GRILLE DE PLANIFICATION DE STAGE - COOP

GRILLE DE PLANIFICATION DE STAGE Ce document contient divers aides mémoires pour faciliter l’intégration du stagiaire dans son environnement de travail ainsi que des outils qui vous aideront dans l’accomplissement de vos tâches en enseignement. Trousse en enseignement STAGES COOP

Table des matières Réception de l’information ___ 1
Un mois et plus avant le stage ___ 1
Deux semaines avant le stage ___ 2
À l’arrivée du nouveau stagiaire ___ 2
Prochains jours / prochaines semaines après l’arrivée du stagiaire ___ 4
À la fin du stage ___ 5
Annexe A - Proposition de projet pour les stages avec allocation ___ 7
Annexe BExemple d’horaire pour la première semaine de stage ___ 8
Annexe C - Contrat d’apprentissage ___ 9
Annexe D - Plan d’apprentissageExemple de définition des objectifs de stage ___ 1
Annexe E - CONFIDENTIEL - Plan de soutien académique ___ 1
L’équipe du Guichet unique de l’enseignement met à votre disposition cette trousse afin de faciliter l’entrée en fonction des stagiaires à l’Hôpital Montfort.

Ces outils pourront vous aider à encadrer, diriger et définir les résultats et les objectifs à atteindre tout au long de ce stage.

Nous demeurons disponibles afin de vous aider durant vos expériences d’enseignement et d’encadrement. Au plaisir de collaborer. L’équipe du Guichet unique de l’enseignement

SECTION A – Liste de suivi de l’accueil d’un stagiaire À TITRE INFORMATIF Niveau : COORDONNATEUR DE L’ENSEIGNEMENT - DIRECTION Réception de l’information Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes Direction/Superviseur  Compléter l’annexe A (proposition de projets pour les stages avec allocation)  Choisir le ou le mandat parmi les projets de stages proposés  Faire parvenir le mandat descriptif du stage au coordonnateur de l’enseignement de la direction des Affaires universitaires Coordonnateur de l’enseignement (À titre informatif)  Recevoir les demandes de stage  Proposer à la direction, les candidatures  Organiser les entrevues avec les étudiants choisies et les directions  Communiquer avec l’établissement d’enseignement afin de confirmer le choix de l’étudiant  Vérifier s’il y a une entente et faire les démarches nécessaires si non  Vérifier que le dossier d’immunisation du stagiaire est à jour si ce n’est pas déjà fait par l’établissement d’enseignement  Offrir la demande d’allocation monétaire compensatoire de stage avec le stagiaire choisi Un mois et plus avant le stage Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes Direction/Superviseur  Informer votre équipe de l’arrivée d’un stagiaire (en réunion, en envoyant un mémo, un courriel ou un message téléphonique)  Spécifier le nom du stagiaire, la durée du stage, les journées où le stagiaire sera présent et qui est le superviseur principal  Demander la collaboration de l’équipe  Libérer du temps à son horaire pour la première journée de stage  Identifier les personnes disponibles à offrir certaines disponibilités durant les premiers jours de stage  Identifier une personne ressource advenant l’absence du superviseur  Clarifier les tâches, les disponibilités, les attentes et les modes de fonctionnement dans les situations de co-supervision  Préparer un air de travail pour le stagiaire avec ordinateur, téléphone et fourniture de bureau  Planifier les activités spécifiques du stage et les inclure dans votre horaire (superviseur et stagiaire)  Établir un plan de travail en identifiant les tâches du stagiaire, les résultats à atteindre, les objectifs spécifiques, les objectifs opérationnels, les expériences de stage, les stratégies à utiliser et les résultats d’apprentissage (Voir annexe A)  Planifier l’arrivée du stagiaire en fixant des temps de rencontre journalière lors de la première semaine tout en diminuant les fréquences les semaines subséquentes

