Les informations de base APB 2013
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Guide A
Les informations de base APB 2013
Dans ce document sont présentés quelques éléments importants d’Admission-Postbac (APB) à
destination des établissements d’origine des candidats, des établissements d’accueil en première
année de l’enseignement supérieur, des services académiques d’information et d’orientation (SAIO).
Il s’agit d’une introduction générale aux « guides du site de gestion » pour la session 2013. Un
paragraphe concernant la validation des candidatures est ajouté en A-6. Il est vivement
recommandé par ailleurs de lire les guides du candidat que l’on trouvera à partir du 2 décembre sur
le site public : www.admission-postbac.fr , les « informations générales » et les « fils infos ». Le SAIO
de votre académie est joignable par « nous contacter », en cas de besoin il transmettra votre
message à la maîtrise d’œuvre à l’INP de Toulouse ou à la maîtrise d’ouvrage (DGESIP).
Quelques modifications interviennent dans APB en 2013 :
Site des candidats
Grâce aux remontées Siècle, plus riches que les remontées BEA, la scolarité des classes de
première et terminale sont pré-renseignées pour les élèves de terminale. En cas d’erreurs
dans les scolarités remontées, les élèves devront s’adresser à leur établissement pour
correction.
Les candidats pourront modifier eux-mêmes leur civilité et leur second prénom
La validation d’une candidature par le candidat, opération irréversible, ne peut être réalisée
que si la partie électronique du dossier pour cette candidature a été complétée. Voir A6.
Visualisation des notes de la fiche pédagogique et de l’état des appréciations. La fiche elle-
même est consultable début juin.
Site de gestion établissements d’origine
Plus de remontées BEA par les services rectoraux. Les dossiers des élèves de terminale seront
initialisés par une remontée Siècle de l’établissement entre le 1er décembre et le 15 janvier.
Les élèves ne pourront pas s’inscrire sur APB si la remontée n’a pas été effectuée.
Poursuite de la remontée des notes des élèves de terminales y compris pour les terminales
professionnelles sur la base du volontariat.
L’onglet « Mon compte » est renommé « Comptes », l’onglet « Utilisateurs » du compte
administrateur devient une rubrique « gestion des utilisateurs » de l’onglet « Comptes »
Les onglets et rubriques seront grisés lorsqu’ils ne sont pas encore actifs.
Site de gestion établissements d’accueil
Paramétrage à vérifier, corriger éventuellement et valider obligatoirement pour chaque
formation au plus tard le 30 novembre.
Les Universités et IUT possédant plusieurs sites ont pu demander de regrouper l’ensemble de
leurs sites sur un seul compte avec un seul administrateur. Les utilisateurs ont été transférés
sur ce compte avec leurs droits respectifs.
Les regroupements de composantes n’ont aucune incidence sur la recherche de formation,
chaque formation continuera d’apparaître associée à la composante locale.
La notion de Banque a été introduite en complément des concours communs pour les écoles
organisées en réseau.
L’onglet « Mon compte » est renommé « Comptes », l’onglet « Utilisateurs » du compte
administrateur devient une rubrique « gestion des utilisateurs » de l’onglet « Comptes ».
L’onglet « Formations » est renommé « Paramétrage », l’onglet « Etablissement » devient
une rubrique de « Paramétrage ».
Les onglets et rubriques seront grisés lorsqu’ils ne sont pas encore actifs.
La validation d’une candidature par le candidat ne peut être réalisée que si la partie
électronique du dossier pour cette candidature, y compris les notes du 2eme trimestre de
terminale si elles sont demandées, a été complétée. Voir A6.
