Red Cross/EU Office Bureau Croix-Rouge/UE

 
Red Cross/EU Office
                 Bureau Croix-Rouge/UE

Collaboration entre les Sociétés Nationales de la Croix Rouge de l’Union européenne (SNUE) et
                 l’Office d’aide humanitaire de l’Union européenne (ECHO)

                 PROCÉDURES POUR UNE DEMANDE DE SUBVENTION ECHO

1. Introduction

Ces procédures ont été développées suite à une large consultation entre les directeurs des départements
internationaux des SNUE, le secrétariat de la Fédération, et le Bureau CR/UE. Elles présentent un modèle de
collaboration avec ECHO dans le contexte du secrétariat de la Fédération, mais n’aborde pas la question de la
coordination avec le CICR.

Ces procédures prévoient un mécanisme pratique afin de guider nos activités de collecte de fonds avec ECHO,
l’objectif étant que par une approche cohérente nous augmenterions notre part de marché globale du budget
ECHO. Ces procédures s’appliquent à toutes les situations, qu’il y ait un appel ou non.

La Stratégie de Changement de la Fédération ainsi que le principe de « non-compétition 1 » entre le secrétariat
de la Fédération 2 et les SNUE en ce qui concerne les demandes de fonds d’ECHO, sont les principes directeurs
de ces procédures. Les conditions suivantes doivent être respectées pour que le modèle fonctionne :

    ??Le secrétariat de la Fédération et les SNUE s’engagent à collaborer de manière ouverte et transparente
      afin de maximiser l’efficacité et à fournir des services appropriés dans leurs opérations conformément
      aux politiques et aux normes de la Fédération (Code de Conduite, Sphere).
    ??La clause de « non-compétition » et les présentes procédures sont communiquées à tout le personnel
      concerné dans les SNUE et le secrétariat de la Fédération, qui sont tenus d’y adhérer.
    ??Les SNUE et le secrétariat de la Fédération s’engagent à adhérer à ces procédures.
    ??ECHO est informé de ce mécanisme de collaboration et respecte nos décisions.

Le Bureau CR/UE contrôle l’application de ces procédures. Le Bureau CR/UE présentera un rapport lors de la
réunion annuelle des directeurs des départements internationaux des SNUE. Une évaluation globale sera faite
en 2006.

Les procédures de demande ont été divisées en 6 catégories, qui d’une part se rapportent au type de catastrophe,
et d’autre part, correspondent aux mécanismes de financement d’ECHO. Elles sont expliquées en détails dans
les annexes de ce document.

    1. Catastrophes soudaines (tremblements de terre, inondations, ouragans, cyclones, typhons, éruptions
       volcaniques, catastrophes de transport et technologiques, mouvements de population, épidémies,
       urgences environnementales) (décision de première urgence, décision d’aide humanitaire d’urgence)
    2. Catastrophes à évolution lente (sécheresse, épidémies, famine / insécurité alimentaire, mouvements
       de population, crises socio-économiques) (décision non urgente, décision Ad Hoc)
    3. Crise chronique (sécheresse, famine / insécurité alimentaire, mouvements de population, crises socio-
       économiques) (décision plan global)
    4. Préparation aux catastrophes (subvention pour DIPECHO – appel à manifestation d’intérêts)
    5. Etudes, formation, actions en réseau, activités de sensibilisation (subvention – appel à propositions)
    6. Accord de contribution pour les organisations internationales

1
  Clause de « non-compétition » adoptée le 4 septembre 2001 par les SNUE et le Secrétariat : …le Secrétariat ne rivalisera
pas avec ses membres pour un financement ECHO. Tant qu’on peut assurer des niveaux élevés de compétence et
d’efficacité dans notre aide, je ne vois pas l’intérêt que le Secrétariat et ses délégations gèrent et mettent en œuvre un
contrat ECHO qui pourrait être géré de manière égale ou plus efficacement par l’une des Sociétés Nationales membres. »
Didier Cherpitel, secrétaire général de la Fédération.
2
  Le « secrétariat de la Fédération » comprend le siège et les délégations sur le terrain.

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2. Fonctions générales et rôle du secrétariat de la Fédération, des SNUE, et du bureau CR/UE

