GRILLE DE PLANIFICATION DE STAGE

 
GRILLE DE
      PLANIFICATION DE                                                       Trousse en
                                                                             enseignement STAGES
                                                                             COOP

                 STAGE
Ce document contient divers aides mémoires pour faciliter l’intégration du
 stagiaire dans son environnement de travail ainsi que des outils qui vous
         aideront dans l’accomplissement de vos tâches en enseignement.
Table des matières
Réception de l’information .............................................................................................................................................................................. 1
Un mois et plus avant le stage ....................................................................................................................................................................... 1
Deux semaines avant le stage ....................................................................................................................................................................... 2
À l’arrivée du nouveau stagiaire ................................................................................................................................................................... 2
Prochains jours / prochaines semaines après l’arrivée du stagiaire ...................................................................................................... 4
À la fin du stage ............................................................................................................................................................................................... 5
Annexe A - Proposition de projet pour les stages avec allocation ........................................................................................................ 7
Annexe B- Exemple d’horaire pour la première semaine de stage ....................................................................................................... 8
Annexe C - Contrat d’apprentissage............................................................................................................................................................ 9
Annexe D - Plan d’apprentissage- Exemple de définition des objectifs de stage ............................................................................. 1
Annexe E - CONFIDENTIEL - Plan de soutien académique ...................................................................................................................... 1

L’équipe du Guichet unique de l’enseignement met à votre disposition cette trousse afin de faciliter l’entrée en fonction des
stagiaires à l’Hôpital Montfort. Ces outils pourront vous aider à encadrer, diriger et définir les résultats et les objectifs à atteindre
tout au long de ce stage.

Nous demeurons disponibles afin de vous aider durant vos expériences d’enseignement et d’encadrement.

Au plaisir de collaborer.

L’équipe du Guichet unique de l’enseignement
SECTION A – Liste de suivi de l’accueil d’un stagiaire                             Niveau : COORDONNATEUR DE
À TITRE INFORMATIF                                                                 L’ENSEIGNEMENT - DIRECTION

Réception de l’information
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes

Direction/Superviseur

 Compléter l’annexe A (proposition de projets pour les stages avec allocation)
 Choisir le ou le mandat parmi les projets de stages proposés
 Faire parvenir le mandat descriptif du stage au coordonnateur de l’enseignement de la direction des Affaires universitaires

Coordonnateur de l’enseignement (À titre informatif)

   Recevoir les demandes de stage
   Proposer à la direction, les candidatures
   Organiser les entrevues avec les étudiants choisies et les directions
   Communiquer avec l’établissement d’enseignement afin de confirmer le choix de l’étudiant
   Vérifier s’il y a une entente et faire les démarches nécessaires si non
   Vérifier que le dossier d’immunisation du stagiaire est à jour si ce n’est pas déjà fait par l’établissement d’enseignement
   Offrir la demande d’allocation monétaire compensatoire de stage avec le stagiaire choisi

Un mois et plus avant le stage
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes

Direction/Superviseur

 Informer votre équipe de l’arrivée d’un stagiaire (en réunion, en envoyant un mémo, un courriel ou un message téléphonique)
        Spécifier le nom du stagiaire, la durée du stage, les journées où le stagiaire sera présent et qui est le superviseur
            principal
 Demander la collaboration de l’équipe
 Libérer du temps à son horaire pour la première journée de stage
 Identifier les personnes disponibles à offrir certaines disponibilités durant les premiers jours de stage
 Identifier une personne ressource advenant l’absence du superviseur
 Clarifier les tâches, les disponibilités, les attentes et les modes de fonctionnement dans les situations de co-supervision
 Préparer un air de travail pour le stagiaire avec ordinateur, téléphone et fourniture de bureau
 Planifier les activités spécifiques du stage et les inclure dans votre horaire (superviseur et stagiaire)
 Établir un plan de travail en identifiant les tâches du stagiaire, les résultats à atteindre, les objectifs spécifiques, les objectifs
  opérationnels, les expériences de stage, les stratégies à utiliser et les résultats d’apprentissage (Voir annexe A)
 Planifier l’arrivée du stagiaire en fixant des temps de rencontre journalière lors de la première semaine tout en diminuant les
  fréquences les semaines subséquentes
Deux semaines avant le stage
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes

