L'optimisation des licences logicielles sur le terrain - Une approche pour la mise en place d'une stratégie SAM - Aspera

Livre blanc : « L’optimisation des licences logicielles sur le terrain »

   L’optimisation des licences logicielles
               sur le terrain
                                         Livre blanc

        Une approche pour la mise en place d’une stratégie SAM
                             Winter ‘16

2015 - 2016 – Copyright Easytrust

Livre blanc : « L’optimisation des licences logicielles sur le terrain »

Introduction
Né dans les pays Anglo-Saxons, le SAM (Software Asset Management ou Gestion de Actifs
Logiciels) a est apparu en France il y a plus de 5 ans, avec deux promesses principales : aider
les clients à ne plus subir les audits logiciels et trouver des leviers pour réduire leurs coûts
logiciels qui représentent une part croissante du budget IT, jusqu’à 25% selon le Cigref.

Le SAM étant en pleine expansion l’engouement des clients donne lieu à une pénurie
d’expertise et à la naissance d’une multitude d’offres sur le marché cherchant à y répondre :
toutes les sociétés de service du marché veulent aujourd’hui construire une offre SAM et
s’improviser experts du sujet.

Dans le même temps plusieurs éditeurs, évoluant dans un domaine plus ou moins connexe
au monde du SAM (Outils de monitoring, ITSM, outils de déploiement) veulent également
tenter de développer leurs compétences pour pénétrer ce marché et pérenniser leur offre
SAM

En tant que client, il n’est pas simple de s’y retrouver. Cependant, il est naturel qu’un
directeur informatique ou un directeur des achats soit séduit par un discours de maîtrise des
risques et de réduction des coûts.

C’est donc aux équipes de trouver des solutions pour répondre rapidement à cette demande.

Mais quelle approche adopter, face à un marché en ébullition ?

Easytrust évolue dans le monde du SAM français depuis ses débuts, avec des premières
missions menées dès 2008 sur ces sujets. C’est notre expérience que nous souhaitons
partager pour vous éclairer sur les options pouvant vous permettre de développer, simplifier
ou automatiser la Gestion de vos Actifs Logiciels

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Les approches SAM rencontrées sur le terrain
Sur le terrain, le marché se structure aujourd’hui autour de deux types d’approches SAM
principales.

La démarche globale
La démarche globale est aussi la démarche classique, la plus relayée par la communauté SAM.
C’est une approche horizontale industrialisée, processée et structurée de construction d’un
service SAM au sein de l’entreprise, afin de contrôler à terme, l’ensemble des actifs logiciels.

Cette approche, très pertinente, considère à juste titre le SAM comme une fonction à part
entière dans l’entreprise. La mise en œuvre de cette approche passe par des hommes, des
processus et des outils. L’approche se pilote et se justifie souvent par une mesure objective
du progrès réalisé sur la maîtrise globale des assets logiciels.

La démarche « verticale »
A contrario, la démarche « verticale » ou « projet d’inventaire sur un éditeur donné », est
souvent portée par un « compelling event » autour d’un éditeur particulier : menace d’audit,
risque identifié, renouvellement ou sortie d’un contrat cadre.
Le timing pour obtenir des résultats est alors souvent très serré, et la qualité de l’analyse
attendue est de couvrir autant que possible 100% du risque et de l’optimisation, dans un
temps très court.
L’approche « verticale » nécessite donc l’intervention d’experts internes ou externes,
promptement et de manière exhaustive

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Des visions qui cohabitent naturellement
Nombre d’entreprises ayant démarré une démarche classique, sont confrontées à la nécessité
de lancer une démarche « verticale » dans le cadre par exemple d’un audit éditeur. Et
malheureusement, les processus, les hommes et mêmes les outils déjà en place pour le SAM
sont parfois insuffisants pour y répondre concrètement.
Il est alors courant de voir de telles sociétés faire appel à l’expertise d’une société partenaire
pour réaliser une mission d’inventaire et d’optimisation « verticale » ciblée sur cet éditeur à
risque.

Quelle pérennité à la démarche « verticale » ?
Une majorité de sociétés de service vendent le service « verticale » comme une prestation
jetable, qu’il faudra renouveler au prochain usage. C’est assez naturel dans la mesure où leur
business consiste à pouvoir générer un revenu récurrent chez leurs clients.

