Code de conduite professionnelle : En contact avec nos valeurs fondamentales - Code de conduite professionnelle de Xerox
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Code de conduite professionnelle de Xerox Code de conduite professionnelle : En contact avec nos valeurs fondamentales
Un message d’Ursula Burns
Notre Code de conduite professionnelle inclut et renforce notre engagement à l’intégrité et nous aide à
résoudre les problèmes d’éthique et de conformité en accord avec nos valeurs fondamentales. Nos valeurs
fondamentales sont un ensemble de convictions allant au-delà du compromis. Elles nous guident depuis
plus de 40 ans. Elles font partie de notre patrimoine et de notre avenir. Être à la hauteur de nos valeurs
fondamentales et suivre la bonne voie est une responsabilité collective – dans les situations où la loi est là
pour nous guider, y compris celles où elle ne l’est pas.
Xerox s’engage à représenter le modèle de comportement éthique d’entreprise. Cet engagement est
possible grâce aux actions personnelles et à la responsabilité de chacun d’entre nous. Nos plus grandes
réalisations au cours de ces dernières années, nous les devons à la fidélité avec laquelle nous restons en
corrélation avec nos valeurs fondamentales. Notre réputation repose sur ce que nous faisons et sur la
manière dont nous agissons tous les jours. Je compte sur chacun d’entre vous pour appliquer ou même
aller au-delà des exigences de conformité et des attentes en matière d’éthique. Rien n’est plus important
que le maintien de notre intégrité personnelle et de notre intégrité collective financière et commerciale au
nom de Xerox.
Ursula Burns
Présidente-directrice Le présent Code de conduite professionnelle est un guide. Il n’est pas destiné à être un recueil de toutes
générale les politiques. Utilisez-le comme outil pour ouvrir le dialogue avec les collègues et les gestionnaires et pour
trouver des politiques appropriées, des outils et d’autres ressources qui vous permettront de bien faire.
Si vous avez une question ou une préoccupation concernant la bonne conduite éthique pour vous
ou qui que ce soit, veuillez aborder la question avec votre gestionnaire ou par le biais d’une des autres
méthodes mises à votre disposition par la Société. Si vous soupçonnez une violation du Code de conduite
professionnelle de Xerox, signalez vos préoccupations à la ligne d’aide en matière d’éthique de Xerox au
www.xeroxethicshelpline.com. Sachez que chaque demande est traitée de façon confidentielle. Xerox ne
tolère aucune forme de représailles contre un employé qui, de bonne foi, signale ou participe à l’enquête
d’une violation soupçonnée.
2 Code de conduite professionnelle www.xerox.com/ethics Page centrale Éthique et politiques
Table des matières
2 Un message d’Ursula Burns 13 Exigence d’un rendement supérieur 19 Comportement responsable en tant
4 Notre énoncé de mission de l’actif qu’entreprise citoyenne
13 Protection et utilisation des 19 Droits de la personne
4 Nos valeurs fondamentales
actifs de Xerox 19 Trafic de personnes
4 Cadre de prise de décision éthique
13 Documents et comptes d’une société 20 Activités communautaires et
4 But et portée — Création et gestion caritatives personnelles
4 Contrôles juridiques et politiques
13 Protection de la propriété intellectu- 20 Gérance de l’environnement
5 Attente en matière de conformité elle et du matériel protégé par droit
21 Relations avec les agences gou-
5 Gestionnaires et superviseurs d’auteur
vernementales, le lobbyisme et les
5 Signaler une préoccupation et 14 Délit d’initié et information contributions politiques
obtenir de l’aide privilégiée
21 Contrôles du commerce international
6 Non-représailles 15 Assurance de la direction du marché
22 Index
7 Vue d’ensemble du code par le biais de la technologie
15 Systèmes informatiques 23 Ressources additionnelles
8 Satisfaction de nos clients
8 Activités de ventes et de marketing 15 Concurrence et pratiques commer-
ciales loyales
8 Conflits d’intérêts
16 Corruption et paiements illicites
8 Cadeaux et divertissements
16 Blanchiment d’argent
9 Clients du secteur public
17 Valorisation de nos employés
9 Clients du gouvernement fédéral des
17 Pratiques non discriminatoires
États-Unis
d’emploi et lutte contre l’intimidation
10 Protection et utilisation 17 Axé sur la diversité
des renseignements sur les clients
18 Santé et sécurité
10 Transmettre qualité et excellence
18 Abus d’alcool et de drogues
10 La fonction de contrôleur
18 Droits à la vie privée des employés
11 Comptabilisation des produits
de Xerox
11 Représentation de Xerox auprès
du public et du secteur des
investissements
12 Intégrité de l’approvisionnement
Page centrale Éthique et politiques www.xerox.com/ethics Code de conduite professionnelle 3
Notre énoncé de mission
Cadre de prise de décision éthique Grâce à la technologie et aux services de premier rang mondial en gestion des processus d’affaires et de
Vous devez évaluer les critères suivants documents, nous sommes au cœur des petites et grandes entreprises, permettant à nos clients de se concentrer
pour déterminer si une activité ou un sur l’essentiel : leurs activités commerciales.
comportement précis sont appropriés :
Nos valeurs fondamentales
1. Politique de la Société. Est-ce que l’action
Nos valeurs fondamentales sont les principes clés qui guident notre conduite et entretiennent nos relations. Elles
est conforme aux politiques de Xerox et à la
définissent les relations entre nous et nos clients, comment nous créons de la valeur et comment nous agissons.
loi applicable?
