Code de conduite professionnelle : En contact avec nos valeurs fondamentales - Code de conduite professionnelle de Xerox

 
Code de conduite professionnelle : En contact avec nos valeurs fondamentales - Code de conduite professionnelle de Xerox
Code de
conduite professionnelle de
Xerox

Code de conduite
professionnelle :
En contact avec nos
valeurs fondamentales
Code de conduite professionnelle : En contact avec nos valeurs fondamentales - Code de conduite professionnelle de Xerox
Un message d’Ursula Burns
                                                    Notre Code de conduite professionnelle inclut et renforce notre engagement à l’intégrité et nous aide à
                                                    résoudre les problèmes d’éthique et de conformité en accord avec nos valeurs fondamentales. Nos valeurs
                                                    fondamentales sont un ensemble de convictions allant au-delà du compromis. Elles nous guident depuis
                                                    plus de 40 ans. Elles font partie de notre patrimoine et de notre avenir. Être à la hauteur de nos valeurs
                                                    fondamentales et suivre la bonne voie est une responsabilité collective – dans les situations où la loi est là
                                                    pour nous guider, y compris celles où elle ne l’est pas.

                                                    Xerox s’engage à représenter le modèle de comportement éthique d’entreprise. Cet engagement est
                                                    possible grâce aux actions personnelles et à la responsabilité de chacun d’entre nous. Nos plus grandes
                                                    réalisations au cours de ces dernières années, nous les devons à la fidélité avec laquelle nous restons en
                                                    corrélation avec nos valeurs fondamentales. Notre réputation repose sur ce que nous faisons et sur la
                                                    manière dont nous agissons tous les jours. Je compte sur chacun d’entre vous pour appliquer ou même
                                                    aller au-delà des exigences de conformité et des attentes en matière d’éthique. Rien n’est plus important
                                                    que le maintien de notre intégrité personnelle et de notre intégrité collective financière et commerciale au
                                                    nom de Xerox.
Ursula Burns
Présidente-directrice                               Le présent Code de conduite professionnelle est un guide. Il n’est pas destiné à être un recueil de toutes
générale                                            les politiques. Utilisez-le comme outil pour ouvrir le dialogue avec les collègues et les gestionnaires et pour
                                                    trouver des politiques appropriées, des outils et d’autres ressources qui vous permettront de bien faire.

                                                    Si vous avez une question ou une préoccupation concernant la bonne conduite éthique pour vous
                                                    ou qui que ce soit, veuillez aborder la question avec votre gestionnaire ou par le biais d’une des autres
                                                    méthodes mises à votre disposition par la Société. Si vous soupçonnez une violation du Code de conduite
                                                    professionnelle de Xerox, signalez vos préoccupations à la ligne d’aide en matière d’éthique de Xerox au
                                                    www.xeroxethicshelpline.com. Sachez que chaque demande est traitée de façon confidentielle. Xerox ne
                                                    tolère aucune forme de représailles contre un employé qui, de bonne foi, signale ou participe à l’enquête
                                                    d’une violation soupçonnée.

2   Code de conduite professionnelle   www.xerox.com/ethics                                                                     Page centrale Éthique et politiques
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Table des matières

2 	   Un message d’Ursula Burns                  13 	Exigence d’un rendement supérieur              19 	Comportement responsable en tant
4     Notre énoncé de mission                         de l’actif                                           qu’entreprise citoyenne
                                                       13 	Protection et utilisation des                  19 Droits de la personne
4      Nos valeurs fondamentales
                                                            actifs de Xerox                                19 Trafic de personnes
       4 Cadre de prise de décision éthique
                                                       13	Documents et comptes d’une société             20	Activités communautaires et
4      But et portée                                        — Création et gestion                              caritatives personnelles
       4	Contrôles juridiques et politiques
                                                       13	Protection de la propriété intellectu-          20 Gérance de l’environnement
       5   Attente en matière de conformité                elle et du matériel protégé par droit
                                                                                                           21	Relations avec les agences gou-
       5   Gestionnaires et superviseurs                   d’auteur
                                                                                                               vernementales, le lobbyisme et les
       5	Signaler une préoccupation et                14	Délit d’initié et information                       contributions politiques
          obtenir de l’aide                                privilégiée
                                                                                                      21	Contrôles du commerce international
       6   Non-représailles                       15 	Assurance de la direction du marché
                                                                                                      22   Index
7      Vue d’ensemble du code                           par le biais de la technologie
                                                        15 Systèmes informatiques                     23   Ressources additionnelles
8      Satisfaction de nos clients
       8 	Activités de ventes et de marketing         15	Concurrence et pratiques commer-
                                                           ciales loyales
       8 	 Conflits d’intérêts
                                                       16 Corruption et paiements illicites
       8 	 Cadeaux et divertissements
                                                       16 Blanchiment d’argent
       9 	Clients du secteur public
                                                  17   Valorisation de nos employés
       9 	Clients du gouvernement fédéral des
                                                       17 	Pratiques non discriminatoires
            États-Unis
                                                            d’emploi et lutte contre l’intimidation
       10 	Protection et utilisation                 17 Axé sur la diversité
             des renseignements sur les clients
                                                       18 Santé et sécurité
10     Transmettre qualité et excellence
                                                       18 Abus d’alcool et de drogues
       10 La fonction de contrôleur
                                                       18 	Droits à la vie privée des employés
       11 Comptabilisation des produits
                                                            de Xerox
       11	Représentation de Xerox auprès
           du public et du secteur des
           investissements
       12 Intégrité de l’approvisionnement