Direction/Superviseur

 Planifier le stage : déterminer les heures fixes de rencontres individuelles (ou de groupe si pertinent), les dates et heures des
  activités obligatoires telles que le contrat d’apprentissage individuel (ou de groupe), les rencontres de direction, les
  évaluations mi- stage et finale, etc.
 Établir l’horaire des activités des premières journées (orientation, lecture, familiarisation des dossiers, rencontres des
  personnes impliqués, etc.) (Voir annexe B pour des exemples)

Coordonnateur de l’enseignement (À titre informatif)

 Envoyer une lettre ou un courriel de bienvenue au stagiaire, lorsque nécessaire en indiquant les éléments suivants :
      o L’endroit où le stagiaire doit se présenter lors de sa première journée
      o La tenue vestimentaire requise
 Faire la demande pour les accès informatiques nécessaires et les clés du local de travail
 Préparer un horaire pour la première semaine de stage (Voir Annexe B)

À l’arrivée du nouveau stagiaire                                         Date prévue de l’arrivée : ______________________
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes

Direction/Superviseur

 Accueillir le nouveau stagiaire et se présenter
 Présenter le nouveau stagiaire à l’équipe
 Faire la visite du secteur de travail
             o   Montrer la station manuelle d’alarme à feu et les sorties d’urgence
             o   Emplacement des manuels SIMDUT, mesures d’urgence, contrôle des infections
             o   Emplacement des outils de communication (tableau, cartable, etc.)
             o   Montrer les endroits stratégiques (salle de bain, cuisine, salle de conférence, etc.)

 Orienter le stagiaire au service
             o   Expliquer les horaires de travail, les pauses, avis d’absence et les feuilles de temps si nécessaire
             o   Expliquer le plan de travail du service et le mandat du stage qu’il effectue
             o   Rappeler le code vestimentaire
             o   Démontrer l’emplacement de l’équipement et des fournitures et lui remettre le matériel nécessaire à l’exécution
                 du poste
             o   Le familiariser avec l’usage du téléphone, du télécopieur et de l’ordinateur
             o   Fournir la liste de personnes à rejoindre en cas de maladie, retards ou absence

 Aller dîner ou prendre une pause-café avec le stagiaire
 Inscrire le stagiaire aux activités de formation et aux réunions pertinentes
 Lire tous les documents pertinents au stage (ex : documentation préparatoire au stage, documentation de l’établissement
  d’enseignement)
 Prendre connaissances des acquis théoriques et pratiques des stagiaires
 À la fin de la première semaine de stage, compléter le contrat d’apprentissage avec le stagiaire (Voir Annexe C) et réviser
  le plan d’apprentissage du stagiaire (Voir Annexe D)
Coordonnateur de l’enseignement (À titre informatif)

   Offrir une orientation à l’étudiant
   Recueillir les données démographiques permettant l’ouverture du dossier du stagiaire
   Revoir les politiques et les procédures pertinentes au bon fonctionnement du stagiaire à l’hôpital
   Présenter une synthèse des pratiques organisationnelles requises
   Expliquer les principes à respecter dans les activités de service à la clientèle
   Compléter une visite virtuelle ou en personne de l’Hôpital Montfort
   Remettre une trousse d’orientation qui contient les documents de rappel pertinents
   Expliquer la procédure d’accès aux ressources nécessaires au bon déroulement du stage
   Fournir une carte d’identification valide
   Expliquer le formulaire d’engagement à la confidentialité et conserver une copie signée
   Expliquer le formulaire d’engagement à la non-violence et conserver une copie signée
   Expliquer le formulaire d’engagement – Langue de travail et de formation
   Présenter le formulaire de comptabilisation des JEP au stagiaire et expliquer la procédure à suivre afin d’acheminer le
    document complété et signé à la fin du stage
   S’assurer que tous les accès soient obtenus
   Conserver une preuve que l’orientation a été complétée dans le dossier de chacun des stagiaires
   Évaluer les procédures d’orientation des stagiaires
   Compléter l’entente d’allocation monétaire compensatoire de stage
   Reconduire le stagiaire à son superviseur immédiat
Prochains jours / prochaines semaines après l’arrivée du stagiaire
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes

