Demande d'Information : Solution de messagerie et outils collaboratifs pour l'État - La Direction Interministérielle des Systèmes d'Information et ...
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
La Direction Interministérielle des Systèmes d’Information et de Communication
en collaboration avec le Service des Achats de l’État
Demande d’Information :
Solution de messagerie et outils collaboratifs pour l’État
1
Table des matières
1 - Objet de la demande d’information..........................................................................3
2 - Contexte ..................................................................................................................3
3 - Périmètre fonctionnel et technique .........................................................................4
3.1- Considérations générales...................................................................................4
3.2 - Description générale du besoin.........................................................................4
3.3- Principales fonctionnalités utilisateurs................................................................5
3.4- Exigences techniques (système) et principes d’architecture ...........................5
4 – Éléments économiques ..........................................................................................8
4.1- Scénarios et volumétries associées...................................................................8
4.2- Tableau de restitution des coûts de possession de la solution...........................9
5- Innovation................................................................................................................10
6 –Modalités de réponse..........................................................................................10
6.1 Dossier de réponse............................................................................................10
6.2 Envoi des réponses et questions.......................................................................11
7- Divers.......................................................................................................................11
7.1 - Protection des réponses..................................................................................11
7.2 - Rémunération des réponses............................................................................11
7.3 - Suite à la Demande d’Information....................................................................11
21 - Objet de la demande d’information
La présente demande d’information (DI) s’inscrit dans le cadre d’une étude d’opportunité
relative à la convergence des systèmes de messagerie collaborative de l’État. Elle a vocation
à renseigner l’équipe interministérielle chargée de l’étude sur l’état de l’art du marché dans le
domaine.
Les réponses à cette DI permettront notamment d’enrichir la réflexion sur les plans
fonctionnel, technique et financier dans le contexte, le cas échéant, d’un projet d’achat.
Il s’agit notamment:
• Sur le plan fonctionnel, d’identifier le développement prévisible des solutions de
messageries collaboratives (aussi bien dans le domaine des logiciels libres que dans
celui des logiciels propriétaires) ainsi que les sources de création de valeur
maximales liées à leur mise en œuvre au sein de l’État.
• Sur le plan technique, d’identifier les principales contraintes liées à la volumétrie
d’une telle solution convergée (> 1 million de boîtes aux lettres) et de poser les
principes d’architecture de la future plate forme.
• Sur le plan financier, d’identifier les coûts, internes et externes, de mise en œuvre
d’une telle solution afin d’alimenter l’analyse du retour sur investissement d’un tel
projet. Un des objectifs de cette demande d'information est de définir les économies
qu’une plate forme unique permettrait de réaliser.
2 - Contexte
L’État (administrations centrales et déconcentrées, auxquels s’ajoutent certains de ses
opérateurs) dispose de plusieurs dizaines de systèmes de messagerie basés sur des
technologies différentes (libres ou propriétaires) et compte près de 3 millions de boîtes aux
lettres (boîtes personnelles, boîtes fonctionnelles et boîtes dédiées à des applications).
Dans ce contexte, l’étude conduite par la Direction Interministérielle des Systèmes
d’Information et de Communication (DISIC) en collaboration avec le Service des Achats de
l’État (SAE) s’attache à définir le potentiel et les modalités de rationalisation qu’offrirait une
plate forme unique pour l’ensemble des agents en construisant un premier scénario de
convergence pour 1 million de boîtes.
Cette étude d’opportunité prendra en considération à la fois le passage à l’échelle de
solutions ministérielles existantes et la possibilité de créer un nouveau dispositif basé sur
des technologies proposées par des fournisseurs de solutions.
33 - Périmètre fonctionnel et technique
3.1- Considérations générales
Le périmètre de la « messagerie collaborative » dans cette DI dépasse le simple cadre de la
messagerie électronique et comprend des fonctionnalités supplémentaires telles que la
gestion d’agendas, la gestion des contacts, la mise en œuvre d’un annuaire interministériel,
la gestion de listes de diffusions, la messagerie instantanée, la synchronisation avec des
terminaux mobiles, etc.
L’évolutivité des solutions proposées pourra être mise en avant dans le cadre des réponses
à cette DI, notamment pour ce qui concerne l'intégration de fonctionnalités avancées en
matière de gestion collaborative, de Réseau Social Professionnel, etc.
Les principales fonctionnalités attendues sont décrites plus loin dans ce chapitre.
