Lignes directrices Fonds coopératif de marketing en tourisme - Mise à jour - avril 2019
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Fonds coopératif de marketing en
tourisme
Lignes directrices
Mise à jour – avril 2019Table des matières
Vocation du fonds .............................................................................................................................. 4
Suis-je admissible? ............................................................................................................................ 4
Quel montant puis-je demander?.................................................................................................. 6
Est-ce que mon projet ou mon activité de marketing est admissible au financement? 7
Publicité traditionnelle .................................................................................................................. 8
Publicité en ligne ............................................................................................................................ 8
Visites de familiarisation.............................................................................................................. 9
Salons pour les professionnels et les consommateurs, et réunions, congrès et
voyages de motivation approuvés pour le FCMT .............................................................. 10
Missions de vente menées par des organismes de marketing de destination.......... 11
Visites de représentants ............................................................................................................ 11
Possibilité de commandite offerte par un organisme de marketing de destination 12
Présentation de candidature .................................................................................................... 13
Présentation de la destination sur place une fois la candidature retenue .................. 14
Aperçu du processus ...................................................................................................................... 15
1. Présentation de la demande ................................................................................................ 15
2. Examen de la demande ......................................................................................................... 16
3. Conclusion d’une entente de financement ...................................................................... 16
4. Réalisation du projet ou de l’activité ................................................................................. 18
5. Rapport sur le projet ou l’activité ....................................................................................... 18
6. Financement final.................................................................................................................... 18
Annexe : Dépenses non recevables ........................................................................................... 20
Annexe : Publications imprimées approuvées pour le FCMT ............................................. 22
Annexe : Indemnités versées par le gouvernement du Yukon ........................................... 23
2Annexe : Salons pour les professionnels et les consommateurs, et réunions, congrès
et voyages de motivation (RCVM) approuvés pour le FCMT ............................................. 24
Annexe : Rapport du FCMT – Visite de familiarisation ......................................................... 25
Annexe : Rapport du FCMT – Salon ........................................................................................... 27
Annexe : Rapport du FCMT – Mission de vente ..................................................................... 29
Annexe : Rapport du FCMT – Visite de représentants ......................................................... 30
Annexe : Rapport du FCMT – Commandite ............................................................................. 32
Annexe : Rapport du FCMT – Présentation de candidature et de destination .............. 33
3Vocation du fonds
Le Fonds coopératif de marketing en tourisme (FCMT) vise à faciliter la promotion et le
marketing des expériences et services touristiques du Yukon auprès des éventuels
visiteurs venant de l’extérieur du territoire.
Le FCMT est conçu pour aider l’industrie touristique yukonnaise à rayonner sur la scène
nationale et internationale afin d’attirer les visiteurs et de renforcer l’identité touristique
du territoire.
Tous les projets et activités doivent cibler les visiteurs de l’extérieur du Yukon et
s’inscrire dans la vocation du fonds.
Destination Canada
Destination Canada fait la Tourisme Yukon (Nous!)
promotion du Canada à
l'international.
Tourisme Yukon fait connaître le
Yukon au reste du Canada et du
Vous!
Marchés : Australie, monde. Vous parlez de votre
Chine, France, expérience ou de nos
Marchés primaires : Canada,
Allemagne, Inde, Japon, services aux gens du
États-Unis, Europe
Mexique, Corée du Sud, Canada et d'ailleurs.
germanophone
Royaume-Uni et États-
Unis Marchés secondaires : Royaume-
Uni, Australie, Japon
En émergence : Pays-Bas,
France, Chine
À suivre : Corée du Sud, Mexique,
Brésil
Le FCMT verse un maximum de 700 000 $ par an (renouvelable au 1er avril). Il finance
environ 200 projets et activités chaque année.
Les demandes de financement se font concurrence. En général, le nombre de
demandes dépasse les ressources et il y a donc davantage de projets admissibles que
d’argent disponible. Le financement demandé doit se fonder sur des chiffres réalistes.
Suis-je admissible?
Les demandeurs admissibles doivent être inscrits aux Registres des entreprises du
Yukon et faire partie d’une des catégories suivantes :
1. Entreprises sises au Yukon et actives dans l’un des secteurs touristiques suivants :
4o Hébergement (p. ex. hôtels, gîtes, campings commerciaux de véhicules
récréatifs, etc.)
o Transport (p. ex. compagnies aériennes, entreprises de location de voitures,
visites guidées en fourgonnette, etc.)
o Création d’expériences pour les visiteurs (p. ex. visites guidées, expériences
culturelles, etc.)