   2.1. Rôle du secrétariat de la Fédération (Genève et délégations sur le terrain)

       ??Avec la société nationale opératrice (SNO), rassemble et analyse les informations de l’évaluation et
         élabore le plan d’action.
       ??Prépare les bulletins d’information, les appels, gère les DMIS et rassemble toutes le s informations
         concernant la catastrophe, les besoins opérationnels et les activités prévues et en cours des SN et du
         secrétariat de la Fédération.
       ??Décide et coordonne le déploiement de l’équipe d’intervention en cas de catastrophes régionales
         (RDRT).
       ??Décide et coordonne le déploiement de l’équipe d’évaluation et de coordination sur le terrain
         (FACT).
       ??Décide et coordonne le déploiement des unités d’intervention d’urgence (ERU).
       ??Coordonne, avec les Sociétés Nationales sur le terrain - dans le cadre de ces procédures il s’agit
         spécifiquement des SNUE présentes sur le terrain - les relations et les réunions de planification
         stratégique avec le représentant d’ECHO et la délégation de la CE.
       ??Soutient et assiste les SNUE dans la préparation des propositions à ECHO en réponse à et pour
         soutenir la réponse coordonnée de l’appel de la Fédération.
       ??Coordonne les opérations conformément à l’Accord sur l’organisation des activités internationales
         des composantes du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Séville,
         1997).
       ??Avec l’accord de l’ONS, est responsable de la coordination entre les membres et le secrétariat de la
         Fédération et les autorités nationales, les Nations Unies (NU), les organisations non
         gouvernementales internationales (ONGI). Cela n’empêche pas les SNUE de négocier et d’avoir
         des contacts avec ces agences.
       ??Organise des réunions de planification opérationnelle, des briefings et des téléconférences avec les
         SNUE et autres SN qui soutiennent l’opération menée par la Fédération.
       ??Envoie les informations pertinentes sur les questions relatives à ECHO ainsi que sur l’évolution de
         la situation au Bureau CR/UE.
       ??Développe, avec les SNUE lorsque cela est approprié, des demandes de subvention de programmes,
         et soumet les propositions.

   2.2. Rôle des SNUE

       ??Informent le secrétariat de la Fédération à Genève et le bureau CR/UE le plus tôt possible de leur
         intention d’intervenir et de leur intérêt à avoir un financement ECHO, indépendamment du fait
         qu’il y ait un appel ou non.
       ??Contribuent, quand c’est possible, au développement de l’évaluation, du plan d’action, des bulletins
         d’information et de l’appel.
       ??Participent aux opérations conformément à l’Accord sur l’organisation des activités internationales
         des composantes du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Séville,
         1997).
       ??Soutiennent la structure de la Fédération sur le terrain dans un but de coordination et d’efficacité
         des coûts comme il est déterminé dans un accord de service.
       ??Envoient les informations pertinentes sur les questions relatives à ECHO ainsi que sur l’évolution
         de la situation au Bureau CR/UE.
       ??Soutiennent le secrétariat de la Fédération en développant des propositions pour des financements
         de programmes.
       ??Si désignées comme partenaire, maintiennent des contacts avec le siège ECHO et sur le terrain
         concernant les détails opérationnels de la proposition.

   2.3. Rôle du bureau CR/UE

       ??Fournit des informations sur toutes les opportunités de financement possibles et les décisions
         d’ECHO à toutes les SNUE et au secrétariat de la Fédération à Genève.

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??Envoie les bulletins d’informations, les appels et les mises à jour à ECHO, tient ECHO au courant
          des activités de la CR et essaie d’obtenir des financements pour les SNUE / le secrétariat de la
          Fédération.
        ??Tient les SNUE et le secrétariat de la Fédération informées de tous les développements et décisions
          pertinents d’ECHO.
        ??Organise des conférences téléphoniques / des réunions de coordination à Bruxelles si nécessaire.
        ??Organise des rencontres entre les SNUE, le secrétariat de la Fédération et le siège ECHO si
          nécessaire.
        ??Présente des propositions conjointes avec une lettre de couverture du siège de la Fédération lorsque
          cela est approprié.
        ??Assiste et soutient les SNUE et le siège de la Fédération pour la soumission des propositions.

3. Sélection des candidats

La sélection d’une SNUE ou du secrétariat pour faire la proposition à ECHO est guidée par le principe suivant :
qui est le plus apte afin de maximiser l’efficacité de l’impact de l’assistance aux victimes ?

        ??Conformément à la stratégie de changement, la priorité est donnée à la mise en œuvre par l’ONS /
          SNUE.
        ??Il n’y a pas de limite au nombre d’organisations CR qui font une demande pour une opération
          donnée, tant que leurs activités sont complémentaires et qu’ECHO accepte plus qu’une demande.
        ??Dans certains cas il est avantageux de faire une demande en « consortium », avec une société CR
          qui prend la tête des opérations et devient le contractant.
        ??En vue de la reconnaissance par la CE de la Fédération et du CICR comme des organisations
          internationales, la Fédération peut accéder à des financements de programmes pour lesquels les
          SNUE ne sont pas éligibles. Uniquement dans ce cas, le secrétariat de la Fédération peut être le
          contractant. Cependant les SNUE doivent être considérées en priorité comme les partenaires de la
          mise en œuvre.

Les candidats les plus appropriés sont ceux qui répondent le mieux aux critères suivants :
Les points ci dessous ne sont pas classés par ordre d’importance, et sont appliqués au cas par cas.