Le modèle organisationnel envisagé ne vise pas une centralisation de la gestion
opérationnelle et administrative des paramètres et des comptes utilisateurs mais la mise en
œuvre d’une plate forme unique permettant la délégation en cascade de cette gestion au
niveau ministériel et/ou d’entités au sein de ces ministères afin de permettre une gestion
ministérielle aussi autonome que possible.
La mise en place d’une telle plate forme passera par la migration progressive des systèmes
existants. Il est donc important que son architecture soit évolutive et permette de supporter la
charge et la volumétrie à la cible sans pour autant obliger à investir, ab initio, sur
l’infrastructure nécessaire à celle-ci.
3.2 - Description générale du besoin
A l’image de toute organisation moderne, le fonctionnement de l’administration de l’État
génère un volume toujours croissant d’échange d’information entre ses services ou avec ses
partenaires de toute nature.
Dans un contexte de dématérialisation progressive, marqué par ailleurs par une dynamique
de décloisonnement croissante entre administrations, la mise à disposition de solutions
modernes permettant une gestion efficace et rigoureuse du volume d’information
dématérialisée nécessaire constitue un levier critique de performance.
En parallèle d’un patrimoine applicatif métier significatif, les outils collaboratifs transverses
constituent un vecteur majeur de l’échange d’information.
Dans ce contexte, la présente DI doit alimenter la réflexion de l’État sur les solutions qu’il
pourrait envisager pour renforcer sa démarche de modernisation tout en contribuant aux
efforts de redressement des comptes publics.
Les réponses attendues portent bien évidemment sur des fonctionnalités aujourd’hui
connues de tels outils (cf supra) mais peuvent également concerner des solutions
innovantes identifiées comme pouvant structurer le fonctionnement futur des grandes
organisations (ex. : réseaux sociaux professionnels, etc.).
43.3- Principales fonctionnalités utilisateurs
Ce chapitre contient une énumération des principales fonctionnalités recherchées qui
devront être présentées dans la réponse à cette DI. Elle ne constitue pas une expression
exhaustive mais permet une première identification du besoin de l’administration.
• Fonctionnalités de messagerie dont intégration avec une solution d’envoi de
fichiers volumineux
• Fonctionnalités de gestion d'agenda, intégrant un « équivalent doodle »
sécurisé
• Fonctionnalités de gestion des contacts
• Fonctions transverses de restauration
• Autres fonctions de type :
o Gestion des tâches
o Moteur de recherche (sur l’ensemble des composants messages, agendas,
contacts)
o Messagerie instantanée (type « chat », vidéo) et gestion de présence
o Gestion des listes de diffusion (statiques et dynamiques) partageables
o Possibilité de partage de documents, en substitution notamment de l’envoi de
pièces jointes par messagerie
o Forums et abonnement à des flux RSS
• Évolutivité de la plate forme
o Les fonctionnalités de type réseau social professionnel (RSP) constituent une
évolution des solutions de messagerie collaborative. Le répondant pourra
mettre en évidence les capacités de sa solution en la matière (ou la capacité
de celle-ci à s'intégrer simplement dans un tel RSP)
o De même , la capacité de la solution à gérer des documents et des espaces
de travail partagés sera mise en avant.
o Enfin, la capacité de la plate forme à s’intégrer avec des solutions de
ToIP/VoIP (communication unifiée) sera indiquée.
o Autres types d’évolutions
• Les divers accès client (légers, lourds, mobiles, etc.)
3.4- Exigences techniques (système) et principes d’architecture
Le répondant présentera l’architecture logique et technique de sa solution. Ce chapitre
énumère de façon succincte les caractéristiques et exigences techniques de la solution
recherchée.
Le répondant considérera qu’il s’agit d’exigences techniques minimales. En effet, la société
peut, si elle le souhaite, faire parvenir une présentation plus riche, abordant des spécificités
techniques plus larges, plus détaillées ou non exprimées dans cette Demande d’Information.
• Principes généraux d’architecture de la solution
o A priori, la recherche d’une solution économiquement efficace pousse à
privilégier une architecture du système centralisée et de type multi-tenant. Si
cette option, compte tenu de la volumétrie, de la dispersion des sites et des
5exigences de performance et de scalabilité devait s’avérer trop contraignante,
le répondant pourrait proposer des solutions alternatives.
o La plate forme de messagerie collaborative devra permettre la délégation de
l’administration et la gestion des paramètres de la plate forme et des comptes
utilisateurs à plusieurs niveaux. Le répondant précisera les capacités de sa
solution à mettre en œuvre une telle délégation en identifiant les paramètres
globaux de la plate forme et les paramètres qui peuvent être délégués.
