GRILLE DE PLANIFICATION DE STAGE
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GRILLE DE
PLANIFICATION DE Trousse en
enseignement STAGES
COOP
STAGE
Ce document contient divers aides mémoires pour faciliter l’intégration du
stagiaire dans son environnement de travail ainsi que des outils qui vous
aideront dans l’accomplissement de vos tâches en enseignement.Table des matières Réception de l’information .............................................................................................................................................................................. 1 Un mois et plus avant le stage ....................................................................................................................................................................... 1 Deux semaines avant le stage ....................................................................................................................................................................... 2 À l’arrivée du nouveau stagiaire ................................................................................................................................................................... 2 Prochains jours / prochaines semaines après l’arrivée du stagiaire ...................................................................................................... 4 À la fin du stage ............................................................................................................................................................................................... 5 Annexe A - Proposition de projet pour les stages avec allocation ........................................................................................................ 7 Annexe B- Exemple d’horaire pour la première semaine de stage ....................................................................................................... 8 Annexe C - Contrat d’apprentissage............................................................................................................................................................ 9 Annexe D - Plan d’apprentissage- Exemple de définition des objectifs de stage ............................................................................. 1 Annexe E - CONFIDENTIEL - Plan de soutien académique ...................................................................................................................... 1 L’équipe du Guichet unique de l’enseignement met à votre disposition cette trousse afin de faciliter l’entrée en fonction des stagiaires à l’Hôpital Montfort. Ces outils pourront vous aider à encadrer, diriger et définir les résultats et les objectifs à atteindre tout au long de ce stage. Nous demeurons disponibles afin de vous aider durant vos expériences d’enseignement et d’encadrement. Au plaisir de collaborer. L’équipe du Guichet unique de l’enseignement
SECTION A – Liste de suivi de l’accueil d’un stagiaire Niveau : COORDONNATEUR DE
À TITRE INFORMATIF L’ENSEIGNEMENT - DIRECTION
Réception de l’information
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes
Direction/Superviseur
Compléter l’annexe A (proposition de projets pour les stages avec allocation)
Choisir le ou le mandat parmi les projets de stages proposés
Faire parvenir le mandat descriptif du stage au coordonnateur de l’enseignement de la direction des Affaires universitaires
Coordonnateur de l’enseignement (À titre informatif)
Recevoir les demandes de stage
Proposer à la direction, les candidatures
Organiser les entrevues avec les étudiants choisies et les directions
Communiquer avec l’établissement d’enseignement afin de confirmer le choix de l’étudiant
Vérifier s’il y a une entente et faire les démarches nécessaires si non
Vérifier que le dossier d’immunisation du stagiaire est à jour si ce n’est pas déjà fait par l’établissement d’enseignement
Offrir la demande d’allocation monétaire compensatoire de stage avec le stagiaire choisi
Un mois et plus avant le stage
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes
Direction/Superviseur
Informer votre équipe de l’arrivée d’un stagiaire (en réunion, en envoyant un mémo, un courriel ou un message téléphonique)
Spécifier le nom du stagiaire, la durée du stage, les journées où le stagiaire sera présent et qui est le superviseur
principal
Demander la collaboration de l’équipe
Libérer du temps à son horaire pour la première journée de stage
Identifier les personnes disponibles à offrir certaines disponibilités durant les premiers jours de stage
Identifier une personne ressource advenant l’absence du superviseur
Clarifier les tâches, les disponibilités, les attentes et les modes de fonctionnement dans les situations de co-supervision
Préparer un air de travail pour le stagiaire avec ordinateur, téléphone et fourniture de bureau
Planifier les activités spécifiques du stage et les inclure dans votre horaire (superviseur et stagiaire)
Établir un plan de travail en identifiant les tâches du stagiaire, les résultats à atteindre, les objectifs spécifiques, les objectifs
opérationnels, les expériences de stage, les stratégies à utiliser et les résultats d’apprentissage (Voir annexe A)
Planifier l’arrivée du stagiaire en fixant des temps de rencontre journalière lors de la première semaine tout en diminuant les
fréquences les semaines subséquentesDeux semaines avant le stage
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes
Direction/Superviseur
Planifier le stage : déterminer les heures fixes de rencontres individuelles (ou de groupe si pertinent), les dates et heures des
activités obligatoires telles que le contrat d’apprentissage individuel (ou de groupe), les rencontres de direction, les
évaluations mi- stage et finale, etc.
