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Dossier médical électronique Outil de réflexion Rapport préliminaire Mars 2018
Coordonnateur/chargé de projet
Carl Simard, gestionnaire des ressources informationnelles, Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations
du Québec et du Labrador (CSSSPNQL)
Rédacteur principal
Isabelle Cornet, conseillère clinique – télésanté et systèmes de gestion de l’information, Commission de la santé et des services
sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL)
Collaborateurs
Marjolaine Siouï, directrice générale, Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du
Labrador (CSSSPNQL)
Carl Simard, gestionnaire des ressources informationnelles, Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations
du Québec et du Labrador (CSSSPNQL)
Bruno Tremblay, chargé de projets en infostructure et systèmes de gestion de l’information, Commission de la santé et des services
sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL)
Mathieu Picard-Lefebvre, technicien en infrastructures technologiques, Commission de la santé et des services sociaux des
Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL)
Louise Tanguay, agente de soutien applicatif, Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et
du Labrador (CSSSPNQL)
Révision linguistique
Marie Émond
Mise en page
Céline Plourde, Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL)
Note au lecteur
Veuillez noter que le genre masculin est utilisé sans discrimination comme genre neutre dans le seul but d’alléger le texte.
Remerciements
Centre de santé de la communauté de Wendake
Dr Serge Dulude, directeur, Planification et régionalisation, Fédération des omnipraticiens du Québec
Myriam Brel, gestionnaire de projet et spécialiste de la gestion du changement et de l’adoption clinique, Inforoute Santé du Canada
Représentants des fournisseurs de dossier médical électronique (DMÉ) participants :
Louis-Marie Boivin et Jean-François Lambert, Telus Santé − Medesync et KinLogix
Elias Farah et Philippe Meunier, MEDFAR Solutions cliniques − Myle
Mathieu Poirier, Omnimed
Louise Doyon et Stephen Lafferty, Purkinje
Ce document est accessible en version électronique, en français et en anglais, à l’adresse www.cssspnql.com. Toute reproduction,
par quelque procédé que ce soit, de même que la traduction et la diffusion, même partielles, sont interdites sans l’autorisation
préalable de la CSSSPNQL. La reproduction ou l’utilisation de ce document à des fins personnelles, mais non commerciales, est
toutefois permise à condition d’en mentionner la source de la façon suivante :
Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador 2018. Dossier médical
électronique, Rapport préliminaire, Wendake, 31 pages.
Toute demande doit être adressée à la CSSSPNQL par courrier ou par courriel, aux coordonnées ci-dessous :
Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador
250, place Chef-Michel-Laveau, bureau 102, Wendake (Québec) G0A 4V0
info@cssspnql.com
© CSSSPNQL 2018
Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
TABLE DES MATIÈRES
AVANT-PROPOS .................................................................................................................................V
INTRODUCTION .................................................................................................................................. 1
1. DESCRIPTION ET AVANTAGES D’UN DMÉ ............................................................................ 2
1.1 Fonctionnalités d’un DMÉ ................................................................................................... 2
1.2 Avantages cliniques et administratifs potentiels .................................................................. 4
1.3 Freins à l’adoption d’un DMÉ.............................................................................................. 5
2. CHOIX D’UN DMÉ ............................................................................................................. 7
2.1 Homologation obligatoire du DMÉ par le MSSS ................................................................. 7
2.2 Le DMÉ, un outil conçu avant tout pour les médecins ........................................................ 7
2.2.1 Centres de soins des Premières nations : quelques spécificités à retenir ..................................... 8
2.3 Considérations informatiques ............................................................................................. 9
2.4 Démarche......................................................................................................................... 11
3. DÉPLOIEMENT DANS LES CENTRES DE SANTÉ DES PREMIÈRES NATIONS ............................... 12
3.1 Étapes de déploiement ..................................................................................................... 12
3.2 Options de déploiement dans les centres de santé des Premières Nations ...................... 13
3.2.1 Développement individuel local .................................................................................................... 14
3.2.2 Regroupement par territoire géographique .................................................................................. 15
3.2.3 Choix d’un DMÉ unique avec centralisation régionale ................................................................. 15
CONCLUSION .................................................................................................................................... 17
ANNEXE – Tableau comparatif de DMÉ ............................................................................................. 18
ii
Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
LISTE DES TABLEAUX
Tableau 1 : Produits et services technologiques certifiés – Bureau de certification et
d’homologation (BCH) .......................................................................................................7
Tableau 2 : Remboursement des frais liés à l’emploi d’un DMÉ ...........................................................8
LISTE DES FIGURES
Figure 1 : Avantages actuels et émergents de l’utilisation des DMÉ au Canada* .................................5
iiiDossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
ABRÉVIATIONS ET SIGLES
DCI Dossier clinique informatisé
DMÉ Dossier médical électronique
DSE Dossier de santé électronique
DSQ Dossier Santé Québec
FMOQ Fédération des médecins omnipraticiens du Québec
ISC Inforoute Santé du Canada
MSSS Ministère de la Santé et des Services sociaux
PQADME Programme québécois d’adoption du dossier médical électronique
ivDossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
AVANT-PROPOS
Toutes les voix – celles des dirigeants, du corps médical et des patients – s’entendent pour dire que
communiquer rapidement des renseignements exacts et complets sur les patients afin d’améliorer leur
prise en charge revêt une importance capitale. Si la coordination de l’information entre les différents
acteurs de la prestation des soins est une nécessité, elle demeure pourtant un défi de taille, notamment
dans les milieux de soins atypiques ou éloignés des grands centres.
En décembre 2015, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) a fait le choix d’intégrer
un dossier clinique informatisé unique (DCI/Cristal-Net) dans tous les milieux hospitaliers de la province.
Or il n’est aucunement prévu que le DCI soit mis en place hors du réseau hospitalier. Parallèlement, les
milieux cliniques de première ligne sont vivement encouragés à se doter eux-mêmes d’un dossier
médical électronique (DMÉ) homologué par le MSSS.