2. Municipalités du Yukon et organismes de marketing faisant la promotion de leur
destination
3. Organismes non gouvernementaux et gouvernements autochtones du Yukon offrant
des services et des expériences touristiques
Si la demande est faite au nom d’une entreprise, cette dernière doit proposer des
produits immédiatement commercialisables ou être prête à faire affaire avec les
professionnels du voyage.
• Les entreprises ou organisations dont les produits sont immédiatement
commercialisables doivent :
o Fournir les coordonnées du propriétaire ou de l’exploitant (nom de la personne et
de l’entreprise, adresse postale, numéro de téléphone et adresse courriel).
o Détenir tous les permis et assurances applicables, et répondre à toutes les
exigences prévues par la loi. Par exemple : permis de tourisme en région
sauvage, Commission de la santé et de la sécurité au travail du Yukon, Registres
des entreprises du Yukon, etc.
o Avoir une adresse courriel et un numéro de téléphone valides à l’année. En cas
de fermeture saisonnière, fournir un service de réponse automatisée par boîte
vocale, de réponse téléphonique ou de réponse par courriel.
o Disposer de matériel promotionnel (p. ex. brochures, cartons d’information, site
Web, présence dans les médias sociaux).
o Toujours répondre dans un délai de 24 à 48 heures aux demandes d’information
et dans un délai de 24 heures aux demandes de réservation pendant la saison
touristique.
o Afficher leurs prix et leurs politiques de réservation, de paiement et d’annulation.
5• Les entreprises et organisations prêtes à faire affaire avec les professionnels du
voyage doivent avoir des produits immédiatement commercialisables, en plus de
satisfaire aux critères suivants :
o Proposer depuis au moins un an des produits immédiatement commercialisables,
ou exploiter avec succès une entreprise de tourisme qui collabore avec les
professionnels du voyage 1.
o Offrir des tarifs de gros (nets ou commissionnables) à l’industrie du voyage
pendant toute la période négociée, offrir ces tarifs au moins un an avant la saison
des ventes, et les garantir pendant toute cette saison.
o Répondre dans les 24 heures aux demandes d’information, de réservation et
d’annulation provenant de professionnels du voyage, et ce, à l’année.
o Avoir des politiques de réservation, de paiement et d’annulation adaptées à
l’industrie du voyage, de même qu’aux groupes et aux voyageurs indépendants.
o En cas de participation à une visite de familiarisation menée par un organisme de
marketing de destination (OMD), être prête à réaliser des investissements
communs ou à offrir un tarif réduit (préférentiel) aux professionnels du voyage.
o Fournir des fichiers d’images ou de média enrichi dans le format demandé par
l’OMD ou le voyagiste réceptif à des fins de marketing, ainsi que des descriptions
de produits et des fiches d’information à jour.
Conflit d’intérêts
La clause sur le conflit d’intérêts de l’entente de financement et la politique du
gouvernement du Yukon en matière de conflit d’intérêts régissent l’évaluation et
l’administration du processus de financement.
Quel montant puis-je demander?
Le financement maximal est de 35 000 $ par exercice pour les entreprises (personne
morale), municipalités, organismes non gouvernementaux et gouvernementaux
1
Les professionnels du voyage comprennent les voyagistes, voyagistes réceptifs, grossistes en voyage et
agents de voyages.