Établir l’horaire des activités des premières journées (orientation, lecture, familiarisation des dossiers, rencontres des
personnes impliqués, etc.) (Voir annexe B pour des exemples)
Coordonnateur de l’enseignement (À titre informatif)
Envoyer une lettre ou un courriel de bienvenue au stagiaire, lorsque nécessaire en indiquant les éléments suivants :
o L’endroit où le stagiaire doit se présenter lors de sa première journée
o La tenue vestimentaire requise
Faire la demande pour les accès informatiques nécessaires et les clés du local de travail
Préparer un horaire pour la première semaine de stage (Voir Annexe B)
À l’arrivée du nouveau stagiaire Date prévue de l’arrivée : ______________________
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes
Direction/Superviseur
Accueillir le nouveau stagiaire et se présenter
Présenter le nouveau stagiaire à l’équipe
Faire la visite du secteur de travail
o Montrer la station manuelle d’alarme à feu et les sorties d’urgence
o Emplacement des manuels SIMDUT, mesures d’urgence, contrôle des infections
o Emplacement des outils de communication (tableau, cartable, etc.)
o Montrer les endroits stratégiques (salle de bain, cuisine, salle de conférence, etc.)
Orienter le stagiaire au service
o Expliquer les horaires de travail, les pauses, avis d’absence et les feuilles de temps si nécessaire
o Expliquer le plan de travail du service et le mandat du stage qu’il effectue
o Rappeler le code vestimentaire
o Démontrer l’emplacement de l’équipement et des fournitures et lui remettre le matériel nécessaire à l’exécution
du poste
o Le familiariser avec l’usage du téléphone, du télécopieur et de l’ordinateur
o Fournir la liste de personnes à rejoindre en cas de maladie, retards ou absence
Aller dîner ou prendre une pause-café avec le stagiaire
Inscrire le stagiaire aux activités de formation et aux réunions pertinentes
Lire tous les documents pertinents au stage (ex : documentation préparatoire au stage, documentation de l’établissement
d’enseignement)
Prendre connaissances des acquis théoriques et pratiques des stagiaires
À la fin de la première semaine de stage, compléter le contrat d’apprentissage avec le stagiaire (Voir Annexe C) et réviser
le plan d’apprentissage du stagiaire (Voir Annexe D)Coordonnateur de l’enseignement (À titre informatif)
Offrir une orientation à l’étudiant
Recueillir les données démographiques permettant l’ouverture du dossier du stagiaire
Revoir les politiques et les procédures pertinentes au bon fonctionnement du stagiaire à l’hôpital
Présenter une synthèse des pratiques organisationnelles requises
Expliquer les principes à respecter dans les activités de service à la clientèle
Compléter une visite virtuelle ou en personne de l’Hôpital Montfort
Remettre une trousse d’orientation qui contient les documents de rappel pertinents
Expliquer la procédure d’accès aux ressources nécessaires au bon déroulement du stage
Fournir une carte d’identification valide
Expliquer le formulaire d’engagement à la confidentialité et conserver une copie signée
Expliquer le formulaire d’engagement à la non-violence et conserver une copie signée
Expliquer le formulaire d’engagement – Langue de travail et de formation
Présenter le formulaire de comptabilisation des JEP au stagiaire et expliquer la procédure à suivre afin d’acheminer le
document complété et signé à la fin du stage
S’assurer que tous les accès soient obtenus
Conserver une preuve que l’orientation a été complétée dans le dossier de chacun des stagiaires
Évaluer les procédures d’orientation des stagiaires
Compléter l’entente d’allocation monétaire compensatoire de stage
Reconduire le stagiaire à son superviseur immédiatProchains jours / prochaines semaines après l’arrivée du stagiaire
