Electronic Project Support Office (ePSO) - and Client Extranets

 
Electronic Project Support Office (ePSO) - and Client Extranets
electronic Project Support Office (ePSO)
                     and
               Client Extranets
  Outil collaboratif et extranet client en accompagnement de projet/mission client

                                Guide « Best Practice »

Date :      26 février 2003
Statut :    Draft
Auteurs :   Sébastien Cuvelier,
            Philippe Pierre
Resp :      Philippe Pierre
Version :   V0.2
File :      ePSO_Best Practice_2003_02_26.doc
Electronic Project Support Office (ePSO) - and Client Extranets
Table des matières

1      PRINCIPE.................................................................................................................... 3
    1.1       PRINCIPE FONDAMENTAL ........................................................................................ 3
    1.2       PRINCIPE DE L’EXTRANET CLIENT ........................................................................... 4
    1.3       PRINCIPE DES EPSO POUR L’ACCOMPAGNEMENT DE PROJET/MISSION .................... 4
2      PRINCIPES DE BASE DE L’ENVIRONNEMENT COLLABORATIF EPSO... 6
    2.1       LA STRUCTURE DE L’ENVIRONNEMENT ................................................................... 6
    2.2       LES TYPES DE DOCUMENTS ..................................................................................... 7
    2.3       LES WORKFLOWS .................................................................................................... 7
    2.4       LES TÂCHES ............................................................................................................ 7
    2.5       LE CALENDRIER ...................................................................................................... 7
    2.6       LA COMMUNICATION .............................................................................................. 8
3      LE PARAMÉTRAGE DE L’ENVIRONNEMENT ................................................. 8
    3.1      MEMBRES ............................................................................................................... 8
       3.1.1     Ajout de membres .......................................................................................... 8
       3.1.2     Groupes ......................................................................................................... 8
    3.2      CRÉATION / MODIFICATION DE LA STRUCTURE ....................................................... 8
       3.2.1     Les rooms....................................................................................................... 8
       3.2.2     Les folders ..................................................................................................... 8
       3.2.3     Les pages ....................................................................................................... 8
       3.2.4     Copie / déplacement / effacement d’éléments de la structure ....................... 8
    3.3      REMARQUE GÉNÉRALE ........................................................................................... 8
4      LIMITATIONS............................................................................................................ 8
    4.1       LIMITATIONS FONCTIONNELLES .............................................................................. 8
    4.2       LIMITATIONS TECHNIQUES...................................................................................... 8
5      FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) ............................................................................ 8

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1 Principe

1.1   Principe fondamental

PwC Luxembourg a lancé une initiative visant à permettre une plus grande et efficiente
collaboration sur des projets ou missions conduits avec ses clients. Cette initiative s’inscrit
dans une optique de qualité de projet/mission, de service à plus haute valeur ajoutée et de
renforcement concrêt de la relation entre PwC et ses clients plus globalement. A cette fin,
nous avons mis en œuvre une « boîte à outils » permettant de créer rapidement (en
quelques heures) :
     des extranet client ;
     des espaces collaboratifs dédiés au support des projet/missions: ePSO.

      URL unique et personnalisé pour le client: www.pwcextranet.lu/nonduclient = accès à l’extranet client

                                                                                  ePSO Projet/mission

                Plusieurs ePSO ou
                accès vers d’autres

                                                                               ePSO

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1.2   Principe de l’extranet client

Les services « web » disponibles pour nos clients sont de natures différentes et se
multiplient avec le temps. On notera par exemple, FACT ou UCITS, ou ePSO pour
l’accompagnement de projet/mission. On pourrait imaginer la diffusion de newsletter dans
le futur.
A partir du moment ou un canal relationnel ou service du type « web » est établi entre le
client et PwC, il est important que la tâche du client ne soit pas rendue plus complexe et
que PwC propose une image cohérente et professionnelle de ses services envers le client.
Dans ce contexte, un extranet client unique permettant l’accès vers les sevices « web »
divers est primordial.