Deux semaines avant le stage Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes Direction/Superviseur  Planifier le stage : déterminer les heures fixes de rencontres individuelles (ou de groupe si pertinent), les dates et heures des activités obligatoires telles que le contrat d’apprentissage individuel (ou de groupe), les rencontres de direction, les évaluations mistage et finale, etc.  Établir l’horaire des activités des premières journées (orientation, lecture, familiarisation des dossiers, rencontres des personnes impliqués, etc.) (Voir annexe B pour des exemples) Coordonnateur de l’enseignement (À titre informatif)  Envoyer une lettre ou un courriel de bienvenue au stagiaire, lorsque nécessaire en indiquant les éléments suivants : o L’endroit où le stagiaire doit se présenter lors de sa première journée o La tenue vestimentaire requise  Faire la demande pour les accès informatiques nécessaires et les clés du local de travail  Préparer un horaire pour la première semaine de stage (Voir Annexe B) À l’arrivée du nouveau stagiaire Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes Direction/Superviseur  Accueillir le nouveau stagiaire et se présenter  Présenter le nouveau stagiaire à l’équipe  Faire la visite du secteur de travail o Montrer la station manuelle d’alarme à feu et les sorties d’urgence o Emplacement des manuels SIMDUT, mesures d’urgence, contrôle des infections o Emplacement des outils de communication (tableau, cartable, etc.) o Montrer les endroits stratégiques (salle de bain, cuisine, salle de conférence, etc.)  Orienter le stagiaire au service o Expliquer les horaires de travail, les pauses, avis d’absence et les feuilles de temps si nécessaire o Expliquer le plan de travail du service et le mandat du stage qu’il effectue o Rappeler le code vestimentaire o Démontrer l’emplacement de l’équipement et des fournitures et lui remettre le matériel nécessaire à l’exécution du poste o Le familiariser avec l’usage du téléphone, du télécopieur et de l’ordinateur o Fournir la liste de personnes à rejoindre en cas de maladie, retards ou absence  Aller dîner ou prendre une pause-café avec le stagiaire  Inscrire le stagiaire aux activités de formation et aux réunions pertinentes  Lire tous les documents pertinents au stage (ex : documentation préparatoire au stage, documentation de l’établissement d’enseignement)  Prendre connaissances des acquis théoriques et pratiques des stagiaires  À la fin de la première semaine de stage, compléter le contrat d’apprentissage avec le stagiaire (Voir Annexe C) et réviser le plan d’apprentissage du stagiaire (Voir Annexe D) Date prévue de l’arrivée _ _

Coordonnateur de l’enseignement (À titre informatif)  Offrir une orientation à l’étudiant  Recueillir les données démographiques permettant l’ouverture du dossier du stagiaire  Revoir les politiques et les procédures pertinentes au bon fonctionnement du stagiaire à l’hôpital  Présenter une synthèse des pratiques organisationnelles requises  Expliquer les principes à respecter dans les activités de service à la clientèle  Compléter une visite virtuelle ou en personne de l’Hôpital Montfort  Remettre une trousse d’orientation qui contient les documents de rappel pertinents  Expliquer la procédure d’accès aux ressources nécessaires au bon déroulement du stage  Fournir une carte d’identification valide  Expliquer le formulaire d’engagement à la confidentialité et conserver une copie signée  Expliquer le formulaire d’engagement à la non-violence et conserver une copie signée  Expliquer le formulaire d’engagement – Langue de travail et de formation  Présenter le formulaire de comptabilisation des JEP au stagiaire et expliquer la procédure à suivre afin d’acheminer le document complété et signé à la fin du stage  S’assurer que tous les accès soient obtenus  Conserver une preuve que l’orientation a été complétée dans le dossier de chacun des stagiaires  Évaluer les procédures d’orientation des stagiaires  Compléter l’entente d’allocation monétaire compensatoire de stage  Reconduire le stagiaire à son superviseur immédiat

Prochains jours / prochaines semaines après l’arrivée du stagiaire Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes Direction/Superviseur  Prendre des rendez-vous fréquents avec le stagiaire pour : o Discutez de ses impressions générales o Évaluer les tâches qui lui sont assignées, répondez aux questions en ce qui concerne les résultats à atteindre o Échanger sur le processus d’évaluation de rendement o Parler de la documentation et des travaux produits Discutez de ses progrès et de ses défis o Expliquez le calendrier des rencontres d’évaluation du rendement o Documentez le tout à l’aide du plan de soutien (Voir Annexe E)  S’assurer que le stagiaire s’intègre au sein de l’équipe de travail en fonction des objectifs de stage  Assumer la responsabilité pour la supervision de stage  Sélectionner les cas/projets/tâches à confier au stagiaire en fonction de l’évolution de ses apprentissages et de la nature du stage  Vérifier la qualité et la quantité du travail effectué  Faire une évaluation mistage à l’aide du document de l’établissement d’enseignement Coordonnateur (À titre informatif)  Suivi mistage auprès du superviseur et du stagiaire (en personne, par courriel)

À la fin du stage SECTION B – Liste de suivi du départ Niveau : COORDONNATEUR DE L’ENSEIGNEMENT-SUPERVISEUR Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes Direction/Superviseur  S’assurer que le stagiaire a complété l’évaluation électronique du stage par le stagiaire, compléter la feuille de comptabilisation des jours d’enseignement (JEP) et la retourner au 2D114  S’assurer que le stagiaire a remis toute documentation papier qu’il peut posséder autre que celle dans le mobilier appartenant à Montfort. Ceci comprend entre autres des cartables, documents confidentiels ou chemise de dossier  Assurer que le stagiaire a remis toute information qu’il peut posséder sur d’autres médiums informatiques que ceux fournis par ses fonctions à Montfort.

