COPROPRIÉTÉ SERVICES LES ARCHIVES - Association Nationale de la copropriété et des ...
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COPROPRIÉTÉ
N°118 - 2ème SEMESTRE 2020 - BULLETIN D’INFORMATION DE L’ASSOCIATION NATIONALE DE LA COPROPRIÉTÉ ET DES COPROPRIÉTAIRES
SERVICES
LES ARCHIVES
Actualité juridique Bon à savoir
Rénovation, compte séparé p. 19 La copropriété en période
de pandémie p. 21
Courrier des lecteurs
Servitude de passage p. 22
Non-déclaration gardien
*Ceci n’est pas un
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ENTRÉE
3-4 NOVEMBRE 2021
PA R I S P O R T E D E V E R S A I L L E S
Sommaire
édito – émilie ALLAIN .......................................................................................... 5
Dossier
Les archives ............................................................................................................ 6 à 18
SERVICES
Actualité juridique ....................................................................................... 19
5, rue Firmin Gémier Nouveautés 2021
75018 Paris Le syndicat secondaire peut refuser d'assurer le recouvrement
des charges du syndicat principal
www.ancc.fr
Tél. 01 42 22 14 14
La nullité d'un mandat emporte nullité de l'assemblée
HEURES D’OUVERTURE DES BUREAUX Tribune libre ......................................................................................................... 20
Réception des adhérents Les déchets en copropriété
sur RDV uniquement
du lundi au samedi de 8h00 à 18h00 Bon à savoir ........................................................................................................ 21
COURRIEL POUR NOUS JOINDRE Le courrier des lecteurs ..................................................................... 22
contact@ancc.fr
PUBLICATION SEMESTRIELLE
Vie de l’association
éDITéE PAR L’ANCC
Nos permanences en région .................................................................................. 23
Formation des syndics bénévoles....................................................................... 24
Directeur de publication : émilie ALLAIN L’ANCC en régions Nos délégués ....................................................................... 25
Nos revues ........................................................................................................................ 26
Comité de relecture : E. ALLAIN,
P. FALQUE, D. HUGOT,
R. PEIRANI, T. EYENGA Chiffres du trimestre ................................................................................ 28
Studio et Impression :
GAP éditions Communication
Le salaire des gardiens concierges .................................. 29
Crédit Photos : Adobe Stock
ISSN 2261-9828 Dépôt légal juillet 2007
Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118 3
COPROPRIÉTÉ
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Fait à :. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ❏ Je règle par chèque à ÉTABLISSEMENT GUICHET N° COMPTE CLÉ RIB
10278 06028 00020470502 19
Le : . . . . . . . / . . . . . . . . / . . . . . . . l’ordre de l’ANCCS
IBAN - FR7610278060280002047050219
Signature précédée de la Identifiant international de compte
International Bank Account Number
mention « lu et approuvé » BIC - CMCIFRA
❏ Je règle par virement Identifiant international de l’établissement
Bank Identifier Code
(J’adresse quand même
le bulletin de commande Titulaire du compte/Account Owner :
et j’indique sur le virement ANCC SERVICES CCM PARIS 5/6 SAINT-MICHEL
mon nom et mon prénom) : 5, RUE FIRMIN GEMIER 44 B BOULEVARD SAINT-MICHEL
75018 PARIS 75006 PARIS
4 Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118
Éditorial
Les archives
Les archives sont un ensemble de documents conservés pour pouvoir gérer des biens, prouver des droits ou
témoigner de certaines activités.
Qu’elles soient personnelles, professionnelles ou syndicales, les archives représentent une part importante de
notre temps et une source de préoccupations.
Afin de réduire l’impact de ces préoccupations, il convient de connaître au mieux les modalités de contenu, de
délai de conservation et de type de classement.
La particularité des archives du syndicat de copropriété ou d’association syndicale libre réside dans le fait qu’elles
ne sont pas conservées par la personne qui les constitue, elles sont confiées à une personne physique ou morale
externe à l’immeuble.
Ce qui pose plusieurs problèmes :
- Comment et qui les constitue ?
- Comment fiabiliser le contenu des archives dans le temps ?
- Comment et où les conserver ?
- Comment les consulter et qui peut y avoir accès ?
- Comment les récupérer lors des changements de gestionnaires ?
Le problème est relativement identique entre les copropriétés et les associations syndicales libres.
Comment garantir la pérennité des archives essentielles malgré le changement régulier de gestionnaires ?
Que vous décidiez de stocker les archives dans un local de l’immeuble, chez un archiviste ou chez le syndic ou
le président, la problématique est la sécurité.
Nous recommandons un système d’archivage dématérialisé sur un support indépendant du syndic ou du conseil
syndical, par exemple dans le registre des copropriétés avec interdiction de supprimer des pièces et un changement
de code à chaque changement de syndic.
En attendant cette perspective, il nous faut trouver des alternatives pratiques et efficaces.
Dans un premier temps, il convient de fixer le lieu ou le support sur lequel les copropriétaires
souhaiteront stocker leurs documents en assemblée.
Pour assurer la stabilité des archives, il convient de privilégier une société spécialisée
dans la gestion des archives. Dans la mesure du possible, privilégier le stockage numérisé
pour les nouvelles archives.
Dans un second temps, choisir des supports numérisés du marché comme les clouds
privés de type DROPBOX.