1.3   Principe des ePSO pour l’accompagnement de projet/mission

Concrètement, cet environnement reste accessible 24h/24h via l’intranet PwC ou via
l’internet par un simple browser. Cette première particularité permet donc la collaboration
active de tous participants des projets (collaborateurs internes, externes, fournisseurs,
prestataires, …) indépendamment du lieu où ils se trouvent – pourvu qu’ils disposent d’une
connexion internet.

                                              Dans sa configuration de base, l’espace
                                              collaboratif ePSO assure une visibilité
                                              permanente et en temps réel sur l’avancement
                                              du/des projets. On y retrouve en général : les
                                              livrables, les tâches principales, les agendas
                                              relatifs au projet, les équipes et contacts des
                                              intervenants,         les       comptes-rendus
                                              d’avancement, les éventuels comités de
                                              pilotage et ainsi de suite.

La sécurité de l’environnement et de l’information est bien sûr une dimension essentielle
dans ce contexte et plusieurs niveaux d’accès sont gérables. Un mécanisme de notification
est intégré, permettant au travers de la messagerie d’alerter certains intervenants de
l’évolution du projet.

Le contenu est produit et géré grâce aux
outils bureautiques standards (MS Office™),
ce qui facilite grandement son utilisation.
L’accès se fait au travers d’un browser,
aucune installation n’est donc requise sur le
poste local de l’utilisateur. Plusieurs projets
peuvent co-exister et une structure de
projet/sous-projet peut être crée.

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L’espace collaboratif n’impose pas de méthodologie de projet spécifique, offre une
certaine flexibilité quant à la gestion du projet et une structure quant à l’information
générée lors du projet pour son suivi efficace.

Nous pensons que l’instauration d’une communauté projet/programme permet de contrôler
un certain nombre de facteurs critiques de succès :
     partage d’une même vision projet ;
     partage d’un même vocabulaire projet ;
     appartenance à une communauté projet ;
     communication permanente et promotion de la transparence ;
     accès facile à une information de référence.

L’environnement ePSO offre un certain nombre d’avantages :
    accessibilité via un navigateur (intranet / extranet / internet) 24h/24 par des équipes
       multidisciplinaires intervenant sur le projet ;
    structure organisée et facilement paramétrable ;
    création et gestion du contenu aisée grâce aux outils bureautiques standards (MS
       Word, Excel, PowerPoint; Adobe Acrobat) ;
    sécurité de l’environnement via la gestion de plusieurs niveaux d’accès ;
    facilité d’utilisation de l’outil ;
    possibilité de fonctionner en mode déconnecté ;
    notifications par e-mail.

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2 Principes de base de l’environnement collaboratif ePSO

Ce document décrit les principes de base de l’outil ePSO. Le public cible est constitué de
personnes destinées à occuper un rôle de manager au sein de l’ePSO ou participant
activement à son contenu.

Nous supposons une certaine familiarité avec l’outil informatique, et plus précisément avec
la navigation au sein du réseau Internet.

Les conseils renseignés ici découlent de projets réels (« best practice »). Ces suggestions
permettront dès lors au lecteur attentif d’utiliser au mieux l’outil. Par conséquent, il n’entre
pas dans notre intention de reproduire ici un condensé du manuel d’utilisation, mais plutôt
un « code de bonne conduite ». A toute fin utile, le guide d’utilisation officiel est
disponible à l’URL suivant : www-10.lotus.com/ldd/products.nsf/products/QuickPlace.

2.1   La structure de l’environnement

Afin de profiter des capacités de l’outil collaboratif, le chef de projet dispose d’un nombre
important de fonctionnalités, qu’il devra intégrer dans sa propre vision de la gestion de
projet. Les principales fonctions à considérer sont parcourues ci-après.

Il est très important de bien définir la structure du projet/programme afin de l’appliquer de
manière optimale à l’environnement collaboratif. Le tableau ci-dessous renseigne la
correspondance entre les éléments structurels du projet et leur équivalent au niveau
environnement collaboratif :

 Éléments structurels du projet               Éléments structurels de l’environnement
                                              collaboratif impactés
 Les projets et sous-projets                  Rooms
 Les activités / tâches                       Rooms et folders
 Les membres du projet/programme et leur Membres et groupes
 niveau de responsabilité
 Les équipes                                  Membres et groupes
 Les responsables d’équipes et les différents Membres et groupes
 comités
 Les autres personnes concernées par le Membres et groupes
 projet
 Templates à utiliser                         Création de formulaires

La bonne définition de la structure du projet/programme jouera donc un rôle non
négligeable dans la clarté de sa représentation sur l’écran, et influencera par conséquent la
facilité avec laquelle les utilisateurs navigueront et trouveront l’information.