31/10/20122 Vous trouverez dans les pages suivantes : A-1 Portail national Admission Post Bac................................................................................................ 3 A-2 La charte de la procédure Admission Post Bac ............................................................................... 5 A-3 Le calendrier APB 2013 ................................................................................................................... 7 A-4 Dématérialisation des dossiers ....................................................................................................... 9 A-5 L’apprentissage dans APB ............................................................................................................. 11 A-6 Validation des candidatures par le candidat.................................................................................. 13 31/10/2012
3 A-1 Portail national Admission Post Bac Le site Depuis 2009 le portail www.admission-postbac.fr (APB) regroupe une très grande partie des formations d’enseignement supérieur (BTS, IUT, CPGE, Licences, Ecoles d’ingénieurs, …) des 30 académies. Destiné en priorité aux élèves de terminale, ce site est également utilisé pour des réorientations et par des élèves suivant des études à l’étranger pour l’entrée en première année dans l’enseignement supérieur en France. Le site a enregistré en 2012 plus de 19 millions de connexions. Il a vocation à rassembler l’ensemble de l’offre de formation. La maîtrise d’ouvrage est assurée par la Direction Générale pour l’Enseignement Supérieur et l’Insertion Professionnelle (DGESIP) pour le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESR). La maîtrise d’œuvre est assurée par l’Institut National Polytechnique de Toulouse (INP). Le site de gestion (gestion.admission-postbac.fr) permet aux établissements d’effectuer le paramétrage, le suivi et la gestion des candidatures pour leurs formations. Le dossier unique Le dossier unique est constitué sur Internet par les élèves entre le 20 janvier et le 20 mars. Ce dossier comporte l’identité, les coordonnées, le cursus scolaire des 5 dernières années du candidat. Une adresse électronique est exigée et contrôlée au cours du processus de création du dossier. Un numéro de dossier et un code confidentiel sont fournis au candidat pour s’identifier lors des connexions ultérieures. Le dossier unique peut être complété en fonction des besoins des formations par des notes et appréciations, lettre de motivation, questionnaire … sous forme électronique ou sur support téléchargeable par le candidat. Les professeurs de terminale et les chefs d’établissements sont invités à fournir chacun une appréciation sur leurs élèves sous forme électronique. Les vœux Chaque élève sélectionne les formations qui l’intéressent parmi les 10 000 formations offertes dans APB. Il dispose pour cela d’un module de recherche de formation comportant différents critères de sélection. L’élève doit interclasser ces vœux. L’ordre des vœux peut être modifié jusqu’à fin mai. L’ordre des vœux n’est pas connu des formations. Ce classement des vœux est un élément extrêmement important dans APB car on s’efforcera systématiquement, lors des phases d’affectation, d’offrir son premier vœu au candidat si son rang de classement (pour les formations sélectives) le permet. Le classement des candidats En avril-mai les formations sélectives établissent le classement de leurs candidats sans connaître la liste des vœux. Pour établir ce classement les formations utilisent, en fonction des règles propres à la formation, les éléments du dossier, des épreuves et/ou un entretien. APB met à leur disposition un module d’aide à la décision permettant de prendre en compte les notes du dossier et /ou les notes données par les recruteurs pour le dossier, les épreuves ou l’entretien. Ces différentes notes sont affectées de coefficients fixés par le responsable de la formation et permettent d’établir un classement à valider par le jury. Pour les entretiens un module de prise de rendez-vous est disponible dans APB. Le classement des candidats doit être disponible dans APB pour le 30 mai. Le résultat ne doit pas être communiqué aux candidats par la formation. 31/10/2012
4 Les affectations Chaque formation, ayant fourni préalablement le nombre de places à pourvoir, fixe le nombre d’élèves à appeler. En utilisant le nombre d’élèves à appeler, les vœux du candidat et les classements réalisés par les établissements ou un tri aléatoire des candidats pour les licences à capacité insuffisante, APB recherche quelle est la meilleure proposition possible pour chacun des candidats. Pendant une semaine, les établissements peuvent ajuster leur nombre d’élèves à appeler, une simulation d’affectation étant réalisée chaque nuit pour tous les candidats; seules les formations prennent connaissance des résultats de ces simulations pour affiner la donnée « nombre d’élèves à appeler ». Le 13 juin à 14h les affectations sont disponibles pour les élèves sur le site, une seule proposition pour chaque élève (la meilleure possible dans sa liste de vœux). Les admissions Chaque élève doit répondre si une proposition lui est faite. Il peut répondre qu’il accepte définitivement cette proposition, dans ce cas il prend connaissance du message laissé à son intention par cette formation lui indiquant comment il devra procéder pour son inscription administrative. Si ce n’est pas le premier vœu du candidat, il pourra répondre « oui mais » : il accepte la proposition mais, si lors d’une phase ultérieure il peut progresser dans sa liste de vœux, il perdra cette affectation au bénéfice d’une formation mieux placée dans sa liste de vœux. Trois phases d’admission sont utilisées, lors de la troisième phase, les résultats du baccalauréat étant connus, les élèves n’ayant pas obtenu