Émilie Rosita ALLAIN
Présidente de l’ANCC
Avocat à la Cour de Chambéry
Syndic et médiateur associatif
Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118 5
Dossier
ABRÉVIATIONS
Il est fait usage des
abréviations suivantes :
AG, assemblée générale,
CS, conseil syndical,
Décret de 1967, décret n° 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d’administration
publique pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété
des immeubles bâtis,
Loi de 1965, loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles
bâtis,
LRAR, lettre recommandée avec avis de réception,
ODJ, ordre du jour,
PC, parties communes,
PP, parties privatives,
P-V, procès-verbal,
QP de PC, quote-part de parties communes,
EDD-RCP, état descriptif de division-Règlement de copropriété,
EPCI, établissement Public de Coopération Intercommunale
RCP, règlement de copropriété,
SDC, syndicat de copropriétaires,
TGI, tribunal de grande instance,
TI, tribunal d’instance.
6 Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118
LES ARCHIVES
Dossier
Pour les copropriétés, le contenu, la gestion et la restitution des archives sont réglementés par
l’article 33 du Décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557
du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, modifié par :
Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 - art. 30. Pour les associations syndicales libres, il n’existe
aucune réglementation et aucune norme en dehors des statuts.
L’article 33 du décret du 17 mars 1967 des décisions prises par voie de prévoit pas dans quelles conditions
prévoit : consultation dans les petites cette remise doit être faite et aux frais
copropriétés, par un seul copropriétaire de quel syndic. Le diable se cache
« Le syndic détient les archives du ou lors d'une réunion sans convocation dans les détails.
syndicat, notamment une expédition ou préalable dans les syndicats dont le
une copie des actes énumérés aux nombre de voix est réparti entre deux Le syndic de copropriété, mais aussi
articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que : copropriétaires, ainsi que par le conseil les directeurs ou syndic d’ASL, doivent
- toutes conventions, pièces, syndical dans le cadre d'une délégation satisfaire à l’obligation de restitution
correspondances, tous plans, de pouvoirs. qui découle de différents textes
registres, documents et décisions de Il remet au copropriétaire qui en fait la législatifs ou réglementaires ou
justice relatifs à l'immeuble et au demande, aux frais de ce dernier, copie conventionnels.
syndicat. Il détient, en particulier, les des pièces justificatives des charges
registres contenant les procès- de copropriété mentionnées à l'article Pour les copropriétés, l’article 33 du
verbaux des assemblées générales 9-1 du présent décret, copie du carnet décret du 17 mars 1967 modifié
des copropriétaires et les pièces d'entretien de l'immeuble et, le cas énumère, dans une liste qui n’est
annexes, ainsi que : échéant, des diagnostics techniques qu’indicative, les pièces et documents
- les documents comptables du mentionnés au premier alinéa du que doit détenir le syndic, en sa qualité
syndicat, le carnet d'entretien de présent article. « d’archiviste » de la copropriété :
l'immeuble et, le cas échéant, les
diagnostics techniques. La conservation et la gestion des - le règlement de copropriété, l’état de
archives sont comprises dans la répartition des charges, l’état de
Il délivre, en les certifiant, des copies mission ordinaire du syndic. » division, les conventions relatives aux
ou extraits des procès-verbaux des droits accessoires aux parties
assemblées générales, ainsi que des En théorie, tout semble simple, le communes, et leurs actes
copies des annexes de ces procès- syndic envoie au nouveau syndic les modificatifs,
verbaux. archives. Dans la réalité, la situation
est plus compliquée, d’une part, car le - toutes conventions, pièces,
Il délivre, dans les mêmes conditions, contenu réel des archives est rarement correspondances, tous plans,
copies ou extraits des procès-verbaux, aussi précis, d’autre part, car la loi ne registres, documents et décisions de
Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118 7
Dossier
justice relatifs à l’immeuble et au • les pièces annexes des registres 1. CONSTITUTION
syndicat, et en particulier les registres des procès-verbaux des DES ARCHIVES
contenant les procès-verbaux des assemblées ; DU SYNDICAT
assemblées des copropriétaires et • la copie des convocations et
les pièces annexes. les accusés de réception Les archives commencent à la création
Il est entendu par « conventions » correspondants, la feuille du syndicat ou de l’ASL par le procès-
notamment : d’émargement lorsque les verbal approuvant le règlement ou les
• les contrats de maintenance des convocations sont remises contre statuts.
équipements communs récépissé et émargement, l’ordre L’archivage des ASL reste libre et sans
(ascenseur, chauffage collectif, du jour et les documents notifiés contrainte, mais il n’en est pas de
portes de garage, par exemple) ; en même temps que celui-ci, la même pour la copropriété.
• les contrats d’assurance de feuille de présence, la copie des
l’immeuble (responsabilité, notifications du procès-verbal aux 1.1 LES ARCHIVES
incendie, dégât des eaux, copropriétaires opposants ou ET LES RÉGLEMENTATIONS
dommages-ouvrage le cas défaillants et leurs accusés de GÉNÉRALES
échéant) ; réception.