Un DMÉ offre des avantages cliniques et sur le plan de la gestion différents de ceux d’un DCI et devient
l’outil quasi incontournable de développement stratégique de la pratique médicale de première ligne.
Devant ce virage technologique récent, mais très présent dans les différents milieux de la santé au
Québec, certaines communautés des Premières Nations ont déjà amorcé une réflexion sur ce plan,
voire fait l’acquisition d’un DMÉ.
Selon Inforoute Santé du Canada (ISC), le dossier médical électronique (DMÉ) est un système
bureautique qui permet aux professionnels de la santé, comme les médecins de famille, d’enregistrer
l’information recueillie lors d’une consultation. Cette information, par exemple le poids du patient, sa
tension artérielle et d’autres renseignements cliniques, aurait auparavant été consignée à la main et
conservée dans une chemise au cabinet du médecin. Il permet aussi au médecin d’accéder au dossier
de santé complet d’un patient, y compris à l’information du dossier de santé électronique (DSE) qui a
été recueillie par d’autres professionnels de la santé.
Le DMÉ optimise non seulement la prise de rendez-vous et la gestion du dossier du patient, mais il
devient surtout l’outil de choix lorsqu’on vise l’amélioration de la prise en charge interdisciplinaire du
patient prônée depuis des années dans le milieu de la santé.
Soyons néanmoins réalistes : actuellement, l’intégration d’un DMÉ dans un milieu de soins demeure
une valeur ajoutée. Mais d’ici peu, l’utilisation d’un DMÉ sera une norme de qualité de la pratique
médicale.
En novembre 2017, répondant à une demande des directeurs de la santé des communautés, le secteur
des Ressources informationnelles de la CSSSPNQL a tenu des séances d’information comparatives
sur cinq DMÉ homologués afin de déterminer les meilleures solutions potentielles dans une démarche
d’intégration d’un tel outil. À cette fin, et par suite de discussions avec différents utilisateurs et
partenaires cliniciens, quatre fournisseurs de cinq solutions de DMÉ ont été retenus et rencontrés.
vDossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
Les rencontres avec les différents fournisseurs ont montré qu’en général, tous les DMÉ offrent des
fonctions similaires, bien que certaines de leurs caractéristiques puissent être mieux adaptées à un
contexte plutôt qu’à un autre. Outre les aspects visuel et financier ainsi que l’homologation provinciale,
trois éléments sont essentiels dans le choix du DMÉ afin de favoriser son adoption, son utilisation et
son évolution :
1. la relation d’affaires avec le ou les fournisseur(s) du DMÉ − il est précieux de développer une
alliance collaborative et de compréhension mutuelle;
2. la simplicité d’utilisation et la facilité d’opérabilité du DMÉ;
3. la formation ainsi que le soutien constant et personnalisé par le fournisseur de DMÉ pour la
gestion du changement.
La comparaison des DMÉ met par ailleurs un fait en lumière : les administrateurs, si possible de pair
avec les médecins visiteurs, doivent avant tout percevoir la nécessité et les avantages importants de la
mise en place d’un système de DMÉ pour choisir un tel produit. Or selon différentes sources consultées,
cette prise de conscience en amont suppose que les responsables identifient bien leurs besoins et ceux
des utilisateurs en se livrant à un examen minutieux des processus de travail, ce qui impose une charge
supplémentaire aux employés durant le déploiement.
Finalement, en raison de l’hétérogénéité des milieux de soins des communautés des Premières
Nations, l’exercice comparatif des avantages et des inconvénients des cinq DMÉ présentés ne permet
pas aux représentants du secteur des Ressources informationnelles d’arrêter un choix définitif. La
démarche entreprise a néanmoins permis de dégager trois pistes de développement potentielles et
adaptables selon les contextes locaux et régionaux.
Le présent document se veut donc avant tout un outil de réflexion pour tous afin de bien prendre ce
virage technologique déjà largement amorcé dans l’ensemble du territoire provincial.
viDossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
INTRODUCTION
Au regard de l’importance des technologies de l’information dans la gestion des systèmes de soins et
des avantages incontestables que procure le dossier médical électronique (DMÉ), le dossier papier va
disparaître, tant dans les grandes que dans les petites structures de soins. La preuve n’est plus à faire,
le DMÉ a su prendre une place de choix autant dans la gestion clinique qu’au chapitre de la gestion
administrative et stratégique. Deux points sont cependant à considérer :
› Le DMÉ est un outil offert aux médecins au départ. Il est adapté avant tout à la pratique clinique
professionnelle des médecins et répond principalement à leurs besoins d’information.
› Le DMÉ reste associé à une démarche d’intégration complexe.
Cette complexité est accentuée par le simple fait que les structures de soins des communautés des
Premières Nations sont éparses dans tout le territoire provincial et ainsi ancrées dans des réalités
différentes. Chaque centre de soins est effectivement unique dans sa gestion des soins, ses objectifs
cliniques, ses ressources humaines, son offre de services, son type d’accompagnement des patients,
ses ententes avec le milieu clinique provincial environnant, etc. Or une constante demeure parmi les
variables : la prédominance des professionnels des soins infirmiers qui assument presque
exclusivement la gestion clinique médicale.
Une autre réalité est à considérer, celle du fonctionnement des centres de santé où gravitent moult
travailleurs communautaires non rattachés à un ordre professionnel. Cette structure réellement propre
aux organisations de soins des Premières Nations doit faire partie intégrante de la démarche de
réflexion.
Le développement d’une solution de DMÉ doit prendre appui sur ces indéniables réalités. Les
propositions de l’équipe responsable des systèmes de gestion de l’information de la CSSSPNQL sont
des pistes de solutions pour accompagner les centres de santé des communautés dans leur virage
technologique, en particulier sur la voie de l’intégration d’un DMÉ.
1Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
1. DESCRIPTION ET AVANTAGES D’UN DMÉ
Qu’est-ce qu’un dossier médical électronique (DMÉ)? La définition la plus simple serait la suivante :
dossier médical (ensemble des renseignements personnels relatifs à la santé) sous la forme d’un
document électronique, par opposition au dossier traditionnel sur support papier.