Les services managés SAM, proposés par ces entreprises, sont d’ailleurs souvent un habillage
contractuel, d’une prestation « verticale » réalisée de façon récurrente.

Exiger le meilleur des deux mondes !
Force est de constater qu’une démarche de couverture à 100% d’un éditeur dans un temps
limité est une approche possible et efficace. La démarche projet « verticale » est là pour le
démontrer, et de nombreux clients y ont eu recours.

Mais l’idée que l’ensemble des savoirs sont détenus par des tiers, et que cette démarche est
à renouveler n’est pas satisfaisante. En effet :
     Même avec les meilleurs experts, la démarche « verticale » peut arriver trop tard pour
        optimiser totalement les usages avant un audit
     Même si la négociation avec un éditeur lors d’un audit semble satisfaisante (on croise
        des clients heureux d’avoir payé « seulement » 20% de ce qui était réclamé au départ),
        il est probable qu’une démarche préalable et un traitement de la cause du mal, aurait
        permis de s’affranchir des régularisations et pénalités exigées par l’auditeur
     Les sociétés de SAM partenaires préconisent des recommandations d’optimisations
        « techniques », mais ne sont parfois pas suffisamment impliquées dans la relation
        fournisseur, malgré leurs fortes connaissances sur les produits ou « pièges »
        contractuels
     Le SAM a des intérêts en dehors de la maîtrise des risques et de l’optimisation des
        coûts : par exemple apporter de valeur dans l’aide à la prise de décisions
        technologiques ayant un impact business, ou l’accompagnement dans le changement
        de produits

   C’est pour cette raison, qu’il est nécessaire, de faire cohabiter le meilleur des deux
   mondes :
    Dans une démarche SAM « classique », lotir le projet afin d’adresser entièrement
       mais l’un après l’autre mes éditeurs majeurs. Par exemple Microsoft, puis Oracle,
       Adobe, et SAP.

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        Dans une démarche SAM « verticale », profiter de l’inventaire pour effectuer un
         premier pas vers une démarche SAM globale et industrialisée

                                          L’ approche Easytrust

L’assessment de maturité est une démarche permettant d’initier la réflexion SAM au sein d’une entreprise, ou
de faire un bilan d’avancement. Il permet :
De connaitre son positionnement sur les key success factors liés au SAM :
      People
      Process
      Outillage
De connaitre ses orientations et volontés en matière de SAM :
      Editeurs à risque
      Deals importants à venir
      Changements technologiques

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Datacenter VS Postes de travail
« La plupart des clients l’ignorent, mais la plus grande complexité, les plus grands risques et
les sources d’économie les plus fortes sont dans le datacenter
Martin Tompson analyste SAM ITAM review

La plupart des clients ont déployé depuis des années, des outils de collecte pour le poste de
travail. On peut citer parmi les sources de données, principalement orientées poste de travail,
des outils tels que SCCM, Landesk, BBCA ou OCS inventory.

La complexité des inventaires pour les outils concernant les postes de travail est moindre :
     Windows représente l’OS qui couvre 90% des usages
     Les métriques associées sont souvent claires : une installation = une licence
     Il y a rarement à collecter des informations de configuration au sein même des
      logiciels inventoriés : les traces d’installation fournissent toutes les informations sur
      la nature du logiciel utilisé
     Néanmoins, il existe plusieurs complexités à adresser : l’identification des signatures
      logicielles soumises à licence, l’application des droits de downgrade selon un
      périmètre (géographique ou organisationnel), la gestion des bundles (p.ex. Adobe)

Côté datacenters la problématique est toute autre.

En effet, les outils d’inventaire en place, s’ils existent, sont rarement suffisants pour apporter
une information exhaustive.

Car dans le monde du datacenter, les informations nécessaires pour le calcul des métriques
sont plus complètes :
    Présence de multiples OS : Windows, Linux, HP-UX, AIX, Solaris…
    Technologies de virtualisation : VMWare, HyperV, Xen, LPAR, NPAR…
    Métriques basées sur les informations système : nombres de sockets, de CPU, de
        cœurs, type et configuration de la virtualisation…
    Présence d’options sur les produits nécessitant une collecte au sein même des logiciels
        découverts : par exemple les options sur la base de données Oracle nécessitent une
        connexion aux tables système de la base de données elle-même. Calcul des CAL

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       Microsoft (Client Access Licence), nécessitant de suivre les accès aux bases SQL Server
       et Windows Server par exemple.
      L’apparition du Cloud et la gestion de licences au sein de ces environnements, qui ne
       dépendent plus de la capacité serveur du client mais du fournisseur.
      Les licences sous-concédées par une entreprise à ses partenaires (Third Part
       Application Service p.ex.), notamment pour du développement, qui sont souvent
       installées sur les serveurs de l’infogérant et pour lesquelles l’entreprise est
       responsable.

