L'Obligation de Tenue de Caisse - Tout savoir sur : Agiris Entreprises

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L'Obligation de Tenue de Caisse

SOMMAIRE

Fiche d’identité de l’Obligation de Tenue de Caisse ............... 3

Quelles sont les conditions à respecter ? ............................... 4

Comment se mettre en conformité ? ..................................... 5

Nous connaître, nous contacter.............................................. 6

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Fiche d’identite de
l’Obligation de Tenue de Caisse

        Définition
L’obligation de tenue de caisse est un moyen de lutter contre la fraude à la TVA, en rendant obligatoire
les enregistrements de paiement des clients avec un logiciel ou un système de caisse sécurisé et
certifié.

        Pourquoi ?
Pour rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer de faux tickets de caisse pour soustraire
des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

        Qui ?
Tous les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA utilisant un logiciel de caisse ou un
système communément appelé système de caisse.

        Quand ?
L’obligation prendra effet à partir du 1er janvier 2018.

        Des sanctions ?
En cas de non-respect de l’obligation, le redevable est passible :

        -   d’une amende de 7 500 euros par logiciel ou système de caisse frauduleux

        -   et l’obligation de régulariser la situation sous 60 jours, à compter de l’établissement du
            procès-verbal dressé par les agents de l’administration fiscale à l’issue de leur contrôle
            dans les locaux de l’entreprise, sous peine de devoir payer une autre amende de 7 500
            euros.

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Quelles sont les conditions a respecter ?

L’achat d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel n’est pas une obligation légale. Cependant, ces outils
sont souvent utilisés par soucis d’efficacité, en facilitant la tenue et par conséquent la justification du
respect des obligations comptables, notamment en cas de contrôle.

Si vous êtes détenteur ou futur détenteur d’un logiciel ou système de caisse, vous devez vous assurer
que la solution choisie réponde à quatre conditions :

      Inaltérabilité
                Toutes les données touchant à l'encaissement ne pourront être modifiées sans être
                tracées.

                Exemple : effacement de ticket impossible, traçabilité de toutes les modifications
                (erreur de saisie, mouvements d’espèces…).

      Sécurisation
                Les données doivent pouvoir être restituées à l’identique de leur enregistrement
                d’origine.

                Exemple : votre outil doit vous garantir la restitution exacte de l’activité de vente sans
                altération des données.

      Conservation
                Toutes les données doivent être conservées dans le logiciel et les données
                d’encaissement gérées selon des périodes données (quotidiennement ou au maximum
                par exercice).

                Exemple : le logiciel ou solution de caisse doit vous permettre de ressortir toutes les
                informations de votre activité sur une période TVA ou un exercice comptable.

      Archivage
                Les données doivent être archivées au moins pendant 6 ans. Ces archives doivent
                pouvoir être lues facilement par l’administration fiscale et garantir une traçabilité des
                opérations d’archivage.

                Exemple : votre outil doit vous permettre de sauvegarder et d’archiver les données au
                moins pendant 6 ans (10 ans pour les factures), ainsi que leur exploitation en cas de
                contrôle.

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Comment se mettre en conformite ?

En vue de vous garantir la conformité des solutions caisses et logicielles vis-à-vis de la règlementation,
les éditeurs et fournisseurs informatiques doivent attester de la validité de leur solution. Pour cela,
deux moyens possibles :

        -   obtenir et communiquer la Certification NF525
        -   ou une attestation éditeur, garantissant leur conformité, à partir de l’entrée en rigueur de
            l’obligation.

Deux solutions s’offrent à vous :

        -   la mise à jour de votre logiciel de facturation/caisse, ce qui sera en principe, possible pour
            les solutions récentes et professionnelles. Dans ce cas, il pourra normalement être mis à
            jour via le contrat de maintenance de votre solution

            ou

        -   acquérir un nouveau logiciel / solution / caisse certifié NF525 ou homologué par une
            attestation individuelle délivrée par l’éditeur de logiciel si la mise à jour est impossible.

Source : Loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finance pour 2016 – Article 88
BOI du 3 août 2016 : BOI-TVA-DECLA-30-10-30-2016-08-03

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Nous connaître, nous contacter

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