Elles nous relient les uns aux autres et rendent nos succès possibles. Nous avons tous notre part de responsabilité
2. Valeurs fondamentales. Est-ce que l’action dans l’alignement de notre conduite avec nos valeurs fondamentales.
correspond à nos valeurs fondamentales?
• Satisfaire nos clients, c’est notre réussite.
3. Bon sens. De façon générale, le caractère
• Nous veillons à l’excellence et à la qualité dans tout ce que nous faisons.
approprié d’une pratique ou d’une activité
doit être guidé par le bon sens et un bon • Nous exigeons un rendement supérieur de l’actif.
jugement des affaires.
• La technologie nous permet de développer la direction du marché.
4. E xamen du public. Soumettez-vous à
• Nous valorisons nos employés.
l’examen du public : Si vous ne souhaitez pas
que l’on parle de votre action à la première • Nous nous comportons de façon responsable en tant qu’entreprise citoyenne.
page de votre journal local, abstenez-vous.
Bien qu’il y ait une grande simplicité dans ces traits durables de notre société, ils n’en restent pas moins puissants.
5. En cas de doute, demandez conseil! Votre Ils agissent à titre de guide moral et éthique nous permettant de faire affaire avec intégrité et honnêteté.
gestionnaire, les Ressources humaines,
la Ligne d’aide en matière d’éthique et le But et portée
Bureau de surveillance de la conformité Le Code de conduite professionnelle est conçu pour nous permettre d’aligner nos actions et décisions
à l’éthique commerciale sont à votre avec nos valeurs fondamentales et exigences de conformité tout en poursuivant notre mission Xerox.
disposition pour vous aider à prendre Il est destiné à nous aider à reconnaître les questions d’éthique et de conformité avant qu’elles ne surgissent
la bonne décision. Consultez la section et à pouvoir les traiter convenablement lorsqu’elles se présentent. Le Code n’a pas pour but d’être un recueil
Ressources additionnelles pour plus des politiques ou une liste exhaustive d’exigences légales et de conformité. Nous avons plusieurs politiques
d’informations. qui ont un effet sur votre travail et vous devriez être au courant de celles qui vous touchent. Une compilation
de plusieurs de ces politiques est accessible à la page centrale Éthique et politiques sur notre intranet. Le
Code est destiné à donner le ton sur la façon dont nous travaillons chez Xerox. C’est plus que des mots sur
du papier. C’est notre manière de faire affaire au quotidien.
Le Code de conduite professionnelle s’applique à tous les employés de Xerox et ceux qui font affaire au nom
de Xerox. La Société assure la conformité au Code de conduite professionnelle ainsi que toutes les politiques
et procédures de l’entreprise par des sanctions disciplinaires appropriées pouvant aller jusqu’à la cessation
d’emploi et une poursuite judiciaire. Les membres du conseil d’administration de Xerox sont sujets
également à un Code de conduite du conseil d’administration, qui crée des obligations additionnelles
basées sur leurs responsabilités en tant que membres du conseil. De même, notre personnel financier est
également sujet à un Code de conduite financier de Xerox. Finalement, nos accords contractuels exigent que
les tiers, tels que les agents, les revendeurs et les entrepreneurs indépendants, se conforment à
notre Code de conduite professionnelle en agissant en notre nom.
Contrôles juridiques et politiques
En tant qu’entreprise internationale, nous exploitons dans plus de 180 pays à l’échelle mondiale. Nous
exerçons nos activités économiques conformément à notre Code de conduite professionnelle, nos
politiques, nos normes, nos directives et procédures d’affaires aussi bien qu’avec les lois et les règlements
des pays où nous faisons affaire. Notre Code est conçu pour répondre ou dépasser les exigences légales
et de conformité existantes. Si des exigences légales et de conformité s’avèrent moins strictes que celles
exigées par notre Code de conduite professionnelle et nos politiques, nous devons appliquer les conditions
les plus strictes et suivre notre Code de conduite professionnelle et nos politiques. Si le fait de suivre notre
Code ou nos exigences de conformité crée des conflits avec des lois et règlements locaux, contactez le
Bureau de surveillance de la conformité à l’éthique commerciale en déposant un rapport avec la ligne d’aide
en matière d’éthique de Xerox.
4 Code de conduite professionnelle www.xerox.com/ethics Page centrale Éthique et politiques
Chacun de nous se doit de connaître les contrôles juridiques et politiques qui s’appliquent à notre travail. Si nous
avons des questions à propos de nos obligations sous notre Code de conduite professionnelle, de notre politique Renvois aux politiques :
ou de nos obligations juridiques, nous devons chercher de l’aide auprès de notre gestionnaire, des Ressources
POL 002 : Éthique commerciale
humaines, du Bureau de l’avocat-conseil (OGC) ou du Bureau de surveillance de la conformité à l’éthique
commerciale. Si nous nous rendons compte de la présence d’une activité douteuse ou d’une violation potentielle, ETH 100 : Charte du bureau de surveillance
nous devons la rapporter à notre direction ou à tout autre service approprié. de la conformité à l’éthique commerciale
ACC 208 : Code de conduite :
Attente en matière de conformité
Personnel des finances
Nous avons chacun une responsabilité individuelle dans l’application des normes éthiques les plus
élevées en matière de conduite professionnelle. Le présent Code énonce nos attentes concernant notre • M
aintenir des normes de comportement
comportement. Le non-respect de nos valeurs et normes de conformité peut avoir comme conséquence des éthique élevées.
mesures disciplinaires, qui peuvent aller jusqu’à la cessation d’emploi dans le cas de fautes graves. • R
especter l’esprit et la lettre de
toutes les lois applicables.
