                      – Taux d’émission de CO²                                                                             –    Passage sur véhicules électriques ( véhicules
                                                                                                                                roulant < 5000 km/ an)

                      Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu

                                                   ▪   Achat des véhicules neufs ou occasions + LLD neuf ou occasion + Véhicules électriques
                                                   ▪   Amélioration de la performance de la gestion de parc :
                                                       - Car policy
 Cible
                      - 15%                            - Gestionnaire de flotte ( guide des bonnes pratiques + ripage des véhicules)
                                                       - Actualisation du système de réservation,
                  des dépenses                         - Augmentation du nombre de véhicules en pool
                    annuelles                          - Réduction du volume du parc
                                                       -    Maintien d’un garage spécialisé ( SMUR …)
                                                       -    Imputation directe des coûts pour sensibiliser à la gestion
                                                       – => augmentation des dépenses en classe 6 et perte de la CAF
                                                                                                                    Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
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5 La mise en place de l’autopartage à la ville de Paris a permis de diviser par 3 le
    nombre de véhicules
              ▪ Etude préalable                                                   2 roues
                                                                         citadines 12%
                                                                                                    Répartition du parc

             Parc véhicules total: 3 841                                   21%
             Nombre important de véhicules  de fonction                                          camions
              Les véhicules sont affectés nominativement                                           60%

              ▪ Bonne pratique mise en place
                                                                         berlines
                                                                           7%
 Plan
 d’actions    Mise en place de l’autopartage sur 2 sites en 2008
             Suppression de la quasi totalité des véhicules de fonction y compris pour les
             directeurs
             Réservation des véhicules grâce à un logiciel
             Boîtiers permettant une traçabilité totale des utilisations
             Facturation adressée à chaque direction basée sur les coûts réels

 Résultats       3 véhicules rendus pour
                     1 en autopartage

                                                                          Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 18
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6 Externalisation de la gestion du parc de véhicules d’une grande entreprise
    publique
                 •       Problématiques :
                             ▪ Un parc globalement ancien et coûteux,
                             ▪ Une décision stratégique de fermeture de l’intégralité des garages internes.
 Synthèse        •       Démarche :
                             ▪ Rajeunissement du parc automobile, passer d’un âge moyen de 8 ans à 6 ans,
                             ▪ Renforcement des capacités financières, dégager 150 M € de liquidité afin de permettre au groupe d’investir dans ses cœurs de métier,
                             ▪ Réduction des coûts de fonctionnement notamment par la réduction du nombre de factures en externalisant la gestion du parc.

             ▪       Rajeunissement du parc                              ▪    Externalisation de la gestion du parc ▪ Bénéfices
                     – Concerne les véhicules à moteur hors                   – Testée dans 8 départements démontrant des – Une meilleure qualité de service,
                           manutention (55 000 véhicules 4 roues, 700             coûts de fonctionnement stables voir        – Des véhicules opérationnels 24h sur 24,
                           poids lourds, 12 000 deux roues),                      inférieurs (pour 7 départements),           – Des véhicules qui garantissent une image
 Détails             –     Concerne les véhicules de plus de 7 ans,           – Gestion confiée à trois prestataires avec une   de qualité,
 du plan             –     Objectif : 2 années pour qu’aucun véhicule de          expertise forte,                            – Des véhicules plus récents et plus
                           plus de 6 ans ne roule,                            – La gestion générait plus de 270 000 factures    ergonomiques,
 d’actions           –     Auparavant la moitié des coûts d’entretien             en un an avec plus de 7 000 fournisseurs    – Des services associés plus performants et
                           concernait les années 6, 7 et 8 ; ces coûts vont       d’entretien, la mutualisation des moyens           plus réactifs,
                           être mécaniquement réduits par le                      auprès des 3 prestataires permet de réduire   –    Des tableaux de bords mensuels pour le
                           rajeunissement du parc,                                fortement les frais.                               suivi des coûts, des anomalies…