• les contrats de travail des Indépendamment de l’article 33 du
préposés du syndicat (concierge, Tous les autres documents de gestion : décret du 17 mars 1967 qui énumère,
employé d’immeuble, préposé échanges avec les fournisseurs, pour les copropriétés, une liste qui n’est
aux espaces verts, par exemple), procédures judiciaires, dossiers qu’indicative, des pièces et documents
ainsi que les adhésions aux sinistres, contrats d’adhésion, doivent que doit détenir le syndic, en sa qualité
caisses de sécurité sociale, être transmis. « d’archiviste » de la copropriété et des
retraite et mutuelle ; statuts d’ASL qui peuvent énumérer
• les « pièces et documents relatifs Comment savoir ce qui existe en une liste de documents à stocker et
à l’immeuble et au syndicat », termes d’archives ? transmettre à chaque changement, des
prévus par ce même texte, Il n’existe qu’un seul moyen, celui de réglementations générales s’imposent :
comprennent notamment la fiche demander dans le courant du mandat
cadastrale et la fiche hypothécaire du syndic de fournir au conseil syndical - l’article R. 238-38 du Code du
générale de l’immeuble ; le bordereau de remise des archives travail prévoit, en vue d’assurer la
• les statuts de l’union de syndicats lors de sa prise de fonction. sécurité et de protéger la santé des
ou de l’association syndicale si Encore faut-il que ce bordereau existe personnes intervenant sur les
elles existent ; et qu’il soit exploitable. chantiers de bâtiment, la remise au
• la liste des membres du syndicat ; C’est pourquoi, nous préconisons la maître de l’ouvrage du « dossier
• les dossiers comptables et gestion en ligne sur un cloud privé qui d’intervention ultérieure sur
financiers ; permettra d’ajouter des documents l’ouvrage ». Cet article mentionne
• les documents d’urbanisme, les sans pouvoir les supprimer. Ainsi, le spécifiquement que, dans le cas
documents techniques relatifs à transfert s’effectuera instantanément d’une copropriété, un exemplaire de
l’immeuble, étant précisé que par le changement de mot de passe. ce dossier qui rassemble sous
certains de ces dossiers et bordereau tous les documents, tels
documents incluent les que les plans et les notes techniques,
conventions mentionnées ci- de nature à faciliter l’intervention
dessus ; ultérieure sur l’ouvrage, est également
remis au syndic de l’immeuble ;
8 Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118
Dossier
- d’autres textes, sans viser et factures d'honoraires de syndic syndicat doivent, dans un souci
expressément le syndic, font obligation pour suivi de procédure, car ces d’efficacité, être actualisés et mis à jour
de constituer et de conserver des documents ont bien trait à lorsque nécessaire. D’une manière
dossiers ou documents relatifs aux l'administration et à la gestion de générale, les dispositions légales ou
immeubles ; dans les immeubles la copropriété (CA Paris, 14e ch., réglementaires mettant à la charge des
soumis au statut de la copropriété, 4 juill. 1997 n° 1997021745). syndics l’obligation de conserver certains
cette charge incombe au syndic ; • lorsqu'une copropriété a été gérée documents, ne précisent pas si cette
• ainsi, l’article R. 125-5 du Code de par deux syndics successifs au obligation est limitée dans le temps.
la construction et de l’habitation cours de la même année, chacun Seuls 3 critères peuvent éclairer le sujet :
prévoit que soit conservé un carnet d'eux doit fournir des documents - la réglementation des textes ;
d’entretien des portes automatiques comptables distincts pour - la législation en matière de contentieux;
de garage ; l'approbation de leurs comptes - l'utilisation ou la réutilisation des
• l’article 8 du décret n° 96-97 du respectifs (CA Aix-en-Provence, données.
1.2.1.1 La réglementation générale
7 février 1996 modifié, relatif à la 6 mai 1997 n° 1997044437).
protection de la population contre
les risques sanitaires liés à une 1.2 DURÉE DE CONSERVATION L’article 16 du Code de commerce,
exposition à l’amiante dans les ET DÉLAI DE PRESCRIPTION applicable au syndic commerçant,
immeubles bâtis, impose la DES DOCUMENTS prévoit que les documents comptables
constitution, la conservation et et les pièces justificatives doivent être
l’actualisation d’un dossier Une fois constituées, les archives du conservés pendant 10 ans.
technique regroupant les syndicat ou de l’ASL, le problème Les articles R. 143-2 du Code du travail
informations relatives à la se pose de la durée et du lieu de et L. 243-12 du Code de la sécurité
recherche et à l’identification de conservation. sociale imposent que les livres de paie
1.2.1 Durée de conservation
certains matériaux et produits, soient conservés pendant cinq ans à
ainsi qu’à l’évaluation de leur état compter de leur date de clôture.
de conservation ; L’organisation des archives par le syndic L’article L. 244-3 du Code de la sécurité
• l’article 86 du décret n° 72-678 doit permettre un accès rapide et sociale prévoit un délai de conservation
du 20 juillet 1972, pris pour facile aux documents recherchés. Les de trois années pour les documents
l’application de la loi n° 70-9 du documents relatifs à l’immeuble et au relatifs aux charges sociales.
2 janvier 1970, prévoit que les
syndics, dès lors qu’ils sont
soumis à cette loi, peuvent être
amenés à communiquer à leur
garant les documents nécessaires
à la vérification de la suffisance
de la garantie (livres de caisse,
livres de banques et de chèques
postaux, registre des mandats,
relevés bancaires et postaux,
documents constatant la reddition
des comptes…).
• l'historique des comptes des
copropriétaires, grands livres
d'immeubles, relevés bancaires
Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118 9Dossier
1.2.1.2 La législation
en matière contentieuse
• Responsabilité des constructeurs - notifications de mutations des
(10 ans ou 2 ans – article 2270 du notaires, titres de propriété, actes
Pour certains documents, une durée Code civil), notariés, actes de vente
de conservation spécifique a été • Paiement de salaires (5 ans – - règlement de copropriété, état
prévue. L’existence d’un délai de article 2277 du Code civil). descriptif de division et leurs
prescription de certaines actions en modificatifs éventuelles
justice justifie que soient conservées, - Délai de droit commun - liste des copropriétaires
pendant ce délai, les pièces qui À défaut de texte spécifique, la - conventions donnant des droits
pourraient apparaître utiles en cas de prescription est trentenaire en matière accessoires aux parties communes
litiges ; civile (article 2262 du Code civil). Les (surévaluation, servitude, mitoyenneté...)