Direction/Superviseur

 Prendre des rendez-vous fréquents avec le stagiaire pour :
             o   Discutez de ses impressions générales
             o   Évaluer les tâches qui lui sont assignées, répondez aux questions en ce qui concerne les résultats à atteindre
             o   Échanger sur le processus d’évaluation de rendement
             o   Parler de la documentation et des travaux produits Discutez de ses progrès et de ses défis
             o   Expliquez le calendrier des rencontres d’évaluation du rendement
             o   Documentez le tout à l’aide du plan de soutien (Voir Annexe E)

 S’assurer que le stagiaire s’intègre au sein de l’équipe de travail en fonction des objectifs de stage
 Assumer la responsabilité pour la supervision de stage
 Sélectionner les cas/projets/tâches à confier au stagiaire en fonction de l’évolution de ses apprentissages et de la nature du
  stage
 Vérifier la qualité et la quantité du travail effectué
 Faire une évaluation mi- stage à l’aide du document de l’établissement d’enseignement

Coordonnateur (À titre informatif)

 Suivi mi- stage auprès du superviseur et du stagiaire (en personne, par courriel)
À la fin du stage

                                                                              Niveau : COORDONNATEUR DE
SECTION B – Liste de suivi du départ
                                                                              L’ENSEIGNEMENT-SUPERVISEUR
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes

Direction/Superviseur

 S’assurer que le stagiaire a complété l’évaluation électronique du stage par le stagiaire, compléter la feuille de
  comptabilisation des jours d’enseignement (JEP) et la retourner au 2D114
 S’assurer que le stagiaire a remis toute documentation papier qu’il peut posséder autre que celle dans le mobilier
  appartenant à Montfort. Ceci comprend entre autres des cartables, documents confidentiels ou chemise de dossier
 Assurer que le stagiaire a remis toute information qu’il peut posséder sur d’autres médiums informatiques que ceux fournis
  par ses fonctions à Montfort. Ceci comprend entre autres sur son ordinateur personnel, une clé USB ou un courriel envoyé sur
  un compte personnel
 Compléter l’évaluation finale des apprentissages selon le document de l’établissement d’enseignement
 Officialiser le résultat du stage
 Redistribuer la charge du travail selon le cas
 Compléter l’évaluation électronique de l’expérience en tant que superviseur de stage

Coordonnateur (À titre informatif)

 Suivi par courriel avec les superviseurs et envoie de l’évaluation de l’expérience en tant que superviseur de stage
 Envoie de l’évaluation du stage par le stagiaire par courriel
 Envoie de l’évaluation de l’expérience au superviseur
SECTION D – Liste de suivi du départ                                           Niveau : STAGIAIRE

                                                         Nom du stagiaire
                                                 Date d’entrée en fonction
                                                             Titre du poste
                                                                  # du poste

 Aux Services de soutien intégrés
  Remettre ma carte d’accès et ma carte d’identité (petite caisse au 2C)
  Remettre ma/mes clés (s) (Gest. Sécurité stationnement au 00B258).
  Remplir le formulaire de comptabilisation des jours d’enseignement et le
   faire parvenir au 2D128 (JEP)
  Compléter l’évaluation du stage par les stagiaires, en ligne

 Au gestionnaire
  Remettre toute information des autres médiums informatiques que ceux
   fournis par mes fonctions à Montfort (ordinateur personnel, une clé USB
   et un courriel envoyé sur un compte personnel)
  Remettre toute information en format papier obtenu par l’entremise de
   vos fonctions à Montfort et contenant de l’information à nature
   confidentielle ou privilégiée. Ceci comprend entre autres des notes de
   rencontres, des chemises de dossiers et des cartables
  Remettre le téléchasseur, cellulaire et autre (le cas échéant) à votre
   gestionnaire

Remettre la copie signée par le superviseur et le stagiaire à la réception de la Direction
des Affaires universitaires au local 2D114.