Gestionnaires et superviseurs • C
ommuniquer la divulgation complète et
Les gestionnaires et les superviseurs de Xerox ont le devoir particulier de promouvoir une culture d’intégrité exacte des résultats financiers selon la
et de conformité et sont appelés à incarner les plus hautes normes de conduite professionnelle éthique. loi et les politiques de Xerox.
Cela signifie que les gestionnaires et les superviseurs doivent servir de modèles d’intégrité et de conformité • S ignaler rapidement à l’interne toute
dans toutes leurs interactions. Également, les gestionnaires et les superviseurs doivent aider leurs violation du Code de conduite financier.
subordonnés dans la compréhension des lois applicables et des exigences de l’entreprise ainsi que cultiver
un environnement où les employés sont à l’aise pour poser des questions et soulever des préoccupations,
sans crainte de représailles. Lorsque des préoccupations éthiques sont soulevées, les gestionnaires et les
superviseurs doivent y répondre sans délai et de façon professionnelle et rendre compte au Bureau de
surveillance à la conformité de l’éthique commerciale de la société, comme le prescrit le présent Code.
J’ai une bonne relation avec mon gestionnaire
Les gestionnaires et les superviseurs doivent également mettre l’accent sur la création d’une culture
et préférerais soulever toute question ou
d’intégrité et de conformité à travers leurs décisions d’embauche et de promotion. Un caractère et un
inquiétude éthiques avec lui au lieu de
comportement éthiques doivent également être une considération principale lors des décisions d’embauche
contacter la ligne d’aide en matière d’éthique.
et de promotion. Les promotions sont un privilège qui sont seulement accordées à ceux qui démontrent les
Est-ce que c’est acceptable?
comportements et les valeurs de Xerox conformément au présent Code.
Réponse : Oui. Xerox a toujours encouragé la
Signaler une préoccupation et obtenir de l’aide politique « porte ouverte ». Votre superviseur
Les infractions et le non-respect déontologiques doivent être signalés. Vous devez seulement signaler ou gestionnaire est votre meilleure ressource.
les préoccupations ou les infractions soupçonnées que si vous le faites de bonne foi. L’utilisation abusive Si ce n’est pas possible ou si votre superviseur
de la ligne d’aide en matière d’éthique ou d’un autre processus de signalement pour harceler quelqu’un ne peut pas résoudre le problème, vous
intentionnellement ou pour sciemment déposer de fausses informations ne sera pas tolérée. Nous pouvez monter la hiérarchie de votre
fournissons une variété de moyens pour que les employés, les fournisseurs et les clients puissent recevoir propre service ou consulter un autre service
des conseils en matière de déontologie et de conformité et signaler les infractions éthiques douteuses. Ces avec l’expertise appropriée, comme les
moyens incluent la ligne d’aide en matière d’éthique, le courrier électronique, le signalement par Internet et Ressources humaines ou l’OGC. Un moyen de
des adresses de courrier externe et interne. communication additionnelle que la Société
a mis en place pour vous aider est la ligne
La ligne d’aide en matière d’éthique est disponible internationalement jour et nuit par le biais de numéros
d’aide en matière d’éthique.
de téléphone sans frais. Il existe aussi un outil de signalement sur le Web du Bureau de surveillance de
la conformité à l’éthique commerciale. Nous avons engagé un spécialiste indépendant dans le domaine
de l’assistance téléphonique pour gérer les signalements au moyen de la ligne d’aide et de l’outil de
signalement sur le Web. Ces spécialistes documentent les signalements effectués au moyen des numéros de
téléphone sans frais et transmettent les signalements au Bureau de surveillance de la conformité à l’éthique
commerciale de Xerox, qui s’assure que tous les signalements sont traités convenablement.
Si vous signalez une préoccupation ou une infraction, nous vous encourageons à fournir des informations
précises et complètes afin de permettre une enquête approfondie ou une réponse. Les omissions ou les
erreurs dans les données initiales rapportées (qui/quoi/quand/où) peuvent entraîner un retard dans le
processus de prise de cas ou peuvent retarder ou avoir un impact négatif sur l’assignation du cas ou sur le
processus d’enquête.
Notre fournisseur de ligne d’aide dispose d’un mécanisme qui permet aux parties déclarantes et aux
enquêteurs de communiquer de façon continue, dans votre langue locale, tout en maintenant votre
confidentialité. Les lois locales peuvent limiter l’utilisation du signalement anonyme à des types
de sujets précis, et nos processus incorporent ces limites.
Page centrale Éthique et politiques www.xerox.com/ethics Code de conduite professionnelle 5
Site Web de la ligne d’aide en matière d’éthique de Xerox :
www.xeroxethicshelpline.com.
Si vous choisissez de rester anonyme, notre
Ligne d’aide en matière d’éthique de Tous les autres pays : Composez les numéros capacité d’enquêter le sujet pourrait être réduite
Xerox locaux d’accès internationaux de pays qui et il est possible que nous ne puissions pas
sont fournis par les représentants locaux être en mesure de pleinement répondre à vos
Belgique 0800-7-1417 préoccupations. Toutes les plaintes, rapportées
des Ressources humaines et sur le site
Brésil 0800-891-4092 www.xerox.com/ethics anonymement ou non, seront traitées de façon
Canada 866-979-0001 confidentielle, avec une divulgation limitée afin
Remarque : Des numéros de téléphone
Chili 1230-020-0619 d’effectuer une enquête complète sur la violation
de composition directe additionnels
Chine 10-800-711-0631; présumée, pour prendre les mesures disciplinaires
peuvent devenir disponibles, consultez le site
10-800-110-0577 ou correctives appropriées ou pour respecter les
www.xerox. com/ethics pour la liste la plus
Colombie 01-800-912-0053 exigences légales.
courante des options de composition pour
Danemark 80-207-015 le pays.