Page centrale Éthique et politiques                                                         www.xerox.com/ethics   Code de conduite professionnelle   3
Code de conduite professionnelle : En contact avec nos valeurs fondamentales - Code de conduite professionnelle de Xerox
Notre énoncé de mission
    Cadre de prise de décision éthique                  Grâce à la technologie et aux services de premier rang mondial en gestion des processus d’affaires et de
    Vous devez évaluer les critères suivants            documents, nous sommes au cœur des petites et grandes entreprises, permettant à nos clients de se concentrer
    pour déterminer si une activité ou un               sur l’essentiel : leurs activités commerciales.
    comportement précis sont appropriés :
                                                        Nos valeurs fondamentales
    1. Politique de la Société. Est-ce que l’action
                                                        Nos valeurs fondamentales sont les principes clés qui guident notre conduite et entretiennent nos relations. Elles
        est conforme aux politiques de Xerox et à la
                                                        définissent les relations entre nous et nos clients, comment nous créons de la valeur et comment nous agissons.
        loi applicable?
                                                        Elles nous relient les uns aux autres et rendent nos succès possibles. Nous avons tous notre part de responsabilité
    2. Valeurs fondamentales. Est-ce que l’action      dans l’alignement de notre conduite avec nos valeurs fondamentales.
        correspond à nos valeurs fondamentales?
                                                        • Satisfaire nos clients, c’est notre réussite.
    3. Bon sens. De façon générale, le caractère
                                                        • Nous veillons à l’excellence et à la qualité dans tout ce que nous faisons.
        approprié d’une pratique ou d’une activité
        doit être guidé par le bon sens et un bon       • Nous exigeons un rendement supérieur de l’actif.
        jugement des affaires.
                                                        • La technologie nous permet de développer la direction du marché.
    4. E xamen du public. Soumettez-vous à
                                                        • Nous valorisons nos employés.
        l’examen du public : Si vous ne souhaitez pas
        que l’on parle de votre action à la première    • Nous nous comportons de façon responsable en tant qu’entreprise citoyenne.
        page de votre journal local, abstenez-vous.
                                                        Bien qu’il y ait une grande simplicité dans ces traits durables de notre société, ils n’en restent pas moins puissants.
    5. En cas de doute, demandez conseil! Votre        Ils agissent à titre de guide moral et éthique nous permettant de faire affaire avec intégrité et honnêteté.
        gestionnaire, les Ressources humaines,
        la Ligne d’aide en matière d’éthique et le      But et portée
        Bureau de surveillance de la conformité         Le Code de conduite professionnelle est conçu pour nous permettre d’aligner nos actions et décisions
        à l’éthique commerciale sont à votre            avec nos valeurs fondamentales et exigences de conformité tout en poursuivant notre mission Xerox.
        disposition pour vous aider à prendre           Il est destiné à nous aider à reconnaître les questions d’éthique et de conformité avant qu’elles ne surgissent
        la bonne décision. Consultez la section         et à pouvoir les traiter convenablement lorsqu’elles se présentent. Le Code n’a pas pour but d’être un recueil
        Ressources additionnelles pour plus             des politiques ou une liste exhaustive d’exigences légales et de conformité. Nous avons plusieurs politiques
        d’informations.                                 qui ont un effet sur votre travail et vous devriez être au courant de celles qui vous touchent. Une compilation
                                                        de plusieurs de ces politiques est accessible à la page centrale Éthique et politiques sur notre intranet. Le
                                                        Code est destiné à donner le ton sur la façon dont nous travaillons chez Xerox. C’est plus que des mots sur
                                                        du papier. C’est notre manière de faire affaire au quotidien.

                                                        Le Code de conduite professionnelle s’applique à tous les employés de Xerox et ceux qui font affaire au nom
                                                        de Xerox. La Société assure la conformité au Code de conduite professionnelle ainsi que toutes les politiques
                                                        et procédures de l’entreprise par des sanctions disciplinaires appropriées pouvant aller jusqu’à la cessation
                                                        d’emploi et une poursuite judiciaire. Les membres du conseil d’administration de Xerox sont sujets
                                                        également à un Code de conduite du conseil d’administration, qui crée des obligations additionnelles
                                                        basées sur leurs responsabilités en tant que membres du conseil. De même, notre personnel financier est
                                                        également sujet à un Code de conduite financier de Xerox. Finalement, nos accords contractuels exigent que
                                                        les tiers, tels que les agents, les revendeurs et les entrepreneurs indépendants, se conforment à
                                                        notre Code de conduite professionnelle en agissant en notre nom.

                                                        Contrôles juridiques et politiques
                                                        En tant qu’entreprise internationale, nous exploitons dans plus de 180 pays à l’échelle mondiale. Nous
                                                        exerçons nos activités économiques conformément à notre Code de conduite professionnelle, nos
                                                        politiques, nos normes, nos directives et procédures d’affaires aussi bien qu’avec les lois et les règlements
                                                        des pays où nous faisons affaire. Notre Code est conçu pour répondre ou dépasser les exigences légales
                                                        et de conformité existantes. Si des exigences légales et de conformité s’avèrent moins strictes que celles
                                                        exigées par notre Code de conduite professionnelle et nos politiques, nous devons appliquer les conditions
                                                        les plus strictes et suivre notre Code de conduite professionnelle et nos politiques. Si le fait de suivre notre
                                                        Code ou nos exigences de conformité crée des conflits avec des lois et règlements locaux, contactez le
                                                        Bureau de surveillance de la conformité à l’éthique commerciale en déposant un rapport avec la ligne d’aide
                                                        en matière d’éthique de Xerox.

4    Code de conduite professionnelle      www.xerox.com/ethics                                                                         Page centrale Éthique et politiques
Code de conduite professionnelle : En contact avec nos valeurs fondamentales - Code de conduite professionnelle de Xerox
Chacun de nous se doit de connaître les contrôles juridiques et politiques qui s’appliquent à notre travail. Si nous
avons des questions à propos de nos obligations sous notre Code de conduite professionnelle, de notre politique        Renvois aux politiques :
ou de nos obligations juridiques, nous devons chercher de l’aide auprès de notre gestionnaire, des Ressources
                                                                                                                       POL 002 : Éthique commerciale
humaines, du Bureau de l’avocat-conseil (OGC) ou du Bureau de surveillance de la conformité à l’éthique
commerciale. Si nous nous rendons compte de la présence d’une activité douteuse ou d’une violation potentielle,        ETH 100 : Charte du bureau de surveillance
nous devons la rapporter à notre direction ou à tout autre service approprié.                                          de la conformité à l’éthique commerciale