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes
Direction/Superviseur
Prendre des rendez-vous fréquents avec le stagiaire pour :
o Discutez de ses impressions générales
o Évaluer les tâches qui lui sont assignées, répondez aux questions en ce qui concerne les résultats à atteindre
o Échanger sur le processus d’évaluation de rendement
o Parler de la documentation et des travaux produits Discutez de ses progrès et de ses défis
o Expliquez le calendrier des rencontres d’évaluation du rendement
o Documentez le tout à l’aide du plan de soutien (Voir Annexe E)
S’assurer que le stagiaire s’intègre au sein de l’équipe de travail en fonction des objectifs de stage
Assumer la responsabilité pour la supervision de stage
Sélectionner les cas/projets/tâches à confier au stagiaire en fonction de l’évolution de ses apprentissages et de la nature du
stage
Vérifier la qualité et la quantité du travail effectué
Faire une évaluation mi- stage à l’aide du document de l’établissement d’enseignement
Coordonnateur (À titre informatif)
Suivi mi- stage auprès du superviseur et du stagiaire (en personne, par courriel)À la fin du stage
Niveau : COORDONNATEUR DE
SECTION B – Liste de suivi du départ
L’ENSEIGNEMENT-SUPERVISEUR
Cocher lorsque vous avez accompli les tâches suivantes
Direction/Superviseur
S’assurer que le stagiaire a complété l’évaluation électronique du stage par le stagiaire, compléter la feuille de
comptabilisation des jours d’enseignement (JEP) et la retourner au 2D114
S’assurer que le stagiaire a remis toute documentation papier qu’il peut posséder autre que celle dans le mobilier
appartenant à Montfort. Ceci comprend entre autres des cartables, documents confidentiels ou chemise de dossier
Assurer que le stagiaire a remis toute information qu’il peut posséder sur d’autres médiums informatiques que ceux fournis
par ses fonctions à Montfort. Ceci comprend entre autres sur son ordinateur personnel, une clé USB ou un courriel envoyé sur
un compte personnel
Compléter l’évaluation finale des apprentissages selon le document de l’établissement d’enseignement
Officialiser le résultat du stage
Redistribuer la charge du travail selon le cas
Compléter l’évaluation électronique de l’expérience en tant que superviseur de stage
Coordonnateur (À titre informatif)
Suivi par courriel avec les superviseurs et envoie de l’évaluation de l’expérience en tant que superviseur de stage
Envoie de l’évaluation du stage par le stagiaire par courriel
Envoie de l’évaluation de l’expérience au superviseurSECTION D – Liste de suivi du départ Niveau : STAGIAIRE
Nom du stagiaire
Date d’entrée en fonction
Titre du poste
# du poste
Aux Services de soutien intégrés
Remettre ma carte d’accès et ma carte d’identité (petite caisse au 2C)
Remettre ma/mes clés (s) (Gest. Sécurité stationnement au 00B258).
Remplir le formulaire de comptabilisation des jours d’enseignement et le
faire parvenir au 2D128 (JEP)
Compléter l’évaluation du stage par les stagiaires, en ligne
Au gestionnaire
Remettre toute information des autres médiums informatiques que ceux
fournis par mes fonctions à Montfort (ordinateur personnel, une clé USB
et un courriel envoyé sur un compte personnel)
Remettre toute information en format papier obtenu par l’entremise de
vos fonctions à Montfort et contenant de l’information à nature
confidentielle ou privilégiée. Ceci comprend entre autres des notes de
rencontres, des chemises de dossiers et des cartables
Remettre le téléchasseur, cellulaire et autre (le cas échéant) à votre
gestionnaire
Remettre la copie signée par le superviseur et le stagiaire à la réception de la Direction
des Affaires universitaires au local 2D114.