République dominicaine 1-800-528-1092
Courrier interne : Il n’y a rien dans ce Code qui empêche
Finlande 0800-98839 les individus de signaler des violations
Bureau de surveillance de la conformité à
France 0800-90-5948 possibles de lois fédérales ou étatiques
l’éthique commerciale
Allemagne 0800-187-3586 XWHQ, 6-N ou de règlements à une agence ou entité
Hong Kong 800-962-881 gouvernementale, ou de participer à des
Courrier externe : procès ou enquêtes avec l’agence ou l’entité
Hongrie 06-800-17830
Xerox Corporation fédérale, étatique ou locale qui applique ces
Inde 000-800-100-1075
Business Ethics and Compliance Office lois. Les individus ne sont pas obligés d’aviser
Irelande 1-800-558-549 45 Glover Ave., P.O. Box 4505 la Société sur ces rapports ou divulgations.
Israël 180-940-0091 Norwalk, CT 06856-4505
Italie 800-788340 U.S.A.
Jamaïque 1-800-549-9741
Japon 00531-11-4737;
Non-représailles
0066-33-801237;
Que vous vous identifiez ou non, chaque enquête est
0034-800-900110
traitée de façon confidentielle, et un processus en
Malaisie 1-800-80-3435 circuit fermé assure que les gestionnaires concernés
Mexique 001-800-613-2737 et le plaignant sont au courant des résultats du
Pays-Bas 0800-022-5890 procédé de l’enquête dans la mesure du possible.
Norvège 800-30-551 Le signalement des violations soupçonnées de nos
Pérou 0800-91-8196 politiques, du Code de conduite professionnelle ou
Philippines 1-800-1-111-0112 d’autres processus confère un avantage à la Société
Pologne 0-0-800-111-1561 et rehausse le niveau du comportement attendu
de tous les employés. Toute forme de représailles
Singapour 800-110-1519
contre un employé pour avoir signalé ou participé
Espagne 900-97-1031
à l’enquête sur une violation soupçonnée ne sera
Suède 020-160-5726
pas tolérée.
Suisse 0800-56-1525
Royaume-Uni 0808-234-7051
États-Unis 866 XRX-0001;
(866 979-0001)
Venezuela 0800-176-6420
6 Code de conduite professionnelle www.xerox.com/ethics Page centrale Éthique et politiques
Vue d’ensemble du Code
Satisfaction des clients Transmettre qualité et excellence
• Diriger les activités de vente et de marketing avec intégrité • E xercer un contrôle fiduciaire adéquat
• Éviter les conflits d’intérêts • Se conformer aux politiques, aux procédures et aux règlements
• Respecter les restrictions de cadeau et de divertissement • Toujours s’assurer de la comptabilisation adéquate des produits
• Prendre connaissance des restrictions spéciales relatives aux clients • Ne pas créer de conventions accessoires
gouvernementaux • Suivre les protocoles sur la diffusion externe d’informations
• Protéger les renseignements des clients • Favoriser la conduite et les procédures adéquates à travers la chaîne
d’approvisionnement
Exiger un rendement supérieur de l’actif
• P rotéger tous les actifs de la société
• Maintenir les documents commerciaux selon les politiques de création
et de conservation
• Protéger la propriété intellectuelle et les droits d’auteur
• Prévenir les délits d’initié
Assurance de la direction du marché par le biais de
la technologie
• tiliser les systèmes informatiques et les outils à des fins commerciales
U
• Soutenir une concurrence loyale
• Ne pas s’engager dans des paiements illicites
• Se conformer aux lois contre le blanchiment d’argent
Valorisation de nos employés
• Respecter les différences
• Prévenir le harcèlement et l’intimidation — pas de violence ou
d’intimidation de quelque nature que ce soit
• Encourager la diversité
• Fournir un milieu de travail sain et sécuritaire
• Prévenir l’abus d’alcool ou de drogue au travail
• Protéger la vie privée
Comportement responsable en tant qu’entreprise
citoyenne
• Respecter les droits et la dignité de la personne
• Se conformer aux lois sur le trafic de personnes
• Favoriser les activités communautaires et caritatives responsables
selon les politiques
• Protéger l’environnement
Page centrale Éthique et politiques www.xerox.com/ethics Code de conduite professionnelle 7Satisfaction de nos clients
Renvois aux politiques : Notre culture axée sur la clientèle est essentielle à notre réussite. Nous nous sommes engagés à gagner et à
maintenir la confiance de nos clients à travers des transactions justes, honnêtes et légales et en offrant une
HR 101-1 : Politique d’éthique commerciale :
excellente valeur. Nous sommes à l’écoute de nos clients afin d’être en mesure de répondre à leurs exigences
Intérêts commerciaux à l’extérieur de la
opérationnelles ainsi que de comprendre leurs attentes en matière d’interaction avec leurs employés.
Société et conflit d’intérêts
Nous donnons en temps voulu, la réponse et la solution aux problèmes des clients et nous prenons la
• Divulgation responsabilité de rectifier la cause sous-jacente. Nous nous conformons non seulement aux attentes de
• Formulaire de demande Xerox concernant la conduite professionnelle appropriée, mais également aux attentes de nos clients
• Autorisation sur ce même sujet.