Ouvrir l’accès à une base de donnée « vivante » à un grand nombre de personnes peut
également amener des problèmes de dispersion de documents, de non-respect des règles de
classement et des erreurs de manipulation présentant un impact sur le contenu. Il est donc

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critique de ne pas accorder plus de droits qu’il n’en faut aux utilisateurs, et de bien définir
dans un document les règles de classement de l’information.

2.2       Les types de documents

Suivant la nature des documents composant la base de connaissance du projet/programme,
le chef de projet avisé devra créer un certain nombre de folders à thème afin de regrouper
les documents de même type. Cela peut sembler assez évident de prime abord, mais dans la
pratique on remarque vite une certaine désorganisation s’installer après quelques mois
d’activité projet/programme.

Il faut donc se concentrer sur la création de folders adéquats, avec des dénominations
parlantes, le tout mis à la connaissance de tout un chacun.

2.3       Les workflows

L’approbation d’un document créé à l’aide d’un formulaire (donc template) peut être
soumise à un workflow de validation. L’approbation ne peut être faite que par un membre
isolé, et non un groupe, dès lors cette option doit être utilisée de façon judicieuse.

2.4       Les tâches

La gestion du planning du projet peut se faire via les tâches, intégrées à l’outil, et qui
peuvent être paramétrées suivant différents critères :

          Date de début/fin ;
          Statut ;
          Assigné à ;
          Priorité.

Les tâches peuvent être représentées aussi bien de manière textuelle que visuelle :

2.5       Le calendrier

La bonne utilisation du calendrier intégré à l’outil permet non seulement au chef de projet
mais aussi à tous les membres de connaître le planning des réunions et des activités

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prévues. Il se détache du calendrier « classique » présent sur la messagerie. Il s’agit ici de
conserver l’information en un endroit unique et de la communiquer à tout le monde.

2.6   La communication

La communication étant un facteur clé de succès d’un projet, il est essentiel de
    regrouper toute l’information nécessaire de manière claire et intuitive ;
    communiquer les changements et nouveautés ;
    disposer d’une section reprenant les coordonnées de chacun des membres,
      organisée selon la structure du projet.

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3 Le paramétrage de l’environnement
3.1     Membres

La première étape dans l'ouverture d'un ePSO à une communauté est de créer des membres
et de les associer à des groupes. Par après, la sécurité d’accès pourra être configurée par
rapport à ces groupes.

3.1.1   Ajout de membres

L’ajout de membres est possible par un manager de l’ePSO et se fait au niveau de la racine
via le lien Members et le bouton Add/remove members.

Quatre niveaux d'accès sont disponibles: No access/Anonymous, Reader, Author et
Manager. La sécurité est régie au niveau de la room.

No access / anonymous
Pas d'accès à l’ePSO. Peut être modifié en accès anonymous (valable pour toute personne
sans login/mot de passe).

Reader
Accès aux pages en lecture seule.

Author
 possibilité de création de pages ;
 possibilité de modification des pages dont l'utilisateur est l'auteur.

Manager
 possibilité de création/effacement de pages ;
 possibilité de modification des pages dont l'utilisateur est l'auteur ;
 possibilité de création/modification/effacement d’éléments structurels ;
 gestion de la sécurité d'accès.

Remarque: Chaque room disposant de sa propre sécurité d’accès, un membre peut très
bien avoir un accès reader et bénéficier d’un accès author ou manager à plusieurs rooms.

 Conseil : lors de l’ajout manuel de nouveaux membres, il est demandé aux managers de
communiquer à ceux-ci l’obligation de modifier leur mot de passe en cliquant sur le lien
Members puis sur le bouton Change password. En effet, les login et mot de passe de base
étant génériques, il est trop facile pour un utilisateur de se connecter sous un autre nom, ce
qui peut être très dangereux dans le cas d’un manager (disposant de plus de droits).
Cette remarque est ignorée dans le cas d’une connexion de l’outil avec un user directory.