                                           Signature du superviseur                          Date

                                           Signature du stagiaire                            Date
Annexe A - Proposition de projet pour les stages avec allocation

L’encadrement des étudiants est essentiel au développement de l’identité universitaire de l’Hôpital Montfort. Afin de
maximiser les opportunités de stage et de favoriser l’accueil des stagiaires des domaines administratifs où une allocation
est nécessaire, l’Hôpital Montfort a octroyé un budget à la Direction des Affaires universitaires (DAU) pour l’année 2012-
2013.

Dans un souci de transparence et d’équité entre les différentes directions, la DAU a mis en place une liste de critères de
sélection afin d’aider les gestionnaires ou les directeurs à évaluer les différents projets de stage proposés au sein d’une
même direction et choisir les projets à retenir selon le nombre de projets alloué. Le vice-président validera le choix des
projets de stages. La DAU appuiera ensuite les directions à écrire un mandat de stage pour les projets retenus afin de
recruter des stagiaires potentiels.

Projet de stage (en une phrase) :

Service :                                               Direction :

Nom de l’évaluateur :                                   Date :

Veuillez attribuer une cote pour chacun des critères ci-dessous selon l’échelle suivante :

                                    4 Excellent     3 Très bien       2 Bien     1 Passable

Critères                                                 1à4          Commentaires
    1- Est-ce que ce stage offre une
        opportunité d’apprentissage riche et
        variée
    2- Est-ce que ce stage aura une influence
        sur le développement du service, de la
        direction ou de l’hôpital?
    3- Est-ce que le résultat de ce stage
        apportera un changement tangible au
        service, à la direction ou à l’hôpital
        qui persistera dans le temps?
    4- Est-ce que le mandat de ce stage est
        en lien avec l’un des axes du plan
        stratégique 2011-2015 de l’Hôpital
        Montfort?
    5- Est-ce que ce stage pourrait aider à
        combler un besoin de recrutement
        dans le domaine du stagiaire?
Total                                                        /20
Annexe B- Exemple d’horaire pour la première semaine de stage
*Cet horaire est à titre d’exemple et peut ne pas refléter votre charge de travail. Les cases vides représentent du temps
de travail pour le stagiaire

  HEURE                LUNDI                   MARDI               MERCREDI                  JEUDI               VENDREDI
                                              Révision de
                                            documents, début         Élaboration           Élaboration
                                                                                                                   Terminer les
   8h–9h                                     d’élaboration          d’objectifs de        d’objectifs de
                                                                                                                objectifs de stage
                                             d’objectifs de             stage                 stage
                    Orientation à la             stage
                         DAU
  9 h – 10 h
                                               Révision de
                                                                                            Révision de
                                               documents
                                                                                            documents
  10 h – 11 h                                 pertinents au
                                                                                           pertinents au
                                                 stage
                                                                                              stage
                                                                                                                Révision du contrat
                                                                                                                 d’apprentissage
                   Première rencontre
                                                                                                                 avec le stagiaire
                    avec le stagiaire-                             Participe à une
  11 h – 12 h
                     faire la visite du                           réunion de travail
                    secteur de travail

  12 h – 13 h                             Dîner (inviter le stagiaire de ce joindre à l’équipe pour le diner)

                       Observe                   Observe          Rencontre avec le
                     Rencontre du              rencontre du           stagiaire           Participe à une
  13 h – 14 h
                        Conseil                 comité de          (assignation de        rencontre avec
                    d’administration           coordination             tâches)            collègues de
                                                                                              travail
  14 h – 15 h
                     Orientation du
                                            Rencontre de suivi
                  stagiaire au service
  15 h – 16 h                               avec le stagiaire
Annexe C - Contrat d’apprentissage

BUT : La rédaction d’un contrat d’apprentissage est une étape importante et essentielle pour chaque expérience de
        stage.

QUI : C’est dans ce contrat que le stagiaire et son superviseur établissent les objectifs de stages et que chacun spécifie ses
        attentes.