HR 101-3 : Réception de cadeaux liés à Activités de vente et de marketing
l’emploi Nous fournissons des informations précises et complètes à nos clients de sorte qu’ils puissent prendre des
• Pas d’argent comptant décisions éclairées. Nous ne tolérons pas de fausse déclaration, fraude ou omission délibérée d’informations
• Valeur limitée; raison commerciale dans nos activités de vente ou de marketing. Nous honorons nos engagements et poursuivons jusqu’au bout
nos promesses, accords et obligations.
• Autorisation du gestionnaire
HR 101-5 : Relations d’affaires avec les Conflits d’intérêts
clients commerciaux Nous remplissons nos devoirs et responsabilités d’une façon juste et objective. Nous prenons des décisions
• L ignes directrices en matière de voyages et professionnelles dans l’intérêt primordial de notre Société, sans tenir compte des influences personnelles
de cadeaux ou externes. Les conflits d’intérêts peuvent se produire si vos intérêts personnels tirent bénéfice de vos
actions ou de votre influence en tant qu’employé de Xerox. Les intérêts commerciaux extérieurs avec nos
• A
ucun paiement illicite ou autre influence
vendeurs, fournisseurs, clients ou concurrents sont un sujet de préoccupation particulier. Avoir des intérêts
indue
commerciaux extérieurs qui portent atteinte à votre obligation de vous dévouer aux responsabilités de votre
• Respect des normes de déontologie du client poste ou avoir un comportement qui donne une image défavorable à Xerox, pourrait entraîner un conflit
En général, les articles comme les tasses, d’intérêts.
calendriers ou stylos portant le logo de la
Les employés ont l’obligation de divulguer à leur gestionnaire tous les intérêts commerciaux extérieurs
Société peuvent être échangés entre les clients
qu’ils ou les membres de leur famille immédiate, possèdent. Il est important de divulguer les faits pertinents
et les fournisseurs, à moins que ce ne soit
avant que vous, ou les membres de votre famille immédiate, soyez impliqués ou acquériez des intérêts
précisément interdit par votre service.
financiers dans une entreprise extérieure et de prendre toutes les mesures que nous exigeons pour résoudre
un conflit d’intérêts potentiel identifié.
Un vendeur potentiel vous a offert des billets Cadeaux et divertissements
pour un important événement sportif. Qu’est- La bienséance de donner ou de recevoir des cadeaux dans le cadre du travail dépend de la valeur et de
ce que vous feriez? Qu’est-ce que vous devez l’intention du cadeau. Notre définition de cadeaux inclut les biens tangibles et les espèces ou quasi-espèces
faire? ainsi que des faveurs, considérations spéciales, gratifications et rabais. Le seul but acceptable des cadeaux
et des divertissements est la création d’achalandages ou le renforcement des relations d’affaires.
Réponse : Il y a plusieurs facteurs qui doivent
être pris en considération avant d’accepter Nous, ou les membres de notre famille immédiate, pouvons seulement accepter ou recevoir un cadeau dans
les billets. Les employés peuvent accepter le cadre de notre travail que s’il fait clairement partie de la catégorie des courtoisies commerciales d’usage.
des invitations pour un dîner, souper ou autre Les cadeaux qui créent une obligation de réciprocité dans l’esprit du donataire sont toujours inappropriés.
événement social (partie de balle, concert, Nous n’offrons pas un cadeau ou un divertissement aux clients si cela viole leurs propres politiques. Le
etc.) comme une expression de courtoisie cadeau ou le divertissement ne doit jamais être luxueux, inhabituel ou extravagant aux yeux d’un tiers. En
d’affaires normale, tant qu’elles ne visent aucun cas, nous ne donnons ou n’acceptons des espèces ou quasi-espèces, comme des chèques-cadeaux ou
pas à induire une considération spéciale, un des cartes-cadeaux, peu importe le montant, d’une personne ayant des rapports commerciaux avec Xerox.
avantage et qu’elles n’ont pas une valeur Les unités d’exploitation locales sont autorisées à établir des limites sur la valeur monétaire des cadeaux
totale dépassant tout montant précisé selon les coutumes locales. Nos employés ont la responsabilité de connaître les limites monétaires pour les
dans les politiques de Xerox. Les employés cadeaux qui s’appliquent à nos unités d’exploitation. Vous devez aviser votre gestionnaire de tout cadeau
doivent toujours obtenir l’autorisation de leur reçu, peu importe sa valeur. Le gestionnaire concerné doit approuver le don d’un cadeau ou le paiement
gestionnaire avant de participer. Vous devez de frais professionnels (si cela ne viole pas la propre politique d’un client) à toute personne qui fait affaire
divulguer et discuter de l’offre avec votre avec nous. Des normes plus rigoureuses, lorsqu’exigées par la loi ou présumées appropriées par la gestion
gestionnaire, peu importe la valeur de groupe, pourraient être nécessaires pour certains services, comme Approvisionnement mondial, ou pour
du cadeau. certaines catégories d’emploi.
8 Code de conduite professionnelle www.xerox.com/ethics Page centrale Éthique et politiquesClients du secteur public
Nous comprenons les lois sur l’approvisionnement et les contrats du secteur public et nous les respectons. Le Exigences de conformité d’un
secteur public inclut des gouvernements et des entités gouvernementales, même s’ils n’appartiennent que entrepreneur du gouvernement
partiellement à un gouvernement. Les exigences juridiques quant aux clients du secteur public demandent fédéral des États-Unis
des pratiques commerciales qui diffèrent considérablement (généralement plus strictes) de celles qui ont
• Cliquez ici pour plus de renseignements à
cours dans le secteur privé. En général, nous n’offrons jamais un emploi à un fonctionnaire impliqué dans le
propos des Exigences de conformité d’un
processus d’achat. De même, nous n’offrons jamais de cadeaux, divertissements, pots de vin ou paiements
entrepreneur du gouvernement fédéral des
illicites aux fonctionnaires. Les lois applicables pour faire des affaires avec les clients du secteur public
États-Unis
varient selon le pays. Nous nous devons de connaître ces exigences légales et leur impact sur notre travail.
