Gestion des réunions : une étude de cas avec Raiffeisen Suisse

Gestion des réunions :
une étude de cas avec
Raiffeisen Suisse

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À propos
de Raiffeisen Switzerland
Le Groupe Raiffeisen est la première banque de détail en Suisse et la troisième
plus grande banque sur le marché suisse avec environ 1,9 million de sociétaires
et 3,6 millions de clients. Le Groupe Raiffeisen compte 824 sites dans toute la
Suisse. Les 225 Banques Raiffeisen juridiquement autonomes et organisées en
coopératives sont regroupées au sein de la Coopérative Raiffeisen Suisse. Cette
dernière assume la direction stratégique pour l‘ensemble du Groupe Raiffeisen.
Par le biais de filiales, de coopérations et de participations, Raiffeisen offre aux
particuliers et aux entreprises une gamme complète de produits et de services.
Au 31 décembre 2020, le Groupe Raiffeisen gère des avoirs s‘élevant à 224
milliards de francs et des prêts pour environ 200 milliards de francs. Leur part de
marché pour les prêts hypothécaires est de 17,6 %. Le total des actifs s‘élève à
260 milliards de francs suisses.

Nous tenons à remercier René Vicini, Responsable des projets spéciaux au sein
de la direction de Raiffeisen Suisse, pour cet entretien très instructif.

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Gestion des réunions :
une étude de cas avec
Raiffeisen Suisse
                                    La solution
Problème :                          Sherpany:

Un audit des processus              Raiffeisen a décidé de
existants a révélé que              regrouper l‘ensemble
les réunions, et les outils         du processus de
technologiques utilisés             réunion dans un seul et
pour celles-ci, devaient            même outil, ce qui leur
être améliorés.                     permet de gagner en
                                    professionnalisme et en
                                    efficacité.

Les réunions sont considérées comme l‘outil de management numéro un pour
piloter avec succès une entreprise à travers les turbulences opérationnelles et
les environnements économiques délicats. Il n‘est donc pas surprenant que la
fréquence des réunions de direction ait augmenté tout au long de la pandémie
de COVID 19.

Cependant, une récente étude réalisée par Forrester Consulting a révélé que
92 % des 266 cadres européens interrogés sont confrontés à des obstacles
qui réduisent la productivité de leurs réunions. Les cadres sont de plus en plus
conscients des conséquences négatives que cela entraîne, comme une perte de
compétitivitél. Ils souhaitent donc passer à l‘action : à cet égard, la technologie,
en particulier, est considérée comme un élément important. De nombreux
décideurs prévoient d‘optimiser la technologie utilisée pour les réunions de
direction au cours des prochaines années.

Raiffeisen Suisse s‘est déjà préparé à l‘avenir des réunions. Le troisième groupe
bancaire suisse a déployé la solution de gestion des réunions Sherpany à la
mi-2020. René Vicini, Chef de projet pour les projets spéciaux au sein de la
direction de Raiffeisen Suisse, nous explique pourquoi.

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    ‘« Dans le monde moderne, les performances de l’entreprise reposent sur l’optimisation
des réunions de direction », une étude réalisée par Forrester Consulting pour le compte de
Sherpany, mars 2021.

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Le défi à relever : le processus fait
appel à de nombreux outils différents
À quels défis spécifiques Raiffeisen Suisse a-t-il été confronté ? En 2018, les
processus internes de l‘entreprise ont été analysés. Au cours de cet audit, un
potentiel important d‘optimisation a été identifié dans le domaine de la gestion des
réunions. Les processus existants et les outils technologiques utilisés ont été classés
comme « n‘étant plus d‘actualité ».

Un volume considérable de données et de documents est nécessaire pour la
préparation, la mise en œuvre et le suivi des réunions chez Raiffeisen Suisse.
À cela s‘ajoutent les aspects liés à la sécurité : l‘accès à toutes les informations
confidentielles doit être traçable à tout moment et stocké dans un endroit sécurisé

La priorité : rendre la gestion
des réunions plus efficace.
Les processus de réunion devaient gagner en efficacité. M. Vicini a pris la
responsabilité du projet et a cherché le bon partenaire en termes de technologie. Il a
choisi Sherpany. Pourquoi ?

Il était important que le prestataire retenu prenne en charge l‘ensemble du processus
de manière efficace, du début à la fin. Selon M. Vicini, les certifications ont également
joué un rôle important dans ce choix. Sherpany est certifié ISO 27001 et ISAE 3000
et répond aux exigences de la FINMA en matière de services d‘externalisation.
Dans le secteur bancaire hautement réglementé, la solution de Sherpany présentait
les risques de conformité les plus faibles. « Nos exigences en matière de diligence
étaient particulièrement élevées », déclare M. Vicini.

Au bout du compte, le facteur humain a lui aussi fait pencher la balance. « Chez
Sherpany, nous avons toujours senti une approche orientée vers le client et la
recherche de solutions. Les échanges ont toujours été basé sur la confiance ».
Sherpany investit massivement dans la recherche et le développement. Notre
solution de gestion des réunions est en constante évolution. L‘approche agile que
nous adoptons permet à nos clients de façonner la feuille de route de nos produits.

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Une demande accrue
Depuis, de nombreux collaborateurs du groupe Raiffeisen utilisent la solution de
gestion des réunions de Sherpany.

« Le plus grand bénéfice pour Raiffeisen Suisse est d‘avoir l‘ensemble du processus
de réunion de A à Z dans un seul et même outil. L‘efficacité et le professionnalisme
s‘en trouvent renforcés », déclare Vicini. L‘accès aux données est possible depuis
n‘importe quel endroit et depuis n‘importe quel appareil. Différents niveaux de
sécurité garantissent par ailleurs que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter
les documents de chaque réunion.

Des gains d‘efficacité qui se voient
également en télétravail
Bien que le déploiement ait été planifié avant la pandémie, Sherpany est arrivé à
point nommé pour aider Raiffeisen Suisse à entrer dans la nouvelle ère des réunions.
Beaucoup de choses ont ainsi été simplifiées, affirme M. Vicini, et les gains en
efficacité dans le cadre du télétravail sont évidents.

Ce faisant, le groupe a franchi une étape qui, pour de nombreuses entreprises,
est encore en suspens. Comme le souligne l‘étude Forrester susmentionnée, la
proportion d‘entreprises européennes utilisant une solution de gestion des réunions
devrait passer de 32 % aujourd‘hui à 58 % dans les deux prochaines années. Cette
étude de cas illustre les avantages que ces entreprises peuvent en retirer.

Pour plus d’information, contactez-nous: info@sherpany.com | +41 44 515 89 50

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