    ??Présence et/ou expérience dans la zone / le pays / la région touchés.
    ??Capacité de renforcer les activités immédiatement, et, si besoin est, de pré-financer l’opération.
    ??Capacité de remplir de manière adéquate les exigences du contrat ECHO.
    ??Opération en cours avec un financement ECHO.
    ??L’opération soutient l’appel de la Fédération s’il est lancé ou quand il est lancé, ou à la demande de
      l’ONS.
    ??Les activités proposées correspondent aux priorités ECHO.
    ??Soutien CAS/du plan de développement de l’ONS.
    ??Contribution au renforcement de l’ONS.
    ??L’opération fait partie du plan stratégique de la SNUE pour les opérations internationales.
    ??La SNUE et le secrétariat de la Fédération ont adhéré aux procédures spécifiées dans ce modèle de
      collaboration.
    ??Compétence technique dans le secteur, expérience et capacité à répondre aux besoins des victimes de la
      catastrophe.
    ??Subvention supplémentaire disponible venant de sources extérieures à l’UE.
    ??Consortium de 2 SNUE ou plus.

Les critères de sélection ci-dessus sont initialement utilisés comme lig nes directrices sur le terrain / au siège et
lors de réunions de coordination ou de conférences téléphoniques.

        ??S’il n’y a qu’une seule SNUE ou le secrétariat de la Fédération qui veuille faire une demande, une
          sélection n’est pas nécessaire. L’organisme qui fait la demande doit cependant répondre aux critères
          de sélection.
        ??Si deux SNUE ou plus et/ou le secrétariat de la Fédération veulent faire une demande, le secrétariat
          de la Fédération, avec l’aide du bureau CR/UE, entame une consultation immédiate. Si les parties

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intéressées ne trouvent aucune solution immédiate, le bureau CR/UE organisera une conférence
         téléphonique et/ou une réunion.
       ??Si malgré une consultation intense, et la prise en compte des indicateurs de sélection mentionnés ci-
         dessus, les SNUE impliquées et le secrétariat de la Fédération ne trouvent aucune solution, alors la
         décision finale sera prise par le directeur de la Fédération responsable de la division du soutien aux
         Sociétés Nationales et aux délégations, en concertation avec le directeur du bureau CR/UE.

4. Procédures pour une demande de subvention d’ECHO.

   4.1. Catastrophe soudaine.
       Mécanismes de financement ECHO (ECHO choisit le mécanisme qu’il utilisera)
               1. Décision de première urgence ( DPU) (cf. annexes)
               2. Décision d’aide humanitaire d’urgence (cf. annexes)
   Les délais indiqués ci-dessous sont une condition pour les DPU. Cependant ils sont, en principe, indicatifs
   pour TOUTES les urgences.

   1. Le secrétariat de la Fédération informe le siège ECHO et le bureau CR/UE de la présence et de
      l’intervention de la Croix Rouge / Croissant Rouge. Il confirme par fax standard au siège d’ECHO et
      sur le terrain que le secrétariat de la Fédération ou une SNUE POURRAIT préparer une demande de
      subvention. Une copie est envoyée au bureau CR/UE qui informe toutes le s SNUE (endéans les 24
      heures.)

   2. Lorsqu’une catastrophe éclate, c’est en principe la délégation de la Fédération (pays) qui prend contact
      avec le représentant ECHO (s’il est présent), ou avec la délégation de la CE. Ceci peut aussi se faire
      par une SNUE si aucune délégation de la Fédération n’est présente. Les discussions avec l’expert de
      terrain ECHO prennent en compte les intérêts et les capacités d’intervention de la SNUE et de la
      délégation de la Fédération présents dans le pays / la région, combiné avec l’intérêt et la capacité
      d’intervention de la Société Nationale Opératrice (endéans les 48 heures).

   3. Le bureau CR/UE maintient un contact régulier avec le siège ECHO afin que les opérations de la Croix
      Rouge soutiennent une décision d’ECHO, et informe toutes les SNUE et le secrétariat de la Fédération
      de l’évolution. Le bureau CR/UE présente les bulletins d’information, les appels et les mises à jour à
      l’unité ECHO responsable d’urgence.

   4. Les SNUE intéressées par une subvention ECHO informent le secrétariat de la Fédération et le bureau
      CR/UE. Le secrétariat de la Fédération informe également le bureau CR/UE de ses intentions. Le
      bureau CR/UE informe toutes les SNUE et le secrétariat de la Fédération des diverses manifestations
      d’intérêts. (endéans les 48 heures).

   5. Le secrétariat de la Fédération prépare l’appel (préliminaire) et consulte les SNUE intéressées à propos
      de l’intervention pour laquelle on demande un financement à ECHO (endéans les 48 heure).

   6. Le secrétariat de la Fédération et les SNUE se mettent d’accord et décident qui va faire la demande,
      conformément aux critères de sélection, et informent le bureau CR/UE. Si aucune décision n’est prise,
      le bureau CR/UE organisera une conférence téléphonique / réunion pour s’accorder sur une position
      commune. Si aucun accord n’est atteint, le directeur de la Fédération responsable de la division du
      soutien aux Sociétés Nationales et aux délégations, en concertation avec le directeur du bureau CR/UE.
      (endéans les 48 heures).