- Délai de prescription délais légaux pouvant être suspendus - conventions conclues par le syndicat
La loi du 10 juillet 1965 prévoit des ou interrompus, la conservation de avec des entrepreneurs ou prestataires
délais spécifiques de prescription pour documents au-delà de ces délais peut de services (travaux, maintenance,
l’action en révision de la répartition des être nécessaire pour tenir compte de installations diverses)
charges, laquelle doit être intentée dans la durée variable de ces événements. - procès-verbaux d’assemblées
un délai de cinq ans à compter de Ce délai de réclamation ne court qu’à générales et leurs annexes
la publication du règlement de compter du jour où le titulaire du droit (convocation, feuille de présence,
copropriété ou dans un délai de a connu ou aurait dû connaître les faits notifications de décision)
deux ans à compter de la première lui permettant de l’exercer, dans la - carnet d’entretien, diagnostics
mutation du lot à titre onéreux limite d’une vingtaine d’années. - plans parcellaires de l’immeuble,
(article 12) ; pour les actions À défaut de ne pas connaître avec servitudes
personnelles, nées de l’application de précision ce point de départ, la - contrats relatifs à la copropriété
cette loi, entre copropriétaires ou entre prudence impose de conserver les - décisions de justice
un copropriétaire et le syndicat, qui se documents par la prescription de droit - dossier assurance avec dommage
prescrivent par dix ans (article 42 commun (20 ans) et notamment le délai corporel illimité.
alinéa 1) pour les actions qui ont pour de certaines actions qui peut être plus
objet de contester les décisions long (action en justice). D’autres peuvent être éliminés après
d’assemblées générales lesquelles une période de 30 ans :
doivent, à peine de déchéance, être 1.2.1.3 Utilisation et réutilisation - dossier assurance avec dommage sur
introduites par les copropriétaires des données l’environnement, factures des artisans
défaillants ou opposants dans un Il est à noter que la conservation de immatriculés au registre des métiers
délai de deux mois à compter de la certains de ces documents, au-delà des - téléphone, électricité, gaz, eau,
notification desdites décisions relais requis, peut présenter un intérêt téléphone
(article 42 alinéa 2). particulier (documents nécessaires à la - échange de correspondance avec les
constitution du dossier de retraite copropriétaires ou des tiers
- Délais particuliers de prescription, d’un membre du personnel du syndicat,
• Actions en responsabilité civile documents historiques...). D’autres doivent être conservés 10 ans,
extra-contractuelle (10 ans – Certains documents sont aussi notamment les documents comptables
article 2270-1 du Code civil), nécessaires à l’administration de et bancaires :
• Obligations commerciales (10 ans – l’immeuble indépendamment d’une Comptabilité
article 189 bis du Code de obligation légale pendant une durée - livres et registres comptables divers
commerce), illimitée : (à compter de leur clôture) avec leurs
justificatifs (en application du décret
n° 2005-240 du 14.3.05)
10 Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118Dossier
- relevés bancaires et talons de chèques - la gestion des archives, qu’elles - de prévoir un local où seront
- factures de sociétés immatriculées soient courantes ou dormantes, fait conservées les archives en vue de
au RCS quant à elle partie des missions leur consultation et de leur duplication
- bons de commande / ordres de courantes du syndic – article 16 du ou un archivage externe ;
service, bons de livraison décret n° 2010-391 du 20 avril 2010, - de prévoir un classement des
- correspondances commerciales ou modifiant ainsi l’art. 33 du décret archives permettant de distinguer
non commerciales n°67-223 du 17/03/1967 pour les celles pouvant apparaître utiles dans
- état de répartition des charges copropriétés ; le cadre de la gestion courante de
Assurance - l’absence de conservation par le l’immeuble (« archives vivantes »),
- quittances des primes, avis d’échéance syndic des documents concernant le de celles qui ne présentent plus,
- correspondances avec l’assureur syndicat peut entraîner un préjudice pour cette gestion, d’intérêt immédiat
- dossiers de sinistres pour ce dernier, de nature à engager (« archives dormantes »), les premières
- contrat d’assurance de l’immeuble la responsabilité contractuelle du devant être rapidement et facilement
- contrat d’assurance dommages- syndic ; accessibles, avec la numérisation,
ouvrage en cas de travaux importants - s’il a la qualité de commerçant, le cette distinction présente peu d’intérêt;
Personnel syndic qui a fait disparaître des - d’effectuer, en fonction des durées
- registres du personnel documents comptables, ou qui n’a pas impératives ou opportunes de
- bulletins de paie, reçus pour solde de tenu de comptabilité complète ou conservation affectant chaque
tout compte régulière, peut être condamné pour catégorie de document, un tri
- documents relatifs aux charges banqueroute en cas d’ouverture d’une périodique des archives, et de prévoir
sociales procédure de redressement ou de l’élimination des documents devenus
- documents relatifs à la mutuelle liquidation judiciaire (article 197, 4° et manifestement inutiles ;
- honoraires des professions juridiques : 5° de la loi du 25 janvier 1985 modifiée); - de soumettre au conseil syndical la
- factures avocats, architectes, - la destruction, la dégradation ou la liste des pièces dont la destruction,
géomètres, avoués, notaires, huissiers. détérioration d’un registre, d’une à la suite de ce tri, est envisagée,
minute ou d’un acte original de étant précisé que ce formalisme
1.3 QUI A LA l’autorité publique (tel par exemple n’apparaît, cependant, pas utile pour
RESPONSABILITÉ un arrêté de péril…) est punie d’un le tri des correspondances courantes ;
DES ARCHIVES ? emprisonnement de trois ans et d’une - si les « archives dormantes »
amende de 45 000 € (article 322-2 représentent un volume trop
Conformément à l’article 16 du décret du Code pénal). important, de faire appel, après avis
n° 2010-391 du 20 avril 2010, modifie du conseil syndical, à une entreprise
ainsi l’art. 33 du décret n° 67-223 du Il est recommandé : spécialisée dans la conservation des
17/03/1967, la principale mission du - de conserver les documents relatifs archives, étant observé, en l’état
syndic de copropriété est de conserver à l’immeuble et au syndicat pendant actuel du droit, que les documents
les archives selon le format qui convient les délais requis par des textes dupliqués ou conservés par une