le baccalauréat sont retirés des listes des formations pour lesquelles l’obtention du baccalauréat est nécessaire. Les places ainsi libérées sont alors réaffectées en fonction du nombre d’élèves à appeler et des vœux des candidats. Les inscriptions administratives A la suite des affectations et des réponses des candidats, les formations ont la possibilité d’alimenter leur système d’information avec les données concernant les candidats qui leur sont affectés. Ceci simplifie la tâche d’inscription dans l’établissement en évitant la saisie des informations déjà disponibles dans APB. Pour les universités utilisant Apogée des outils de mise à jour ont été créés en partenariat avec l’AMUE. Pour les lycées des fichiers sont récupérés par les services académiques pour alimenter Siècle. Les présents à la rentrée Il est demandé aux établissements d’accueil de saisir dans APB les présents à la rentrée. Pour éviter cette tâche fastidieuse, des contacts ont été pris avec l’AMUE pour les Universités d’une part et avec le responsable de Siècle pour les lycées d’autre part afin d’envisager un déversement automatique de cette information du système informatique de gestion des établissements vers la base de données APB. Cette fonctionnalité est disponible sous forme de web-services pour les universités travaillant sous Apogée. 31/10/2012
5 A-2 La charte de la procédure Admission Post Bac La procédure Admission-Postbac (www.admission-postbac.fr ) a pour objet d’aider tout jeune qui souhaite s’inscrire dans l’enseignement supérieur. Le dossier unique pour l’accès aux différentes filières (licences, diplômes universitaires de technologie, brevets de technicien supérieur, classes préparatoires aux grandes écoles, écoles supérieures recrutant après le baccalauréat, …) est fondé sur le respect de plusieurs principes : 1 – une information identique pour tous : les formations proposées comportent une brève présentation, avec un renvoi sur le site des établissements concernés, qu’ils s’agissent d’établissements publics, privés sous contrat, privés reconnus par l’Etat ou relevant d’un autre régime et agréés par le portail. Ces sites décrivent de façon détaillée chacune des formations et mettent en valeur le projet pédagogique correspondant. 2 – l’entière liberté du candidat dans l’expression de ses vœux : le candidat est pleinement maître de ses choix ainsi que du classement de ses vœux par ordre de préférence qu’il détermine en fonction de ses projets et de ses aptitudes. Ces choix interviennent à l’issue d’une phase d’orientation au cours de laquelle l’élève a pu bénéficier d’informations et de conseils tant au sein de son établissement d’origine que de la part des établissements d’accueil. Ce dialogue ne peut en aucun cas prendre la forme de pressions ou d’une pré-sélection. 3 – la confidentialité du classement des voeux qui appartient au candidat. 4 – l’équité de traitement des vœux, dans le but de donner satisfaction au vœu de meilleur rang possible au sein du classement effectué par le candidat. 5 – un pilotage collectif du portail : celui-ci est assuré par un comité de pilotage placé sous la présidence et l’autorité du directeur général de l’enseignement supérieur et au sein duquel les différentes filières de formation et les différents types d’établissements sont représentés. Une coordination est par ailleurs assurée au niveau académique autour du recteur, chancelier des universités, avec l’ensemble des partenaires. Les établissements participant à la procédure Admission-Postbac adhèrent aux principes rappelés ci- dessus et respectent les règles de fonctionnement du portail, en particulier le calendrier des différentes opérations : recensement des formations, recueil des vœux, constitution des dossiers, traitement des candidatures, phases d’admission et procédure complémentaire. 31/10/2012
6
Conformément aux principes rappelés ci-dessus,
Chaque établissement d’origine :
- veille à donner toutes les informations nécessaires aux élèves de classe de terminale avant la
date du début de recensement des vœux. Ces informations pratiques et pédagogiques
permettent aux élèves de procéder à leur inscription sur le portail en toute connaissance de
cause. L’établissement leur rappelle notamment qu’ils sont tenus de classer leurs vœux par
ordre de préférence et que toutes les formations, sans exception, peuvent être interclassées
entre elles ;
- ne doit pas demander aux élèves la communication de l’ordre de leurs vœux.
Chaque établissement d’accueil :
- ne doit pas demander aux candidats l’ordre de classement de leurs vœux, ni à plus forte
raison conditionner une admission au fait que le vœu correspondant soit placé en tête ;
- ne procède pas à des admissions parallèles dans les formations qui recrutent par la
procédure ;
- ne demande pas aux candidats d’autres éléments de dossiers que ceux qui sont définis et
affichés dans la procédure pour la formation considérée;
- veille à ce que l’usage des coordonnées des candidats transmises aux formations procédant à
des entretiens et/ou à des épreuves de sélection soit exclusivement limité à ces fins ;
- ne demande pas à un candidat appelé mais encore en attente d’une autre réponse (oui mais)
qu’il anticipe son choix définitif, y compris pour l’internat en classes préparatoires ;
- ne prononce pas d’admissions avant les phases d’admission prévues dans le calendrier
d’Admission-Postbac ni ne réclame d’acompte sur les éventuels frais de scolarité à venir
(établissements privés et formations d’ingénieurs) avant que le candidat ait répondu oui
définitif dans le portail ;
- garantit une place à tout élève ayant répondu oui définitif ou oui mais.
Par son « clic », le chef d’établissement signifie qu’il a
pris connaissance de la charte, qu’il y adhère et qu’il
veillera à ce qu’elle soit respectée dans son
établissement.