                     Le schéma d’acquisition et de gestion mis en place

                                   ▪   Acquisition en propre des véhicules
                                   ▪   Externalisation de la gestion auprès de gestionnaires de flottes externes en fleet management :
                                       – Création d’une filiale interne pour une coordination nationale et affectation des dépenses par véhicules (forfait maintenance
                                            annuelle) refacturée à chaque établissement,
 Résultats                             – Affectation de l’intégralité du parc (1 véhicule par tournée),
                                       – Pour les véhicules peu roulant, permutation entre établissements,
                 -
              20 %                     – Remontées statistiques précises permettant d’identifier les coûts par nature (pneumatiques, pièces détachées, carburant,
                                            contrôle technique…) et de suivre les rejets de CO²,
         des dépenses                  – Des correspondants Auto localement présents en tant que gestionnaire des frais d’établissement,
                                       – Un parc en auto assurance compte tenu du volume et de la nature du parc.
          d’entretien
                                                                                                                        Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
Bonne Pratique
  Réduction du nombre de véhicules et optimisation de l’utilisation au C.H.U.
7 d’Amiens

                 •    Problématiques :
                         ▪ Une diminution des véhicules pour corroborer aux besoins du futur mono site
 Synthèse                ▪ Véhicules affectés réalisant peu de kilomètres
                 •    Résultats :
                         ▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une gestion en coût complet et une optimisation des dépenses
                         ▪ Une amélioration qualitative de la réponse apportée aux utilisateurs grâce à un suivi objectivé de chaque véhicule
             ▪       Gestion informatisée des dépenses               ▪
                                                              Analyse de la gestion du parc:         ▪ Optimisation des coûts:
                     par véhicule (central park)              – 93% des véhicules sont affectés (8     – Essai de LLD pour 1 véhicule
                     – Pièces détachées,                          pools),                              – Acquisition de 3 véhicules
 Détails
                     – Consommables,                          – 7% (1 pool) des véhicules dédiés aux      électriques (usage interne)
 du plan
                     – Pneumatiques,                              prêts ponctuels                      – Gestion informatisée des prêts de
 d’actions
                     – Heures de maintenance interne,         – Des véhicules affectés mais roulant       véhicules
                     – Factures d’externalisation,                peu, taux de service insuffisant     – Etude du taux de rejet de co2 pour
                     – Carburants,                            – Un manque d’homogénéité du parc,          chaque véhicule
                     – Kilométrage annuel,                    – Un parc vieillissant (9,6ans),         – Sensibilisation à la mutualisation
                     – Frais d’assurance par véhicule,                                                    des véhicules
                     – Amortissements,                                                                 – Accentuation de la maintenance
                     – Contrôles réglementaires                                                           préventive
                                                                                                       – Formation de certains utilisateurs
                     Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu    à l’éco-conduite

                                                         Une logique d’achat (en coût complet) centralisée dans un même pôle:
                                       diminution des
                                         dépenses        Achat des véhicules + LLD
                                                                      Amélioration de la performance de la gestion de parc :
 Résultats                                               Rationalisation du système de réservation,(possibilité de recours à prestataire
                                                           extérieur)
                                                         Augmentation du nombre de véhicules en pool « prêt »,
                      Coût carburant
                                                         Réduction du volume du parc (103 => 97véhicules)

                                                                                                            Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
Bonne Pratique

8 Gestion en coût complet et optimisation du parc de véhicules au C.H.U. de
    Strasbourg
                 •    Problématiques :
                         ▪ Une maintenance des véhicules de plus en plus technique et onéreuse
 Synthèse                ▪ Des besoins différents par utilisateurs multiples
                 •    Résultats :
                         ▪ Une réduction des coûts du parc grâce à une gestion en coût complet et une optimisation des dépenses
                         ▪ Une amélioration qualitative de la réponse apportée aux utilisateurs
             ▪   Affectation des dépenses par véhicule       ▪   Analyse de la gestion du parc          ▪ Optimisation des coûts
                 – Pièces détachées,                             – 90% des véhicules sont affectés,       – Externalisation de la maintenance
                 – Consommables,                                 – Des véhicules affectés mais roulant    – Augmentation du parc de véhicule
 Détails
                 – Pneus,                                           peu,                                     en pool (13=>21)
 du plan
                 – Heures de maintenance interne,                – Un taux de disponibilité des véhicules – Actualisation des modalités de
 d’actions
                 – Factures d’externalisation,                      en pool faible,                          réservation
                 – Carburants,                                   – Un manque d’homogénéité du parc, – Revue des offres du marché
                 – Kilométrage annuel,                           – Un parc vieillissant (9ans),           – Fermeture du garage interne
                 – Frais d’assurance par véhicule,               – Une multiplicité d’acteur (achats,
                 – Contrôle technique,                              maintenance…)
                 – Taux d’émission de CO²

