L'évolution des fonctions administratives et logistiques - Présentation François Bolard, secrétaire général - cfdt-meteo

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L'évolution des fonctions administratives et logistiques - Présentation François Bolard, secrétaire général - cfdt-meteo
Présentation
 L’évolution des fonctions
     administratives et
        logistiques

François Bolard, secrétaire général
Pour mémoire /
                                     contexte
               •      Depuis 2016, travaux visant à moderniser les fonctions
                      administratives. En 2016/2017, trois GT ont notamment été lancés :
                      centre de services partagé « missions », gestion électronique des
                      documents administratifs, fonction juridique + analyse de la ressource
                      administrative
               •      Depuis, « Action publique 2022 » => repenser l’organisation de
                      Météo-France pour, si possible en conservant les objectifs actuels de
                      Météo-France (COP 2017-2021), réduire les effectifs de l’ordre de
                      475 (- 15%) d’ici 2022. Les fonctions « support » sont concernées
                      comme les autres
                        ⇒ Nécessité de mettre en œuvre les réorganisations de façon plus
                          résolue/rapide
               •      Objectif : continuer à répondre aux besoins des directions
                      opérationnelles (centrales et interrégionales) avec une organisation
                      plus resserrée, sans imposer de mobilité géographique (travail à
                      distance, puis lors des départs, remplacer, si besoin avéré, les agents
                      là où se trouve leur unité fonctionnelle de rattachement)

CTSS DG - Séance du 19 juin 2018                                                                2/14
Principes
               1. D’une organisation dispersée (géographiquement et organiquement) à
                  une organisation plus regroupée : plus de cohérence à l’action
                  administrative et gain en efficience :
                         – rassembler les moyens sous un échelon de synthèse unique (SG)
                         – rassembler au sein de chaque direction thématique les moyens de
                           pilotage et d’exécution, à la seule exception des tâches d’exécution
                           nécessaires à un soutien de proximité (dans les DIRs notamment)
                         – en matière financière, d’un dispositif d’ordonnateurs secondaires à un
                           dispositif d’ordonnateurs délégués, et réduction du nombre de comptables
                         – adopter une organisation en centres de services partagés
               2.      Moderniser les outils informatiques administratifs : condition de
                      fonctionnement de la nouvelle organisation (ex. : travail à distance) et levier
                      d’efficience.
               + Deux principes propres aux RH :
               −      Création d’un centre de formation permanente unique positionné au sein de la
                      DRH (lien avec la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences)
               −      Création d’un CSP RH, échelon intermédiaire entre les agents/directions et les
                      échelons spécialisés

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Les principes de la nouvelle organisation cible

                          Définition des politiques
                                          Pilotage
                                      Coordination      Echelon central
                                               Suivi                      Directions
                                                                          centrales

                        CSP
                                    CSP

                                                  CSP
                                                                          Directions
               Mise en œuvre :                            CSP
               - Logique fonctionnelle                                    Interrég.
               - Périmètre national

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Organisation cible des fonctions
                                                   administratives et logistiques, hors
                                                   proximité
                                                                              PDG

                                                                      Secrétaire général

                                                                                                                     Dir logistique /
                       DRH                    Dir financière             Dir juridique     Dir achats
                                                                                                                       patrimoine

                                                                CSP EJ                                                                   Logistique
                                   CSP RH                                                               CSP Achats
                                                           ordonnancement                                                                 Toulouse

                               Centre formation                                                                                          Logistique
                                                               CSP Missions
                                 permanente                                                                                             Saint-Mandé

                                                                                                                                  Logistique Trappes

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Rapprochement DCT / SG
               A compter de 2019, les départements de la DCT et les directions du SG seront
               rassemblées
               Les modalités de ce rassemblement seront variables selon les domaines en fonction des
               conclusions des groupes de travail.
               Exemples :
               - DRH/GPF et DCT/RH : une partie devrait constituer le socle du CSP RH, une autre du centre
               de formation avec ENM/FP notamment, ces deux centres étant rattachés à la DRH. Nécessité
               de préciser les périmètres CSP RH / autres départements de la DRH ;
               - SG/Fi/AF et DCT/Finances ont vocation à intégrer les CSP EJ ordonnancement et missions,
               rattachés à la direction financière ;
               - Acheteurs de SG/LOG et DCT/Achats ont vocation à intégrer le CSP/direction des achats
               La future direction de la logistique a vocation à intégrer les logistiques de site majeurs
               (Toulouse, Saint-Mandé, Trappes) et piloter la logistique nationale
               Plusieurs autres sujets sont à l’étude

               Pour les agents de Saint-Mandé et Toulouse, très peu d’évolutions métiers sont à
               prévoir

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Modernisation des
                                      outils
               L’évolution des outils informatiques, parfois dictée de l’extérieur (dématérialisation
               des factures en 2017 par exemple), est un important levier de modernisation
               du fonctionnement administratif de l’établissement.
               Principaux chantiers à venir :
               - Remplacement d’outils existants : SITERH par SI interministériel RENOIRH (horizon
               2020), SIREPA (horizon 2021)
               - Acquisition de nouveaux outils : outil helpdesk pour les CSP, gestion électronique des
               documents administratifs, outil de gestion des missions/déplacements, …
               A noter une forte contrainte réglementaire à venir : dématérialisation des pièces
               relatives aux marchés
               Objectif : faire de ces évolutions des atouts pour simplifier les processus et
               favoriser le travail en réseau/à distance
               Un groupe de travail permanent « Administration numérique » a été créé pour
               suivre l’avancée de l’ensemble de ces chantiers

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Travaux en cours (1/2)
               Groupe de travail sur la fonction financière :
               -Vers une recentralisation de la fonction financière (d’ordonnateurs secondaire à des
               ordonnateurs délégués)
               - Création d’un CSP ordonnancement recettes et dépenses (intégration des travaux sur la
               facturation commerciale)