Signature du superviseur Date
Signature du stagiaire DateAnnexe A - Proposition de projet pour les stages avec allocation
L’encadrement des étudiants est essentiel au développement de l’identité universitaire de l’Hôpital Montfort. Afin de
maximiser les opportunités de stage et de favoriser l’accueil des stagiaires des domaines administratifs où une allocation
est nécessaire, l’Hôpital Montfort a octroyé un budget à la Direction des Affaires universitaires (DAU) pour l’année 2012-
2013.
Dans un souci de transparence et d’équité entre les différentes directions, la DAU a mis en place une liste de critères de
sélection afin d’aider les gestionnaires ou les directeurs à évaluer les différents projets de stage proposés au sein d’une
même direction et choisir les projets à retenir selon le nombre de projets alloué. Le vice-président validera le choix des
projets de stages. La DAU appuiera ensuite les directions à écrire un mandat de stage pour les projets retenus afin de
recruter des stagiaires potentiels.
Projet de stage (en une phrase) :
Service : Direction :
Nom de l’évaluateur : Date :
Veuillez attribuer une cote pour chacun des critères ci-dessous selon l’échelle suivante :
4 Excellent 3 Très bien 2 Bien 1 Passable
Critères 1à4 Commentaires
1- Est-ce que ce stage offre une
opportunité d’apprentissage riche et
variée
2- Est-ce que ce stage aura une influence
sur le développement du service, de la
direction ou de l’hôpital?
3- Est-ce que le résultat de ce stage
apportera un changement tangible au
service, à la direction ou à l’hôpital
qui persistera dans le temps?
4- Est-ce que le mandat de ce stage est
en lien avec l’un des axes du plan
stratégique 2011-2015 de l’Hôpital
Montfort?
5- Est-ce que ce stage pourrait aider à
combler un besoin de recrutement
dans le domaine du stagiaire?
Total /20Annexe B- Exemple d’horaire pour la première semaine de stage
*Cet horaire est à titre d’exemple et peut ne pas refléter votre charge de travail. Les cases vides représentent du temps
de travail pour le stagiaire
HEURE LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI
Révision de
documents, début Élaboration Élaboration
Terminer les
8h–9h d’élaboration d’objectifs de d’objectifs de
objectifs de stage
d’objectifs de stage stage
Orientation à la stage
DAU
9 h – 10 h
Révision de
Révision de
documents
documents
10 h – 11 h pertinents au
pertinents au
stage
stage
Révision du contrat
d’apprentissage
Première rencontre
avec le stagiaire
avec le stagiaire- Participe à une
11 h – 12 h
faire la visite du réunion de travail
secteur de travail
12 h – 13 h Dîner (inviter le stagiaire de ce joindre à l’équipe pour le diner)
Observe Observe Rencontre avec le
Rencontre du rencontre du stagiaire Participe à une
13 h – 14 h
Conseil comité de (assignation de rencontre avec
d’administration coordination tâches) collègues de
travail
14 h – 15 h
Orientation du
Rencontre de suivi
stagiaire au service
15 h – 16 h avec le stagiaireAnnexe C - Contrat d’apprentissage
BUT : La rédaction d’un contrat d’apprentissage est une étape importante et essentielle pour chaque expérience de
stage.
QUI : C’est dans ce contrat que le stagiaire et son superviseur établissent les objectifs de stages et que chacun spécifie ses
attentes.