                                                                                                                       ACC 208 : Code de conduite :
Attente en matière de conformité
                                                                                                                       Personnel des finances
Nous avons chacun une responsabilité individuelle dans l’application des normes éthiques les plus
élevées en matière de conduite professionnelle. Le présent Code énonce nos attentes concernant notre                   • M
                                                                                                                          aintenir des normes de comportement
comportement. Le non-respect de nos valeurs et normes de conformité peut avoir comme conséquence des                     éthique élevées.
mesures disciplinaires, qui peuvent aller jusqu’à la cessation d’emploi dans le cas de fautes graves.                  • R
                                                                                                                          especter l’esprit et la lettre de
                                                                                                                         toutes les lois applicables.
Gestionnaires et superviseurs                                                                                          • C
                                                                                                                          ommuniquer la divulgation complète et
Les gestionnaires et les superviseurs de Xerox ont le devoir particulier de promouvoir une culture d’intégrité           exacte des résultats financiers selon la
et de conformité et sont appelés à incarner les plus hautes normes de conduite professionnelle éthique.                  loi et les politiques de Xerox.
Cela signifie que les gestionnaires et les superviseurs doivent servir de modèles d’intégrité et de conformité         • S ignaler rapidement à l’interne toute
dans toutes leurs interactions. Également, les gestionnaires et les superviseurs doivent aider leurs                      violation du Code de conduite financier.
subordonnés dans la compréhension des lois applicables et des exigences de l’entreprise ainsi que cultiver
un environnement où les employés sont à l’aise pour poser des questions et soulever des préoccupations,
sans crainte de représailles. Lorsque des préoccupations éthiques sont soulevées, les gestionnaires et les
superviseurs doivent y répondre sans délai et de façon professionnelle et rendre compte au Bureau de
surveillance à la conformité de l’éthique commerciale de la société, comme le prescrit le présent Code.
                                                                                                                       J’ai une bonne relation avec mon gestionnaire
Les gestionnaires et les superviseurs doivent également mettre l’accent sur la création d’une culture
                                                                                                                       et préférerais soulever toute question ou
d’intégrité et de conformité à travers leurs décisions d’embauche et de promotion. Un caractère et un
                                                                                                                       inquiétude éthiques avec lui au lieu de
comportement éthiques doivent également être une considération principale lors des décisions d’embauche
                                                                                                                       contacter la ligne d’aide en matière d’éthique.
et de promotion. Les promotions sont un privilège qui sont seulement accordées à ceux qui démontrent les
                                                                                                                       Est-ce que c’est acceptable?
comportements et les valeurs de Xerox conformément au présent Code.
                                                                                                                       Réponse : Oui. Xerox a toujours encouragé la
Signaler une préoccupation et obtenir de l’aide                                                                        politique « porte ouverte ». Votre superviseur
Les infractions et le non-respect déontologiques doivent être signalés. Vous devez seulement signaler                  ou gestionnaire est votre meilleure ressource.
les préoccupations ou les infractions soupçonnées que si vous le faites de bonne foi. L’utilisation abusive            Si ce n’est pas possible ou si votre superviseur
de la ligne d’aide en matière d’éthique ou d’un autre processus de signalement pour harceler quelqu’un                 ne peut pas résoudre le problème, vous
intentionnellement ou pour sciemment déposer de fausses informations ne sera pas tolérée. Nous                         pouvez monter la hiérarchie de votre
fournissons une variété de moyens pour que les employés, les fournisseurs et les clients puissent recevoir             propre service ou consulter un autre service
des conseils en matière de déontologie et de conformité et signaler les infractions éthiques douteuses. Ces            avec l’expertise appropriée, comme les
moyens incluent la ligne d’aide en matière d’éthique, le courrier électronique, le signalement par Internet et         Ressources humaines ou l’OGC. Un moyen de
des adresses de courrier externe et interne.                                                                           communication additionnelle que la Société
                                                                                                                       a mis en place pour vous aider est la ligne
La ligne d’aide en matière d’éthique est disponible internationalement jour et nuit par le biais de numéros
                                                                                                                       d’aide en matière d’éthique.
de téléphone sans frais. Il existe aussi un outil de signalement sur le Web du Bureau de surveillance de
la conformité à l’éthique commerciale. Nous avons engagé un spécialiste indépendant dans le domaine
de l’assistance téléphonique pour gérer les signalements au moyen de la ligne d’aide et de l’outil de
signalement sur le Web. Ces spécialistes documentent les signalements effectués au moyen des numéros de
téléphone sans frais et transmettent les signalements au Bureau de surveillance de la conformité à l’éthique
commerciale de Xerox, qui s’assure que tous les signalements sont traités convenablement.

Si vous signalez une préoccupation ou une infraction, nous vous encourageons à fournir des informations
précises et complètes afin de permettre une enquête approfondie ou une réponse. Les omissions ou les
erreurs dans les données initiales rapportées (qui/quoi/quand/où) peuvent entraîner un retard dans le
processus de prise de cas ou peuvent retarder ou avoir un impact négatif sur l’assignation du cas ou sur le
processus d’enquête.

Notre fournisseur de ligne d’aide dispose d’un mécanisme qui permet aux parties déclarantes et aux
enquêteurs de communiquer de façon continue, dans votre langue locale, tout en maintenant votre
confidentialité. Les lois locales peuvent limiter l’utilisation du signalement anonyme à des types
de sujets précis, et nos processus incorporent ces limites.

Page centrale Éthique et politiques                                                                         www.xerox.com/ethics    Code de conduite professionnelle      5
Code de conduite professionnelle : En contact avec nos valeurs fondamentales - Code de conduite professionnelle de Xerox
Site Web de la ligne d’aide en matière d’éthique de Xerox :
www.xeroxethicshelpline.com.