Au delà de la difficulté de pourvoir des informations complètes et fiables, l’interprétation des
données est un exercice plus complexe côté datacenter, avec la nécessité de maîtriser les
règles changeantes, liées à chaque éditeur.

C’est notamment pour cette raison que les inventaires Oracle, IBM ou SAP sont souvent
considérés comme plus complexes que les inventaires Microsoft, même si ces éditeurs
disposent aussi de produits pour les datacenters.

80/20 n’est pas toujours assez
Dans le monde du SAM, comme ailleurs, la règle du 80/20 s’applique… mais pas toujours.

Elle s’applique quand il s’agit d’affirmer qu’il est sage de traiter en premier lieu les 20%
d’éditeurs qui représentent 80% des risques. En effet, la communauté SAM reconnaît qu’il est
préférable de ne pas vouloir adresser en même temps tous les éditeurs : tout faire c’est ne
rien faire réellement.

En revanche, s’attacher à couvrir 80% des risques sur un éditeur peut avoir de lourdes
conséquences pour certains d’entre eux.

En effet, l’impact financier des 20% restant est souvent difficilement mesurable.
Dit autrement, 20% de sujets techniques non couverts peuvent représenter 80% des
risques financiers ! (Nous voilà rassurés de retomber sur notre règle des 80/20)
L’impact peut se chiffrer en millions d’euros.

Prenons deux exemples en monde Oracle et Microsoft :

Exemple en monde Oracle :
Une option Oracle advanced compression a été oubliée sur
une seule instance parmi 300 d’un Vcenter VMWare en
version 5.1.
L’erreur est de 1/300 et sur une option parmi 20 au catalogue
Oracle. C’est une marge d’erreur technique objectivement de moins de 1%.

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Pourtant, si ce Vcenter est composé de 50 processeurs physiques, et selon sa configuration,
Oracle serait en droit de réclamer 50 processeurs de cette option, soit un prix liste de près de
500 000 € !

Exemple en monde Microsoft :
Installation, dans un Cluster, de licences MS SQL Server Enterprise 2012, ayant pour métrique
« 2 cores », coûtant 10 000€ la licence sans Software Assurance avec une remise de 50%. La
licence avec SA étant environ à 19 000€ pour une couverture de 3 ans.

Configuration : 2 Processeurs, 10 cœurs par processeur et 2 serveurs.
Le besoin en licences est donc de 2CPU * 10 Cores * 2 serveurs / 2 licences 2cores = 20
licences.
Le coût de cette installation est donc de 200 000€.

Avec cette configuration, une quantité illimitée de VMs peuvent être installées, par serveur.
En revanche, sans paiement de SA, la license mobility, permettant à ses VMs de se déplacer
entre les serveurs n’est pas autorisée. Pour permettre la license mobility totale, il manque
donc 2*10 licences (200K€), ou le paiement de la SA sur les 20 licences à installer. Cela
représente un cout de 180K€, mais sur 3 ans et permet, à terme, la montée de version
gratuitement.

Il est compliqué de restreindre le mouvement de VMs dans un cluster, comme il est difficile
de lire et d’interpréter correctement toutes les règles de licensing MS. Une mauvaise
interprétation, dans notre cas du bénéfice de la SA, peut avoir de lourdes répercussions. Ici,
une non-conformité de 200K€ peut être réduite par un paiement de maintenance, ou par une
configuration « restricted mobility », ne permettant pas de gérer les déplacements de VMs
en cas de workload trop important, notamment dans un cloud hybride : public / privé.

Conclusion aux exemples :
Sur le Datacenter, et sur les éditeurs pour lesquels les produits sont chers, 80/20 ne suffit pas.

Couvrez-les à 100%, c’est tout à fait possible, en faisant appel au bon niveau d’expertise et
d’outillage.