STAGIAIRE: SUPERVISEUR:
PROGRAMME: DATE DU DÉBUT DU STAGE:
INSTITUTION: DATE DE LA FIN DU STAGE :
PROFIL DU STAGIAIRE (à être rempli par le stagiaire)
Cours suivi jusqu’à ce jour :
Cours à l’horaire présentement (si applicable) :
Stages effectués à ce jour :
Endroit Domaine DuréeOBJECTIFS DE STAGE (à être rempli par le stagiaire et le superviseur)
*Vous pouvez aussi vous servir du plan d’apprentissage pour l’élaboration d’objectifs de stage
Objectifs professionnels du stagiaire (p.ex. : animer des présentations, développer des matrices de projet, etc.) :
Objectifs personnels du stagiaire (p.ex. : aptitudes à développer) :
Attente du/de la superviseur(e) :
ACTIVITÉS (à être rempli par le superviseur)
Obligatoire (p.ex. réunion départementale) :
Facultatives (p.ex. conférence, formation) :
SUPERVISION (à être rempli par le stagiaire et le superviseur)
Styles de supervision (p.ex. observation directe ou indirecte du stagiaire, formel ou informel, rétroaction ponctuelle) :Fréquence/durée de la supervision (p.ex. une fois par jour, hebdomadaire) :
Travaux à remettre (p.ex. plans d’apprentissages, charte de projets, sommaire de rencontre) :
ÉVALUATION (à être rempli par le stagiaire et le superviseur)
Fréquence des évaluations (p.ex. hebdomadaire, à la fin d’une étape clé, de façon ponctuelle) :
DATE DE L’ÉVALUATION MI-STAGE :
DATE DE L’ÉVALUATION FIN DE STAGE :
Nous, ______________________________(superviseur) et _____________________________(stagiaire), acceptons les
termes de cette entente. Cette entente peut être modifiée en accord avec les deux parties.
Signature du superviseur Signature du stagiaire
Date Date
(année/mois/jour) (année/mois/jour)Annexe D - Plan d’apprentissage- Exemple de définition des objectifs de stage
BUT : Les objectifs du stage de l’établissement d’enseignement sont formulés de manière à maximiser les apprentissages des stagiaires. Un plan
d’apprentissage est personnalisé en fonction des besoins et des intérêts du stagiaire en concordance avec les opportunités offertes par
l’organisation. Il servira d’outil de communication entre le stagiaire et le superviseur, afin d’optimiser la compréhension des deux parties en ce qui
concerne les objectifs et attentes du stage.
Afin d’atteindre chacun des objectifs, quelques exemples d’activités sont identifiés. La progression dans l’atteinte de ces objectifs est appréciée lors
de l’évaluation de mi-stage et l’évaluation de fin de stage.
QUI : Il est préférable que le stagiaire complète son plan d’apprentissage au courant de la première semaine de stage, afin de bien capter la réalité
organisationnelle dans laquelle il s’embarque et de réviser ce plan avec son superviseur le plus tôt possible, afin de déterminer la réalité et la
faisabilité des objectifs inscrits.