                                                                                                       Si vous choisissez de rester anonyme, notre
    Ligne d’aide en matière d’éthique de              Tous les autres pays : Composez les numéros      capacité d’enquêter le sujet pourrait être réduite
    Xerox                                             locaux d’accès internationaux de pays qui        et il est possible que nous ne puissions pas
                                                      sont fournis par les représentants locaux        être en mesure de pleinement répondre à vos
    Belgique                0800-7-1417                                                                préoccupations. Toutes les plaintes, rapportées
                                                      des Ressources humaines et sur le site
    Brésil                  0800-891-4092             www.xerox.com/ethics                             anonymement ou non, seront traitées de façon
    Canada                  866-979-0001                                                               confidentielle, avec une divulgation limitée afin
                                                      Remarque : Des numéros de téléphone
    Chili                   1230-020-0619                                                              d’effectuer une enquête complète sur la violation
                                                      de composition directe additionnels
    Chine                   10-800-711-0631;                                                           présumée, pour prendre les mesures disciplinaires
                                                      peuvent devenir disponibles, consultez le site
                            10-800-110-0577                                                            ou correctives appropriées ou pour respecter les
                                                      www.xerox. com/ethics pour la liste la plus
    Colombie                01-800-912-0053                                                            exigences légales.
                                                      courante des options de composition pour
    Danemark                80-207-015                le pays.
    République dominicaine 1-800-528-1092
                                                      Courrier interne :                                 Il n’y a rien dans ce Code qui empêche
    Finlande                0800-98839                                                                   les individus de signaler des violations
                                                      Bureau de surveillance de la conformité à
    France                  0800-90-5948                                                                 possibles de lois fédérales ou étatiques
                                                      l’éthique commerciale
    Allemagne               0800-187-3586             XWHQ, 6-N                                          ou de règlements à une agence ou entité
    Hong Kong               800-962-881                                                                  gouvernementale, ou de participer à des
                                                      Courrier externe :                                 procès ou enquêtes avec l’agence ou l’entité
    Hongrie                 06-800-17830
                                                      Xerox Corporation                                  fédérale, étatique ou locale qui applique ces
    Inde                    000-800-100-1075
                                                      Business Ethics and Compliance Office              lois. Les individus ne sont pas obligés d’aviser
    Irelande                1-800-558-549             45 Glover Ave., P.O. Box 4505                      la Société sur ces rapports ou divulgations.
    Israël                  180-940-0091              Norwalk, CT 06856-4505
    Italie                  800-788340                U.S.A.
    Jamaïque                1-800-549-9741
    Japon                   00531-11-4737;
                                                                                                       Non-représailles
                            0066-33-801237;
                                                                                                       Que vous vous identifiez ou non, chaque enquête est
                            0034-800-900110
                                                                                                       traitée de façon confidentielle, et un processus en
    Malaisie                1-800-80-3435                                                              circuit fermé assure que les gestionnaires concernés
    Mexique                 001-800-613-2737                                                           et le plaignant sont au courant des résultats du
    Pays-Bas                0800-022-5890                                                              procédé de l’enquête dans la mesure du possible.
    Norvège                 800-30-551                                                                 Le signalement des violations soupçonnées de nos
    Pérou                   0800-91-8196                                                               politiques, du Code de conduite professionnelle ou
    Philippines             1-800-1-111-0112                                                           d’autres processus confère un avantage à la Société
    Pologne                 0-0-800-111-1561                                                           et rehausse le niveau du comportement attendu
                                                                                                       de tous les employés. Toute forme de représailles
    Singapour               800-110-1519
                                                                                                       contre un employé pour avoir signalé ou participé
    Espagne                 900-97-1031
                                                                                                       à l’enquête sur une violation soupçonnée ne sera
    Suède                   020-160-5726
                                                                                                       pas tolérée.
    Suisse                  0800-56-1525
    Royaume-Uni             0808-234-7051
    États-Unis              866 XRX-0001;
                            (866 979-0001)
    Venezuela               0800-176-6420

6    Code de conduite professionnelle    www.xerox.com/ethics                                                           Page centrale Éthique et politiques
Code de conduite professionnelle : En contact avec nos valeurs fondamentales - Code de conduite professionnelle de Xerox
Vue d’ensemble du Code

  Satisfaction des clients                                                   Transmettre qualité et excellence
  • Diriger les activités de vente et de marketing avec intégrité            •   E xercer un contrôle fiduciaire adéquat
  • Éviter les conflits d’intérêts                                           •    Se conformer aux politiques, aux procédures et aux règlements
  • Respecter les restrictions de cadeau et de divertissement                •    Toujours s’assurer de la comptabilisation adéquate des produits
  • Prendre connaissance des restrictions spéciales relatives aux clients   •    Ne pas créer de conventions accessoires
     gouvernementaux                                                         •    Suivre les protocoles sur la diffusion externe d’informations
  • Protéger les renseignements des clients                                  •    Favoriser la conduite et les procédures adéquates à travers la chaîne
                                                                                   d’approvisionnement

                                                                             Exiger un rendement supérieur de l’actif
                                                                             • P rotéger tous les actifs de la société
                                                                             • Maintenir les documents commerciaux selon les politiques de création
                                                                                et de conservation
                                                                             • Protéger la propriété intellectuelle et les droits d’auteur
                                                                             • Prévenir les délits d’initié

                                                                             Assurance de la direction du marché par le biais de
                                                                             la technologie
                                                                             •    tiliser les systèmes informatiques et les outils à des fins commerciales
                                                                                 U
                                                                             •   Soutenir une concurrence loyale
                                                                             •   Ne pas s’engager dans des paiements illicites
                                                                             •   Se conformer aux lois contre le blanchiment d’argent

                                                                             Valorisation de nos employés
                                                                             • Respecter les différences
                                                                             • Prévenir le harcèlement et l’intimidation — pas de violence ou
                                                                                d’intimidation de quelque nature que ce soit
                                                                             • Encourager la diversité
                                                                             • Fournir un milieu de travail sain et sécuritaire
                                                                             • Prévenir l’abus d’alcool ou de drogue au travail
                                                                             • Protéger la vie privée

                                                                             Comportement responsable en tant qu’entreprise
                                                                             citoyenne
                                                                             • Respecter les droits et la dignité de la personne
                                                                             • Se conformer aux lois sur le trafic de personnes
                                                                             • Favoriser les activités communautaires et caritatives responsables
                                                                                selon les politiques
                                                                             • Protéger l’environnement

Page centrale Éthique et politiques                                                         www.xerox.com/ethics       Code de conduite professionnelle       7
Satisfaction de nos clients
    Renvois aux politiques :                            Notre culture axée sur la clientèle est essentielle à notre réussite. Nous nous sommes engagés à gagner et à
                                                        maintenir la confiance de nos clients à travers des transactions justes, honnêtes et légales et en offrant une
    HR 101-1 : Politique d’éthique commerciale :
                                                        excellente valeur. Nous sommes à l’écoute de nos clients afin d’être en mesure de répondre à leurs exigences
    Intérêts commerciaux à l’extérieur de la
                                                        opérationnelles ainsi que de comprendre leurs attentes en matière d’interaction avec leurs employés.
    Société et conflit d’intérêts
                                                        Nous donnons en temps voulu, la réponse et la solution aux problèmes des clients et nous prenons la
    • Divulgation                                       responsabilité de rectifier la cause sous-jacente. Nous nous conformons non seulement aux attentes de
    • Formulaire de demande                             Xerox concernant la conduite professionnelle appropriée, mais également aux attentes de nos clients
    • Autorisation                                      sur ce même sujet.