31/10/20127
A-3 Le calendrier APB 2013
Mise à jour des données sur les formations par les établissements d’accueil :
Du vendredi 2 novembre au vendredi 30 novembre
Ouverture pour les candidats du site d’information version 2013 :
Le lundi 3 décembre
Remontée des données Siècle par les établissements d’origine vers APB :
Début décembre et obligatoirement avant le 15 janvier
Remontée des notes et appréciations du premier trimestre de terminale par les établissements
volontaires
Dans les jours qui suivent les conseils de classes du 1er trimestre de terminale et avant le
er
1 février
Formulation des vœux par les candidats :
Du dimanche 20 janvier au mercredi 20 mars
Phase d’orientation active :
A partir du 20 janvier
Saisie en ligne des notes et appréciations par les enseignants et proviseurs :
Du vendredi 1er mars au mardi 2 avril (recommandé après le 21 mars)
Remontée des notes du 2eme trimestre et mise à disposition des bulletins aux élèves :
Au plus tard le 28 mars
Date limite de modification des dossiers (saisie de notes, lettres de motivation, …), de validation et
d’impression des fiches de vœu :
Le mardi 2 avril
Envoi des dossiers-papier, par les candidats, au plus tard :
Le mardi 2 avril
Saisie des capacités par les établissements d’accueil
Du 2 avril au 30 avril
Récupération des listes des candidats inscrits (pour les Commissions d’admission) :
A partir du jeudi 4 avril
Congés de printemps :
Du 15 avril au 12 mai
Date limite de pointage des dossiers reçus par les établissements destinataires :
Le lundi 6 mai
Consultation, par les candidats, de la réception par les établissements destinataires de leur(s)
dossier(s) de candidature :
Du mardi 7 mai au jeudi 9 mai
(L’information est donnée avant cette date pour les saisies déjà effectuées par les établissements)
31/10/20128
Saisie du nombre de places à pourvoir :
A partir du 16 mai
Date limite de retour des classements par les commissions d’admission :
Le jeudi 30 mai
Classement des vœux des candidats :
Du dimanche 20 janvier au vendredi 31 mai.
Phases d’admission :
- Première phase : jeudi 13 juin 14h (simulations du 4 au 11 juin midi)
Réponse des candidats avant le 18 juin 14h
Démission des candidats sans réponse le 20 juin 14h
- Deuxième phase : jeudi 27 juin 14h (simulations du 21 au 25 juin midi)
Réponse des candidats avant le 2 juillet 14h
Démission des candidats sans réponse le 4 juillet 14h
- Troisième phase : dimanche 14 Juillet 14h (simulations du 9 au 12 juillet midi)
Réponse des candidats avant le 19 juillet 14h
Démission des candidats sans réponse le 22 juillet14h
Début des vœux de la procédure d’admission complémentaire :
Le vendredi 28 juin 14h
Saisie des inscriptions administratives :
Lors de l’inscription administrative des élèves.
Fin de la procédure complémentaire et de la gestion des listes d’attente :
Le 15 septembre
Jusqu’au 31 août le délai de réponse est d’une semaine. A partir du 1er septembre le délai de réponse
est de 24 heures.
Pour l’académie de la Réunion, le délai de réponse passe à 24 heures dès le 16 août.
Saisie des présents à la rentrée :
Dans la semaine suivant la rentrée
Préparation de la session 2014 :
Remontée Siècle des élèves scolarisés en première en 2012-2013 :
A partir du 15 mai
Remontée des notes des élèves de première
Après la remontée Siècle (à partir du 15 mai)
31/10/20129 A-4 Dématérialisation des dossiers La fiche pédagogique Le comité de pilotage dans sa séance du 1er juillet 2009 a adopté le principe de la dématérialisation de la fiche pédagogique pour toutes les formations. Ceci constitue une simplification importante pour les établissements d’origine qui n’ont plus à imprimer ces fiches au fur et à mesure de la validation des vœux par leurs élèves. Cette dématérialisation ne modifie en rien le contenu de la fiche pédagogique, les professeurs de terminale sont toujours amenés à donner une appréciation et les avis de poursuite d’études pourront toujours être modulés en fonction de la formation demandée. Pour les formations sélectives, les établissements d’accueil pourront consulter la fiche pédagogique à l’écran dans le dossier du candidat ou imprimer les fiches pédagogiques de façon groupée suivant des critères qu’ils sélectionneront. Les candidats auront accès aux fiches pédagogiques les concernant début juin après le classement de leurs dossiers par les établissements d’accueil. Autres pièces du dossier Les formations d’accueil peuvent décider, à travers le paramétrage de leurs formations, pour les dossiers des élèves de terminale (générale, technologique et professionnelle), de ne pas demander l’envoi de documents papier. Pour les candidats, c’est une simplification importante, une diminution du coût en évitant l’envoi postal et la garantie que son dossier est bien parvenu à chacune des formations demandées à partir du moment où son dossier