   7. Le bureau CR/UE informe ECHO et toutes les SNUE de la décision de qui va faire la demande et
      essaye d’obtenir une subvention pour la Croix-Rouge. Si besoin est, le bureau CR/UE organise des
      réunions entre les SNUE, le secrétariat de la Fédération et le siège ECHO (endéans les 72 heures).

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8. Les SNUE et/ou le secrétariat de la Fédération, soutenus par le bureau CR/UE, ont des discussions
   directes avec le siège d’ECHO et sur le terrain afin de préparer la demande et la convention de
   subvention.

9. Les SNUE envoient une copie de la demande et, par la suite, la convention de subvention au secrétariat
   de la Fédération et au bureau CR/UE. Le Secrétariat de la Fédération envoie aussi sa demande et, par la
   suite, la convention de subvention au bureau CR/UE, qui informe toutes les SNUE et le secrétariat de la
   Fédération de la décision finale d’ECHO.

4.2. Catastrophe à évolution lente.
    Mécanismes de financement ECHO :
       1. décision non-urgente (cf. annexes)
       2. décision Ad Hoc (cf. annexes)

1. Lorsqu’une situation non-urgente se développe c’est en principe la délégation (pays) de la Fédération
   qui prend contact avec le représentant ECHO (s’il est présent) ou avec la délégation de la CE. Ceci peut
   aussi se faire par une SNUE si aucune délégation de la Fédération n’est présente. Cependant le principe
   veut que les relations avec l’expert de terrain de la CE prennent en compte l’intérêt et la capacité
   d’intervention de l’ONS ainsi que les intérêts et les capacités d’intervention des SNUE et de la
   délégation de la Fédération présents dans le pays / la région sous la coordination du secrétariat de la
   Fédération.

2. Le secrétariat de la Fédération prépare les bulletins d’information et/ou appel en concertation avec les
   SNUE présentes sur le terrain.

3. Le bureau CR/UE présente les bulletins d’information et/ou appel à ECHO et se renseigne sur l’intérêt
   et la décision éventuelle d’ECHO. Toutes les SNUE et le secrétariat de la Fédération sont informés.

4. Les SNUE intéressées par une subvention ECHO informent le secrétariat de la Fédération et le bureau
   CR/UE. Le secrétariat de la Fédération informe également le bureau CR/UE de ses intentions. Le
   bureau CR/UE informe toutes les SNUE et le secrétariat de la Fédération des différentes manifestations
   d’intérêts.

5. Le secrétariat de la Fédération et les SNUE se mettent d’accord et décident qui va présenter la
   demande, conformément aux critères de sélection, et informent le bureau CR/UE. Si aucune décision
   n’est prise, le bureau CR/UE organisera une conférence téléphonique / réunion pour s’accorder sur une
   position commune. Si aucun accord n’est atteint, le directeur de la Fédération responsable de la division
   de soutien aux sociétés nationales et au terrain prendra la décision en concertation avec le directeur du
   bureau CR/UE.

6. Le bureau CR/UE informe ECHO et toutes les SNUE de la décision de qui va présenter la demande et
   essayer d’obtenir un financement pour la Croix Rouge. Si besoin est, le bureau CR/UE organise des
   réunions entre les SNUE, le secrétariat de la Fédération et le siège ECHO.

7. Les SNUE et/ou le secrétariat de la Fédération, soutenus par le bureau CR/UE, ont des discussions
   directes avec le siège ECHO et sur le terrain afin de préparer la demande et la convention de
   subvention.

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8. Les SNUE envoient une copie de la demande et de la convention de subvention au secrétariat de la
   Fédération et au bureau CR/UE. Le secrétariat envoie sa demande et sa convention de subvention au
   bureau CR/UE, qui informe toutes les SNUE et le secrétariat de la Fédération de la décision finale
   d’ECHO.

4.3. Crises chroniques.
    Mécanismes de financement ECHO :
    Décision plan global (cf. annexes)

       1. Le bureau CR/UE envoie toutes les informations, si elles sont disponibles, en ce qui concerne la
          préparation des plans globaux aux SNUE et aux secrétariat de la Fédération.

       2. Le secrétaria t de la Fédération et les SNUE alertent leurs délégations sur le terrain du processus
          de planification ECHO. Souvent les informations sur la préparation d’un plan global ECHO
          sont fournies par ECHO aux SNUE et à la délégation de la Fédération présentes sur le terrain.

       3. La délégation de la Fédération prend l’initiative de rassembler les SNUE intéressées afin de
          discuter de leurs intentions respectives. Le secrétariat de la Fédération et les SNUE décident
          ensemble de qui va faire la demande, conformément aux critères de sélection. Le représentant
          ECHO est informé des intentions de la Croix-Rouge.

       4. Le secrétariat de la Fédération et les SNUE informent le bureau CR/UE des accords développés
          sur le terrain et de la/des société(s) CR candidate(s). Si aucune décision n’a été prise, le bureau
          CR/UE organisera une conférence téléphonique / une réunion afin de se mettre d’accord sur
          une position commune. Si aucun accord n’est atteint, le directeur de la Fédération responsable
          du soutien aux Sociétés Nationales et aux délégations prendra la décision en concertation avec
          le directeur du bureau CR/UE.