• U
ne fois le processus d’approvisionnement
Clients du gouvernement fédéral des États-Unis amorcé, la « Procurement Integrity Act »
Quand Xerox exécute un contrat avec le gouvernement des États-Unis, des exigences juridiques impose les restrictions suivantes aux
additionnelles s’appliquent à Xerox et aux employés, agents et sous-traitants de Xerox impliqués dans employés :
l’exécution de ces contrats. Nous nous devons de connaître et de nous conformer à ces exigences, ainsi - Offrir un emploi ou des occasions
que de détecter et de rapporter les occurrences où ces exigences juridiques ont pu avoir été violées. commerciales aux fonctionnaires
responsables de l’approvisionnement
Nous ne donnons pas de biens de valeur, qu’ils soient tangibles ou non, aux employés fédéraux des
États-Unis, peu importe où ces derniers sont localisés. De plus, nous n’offrons ou ne donnons rien de valeur - Offrir des gratifications aux fonctionnaires
en échange d’un traitement favorable entre entrepreneurs principaux et sous-traitants (peu importe où ils responsables de l’approvisionnement
sont localisés) au gouvernement fédéral des États-Unis. Ce type d’échange est appelé « ristourne ». Si vous - Demander des renseignements relatifs
soupçonnez qu’une ristourne impliquant Xerox a eu lieu, vous devez immédiatement le signaler à la Ligne à la sélection des sources ou toute
d’aide en matière d’éthique de Xerox. autre information sensible liée à
l’approvisionnement
Quand Xerox poursuit une occasion commerciale avec le gouvernement fédéral des États-Unis, les employés
doivent se rendre compte que la « Procurement Integrity Act » impose certaines restrictions à la conduite • La « False Claims Act », précise qu’il est
des employés une fois que le processus d’approvisionnement est amorcé. L’approvisionnement commence illégal de :
quand un fonctionnaire entreprend une décision d’achat, et ceci peut se produire même avant qu’une - Falsifier sciemment et intentionnellement
sollicitation soit rendue publique. Lorsqu’un approvisionnement est entamé, il est interdit aux employés de Xerox : l’information
1) d’offrir un emploi ou des occasions commerciales aux fonctionnaires responsables de l’approvisionnement; - Dissimuler sciemment et
2) d’offrir des gratifications aux fonctionnaires responsables de l’approvisionnement; ou 3) de demander des intentionnellement un fait important
renseignements relatifs à la sélection des sources. Les « renseignements sur la sélection des sources » sont des
- Faire sciemment et intentionnellement
données qui ne sont pas divulguées au public et qui sont utilisées par les responsables de l’approvisionnement
des réclamations fausses, factices ou
pour prendre des décisions d’approvisionnement comme : les données sur la concurrence ou les rapports
frauduleuses
d’analyse internes gouvernementaux. Les violations de la « Procurement Integrity Act » pourraient entraîner des
pénalités criminelles et civiles sérieuses pour l’individu et pour la société. • G
ratifications/cadeaux : Les employés
de Xerox ne peuvent offrir ou donner une
Finalement, faire des affaires avec le gouvernement fédéral des États-Unis exige que nous prenions
gratification (article de valeur, qu’il soit
connaissance et de se conformer à la « False Claims Act ». Conformément à cette loi, il est illégal de
tangible ou non), peu importe sa nature, à
falsifier sciemment et intentionnellement les informations fournies au gouvernement fédéral des États-
tout fonctionnaire du gouvernement fédéral
Unis, dissimuler un fait important ou faire des réclamations fausses, factices ou frauduleuses. Aux fins
des États-Unis
de la « False Claims Act », une réclamation inclut une demande de paiement ou une autorisation du
gouvernement fédéral des États-Unis, ainsi que faire des déclarations au gouvernement fédéral des • C
orruption : Il est illégal de donner un article
États-Unis. Les exemples de fausses réclamations incluent, mais ne sont pas limités à : la facturation pour de valeur à n’importe quel fonctionnaire du
des services en dehors de la portée du contrat, la facturation de main d’œuvre avant que des services aient gouvernement fédéral pour influencer toute
été fournis et la mauvaise représentation du pays d’origine des produits que nous fournissons aux clients action de l’approvisionnement courant ou
fédéraux. Les violations de la « False Claims Act » peuvent donner cours à des pénalités criminelles et civiles futur.
sérieuses. Si vous soupçonnez une violation de la « False Claims Act », elle doit être signalée immédiatement • L es violations des exigences de conformité
à la Ligne d’aide en matière d’éthique de Xerox. de l’entrepreneur du gouvernement fédéral
des États-Unis peuvent avoir comme
conséquence ce qui suit :
– Sanctions civiles et amendes
– S anctions criminelles personnelles
– Sanctions criminelles de l’entreprise
– Annulation du contrat, remboursement
de tous les paiements reçus
Page centrale Éthique et politiques www.xerox.com/ethics Code de conduite professionnelle 9Protection et utilisation des renseignements des clients
Renvois aux politiques : Nous respectons et sommes tenus de protéger la confidentialité, le caractère privé des données et la
sécurité des informations que nos clients nous ont confiées, y compris les informations confidentielles, les
HR 101-4 : Relations avec les clients et les renseignements personnels, les informations exclusives et les secrets commerciaux. Nous prenons toutes
fonctionnaires gouvernementaux et les les précautions nécessaires en tout temps pour empêcher la divulgation et l’utilisation non autorisées
contributions politiques des renseignements des clients. Nous sommes sérieux en ce qui concerne la confidentialité, le caractère
• Aucun cadeau ou divertissement privé des données et la sécurité des renseignements de nos clients et nous mettons en application les
• A
ucun paiement illicite ou autre influence sauvegardes appropriées pour la manipulation et l’utilisation de ces informations selon nos politiques sur la
indue confidentialité et la sécurité des renseignements et selon toutes les lois applicables.