o L’architecture de la solution doit permettre une montée en charge jusqu’à
plusieurs millions de BàL sans besoin de reconfiguration. Elle devra
cependant être scalable afin de ne pas nécessiter un investissement, ab initio,
sur une infrastructure à la cible.
o Les protocoles utilisés doivent s’appuyer autant que possible sur des
standards ouverts et être conformes au RGI (référentiel général
d’interopérabilité - references.modernisation.gouv.fr/rgi-interoperabilite)
o Le répondant explicitera les différents composants constitutifs de sa solution
en indiquant s’ils sont propriétaires ou libres
• Annuaire fédérateur et authentification
o La plate forme comprendra un dispositif de fédération des annuaires
ministériels pour les besoins de la messagerie. Les mécanismes de mise à
jour de l’annuaire fédéré doivent permettre à chaque ministère de rester
maître dans la gestion de ses données.
o De façon préférentielle, l’authentification sur la plate forme de messagerie,
quel que soit le mode d’accès, sera déléguée à chaque ministère par un ou
des dispositifs de fédération d’identité.
• Performances
o Le dimensionnement de l’architecture devra prendre en compte des
exigences standards en matière de temps de réponse pour une requête
utilisateur. A titre d’exemple une action simple sur le client lourd ou léger devra
être réalisée en moins d’une demi-seconde.
• Haute disponibilité
o La disponibilité attendue de la plate forme de messagerie collaborative de
l’état est de 99,95% sur une base annuelle en 24h/24, 7j/7.
o La durée maximale autorisée pour une seule interruption est d’environ 2h.
• Interface avec les systèmes ministériels (API)
o La plate forme de messagerie collaborative devra s’interfacer avec les
processus de gestion des comptes des ministères ou entités ministérielles, de
même, certaines applications métier ministérielles peuvent nécessiter
l’utilisation de comptes de messagerie et l’envoi de messages. C’est pourquoi
la plate forme devra proposer une interface de programmation (API)
permettant de réaliser cette intégration.
• Dispositif de sauvegarde et de restauration
6o La solution devra prévoir un dispositif de sauvegarde et de restauration.
• Sécurité
Les fonctionnalités supplémentaires suivantes doivent être disponibles :
o Possibilité de signer, horodater et chiffrer les messages
o Gestion de la non répudiation de réception (A/R)
o Gestion différenciée des messages NP (non protégés) et DR (diffusion
restreinte)
o Gestion des logs et des traces permettant l’auditabilité de la solution
o La plate forme devra fournir une solution d’anti-spam et d’antivirus ou
s’interconnecter avec des solutions fournies par l’administration.
o De façon générale la plateforme doit être en mesure d’être homologuée au
sens RGSdu terme (référentiel général de sécurité -
http://references.modernisation.gouv.fr/rgs-securite)
• Archivage
o La majorité des solutions ministérielles s’appuient sur des solution d’archivage
local (à l’initiative des utilisateurs finaux ) .
o Les capacités de la plate forme en matière d’archivage centralisé ou local
seront exposées dans le RFI ainsi que les avantage et inconvénients de
chacune des solutions (impact coûts notamment dans le cadre d’un archivage
centralisé)
• Client « lourd »
o Le déploiement du client lourd livré avec la plate forme devra être automatisé
et permettre une auto configuration.
o Les possibilités de customisation du client (par ministère par exemple) seront
décrites
• Hébergement de la plate forme
o A priori, la nature sensible des données manipulées (Non Protégée mais aussi
Diffusion Restreinte) conduit à privilégier une solution d’hébergement interne
à l’administration, cependant un hébergement externe peut être proposé pour
peu qu’il réponde à des exigences d’isolation physique de la plate forme.
• Migration
La migration des systèmes actuels vers la plate forme convergée constitue une étape
critique d’un tel projet :
o Les migrations devront pouvoir s’exécuter de façon progressive et par une
interruption de service pour l’utilisateur la plus courte possible.
o La reprise de données concerne aussi bien les données des annuaires que
les données des utilisateurs (agendas, courrier, contacts).
o Les migrations devront être outillées.
74 – Éléments économiques
La rationalisation des systèmes de messagerie de l’État a notamment pour but de parvenir à
une diminution du coût de possession des solutions actuelles. C’est pourquoi, afin d’estimer
le retour sur investissement du projet, la DISIC et le SAE souhaitent disposer d’une
estimation des coûts de mise en œuvre, de maintenance et d’exploitation de la solution.