               Groupe de travail sur la fonction achats : création d’un CSP achats (marchés
               formalisés et MAPA)
               Groupe de travail sur le CSP RH : création d’une plateforme RH de 1er niveau
               Groupe de travail sur la formation permanente :
               -Rattachement de la formation permanente à la DRH (renforcement du lien avec la GPEEC et
               les besoins de l’établissement)
               -Création d’un centre de formation permanente unique (sur la base d’ENM/FP et DCT/RH
               principalement)

               A ce stade, les GT ont proposé le périmètre des missions et les principes
               d’organisation des CSP. Plusieurs sujets sont en train d’être précisés ou sécurisés:
               - définition précise des tâches de proximité (souci d’exhaustivité)
               - interfaces précises entre différents CSP, et entre CSP et directions opérationnelles
               - adéquation du besoin et de la ressource disponible
               Actuellement, échanges avec les DIRs sur la base des premiers retours des GT

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Travaux en cours (2/2)

               + Groupe de travail permanent « Administration numérique »

               + Travaux sur la fonction logistique (pilotage + logistiques des
               sites Saint-Mandé, Trappes, Toulouse)

               + Travaux transverses sur le travail à distance (un atelier du
               séminaire du mois de juin y sera entièrement consacré), sous
               l’angle du management/pilotage de l’activité des agents travaillant
               à distance et sous l’angle de leurs conditions de travail

               + Procédure d’affectation des agents dans la nouvelle
               organisation en cours de définition (procédure arrêtée avant la fin
               juin)

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Les fonctions
                                     administratives
                                     dans les DIR
               Les fonctions administratives des DIR : recentrage sur la proximité
               • Accueil
               • Secrétariat
                                                                                      Polyvalence des
               • RH (à préciser par rapport au CSP RH)                                    agents
               • Formation (à préciser par rapport au centre de formation permanente)
               • Logistique de site

               Autres fonctions exercées par des agents des DIR (travail à distance)
               • EJ Ordonnancement
               • Missions
               • RH
               • Formation permanente

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Fonction RH

                Constat : fonction RH à la fois très centralisée (départements GIP, GPC, PRC,
                ENM/FP) et très décentralisée (fonctions RH dans l’ensemble des DIR). D’où :
                1. Ecarts entre orientations nationales et actions locales
                2. Difficultés pour les échelons nationaux, sujets à des sollicitations directes, alors
                qu’ils ne sont pas dimensionnés pour
                3. Difficultés pour les échelons locaux qui ne disposent pas de tous les moyens
                pour exécuter leurs missions de soutien de proximité
                et ce, alors que Météo-France dispose d’une ressource importante et compétente

                D’où, plusieurs orientations :
                - création d’un CSP RH, échelon intermédiaire, entre les agents/directions et les
                échelons spécialisés type GIP et GPC
                - création d’un centre de formation permanente
                - recentrage des échelons locaux sur les tâches de stricte proximité

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Les DIR outre-mer

                Deux principes :
                - Participation des DIR outre-mer aux évolutions d’ensemble (plus forte
                mutualisation, évolution des outils) et à l’effort global demandé à l’établissement
                - Prise en compte des spécificités ultra-marines, notamment celles liées à
                l’éloignement (tous outre-mer), à la dispersion des implantations (DIRAG, DIROI,
                DIRPF) et au cadre institutionnel des COM
                ⇒ Nécessité de déterminer les évolutions applicables à chaque DIR
                d’outre-mer, au cas par cas, et les modalités (calendrier)
                Les GT n’ont pas mandat de réfléchir à l’application, dans un
                premier temps, des évolutions aux outre-mer

                Objectifs :
                - mise en place des évolutions en métropole au 1er janvier 2019
                - rattachement des DIR outre-mer ultérieurement (sauf exceptions)

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Evolution de la fonction d’ADM/D

               Constat : les fonctions administratives propres des DIR ne
               justifieront plus la présence d’un attaché pour piloter/encadrer une
               division administrative

               Plusieurs possibilités à explorer pour l’emploi des ADM/D, et ce sans
               exclusivité :
               • Pilotage administratif de la DIR (budgétaire notamment)
               • Interface avec les CSP (prescripteur)
               • Encadrement des agents travaillant sur des fonctions de proximité
               • Rôle directionnel plus général et transverse (pilotage, accompagnement
               des agents dans le cadre du changement etc…) au sein de la DIR. En
               lien avec les réflexions au sujet sur l’organisation de l’échelon
               directionnel des DIR
               • Fonctions nationales dans le périmètre fonctionnel du SG

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Rétro-planning
               1er semestre 2018 :
               - GT sur chacun des projets (conclusions à l’été)
               - Déplacements SG dans les DIRs
               - Communications SG auprès des agents de Toulouse, Saint-Mandé et Trappes
               - Séminaire SG du 12 au 14 juin
               - Nouveaux échanges avec les agents des DIRs en juin sur la base d’éléments plus précis issus des GT
               - Présentation de la procédure d’affectation en CTEP (6 juillet)

               2nd semestre 2018 :
               - Communication des conclusions des GT aux agents concernés par la réorganisation
               - Présentation en CDG (6 septembre), informations aux CTSS en septembre, présentation en CTEP (27
               septembre)
               - Positionnement des agents dans la nouvelle organisation
               - Formations éventuelles des agents (formation au travail à distance notamment)

               -A compter du 1er janvier 2019 : mise en œuvre en métropole (outre-mer : au cas par cas, plutôt à compter
               du 1er janvier 2020)

CTSS DG - Séance du 19 juin 2018                                                                                           14/14
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