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Choisir ses outils de SAM
Il est utile de distinguer, pour plus de clarté, outils d’inventaire et
outils de Gestion des Actifs Logiciels.

Les outils d’inventaire réalisent la collecte des données sur les postes
de travail et les serveurs, à partir d’agents ou d’une approche
agentless.

Les outils de SAM se connectent aux outils d’inventaire et ont des
fonctionnalités propres au SAM :
    Reconnaissance des logiciels installés à partir des données brutes remontées par les
       outils d’inventaire. Cette démarche s’appui sur un catalogue de signatures qui doit
       être en permanence mis à jour et enrichi.
    Capacité à traduire la présence de logiciels en un nombre de licences requises, en
       fonction des métriques
    Gestion des bundles, des droits de downgrade de des droits acquis via la maintenance,
    Gestion des contrats cadres, des avenants et des contrats de maintenance, combiné
       à un système d’alerte configurable X mois avant le renouvellement tacite
    Réconciliation des logiciels installés avec les licences acquises pour donner une vision
       de la position de conformité
    De façon optionnelle : gestion des processus SAM, et modules d’optimisation ou de
       simulation

Même si certaines solutions de SAM proposent leur propre solution d’inventaire, et
inversement, cette approche ne va pas nécessairement de soi.

En effet, il est compréhensible que les clients aient une préférence pour ré-utiliser les
solutions d’inventaire déjà en place dans leur entreprise pour lesquelles des coûts
d’investissement et récurrents sont payés.

Encore faut-il que ces solutions soient suffisantes.

Les outils d’inventaire
Votre entreprise a probablement déjà des outils d’inventaire et de collecte en place.
Notamment pour les postes de travail, pour lesquels beaucoup d’outils existent et sont
suffisants.

Pour le datacenter, c’est une autre affaire.
En effet, la qualité des données collectée (exactitude et profondeur) est très variable d’une
solution à l’autre.

En fonction des éditeurs, la profondeur nécessaire des données peut aller assez loin, et
nécessiter des solutions particulières.

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Quelques exemples :
     En monde IBM, le contrat peut imposer ILMT pour bénéficier des subcapacity.
       Certains outils disent pouvoir sur substituer à ILMT. Cette affirmation n’est pas
       exacte, dans la mesure où rien ne le confirme chez IBM. Le fait qu’IBM l’ait accepté
       pour un très grand client après négociation n’en fait pas une généralité. En revanche,
       il faut en retenir qu’après négociation, IBM pourrait accepter de substituer ILMT par
       un outil de collecte datacenter qui fournit un niveau de détail suffisant.
     En monde SAP, l’approche LAW est insuffisante. 90% des clients pensent « savoir
       faire » SAP. Mais la vraie question autour de SAP est la suivante : « puis-je vérifier
       pour chaque utilisateur le type de licence nécessaire en fonction des fonctionnalités
       réellement utilisées par ce dernier » ? Pour ce faire, il est nécessaire de se connecter
       à des tables spécifiques au sein des instances SAP et collecter des informations
       détaillées sur les usages. La table LAW ne fournit pas ces informations .
     En monde Oracle, il est nécessaire de collecter des informations d’usage des options
       au sein même de la base de données. Au gré des versions, la nature et la profondeur
       de ces informations évolue. Les solutions classiques d’inventaire datacenter ne vont
       pas assez loin. Oracle a mis en place un programme de vérification pour garantir la
       complétude des données collectées par les éditeurs. Néanmoins ce programme ne
       garantit pas la bonne interprétation par les outils de ces données.

La question à se poser est donc : quel outil choisir et pour quelle fin ? Dans ce contexte, définir
la liste des 20% des éditeurs représentant 80% des gains au préalable, et s’entourer d’experts,
est une bonne approche pour effectuer un choix.

Les outils de SAM

L’offre d’outils SAM est large sur le marché, mais quelques acteurs sortent du lot, par leur
nombre de clients actifs et la qualité de leur approche.

L’approche simplificatrice
Parmi les leaders, certains acteurs promettent en premier lieu de rendre le SAM « facile ».
D’une certaine façon ces solutions y parviennent, surtout pour mettre sous contrôle les
éditeurs les plus accessibles, en particulier Microsoft et pour les postes de travail.