Mais, dans les faits, c’est plus que cela selon la définition du Collège des médecins de famille du
Canada :
« Un dossier médical électronique (DMÉ) est un dossier médical informatique tenu par les
cliniciens pour chacun de leurs patients. Il contient des renseignements détaillés, tels que les
données démographiques, les antécédents médicaux et pharmacologiques, ainsi que
l’information diagnostique comme les résultats de laboratoire et d’imagerie. Le DMÉ est souvent
intégré à d’autres logiciels servant à gérer certaines fonctions, notamment la facturation et la
gestion des rendez-vous1. »
Outre le fait que le DMÉ donne rapidement une vue globale du dossier, les raisons de se doter d’un
DMÉ pour améliorer la pratique tombent dans deux catégories :
› le volet clinique de la pratique;
› le volet gestion de la clinique.
1.1 Fonctionnalités d’un DMÉ
Les fonctions actuelles d’un DMÉ sont de quatre types : administratif, clinique, de communication et de
création de rapports. Conjuguées, ces fonctions visent à optimiser la prise en charge des patients.
Fonctions administratives
› Inscription du patient
› Gestion de l’horaire des rendez-vous des patients
› Enregistrement des données démographiques des patients
› Communication avec les patients (p. ex. rappel de rdv par courriel)
› Facturation
1 Collège des médecins de famille du Canada. Conseil pratique – L’adoption des DMÉ dans les centres de médecine de
famille, juillet 2015.
2Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
Fonctions de création de rapports
› Enregistrement des données pouvant être analysées dans le cadre d’une vérification médicale,
d’une recherche et de l’assurance de la qualité, d’une surveillance épidémiologique et d’une
surveillance des maladies
› Résumés cliniques fournis au patient après chaque visite
› Liste des patients vulnérables pour un diagnostic ou une pathologie
› Liste des patients par diagnostic (p. ex. diabète de type 2)
› Liste des patients prenant un médicament en particulier
› Liste des patients devant passer des examens ou recevoir des soins préventifs (p. ex. vaccin
antigrippal)
› Liste des patients par résultats de laboratoire (p. ex. HbA1C > 9,0)
Fonctions cliniques
› Antécédents personnels des patients
› Notes cliniques
› Prescriptions électroniques de médicaments
› Antécédents héréditaires des patients
› Visualisation des résultats de tests de laboratoire
› Ordonnances rédigées avec alertes liées aux interactions pharmacologiques et aux allergies à un
médicament
› Prise en charge et suivi des patients atteints d’une maladie chronique
› Plans de soins et présentation des lignes directrices
› Visualisation et gestion des résultats et des tests de laboratoire, avec mise en évidence des
résultats hors normes
› Planification et coordination des soins aux patients
› Visualisation des résultats d’imagerie
› Requêtes électroniques d’examens de laboratoire
› Rappels pour les examens de dépistage fondés sur les lignes directrices de pratique
Fonctions de communication
› Gestion des références vers d’autres professionnels
› Accès au DMÉ à distance (du domicile ou de l’extérieur)
› Accès au DMÉ sur un support électronique (ordinateur, téléphone, tablette)
› Transferts électroniques d’examens de laboratoire
› Accès aux dossiers médicaux d’autres cliniques ou hôpitaux (droits d’accès requis)
3Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
› Communication et suivi avec les agences gouvernementales (p. ex. Santé publique, CSST)
› Transferts électroniques de prescriptions
Voici d’autres exemples d’avantages immédiats et concrets sur différents plans liés à l’utilisation d’un
DMÉ. Évidemment, la liste n’est pas exhaustive :
› Amélioration de la qualité des notes au dossier et réduction du temps de rédaction avec la
version simplifiée
› Rappel périodique d’un examen ou d’un test de laboratoire
› Aide à la décision clinique, notamment pour des patients dont le cas est plus complexe
(consultation de la vigilance médicament à la remise d’un médicament ou alertes liées aux
interactions et aux allergies lors de la prescription d’un médicament)
› Accès rapide à n’importe quelle donnée au dossier (selon les droits d’accès)
› Élimination de la manipulation physique du dossier à l’arrivée du patient et du temps perdu à
chercher un dossier mal classé
› Prise de connaissance rapide du sommaire de la dernière visite d’un patient
› Échange d’information facilité
› Accessibilité du dossier hors du centre de santé avec un appareil mobile (tablette, téléphone)
› Évaluation de la charge de travail quotidienne (rendez-vous, consultations, gardes ou
documents à approuver)
› Aperçu des résultats anormaux, des résultats d’analyse reçus ou en attente
› Mémorisation de tous les médicaments du patient lors de la rédaction d’une ordonnance
› Saisie systématique sur l’ordonnance de l’identification du patient et du médecin, du diagnostic
de la visite et du résultat de la dernière pesée
› Ordonnance lisible en tout temps
› Etc.
1.2 Avantages cliniques et administratifs potentiels
Le DMÉ peut bonifier la prestation des soins dans les pratiques communautaires en optimisant la
productivité et les processus. L’utilisation du DMÉ améliore en effet la saisie de données et la
communication entre le médecin et son patient, ce qui favorise les éléments intégraux de la relation
thérapeutique (compassion, respect, confiance).
Dans un Conseil pratique2, le Collège des médecins de famille du Canada présente un tableau adapté
d’une étude menée en 2013 par PricewaterhouseCoopers et commandée par Inforoute Santé du
2 Collège des médecins de famille du Canada. Conseil pratique – L’adoption des DMÉ dans les centres de médecine de
famille, juillet 2015.
4Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
Canada démontrant les avantages actuels et émergents de l’adoption d’un DMÉ. Des avantages qui
semblent d’ailleurs se confirmer avec le temps, selon différentes sources écrites ou des commentaires
d’utilisateurs rencontrés.