• Aucun voyage ou excursion
• Restrictions d’embauche
Transmettre qualité et excellence
Nous avons une passion pour la qualité et l’excellence dans tout ce que nous faisons. Nous sommes très
InfoPriv 001: Confidentialité des exigeants envers nous-mêmes. Fournir une qualité exemplaire de nos produits, services et solutions est
renseignements personnels essentiel à notre réussite commerciale. C’est notre objectif, et c’est ce que nos clients attendent de nous.
• Classifier correctement l’information Nous nous conformons à tous les contrôles juridiques, politiques et financiers applicables afin de répondre à
• P rotéger les renseignements personnels des ces attentes systématiquement.
employés
La fonction de contrôleur
• Être vigilant contre le vol de données
Une fonction de contrôleur efficace est nécessaire au maintien de notre intégrité, notre engagement envers
InfoPriv 002: Sphère de sécurité relative à la la création de la valeur pour nos actionnaires et la santé de la Société. La fonction de contrôleur comporte
protection de la vie privée trois volets principaux :
• R
especter les règles du gouvernement local 1. La conformité aux lois, aux règlements et aux politiques de la Société;
concernant la confidentialité et la protection
2. Des processus commerciaux rigoureux fournissant les informations nécessaires à la prise de décisions par
des données
la direction ainsi qu’à la protection des actifs physiques, financiers et intellectuels qui nous sont confiés
• Donner un avis et faire un choix par des clients et des tiers; et
• Protéger les transferts de données
3. L’intégrité et la ponctualité dans la communication des prévisions, des projections et du rendement.
InfoPriv 003: Interdictions des courriels
Un Code de conduite financier additionnel énonce les responsabilités uniques de gérance du personnel
commerciaux non sollicités
financier de Xerox.
• Connaissance de la loi
• Transparence de l’expéditeur
• Options d’exclusion
Lorsque vous avez un doute ou un souci
concernant un problème au sujet d’un
client du secteur public, communiquez avec
l’OGC ou le Bureau en matière d’éthique
immédiatement. Vous devez être certain
de n’être confronté à aucun risque dans ce
secteur.
10 Code de conduite professionnelle www.xerox.com/ethics Page centrale Éthique et politiquesNous agissons avec diligence en assurant la conformité aux politiques de Xerox et aux lois applicables.
Nous ne prenons jamais une mesure qui ne résisterait pas à l’examen du public ou qui nuirait à notre Renvois aux politiques :
réputation comme une société éthique. Nous sommes responsables de nous assurer de registres financiers
POL 001 : Valeur de la qualité et
exacts qui reflètent adéquatement la nature des transactions. La pression indue ou la contrainte pour
Lean Six Sigma
obtenir certains résultats comptables est toujours inacceptable tout comme les tentatives pour échapper
aux processus d’examen, d’autorisation et de contrôle. • E mployés travaillant essentiellement avec
le client
Comptabilisation des produits • T
ravail d’équipe basé sur la confiance,
Les produits ne doivent pas être comptabilisés jusqu’à ce qu’ils soient réalisés ou réalisables et gagnés. Les l’apprentissage
produits sont généralement réalisés ou réalisables et gagnés quand tous les critères suivants sont présents : et la reconnaissance
• Une preuve évidente qu’une entente existe (contrat/commande); • Utilisation méthodique de Lean Six Sigma
• La livraison a eu lieu ou les services ont été rendus (livraison/exécution); ACC 1203 : Comptabilisation des produits
• C
omptabilisation des produits adéquate :
• Le prix à l’acheteur est fixe ou déterminable; et
acquis, entente, livraison,
• La recouvrabilité est raisonnablement assurée. prix, recouvrabilité
Les conventions accessoires sont strictement interdites et sont considérées une violation de notre politique • Pas de conventions accessoires
de tolérance zéro et pour lesquelles de sévères répercussions, y compris la cessation d’emploi, sont possibles. • R
espect et adhésion à tous les contrôles
L’acceptation passive ou la connaissance de telles conventions seront elles aussi considérées comme une des produits et de la comptabilité — aucun
violation de cette politique. La convention accessoire fait référence à un accord ou une correspondance raccourci!
entre un représentant de Xerox et un client, un fournisseur ou un partenaire, qui modifie une condition
générale précisée dans le contrat, l’accord ou le bon de commande original et qui est préparé à l’extérieur ACC 1205 : Comptabilisation des produits –
ou à part des processus et procédures standard pour la modification d’un contrat/commande d’une unité Services
d’exploitation, qui doit inclure son envoi immédiat au service de comptabilité et de finances de l’unité
ACC 1206 : Comptabilisation des produits –
d’exploitation.