est complet et validé. En remplacement des copies des bulletins trimestriels, si l’établissement d’origine du candidat n’effectue pas la remontée informatique de ces bulletins, le candidat sera invité à saisir lui-même notes et appréciations, des contrôles à postériori pourront être effectués par les établissements d’accueil lors de l’inscription administrative. Dans le dossier du candidat on pourra voir si les notes et appréciations ont été saisies par l’élève ou remontées informatiquement. Pour les autres pièces : CV, lettre de motivation, autre document, les établissements pourront préciser ce qu’ils attendent du candidat lors de la saisie en ligne pour chacun de ces documents dématérialisés. Pour les établissements d’origine, afin de les aider dans leur action importante de suivi de leurs élèves, les listes de candidatures par classe comporteront l’information de dossier dématérialisé ou non. Toutes les formations ne sont pas en mesure de proposer la dématérialisation des dossiers, certaines formations artistiques, par exemple, demandent des éléments de réalisations des candidats. Traitement des dossiers, module d’aide à la décision Le traitement des dossiers dématérialisés peut évidemment être effectué par des échanges par fichiers. Cependant, pour faciliter le traitement, le module d’aide à la décision développé en 2009 est mis à disposition de toutes les formations (voir le guide « traitement des dossiers »). Remontée des notes et appréciations Dans la mesure où beaucoup de formations sélectives utilisent les notes de première et terminale dans leur processus de sélection, il est important que ces établissements puissent disposer d’informations numériques fiables, que les dossiers soient dématérialisés ou non. Suite aux 31/10/2012
10 expériences menées depuis 2009, un nouveau cahier des charges a été rédigé et envoyé aux éditeurs de logiciels de saisie de notes et appréciations pour les bulletins trimestriels dans les lycées. Des recommandations ont également été rédigées à destination des établissements d’origine. Ces documents sont disponibles dans « Informations générales ». La liste complète des éditeurs contactés figure dans « informations générales » à « suivi des éditeurs ». Cette liste est mise à jour régulièrement en fonction des nouvelles certifications. Il ressort d’une enquête réalisée en 2011 que la remontée des notes est d’autant plus facile que les recommandations formulées par APB en juin sont appliquées par les lycées. Tous les lycées utilisant un logiciel certifié peuvent indiquer, dans le paramétrage établissement d’origine, leur participation à la remontée des notes et appréciations de première et terminale. C’est une simplification extrêmement importante pour leurs élèves de terminale générale, technologique ou professionnelle qui n’auront plus de saisie de notes et appréciations à effectuer, c’est une simplification également pour leurs professeurs de Terminale qui n’auront plus à saisir les notes lors de la saisie des appréciations en ligne pour APB. 31/10/2012
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A-5 L’apprentissage dans APB
De nombreuses formations proposent aux candidats de suivre une ou plusieurs de leurs formations
par la voie de l’apprentissage, nous utiliserons ici les termes formation à temps plein et formation
par apprentissage pour les distinguer. La gestion des admissions en apprentissage pose des
problèmes spécifiques. Cependant, compte tenu du nombre d’élèves concernés et du recoupement
des candidatures avec des formations à temps plein, il parait nécessaire de permettre leur gestion au
sein d’APB. APB n’apporte pas de solution miracle aux problèmes spécifiques mais n’apporte pas non
plus de contrainte supplémentaire par rapport à une gestion hors APB. L’introduction dans APB de
ces formations permet au moins de connaître les vœux réels des candidats.
Deux problèmes principaux se posent pour la gestion de ces formations :
• L’admission dans une formation en apprentissage nécessite que le candidat ait signé un
contrat avec une entreprise, ces contrats peuvent difficilement être signés avant les phases
d’admission définies dans le calendrier de la procédure Admission Post-Bac. Il est donc
nécessaire de permettre une gestion de ces candidatures au delà du calendrier classique.
• Un candidat à une formation en apprentissage l’est en général également en formation
initiale, mais les candidats ne donnent pas la même priorité dans leur liste de vœux à une
même formation selon qu’elle soit ou non avec apprentissage.
Pour le candidat, une formation par apprentissage donne lieu à un vœu et à un dossier propre
comme une formation à temps plein.
Deux possibilités (notées 1 et 2 ci-après) sont offertes aux établissements d’accueil pour gérer
l’admission dans les formations en apprentissage au sein d’APB.