Figure 1 : Avantages actuels et émergents de l’utilisation des DMÉ au Canada*
1.3 Freins à l’adoption d’un DMÉ
Selon notre expertise, laquelle prend appui sur diverses sources de discussion, différents documents
d’analyse ou des guides disponibles sur le déploiement de DMÉ dans des milieux cliniques de première
ligne, nous sommes à même d’identifier certains freins à l’adoption d’un DMÉ par un centre de soins
des Premières Nations. Perçus comme des risques de démotivation, les cinq principaux freins se
déclinent ainsi :
1. La complexité du processus d’acquisition d’une solution de DMÉ
2. La modification des pratiques de travail
3. La pénurie chronique de personnel ou l’instabilité du personnel
4. Le manque d’expertise du personnel interne pour assurer la sélection, l’adoption et l’intégration
5. Le manque d’information sur les avantages potentiels
5Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
D’autres freins possibles sont à considérer. Issus de l’étude L’informatisation des cliniques médicales
de première ligne au Québec : Résultats d’une enquête portant sur l’adoption, l’utilisation et les impacts
du DMÉ (Chaire de recherche du Canada en technologies dans le secteur de la santé) et sur le
fondement de notre connaissance actuelle des centres de soins des Premières Nations au Québec, ces
autres freins potentiels, qui reflètent la réalité des milieux de soins, ne doivent en aucun cas être sous-
estimés dans les futures démarches de développement :
› Le manque de temps ou d’expertise pour gérer le changement imposé
› La complexité et la lourdeur du processus de sélection d’un DMÉ
› La perception des coûts comme étant supérieurs aux avantages potentiels
› Le manque de compétences en informatique des équipes
› Le sentiment partagé que le dossier papier est une solution satisfaisante
› La complexité et les coûts élevés associés à la numérisation initiale des dossiers papier
› Le manque d’interopérabilité des DMÉ disponibles
› Le manque d’intérêt des intervenants du milieu à l’égard de l’informatique en général
› Les DMÉ sur le marché ne répondant pas aux besoins précis des milieux de soins
› La méconnaissance des exigences du parc informatique et technologique pour intégrer cette
nouvelle technologie
› La résistance du personnel de bureau
› Le manque d’accompagnement des fournisseurs de DMÉ lors de l’intégration
6Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
2. CHOIX D’UN DMÉ
2.1 Homologation obligatoire du DMÉ par le MSSS
Le choix d’un DMÉ passe obligatoirement par une solution homologuée par le MSSS. Actuellement, le
Bureau de certification et d’homologation du MSSS a certifié neuf solutions de DMÉ.
Tableau 1 : Produits et services technologiques certifiés –
Bureau de certification et d’homologation (BCH)
Source : http://ti.msss.gouv.qc.ca/Familles-de-services/Bureau-de-certification-et-d-homologation/Liste-des-produits-et-
services-certifies-et-homolo/Liste-DME.aspx
2.2 Le DMÉ, un outil conçu avant tout pour les médecins
À la base, les DMÉ sont conçus spécifiquement pour soutenir les médecins dans leurs activités, puis
d’autres professionnels autorisés. Le Programme québécois d’adoption du dossier médical
électronique (PQADME), l’aide financière accordée par le MSSS et le soutien à la mise en œuvre de la
Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ) le confirment, cette structure étant offerte
uniquement aux médecins de première ligne désireux de prendre le virage. Depuis le
1er septembre 2017, le PQADME prévoit en outre un remboursement simplifié des frais liés à l’emploi
d’un DMÉ au moyen d’un code d’acte trimestriel à soumettre.
7Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
Tableau 2 : Remboursement des frais liés à l’emploi d’un DMÉ
Pour plus d’information, on consultera un article plus étayé de la FMOQ sur le sujet3.
Il est vrai que certaines données consignées dans les DMÉ sont utiles pour la prestation de soins
infirmiers (p. ex. médicaments, examens de laboratoire, allergies) mais, à quelques exceptions près,
tout ce qui relève de la pratique infirmière (p. ex. évaluation du patient, détermination des problèmes ou
des besoins, choix des interventions et résultats) n’est toujours pas informatisé au Québec. Peu
d’établissements ont un plan de soins informatisé. Certains ont choisi d’informatiser le plan
thérapeutique infirmier, mais pas toujours en le reliant à la documentation électronique des soins
infirmiers.
Comme l’organisation des milieux de soins médicaux est de plus en plus multidisciplinaire, les solutions
de DMÉ doivent s’adapter à cette réalité et proposer peu à peu des fonctionnalités qui favorisent leur
utilisation. Certains fournisseurs sont plus ouverts que d’autres, une ouverture qui fait partie des
spécificités de leur offre respective.
2.2.1 CENTRES DE SOINS DES PREMIÈRES NATIONS : QUELQUES SPÉCIFICITÉS À RETENIR
Les centres de soins des communautés des Premières Nations sont des entités uniques. Rares sont
les centres où un médecin est présent en continu. En fait, les médecins interviennent en général sur
une base régulière, mais sporadique, que ce soit hebdomadairement, bimensuellement ou
mensuellement et parfois plus ou pas du tout. C’est dire que, la majorité du temps, le personnel infirmier
assure la gestion et l’organisation clinique des soins. La Direction générale de la santé des Premières
nations et des Inuits (DGSPNI) est le bailleur de fonds principal des centres de santé, ce qui englobe le
financement des ressources humaines et de programmes prédéfinis. Ces programmes n’exigent pas
3Fédération des médecins omnipraticiens du Québec. Remboursement simplifié des frais liés au DMÉ. En ligne :
http://www.lemedecinduquebec.org/archives/2017/9/remboursement-simplifie-des-frais-lies-au-dme-paiement-par-un-code-d-
acte/, 2 août 2017.
8Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
tous que les professionnels de la santé soient affiliés à un ordre professionnel, mais ces derniers
peuvent intervenir à différents niveaux dans le dossier d’un patient.
Également, un pourcentage non négligeable des interventions de ces centres sont des interventions
communautaires ou de groupe, ou encore des interventions de masses telles que des ateliers de
sensibilisation, des semaines thématiques ou d’autres formules. Or peu de solutions de DMÉ offrent la
possibilité d’ouvrir un compte aux travailleurs communautaires non affiliés à un ordre professionnel,
sans compter que plusieurs n’ont tout simplement pas la fonction de création d’un dossier de groupe.