le mieux et selon les modalités qu’il spécifiques, ou pendant les délais de méthode électronique n’ont pas
entendra définir. prescription applicables à certaines la même valeur probante que les
1.3.1 Le syndic de copropriété
actions judiciaires ; documents originaux ;
ou le représentant de l’ASL
- de conserver, en outre, sans condition - dès lors que les « archives dormantes »
de délai, tous les documents qui seront conservées par une entreprise
Il en va de même pour les syndics ou peuvent présenter un intérêt pour le spécialisée, d’établir des bordereaux
le directeur d’ASL, selon les stipulations syndicat ou être utiles au suivi d’une d’archivage mentionnant le contenu
de statuts. bonne administration de l’immeuble ; et la date du versement effectué
Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118 11Dossier
auprès de cette entreprise, afin, le sont soumis à cette loi, peuvent être - les actions personnelles, nées
cas échéant, de faciliter l’accessibilité amenés à communiquer à leur garant de l'application de cette loi,
aux documents recherchés ; les documents nécessaires à la entre copropriétaires ou entre un
- de transmettre au président du vérification de la suffisance de la copropriétaire et le syndicat : dix ans
conseil syndical, si la demande en ce garantie (livre de caisse, livres de (article 42, alinéa 1) ;
sens lui en est faite, une copie de ces banques et de chèques postaux, - les actions qui ont pour objet de
bordereaux d’archivage ; registre des mandats, relevés bancaires contester les décisions d'assemblées
- de consigner dans un procès-verbal et postaux, documents constatant la générales, lesquelles doivent, à peine
les documents prévus par des textes reddition des comptes…). de déchéance, être introduites par
législatifs ou réglementaires qui, à la Ces articles ne précisent pas qui doit les copropriétaires défaillants ou
suite de ce tri, devront être détruits ; détenir et conserver ces documents. opposants : deux mois à compter
1.3.3 Le conseil syndical est
- de transmettre au président du conseil de la notification desdites décisions
en charge du contrôle de
syndical, si une demande en ce sens (article 42, alinéa 2).
l’archivage
lui en est faite, une copie de ce
procès-verbal de destruction. À défaut de texte spécifique, la
1.3.2 Toute personne désignée
Le conseil syndical, dans ses missions prescription est trentenaire en matière
par l’assemblée
de contrôle et d’assistance, doit se civile (article 2262 du Code civil).
préoccuper de l’archivage des Attention, les délais légaux pouvant
La conservation des archives est documents de copropriété. Il est être suspendus ou interrompus, la
confiée par l’article 33-1 de la loi du impératif que le conseil obtienne le conservation de documents au-delà
11 juillet 1965 au syndic. Mais d’autres récapitulatif des archives. Ce document de ces délais peut être nécessaire pour
sources s’appliquent aussi : est primordial, car il permet d’identifier tenir compte de la durée variable de
• l’article R. 125-5 du Code de la l’ensemble des documents et des ces événements.
construction et de l’habitation prévoit archives du syndicat ; ce document est Autre condition avant d’éliminer
que soit conservé un carnet à réclamer tout au long du mandat pour une archive, c’est d’instaurer le tri
d’entretien des portes automatiques procéder à divers contrôles. périodique. Il permet de déterminer les
de garage ; documents devenus inutiles. Dans ce
• l’article 8 du décret n° 96-97 du 1.4 QUAND DÉTRUIRE cas, le syndic prendra la précaution de
7 février 1996 modifié, relatif à la LES ARCHIVES ? consigner dans un procès-verbal la
protection de la population contre liste de ces documents à détruire et de
les risques sanitaires liés à une Il est possible d’éliminer certaines proposer une résolution à l’assemblée
exposition à l’amiante dans les archives en fonction du délai de générale pour décision. À charge au
immeubles bâtis, impose la prescription (période pendant laquelle syndic de mettre à jour la liste des
constitution, la conservation et une action en justice, civile ou pénale documents archivés.
l’actualisation d’un dossier technique est possible).
regroupant les informations relatives La loi du 10 juillet 1965 prévoit des 1.5 ACCÈS AUX DOCUMENTS
1.5.1 Le conseil syndical
à la recherche et à l’identification de délais spécifiques de prescription pour :
certains matériaux et produits, ainsi - les actions en révision de la répartition
qu’à l’évaluation de leur état de des charges : cinq ans à compter de Le syndic est tenu de donner au conseil
conservation ; la publication du règlement de syndical un accès libre à tous
• l’article 86 du décret n° 72-678 du copropriété ou dans un délai de documents ou toutes archives de
20 juillet 1972, pris pour l’application deux ans à compter de la première l’immeuble (art. 21 de la loi du 10 juillet
de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, mutation du lot à titre onéreux 1965 et art. 26 du décret de 1967).
prévoit que les syndics, dès lors qu’ils (article 12) ; Pour rappel, l’une des prérogatives du
12 Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118Dossier
conseil syndical est de pouvoir prendre 2.2 PRESTATAIRES
connaissance et d’obtenir copie de POSSIBLES
toutes pièces ou tous documents,
correspondances ou registres se Quelques sociétés se partagent
rapportant à la gestion du syndic et, ce marché : Rhénus, Pro-Archives,
d'une manière générale, à l'administration Archieveco, Locarchives, Société
de la copropriété (loi du 10.7.65 : art. générale des archives (plus archives de
21, al. 6). copropriété). Ces sociétés proposent
La loi ELAN assortit le défaut de souvent des contrats longs (supérieurs
transmission des pièces demandées à 3 ans).
par les membres du conseil syndical La souscription d’un contrat d’archivage
d’une sanction pécuniaire mise à la nécessite l’accord du syndicat des
charge du syndic. Au-delà d’un délai copropriétaires pour être facturé en
d’un mois à compter de la demande, charges communes, mais le syndic
des pénalités seront imputées sur ses peut pour son propre usage souscrire
honoraires de base mentionnés dans un contrat.
le contrat (loi ELAN : art. 203 / loi du
10 juillet 1965 : art. 21, al. 6). 2.3 MODALITÉS
2. MODALITÉS DE CLASSEMENT
Le décret du 23 mai 2019 fixe le DE STOCKAGE
montant minimal de ces pénalités à L’ensemble des archives doit être listé
15 € par jour de retard (décret n° 2019- Plusieurs possibilités s’offrent au syndic : à l’aide d’un bordereau selon un
503 : art. 1). classement facilement exploitable.