1. Une formation par apprentissage n’est proposée à un candidat qu’après obtention du
contrat de travail. En attendant ce contrat, le candidat est affecté, si possible, à une
formation à temps plein classique. La formule 1-a correspond parfaitement à la
réglementation en invitant tous les candidats à rechercher un contrat d’apprentissage avec
un employeur. La formule 1-b pousse seulement certains candidats à rechercher un tel
contrat ; cependant tout candidat, même « refusé » qui se présente avec un contrat doit être
pris dans la limite des places disponibles.
a. Pas d’examen de dossiers, ni de classement des candidats. Tous les candidats à la
formation seront « en attente de contrat ». L’établissement enregistre les contrats
au fil de l’eau. Les propositions sont faites aux candidats dont le contrat a été
enregistré, lors de la phase d’admission suivante ou immédiatement à partir du 15
juillet avec envoi de mail au candidat dans ce dernier cas.
b. Examen préalable des dossiers et classement des candidats. Dans les données
d’appel, l’établissement devra saisir le rang maximum des candidats auxquels sera
affiché « en attente de contrat ». Les candidats au-delà de ce rang seront « en
attente » et les candidats non classés « refusé par l’établissement ». L’établissement
enregistre les contrats au fil de l’eau. Les propositions sont faites aux candidats dont
le contrat a été enregistré quelque soit leur classement, lors de la phase d’admission
suivante ou immédiatement à partir du 15 juillet avec envoi de mail au candidat dans
ce dernier cas.
2. La formation en apprentissage est proposée avant la fourniture d’un contrat de travail
parce que l’établissement s’engage à faire en sorte que l’étudiant obtienne un contrat de
31/10/201212
travail, ou, en cas d’échec dans la recherche d’un contrat, à l’accueillir en formation à temps
plein classique. Les phases d’admission fonctionnent sur le même principe que pour les
formations sélectives classiques avec examen des dossiers, classement des candidats et
saisie d’un nombre de candidats à appeler. Les élèves appelés sont proposés pour
l’admission dans cette formation ; tous les vœux situés derrière disparaissent.
Dans le cas 1-a et b, lors de la troisième et dernière phase de proposition d’admission, les candidats
« en attente de contrat » sur une formation en apprentissage pourront continuer à répondre « Oui
mais » sur la formation proposée jusqu’à début septembre. A la rentrée, ce candidat sans contrat de
travail devra rejoindre la formation à laquelle il est affecté. Il gèrera ensuite son départ vers une
formation en apprentissage avec l’établissement (hors APB).
Après la fin des phases d’admission, des candidats peuvent obtenir un contrat dans le cadre de
l’apprentissage. Après enregistrement dans APB du contrat d’apprentissage, le candidat concerné
recevra un e-mail lui indiquant qu’il doit se connecter au site Admission Post-Bac pour répondre à la
proposition qui lui est faite. Si ce candidat était admis dans une formation, l’établissement concerné
pourra alors appeler un nouveau candidat, soit par le rappel fin de liste, si la liste des classés n’est
pas épuisée, soit par le biais de la procédure complémentaire.
Exemple
Liste ordonnée de vœux d’un candidat de Lille:
1 - I.U.T G.M.P Valenciennes par apprentissage
2 - I.U.T G.M.P Lille (cette formation n’est pas offerte en apprentissage à Lille)
3 - I.U.T G.M.P Valenciennes (Formation initiale)
Supposons que ce candidat soit classé en très bonne position sur ses vœux 2 et 3.
1. Hypothèse 1, le vœu G.M.P Valenciennes par apprentissage est géré suivant le mode 1, le
candidat n’a pas de contrat le 13 juin.
Le 13 juin pour le vœu 1 le candidat voit « en attente de contrat », il lui est proposé son vœu
2 ; sur son vœu 3 il a la mention « démission car vœu 2 proposé ». Il doit répondre à la
proposition sur son vœu 2. Il répond logiquement « oui mais ».
Les 27 juin et 14 juillet il n’a toujours pas de contrat et il confirme chaque fois son « oui
mais ». Le 20 août il obtient un contrat auprès d’un employeur pour son vœu 1,
l’établissement saisi l’arrivée du contrat, le candidat se voit proposé son vœu 1 (il est
destinataire d’un e-mail), il est automatiquement démissionné de son vœu 2 (car vœu 1
proposé), il doit répondre à la proposition sur son vœu 1.
2. Hypothèse 2, le vœu G.M.P Valenciennes par apprentissage est géré suivant le mode 2,
l’établissement s’engage à le prendre et à lui trouver un contrat compte tenu de son
classement. Le vœu 1 est proposé sur APB au candidat, les vœux 2 et 3 portent alors la
mention « démission car vœu 1 proposé ».
Il a été précisé qu’il appartient aux Recteurs d’apprécier localement le bien-fondé d’entrer telle ou
telle formation par apprentissage dans APB. Autant le mode de gestion 1 ne pose pas de problème
de ce point de vue, autant l’engagement qui résulte du mode de gestion 2 doit être apprécié avec
soin par les services rectoraux.
31/10/201213
A-6 Validation des candidatures par le candidat
Rappel : la validation des candidatures a été introduite après deux ans de fonctionnement pour
éviter que des candidats n’impriment et envoient leur dossier puis retirent certaines de ces
candidatures pour les remplacer par d’autres pour contourner les règles de limitation du nombre de
candidatures. Ceci créait évidemment une incohérence lors de la remontée des classements.