                     Diminution des dépenses liés à la gestion de parc et amélioration du service rendu

                                            ▪   Une logique d’achat (en coût complet) centralisée dans une même Direction :
                                                – Validation et achat des prestations de maintenance
                     - 26 %                     – Achat des véhicules + LLD
 Résultats                                  ▪   Amélioration de la performance de la gestion de parc :
                 des dépenses                   – Actualisation du système de réservation,
                   annuelles                    – Augmentation du nombre de véhicules en pool,
                                                – Réduction du volume du parc (132 =>121 véhicules)

                                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
Sommaire

 Présentation du périmètre et de la cartographie
  des dépenses
 Analyse de la situation actuelle
 Bonnes pratiques identifiées
 Opportunités de gains au niveau national
 Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
 Conclusion

                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 22
Opportunité 1
  Le recours à la centrale d’achat UGAP pour les achats de véhicules permettrait de
  générer près de 6 M€ de gains au niveau national
                                                                                                              Achats
       Situation actuelle                                                                                     UGAP
       Le montant estimé des achats de véhicules des hôpitaux : 53,5 M€                          9,5

       Acquisitions Ugap 2010       : 9,5 M €                           Achats
       Soit achats hors Ugap        : 44 M €                             hors
                                                                        UGAP
                                                                                          44

                    La marge de manœuvre est très importante !

        Conditions de mise en œuvre
        Facilité de mise en œuvre (accès au catalogue pour tous les établissements)
        Conventionner avec l’UGAP
        Solliciter son ARS pour un conventionnement régional (meilleure remise par la massification)

                15% de gains sur achat sur le poste détention
    GAIN
                5,7% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 5 940 000 €

 Expériences terrain : CH Drôme Nord, Services de l’Etat

                                                                        Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 23
Opportunité 2
  Le recours à des marchés de location courte durée pour des besoins ponctuels
  permettrait une économie de 167 188€ sur le périmètre global

       Situation actuelle
       Certains types de véhicules très spécifiques, notamment les mini bus à 7 ou 9 places, sont peu
       utilisés et coûteux en acquisition. L’évaluation du juste besoin permet d’aboutir à une solution
       locative (location courte durée).
                                                                                       44
       Etant donné leur utilisation ponctuelle, les besoins peuvent être facilement anticipés

                                  Anticiper et planifier ses besoins

        Conditions de mise en œuvre
        Avoir une gestion mutualisée
        Centraliser la gestion des réservations

                Assiette applicable (les véhicules concernés): 0.5% du parc
    GAIN        (5% de minibus en moyenne sur 1 parc, dont 10% pourraient être loués
                ponctuellement au lieu d’être acquis)
                0.16% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 167k€

 Expériences terrain : CHU AMIENS, Hôpitaux Drôme Nord, Valenciennes
                                                                         Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 24
Opportunité 3
 La standardisation des modèles de véhicules peut permettre un gain de 975 000€ au
 niveau national

       Situation actuelle
       Le parc de véhicules vieillissant n’est, de fait, pas standardisé dans les ES.
       La standardisation permet d’avoir un parc homogène et entraine une diminution du nombre de
       références de pièces détachées et de pneumatiques.
                                                                                      44
       L’effet sur le volume du marché de pièces détachées entraînera des gains. Il en   découle
       également une facilité de gestion

                                         Facilités de mise en œuvre
        Conditions de mise en œuvre
        Effectuer une étude du besoin avec les utilisateurs en amont

        NB : La gestion en pool s’articule avec la standardisation et la descente en gamme de véhicule qui
        cumulées permettent de générer des gains encore plus importants
                Assiette applicable: 5% du poste entretien
    GAIN
                0.94% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 975k€

 Expériences terrain : Services des Achats de l’Etat

                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 25
Opportunité 4
  Le choix de baisser en gamme sur les modèles de véhicules achetés entraîne une
  économie de 1 M€ sur le périmètre global

        Situation actuelle
        Les établissements disposent majoritairement de véhicules économiques dans leur parc
        automobile
        Possibilité de descendre de gamme pour les véhicules standards(type citadines) tous
        usages sans dégrader la qualité du service

                            Il existe encore une marge de manœuvre
       Conditions de mise en œuvre
       Profiter des créneaux de renouvellement des véhicules pour descendre de gamme
       Recourir aux opérateurs nationaux sur le marché pour faciliter l’acquisition
       Planifier l’achat de manière pluri-annuelle pour massifier et standardiser les commandes.
       Accompagnement au changement des utilisateurs