1.5.2 Les copropriétaires
2.1 TYPES DE STOCKAGE Le classement doit être stable et
permanent. Si c’est la société
- avant l’assemblée générale, afin de - stockage de documents papier dans d’archivage qui crée un classement, le
participer ou voter en connaissance ses locaux ou à proximité de ses coût sera à la charge du syndicat.
2.3.1 Stockage papier
de cause : pièces justificatives des locaux dans des boîtes d’archives ;
charges, contrats, - recours à des sociétés de sous-
- après l’assemblée générale, pour traitance pour stocker les documents Ces prestataires doivent respecter la
vérifier la régularité des votes ou des papier des immeubles gérés en raison norme NF Z40-350 pour l’archivage
notifications : procès-verbaux, feuilles du volume très important. L’article 55 papier. Cette norme impose, selon un
de présence des assemblées, liste de la loi ALUR modifie l’article 18 de référentiel précis et documenté, un
des copropriétaires ; la loi de 1965, stipule que le syndic certain nombre de critères à respecter
- à l’occasion d’une vente ou de est chargé « de soumettre au vote de pour garantir la conservation des
manière ponctuelle. l’assemblée générale, à la majorité documents en limitant au maximum
de l’article 25, la décision de confier les risques.
les archives du syndicat des Lesdites obligations d’un professionnel
copropriétaires à une entreprise de l’archivage sont également régies
spécialisée aux frais dudit syndicat. par l’article 1927 et suivants du Code
Une telle décision ne peut donner lieu civil, ainsi que par les dispositions du
à aucune rémunération complémentaire Livre II – Titre I du Code du patrimoine
au profit du syndic ». sur le « Régime général des archives ».
Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118 13Dossier
2.3.2 Stockage dématérialisé
• Les contrats d’assurance de • Le relevé des charges et produits
l’immeuble conclus par le syndic de l’exercice échu ;
- extranet du syndic : le décret du
au nom du syndicat des • Les relevés périodiques des
23 mai 2019, loi ELAN, précise la
liste minimale des documents copropriétaires en cours de comptes bancaires séparés ;
à mettre à disposition des validité ; • Les assignations en justice
copropriétaires via un extranet • L’ensemble des contrats et relatives aux procédures judiciaires
sécurisé différents documents afin marchés en cours conclus par le en cours et les décisions de justice
qu’ils puissent les consulter, syndic, excepté les contrats de dont les délais de recours n’ont
téléchargeables et à imprimer, au travail des salariés du syndicat ; pas expiré ;
plus tard le 1er juillet 2020. Le syndic • Les contrats d’entretien et de • La liste de tous les copropriétaires ;
est tenu d’actualiser les documents
maintenance des équipements • La carte professionnelle du syndic
dans l’extranet au minimum une fois
communs en cours de validité ; et son attestation d’assurance
par an, dans les 3 mois précédant
l’AG annuelle. • Les procès-verbaux des responsabilité civile professionnelle
trois dernières assemblées et de garantie financière.
Copropriétaires et conseil syndical générales et les devis de travaux
ayant des besoins différents en qui y ont été acceptés ; Il est entendu que cette liste est
matière d’information, la loi a introduit • Le contrat de syndic en cours. minimale, rien n’empêche le syndic et
un accès différencié en fonction de la le conseil syndical d’aller plus loin que
nature des documents, soit : - À chaque copropriétaire : les ce cadre réglementaire et d’apporter
documents relatifs à son propre lot plus de visibilité aux conseils
- À tous les copropriétaires : • Son compte individuel arrêté après syndicaux ou aux copropriétaires :
• Le règlement de copropriété, l’état approbation des comptes par compte rendu des réunions de conseil
descriptif de division et les actes l’AG ; syndical, de visite d’immeuble, gestion
publiés qui y apportent des • Le montant des charges prévu des sinistres…
modifications ; dans le budget prévisionnel et celui
• La dernière fiche synthétique des charges hors budget S’agissant d’une liste minimale, rien
réalisée par le syndic ; prévisionnel, des deux derniers n’empêche le syndic d’aller plus loin
• Le carnet d’entretien de l’immeuble ; exercices clôturés et payés par le que ce cadre réglementaire et
• Les diagnostics techniques des copropriétaire ; d’apporter davantage de visibilité aux
parties communes de l’immeuble • Le montant de la part du fonds documents qu’il jugera nécessaires
en cours de validité. travaux rattachée à son lot, arrêté en fonction de la qualité du
après approbation des comptes propriétaire.
par l’AG ;
• Les appels de fonds qui lui ont été Les solutions digitales avec
envoyés durant les trois dernières hébergement des documents sur
années. des serveurs
Quelques solutions sont actuellement
- Au conseil syndical pour mener à sur le marché : RHENUS, GED,
bien ses missions (assistance et DIGIPOSTE, DROPBOX, ARCHYBRID
contrôle) : DE PRO ARCHIVES SYSTEMES.