Mais dans un contexte où il faut gérer également le datacenter, et où l’organisation de
l’entreprise est un peu complexe (gestion décentralisée, entités acheteuses et bénéficiaires,
refacturations des coûts de maintenance…) ces outils sont rapidement limités.

Même si la première marche avec ces solutions peut sembler plus rapide (c’est probablement
vrai), l’approche est vite limitée par le nombre important de raccourcis pris par l’outil.

La philosophie de ces outils : atteindre rapidement 60% de maîtrise, mais plafonner à 80%
pour beaucoup d’éditeurs.

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L’approche exhaustive
La réalité est que la SAM est une discipline complexe ! Gérer de façon totalement
automatisée tous les éditeurs du marché est simplement impossible. En revanche, les
solutions les meilleures, progressent dans leur capacité à gérer les grands éditeurs.

Ceci passe souvent par un module spécialisé, notamment pour Oracle et SAP.

Dans votre recherche d’une solution SAM, la question de savoir s’il permet de gérer à 100%
les éditeurs représentant pour vous un enjeu majeur, est une vraie question.
Savoir s’il peut s’adapter à la complexité de votre organisation en est une autre, qui a toute
son importance.

Certains éditeurs ont pris parti d’appréhender cette complexité et de l’adresser.

Ils sont forcément plus complexes à appréhender dans un premier temps, de la même
manière que SAP est plus complexe que Ciel Compta.

Mais ils ne font pas non plus la même chose !

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Conclusion
La Gestion de ses Actifs Logiciels passe par trois grands axes : les personnes, les processus et
l’outillage.

L’ordre d’implémentation de ces axes est souvent présenté comme crucial : il apparaît de bon
sens de ne pas déployer un outil SAM sans équipe nommée et impliquée, ou sans processus
définis.

Néanmoins, le marché et les retours d’expérience du terrain démontrent parfois l’inverse.

S’attaquer de manière verticale aux éditeurs identifiés comme étant à risque ou représentant
un poste de dépense important, peut être une démarche pertinente, indépendamment de la
réelle maturité dans la structuration d’un service ou de processus SAM.
Cette démarche verticale a cependant beaucoup plus de valeur, si elle est pensée pour
permettre de progresser dans la démarche SAM globale sur ses 3 axes (personnes, processus,
outils).

Dans chacune de ces démarches d’implémentation d’une structure SAM, des professionnels
du secteur peuvent vous accompagner.

De l’assessment de maturité à l’outillage, en passant par des opérations d’optimi sation
ciblées, de formation ou de mise en place de processus, vous bénéficiez d’un niveau
d’expertise reconnu sur des problématiques diverses telles que les pièges contractuels, la
négociation ou l’optimisation de son parc déployé.

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L’approche Easytrust
Easytrust évolue depuis plus de 5 ans sur le marché du SAM en France.

Logiciels Easytrust

Easytrust Inventory
Notre offre d’inventaire pour le datacenter « Easytrust Inventory » est une solution qui
apporte une profondeur et une qualité de données optimales. Elle permet à nos clients de
bénéficier d’un complément de collecte pour l’ensemble des logiciels du datacenter, et
d’alimenter leur solution SAM avec des données fiables.
Easytrust Inventory apporte également des données utiles à l’optimisation du datacenter
telles que la consommation CPU, mémoire ou disque. Ces données permettent d’alimenter
des réflexions d’optimisation des architectures : consolidation, paramétrage, PRA etc.

Easytrust for Oracle
Notre solution SAM « Easytrust for Oracle » est probablement la solution SAM la plus
déployée en France, même si elle est spécialisée sur un éditeur. Elle est fait partie des
quelques solutions « vérifiées » par Oracle au monde, mais ce programme, centré sur la
capacité à remonter des données brutes n’est pas une fin en soi.

Notre valeur ajoutée se situe dans la capacité à avoir automatisé le traitement de ces données
brutes et calculer un nombre de licences nécessaires, ainsi qu’une position de conformité, en
prenant en compte toutes les subtilités des métriques Oracle (faux positifs, exceptions etc.)
La force de notre approché dédiée à Oracle se situe enfin dans la capacité à outiller
l’optimisation des architectures et des contrats, au cœur même de l’outil. Beaucoup le
prétendent, nous le faisons réellement.