Logiciels
Représentation de Xerox auprès du public et du secteur des investissements CAF 107 : Annonces d’entreprise
Xerox Corporation est une société internationale qui fait couramment la une des journaux à l’échelle
• S uivre le protocole sur la diffusion externe
mondiale. L’objectif des Relations publiques est de veiller à la cohérence — de parler au public d’une seule
des informations de la Société
voix. Les professionnels des relations publiques travaillent régulièrement avec des journalistes des médias
et de la presse écrite pour que ces derniers possèdent la bonne information pour la création d’histoires • Consulter le service des Relations publiques
exactes. • Ne pas parler aux médias
Nous observons les règles de divulgation de la Securities and Exchange Commission (SEC) et d’autres ACC 202 : Préparation et contrôle
lois régissant la divulgation d’informations importantes aux investisseurs. On entend par « information de l’information financière pour
importante », l’information susceptible d’influencer un investisseur raisonnable dans sa décision d’acheter, diffusion externe
de vendre ou de conserver les titres de la Société (par ex., résultats trimestriels ou annuels, fusions et • M
aintenir les données financières
acquisitions; et nouveaux produits, découvertes ou brevets). confidentielles
• S uivre le protocole pour les diffusions
externes
• Protéger les données avant la diffusion
ACC 208 : Code de conduite :
Personnel des finances
Un client a signé un contrat avec Xerox pour la location d’une nouvelle machine utilisant des clauses
contractuelles standard. Le représentant commercial a avisé le client, de façon indépendante, qu’il
pouvait annuler le contrat en tout temps sans pénalité. Est-ce un problème?
Réponse : Oui. L’entente du représentant commercial avec le client constitue une « convention
accessoire ». En concluant cette entente sans l’autorisation du service de contrôle financier et de la
comptabilité de l’unité commerciale, le représentant commercial a possiblement mis la société en
position de risque pour des pertes financières et violations des règles comptables. Les conventions
accessoires sont strictement interdites et sont considérées une violation de notre politique de
tolérance zéro et pour laquelle de sévères répercussions, y compris la cessation d’emploi, sont
possibles.
Page centrale Éthique et politiques www.xerox.com/ethics Code de conduite professionnelle 11Intégrité de l’approvisionnement
Nos relations avec les fournisseurs sont fondées sur les principes fondamentaux de l’équité, de l’honnêteté
Renvois aux politiques :
et du respect mutuel. Nous honorons nos engagements et poursuivons jusqu’au bout nos promesses et nos
PUR 001 : Politique d’achat accords avec nos vendeurs et fournisseurs. Nous ne traitons qu’avec des vendeurs et fournisseurs qui ont
• S’approvisionner à l’échelle internationale une conduite rigoureuse. Nous attendons que nos fournisseurs respectent les exigences déontologiques
et juridiques dans leurs relations commerciales avec leurs employés, leur collectivité et Xerox. En tant que
• Suivre les protocoles
membre de la Electronic IndustryCitizenship Coalition, nous utilisons le Code de conduite de l’industrie
• Obtenir les autorisations
électronique (EICC) comme code de conduite pour nos fournisseurs.
AAP 100 : Procuration d’autorisation Nous communiquons avec le service de l’Approvisionnement afin d’assurer que nous suivons les politiques
• S ’impliquer seulement dans des transactions d’achat et d’autorisation avant de conclure tout contrat. Nous prenons toutes les décisions d’achat dans
autorisées l’intérêt de la Société, et non pour des motifs d’ordre personnel.
• S’assurer des autorisations adéquates Il est contraire aux pratiques commerciales de Xerox d’exiger ou d’accepter une relation commerciale
réciproque obligatoire. Il est contraire à la politique de Xerox de conclure une relation d’affaires avec un
client qui exige de Xerox d’acheter des produits ou des services de ce client comme condition contractuelle
Mon gestionnaire m’a demandé d’acheter du pour que le client achète des produits ou des services de Xerox. De même, les décisions d’achat ne devraient
matériel pour notre laboratoire d’essais. pas être fondées sur la condition que le fournisseur s’engage à utiliser des produits ou services de Xerox.
L’équipement coûtera plus Les décisions d’approvisionnement doivent généralement être prises en fonction de la qualité, le prix et le
qu’il n’est autorisé à approuver. Il niveau de service/fiabilité du fournisseur. Toutefois, puisque les relations clients sont essentielles au succès
m’a dit de diviser la commande de sorte de Xerox, les décisions d’achat peuvent, le cas échéant, prendre en considération la relation client comme un
qu’il puisse approuver l’achat sans obtenir facteur favorable, entre autres. Les employés chargés des achats devraient obtenir l’avis de la direction et
l’approbation de son gestionnaire consulter le Bureau de l’avocat-conseil dans ces situations.
puisque ce dernier voyage au cours des deux
prochaines semaines et nous avons vraiment
besoin du matériel dès que possible.
Réponse : La prise de raccourcis dans le
processus d’achat pour économiser du temps
peut causer, à vous et votre gestionnaire,
beaucoup d’ennuis. La division des
commandes est un exemple. Disons que
votre gestionnaire peut seulement approuver
jusqu’à 25 000 $, mais vous avez besoin
de marchandises d’une valeur de 32 000 $.
La division de la demande d’achat en deux
demandes séparées qui sont chacune au-
dessous du niveau d’approbation de 25 000 $
est contraire à la politique de l’entreprise et
pourrait mener à une mesure disciplinaire
pour vous et votre gestionnaire, jusqu’à la
cessation d’emploi. Si vous faites affaire avec
un fournisseur, assurez-vous de soumettre
une demande pour la valeur entière en dollars
que représente la transaction complète et
d’obtenir l’approbation du gestionnaire qui a
l’autorisation d’approuver le montant total.
12 Code de conduite professionnelle www.xerox.com/ethics Page centrale Éthique et politiquesVous pouvez aussi lire