• Les balances générales des L’archivage restera une formule mixte :
comptes du syndicat des archivage physique pour les anciens
copropriétaires ; documents dormants et numérisation
14 Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118Dossier
des archives récentes afin de pouvoir HLM exerçant la fonction en - Transmettre, de manière urgente,
couvrir les délais de prescription. application de l'article L. 443-15 du au nouveau syndic, les « archives
Code de la construction et de vivantes » et les fonds de trésorerie
3. LE CHANGEMENT l'habitation, aux syndics judiciaires permettant d'assurer la continuité de
DE SYNDIC ET désignés en application de l'article la gestion de l'immeuble et du
LES ARCHIVES 46 du décret du 17 mars 1967 ; syndicat (liste des copropriétaires,
fonds de trésorerie immédiatement
En application de la loi n° 65-557 du - Ces dispositions s'appliquent, tant disponibles…) ;
10 juillet 1965 : article 18-2, sur la dans les obligations qu'elles prévoient - D'établir, et d'adresser, ou de
nature des pièces à fournir, du décret que dans les droits qu'elles confèrent, remettre, au nouveau syndic, en
n° 67-223 du 17 mars 1967 : article 33- aux administrateurs provisoires même temps que la transmission, un
1 sur la transmission des documents nommés, par voie judiciaire, en état faisant apparaître le montant des
et archives, du décret n° 67-223 du application de l'article 29-1 de la loi fonds et le contenu des archives
17 mars 1967 : article 34 sur la mise du 10 juillet 1965 modifiée, ou de transmises, ainsi que la date de cette
en demeure et du décret n° 67-223 du l'article 47 du décret du 17 mars 1967 transmission.
17 mars 1967 : article 64 sur la saisine modifié ou, le cas échéant, de l'article
du juge, les recommandations sont les 49 de ce même décret (Cass. 3e civ. Compte tenu du caractère impératif du
suivantes : 5 décembre 1990, Bull. cass. III, texte de l'art. 18-2, l'ancien syndic ne
n° 257 p. 145 ; Inf. rap. copr. 1991, peut s'opposer à la remise des archives
3.1 DOCUMENTS À REMETTRE p. 151 ; Cass. 3e civ. 14 janvier 1998, et des fonds du syndicat, à son
AU NOUVEAU REPRÉSENTANT Bull. cass. III, n° 7 p. 5 ; RDI 1998. successeur, en invoquant notamment,
293) ; un quelconque droit de rétention, du
- En cas de changement de syndic, le fait de sa qualité de créancier
syndic dont les fonctions ont pris fin 3.2 OBLIGATIONS (CA Béziers, 26 mars 1986 : Rev. loyers
est tenu, en application de l'article RÉCIPROQUES juin 1987, p. 344. - CA Paris, 31 janv.
3.2.1 Obligations du syndic
18-2 (alinéas 1 et 2) de la loi du 2007 : JurisData n° 2007-324814. -
sortant
10 juillet 1965 modifiée, de remettre G. Vigneron : JCP N 1986, I, p. 77. -
au nouveau syndic : la situation de J. Lafond et B. Stemmer, Code de la
trésorerie, la totalité des fonds - Transmettre au nouveau syndic, copropriété, Litec 2008, L., art. 18-2).
3.2.2 Obligations du nouveau
immédiatement disponibles et le plus rapidement possible, et en
représentant
l'ensemble des documents et tout état de cause dans les délais
archives du syndicat dans le délai impartis, l'ensemble des fonds,
d'un mois à trois mois, à compter de documents et archives relatifs à - Les obligations consistent à vérifier
la cessation de ses fonctions, ainsi l'immeuble et au syndicat ; la concordance entre les archives qui
que le solde des fonds disponibles - Transmettre également ces archives, lui sont transmises et celles indiquées
après apurement des comptes, l'état dans les mêmes délais, à dans l'état qui les accompagne ;
des comptes des copropriétaires et l’administrateur provisoire de la - En cas de difficultés de transmission
du syndicat dans le délai de copropriété (article 62-6 du décret de à effectuer auprès du syndic dont les
deux mois suivant l'expiration de ce 1967) ; fonctions ont pris fin, et si besoin est,
même délai ; - Procéder, si besoin est, et en tout état après rapprochement avec le
de cause dans les délais impartis, à président du conseil syndical, tout
- Ces dispositions s'appliquent aux plusieurs remises successives des rappel et mise en demeure, et le cas
syndics exerçant à titre professionnel fonds et documents visés ci-dessus ; échéant, à exercer les actions en
ou non professionnel, aux organismes justice nécessaires.
Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118 15Dossier
3.5.1 Archives vivantes détenues
chez le syndic
À savoir : une copie du bordereau peut de l’immeuble. Ainsi, les convocations,
être remise au conseil syndical sur feuilles de présence et procès-verbaux
demande. depuis l’origine de la copropriété ou
3.4 Délais de transmission
Il est dit que les archives sont portables de l’ASL, sont très peu utilisés.
et charge de la preuve
et non quérables, mais, aux termes du En conséquence, elles peuvent être
Code civil, si des statuts ou un soit gardées sur le lieu de gestion, soit
En principe, le délai de transmission règlement ne désignent pas de lieu où archivées à l’extérieur.
3.5.2.1 Contrat d’archivage
est d'un mois à compter de la le stockage doit être exécuté, la remise
du syndicat
cessation des fonctions de l'ancien doit être faite dans le lieu où était
syndic. Ce délai peut être porté à exercée la gestion.