STAGIAIRE:                                                       SUPERVISEUR:

PROGRAMME:                                                       DATE DU DÉBUT DU STAGE:
INSTITUTION:                                                     DATE DE LA FIN DU STAGE :

          PROFIL DU STAGIAIRE (à être rempli par le stagiaire)

Cours suivi jusqu’à ce jour :

Cours à l’horaire présentement (si applicable) :

Stages effectués à ce jour :

                 Endroit                                 Domaine                                     Durée
OBJECTIFS DE STAGE (à être rempli par le stagiaire et le superviseur)

*Vous pouvez aussi vous servir du plan d’apprentissage pour l’élaboration d’objectifs de stage

Objectifs professionnels du stagiaire (p.ex. : animer des présentations, développer des matrices de projet, etc.) :

Objectifs personnels du stagiaire (p.ex. : aptitudes à développer) :

Attente du/de la superviseur(e) :

           ACTIVITÉS (à être rempli par le superviseur)

Obligatoire (p.ex. réunion départementale) :

Facultatives (p.ex. conférence, formation) :

           SUPERVISION (à être rempli par le stagiaire et le superviseur)

Styles de supervision (p.ex. observation directe ou indirecte du stagiaire, formel ou informel, rétroaction ponctuelle) :
Fréquence/durée de la supervision (p.ex. une fois par jour, hebdomadaire) :

Travaux à remettre (p.ex. plans d’apprentissages, charte de projets, sommaire de rencontre) :

          ÉVALUATION (à être rempli par le stagiaire et le superviseur)

Fréquence des évaluations (p.ex. hebdomadaire, à la fin d’une étape clé, de façon ponctuelle) :

                    DATE DE L’ÉVALUATION MI-STAGE :
                 DATE DE L’ÉVALUATION FIN DE STAGE :

Nous, ______________________________(superviseur) et _____________________________(stagiaire), acceptons les
termes de cette entente. Cette entente peut être modifiée en accord avec les deux parties.

                 Signature du superviseur                                         Signature du stagiaire

                           Date                                                           Date
                     (année/mois/jour)                                              (année/mois/jour)
Annexe D - Plan d’apprentissage- Exemple de définition des objectifs de stage

BUT : Les objectifs du stage de l’établissement d’enseignement sont formulés de manière à maximiser les apprentissages des stagiaires.        Un plan
        d’apprentissage est personnalisé en fonction des besoins et des intérêts du stagiaire en concordance avec les opportunités offertes par
        l’organisation. Il servira d’outil de communication entre le stagiaire et le superviseur, afin d’optimiser la compréhension des deux parties en ce qui
        concerne les objectifs et attentes du stage.

        Afin d’atteindre chacun des objectifs, quelques exemples d’activités sont identifiés. La progression dans l’atteinte de ces objectifs est appréciée lors
        de l’évaluation de mi-stage et l’évaluation de fin de stage.

QUI : Il est préférable que le stagiaire complète son plan d’apprentissage au courant de la première semaine de stage, afin de bien capter la réalité
        organisationnelle dans laquelle il s’embarque et de réviser ce plan avec son superviseur le plus tôt possible, afin de déterminer la réalité et la
        faisabilité des objectifs inscrits.