4.1- Scénarios et volumétries associées
Le niveau d’ambition retenu pour étudier le retour sur investissement est d’1 million de BàL 1
et trois scénarios de montée en charge sont envisagés :
• une hypothèse rapide : 1.000.000 en 3 ans avec la montée en charge suivante :
• une hypothèse médiane : 1.000.000 en 5 ans avec la montée en charge
suivante :
• une hypothèse lente : 1.000.000 en 10 ans avec la montée en charge suivante :
1 Hypothèse faite : une solution conçue pour gérer une montée en charge progressive vers
1M de BàL pourra, sans remise en cause de ses principes d’architecture et de modèle économique,
évoluer jusqu’à 2 ou 3 millions de BàL
8Les hypothèses de volumétrie de stockage à la cible se baseront sur une hypothèse de
répartition des utilisateurs en fonction de la limitation de la taille de leur BàL :
Type d’offres Limitation BàL Proportion Nombre d’utilisateurs
d’utilisateurs à la cible (base 1 M)
VIP 10 Go 1% 10 000
Premium 3 Go 8% 80 000
Standard 500 Mo 66% 660 000
Low Cost 100 Mo 25% 250 000
Si d’autres éléments sont considérés dimensionnant pour l’évaluation des coûts de mise en
œuvre, de maintenance ou d’exploitation de la solution, ils seront indiqués et les valeurs
retenues explicitées.
4.2- Tableau de restitution des coûts de possession de la solution..
Il est demandé de disposer d’une évaluation, année par année, pour chaque hypothèse de
montée en charge, des coûts de mise en œuvre, de maintenance et d’exploitation de la
solution selon les catégories suivantes :
• les coûts d’investissement relatifs notamment :
à l’achat de matériels,
à l’achat de licences logicielles,
à l’achat de prestations de conception (ingénierie, paramétrage), de
réalisation et de mise en œuvre de la solution hors coûts de migration.
• les coûts récurrents de fonctionnement (maintenance et exploitation) qui
concernent notamment :
les matériels (maintenance/support)
les logiciels (maintenance/support)
l’administration et l’exploitation technique et fonctionnelle
l’hébergement (optionnel)
• les coûts de migration
Le tableau ci-après servira de modèle de réponse :
9Coûts (en €) de mise en œuvre de la solution - Hypothèse : rapide/médiane/lente
Année 1 Année 2 … Année N
Investissement Matériel
Logiciel
Prestation
Fonctionnement Matériel
Logiciels
Exploitation
/administration
Hébergement
Migration
TOTAL
Les sociétés répondant à la DI pourront également proposer des modèles de coûts
alternatifs en fonction des éléments dimensionnant qu’elles jugeront pertinents (volume de
stockage, nombre de comptes, niveau de service, fonctionnalités…).
5- Innovation
• Sur les solutions et outils, objets de la présente demande, quelle est votre
politique d’innovation ?
• Disposez–vous d’innovation en cours de développement ? Si oui, quels en
seraient les avantages pour l’administration ? Pouvez-vous décrire les
fonctionnalités et la performance de cette innovation ?
• Quelles sont les activités de recherche menées par votre entreprise et leurs
niveaux de développements ?
6 –Modalités de réponse
6.1 Dossier de réponse
Les dossiers de présentation peuvent contenir :
– Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentant l’activité principale et
la dimension de l’entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du
possible ;
et/ou
– Un support présentant les solutions et outils objets de cette demande d’information, à
la fois sur les plans technique et fonctionnel.
et/ou
– Tout autre document qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude.
Les sociétés souhaitant répondre à la présente demande d’information, peuvent le
faire, sur tout ou partie du périmètre, même si elles n’apportent pas de réponse à
l’intégralité des éléments évoqués précédemment.
10Il est souhaitable que les sociétés rédigent en français leur réponse à cette Demande
d’Information.
6.2 Envoi des réponses et questions
Toutes questions éventuelles, devront parvenir par courrier électronique adressé à la boîte :
DISIC.SGMAP@modernisation.gouv.fr
en indiquant l’objet « Solution de messagerie et outils collaboratifs pour l’État »
Les réponses doivent parvenir à cette même adresse au plus tard le :
14/07/14
7- Divers
7.1 - Protection des réponses
Il appartient à la société questionnée de mentionner le cas échéant si les informations
contenues dans sa réponse doivent être protégées par le secret commercial.
7.2 - Rémunération des réponses
Les sociétés répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les
prestations réalisées pour l’établissement de leurs réponses.
7.3 - Suite à la Demande d’Information
Cette demande d’information n’engage pas l’Administration à lancer ultérieurement
une consultation sur ce périmètre. Les réponses reçues auront une valeur
strictement informative et ne constituent pas un engagement pré-contractuel de la
part des sociétés y répondant.
11Vous pouvez aussi lire