Résultat à atteindre
1- Explorer et me familiariser davantage avec les situations complexes auxquelles font face les dirigeants à Montfort
Objectifs spécifiques
1.1- Identifier les dimensions sociales, politiques et économiques de l’organisation
1.2 -Améliorer ma compréhension de la dynamique culturelle de la haute direction
Objectifs opérationnels Produit/livrable Moyens/Activités Résultats d’apprentissage
1.1.1- Documenter les Analyse écrite des enjeux Consulter des documents Capacité de distinguer les
comportements sociaux, les répertoriés organisationnels (p. ex. rapport différents axes du plan
stratégies politiques et économiques Intégration des informations annuel, plan stratégique) stratégique
pertinentes recueillies, qui Participation aux rencontres de Capacités d’identifier les enjeux
s’adresse à la direction où je planification stratégique sociaux, stratégiques, politiques
complète mon stage et économiques de l’organisme et
les distinguer à court, moyen et
long terme
1.2.1-Examiner les différents styles Compléter une analyse écrite sur : Participation aux réunions de Améliorer ma compréhension de
de résolution de problèmes adoptés Différents styles de leadership différents comités, conseils et forums la dynamique culturelle de la
par les dirigeants de Montfort lors Principes à respecter dans le de gestion haute direction
de situation complexe processus de décision Cerner les dimensions sociales,
Techniques efficaces de résolution politiques et économiques de
de problèmes et pièges à éviter l’organisation
Comportement non verbal d’un
dirigeant lorsqu’il doit gérer une
situation difficileRésultat à atteindre
2- Développer des habiletés de communication verbales efficaces
Objectifs spécifiques
2.1-Maîtriser les sujets à discuter lors des rencontres et présentations et élaborant une fiche de discussion soulignant les sujets
Objectifs opérationnels Produit/livrable Moyens/Activités Résultats d’apprentissage
2.1.1-Présenter et intervenir Intégrer les principes retenus lors Prendre part à diverses Décrire les comportements
efficacement dans les forums de l’animation de mes présentations dans l’Hôpital verbaux et non verbaux à retenir
appropriés présentations (p.ex. orientation générale, d’un bon présentateur
Intervenir de façon efficace et atelier de développement) Identifier des outils visuels
engageante lors des rencontres Participer de façon active lors efficaces et les composantes
Obtenir une rétroaction verbale des réunions (p.ex. CD, CA, d’une bonne présentation
d’un observateur après au moins équipe qualité) Utiliser des idées relevées durant
deux de mes présentations la préparation de rencontre afin
d’intervenir efficacement
Résultat à atteindre
3- Apprendre à synthétiser et mettre en application mes connaissances en gestion de projet dans un projet à l’Hôpital Montfort
Objectifs spécifiques
3.1- Mettre en place, un ou deux projets et faire le suivi de ceux-ci tout au long du cycle de vie du projet
Objectifs opérationnels Produit/livrable Moyens/Activités Résultats d’apprentissage
3.1.1- Identifier clairement toutes les Faire une matrice de Organiser des rencontres pour Apprentissage dans l’élaboration
parties prenantes d’un projet ainsi responsabilité de projet déterminer l’engagement des de matrice de responsabilités
que leurs responsabilités dans le personnes et la nature de leur Gestion des parties prenantes
projet implication dans le projet ainsi que leurs rôles et
responsabilités particulières à un
projet
3.1.2- Établir un échéancier réaliste Établir un ordonnancement de Indiquer les livrables et les lots Apprentissage dans la création
qui tient compte des délais et tâches de travaux à effectuer en d’un échéancier et utilisation du
flexible aux risques potentiels Établir un cadre logique pour le utilisant MS project système MS project.
projet Identifier les chemins critiques,
les marges des tâches, les délais
(au plus tôt et tard)Annexe E - CONFIDENTIEL - Plan de soutien académique
STAGIAIRE:
SUPERVISEUR:
DATE:
BUT Le plan de soutien est un outil de communication qui permet au superviseur et au stagiaire de consigner les éléments clés
discutés lors d’évaluations formelles. En vue de l’étendu prolongée de stage en administration nous recommandons qu’une
évaluation formelle soit complétée avec le stagiaire au minimum une fois par mois, en plus de l’évaluation mi-stage et fin de
stage.
QUI Le plan de soutien peut être complété par le stagiaire et le superviseur avant la rencontre planifiée. Par la suite, le stagiaire et le superviseur
compare leurs plan et combine les deux ensemble.
FORCES DE
L’ÉTUDIANT:
POINTS À
AMÉLIORER DE
L’ÉTUDIANT:
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE STRATÉGIES D’APPRENTISSAGE
(FRÉQUENCE, RESPONSABILITÉ)
1.
2.
3.
4.
COMMENTAIRES
DU STAGIAIRE:
COMMENTAIRES
DU
SUPERVISEUR:
Signature du superviseur Signature du stagiaire
Date Date
(année/mois/jour) (année/mois/jour)Vous pouvez aussi lire