Ceci comprend entre autres sur son ordinateur personnel, une clé USB ou un courriel envoyé sur un compte personnel  Compléter l’évaluation finale des apprentissages selon le document de l’établissement d’enseignement  Officialiser le résultat du stage  Redistribuer la charge du travail selon le cas  Compléter l’évaluation électronique de l’expérience en tant que superviseur de stage Coordonnateur (À titre informatif)  Suivi par courriel avec les superviseurs et envoie de l’évaluation de l’expérience en tant que superviseur de stage  Envoie de l’évaluation du stage par le stagiaire par courriel  Envoie de l’évaluation de l’expérience au superviseur

SECTION D – Liste de suivi du départ Niveau : STAGIAIRE Nom du stagiaire Date d’entrée en fonction Titre du poste # du poste Aux Services de soutien intégrés  Remettre ma carte d’accès et ma carte d’identité (petite caisse au 2C)  Remettre ma/mes clés (s) (Gest. Sécurité stationnement au 00B258).  Remplir le formulaire de comptabilisation des jours d’enseignement et le faire parvenir au 2D128 (JEP)  Compléter l’évaluation du stage par les stagiaires, en ligne Au gestionnaire  Remettre toute information des autres médiums informatiques que ceux fournis par mes fonctions à Montfort (ordinateur personnel, une clé USB et un courriel envoyé sur un compte personnel)  Remettre toute information en format papier obtenu par l’entremise de vos fonctions à Montfort et contenant de l’information à nature confidentielle ou privilégiée.

Ceci comprend entre autres des notes de rencontres, des chemises de dossiers et des cartables  Remettre le téléchasseur, cellulaire et autre (le cas échéant) à votre gestionnaire Remettre la copie signée par le superviseur et le stagiaire à la réception de la Direction des Affaires universitaires au local 2D114.

Signature du superviseur Date Signature du stagiaire Date

Annexe A - Proposition de projet pour les stages avec allocation L’encadrement des étudiants est essentiel au développement de l’identité universitaire de l’Hôpital Montfort. Afin de maximiser les opportunités de stage et de favoriser l’accueil des stagiaires des domaines administratifs où une allocation est nécessaire, l’Hôpital Montfort a octroyé un budget à la Direction des Affaires universitaires (DAU) pour l’année 2012- 2013.

Dans un souci de transparence et d’équité entre les différentes directions, la DAU a mis en place une liste de critères de sélection afin d’aider les gestionnaires ou les directeurs à évaluer les différents projets de stage proposés au sein d’une même direction et choisir les projets à retenir selon le nombre de projets alloué.

Le vice-président validera le choix des projets de stages. La DAU appuiera ensuite les directions à écrire un mandat de stage pour les projets retenus afin de recruter des stagiaires potentiels.

Projet de stage (en une phrase) : Service : Direction : Nom de l’évaluateur : Date : Veuillez attribuer une cote pour chacun des critères ci-dessous selon l’échelle suivante : 4 Excellent 3 Très bien 2 Bien 1 Passable Critères 1 à 4 Commentaires 1- Est-ce que ce stage offre une opportunité d’apprentissage riche et variée 2- Est-ce que ce stage aura une influence sur le développement du service, de la direction ou de l’hôpital? 3- Est-ce que le résultat de ce stage apportera un changement tangible au service, à la direction ou à l’hôpital qui persistera dans le temps?