    HR 101-3 : Réception de cadeaux liés à              Activités de vente et de marketing
    l’emploi                                            Nous fournissons des informations précises et complètes à nos clients de sorte qu’ils puissent prendre des
    • Pas d’argent comptant                             décisions éclairées. Nous ne tolérons pas de fausse déclaration, fraude ou omission délibérée d’informations
    • Valeur limitée; raison commerciale                dans nos activités de vente ou de marketing. Nous honorons nos engagements et poursuivons jusqu’au bout
                                                        nos promesses, accords et obligations.
    • Autorisation du gestionnaire

    HR 101-5 : Relations d’affaires avec les            Conflits d’intérêts
    clients commerciaux                                 Nous remplissons nos devoirs et responsabilités d’une façon juste et objective. Nous prenons des décisions
    • L ignes directrices en matière de voyages et     professionnelles dans l’intérêt primordial de notre Société, sans tenir compte des influences personnelles
       de cadeaux                                       ou externes. Les conflits d’intérêts peuvent se produire si vos intérêts personnels tirent bénéfice de vos
                                                        actions ou de votre influence en tant qu’employé de Xerox. Les intérêts commerciaux extérieurs avec nos
    • A
       ucun paiement illicite ou autre influence
                                                        vendeurs, fournisseurs, clients ou concurrents sont un sujet de préoccupation particulier. Avoir des intérêts
      indue
                                                        commerciaux extérieurs qui portent atteinte à votre obligation de vous dévouer aux responsabilités de votre
    • Respect des normes de déontologie du client       poste ou avoir un comportement qui donne une image défavorable à Xerox, pourrait entraîner un conflit
    En général, les articles comme les tasses,          d’intérêts.
    calendriers ou stylos portant le logo de la
                                                         Les employés ont l’obligation de divulguer à leur gestionnaire tous les intérêts commerciaux extérieurs
    Société peuvent être échangés entre les clients
                                                        qu’ils ou les membres de leur famille immédiate, possèdent. Il est important de divulguer les faits pertinents
    et les fournisseurs, à moins que ce ne soit
                                                        avant que vous, ou les membres de votre famille immédiate, soyez impliqués ou acquériez des intérêts
    précisément interdit par votre service.
                                                        financiers dans une entreprise extérieure et de prendre toutes les mesures que nous exigeons pour résoudre
                                                        un conflit d’intérêts potentiel identifié.

    Un vendeur potentiel vous a offert des billets      Cadeaux et divertissements
    pour un important événement sportif. Qu’est-        La bienséance de donner ou de recevoir des cadeaux dans le cadre du travail dépend de la valeur et de
    ce que vous feriez? Qu’est-ce que vous devez        l’intention du cadeau. Notre définition de cadeaux inclut les biens tangibles et les espèces ou quasi-espèces
    faire?                                              ainsi que des faveurs, considérations spéciales, gratifications et rabais. Le seul but acceptable des cadeaux
                                                        et des divertissements est la création d’achalandages ou le renforcement des relations d’affaires.
    Réponse : Il y a plusieurs facteurs qui doivent
    être pris en considération avant d’accepter         Nous, ou les membres de notre famille immédiate, pouvons seulement accepter ou recevoir un cadeau dans
    les billets. Les employés peuvent accepter          le cadre de notre travail que s’il fait clairement partie de la catégorie des courtoisies commerciales d’usage.
    des invitations pour un dîner, souper ou autre      Les cadeaux qui créent une obligation de réciprocité dans l’esprit du donataire sont toujours inappropriés.
    événement social (partie de balle, concert,         Nous n’offrons pas un cadeau ou un divertissement aux clients si cela viole leurs propres politiques. Le
    etc.) comme une expression de courtoisie            cadeau ou le divertissement ne doit jamais être luxueux, inhabituel ou extravagant aux yeux d’un tiers. En
    d’affaires normale, tant qu’elles ne visent         aucun cas, nous ne donnons ou n’acceptons des espèces ou quasi-espèces, comme des chèques-cadeaux ou
    pas à induire une considération spéciale, un        des cartes-cadeaux, peu importe le montant, d’une personne ayant des rapports commerciaux avec Xerox.
    avantage et qu’elles n’ont pas une valeur           Les unités d’exploitation locales sont autorisées à établir des limites sur la valeur monétaire des cadeaux
    totale dépassant tout montant précisé               selon les coutumes locales. Nos employés ont la responsabilité de connaître les limites monétaires pour les
    dans les politiques de Xerox. Les employés          cadeaux qui s’appliquent à nos unités d’exploitation. Vous devez aviser votre gestionnaire de tout cadeau
    doivent toujours obtenir l’autorisation de leur     reçu, peu importe sa valeur. Le gestionnaire concerné doit approuver le don d’un cadeau ou le paiement
    gestionnaire avant de participer. Vous devez        de frais professionnels (si cela ne viole pas la propre politique d’un client) à toute personne qui fait affaire
    divulguer et discuter de l’offre avec votre         avec nous. Des normes plus rigoureuses, lorsqu’exigées par la loi ou présumées appropriées par la gestion
    gestionnaire, peu importe la valeur                 de groupe, pourraient être nécessaires pour certains services, comme Approvisionnement mondial, ou pour
    du cadeau.                                          certaines catégories d’emploi.