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3.1.2    Groupes

Une fois les membres créés, ceux-ci peuvent être associés à des groupes. Pour gérer
efficacement l’ePSO, il est fortement recommandé de créer des groupes afin :
 d’assigner les accès aux rooms (cfr. paragraphe dédié aux rooms) ;
 de bénéficier de la possibilité de notifier des groupes d’utilisateurs.

Remarque : un membre peut faire partie de plusieurs groupes. S’il fait partie de plusieurs
groupes possédant un accès différent dans une même room, l’accès permettant le plus de
droits sera prépondérant pour cette room. Par contre s’il survient un conflit d’accès entre
un groupe et un membre, l’accès défini pour le membre sera prépondérant.

 Conseil : il est nécessaire de créer un groupe Manager ePSO qui regroupe les 2-3
personnes possédant un accès manager sur l’ensemble de l’ePSO, afin de bénéficier de la
possibilité d’ajouter un manager supplémentaire au cours de la durée de vie de l’ePSO

 Conseil : nous conseillons de ne jamais laisser de membre isolé. Tout membre doit
faire partie d’un groupe, afin de pouvoir en permanence modifier les accès à la structure
entière de l’ePSO en altérant simplement la composition des groupes au niveau de la
racine. Cela évite également des conflits tels que décrits dans la remarque ci-dessus.

3.2     Création / modification de la structure

Un ePSO est constitué d’éléments de base constituant sa structure :
 les rooms ;
 les folders ;
 les pages.

Chacun de ces éléments possède ses caractéristiques propres. Voici les concepts importants
à appliquer et retenir afin de structurer efficacement votre ePSO :

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3.2.1   Les rooms

Les rooms sont des environnements restreints au sein de l’ePSO, dans le sens où leur accès
doit être configuré de manière individuelle par le manager.

Par défaut, seul le manager qui crée une room y a accès. Pour étendre l’accès à d’autres
membres, cliquer sur le lien Room security, puis attribuer les accès (manager, author,
reader). Les accès ne peuvent être attribués qu’à des membres/groupes existants.

Dans le cas d’un thème graphique standard, chaque room possède sa propre navigation
dans le menu de gauche, qui est donc dynamique. Le chemin de navigation général (path)
se situe généralement dans le coin supérieur droit de l’écran (suivant le thème visuel
choisi, ce path peut également se trouver dans le coin supérieur gauche). Il permet d’avoir
une vue synthétique sur l’endroit où l’on se trouve au sein de l’ePSO.

 Conseil : afin d’identifier plus facilement les rooms dans le menu de navigation de
gauche, nous avons pris comme convention de précéder leur dénomination de « > »
(ex. : > Room projet :). Par défaut, la seule possibilité d’identification des rooms est la
présence du double point (:) en fin d’intitulé, ce qui ne nous semble pas suffisamment
explicite.

3.2.2   Les folders

Un folder est un répertoire destiné à contenir un nombre illimité ou défini de pages
(suivant le type). Les types de folders les plus fréquemment utilisés sont :

                         Le simple list folder (nombre de pages illimitées) : classement
                        vertical (par titre / auteur / date) des pages ;

                         Le headline folder (maximum 5 pages) : visualisation des pages
                        via des onglets situés en haut de l’écran ;

                         Le discussion folder (nombre de pages illimitées) : permet des
                        discussions à propos via une interface de type forum (threads).

Le manager de l’ePSO peut se réserver le droit d’ajouter des pages dans les folders, ou au
contraire d’étendre la fonctionnalité d’ajout de pages aux authors.

 Conseil : il est important de connaître l’usage auquel est destiné un folder avant de le
créer, car son type ne peut pas être modifié a posteriori. Si un folder devait malgré tout être
modifié en un type différent, il faudrait alors en créer un nouveau et y déplacer les pages
(cfr. infra : « Copie/déplacement/effacement d’éléments de la structure).