       5. Si besoin est, le bureau CR/UE organise des réunions entre les SNUE candidates et/ou le
          secrétariat de la Fédération et le siège ECHO au sujet des Plans globaux spécifiques.

       6. Les SNUE désignées et/ou le secrétariat de la Fédération discutent des demandes et des
          conventions de subvention avec l’unité ECHO concernée.

       7. Les SNUE envoient une copie de la demande et de la convention de subvention au secrétariat
          de la Fédération et au bureau CR/UE. Le secrétariat de la Fédération envoie sa demande et sa
          convention de subvention au bureau CR/UE, qui informe toutes les SNUE et le secrétariat de la
          Fédération de la décision finale d’ECHO.

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4.4. Préparation aux catastrophes.
           Mécanisme de financement ECHO
           Subvention pour DIPECHO (appel à manifestation d’intérêts) (cf. annexes)

1. Le bureau CR/UE informe toutes les SNUE et le secrétariat de la Fédération lorsqu’un appel à
   manifestation d’intérêt est lancé.

2. Le secrétaria t de la Fédération et les SNUE alertent leur délégation sur le terrain de l’appel à
   manifestation d’intérêt.

3. Le secrétariat de la Fédération prend l’initiative de rassembler toutes les SNUE intéressées afin de
   discuter de leurs intentions respectives. Le secrétariat de la Fédération et les SNUE décident ensemble
   qui va faire la demande, conformément aux critères de sélection.

4. Le secrétariat de la Fédération et les SNUE informent le bureau CR/UE des accords développés sur le
   terrain et de la/des société(s) CR candidate(s). Si aucune décision n’a été prise, le bureau CR/UE
   organisera une conférence téléphonique/une réunion afin de se mettre d’accord sur une position
   commune. Si aucun accord n’est atteint, le directeur de la Fédération responsable de la gestion des
   catastrophes prendra la décision en concertation avec le directeur du bureau CR/UE.

5. Les SNUE candidates et/ou le secrétariat de la Fédération discutent de leur propre demande avec l’unité
   ECHO concernée.

6. Les SNUE envoient une copie de la demande et de la convention de subvention au secrétariat de la
   Fédération et au bureau CR/UE. Le secrétariat de la Fédération envoie sa demande et sa convention de
   subvention au bureau CR/UE, qui informe toutes les SNUE et le secrétariat de la Fédération de la
   décision finale d’ECHO.

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4.5. Etudes, formation, actions en réseau, activités de sensibilisation.
           Mécanisme de financement ECHO
           Subvention par un appel à manifestation d’intérêt (cf. annexes)

1. Le bureau CR/UE informe toutes les SNUE et le secrétariat de la Fédération qu’un appel à
   manifestation d’intérêt a été lancé.

2. Les SNUE et le secrétariat de la Fédération informent le bureau CR/UE de leurs intentions. Le bureau
   CR/UE informe toutes les SNUE et le secrétariat de la Fédération des diverses manifestations d’intérêt.

3. Dans l’éventualité où les SNUE et/ou le secrétariat de la Fédération voudraient soumettre des demandes
   similaires, le bureau CR/UE facilitera l’identification du candidat final.

4. La SNUE candidate et/ou le secrétariat de la Fédération discutent de leur demande et de la convention
   de subvention avec l’unité ECHO responsable.

5. Les SNUE envoient une copie de la demande et, par la suite, de la convention de subvention au
   secrétariat de la Fédération et au bureau CR/UE. Le secrétariat de la Fédération envoie sa demande et
   sa convention de subvention au bureau CR/UE, qui informe toutes les SNUE et le secrétariat de la
   Fédération de la décision finale d’ECHO.

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4.6. Accord de contribution pour les organisations internationales. (cf. annexes)

    Les principes soulignés dans l’introduction sont aussi valables pour ce mécanisme de financement, la
différence principale étant que le titulaire du contrat ne peut être que le secrétariat de la Fédération, et que ce
financement permet à ECHO de cofinancer les « programmes globaux » spécifiques à la Fédération. Cependant,
les SNUE devraient largement être considérées comme des partenaires pour la mise en œuvre, et sont par
conséquent sujettes aux critères de sélection.

    1. Le bureau CR/UE à Bruxelles et les délégations de la Fédération étudient les opportunités pour le
       financement de programme avec ECHO. Le bureau CR/UE et le secrétariat de la Fédération
       s’informent mutuellement des résultats. Le bureau CR/UE informe les SNUE de l’évolution.

    2. Le secrétariat de la Fédération consulte les SNUE intéressées par la participation à la mise en œuvre du
       programme, et ils décident ensembles à quelle SNUE (s’il y en a une) une partie de la mise en œuvre du
       programme sera sous-traitée, conformément aux critères de sélection. La délégation de la Fédération
       coordonne la consultation avec le représentant ECHO.