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Clients du secteur public
Nous comprenons les lois sur l’approvisionnement et les contrats du secteur public et nous les respectons. Le         Exigences de conformité d’un
secteur public inclut des gouvernements et des entités gouvernementales, même s’ils n’appartiennent que               entrepreneur du gouvernement
partiellement à un gouvernement. Les exigences juridiques quant aux clients du secteur public demandent               fédéral des États-Unis
des pratiques commerciales qui diffèrent considérablement (généralement plus strictes) de celles qui ont
                                                                                                                      • Cliquez ici pour plus de renseignements à
cours dans le secteur privé. En général, nous n’offrons jamais un emploi à un fonctionnaire impliqué dans le
                                                                                                                         propos des Exigences de conformité d’un
processus d’achat. De même, nous n’offrons jamais de cadeaux, divertissements, pots de vin ou paiements
                                                                                                                         entrepreneur du gouvernement fédéral des
illicites aux fonctionnaires. Les lois applicables pour faire des affaires avec les clients du secteur public
                                                                                                                         États-Unis
varient selon le pays. Nous nous devons de connaître ces exigences légales et leur impact sur notre travail.
                                                                                                                      • U
                                                                                                                         ne fois le processus d’approvisionnement
Clients du gouvernement fédéral des États-Unis                                                                          amorcé, la « Procurement Integrity Act »
Quand Xerox exécute un contrat avec le gouvernement des États-Unis, des exigences juridiques                            impose les restrictions suivantes aux
additionnelles s’appliquent à Xerox et aux employés, agents et sous-traitants de Xerox impliqués dans                   employés :
l’exécution de ces contrats. Nous nous devons de connaître et de nous conformer à ces exigences, ainsi                   - 	 Offrir un emploi ou des occasions
que de détecter et de rapporter les occurrences où ces exigences juridiques ont pu avoir été violées.                         commerciales aux fonctionnaires
                                                                                                                              responsables de l’approvisionnement
Nous ne donnons pas de biens de valeur, qu’ils soient tangibles ou non, aux employés fédéraux des
États-Unis, peu importe où ces derniers sont localisés. De plus, nous n’offrons ou ne donnons rien de valeur             - 	 Offrir des gratifications aux fonctionnaires
en échange d’un traitement favorable entre entrepreneurs principaux et sous-traitants (peu importe où ils                     responsables de l’approvisionnement
sont localisés) au gouvernement fédéral des États-Unis. Ce type d’échange est appelé « ristourne ». Si vous              - 	 Demander des renseignements relatifs
soupçonnez qu’une ristourne impliquant Xerox a eu lieu, vous devez immédiatement le signaler à la Ligne                       à la sélection des sources ou toute
d’aide en matière d’éthique de Xerox.                                                                                         autre information sensible liée à
                                                                                                                              l’approvisionnement
Quand Xerox poursuit une occasion commerciale avec le gouvernement fédéral des États-Unis, les employés
doivent se rendre compte que la « Procurement Integrity Act » impose certaines restrictions à la conduite             • La « False Claims Act », précise qu’il est
des employés une fois que le processus d’approvisionnement est amorcé. L’approvisionnement commence                      illégal de :
quand un fonctionnaire entreprend une décision d’achat, et ceci peut se produire même avant qu’une                       - 	 Falsifier sciemment et intentionnellement
sollicitation soit rendue publique. Lorsqu’un approvisionnement est entamé, il est interdit aux employés de Xerox :           l’information
1) d’offrir un emploi ou des occasions commerciales aux fonctionnaires responsables de l’approvisionnement;              - 	 Dissimuler sciemment et
2) d’offrir des gratifications aux fonctionnaires responsables de l’approvisionnement; ou 3) de demander des                  intentionnellement un fait important
renseignements relatifs à la sélection des sources. Les « renseignements sur la sélection des sources » sont des
                                                                                                                         - 	 Faire sciemment et intentionnellement
données qui ne sont pas divulguées au public et qui sont utilisées par les responsables de l’approvisionnement
                                                                                                                              des réclamations fausses, factices ou
pour prendre des décisions d’approvisionnement comme : les données sur la concurrence ou les rapports
                                                                                                                              frauduleuses
d’analyse internes gouvernementaux. Les violations de la « Procurement Integrity Act » pourraient entraîner des
pénalités criminelles et civiles sérieuses pour l’individu et pour la société.                                        • G
                                                                                                                         ratifications/cadeaux : Les employés
                                                                                                                        de Xerox ne peuvent offrir ou donner une
Finalement, faire des affaires avec le gouvernement fédéral des États-Unis exige que nous prenions
                                                                                                                        gratification (article de valeur, qu’il soit
connaissance et de se conformer à la « False Claims Act ». Conformément à cette loi, il est illégal de
                                                                                                                        tangible ou non), peu importe sa nature, à
falsifier sciemment et intentionnellement les informations fournies au gouvernement fédéral des États-
                                                                                                                        tout fonctionnaire du gouvernement fédéral
Unis, dissimuler un fait important ou faire des réclamations fausses, factices ou frauduleuses. Aux fins
                                                                                                                        des États-Unis
de la « False Claims Act », une réclamation inclut une demande de paiement ou une autorisation du
gouvernement fédéral des États-Unis, ainsi que faire des déclarations au gouvernement fédéral des                     • C
                                                                                                                         orruption : Il est illégal de donner un article
États-Unis. Les exemples de fausses réclamations incluent, mais ne sont pas limités à : la facturation pour             de valeur à n’importe quel fonctionnaire du
des services en dehors de la portée du contrat, la facturation de main d’œuvre avant que des services aient             gouvernement fédéral pour influencer toute
été fournis et la mauvaise représentation du pays d’origine des produits que nous fournissons aux clients               action de l’approvisionnement courant ou
fédéraux. Les violations de la « False Claims Act » peuvent donner cours à des pénalités criminelles et civiles         futur.
sérieuses. Si vous soupçonnez une violation de la « False Claims Act », elle doit être signalée immédiatement         • L es violations des exigences de conformité
à la Ligne d’aide en matière d’éthique de Xerox.                                                                         de l’entrepreneur du gouvernement fédéral
                                                                                                                         des États-Unis peuvent avoir comme
                                                                                                                         conséquence ce qui suit :
                                                                                                                         – 	Sanctions civiles et amendes
                                                                                                                         – 	S anctions criminelles personnelles
                                                                                                                         – 	Sanctions criminelles de l’entreprise
                                                                                                                         – 	Annulation du contrat, remboursement
                                                                                                                             de tous les paiements reçus