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3.2.3   Les pages

Types de pages

Trois types principaux de pages peuvent être créés :
 des pages visibles directement à l’écran, importées ou créées directement dans
   l’environnement (MS Word, Excel, PowerPoint) ;
 des pages contenant un fichier attaché (tous types de fichiers) et/ou du contenu (texte,
   images, etc.) ;
 des pages de liens (liées à une autre page de l’ePSO).

Création / modification de pages

Tout membre avec un accès author ou manager peut créer des pages et les insérer dans un
folder existant ou dans le menu de navigation. De plus, il est possible de faire un
chargement massif de documents dans un même folder. Les noms des pages ainsi créées
seront les noms des documents eux-mêmes, sans l’extension. Pour créer une page, cliquer
sur le bouton New n’importe où dans l’ePSO, puis choisir ensuite l’endroit où publier la
page.

Le manager de l’ePSO peut restreindre les types de pages accessibles à la création en
choisissant Customize (ou Room options) / Forms / Show/hide forms.

Par défaut, les fonctionnalités suivantes sont de mise :
 Tout membre autorisé peut visualiser la page (membre autorisé = ayant accès à la room
    dans laquelle la page est créée, ou ayant accès à l’ePSO si la page est créée dans la
    racine).
 Les authors et managers peuvent produire une nouvelle version la page via le bouton
    New revision, ce qui va créer une nouvelle page liée (la page initiale est conservée en
    l’état). Ce bouton n’est disponible que pour une page faisant partie d’un folder.
 Seul l’auteur de la page peut la modifier via le bouton Edit ou Check out. Il peut
    toutefois permettre la modification par d’autres membres en leur donnant accès (cfr.
    conseil ci-dessous). L’option Check out permet de se réserver la page pour la modifier.
    Personne d’autre ne peut donc la modifier au même moment.

Une fois le document créé, celui-ci peut être sauvegardé comme draft personnel (Save as
draft) ou publié (boutons Publish et Publish as).

 Conseil : il est fortement recommandé de toujours utiliser le bouton Publish as, qui
offre plus d’options quant aux propriétés de la page à publier :
 Possibilité de notifier des membres / groupes de la publication de la page.
 Restriction de l’accès à la page (page visible uniquement pour certains membres /
    groupes précisés). Nous conseillons d’utiliser cette option avec parcimonie, car elle est
    difficilement gérable. S’il s’avérait nécessaire de s’en servir, il est plus sage d’utiliser
    des groupes uniquement, de manière à gérer l’accès de manière plus efficace.
 Possibilité d’ajout de membres bénéficiant de la possibilité de modification de la page
    (Edit / Check out).
 Possibilité d’ajout de la page au calendrier.

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   Choix de l’emplacement de la page nouvellement créée (dans une room ou un folder
    déjà créé, ou dans le menu de navigation).

 Conseil : afin de permettre la modification ultérieure de pages par d’autres membres
que l’auteur, il est essentiel de leur donner accès via l’option Add editors. Ceci est
spécialement critique dans le cadre de managers, qui devront à chaque publication cocher
cette option et sélectionner au moins le groupe Manager ePSO afin d’assurer la pérennité
de la base.

Remarque : un manager peut à tout moment effacer, copier ou déplacer toute page, même
celles qu’ils n’a pas créées et sur lesquelles ils n’a pas de droit de modification (via
l’option Add editors). Cette fonctionnalité pourra lui servir afin de modifier une page sur
laquelle il ne possède aucun droit, en la déplaçant et la replaçant à son emplacement initial.

3.2.4   Copie / déplacement / effacement d’éléments de la structure

Rooms

Fonctionnalités accessibles aux managers uniquement :
 une room peut être déplacée, avec tous les éléments qui la composent (y compris les
   sous-rooms), à n’importe quel autre endroit de l’ePSO ;
 une room ne peut pas être copiée ;
 une room peut être effacée (Room options / basics / change basics / delete room).

Folders

Fonctionnalités accessibles aux managers uniquement :
 Un folder ne peut être ni copié, ni déplacé. Pour copier un folder avec son contenu, il
   faut le recréer à l’endroit souhaité puis y déplacer les pages le composant (cfr. infra).
 Un folder peut être effacé, avec ou sans les pages qui le composent (Folder options /
   delete folder)

Pages

Les pages peuvent être copiées, déplacées et effacées individuellement (via les icônes
correspondantes) ou en masse (via le bouton Cleanup puis les icônes correspondantes).