Une candidature validée ne peut plus être retirée de la liste des candidatures en particulier pour
être remplacée par une autre candidature. En conséquence, lors de chaque validation par le
candidat, celui-ci doit confirmer qu’il a pris connaissance de l’aspect irréversible de la validation. Le
message correspondant doit être court et fort pour s’assurer qu’il est lu.
• La validation ne peut être réalisée que si la partie électronique du dossier pour cette candidature a
été complétée. Ceci concerne notamment, s’ils sont demandés par l’établissement d’accueil, la lettre
de motivation, le curriculum vitae, les bulletins de première et des deux premiers trimestres de
terminale, que ceux-ci soient saisis par le candidat ou remontés par l’établissement d’origine.
Les formations qui souhaitent que les candidats valident au plus vite leurs candidatures
pourront ne pas demander la saisie des bulletins du second trimestre de Terminale. Une question
spécifique, accessible à toutes les formations sera ajoutée (Souhaitez-vous la saisie des notes du
second trimestre par le candidat ?), et lorsque l'utilisateur cochera "Oui", un message s'affichera, lui
indiquant que les candidats de Terminale ne pourront valider les dossiers qu'à partir du moment où ils
auront saisi ce dernier bulletin, donc fin mars.
Les candidats qui bénéficient de la remontée automatique des notes, ne pourront valider
leurs candidatures qu'une fois que leur établissement d'origine aura effectué la remontée. Ils auront
avant validation un message leur indiquant de vérifier que la remontée des notes effectuée par
l'établissement est bien conforme aux bulletins qui sont en leur possession. Quatre jours avant la date
limite officielle de validation des candidatures, si certains établissements n'ont pas effectué leur
remontée de notes, la saisie sera ouverte aux candidats dudit lycée, afin de ne pas générer de stress à
l'approche de la date limite de validation.
Concernant la libre saisie des bulletins du supérieur, cette saisie sera obligatoirement
demandée pour tout candidat dont le dossier est dématérialisé (pour cette année, seulement sur
certaines écoles d'architecture ; pour les années à venir, la refonte des modules "pièces" et
"dématérialisation" permettra une remise à plat de ces saisies).
• La validation n’interdit pas la modification de certains éléments du dossier tels que le contenu de la
lettre de motivation, CV., Renseignements complémentaires, la réponse à certaines questions
spécifiques jusqu’à la date limite (le 2 avril en 2013). Si certains de ces éléments modifiables sont
imprimés sur la fiche de candidature, le candidat devra réimprimer la fiche s’il a effectué des
modifications. Cela permet d'une part de conserver l'équité de traitement entre les dossiers papier,
qui peuvent tout modifier jusqu'à l’envoi du dossier et les dossiers électroniques, d'autre part,
l'impression du dossier permet au candidat de vérifier ses saisies sur support papier et de corriger
ensuite si nécessaire.
• Le paiement en ligne doit être effectué avant validation de la candidature (avec remboursement si
nécessaire, en 2012, 35 sur 41 000 candidatures avaient été payées sans être validées, mais à priori
rien n'a été réclamé). La modification de type de paiement après validation est possible entre chèque
et virement. Pour passer de chèque ou virement à C.B, le candidat n'effectue pas un changement de
mode de paiement, mais paye directement en C.B, le mode de paiement n'est changé que si le
paiement est effectif, ainsi la règle paiement C.B réglé avant validation reste valable.
• Dans le cas des L1 avec conseil d’orientation (O.A.), la validation ne peut intervenir que si le projet
professionnel et les bulletins de première et du premier trimestre de terminale, s’ils sont demandés,
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ont été complétés par saisie du candidat ou par remontée des établissements suivant les cas. En effet
il serait anormal qu’une candidature donnant lieu à conseil d’orientation puisse être validée sans que
les éléments nécessaires à l’avis n’aient été fournis.
Les dossiers non validés sont examinés par les universités au même titre que les dossiers
validés. En cas de dossier non validé et d'avis défavorable, le candidat pourra ainsi supprimer la
candidature de sa liste.
Le type de demande d'avis pour un dossier validé ne peut être modifié par le candidat que
vers une demande d'avis sollicité.
• L’impression de la fiche de candidature ne peut intervenir qu’après validation de la candidature. La
liste et le détail des pièces à fournir sont consultables en ligne, sans validation préalable.
• La validation positionne l’état du dossier à « validé »
• Au lendemain de la date limite officielle de validation, l’état des dossiers des formations sélectives
non validées sera positionné à « non validé » pour ceux dont la date de validation n'a pas été
prolongée. Pour les formations qui auront prolongé la date limite de validation, la nouvelle date sera
affichée, jusqu'au dernier jour de celle-ci ; le candidat pourra valider le dossier jusqu'à cette nouvelle
date, puis imprimer et envoyer son dossier dans la foulée.
