LA GESTION EFFICACE D'UN CHANTIER DE CONSTRUCTION: DE L'OCTROI DU CONTRAT JUSQU'AU PAIEMENT FINAL DES TRAVAUX - PLAN DE PRÉSENTATION 15-09-2017
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LA GESTION EFFICACE D’UN CHANTIER DE CONSTRUCTION: DE L’OCTROI DU CONTRAT JUSQU’AU PAIEMENT FINAL DES TRAVAUX Me Samuel Bergeron 2017-09-28 Avec la collaboration de Me Charlotte Deslauriers-Goulet PLAN DE PRÉSENTATION 1
PLAN DE PRÉSENTATION (SUITE) 1. Octroi du contrat 2. Rôle des professionnels mandatés par la municipalité 3. Documents à obtenir de l’entrepreneur général avant le début des travaux 4. Réunion de démarrage 5. Réunion de chantier PLAN DE PRÉSENTATION (SUITE) 6. Procédure de modification de contrat 7. Réclamations de l’entrepreneur 8. La réception provisoire des travaux et la fin du contrat 9. Hypothèques légales de la construction 10. Les garanties légales et contractuelles protégeant les travaux 2
1. OCTROI DU CONTRAT 1. OCTROI DU CONTRAT (SUITE) 1.1 DÉLAI DE VALIDITÉ DES SOUMISSIONS Ø Les documents d’appel d’offres prévoient la période de validité des soumissions 3
1. OCTROI DU CONTRAT (SUITE) 1.2. QUAND LE CONTRAT DOIT-IL ÊTRE OCTROYÉ PAR RAPPORT À L’OUVERTURE DES SOUMISSIONS? Ø Le contrat doit être octroyé le plus rapidement possible une fois l’ouverture des soumissions 1. OCTROI DU CONTRAT (SUITE) 1.2. QUAND LE CONTRAT DOIT-IL ÊTRE OCTROYÉ PAR RAPPORT À L’OUVERTURE DES SOUMISSIONS? (SUITE) Ø Résolution à être émise par la municipalité Ø Lettre d’intention ou octroi du contrat § La lettre d’intention annonce l’octroi du contrat § Incidences sur l’exécution des travaux: o Prévoit le début et la fin des travaux o Échéancier à être suivi o Le prix est prévu à la soumission et ne peut être modifié 4
1. OCTROI DU CONTRAT (SUITE) 1.2. QUAND LE CONTRAT DOIT-IL ÊTRE OCTROYÉ PAR RAPPORT À L’OUVERTURE DES SOUMISSIONS? (SUITE) Ø Signature du contrat § S’assurer que le contrat est conforme aux documents d’appel d’offres § S’assurer de l’incidence sur le délai contractuel 1. OCTROI DU CONTRAT (SUITE) 1.3 OBLIGATION DE BONNE FOI Ø L’obligation de bonne foi inclut celle de collaboration entre la municipalité et l’entrepreneur, et ce, tout au long de l’exécution du contrat § Hydro-Québec c. Construction Kiewit cie, 2014 QCCA 947 § Birdair inc. c. Danny's Construction Company Inc., 2013 QCCA 580 5
2. RÔLE DES PROFESSIONNELS MANDATÉS PAR LA MUNICIPALITÉ Ø Mandataires de la municipalité Ø Les professionnels mandatés sont habituellement: § Architectes § Ingénieurs (mécaniques, structures, électriques, civils) 2. RÔLE DES PROFESSIONNELS MANDATÉS PAR LA MUNICIPALITÉ (SUITE) Ø L’architecte agit habituellement à titre d’administrateur du contrat dans le cadre du projet: § Coordonner les différents professionnels, notamment dans le cadre des demandes de changements ou d’extras au contrat § Gérer les réunions de démarrage et de chantier § Gérer les demandes de paiement : réception des demandes et émission des certificats de paiement § Superviser le chantier § Autoriser l’acceptation des travaux 6
3. DOCUMENTS À OBTENIR DE L’ENTREPRENEUR GÉNÉRAL AVANT LE DÉBUT DES TRAVAUX Ø Obtenir les cautionnements § Cautionnement d’exécution du contrat de l’entrepreneur § Cautionnement pour gages et matériaux Ø Obtenir les attestations d’assurances pour le projet 4. RÉUNION DE DÉMARRAGE 7
4. RÉUNION DE DÉMARRAGE (SUITE) CONSEILS: Ø Le professionnel retenu par la municipalité est en charge de gérer la réunion de démarrage Ø Dépôt et acceptation par la municipalité de l’échéancier émis par l’entrepreneur général Ø Confirmer avec l’entrepreneur général la procédure de modification au contrat Ø Si la procédure est différente de celle prévue au contrat, convenir par écrit de la procédure de modification Ø Confirmer le mécanisme de règlement de différends (médiation, arbitrage) 4. RÉUNION DE DÉMARRAGE (SUITE) CONSEILS (SUITE): Ø Faire confirmer l’autorité des différents représentants de l’entrepreneur ainsi que leur nom Ø Vérifier que les plans et devis pour construction sont émis, et sinon quelle est l’incidence sur l’exécution des travaux Ø Remettre à l’entrepreneur toutes les dénonciations de contrat reçues par la municipalité des différents sous-traitants, afin de pouvoir faire le suivi des quittances progressives et finales à obtenir Ø Tous les points abordés doivent être constatés dans un procès-verbal 8