Page centrale Éthique et politiques                                                                        www.xerox.com/ethics    Code de conduite professionnelle          9
Protection et utilisation des renseignements des clients
 Renvois aux politiques :                              Nous respectons et sommes tenus de protéger la confidentialité, le caractère privé des données et la
                                                       sécurité des informations que nos clients nous ont confiées, y compris les informations confidentielles, les
 HR 101-4 : Relations avec les clients et les          renseignements personnels, les informations exclusives et les secrets commerciaux. Nous prenons toutes
 fonctionnaires gouvernementaux et les                 les précautions nécessaires en tout temps pour empêcher la divulgation et l’utilisation non autorisées
 contributions politiques                              des renseignements des clients. Nous sommes sérieux en ce qui concerne la confidentialité, le caractère
 • Aucun cadeau ou divertissement                      privé des données et la sécurité des renseignements de nos clients et nous mettons en application les
 • A
    ucun paiement illicite ou autre influence         sauvegardes appropriées pour la manipulation et l’utilisation de ces informations selon nos politiques sur la
   indue                                               confidentialité et la sécurité des renseignements et selon toutes les lois applicables.

 • Aucun voyage ou excursion
 • Restrictions d’embauche
                                                       Transmettre qualité et excellence
                                                       Nous avons une passion pour la qualité et l’excellence dans tout ce que nous faisons. Nous sommes très
 InfoPriv 001: Confidentialité des                     exigeants envers nous-mêmes. Fournir une qualité exemplaire de nos produits, services et solutions est
 renseignements personnels                             essentiel à notre réussite commerciale. C’est notre objectif, et c’est ce que nos clients attendent de nous.
 • Classifier correctement l’information               Nous nous conformons à tous les contrôles juridiques, politiques et financiers applicables afin de répondre à
 • P rotéger les renseignements personnels des        ces attentes systématiquement.
    employés
                                                       La fonction de contrôleur
 • Être vigilant contre le vol de données
                                                       Une fonction de contrôleur efficace est nécessaire au maintien de notre intégrité, notre engagement envers
 InfoPriv 002: Sphère de sécurité relative à la        la création de la valeur pour nos actionnaires et la santé de la Société. La fonction de contrôleur comporte
 protection de la vie privée                           trois volets principaux :
 • R
    especter les règles du gouvernement local         1. La conformité aux lois, aux règlements et aux politiques de la Société;
   concernant la confidentialité et la protection
                                                       2. Des processus commerciaux rigoureux fournissant les informations nécessaires à la prise de décisions par
   des données
                                                           la direction ainsi qu’à la protection des actifs physiques, financiers et intellectuels qui nous sont confiés
 • Donner un avis et faire un choix                        par des clients et des tiers; et
 • Protéger les transferts de données
                                                       3. L’intégrité et la ponctualité dans la communication des prévisions, des projections et du rendement.
 InfoPriv 003: Interdictions des courriels
                                                       Un Code de conduite financier additionnel énonce les responsabilités uniques de gérance du personnel
 commerciaux non sollicités
                                                       financier de Xerox.
 • Connaissance de la loi
 • Transparence de l’expéditeur
 • Options d’exclusion

 Lorsque vous avez un doute ou un souci
 concernant un problème au sujet d’un
 client du secteur public, communiquez avec
 l’OGC ou le Bureau en matière d’éthique
 immédiatement. Vous devez être certain
 de n’être confronté à aucun risque dans ce
 secteur.

10   Code de conduite professionnelle      www.xerox.com/ethics                                                                      Page centrale Éthique et politiques
Nous agissons avec diligence en assurant la conformité aux politiques de Xerox et aux lois applicables.

Nous ne prenons jamais une mesure qui ne résisterait pas à l’examen du public ou qui nuirait à notre               Renvois aux politiques :
réputation comme une société éthique. Nous sommes responsables de nous assurer de registres financiers
                                                                                                                   POL 001 : Valeur de la qualité et
exacts qui reflètent adéquatement la nature des transactions. La pression indue ou la contrainte pour
                                                                                                                   Lean Six Sigma
obtenir certains résultats comptables est toujours inacceptable tout comme les tentatives pour échapper
aux processus d’examen, d’autorisation et de contrôle.                                                             • E mployés travaillant essentiellement avec
                                                                                                                      le client
Comptabilisation des produits                                                                                      • T
                                                                                                                      ravail d’équipe basé sur la confiance,
Les produits ne doivent pas être comptabilisés jusqu’à ce qu’ils soient réalisés ou réalisables et gagnés. Les       l’apprentissage
produits sont généralement réalisés ou réalisables et gagnés quand tous les critères suivants sont présents :        et la reconnaissance

• Une preuve évidente qu’une entente existe (contrat/commande);                                                   • Utilisation méthodique de Lean Six Sigma

• La livraison a eu lieu ou les services ont été rendus (livraison/exécution);                                    ACC 1203 : Comptabilisation des produits
                                                                                                                   • C
                                                                                                                      omptabilisation des produits adéquate :
• Le prix à l’acheteur est fixe ou déterminable; et
                                                                                                                     acquis, entente, livraison,
• La recouvrabilité est raisonnablement assurée.                                                                     prix, recouvrabilité
Les conventions accessoires sont strictement interdites et sont considérées une violation de notre politique       • Pas de conventions accessoires
de tolérance zéro et pour lesquelles de sévères répercussions, y compris la cessation d’emploi, sont possibles.    • R
                                                                                                                      espect et adhésion à tous les contrôles
L’acceptation passive ou la connaissance de telles conventions seront elles aussi considérées comme une              des produits et de la comptabilité — aucun
violation de cette politique. La convention accessoire fait référence à un accord ou une correspondance              raccourci!
entre un représentant de Xerox et un client, un fournisseur ou un partenaire, qui modifie une condition
générale précisée dans le contrat, l’accord ou le bon de commande original et qui est préparé à l’extérieur        ACC 1205 : Comptabilisation des produits –
ou à part des processus et procédures standard pour la modification d’un contrat/commande d’une unité              Services
d’exploitation, qui doit inclure son envoi immédiat au service de comptabilité et de finances de l’unité
                                                                                                                   ACC 1206 : Comptabilisation des produits –
d’exploitation.
                                                                                                                   Logiciels
Représentation de Xerox auprès du public et du secteur des investissements                                         CAF 107 : Annonces d’entreprise
Xerox Corporation est une société internationale qui fait couramment la une des journaux à l’échelle
                                                                                                                   • S uivre le protocole sur la diffusion externe
mondiale. L’objectif des Relations publiques est de veiller à la cohérence — de parler au public d’une seule
                                                                                                                      des informations de la Société
voix. Les professionnels des relations publiques travaillent régulièrement avec des journalistes des médias
et de la presse écrite pour que ces derniers possèdent la bonne information pour la création d’histoires           • Consulter le service des Relations publiques
exactes.                                                                                                           • Ne pas parler aux médias