3 mois pour les répartitions et éléments C’est donc au syndic ou au directeur Le contrat d’archivage est soumis à
bancaires. nouvellement élu d’aller chercher les l’assemblée. Le nouveau syndic informe
archives dans les locaux de l’ancien le prestataire du changement de syndic
Pour rappel, il s’agit : syndic ou administrateur. et peut disposer des archives dès la
3.5.2 Archives dormantes
- des pièces justifiant de la trésorerie notification. Il n’est pas nécessaire de
stockées
et fonds disponibles ; rapatrier les documents papier chez le
- de l’ensemble des documents nouveau syndic. Seule l’assemblée
et archives du syndicat ainsi que Les archives dormantes se définissent peut mettre fin au contrat d’archivage.
du bordereau récapitulatif des comme non utiles à la gestion courante
documents et archives du syndicat.
Il est utile de préciser, à ce propos,
que la charge de la preuve de la
transmission des documents pèse sur
l'ancien syndic, le syndic nouvellement
désigné ne pouvant administrer la
preuve d'un fait négatif, à savoir
l'absence de réception de certains
documents (CA Paris, 14e ch., sect. A,
18 févr. 2004, n° 200315187)
(Cass. 3e civ., 14 sept. 2005, n° 0413724)
3.5 LIEU DE REMISE
DES ARCHIVES
La Cour de cassation, dans un arrêt
du 3 novembre 2011, affirme que la
remise des documents et archives de
la copropriété prévue par l'article 18-
2 de la loi du 10 juillet 1965 suppose
que l'ancien syndic adresse au
nouveau syndic les documents
considérés comme portables. (C. Cass
3e, 3 novembre 2011, n° 10-21009)
16 Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118Dossier
3.5.2.2 Contrat d’archivage 3.7.1.2 Référé d’heure à heure
du syndic
3.7 PROCÉDURE EN CAS DE
RETARD Dans le cas où cette mise en demeure
Dans le cas où les archives sont resterait infructueuse, le syndic
externalisées chez un prestataire par le L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 nouvellement désigné ou le président
syndic, celles-ci devront être rapatriées prévoit qu’en cas de défaut de du conseil syndical peut, en application
sur le lieu de gestion afin de permettre transmission des archives par l’ancien de ce même article, demander au juge,
au nouveau syndic de les récupérer. syndic, le président du conseil syndical statuant en référé, d'ordonner sous
En l’absence de précision du règlement peut saisir le tribunal judiciaire, statuant astreinte la remise des pièces et des
ou des statuts, le lieu de mise à comme en matière de référé, pour fonds mentionnés ci-dessus.
disposition est supposé être au cabinet ordonner sous astreinte la remise des Dans ce cas, l’astreinte peut être
du syndic. pièces et des fonds. liquidée si la communication est
3.7.1 Procédure de restitution
Il appartient à l'ancien syndic de postérieure au délai de deux mois
contre l’ancien syndic
s'assurer de la restitution de l'ensemble prévu par l'art. 18-2.
des archives nécessaires à la gestion (CA Paris, 14 e ch., sect. B, 17 déc.
de l'immeuble, qui seraient même Dans ce texte, « l'ancien syndic » ne 2004, n° 0412470)
éventuellement détenues par des tiers veut pas seulement dire le syndic (CA Paris, 14e ch., sect. A, 31 janv.
(conseil syndical, prestataires, ancien prédécesseur, il peut aussi s’agir 2007 n° 061989)
syndic, avocat, etc.). des syndics précédents ou de La responsabilité du nouveau syndic
(Cass. 3e civ., 5 oct. 2004, n° 0314138) l’administrateur. pourrait être engagée s'il ne procédait
(CA Paris, 14e ch., sect. B, 27 févr. pas aux mises en demeure et actions
3.6 GRATUITÉ ET ABSENCE 2009, n° 0815815) prévues par l'article 18-2 (alinéa 3) de
DE DROIT DE RÉTENTION Ainsi, la cour d'appel de Paris a jugé la loi du 10 juillet 1965.
3.7.1.3 Saisie du juge
que le fait qu'un administrateur provisoire
Le syndic sortant n'est pas fondé ait été désigné en remplacement du
à réclamer au syndicat des syndic de copropriété d'un immeuble, Si l'ancien syndic ne fait pas le
copropriétaires, d'honoraires n'empêche pas le nouveau syndic, nécessaire dans un délai de 2 mois,
particuliers, au titre de la transmission finalement nommé, de réclamer à le nouveau syndic ou le président du
des documents et archives. l'ancien les fonds et documents du conseil syndical peut saisir le tribunal
(CA Paris, 19e ch., 26 juin 1998 syndicat des copropriétaires. de grande instance du lieu de situation
n° 199879340 (CA Paris, 14e ch., sect. A, 4 janv. 2006, de l'immeuble pour qu'il statue dans
(CA Paris, 31 janv. 2007 n° 2007324814) n° 0518411). une procédure accélérée au fond ou
3.7.1.1 Mise en demeure
L'ancien syndic ne peut s'opposer à un référé d’heure à heure.
la remise des archives et des fonds Dans ce dernier cas, aucune
du syndicat, à son successeur, en En cas de difficultés de transmission autorisation préalable de l’assemblée
invoquant, notamment, un quelconque des pièces visées ci-dessus, le n’est nécessaire, puisqu’il s’agit de
droit de rétention, du fait de sa qualité nouveau syndic peut, en application mesure conservatoire.
de créancier. de l'article 18-2 (alinéa 3) de la loi du En revanche, une procédure au fond,
(CA Paris, 31 janv. 2007 n° 2007324814) 10 juillet 1965, adresser une mise en même en la forme de référé ou
demeure au syndic dont les fonctions procédure accélérée au fond, nécessite
ont pris fin ; une autorisation préalable de l’assemblée.
Certains magistrats estiment qu’il n’y
a pas lieu de distinguer entre le juge
des référés et le juge statuant comme
Bulletin d’information de l’ANCC • N° 118 17Vous pouvez aussi lire