                Assiette applicable : 100% des établissements de santé
    GAIN        Gain extrapolé sur le poste détention sur les achats de véhicules : 2%
                1.03% de gains sur le périmètre complet = 1M€

 Expériences terrain : CHRU Strasbourg

                                                                        Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 26
Opportunité 5

    La gestion en pool permet de réduire le parc et donc les dépenses d’acquisition et
    d’entretien

        Situation actuelle
        Certains hôpitaux gèrent leur parc en mutualisation mais il reste une marge de manœuvre
        importante
        Beaucoup de véhicules roulent peu
        Les véhicules sont dédiés et affectés à une personne ou un service

                prérequis indispensable : étudier l’état du parc et veiller à l’analyse
                                    fonctionnelle du besoin

        Conditions de mise en œuvre
        Etudier préalablement les véhicules mutualisables avec les utilisateurs (géographie,
        activité, etc.)
        Se doter d’un logiciel de gestion de parc et de réservations
        Centraliser la gestion des réservations
        NB : La gestion en pool s’articule avec la standardisation et la descente en gamme de véhicule qui
        cumulées permettent de générer des gains encore plus importants

               10% d’économie sur les coûts d’acquisition
    GAIN
               5% d’économie sur les coûts d’entretien
                3% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 3,3M€
 Expériences Terrain : Mission interministérielle services de l’Etat, CHU Strasbourg, Ville de
 Paris, CH Montluçon, CHU Montpellier                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS   | 27
Opportunité 6
  L’éco-conduite permettrait de générer un gain en carburant de 7%, soit environ
  2 millions d’€ sur le périmètre total

       Situation actuelle
       Trop peu de sensibilisation des conducteurs au bénéfice d’une telle action
       20% d’économie sur le poste carburant annoncée dans l’offre fournisseur
       Quelques actions recensées

                          La conduite du changement est fondamentale

       Conditions de mise en œuvre
       Cibler les « gros rouleurs »
       Accompagner l’action dans la durée (démarche continue d’amélioration)
       Piloter, mesurer, communiquer sur les résultats pour l’institution et l’environnement pour
       assurer l’adhésion de tous

                Assiette considérée: le poste carburant
    GAIN        Gain extrapolé sur le poste carburant : 7% soit 2 M€
                2% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 2M€

 Expériences Terrain : Grande entreprise publique
                                                                         Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 28
Opportunité 7
  Le recours à des véhicules électriques pour des transports courts permettrait de
  générer près de 2M€ sur le périmètre global
       Situation actuelle
       Des véhicules sont utilisés par les équipes pour tous les trajets intra ou
       inter sites qui sont nombreux, fréquents, et qui se font à vitesse lente.
       Ces trajets peuvent être effectués en véhicule électrique, cela génère un
       gain sur le poste de dépense de carburant et des effets positifs sur le             44
       niveau sonore et le bilan carbone.

                Démarche de développement durable et facilité de mise en oeuvre
        Conditions de mise en œuvre
        Gain réel sur les trajets courts uniquement (l’autonomie des batteries ne permettant pas de
        trajets longs)
        Prévoir un temps de chargement des batteries

                Assiette applicable (les véhicules concernés utilisés pour des trajets courts):
                10% des établissements de santé
    GAIN        Gain extrapolé sur le poste carburant: 63%
                1.87% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 1.946M€

 Expérience terrain : CHU Amiens
                                                                         Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 29
Opportunité 8
  L’externalisation de l’entretien et de la gestion de la flotte de véhicules permet de
  générer 20% d’économie sur le poste entretien

       Situation actuelle
       Certains hôpitaux n’ont pas de garage intégré (extrapolation concerne 1 établissement sur 2)
       Le suivi des dépenses d’entretien est laborieux
       Les outils de gestion de flotte sont inexistants ou peu performants

                              Professionnaliser la gestion de la flotte
       Conditions de mise en œuvre
       Globalisation et massification des commandes
       Marché groupé sur prestation d’entretien
       Externalisation des fonctions support :
       • Entretien
       • Réparation
       • Sinistralité
       • Gestion administrative
       • Contrôle de gestion

                20% de gain sur le poste d’entretien
    GAIN        1,88% de gains sur le périmètre complet de 104M€ = 1,95M€