• Dans le cas d’éléments du dossier papier reçus, la validation ne peut pas être réalisée directement
par pointage. Il faudra que l'établissement demande au candidat de valider son dossier. Ce pointage
par l'établissement ne peut s'effectuer que pour des dossiers papiers, c'est à dire lorsque
l'établissement est en possession d'une partie du dossier papier, qui normalement doit être
incomplet, puisqu'il manque au moins la fiche de candidature. La validation ne peut s'effectuer que
dans la limite de la date de validation saisie par l'établissement.
• Pour les formations sélectives, le classement d’un candidat dont le dossier n’est pas validé ne sera
pas possible, quelque soit le mode de classement (en ligne, par fichier, via l’aide à la décision)
• Pour les formations non sélectives, une validation automatique sera réalisée au lendemain de la date
limite de validation donc le 3 avril en 2013.
Affichage dans le dossier du candidat :
• Avant validation
o jusqu’à la date limite : "Vous devez valider avant le …"
o Après la date limite : "non validée donc candidature non prise en compte"
• Après validation :
o Dossiers « papier » avant la date limite :
Si fiche de candidature non imprimée : "Dossier papier à imprimer et envoyer
avant le …."
Si fiche de candidature imprimée : "Dossier papier à envoyer avant le … si ce
n’est déjà fait".
o Dossiers « papier » après la date limite :
Si le dossier n’a pas été imprimé : "Vous auriez dû envoyer votre dossier
avant le …» On laisse tout de même le candidat imprimer le dossier, dans la
limite de la date de validation éventuellement redéfinie par l'établissement.
Si le dossier a été imprimé : "Pointage de réception des dossiers non effectué
par l’établissement (date limite le 6 mai)".
Après pointage : "Dossier reçu" ou « Dossier reçu incomplet »
o Dossier totalement électronique : "Validé. Dossier transmis à l’établissement".
Pointage des dossiers
Deux nouveaux état sont définis, "V" pour validé, "NV" pour non validé. Dans les fichiers,
aucune ligne pointage/classement ne reste à blanc à présent.
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Un dossier électronique ne peut être pointé, il est soit validé, soit non validé. Il peut être
ensuite classé ou pas.
Un dossier papier non validé ne peut être pointé. L'établissement devra le faire valider par le
candidat au préalable.
Un dossier papier non pointé ne peut être classé. L'établissement devra le pointer au
préalable.
On oblige donc les établissements à suivre le déroulé classique de traitement d'un dossier
pour les dossiers hors délais, à savoir :
. Pour un dossier électronique : Non validé => Validé => Classé ou non classé
. Pour un dossier papier : Non validé => Validé => Pointé => Classé ou non classé
Le pointage des dossiers doit être ouvert à partir du 20 février au plus tard.
Le pointage "Incomplet" n'est plus autorisé par fichier. L'établissement doit impérativement indiquer
une liste de pièces manquantes en ligne.
Dans les rubriques "classement en ligne" et "Aide à la décision", seuls les dossiers
électroniques validés et les dossiers papier pointés reçus ou incomplets apparaissent.
Dans les fichiers (paramétrables ou standards), l'ensemble des candidats figurent, y compris
les dossiers non validés qui sont identifiables par l'état "NV".
Dans la rubrique "Dossier candidat", tous les dossiers apparaissent, avec leur état, et des
boutons permettent d'effectuer les actions de mise à jour du dossier ("Pointer").
Les éléments électroniques propres à une candidature non validée peuvent être modifiés
jusqu'à la date de validation fixée par l'établissement. Cela permet d'assurer l'équité de traitement
avec un dossier papier envoyé hors délais par un candidat.
L'établissement peut demander, par mail envoyé par le site APB, des éléments papier
manquants pour une candidature électronique (par exemple dans le cas d'une candidature validée,
mais avec la lettre de motivation où le candidat aura indiqué "A remplir plus tard" et qu'il aura oublié
avant de valider).
Il faut afficher aux candidats dont le dossier est incomplet, la date de la dernière mise à jour
de la liste des pièces manquantes par l'établissement.
Pointage des fiches internat
Pour un dossier papier, le pointage du dossier papier fait office de pointage internat. Si des
éléments pour l'internat sont manquants, l'établissement l'indiquera dans la liste des pièces
manquantes en libre saisie.
Pour un dossier électronique, si la fiche internat est sous forme papier, il y aura pointage de
la fiche internat.
Pour une fiche internat électronique, il n'y a pas de pointage.
On ne permet pas aux établissements d'indiquer dans le paramétrage "Dossier pédagogique
papier" et "Fiche internat électronique".
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