5. RÉUNION DE CHANTIER 5. RÉUNION DE CHANTIER (SUITE) CONSEILS: Ø Établir les sujets qui seront traités lors des réunions de chantier Ø S’assurer que les procès-verbaux de réunions de chantier reflètent les discussions tenues. Si ce n’est pas le cas, transmettre un écrit contenant les corrections à être effectuées Ø Traiter de l’exécution et des échéanciers de modifications et acceptation de tels échéanciers modifiés Ø Traiter des problèmes d’exécution Ø Traiter des modifications au contrat (extras) à chaque réunion de chantier Ø Convenir des coûts journaliers (frais et conditions générales) que la municipalité accepterait de payer en cas de prolongation de chantier (traiter lors des premières réunions de chantier ou pourrait être traité lors de la réunion de démarrage) 9
5. RÉUNION DE CHANTIER (SUITE) RISQUES: Ø Les procès-verbaux des réunions de chantier ont une incidence importante dans un litige ou différend éventuel, compte tenu qu’il s’agit de l’histoire du chantier ayant une valeur probante élevée devant le tribunal Ex: Hôpital Maisonneuve-Rosemont c. Buesco Construction inc., 2016 QCCA 739, par. 103-104 Dans cette affaire, la Cour d’appel appuie sa décision sur des éléments de preuve consignés dans les Procès-verbaux de réunion de chantier 6. PROCÉDURE DE MODIFICATION DE CONTRAT 10
6. PROCÉDURE DE MODIFICATION DE CONTRAT (SUITE) 6.1 DEMANDE DE MODIFICATION Ø Lors de l’exécution du contrat, la municipalité ou ses mandataires peuvent demander des modifications ou changements au contrat Ø Il est aussi possible que l’entrepreneur demande des changements au contrat Ø Les causes pouvant donner ouverture à un changement: § Travaux non prévus au contrat § Conditions cachées ou inconnues § Imprévus § Retards 6. PROCÉDURE DE MODIFICATION DE CONTRAT (SUITE) 6.1 DEMANDE DE MODIFICATION (SUITE) Ø Une directive Ø Une demande de changement Ø Un avenant § Ces travaux ne faisant pas partie du contrat, la procédure établie au contrat doit être suivie, sinon l’entrepreneur risque de voir sa réclamation pour coûts supplémentaires refusée o Société de cogénération de St-Félicien, société en commandite/St-Felicien Cogeneration Limited Partnership c. Industries Falmec Inc., 2005 QCCA 441 11
6. PROCÉDURE DE MODIFICATION DE CONTRAT (SUITE) 6.2 PROCÉDURE POUR LES CHANGEMENTS 1. La municipalité ou son mandataire énonce les travaux supplémentaires à être effectués 2. L’entrepreneur constate que les travaux demandés ne sont pas contractuels 3. L’entrepreneur soumet un prix pour ces travaux 4. Le professionnel mandaté étudie la soumission 5. Un Avenant / Ordre de changement est émis 6. PROCÉDURE DE MODIFICATION DE CONTRAT (SUITE) 6.3 SIGNATURE DE L’ORDRE DE CHANGEMENT Ø L’ordre de changement doit indiquer: § Incidence sur les délais à l’échéancier § Prix convenu § Approbation du professionnel et du maître de l’ouvrage 12
6. PROCÉDURE DE MODIFICATION DE CONTRAT (SUITE) 6.4 EXÉCUTION DES TRAVAUX Ø L’entrepreneur a une obligation de résultats Ø L’entrepreneur doit agir dans l’intérêt du client, respecter les règles de l’art, de même que les normes en vigueur, etc.: « 2100 C.c.Q. L’entrepreneur et le prestataire de services sont tenus d’agir au mieux des intérêts de leur client, avec prudence et diligence. Ils sont aussi tenus, suivant la nature de l’ouvrage à réaliser ou du service à fournir, d’agir conformément aux usages et règles de leur art, et de s’assurer, le cas échéant, que l’ouvrage réalisé ou le service fourni est conforme au contrat. » 7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR 7.1 COÛTS SUPPLÉMENTAIRES Ø Les travaux doivent être exécutés conformément au contrat pour le prix convenu Ø Tous les travaux qui ne sont pas prévus au contrat peuvent faire l’objet d’une réclamation pour coûts supplémentaires § Conditions de sol imprévues § Travaux supplémentaires § Modification des travaux 13