Résultat à atteindre
1- Explorer et me familiariser davantage avec les situations complexes auxquelles font face les dirigeants à Montfort
Objectifs spécifiques
1.1- Identifier les dimensions sociales, politiques et économiques de l’organisation
1.2 -Améliorer ma compréhension de la dynamique culturelle de la haute direction
       Objectifs opérationnels                       Produit/livrable                       Moyens/Activités                    Résultats d’apprentissage
1.1.1- Documenter les                       Analyse écrite des enjeux                Consulter des documents                 Capacité de distinguer les
comportements sociaux, les                  répertoriés                              organisationnels (p. ex. rapport        différents axes du plan
stratégies politiques et économiques        Intégration des informations             annuel, plan stratégique)               stratégique
                                            pertinentes recueillies, qui             Participation aux rencontres de         Capacités d’identifier les enjeux
                                            s’adresse à la direction où je           planification stratégique               sociaux, stratégiques, politiques
                                            complète mon stage                                                               et économiques de l’organisme et
                                                                                                                             les distinguer à court, moyen et
                                                                                                                             long terme
1.2.1-Examiner les différents styles    Compléter une analyse écrite sur :       Participation aux réunions de               Améliorer ma compréhension de
de résolution de problèmes adoptés        Différents styles de leadership        différents comités, conseils et forums      la dynamique culturelle de la
par les dirigeants de Montfort lors       Principes à respecter dans le          de gestion                                  haute direction
de situation complexe                     processus de décision                                                              Cerner les dimensions sociales,
                                          Techniques efficaces de résolution                                                 politiques et économiques de
                                          de problèmes et pièges à éviter                                                    l’organisation
                                          Comportement non verbal d’un
                                          dirigeant lorsqu’il doit gérer une
                                          situation difficile
Résultat à atteindre
2- Développer des habiletés de communication verbales efficaces
Objectifs spécifiques
2.1-Maîtriser les sujets à discuter lors des rencontres et présentations et élaborant une fiche de discussion soulignant les sujets
      Objectifs opérationnels                        Produit/livrable                        Moyens/Activités                     Résultats d’apprentissage
2.1.1-Présenter et intervenir                 Intégrer les principes retenus lors      Prendre part à diverses                  Décrire les comportements
efficacement dans les forums                  de l’animation de mes                    présentations dans l’Hôpital             verbaux et non verbaux à retenir
appropriés                                    présentations                            (p.ex. orientation générale,             d’un bon présentateur
                                              Intervenir de façon efficace et          atelier de développement)                Identifier des outils visuels
                                              engageante lors des rencontres           Participer de façon active lors          efficaces et les composantes
                                              Obtenir une rétroaction verbale          des réunions (p.ex. CD, CA,              d’une bonne présentation
                                              d’un observateur après au moins          équipe qualité)                          Utiliser des idées relevées durant
                                              deux de mes présentations                                                         la préparation de rencontre afin
                                                                                                                                d’intervenir efficacement
Résultat à atteindre
3- Apprendre à synthétiser et mettre en application mes connaissances en gestion de projet dans un projet à l’Hôpital Montfort
Objectifs spécifiques
3.1- Mettre en place, un ou deux projets et faire le suivi de ceux-ci tout au long du cycle de vie du projet
       Objectifs opérationnels                    Produit/livrable                         Moyens/Activités                      Résultats d’apprentissage
3.1.1- Identifier clairement toutes les    Faire une matrice de                      Organiser des rencontres pour             Apprentissage dans l’élaboration
parties prenantes d’un projet ainsi        responsabilité de projet                  déterminer l’engagement des               de matrice de responsabilités
que leurs responsabilités dans le                                                    personnes et la nature de leur            Gestion des parties prenantes
projet                                                                               implication dans le projet                ainsi que leurs rôles et
                                                                                                                               responsabilités particulières à un
                                                                                                                               projet
3.1.2- Établir un échéancier réaliste       Établir un ordonnancement de              Indiquer les livrables et les lots       Apprentissage dans la création
qui tient compte des délais et              tâches                                    de travaux à effectuer en                d’un échéancier et utilisation du
flexible aux risques potentiels             Établir un cadre logique pour le          utilisant MS project                     système MS project.
                                            projet                                    Identifier les chemins critiques,
                                                                                      les marges des tâches, les délais
                                                                                      (au plus tôt et tard)
Annexe E - CONFIDENTIEL - Plan de soutien académique

     STAGIAIRE:
 SUPERVISEUR:
          DATE:

            BUT     Le plan de soutien est un outil de communication qui permet au superviseur et au stagiaire de consigner les éléments clés
                    discutés lors d’évaluations formelles. En vue de l’étendu prolongée de stage en administration nous recommandons qu’une
                    évaluation formelle soit complétée avec le stagiaire au minimum une fois par mois, en plus de l’évaluation mi-stage et fin de
                    stage.
            QUI     Le plan de soutien peut être complété par le stagiaire et le superviseur avant la rencontre planifiée. Par la suite, le stagiaire et le superviseur
                    compare leurs plan et combine les deux ensemble.

       FORCES DE
     L’ÉTUDIANT:

    POINTS À
AMÉLIORER DE
 L’ÉTUDIANT:

                        OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE                                                            STRATÉGIES D’APPRENTISSAGE
                                                                                                                     (FRÉQUENCE, RESPONSABILITÉ)
1.

2.

3.

4.

COMMENTAIRES
DU STAGIAIRE:

COMMENTAIRES
DU
SUPERVISEUR:

                   Signature du superviseur                                                                 Signature du stagiaire

                            Date                                                                                     Date
                      (année/mois/jour)                                                                        (année/mois/jour)
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