Remarque : le déplacement et l’effacement de pages sont accessibles uniquement aux
managers. La copie de pages peut être effectuée par un author.

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3.3   Remarque générale

Nous conseillons fortement aux utilisateurs de naviguer au sein de l’ePSO en utilisant
uniquement les boutons et liens mis à disposition par l’outil lui-même (dans l’écran), et
non les boutons standards du navigateur Internet. Ceci est particulièrement critique lorsque
les actions de l’utilisateur portent sur la création et modification de contenu.

En effet, nous avons trop souvent constaté une prolifération de documents drafts
personnels résultant d’un processus de création de pages non annulées et non publiées (cfr.
chapitre traitant de la création de pages). Ces drafts personnels ne sont visibles que par le
créateur de la page, souvent à leur insu, et polluent l’ePSO de « pages cachées ».

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4 Limitations
4.1       Limitations fonctionnelles

Il est important de préciser ici les limites fonctionnelles de l’outil ePSO, c’est-à-dire ce
qu’il ne vous permettra pas de faire.

Beaucoup de ces limites sont induites par la nature même de l’outil, développé à terme de
publication et de communication. Il ne s’agit donc pas d’un outil de gestion de projet, ni
d’un outil de travail bureautique.

Plus spécifiquement, les limitations fonctionnelles suivantes sont de mise :

          Pas d’intégration avec le calendrier disponible sur les différents outils de
           messagerie électronique.
          Si plusieurs calendriers sont créés au sein de l’ePSO, ils ne seront pas synchronisés.
          Il est impossible de modifier la structure d’un ePSO au départ d’une version
           synchronisée en local sur le poste de l’utilisateur.
      
          A compléter…

4.2        Limitations techniques

Caractéristiques et limitations techniques :

          Le client doit disposer d'une station de travail connectée à Internet.
          Cette station devra être pourvue d'Internet Explorer 5.5 :
                - activation de l'option "Download signed Activex Controls"(Security
                    Setting).
          La fonction "Sametime" n'étant pas activée sur le serveur, il ne sera pas possible
           d'utiliser la fonction "Chat".
          Seul l'envoi de mail de l'ePSO vers le client est possible et non l'inverse.
          Il n'est pas possible de synchroniser le mot de passe Intranet PwC avec celui de
           l'ePSO.
          La taille d'une ePSO ne devra pas excéder 500 mb :
                - taille idéale pour un support CD pour les délivrables en fin de mission.
          Suivant la capacité actuelle du serveur ,il peut accueillir 100 ePSO (une extension
           supplémentaire de 160 ePSO est possible sous réserve du nombre d'accès
           concurrents et des performances du serveur).
          Les mots de passe devront comporter:
                - 8 caractères au minimum ;
                - des chiffres et des lettres en minuscule et majuscule ne représentant rien de
                    cohérent (ex: qBu8T4mO).

Dès réception du mot de passe, le client s'engage à changer celui-çi suivant les règles citées
plus haut.

                                    ePSO : Guide « Best Practice »                 Page 15 de 16
5    Foire aux questions (FAQ)

Q : J’ai créé une room au sein de mon ePSO, mais les membres du projet ne peuvent
pas la voir. Que se passe-t-il ?
R : Par défaut, personne n’a accès à une room nouvellement créée. Les modalités d’accès
doivent être spécifiées dans le menu Room options de la room concernée.

Q : J’aimerais changer mon mot de passe. Comment procéder ?
R : Chaque utilisateur peut changer son mot de passe en accédant à la page « Members »
(cliquer sur « Members » dans le menu de navigation), puis en cliquant sur « Change
Password ».

Q : Comment peut-on créer dans l’agenda, en une seule manœuvre, des événements
qui se répètent à intervalle régulier ?
R : Pour ce faire, il faut utiliser la fonction « repeat » (case à cocher) disponible sur la page
de création d’un événement dans l’agenda.

Q:
R:

Q:
R:

A compléter… (brainstorm avec Vincent / Philippe / Seb)

                                 ePSO : Guide « Best Practice »                   Page 16 de 16
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