7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.1 COÛTS SUPPLÉMENTAIRES (SUITE) Ø Cependant, l’entrepreneur est seul responsable de la méthode d’exécution et ne pourra pas réclamer de frais supplémentaires pour une méthode qui s’avère inefficace § Banque de Montréal c. Bail Ltée, [1992] 2 R.C.S. 554 § Groupe Desjardins assurances générales c. Société de récupération, d’exploitation & de développement forestiers du Québec (Rexfor), EYB 1991-56682, (C.A.) 7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.1 COÛTS SUPPLÉMENTAIRES (SUITE) Ø Tous les travaux non inclus au contrat doivent être traités selon la procédure établie au contrat § Les clauses de modification aux travaux prévoient habituellement: o Type de document devant être utilisé pour toute demande de changement (directives, avenant de modifications, directives exemplaires) o Processus d’approbation o Méthode de calcul pour révision du prix 14
7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.1 COÛTS SUPPLÉMENTAIRES (SUITE) Ø L’importance de l’écrit § L’entrepreneur doit aviser par écrit le professionnel dès qu’il exécute des travaux supplémentaires. Il doit mentionner: o Délais sur l’échéancier o Coûts supplémentaires directs des travaux o Réserve de droits pour les coûts d’impact 7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.1 COÛTS SUPPLÉMENTAIRES (SUITE) ATTENTION Ø La procédure de traitement des changements doit toujours être suivie sans quoi une réclamation de l’entrepreneur pour frais supplémentaires pourrait être rejetée § Corpex (1977) inc. c. La Reine, [1982] 2 R.C.S. 643 Ø Tous les coûts supplémentaires prévisibles doivent être inclus dans le prix soumis à la municipalité § Consortium MR Canada ltée c. Commission scolaire de Laval, 2015 QCCA 598 15
7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.1 COÛTS SUPPLÉMENTAIRES (SUITE) Ø L’entrepreneur général doit prendre en considération les réclamations de ses sous-traitants lorsqu’il fait une réclamation à la municipalité § Le sous-traitant a droit à une hypothèque légale § Le sous-traitant conserve son recours contre l’entrepreneur général ou la municipalité même s’il y a règlement avec le propriétaire 7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.2 RETARD Ø Lors de la signature du contrat, des dates de début et de fin des travaux ainsi qu’un échéancier sont prévus Ø L’entrepreneur base son prix notamment sur les délais d’exécution prévus au contrat Ø Lorsque les travaux sont prolongés pour des causes qui ne lui sont pas imputables, l’entrepreneur subit des frais de retard et peut en réclamer le coût à la municipalité § Frais pour travaux exécutés en hiver § Frais supplémentaires de main-d’œuvre § Etc. Ø À l’inverse, lorsque les travaux sont prolongés pour des causes imputables à l’entrepreneur, la municipalité peut réclamer les dommages subis ou les pénalités applicables 16
7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.2 RETARD (SUITE) Ø Il doit y avoir un suivi strict sur les délais à l’aide d’échéanciers qui sont modifiés dès que survient une situation imprévue Ø Préparer un échéancier de départ versus réel 7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.2 RETARD (SUITE) Ø La plupart du temps, plusieurs causes font en sorte qu’un chantier est en retard Ø L’entrepreneur ou la municipalité ne peut réclamer que les dommages reliés aux retards qui ne lui sont pas imputables 17
7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.2 FRAIS DE PROLONGATION ET COÛTS D’IMPACT Ø Lorsque surviennent des changements et qu’il est à prévoir des frais de prolongation et coûts d’impact, l’entrepreneur doit aviser la municipalité par écrit afin de réserver ses droits pour réclamer ces coûts, tout en respectant le contrat 7. RÉCLAMATIONS DE L’ENTREPRENEUR (SUITE) 7.2 FRAIS DE PROLONGATION ET COÛTS D’IMPACT (SUITE) Ø Les frais de prolongation et coûts d’impact incluent: § Frais supplémentaires pour prolongation de chantier § Frais d’administration § Assurances supplémentaires § Prolongement des cautionnements § Frais de surintendant § Frais pour surveillant de chantier § Frais et conditions générales § Frais pour conditions d’hiver § Perte de productivité § Etc. 18