 Expériences Terrain : Mission interministérielle des services de l’Etat et grande entreprise publique
                                                                          Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 30
Sommaire

 Présentation du périmètre et de la cartographie
  des dépenses
 Analyse de la situation actuelle
 Bonnes pratiques identifiées
 Opportunités de gains au niveau national
 Synthèse des gains et matrice enjeux –
  efforts
 Conclusion

                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 31
SYNTHESE DES GAINS PAR OPPORTUNITE

                                    GAIN ATTENDU
                                                                Total potentiel de      Total potentiel de
        OPPORTUNITES                    SUR ES     ASSIETTE €
                                                                     gains (€)             gains (part)
                                          %

  Achat national de véhicules           15%        39 600 000        5 940 000                   5,71%

  Location courte durée pour
                                       62,50%        267 500          167 188                    0,16%
        besoin ponctuel

Standardisation des modèles de
véhicules achetés et anticipation        5%        19 500 000         975 000                    0,94%
  du besoin en renouvellement

      Descente de gamme                  2%        53 500 000        1 070 000                   1,03%

                                        10%        27 285 000        2 728 500                   2,62%
       Mutualisation Pool
                                         5%        11 700 000         585 000                    0,56%

   Formation à l'éco-conduite            7%        31 000 000        2 170 000                   2,09%

 Choix de véhicules électriques
                                        63%         3 100 000        1 946 800                   1,87%
   pour les transports courts

 Externalisation de l'entretien         20%         9 750 000        1 950 000                   1,88%

             TOTAL                                                15 972 488                  15,36%
                                                                          Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 32
Illustration du produit de la hiérarchisation des opportunités

   Massification des
                                                                             Total Véhicules TCO : 104 M€
 solutions de détention
1 Achat de véhicules à l’UGAP                                     6 M€   -     1
2   Location courte durée pour
    besoins spécifiques
                                                                  5 M€   -
Analyse du juste besoin
                                                                  4 M€   -
3   Standardisation des véhicules
    Baisser en gamme les véhicules
4   MAD                                                           3 M€   -
                                         Enjeu = valeur créée €

5   Gestion en pool des véhicules                                                                   5

                                                                         -                         7    8
Maitrise du poste carburant                                       2 M€
                                                                                               6
6 Formation à l’éco-conduite                                                             4
7   Utiliser des véhicules électriques                            1 M€   -               3
Externalisation de prestations                                                     2
          d’entretien
    Recourir à des prestataires spécialisés                                            Effort = dépenses et temps
8   pour l’entretien

                                                                                                        Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 33
Sommaire

 Présentation du périmètre et de la cartographie
  des dépenses
 Analyse de la situation actuelle
 Bonnes pratiques identifiées
 Opportunités de gains au niveau national
 Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts
 Conclusion

                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 34
CONCLUSIONS : Des gains a minima !

De nombreuses autres BP non quantifiées n’ont pas été retenue dans le
calcul final (professionnalisation de la fonction, imputation de la dépense
au pôle, gestion centralisée, stratégie de revente, etc.)

La réflexion ne peut débuter sans le prérequis indispensable de l’étude
complète et poussée de son parc

La réduction et l’optimisation du parc est la première BP à mettre en
œuvre et en suivront des gains immédiats!

Sur un parc de véhicules il n’y a pas de ROI positif (la détention d’un
véhicule ne rapporte pas d’argent à l’établissement)

Nous sommes ici dans la maitrise des dépenses et la stratégie d’achat
dans le cadre d’une démarche globale sur la fonction.

                                                    Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 35
Engager l’action sur les véhicules, comment faire ?

1.   Complexité du sujet Véhicules, importance du facteur humain : Impacte la
     réalisation des missions, l'organisation, touche au statut des agents 
     Nécessité d'un portage par la hiérarchie qui doit, elle-même, montrer
     l'exemple.

2.   Importance du facteur temps  Ne pas vouloir tout faire, tout de suite mais,
     démarrer.

3.   Souplesse du pilotage  Être ferme sur l'atteinte des objectifs fixés et des
     engagements pris mais, rester à l'écoute des contraintes ou difficultés
     éventuelles

4.   Mobiliser des compétences et faire exister la fonction de gestionnaire                       de
     parc automobile

     Nouvelle étape : définir une politique de gestion de flotte qui ira au-delà de
                                   la rationalisation.

                                                           Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 36
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