    3. Le secrétariat de la Fédération informe le bureau CR/UE des accords développés sur le terrain et des
       SNUE participantes. Si aucune décision n’a été prise, le bureau CR/UE organisera une conférence
       téléphonique/une réunion pour s’accorder sur une sélection. Si aucun accord n’est atteint, le Directeur
       de la Fédération responsable du soutien aux Sociétés Nationales et aux délégations décidera en
       concertation avec le Directeur du bureau CR/UE.

    4. Si besoin est, le bureau CR/UE organise des réunions pour la Fédération et les SNUE participantes avec
       le siège ECHO afin de se mettre d’accord sur l’allocation du programme.

    5. Le secrétariat de la Fédération discute de la demande et de la convention de subvention avec l’unité
       ECHO responsable.

    6. Le secrétariat de la Fédération envoie une copie de la demande et, par la suite, de la convention de
       subvention au bureau CR/UE, qui informe toutes les SNUE de la décision finale d’ECHO.

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Annexes aux procédures pour une demande de subvention d’ECHO.

ECHO – types de décisions
La base légale des décisions est fournie par le règlement du Conseil du 20 juin 1996 concernant l’aide
humanitaire. Le type de décision dépend de la nature de la crise humanitaire et de l’urgence de l’action. ECHO
utilise les méthodes suivantes pour attribuer les ressources.

    1. Décisions d’aide humanitaire de première urgence.

Une opération d’aide humanitaire de première urgence répond à un besoin humanitaire imprévu et immédiat lié
à une urgence causée par une catastrophe naturelle soudaine ou déclenchée par l’homme comme les
inondations, les tremblements de terre, les conflits armés et autres événements comparables (épidémies,
famines, mouvements de population à grande échelle suite à un conflit armé, etc.) Dans les cas des épidémies,
des famines, etc., le début de la crise est identifié comme la date de sa reconnaissance officielle par la
communauté humanitaire internationale.

Cette décision répond seulement aux crises nouvelles. Selon cette procédure, le directeur d’ECHO est l’autorité
qui peut décider au nom de la Commission d’attribuer (ou non) le financement d’une décision de première
urgence ou de recourir à une procédure de décision d’urgence.

Une décision de première urgence doit être prise dans les 72 heures après le début de la crise. Tous les
partenaires de mise en œuvre doivent être signataires du Contrat Cadre de Partenariat (CCP). La capacité
opérationnelle du partenaire est très importante : la capacité d’être sur le terrain dans les 48 à 72 heures après le
début de la crise est une pré-condition. Les opérations doivent dans tous les cas démarrer endéans les 5 jours
après le début de la crise. La durée de l’opération est limitée à un maximum de 3 mois, et aucune extension
n’est possible. Cette période de 3 mois commence à partir de la date du début de chaque opération (et
non pas à partir de la date de la décision). Les paiements de préfinancement sont versés endéans les 5 jours
suivants le début de la crise. Les dépenses encourues avant le début de la crise ne peuvent en aucun cas être
considérées éligibles (exception faite des stocks.)

Un plafond fixe de 10% du budget annuel total de la Commission pour l’aide humanitaire (ligne budgétaire 23
02) est réservé aux situations de première urgence. Le montant maximum d’une décision de première urgence
est de 3 millions d’euros, et il ne peut y avoir qu’une décision par crise individuelle. Aucune réserve n’est
prévue pour ce type de décision. Exceptionnellement, les conventions de subvention peuvent prévoir une
réserve allant jusqu’à 5% des coûts directs de l’opération.

    2. Décisions d’aide humanitaire d’urgence.

Comme les décisions d’aide humanitaire de première urgence, ce type de décision est aussi appliqué pour des
besoins humanitaires immédiats et imprévus causés par des catastrophes naturelles soudaines ou déclenchées
par l’homme telles que les inondations, les tremblements de terre et l’éclatement de combats ou des situations
similaires (comme des crises humanitaires en cours mais instables/explosives pour lesquelles des opérations
d’aide humanitaire sont déjà déployées mais où l’instabilité continue demande des réponses rapides et
flexibles), conformément à l’article 13 du règlement concernant l’aide humanitaire.

Cette procédure peut être utilisée comme une alternative aux décisions d’aide de première urgence, notamment
si la décision d’aide de première urgence n’est pas appropriée. C’est le cas lorsque :
             a) Une décision d’aide de première urgence a déjà été prise pour la même crise ;
             b) Une décision ne peut pas être prise dans les 72 heures après la catastrophe (par exemple quand
                  un partenaire de mise en œuvre approprié n’est pas disponible);
             c) La décision dépasse les 3 millions d’euros ;
             d) La durée des opérations dépasse 3 mois ;
             e) Une décision d’aide humanitaire de première urgence n’est plus possible parce que la limite
                  budgétaire de 10% a été dépassée.

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Les décisions d’aide humanitaire d’urgence n’ont pas de limite financière préétablie.