8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT 8.1 CERTIFICAT DE RÉCEPTION PROVISOIRE Ø Le professionnel désigné émet un certificat de réception provisoire lorsque l’ensemble des travaux sont pratiquement terminés. Il reste alors en général environ 0,5% des travaux à compléter Ø La date du certificat provisoire est présumée être la date de fin des travaux (art. 2110 et ss C.c.Q.) § Construction Socam ltée c. Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke, 2009 QCCA 330 Ø Le propriétaire paie alors le solde dû au contrat, incluant les retenues contractuelles 8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.1 CERTIFICAT DE RÉCEPTION PROVISOIRE (SUITE) Ø Le professionnel inspecte les travaux et émet une liste de déficiences à corriger par spécialité Ø Le propriétaire peut retenir sur le prix un montant suffisant pour satisfaire les réserves pour corriger ces malfaçons ( art. 2111 C.c.Q.) 19
8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.2 CERTIFICAT DE RÉCEPTION DÉFINITIVE Ø Le professionnel inspecte tous les travaux et émet ce certificat seulement lorsque tous les travaux sont complétés et que toutes les déficiences sont corrigées 8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.3 RETENUES (CONTRACTUELLES, DÉFICIENCES, SPÉCIALES) A. Retenue contractuelle Ø Généralement, le contrat prévoit qu’une retenue de 10% sera effectuée sur chaque paiement Ø Cette retenue est généralement libérée progressivement au cours des travaux lorsque le professionnel a inspecté les travaux 20
8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.3 RETENUES (CONTRACTUELLES, DÉFICIENCES, SPÉCIALES) (SUITE) B. Retenue pour les déficiences Ø L’article 2111 C.c.Q. permet au propriétaire de retenir un montant suffisant à la fin des travaux pour permettre la correction de déficiences Ø Cette retenue est libérée lorsque les déficiences sont corrigées 8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.3 RETENUES (CONTRACTUELLES, DÉFICIENCES, SPÉCIALES) (SUITE) C. Retenue spéciale Ø Le propriétaire peut retenir sur le paiement une somme suffisante pour acquitter les créances des ouvriers et autres entrepreneurs pouvant faire valoir une hypothèque légale (article 2123 C.c.Q.) 21
8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.3 RETENUES (CONTRACTUELLES, DÉFICIENCES, SPÉCIALES) (SUITE) Ø Le paiement final sera effectué lors de la réception définitive des travaux 8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.4 REMISE DES DOCUMENTS DE FIN DE CHANTIER Ø Lettres de CSST, CCQ Ø Manuels d’opération Ø Lettres de garantie Ø Quittances Ø Autres documents prévus au contrat 22
8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.5 CAUTIONNEMENTS Ø Cautionnement d’exécution § Cette caution interviendra pour compléter les travaux dans le cas où un entrepreneur quitterait le chantier pour quelque raison que ce soit § Elle paiera pour faire exécuter les travaux ou les complétera elle- même 8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.6 DÉFICIENCES DE FIN DE PROJET CONSEILS: Ø Ne pas payer l’entrepreneur avant que les déficiences soient corrigées et que la municipalité ait obtenu tous les documents de fin de chantier prévus au contrat Ø Effectuer des retenues suffisantes Ø Faire un suivi serré Ø Photos et vidéos 23
8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.6 DÉFICIENCES DE FIN DE PROJET (SUITE) RISQUES: Ø Empêcher la réception de l’ouvrage, le paiement et l’achèvement du projet 8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.7 CONSEILS DIVERS Ø Délai pour réclamation contractuelle ou pénalité applicable et demande finale de paiement v. tableau Ø Délai contractuel ou légal pour réclamation légale v. tableau 24
8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.7 CONSEILS DIVERS (SUITE) Ø S’assurer de vérifier les dénonciations obtenues de l’entrepreneur et de la caution et s’assurer que toutes les quittances pertinentes ont été obtenues (faire un tableau de dénonciations) Ø Garanties Ø Règlement des sous-traitants (en suspens) 8. LA RÉCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX ET LA FIN DU CONTRAT (SUITE) 8.8 RISQUES Ø Perte de droits quant à une potentielle réclamation Ø Poursuite contre la municipalité Ø Inscription d’hypothèques légales de la construction 25