Easytrust SAM Powered by Aspera
Après consultation de l’ensemble des acteurs du SAM intéressés par notre positionnement
sur le marché français, Easytrust a noué un partenariat très fort avec la solution SAM
SmartTrack d’ASPERA (commercialisé par Easytrust sous la marque Easytrust SAM).

SmartTrack nous a séduit par sa capacité à adresser le SAM dans sa complexité et pour les
grandes organisations. La solution est reconnue comme faisant partie des leaders mondiaux
des logiciels SAM.

SmartTack ne fournit pas de technologie d’inventaire. La philosophie du produite est de
s’intégrer nativement à toutes les sources de données déjà présentes dans l’entreprise (plus
de 50 connecteurs disponibles)

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Notre technologie d’inventaire datacenter « Easytrust Inventory », est un complément
naturel à l’offre ASPERA pour les clients n’ayant pas une solution d’inventaire suffisante sur
ce périmètre.

Par ailleurs notre module SAM pour Oracle apporte à Aspera une brique spécialisée,
probablement la plus performante du marché et pour laquelle nous avons réalisé une
intégration native.

Aspera dispose enfin d’une brique dédiée à SAP, issue d’un rachat, et de très grande qualité.

                                  L’offre logicielle Easytrust

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Services

Au fil des années, notre approche a évolué au contact des projets menés sur le terrain. Nos
compétences couvrent aujourd’hui l’ensemble des éditeurs majeurs du marché.

                                    L’offre Easytrust globale

La vision Easytrust consiste à proposer à nos clients une approche pragmatique de la mise en
place du SAM :
      Réaliser un assessment de maturité si nécessaire
      Démarrer par une approche projet d’inventaire sur un éditeur majeur (Oracle,
        Microsoft, SAP, IBM ou Adobe par exemple)
      Profiter de cet inventaire mono-éditeur pour mettre en place les premières briques
        d’une approche SAM plus globale : outils, processus et transfert de connaissances

Ainsi nos clients peuvent bénéficier du meilleur des deux approches :
    L’intérêt d’une démarche « verticale » sur un éditeur donné : budget et délais
        maîtrisés, mise sous contrôle à 100% d’un éditeur et R.O.I mesurable
    L’intérêt de la démarche globale : mettre sous contrôle les assets logiciels dans la
        durée et ne pas réaliser une approche jetable ou se reposant à 100% sur des tiers

Enfin les services managés outillés permettent à nos clients de définir un engagement pluti -
annuel d’outsourcing de leur approche SAM
     Périmètre éditeurs et fréquence d’inventaire définie à l’avance
     Outillage adapté aux enjeux
     Total réversibilité et capacité du client à reprendre la main sur les logiciels à tout
        moment

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A propos de l’auteur

                          Maxime Pawlak
                          Maxime est directeur général d’Easytrust. Il a constitué et utilisé
                          son savoir depuis plus de 10 ans dans un contexte Oracle au sein
                          de la société Easyteam, avant d’assister ses clients dans des
                          démarches SAM plus globales chez Easytrust.

                          Maxime manage une équipe de 35 personnes chez Easytrust,
                          réparties sur des activités R&D, conseil, support et commerce.

Entrepreneur, Easytrust est sa 3eme aventure entrepreneuriale après la création d’un éditeur
d’une solution open-source, réintégrée dans de nombreux projets d’envergure mondiale et
la création d’agences régionales pour des sociétés de service IT.

Maxime est diplômé de l’Ecole Centrale de Lille et d’un Master en création d’entreprises à
l’ESC Lille.

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Disclaimer
Les informations contenues dans ce document correspondent à la vision actuelle de la société
Easytrust, à sa date de publication. Easytrust évoluant dans un marché au contexte
changeant, ce document ne peut être un engagement de la part de la société Easytrust sur le
contenu des informations fournies.

Ce White Paper est fourni à des fins d’information uniquement. Easytrust n’apporte aucune
garantie sur les informations contenues dans ce document.

Il est de la responsabilité des lecteurs de se conformer au droit d’auteur. Aucune partie de ce
document ne peut donc être reproduit, stocké ou transmis sans une permission expresse
d’Easytrust.

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       Adresse : 71, Boulevard National 92250 la Garennes
                           Colombes

                     URL : http://www.easytrust.com
                     Email : contact@easytrust.com

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