Le Commissaire responsable de l’aide humanitaire peut prendre des décisions d’urgence jusqu’à 30 millions
d’euros. Au-delà de ce montant, la décision est adoptée par le collège par une procédure écrite accélérée.
Les décisions d’urgence peuvent être adoptées par la Commission jusqu’à 2 millions d’euros sans participation
préalable du HAC3 . Pour les décisions d’urgence entre 2 et 10 millions d’euros, les Etats membres sont
informés par écrit endéans les 48 heures. Le HAC est consulté formellement pour toute décision supérieure à 10
millions d’euros.
Sauf décision contraire de la part du Collège, le total des décisions d’urgence pour une année donnée ne peut
pas dépasser 25% (maximum) des crédits totaux annuels de la ligne budgétaire humanitaire. Les décisions
d’urgence peuvent inclure une réserve financière qui ne dépasse pas 10% du montant total de la décision.

La durée des opérations selon cette procédure peut aller jusqu’à 6 mois, sans possibilité d’extension. On peut
envisager un mois supplémentaire uniquement pour couvrir le travail préparatoire ou les études de faisabilité
avant la date de début de l’opération (dans ce cas, la décision devra contenir des provisions quant à l’éligibilité
des dépenses ; l’éligibilité ne peut en aucun cas être fixée avant le début de la crise). Tous les partenaires de
mise en œuvre doivent être signataire du Contrat Cadre de Partenariat (CCP) : les exceptions à cette règle
doivent être dûment justifiées et approuvées par le directeur d’ECHO.

    3. Décisions d’aide humanitaire (non urgentes, Ad Hoc)

Les deux principaux champs d’application pour la procédure non urgente sont :
            a) Le suivi des décisions d’aide humanitaire d’urgence après la période initiale de 6 mois ;
            b) Répondre aux besoins humanitaires prévisibles (c’est à dire, pas une crise soudaine).

En général les crises humanitaires couvertes par cette procédure sont de petite taille, peu complexes, et il est
peu probable qu’elles durent. Les besoins visés sont ceux auxquels il est fait référence dans les articles 1-4 du
règlement concernant l’aide humanitaire. Aucune limite financière n’est fixée au montant d’une décision d’aide
humanitaire ad hoc ; cependant, en pratique, comme la décision est prise en réponse à un problème spécifique et
localisé, le montant a tendance à être relativement peu élevé. Le montant couvert par les décisions non urgentes
est souvent inférieur à 10 millions d’euros. La réserve financière inclue dans la décision ne peut pas dépasser
10% du montant total de la décision.

Le Commissaire responsable de l’aide humanitaire peut prendre des décisions d’aide humanitaire ad hoc
jusqu’à 10 millions d’euros. Au-delà de cette somme, le Collège prend la décision par une procédure écrite
simplifiée. Le HAC est offic iellement consulté pour toute décision supérieure à 2 millions d’euros.

Le règlement concernant l’aide humanitaire ne précise pas officiellement de limite de durée des décisions
humanitaires ad hoc, bien que dans la plupart des cas une durée de 12 mois ou moins soit suffisante. La durée
d’une décision ad hoc peut aller jusqu’à 18 mois dans des cas dûment justifiés. Aucune décision ad hoc ne peut
dépasser 18 mois.

Les opérations doivent être mises en œuvre durant la durée de la décision (en général 12 mois), et ne peuvent
pas être prolongées après son expiration. La décision contient des provisions spécifiques quant à la période de
mise en œuvre (période d’éligibilité des dépenses).

Dates importantes :

    (1) Date d’entrée en vigueur de la décision : à partir de cette date, les conventions de subvention peuvent
        être signées avec la certitude d’une couverture financière. Cette date peut coïncider avec la date
        d’adoption de la décision, ou bien la décision peut spécifier une date ultérieure d’entrée en vigueur.

    (2) Date d’éligibilité des dépenses : la décision fournit également la date de début d’éligibilité des
        dépenses, qui doit correspondre à la date de début de mise en œuvre de la première opération à être
        financée par cette décision. Le début de l’éligibilité des dépenses marque également le début de la

3
 Humanitarian Aid Committee (Commission d’Aide Humanitaire) – composée des représentants de tous les Etats
membres.

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période de mise en œuvre de la décision. La période d’éligibilité peut être établie avec un effet
        rétroactif jusqu’à 3 mois avant l’entré en vigueur de la décision.

    4. Plans globaux

Selon les provisions de l’article 15 (2) du règlement concernant l’aide humanitaire, les plans globaux couvrent
un cadre d’action cohérent dans un pays ou une région donné où le niveau et la complexité de la crise
humanitaire sont tels qu’il semble probable que la crise continue.

Les plans globaux sont les instruments appropriés pour fournir une réponse humanitaire intégrée et multi-
sectorielle à des catastrophes complexes, à grande échelle, prolongées, et dans la plupart des cas déclenchées
par l’homme. Ils sont donc appliqués dans des situations humanitaires non urgentes et pour des besoins
humanitaires, comme statué dans les articles 1 à 4 du règlement concernant l’aide humanitaire.