9. HYPOTHÈQUES LÉGALES DE LA CONSTRUCTION Ø On ne peut valablement greffer les biens de l’État ou des personnes morales de droit public qui sont affectées à l’utilité publique (article 916 C.c.Q.): « 916. Les biens s’acquièrent par contrat, par succession, par occupation, par prescription, par accession ou par tout autre mode prévu par la loi. Cependant, nul ne peut s’approprier par occupation, prescription ou accession les biens de l’État, sauf ceux que ce dernier a acquis par succession, vacance ou confiscation, tant qu’ils n’ont pas été confondus avec ses autres biens. Nul ne peut non plus s’approprier les biens des personnes morales de droit public qui sont affectés à l’utilité publique. » 9. HYPOTHÈQUES LÉGALES DE LA CONSTRUCTION (SUITE) Ø La notion d’utilité publique est interprétée largement par la jurisprudence de façon à assurer la protection des biens d’utilité publique § Maçonnerie Demers Inc. c. Agence Métropolitaine de Transport, 2004 CanLII 13344 (QC CA) Ø En ce sens, un bien est affecté à l’utilité publique lorsqu’il est utilisé directement par la population, lorsqu’il permet à une municipalité de remplir son rôle qui lui est dévolu par le gouvernement provincial en tant qu’administration locale; lorsqu’il est nécessaire pour permettre à une municipalité d’exercer ses pouvoirs et de remplir ses obligations § Association des résidents du Domaine-Ouellet inc. c. St-Élie-de-Caxton (Municipalité de), 2015 QCCS 2575 26
9. HYPOTHÈQUES LÉGALES DE LA CONSTRUCTION (SUITE) Ø Les biens des municipalités qui sont affectées à l’utilité publique font partie du domaine public. Toutefois, les biens qui ne sont pas accessibles au public ou qui ne leur sont pas d’une utilité immédiate sont pour leur part réputés faire partie du domaine privé de celle-ci § Association des locataires du Village olympique inc. (ALVO) c. Montréal (Ville de), 2012 QCCS 3864 Ø La distinction entre le domaine public et privé des corporations municipales fait en sorte que seulement certains biens appartenant aux corporations municipales sont insaisissables, et donc ne peuvent faire l’objet d’hypothèques légales; ces biens seront ceux qui appartiennent au domaine municipal public § Alier Excavation inc. c. Montréal (Communauté urbaine de), [1993] RDI 183 9. HYPOTHÈQUES LÉGALES DE LA CONSTRUCTION (SUITE) Ø À titre d’exemple, un entrepôt de sel et de sable appartenant à une municipalité ne peut faire l’objet d’une hypothèque légale de la construction puisque on peut relier cet entrepôt à l’entretien des rues et par le fait même à la fourniture d’un service municipal affecté à l’utilité publique § Bâtiments kalad'art inc. c. Construction D.R.M. inc., 2000 CanLII 20287 (QC CA) Ø Également, des réservoirs de stockage de carburant destinés à approvisionner le parc des véhicules d’une ville sont des accessoires nécessaires qui sont affectés à l’utilité publique et ne peuvent en conséquence faire l’objet d’une hypothèque légale § Pointe-Claire (Ville de) c. Service & construction Mobile ltée, 2010 QCCS 6201 27
10. LES GARANTIES LÉGALES ET CONTRACTUELLES PROTÉGEANT LES TRAVAUX Ø Les garanties légales « 2113 C.c.Q. Le client qui accepte sans réserve, conserve, néanmoins, ses recours contre l’entrepreneur aux cas de vices ou malfaçons non apparents. » « 2118 C.c.Q. À moins qu’ils ne puissent se dégager de leur responsabilité, l’entrepreneur, l’architecte et l’ingénieur qui ont, selon le cas, dirigé ou surveillé les travaux, et le sous-entrepreneur pour les travaux qu’il a exécutés, sont solidairement tenus de la perte de l’ouvrage qui survient dans les cinq ans qui suivent la fin des travaux, que la perte résulte d’un vice de conception, de construction ou de réalisation de l’ouvrage, ou, encore, d’un vice du sol. » « 2120 C.c.Q. L’entrepreneur, l’architecte et l’ingénieur pour les travaux qu’ils ont dirigés ou surveillés et, le cas échéant, le sous-entrepreneur pour les travaux qu’il a exécutés, sont tenus conjointement pendant un an de garantir l’ouvrage contre les malfaçons existantes au moment de la réception, ou découvertes dans l’année qui suit la réception. » Ø La garantie conventionnelle § Voir lettre de garanties prévues au contrat devant être remise par l’entrepreneur général CONCLUSIONS 28
Le meilleur argument 29
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