2.3 Considérations informatiques
Certes, les nouvelles solutions de gestion des soins cliniques comportent des enjeux technologiques.
Le parc informatique doit satisfaire aux exigences d’intégration d’un DMÉ. Un bogue informatique peut
se produire, mais cela constitue clairement un irritant majeur pour le personnel médical soignant qui
doit avoir accès au dossier en tout temps et qui est légalement tenu d’inscrire ses notes au dossier
du patient.
Équipement électronique
Les DMÉ ne demandent pas un équipement spécifique, mais ont des standards de fonctionnement. Il
est essentiel de vérifier les exigences avec le fournisseur de DMÉ avant même de se lancer dans
l’acquisition d’une solution de DMÉ. Les milieux doivent être munis d’un équipement électronique
compatible.
Hébergement des données
Les fournisseurs de DMÉ rencontrés offrent l’hébergement des données compris dans le coût
d’intégration de la solution.
Connexion Internet
Afin que le dossier du patient soit consultable en tout temps, le réseau Internet doit inévitablement
être stable et viable. Une connexion secondaire à Internet doit être en place en cas de perte de
la connexion principale.
Formats des données
Tous les DMÉ offrent des modèles de rapports prédéfinis, mais certains ont aussi des rapports de
données personnalisés.
Les DMÉ utilisent un format de données stockées dans une base de données interrogeable. Les
données peuvent ainsi être analysées ou même transformées afin d’élaborer des graphiques ou
d’autres outils. Il est à noter que cette possibilité demande beaucoup de temps et d’investissements
supplémentaires.
9Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
Les solutions proposées n’offrent pas toutes la même configuration (« granulation ») ni donc le même
raffinement d’analyse. Cet élément peut faire varier grandement le coût.
Le choix du DMÉ devra être fait en fonction des besoins.
Numérisation des dossiers
Avant d’adopter un DMÉ, la numérisation des dossiers antérieurs papier doit être faite. Il s’agit d’une
étape indissociable de tout programme de gestion documentaire par voie électronique.
Cependant, s’il reste simple (mais souvent fastidieux) de numériser les dossiers papier à l’aide d’un
numériseur afin de les verser au DMÉ, les expériences de différents milieux ont montré l’importance de
se livrer à un minutieux travail de réflexion et de préparation relativement au contenu à numériser. Le
fait est que seulement 10 % à 20 % du dossier papier serait réellement utile et activement consulté. Ce
travail est aussi le moment de réorganiser le dossier plus efficacement, si nécessaire.
La plupart des fournisseurs de DMÉ ne prennent plus en charge cette étape, mais plusieurs entreprises
sont spécialisées dans le domaine. Les services et les coûts varient d’un fournisseur de services de
numérisation à l’autre.
Interopérabilité
L’adoption et l’utilisation de solutions de santé numérique ont certes beaucoup progressé, mais il n’en
demeure pas moins que la santé numérique ne prendra sa pleine valeur que lorsque les systèmes
d’information sur la santé seront tous interopérables et que les cliniciens autorisés pourront y accéder
facilement et échanger aisément les données qu’ils contiennent, selon Inforoute Santé du Canada
(2014).
En 2018, les solutions de DMÉ sont interopérables avec les différentes plateformes homologuées utiles
et utilisées (DSQ, SI-PMI/Panorama, etc.) sans dédoublement d’information, afin d’assurer la bonne
prise en charge ou le suivi d’un patient.
Il reste qu’actuellement, les fournisseurs de DMÉ sont des entreprises privées à but lucratif. Chaque
fournisseur a ainsi développé son propre logiciel et son propre langage informatique, de sorte que deux
solutions de DMÉ de deux fournisseurs différents sont aucunement interopérables. Concrètement,
cela signifie que si un patient fréquente deux centres de santé dans deux communautés qui n’utilisent
pas le même DMÉ, ces centres ne pourront pas échanger de l’information clinique, même si le patient
y a consenti.
10Dossier médical électronique
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Rapport préliminaire
2.4 Démarche
La démarche comporte les six étapes que voici.
› Étude préliminaire :
• Collecte d’information et processus à suivre pour la mise en œuvre d’un outil
d’informatisation électronique des dossiers patients
• Recherche sur des outils DCI (dossier clinique informatisé) et DMÉ (dossier médical
électronique) aux fins de compréhension
• Discussions d’équipe selon les expertises requises : volet clinique, volet système de
gestion de l’information, volet applicatif, volet technologique et volet gestion
› Discussions en présentiel et téléphoniques avec des collaborateurs impliqués à différents
degrés dans le développement provincial des DMÉ
› Rencontre de quatre fournisseurs pour la présentation de cinq DMÉ (voir l’Annexe 1)
› Détermination de quelques spécificités pour chacun des DMÉ mentionnés dans le tableau
comparatif (voir l’Annexe 1)
› Présentation des constats et des préoccupations sur le déploiement d’un DMÉ aux directeurs de
la santé en janvier 2018, avec demande d’implication de directeurs pour la suite du
développement
À venir :
› Un comité en Infostructure est prévu en mai 2018 pour la validation des besoins actuels et futurs,
de même qu’un engagement des milieux pour le déploiement, et ce, dans l’objectif de poursuivre
les analyses des enjeux et des développements futurs.
11Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
3. DÉPLOIEMENT DANS LES CENTRES DE SANTÉ DES
PREMIÈRES NATIONS
La littérature et les expériences actuelles montrent que le personnel médical et les administrateurs
voient « les avantages que comportent les dossiers médicaux électroniques (DMÉ) pour la prestation
des soins de santé, les rendant meilleurs et facilitant leur administration. Mais pour en arriver là, on doit
y mettre l’effort4. »
Comme pour toute décision éclairée, il faut bien cerner les avantages et les enjeux liés à l’acquisition
et au déploiement d’un nouvel outil.
3.1 Étapes de déploiement
Inforoute Santé du Canada5 propose les cinq étapes de déploiement ci-après.
1. Étude : Il s’agit de l’étape de collecte d’information sur les DMÉ et le processus de déploiement.