Nous observons les règles de divulgation de la Securities and Exchange Commission (SEC) et d’autres                ACC 202 : Préparation et contrôle
lois régissant la divulgation d’informations importantes aux investisseurs. On entend par « information            de l’information financière pour
importante », l’information susceptible d’influencer un investisseur raisonnable dans sa décision d’acheter,       diffusion externe
de vendre ou de conserver les titres de la Société (par ex., résultats trimestriels ou annuels, fusions et         • M
                                                                                                                      aintenir les données financières
acquisitions; et nouveaux produits, découvertes ou brevets).                                                         confidentielles
                                                                                                                   • S uivre le protocole pour les diffusions
                                                                                                                      externes
                                                                                                                   • Protéger les données avant la diffusion

                                                                                                                   ACC 208 : Code de conduite :
                                                                                                                   Personnel des finances

   Un client a signé un contrat avec Xerox pour la location d’une nouvelle machine utilisant des clauses
   contractuelles standard. Le représentant commercial a avisé le client, de façon indépendante, qu’il
   pouvait annuler le contrat en tout temps sans pénalité. Est-ce un problème?

   Réponse : Oui. L’entente du représentant commercial avec le client constitue une « convention
   accessoire ». En concluant cette entente sans l’autorisation du service de contrôle financier et de la
   comptabilité de l’unité commerciale, le représentant commercial a possiblement mis la société en
   position de risque pour des pertes financières et violations des règles comptables. Les conventions
   accessoires sont strictement interdites et sont considérées une violation de notre politique de
   tolérance zéro et pour laquelle de sévères répercussions, y compris la cessation d’emploi, sont
   possibles.

Page centrale Éthique et politiques                                                                   www.xerox.com/ethics    Code de conduite professionnelle        11
Intégrité de l’approvisionnement
                                                    Nos relations avec les fournisseurs sont fondées sur les principes fondamentaux de l’équité, de l’honnêteté
 Renvois aux politiques :
                                                    et du respect mutuel. Nous honorons nos engagements et poursuivons jusqu’au bout nos promesses et nos
 PUR 001 : Politique d’achat                        accords avec nos vendeurs et fournisseurs. Nous ne traitons qu’avec des vendeurs et fournisseurs qui ont
 • S’approvisionner à l’échelle internationale      une conduite rigoureuse. Nous attendons que nos fournisseurs respectent les exigences déontologiques
                                                    et juridiques dans leurs relations commerciales avec leurs employés, leur collectivité et Xerox. En tant que
 • Suivre les protocoles
                                                    membre de la Electronic IndustryCitizenship Coalition, nous utilisons le Code de conduite de l’industrie
 • Obtenir les autorisations
                                                    électronique (EICC) comme code de conduite pour nos fournisseurs.
 AAP 100 : Procuration d’autorisation               Nous communiquons avec le service de l’Approvisionnement afin d’assurer que nous suivons les politiques
 • S ’impliquer seulement dans des transactions    d’achat et d’autorisation avant de conclure tout contrat. Nous prenons toutes les décisions d’achat dans
    autorisées                                      l’intérêt de la Société, et non pour des motifs d’ordre personnel.
 • S’assurer des autorisations adéquates            Il est contraire aux pratiques commerciales de Xerox d’exiger ou d’accepter une relation commerciale
                                                    réciproque obligatoire. Il est contraire à la politique de Xerox de conclure une relation d’affaires avec un
                                                    client qui exige de Xerox d’acheter des produits ou des services de ce client comme condition contractuelle
 Mon gestionnaire m’a demandé d’acheter du          pour que le client achète des produits ou des services de Xerox. De même, les décisions d’achat ne devraient
 matériel pour notre laboratoire d’essais.          pas être fondées sur la condition que le fournisseur s’engage à utiliser des produits ou services de Xerox.
 L’équipement coûtera plus                          Les décisions d’approvisionnement doivent généralement être prises en fonction de la qualité, le prix et le
 qu’il n’est autorisé à approuver. Il               niveau de service/fiabilité du fournisseur. Toutefois, puisque les relations clients sont essentielles au succès
 m’a dit de diviser la commande de sorte            de Xerox, les décisions d’achat peuvent, le cas échéant, prendre en considération la relation client comme un
 qu’il puisse approuver l’achat sans obtenir        facteur favorable, entre autres. Les employés chargés des achats devraient obtenir l’avis de la direction et
 l’approbation de son gestionnaire                  consulter le Bureau de l’avocat-conseil dans ces situations.
 puisque ce dernier voyage au cours des deux
 prochaines semaines et nous avons vraiment
 besoin du matériel dès que possible.

 Réponse : La prise de raccourcis dans le
 processus d’achat pour économiser du temps
 peut causer, à vous et votre gestionnaire,
 beaucoup d’ennuis. La division des
 commandes est un exemple. Disons que
 votre gestionnaire peut seulement approuver
 jusqu’à 25 000 $, mais vous avez besoin
 de marchandises d’une valeur de 32 000 $.
 La division de la demande d’achat en deux
 demandes séparées qui sont chacune au-
 dessous du niveau d’approbation de 25 000 $
 est contraire à la politique de l’entreprise et
 pourrait mener à une mesure disciplinaire
 pour vous et votre gestionnaire, jusqu’à la
 cessation d’emploi. Si vous faites affaire avec
 un fournisseur, assurez-vous de soumettre
 une demande pour la valeur entière en dollars
 que représente la transaction complète et
 d’obtenir l’approbation du gestionnaire qui a
 l’autorisation d’approuver le montant total.

12   Code de conduite professionnelle   www.xerox.com/ethics                                                                   Page centrale Éthique et politiques
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