4- Est-ce que le mandat de ce stage est en lien avec l’un des axes du plan stratégique 2011-2015 de l’Hôpital Montfort? 5- Est-ce que ce stage pourrait aider à combler un besoin de recrutement dans le domaine du stagiaire? Total /20

Annexe BExemple d’horaire pour la première semaine de stage *Cet horaire est à titre d’exemple et peut ne pas refléter votre charge de travail. Les cases vides représentent du temps de travail pour le stagiaire HEURE LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI Orientation à la DAU Révision de documents, début d’élaboration d’objectifs de stage Élaboration d’objectifs de stage Élaboration d’objectifs de stage Terminer les objectifs de stage 9 h – 10 h Révision de documents pertinents au stage 10 h – 11 h Révision de documents pertinents au stage Révision du contrat d’apprentissage avec le stagiaire 11 h – 12 h Première rencontre avec le stagiairefaire la visite du secteur de travail Participe à une réunion de travail 12 h – 13 h Dîner (inviter le stagiaire de ce joindre à l’équipe pour le diner) 13 h – 14 h Observe Rencontre du Conseil d’administration Observe rencontre du comité de coordination Rencontre avec le stagiaire (assignation de tâches) Participe à une rencontre avec collègues de travail 14 h – 15 h Orientation du stagiaire au service 15 h – 16 h Rencontre de suivi avec le stagiaire

Annexe C - Contrat d’apprentissage BUT : La rédaction d’un contrat d’apprentissage est une étape importante et essentielle pour chaque expérience de stage. QUI : C’est dans ce contrat que le stagiaire et son superviseur établissent les objectifs de stages et que chacun spécifie ses attentes. STAGIAIRE: SUPERVISEUR: PROGRAMME: DATE DU DÉBUT DU STAGE: INSTITUTION: DATE DE LA FIN DU STAGE : PROFIL DU STAGIAIRE (à être rempli par le stagiaire) Cours suivi jusqu’à ce jour : Cours à l’horaire présentement (si applicable) : Stages effectués à ce jour : Endroit Domaine Durée

OBJECTIFS DE STAGE (à être rempli par le stagiaire et le superviseur) *Vous pouvez aussi vous servir du plan d’apprentissage pour l’élaboration d’objectifs de stage Objectifs professionnels du stagiaire (p.ex.

animer des présentations, développer des matrices de projet, etc.) : Objectifs personnels du stagiaire (p.ex. : aptitudes à développer) : Attente du/de la superviseur(e) : ACTIVITÉS (à être rempli par le superviseur) Obligatoire (p.ex. réunion départementale) : Facultatives (p.ex. conférence, formation) : SUPERVISION (à être rempli par le stagiaire et le superviseur) Styles de supervision (p.ex. observation directe ou indirecte du stagiaire, formel ou informel, rétroaction ponctuelle) :

Fréquence/durée de la supervision (p.ex. une fois par jour, hebdomadaire) : Travaux à remettre (p.ex. plans d’apprentissages, charte de projets, sommaire de rencontre) : ÉVALUATION (à être rempli par le stagiaire et le superviseur) Fréquence des évaluations (p.ex. hebdomadaire, à la fin d’une étape clé, de façon ponctuelle) : DATE DE L’ÉVALUATION MI-STAGE : DATE DE L’ÉVALUATION FIN DE STAGE : Nous _ ( superviseur) et _ ( stagiaire), acceptons les termes de cette entente. Cette entente peut être modifiée en accord avec les deux parties. Signature du superviseur Signature du stagiaire Date (année/mois/jour) Date (année/mois/jour)

Annexe D - Plan d’apprentissageExemple de définition des objectifs de stage BUT : Les objectifs du stage de l’établissement d’enseignement sont formulés de manière à maximiser les apprentissages des stagiaires. Un plan d’apprentissage est personnalisé en fonction des besoins et des intérêts du stagiaire en concordance avec les opportunités offertes par l’organisation. Il servira d’outil de communication entre le stagiaire et le superviseur, afin d’optimiser la compréhension des deux parties en ce qui concerne les objectifs et attentes du stage.

Afin d’atteindre chacun des objectifs, quelques exemples d’activités sont identifiés.

La progression dans l’atteinte de ces objectifs est appréciée lors de l’évaluation de mi-stage et l’évaluation de fin de stage. QUI : Il est préférable que le stagiaire complète son plan d’apprentissage au courant de la première semaine de stage, afin de bien capter la réalité organisationnelle dans laquelle il s’embarque et de réviser ce plan avec son superviseur le plus tôt possible, afin de déterminer la réalité et la faisabilité des objectifs inscrits.