Le partage de ces nouvelles connaissances et les discussions qui en découleront avec toute
l’équipe sont essentiels, puisque tous participeront à ce changement de pratique. L’objectif est
de justifier clairement la mise en œuvre d’un système de DMÉ. C’est aussi à cette étape qu’il faut
déterminer les aides financières possibles. Le coût d’un DMÉ reste un investissement. Il y a un
coût par médecin qui reste sensiblement le même d’un DMÉ à l’autre, et un coût par autre
professionnel utilisateur qui, lui, est très variable.
2. Leadership et engagement : À cette étape, il s’agit de mandater une personne leader dans
chaque milieu de soins pour rallier tous les futurs membres utilisateurs, un gage de réussite de
la mise en œuvre du nouveau système. Le leader a un rôle important dans la communication des
avantages et des étapes de l’intégration. Il est à même de développer des déterminants mesurant
le succès de la mise en œuvre.
3. Choix du fournisseur de solution et du soutien informatique : Pour franchir cette étape, il est
indiqué de rencontrer différents fournisseurs afin de cibler la solution la mieux adaptée aux
besoins actuels et futurs en termes de prise en charge optimale des patients, mais aussi de
gestion des cas, de partage d’informations pertinentes, etc. Une intégration est réussie quand
elle ne perturbe pas le flux des activités cliniques et administratives. C’est à cette étape qu’il faut
effectuer une révision des processus de travail afin de déterminer quelle utilisation chacun des
futurs participants fera de la solution. Une évaluation des besoins technologiques et
informatiques versus des exigences du parc informatique est un autre incontournable à cette
étape.
4 Inforoute Santé du Canada. Guide de pré-mise en œuvre du DMÉ, 2015.
5 Ibid.
12Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
4. Préparation : À ce stade, le milieu de soins est prêt à transférer les dossiers papier dans la
solution de DMÉ choisie, si cela n’a pas déjà été fait, alors que la date de transition approche.
Le choix de la solution signifie que tout a été pensé : les ressources, y compris le budget, le
temps consacré, ainsi que les aptitudes et les connaissances pertinentes. L’étape de préparation
suppose que tous ces éléments sont en place :
› L’équipe est préparée à la mise en œuvre du système de DMÉ (p. ex. formation générale
en informatique).
› L’approche de déploiement des fonctionnalités (d’un bloc ou graduellement) est établie.
› L’échéancier réalisable avec le fournisseur est fixé.
› Le plan de gestion des documents papier est défini.
› L’emplacement des postes de travail est déterminé.
› Les connexions Internet des installations ont été vérifiées.
› Le plan en cas de panne est établi.
› Un responsable de la gestion informatique et technologique est nommé.
Cette liste n’est pas exhaustive. À noter que les fournisseurs offrent pour la plupart un soutien
maintenant bien rodé.
5. Gestion du changement : À cette étape, il est essentiel de connaître l’état de préparation au
changement des participants et de définir le soutien à offrir tout au long de l’intégration. Comme
chaque personne impliquée a une expertise qu’elle tire des tâches accomplies quotidiennement,
l’ouverture aux suggestions pour organiser et optimiser son poste de travail par rapport aux
possibilités du DMÉ doit être au cœur de la gestion du changement. La compréhension des
répercussions du changement sur le travail de chacun et l’entraide comme objectifs
d’amélioration devraient également être prônées. Ne pas oublier, enfin, que bien définir et
négocier le soutien du fournisseur dans la gestion du changement est un facteur de réussite
important.
3.2 Options de déploiement dans les centres de santé des Premières
Nations
À la lumière des résultats obtenus à ce jour et afin de poursuivre la concrétisation d’un déploiement
dans les centres de santé, l’équipe des Ressources informationnelles propose trois modèles de
déploiement viables ayant leurs avantages et leurs contraintes propres.
Comme les médecins sont presque exclusivement externes aux centres de santé et fournissent
sporadiquement des services dans la communauté, l’interopérabilité clinique sera le principal enjeu du
choix du modèle.
13Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
En d’autres termes, il faudra choisir entre deux avenues :
1. Chacune des communautés intéressées développe son propre DMÉ, imposé par le choix du
médecin visiteur.
Ou
2. Les communautés intéressées se fédèrent autour d’un même DMÉ. Les médecins visiteurs
doivent composer avec cette décision. Dans ce modèle, le regroupement peut se faire par
territoire géographique ou par un seul regroupement régional de Premières Nations.
3.2.1 DÉVELOPPEMENT INDIVIDUEL LOCAL
Dans ce modèle, chaque communauté choisit sa solution et fait ses propres démarches individuellement
auprès d’un fournisseur privé.
Chaque communauté transige avec le fournisseur à toutes les étapes citées à la section précédente.
Les avantages perçus sont une totale indépendance et une gestion autarcique. Le lien de négociation
et de soutien se fait directement avec le fournisseur choisi.
La connectivité et l’hébergement sont gérés auprès du fournisseur. Les DMÉ n’ont pas de langage
commun pour le partage des données cliniques ou administratives. La communauté définit son choix
en fonction de ses besoins cliniques.
Dans ce modèle, les préoccupations sont essentiellement de trois ordres :
› Le coût d’un DMÉ reste un investissement.
• Déployer un DMÉ engendre un coût récurrent mensuel ou annuel non négligeable.
Chaque communauté doit assumer ses coûts.
• Outre le coût par utilisateur pour l’accès au DMÉ, des coûts de personnalisation s’ajoutent
indubitablement pour le développement ou l’adaptation de formulaires, gabarits ou rapports,
à un taux d’environ 100 $ l’heure en 2018.
› Le soutien à l’intégration offert par le fournisseur fonctionne par bloc d’heures utilisables ou par
période de temps délimitée.
› La communauté est autonome et isolée dans sa pratique.
3.2.1.1 Rôle de la CSSSPNQL
Dans ce modèle, le rôle de l’équipe des Ressources informationnelles de la CSSSPNQL est consultatif,
avec un partage d’information et d’outils d’aide à la décision.