Le processus préparatoire requis pour les plans globaux est beaucoup plus long que pour les autres types de
décisions, et peut durer trois mois ou plus. Le plan global n’est donc pas envisageable lorsqu’une décision
rapide est requise.

En théorie, il n’y a pas de limites explicites quant à la durée d’un plan global. Dans la plupart des cas, une durée
de 12 mois est suffisante. Cependant, comme pour les décisions ad hoc, les plans globaux peuvent durer jusqu’à
18 mois dans des cas dûment justifiés, et ne peuvent jamais dépasser 18 mois. Comme pour les décisions ad hoc
aucune limite financière aux plans globaux n’est prévue et la réserve financière ne peut pas dépasser 10% du
montant total de la décision.

La durée moyenne des plans globaux est de 9 mois ou plus ; ils impliquent 10 partenaires ou plus et s’élèvent à
10 millions d’euros ou plus.

Le Commissaire responsable de l’aide humanitaire peut prendre des décisions de plan global jusqu’à 10
millions d’euros. Au-delà de ce montant, le Collège prend la décision par une procédure écrite simplifiée. Le
HAC est systématiquement consulté pour chaque plan global. Les allocations par ce mécanisme représentent
environ 60% du budget total d’ECHO.

Les décisions de ce genre sont en général prises une fois par an et les contrats liés couvrent généralement une
période allant jusqu’à 12 mois. Les textes officiels ne comprennent aucune prescription qui fixe la durée des
contrats opérationnels pour l’aide humanitaire non urgente. La durée est fixée au cas par cas dans la décision
financière dont les contrats dépendent. La possibilité d’extension dépend également de la durée de la décision.

Les règles concernant la durée et la mise en œuvre des plans globaux sont les mêmes que celles décrites
pour les décisions ad hoc.

    5. DIPECHO
Conformément à l’article 2F du règlement (CE) du 20 juin 1996 concernant l’aide humanitaire, les activités
d’ECHO dans le domaine de la préparation aux catastrophes « doivent assurer la préparation pour les risques de
catastrophes naturelles ou circonstances identiques et doivent utiliser un système de pré-alerte et un système
d’intervention rapides et adaptés. »

DIPECHO (préparation aux catastrophes ECHO) est un programme établi par ECHO afin d’améliorer les
capacités des communautés à risque pour qu’elles se préparent et se protègent mieux. Il faut noter que des
conditions spécifiques, différentes de celles établies dans le Contrat Cadre de Partenariat, s’appliquent. La durée
du projet doit être limitée à 12 mois. Le financement varie entre 50 000 et 500 000 euros. Le budget total annuel
est d’environ 11 millions d’euros.

DIPECHO couvre les régions suivantes :
   ?? Asie du Sud Est (Vietnam, Cambodge, Thaïlande, Laos, Philippines, Indonésie)
   ?? Amérique centrale (Nicaragua, Guatemala, Honduras, El Salvador, Costa Rica, Panama)

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?? Caraïbes (Anguila (PTOM) Antigua et Barbuda, Antilles néerlandaise (PTOM), Bahamas, la Barbade,
       Belize, Cuba, Dominica, Grenade, Guyane, Haïti, les îles Caïman (PTOM), Turks et Caicos (PTOM),
       les îles Vierges britanniques (PTOM), Jamaïque, Montserrat (PTOM), République Dominicaine, Sainte
       Lucie, Saint Kitts, Saint Vincent et les Grenadines, Surinam, Trinidad et Tobago)
    ?? Communauté Andine (Bolivie, Pérou, Equateur, Colombie, Venezuela)
    ?? Asie du Sud (Inde, Népal, Pakistan, Sri Lanka, Bangladesh)
    ?? Asie Centrale (depuis 2002) (Tadjikistan, Kirghizistan, Ouzbékistan, Kazakstan et Turkménistan)

Un appel à manifestation d’intérêt est affiché sur le site web d’ECHO pour une région donnée. Les directives,
formulaires de soumission, conventions de subvention, dates limites et autres formats sont spécifiques à chaque
appel et doivent être lus attentivement.

    6. Subvention pour la formation, les activités en réseau, les études et les activités de
       sensibilisation.

La subvention est établie afin de mettre à disposition de petits montants – de nature non renouvelable – pour les
initiatives de formation, les études, les activités en réseau et les activités de sensibilisation dans le domaine
humanitaire, correspondant à un certain nombre de priorités identifiées par ECHO sur une base annuelle.

Ainsi, le but de la subvention est d’améliorer la connaissance et le savoir-faire des agences humanitaires et des
équipes professionnelles. De plus, ECHO contribue, à travers la subvention, à la compréhension des problèmes
humanitaires et au développement de réponses de politique appropriée. Finalement, la subvention permet à
ECHO de maintenir des lignes de communication avec les acteurs clés du débat international sur les questions
humanitaires.

Un appel à manifestation d’intérêt est publié environ une fois par an sur le site web d’ECHO. Les directives,
formulaires d’application, dates limites et autres formats sont spécifiques à chaque appel.

Bruxelles, le 19 avril 2005

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