Résultat à atteindre 1- Explorer et me familiariser davantage avec les situations complexes auxquelles font face les dirigeants à Montfort Objectifs spécifiques 1.1- Identifier les dimensions sociales, politiques et économiques de l’organisation 1.2 -Améliorer ma compréhension de la dynamique culturelle de la haute direction Objectifs opérationnels Produit/livrable Moyens/Activités Résultats d’apprentissage 1.1.1- Documenter les comportements sociaux, les stratégies politiques et économiques Analyse écrite des enjeux répertoriés Intégration des informations pertinentes recueillies, qui s’adresse à la direction où je complète mon stage Consulter des documents organisationnels (p.

ex. rapport annuel, plan stratégique) Participation aux rencontres de planification stratégique Capacité de distinguer les différents axes du plan stratégique Capacités d’identifier les enjeux sociaux, stratégiques, politiques et économiques de l’organisme et les distinguer à court, moyen et long terme 1.2.1-Examiner les différents styles de résolution de problèmes adoptés par les dirigeants de Montfort lors de situation complexe Compléter une analyse écrite sur : Différents styles de leadership Principes à respecter dans le processus de décision Techniques efficaces de résolution de problèmes et pièges à éviter Comportement non verbal d’un dirigeant lorsqu’il doit gérer une situation difficile Participation aux réunions de différents comités, conseils et forums de gestion Améliorer ma compréhension de la dynamique culturelle de la haute direction Cerner les dimensions sociales, politiques et économiques de l’organisation

Résultat à atteindre 2- Développer des habiletés de communication verbales efficaces Objectifs spécifiques 2.1-Maîtriser les sujets à discuter lors des rencontres et présentations et élaborant une fiche de discussion soulignant les sujets Objectifs opérationnels Produit/livrable Moyens/Activités Résultats d’apprentissage 2.1.1-Présenter et intervenir efficacement dans les forums appropriés Intégrer les principes retenus lors de l’animation de mes présentations Intervenir de façon efficace et engageante lors des rencontres Obtenir une rétroaction verbale d’un observateur après au moins deux de mes présentations Prendre part à diverses présentations dans l’Hôpital (p.ex.

orientation générale, atelier de développement) Participer de façon active lors des réunions (p.ex. CD, CA, équipe qualité) Décrire les comportements verbaux et non verbaux à retenir d’un bon présentateur Identifier des outils visuels efficaces et les composantes d’une bonne présentation Utiliser des idées relevées durant la préparation de rencontre afin d’intervenir efficacement Résultat à atteindre 3- Apprendre à synthétiser et mettre en application mes connaissances en gestion de projet dans un projet à l’Hôpital Montfort Objectifs spécifiques 3.1- Mettre en place, un ou deux projets et faire le suivi de ceux-ci tout au long du cycle de vie du projet Objectifs opérationnels Produit/livrable Moyens/Activités Résultats d’apprentissage 3.1.1- Identifier clairement toutes les parties prenantes d’un projet ainsi que leurs responsabilités dans le projet Faire une matrice de responsabilité de projet Organiser des rencontres pour déterminer l’engagement des personnes et la nature de leur implication dans le projet Apprentissage dans l’élaboration de matrice de responsabilités Gestion des parties prenantes ainsi que leurs rôles et responsabilités particulières à un projet 3.1.2- Établir un échéancier réaliste qui tient compte des délais et flexible aux risques potentiels Établir un ordonnancement de tâches Établir un cadre logique pour le projet Indiquer les livrables et les lots de travaux à effectuer en utilisant MS project Identifier les chemins critiques, les marges des tâches, les délais (au plus tôt et tard) Apprentissage dans la création d’un échéancier et utilisation du système MS project.

Annexe E - CONFIDENTIEL - Plan de soutien académique FORCES DE L’ÉTUDIANT: POINTS À AMÉLIORER DE L’ÉTUDIANT: OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE STRATÉGIES D’APPRENTISSAGE (FRÉQUENCE, RESPONSABILITÉ) 1. 2. 3. 4. COMMENTAIRES DU STAGIAIRE: COMMENTAIRES DU SUPERVISEUR: Signature du superviseur Signature du stagiaire Date (année/mois/jour) Date (année/mois/jour) STAGIAIRE: SUPERVISEUR: DATE: BUT Le plan de soutien est un outil de communication qui permet au superviseur et au stagiaire de consigner les éléments clés discutés lors d’évaluations formelles. En vue de l’étendu prolongée de stage en administration nous recommandons qu’une évaluation formelle soit complétée avec le stagiaire au minimum une fois par mois, en plus de l’évaluation mi-stage et fin de stage.

QUI Le plan de soutien peut être complété par le stagiaire et le superviseur avant la rencontre planifiée. Par la suite, le stagiaire et le superviseur compare leurs plan et combine les deux ensemble.

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