Une utilisation optimale d’un DMÉ nécessite la compréhension des besoins réels de chaque centre de
santé. La CSSSPNQL pourrait accompagner le centre de santé dans l’analyse de la proposition d’un
14Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
fournisseur de DMÉ et de son adaptabilité au regard des impératifs d’intégration et d’utilisation de la
solution.
3.2.2 REGROUPEMENT PAR TERRITOIRE GÉOGRAPHIQUE
Dans ce modèle, des communautés se regroupent par territoire géographique. La CSSSPNQL
effectuera une recherche pour vérifier quel fournisseur offre la solution la plus adaptée. Ce que le
modèle permet :
› Négocier possiblement le coût à la baisse (économies d’échelle), le personnel étant
majoritairement médical et non médecin.
› Augmenter le pouvoir de négociation pécuniaire concernant les ajustements, les développements
(formulaires, gabarits) et toute adaptation de l’outil aux structures organisationnelles.
› Partager des dossiers ou de l’information avec le consentement du patient pour ceux qui
voyagent entre des communautés, le DMÉ étant le même.
› Partager des développements communs à tous les centres de santé (formulaires, gabarits,
rapports).
› Favoriser une autonomie régionale des Premières Nations.
› Développer une expertise régionale dans l’intégration de systèmes DMÉ.
3.2.2.1 Rôle de la CSSSPNQL
Dans ce modèle, le soutien de la CSSSPNQL devra être défini de concert avec chacun des
regroupements de centres de santé. La CSSSPNQL pourrait participer à plusieurs étapes, mais à des
degrés variables en fonction de sa capacité et du soutien offert par le fournisseur.
Le soutien de la CSSSPNQL devra passer par une entente commune définissant les rôles de chacun
et donnant l’autorité à la CSSSPNQL d’accompagner les communautés participantes dans le
processus.
3.2.3 CHOIX D’UN DMÉ UNIQUE AVEC CENTRALISATION RÉGIONALE
Les communautés participantes optent pour l’adoption d’un DMÉ unique sur l’ensemble du
territoire.
L’intégration et l’exploitation d’un système DMÉ occasionneront le développement d’un modèle sur
mesure et bien adapté au fonctionnement des centres de santé des Premières Nations. Puisque les
technologies sont et seront de plus en plus présentes dans la prestation des soins de santé, le
développement d’une expertise autonome des Premières Nations ne devrait plus être marginal. Un
regroupement conséquent des centres de santé permettra de renforcer cette expertise et,
potentiellement, d’imposer des décisions issues de besoins réels des milieux des Premières Nations.
15Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
3.2.3.1 Rôle de la CSSSPNQL
Dans ce modèle, la CSSSPNQL pourrait être présente à toutes les étapes, mais à des degrés variables
en fonction du soutien offert par le fournisseur. L’objectif serait non seulement d’accompagner les
centres de soins dans les exercices préalables de préparation à l’intégration, mais aussi et surtout de
développer une expertise engendrant une autonomie à la phase de post-déploiement de la solution de
DMÉ.
La CSSSPNQL pourrait évaluer la potentialité du rôle d’hébergeur des données afin de répondre
adéquatement aux principes PCAP (propriété, contrôle, accès et possession). Les données
appartiendraient aux Premières Nations et ne pourraient alors être exploitées que par elles.
La CSSSPNQL deviendrait le premier répondant au soutien (superutilisateur) et aux développements
futurs directement auprès des utilisateurs des centres de santé.
Le soutien de la CSSSPNQL devra passer par une entente commune définissant les rôles de chacun
et donnant l’autorité à la CSSSPNQL d’accompagner les communautés participantes dans le processus
de déploiement et dans l’hébergement des données.
16Dossier médical électronique
Outil de réflexion
Rapport préliminaire
CONCLUSION
Les gestionnaires des centres de santé des communautés auront toujours le pouvoir de choisir la
solution la mieux adaptée à leur structure organisationnelle de soins.
Si la décision de poursuivre vers le déploiement d’une solution de DMÉ commune par territoire
géographique ou encore vers une solution unique pour tous les centres de santé des Premières Nations
est prise, l’analyse préalable devra comprendre un énoncé de besoins des centres de santé afin de
dégager des critères précis auxquels les fournisseurs de DMÉ devront impérativement répondre pour
être sélectionnés.
À la grande différence du réseau provincial de la santé, chaque centre de soins des Premières Nations
est indépendant et a une structure fondée sur une assise culturelle distinctive. Pour les communautés,
se fédérer autour d’une seule solution de DMÉ aura sans nul doute pour corollaire le pouvoir d’imposer
une méthode et une utilisation adaptées aux enjeux de gestion des soins et de prise en charge clinique
des patients dans lesquelles les intervenants et patients des centres de santé se reconnaissent.
À l’heure des scandales internationaux sur le partage et l’utilisation non autorisés de données
électroniques, il est rassurant de penser qu’une solution de DMÉ régionale unique est la voie vers une
gouvernance de l’information propre aux Premières Nations.
17Dossier médical électronique
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ANNEXE –
TABLEAU COMPARATIF DE DMÉ
Omnimed
Clinique médicale
virtuelle Kinlogix Medesync Myle Purkinje
Présentation
Arborescence (aspect intuitif) Simple Légèrement chargée Simple Simple Chargée
Code de couleurs Oui Neutre Oui Oui Neutre
Personnalisation selon l’utilisateur Oui, peu Oui Oui Oui Oui
Convivialité +++ + +++ +++ +
Utilisation
Recherche (filtre par mots clés) Oui
Fusion des doublons Oui Oui Oui Oui
Contre-signature Oui
Création de listes de patients Oui
Suivi de l’historique des Oui
modifications
Navigation entre les dossiers des Oui/onglets Internet Oui, par menu Facile Facile/portfolio Oui, organisation par
patients principal flux de travail
Création des comptes d’utilisateurs Oui, via Omnimed Oui, via un compte administrateur
Générateur de courbe de Oui
croissance
Télécopie à partir du DMÉ Messagerie interne Oui Oui Oui Oui/option
Inscription de la clientèle vulnérable Via site RAMQ (par Oui Oui Oui Oui
via la RAMQ téléversement)
Compatibilité avec les cartes à code Oui
à barres RAMQ
18Dossier médical électronique
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Omnimed
Clinique médicale
virtuelle Kinlogix Medesync Myle Purkinje
Saisie de données
Clavier
Souris
Oui Oui Oui Oui Oui
Stylet
Reconnaissance vocale
Notes cliniques
Gabarit de notes, format structuré Oui
Format libre Oui
Données validées lors de la saisie Oui
Personnalisation des formulaires Via Omnimed Oui Oui Oui Oui
Personnalisation des gabarits Oui
Insertion de photos :
› Éditable Oui Oui Oui Oui Oui
› Photo reste sur caméra? Oui Non (retrait Non (retrait Non (retrait Non (retrait
automatique) automatique) automatique) automatique) ou Oui
(avec frais)
Intégration de formulaires Oui, formulaire
Oui Oui Oui Oui
dynamique
Dossiers de groupe Non Oui, par groupe type Non Oui
Support
IOS Oui Oui Oui Oui Oui
ANDROID À confirmer
IPAD Oui
19Dossier médical électronique
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Omnimed
Clinique médicale
virtuelle Kinlogix Medesync Myle Purkinje
Tablette électronique Oui
Accès au DMÉ Web Installé sur poste de Web Web Web
travail
Index patient
Convivialité ++ +++ +++ +
Type de recherche Simple + par NAM Simple (= Google) Simple (= Google)
Rendez-vous
Gestion du statut des rdv Oui Oui Oui Oui Oui
Prise de rdv Via menu patient Via menu principal Via menu principal Via menu patient Via menu principal
Prise de rdv en ligne Oui Oui
Gestion des tâches Oui Oui
Messagerie interne sécurisée Oui Oui
Confirmation par courriel ou par Oui via partenaire Oui Oui Oui
télécopieur (Bonjour-santé ou
autre)
Tâches
Partage (interdisciplinaire) Oui
Alertes Oui
Rappels Oui
Code de couleurs Oui
Médicaments
Compatibilité avec DSQ Oui
Accès SI-PMI/Panorama Oui, prévu officiellement à l’automne 2018 (avec synchronisation automatique)
20Dossier médical électronique
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Omnimed
Clinique médicale
virtuelle Kinlogix Medesync Myle Purkinje
Vigilance santé Oui
Monographie Oui
Gestion des renouvellements Oui
Prescripteur et aviseur Oui
Laboratoire
Surveillance des labos lors Oui
d’absence
Partage entre professionnels Oui
Alertes numériques (# non lus) Oui Oui Oui
Code de couleurs (labo anormal, Oui Oui Oui Oui Oui, mais peu
etc.) développé
Gestion des résultats Oui Oui Oui Oui
Comptabilité
DCI À vérifier, mais possibilité d’interfacer
I-CLSC Oui Oui Oui Oui Oui
OMNILAB (possible) Oui Oui Oui Oui Oui
Labos privés (la plupart) Oui Oui Oui Oui Oui
Pharmacies privées (la plupart) Oui Oui (toutes sauf Jean Coutu et Familiprix) Oui Oui
Stockage des données
Serveur Externe (au Québec)
Plan de sauvegarde
21Dossier médical électronique
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Rapport préliminaire
Omnimed
Clinique médicale
virtuelle Kinlogix Medesync Myle Purkinje
Générateur de rapports des données
De base
Avancé Myle analytique
Facturation
Publique et privée Oui
Envoi direct à la RAMQ Oui Oui Oui Oui
Nom de la solution de facturation Module Omnimed Facturation NET Module Medesync Services Médiram (inclus)
informatiques FMP
inc.
Coût annuel médecin
Codes intégrés Oui
Coût (variable)
Par licence (par médecin, 1 800 $ 2 100 $ 2 100 $ De base : 1 980 $ 1 800 $
annuellement) Analytique : 2 460 $
Par licence (par autre 900 $ Inf. et autres : entre 1 500 et 1 800 $ Autres prof. : 30 % Inf. : 1 200 $
professionnel, annuellement) (à l’unité, selon utilisation) du prix (à valider, TS : 700 $
car 0 $ dans autres
Autres : à vérifier
structures)
Intégration coût/médecin (frais non Entre 1 000 et Max 5 000 $ Entre 1 000 et Entre 1 000 et 4 000 $
récurrents) 4 000 $ 4 000 $
Numérisation
Hébergement de données Inclus (licence) Inclus (licence) Inclus (licence) Inclus (licence) Inclus avec subvention
PQADME (à vérifier)
22Dossier médical électronique
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Rapport préliminaire
Omnimed
Clinique médicale
virtuelle Kinlogix Medesync Myle Purkinje
Conversion de données d’un autre Taux horaire Inclus
DMÉ
Extraction de données de votre Entre 500 et 1 000 $ max 0 $ après 4 ans de
DMÉ contrat
Formation
Durée et tarif (si applicable) Taux horaire Heures de formation incluses (+/- 30 h) +/- 6 semaines
variable, selon Sur 3 mois, individualisé
modalités du bloc
Auto-apprentissage Guide d’utilisation Apprentissage en ligne, portail usager Capsule en ligne
et tutoriels Approche « E-
interactifs learning »
Service client
Durée du contrat Mensuel 4 ans
Soutien technique continu Personnalisé De 7 à 22 h, 7/7 jours À distance
Clavardage, 24/7
courriel, téléphone
24/24
Propositions particulières/Premières Nations
Utilise Jasper pour Proposition de former des superutilisateurs Ouvert à l’adaptation Gestionnaire de
générateur de à la CSSSPNQL comme premiers +++ et aux besoins sécurité avec contrôle
rapports répondants spécifiques des d’accès (limitations,
(= I-CLSC) communautés sites responsables
patients, etc.)
23250, place Chef-Michel-Laveau, bureau 102, Wendake (Québec) G0A 4V0 / Tél. : 418-842-1540 / Téléc. : 418-842-7045
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