6autochtones. Pour les organismes de marketing de destination (OMD), le maximum est de 105 000 $ par exercice. Vous pouvez demander un financement pour, au plus, 50 % des dépenses admissibles du projet ou de l’activité. Vous (comme personne morale) devez financer le reste du budget. Le financement versé par le gouvernement du Yukon, y compris les ententes de paiement de transfert, ne peut pas être utilisé comme capital. Entente de financement et rapport Le fonds est administré conformément au Manuel d’administration financière du gouvernement du Yukon. Si vous ne produisez aucun rapport avant la date prévue dans le calendrier de l’entente de financement, vous devrez rembourser une partie des fonds au gouvernement du Yukon. Vous devez conserver pendant un an les reçus de paiement des dépenses relatives au projet ou à l’activité et les présenter à l’administrateur du Fonds le cas échéant. Chaque année, le ministère du Tourisme et de la Culture publiera sur le site Web du gouvernement un rapport de fin d’exercice présentant les bénéficiaires du Fonds coopératif de marketing en tourisme. Est-ce que mon projet ou mon activité de marketing est admissible au financement? Les sections suivantes décrivent les types de projets et d’activités admissibles, ainsi que les critères d’admissibilité, les dépenses recevables et les exigences de production de rapport. Pour chaque projet ou activité, vous devez présenter la destination ou l’expérience et les services offerts aux visiteurs. Les dépenses non recevables sont listées en annexe. Si vous désirez entreprendre un projet ou une activité qui ne figure pas dans la liste, vous pouvez présenter votre idée à l’administrateur du Fonds en lui écrivant à l’adresse tcmf@gov.yk.ca ou en lui téléphonant au 867-393-7133. 7
Publicité traditionnelle Description : Placement publicitaire hors Yukon ciblant les visiteurs. Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables. Dépenses recevables : • Publicité imprimée dans les magazines, journaux nationaux et guides de voyage distribués régulièrement et à grande échelle à l’extérieur du Yukon. • Publications figurant sur la liste actuelle des publications imprimées approuvées (voir l’annexe). Pour faire approuver des publications qui ne sont pas sur la liste, le demandeur doit en faire la demande par écrit auprès de l’administrateur du Fonds. • Publicités extérieures (panneaux publicitaires, lieux de transit, etc.) dans les marchés primaires, secondaires ou en émergence de Tourisme Yukon. Vous devez joindre à votre demande la trousse publicitaire du fournisseur de services médiatiques, comprenant notamment la feuille de tarifs, le profil de l’audience et les détails sur l’efficacité de la publicité. • Les publicités radio ou télédiffusées se limitent aux stations de l’extérieur du territoire dans les marchés primaires, secondaires ou en émergence de Tourisme Yukon. Vous devez joindre à votre demande la trousse publicitaire du fournisseur de services médiatiques, comprenant notamment la feuille de tarifs, le profil de l’audience et les détails sur la diffusion. Exigences de production de rapport : • Publicité imprimée : reçus détaillés et pages justificatives montrant la publicité. • Publicités extérieures : reçus détaillés et photos de votre publicité une fois installée sur place. • Publicités radio et télédiffusées : reçus détaillés, texte de la publicité et horaire de diffusion. Publicité en ligne Description : Placement publicitaire en ligne ciblant les éventuels visiteurs. Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables. Dépenses recevables : • Paiement des mots de la publicité selon le coût réel par clic. • Placement de bannières publicitaires, de publicités mobiles, de publicités reciblées et de publicités commanditées. • Publicités ciblées pour les médias sociaux (p. ex. Facebook, Instagram, etc.) visant les visiteurs éventuels du Yukon. • Inscription aux annuaires en ligne de services aux visiteurs (p. ex. GîtesCanada, guide Good Sam, etc.). Exigences de production de rapport : 8
• Reçus détaillés. • Données sur l’efficacité de la publicité ou de l’inscription dans l’annuaire (p. ex. résumé de la publicité sur Facebook, etc.). • Copie imprimée ou capture d’écran horodatée de la publicité ou de l’inscription dans l’annuaire. Visites de familiarisation Description : Visite subventionnée, organisée pour les médias du voyage, les professionnels de l’industrie ou d’autres influenceurs, pour leur présenter vos expériences ou installations touristiques, nouvelles ou améliorées. Sont toutefois exclues les visites de familiarisation financées en tout ou en partie par le ministère du Tourisme et de la Culture, Destination Canada ou tout autre organisme gouvernemental. Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables afin de pouvoir organiser une visite de familiarisation pour les médias, et être prêt à accueillir les professionnels du voyage pour une visite de familiarisation. • Les dépenses liées à la visite de familiarisation doivent être raisonnables et représentatives (p. ex. si vous proposez des randonnées en vélo de montagne, vous ne pouvez réclamer des dépenses d’hébergement dans une pourvoirie accessible par avion). • Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis pour chaque visite de familiarisation pour les médias, contre un seul participant par visite de familiarisation pour les professionnels du voyage. Pour faire approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit contacter par écrit l’administrateur du Fonds au moins un mois avant la date de la visite. Dépenses recevables : • Frais de transport, d’hébergement et de location d’équipement des tiers. Nota : Le transport, l’hébergement, la location d’équipement et les repas ne sont pas des dépenses admissibles si vous les fournissez. • Repas payés pendant la visite de familiarisation (les boissons alcoolisées sont exclues). Nota : Les frais de repas seront remboursés en fonction du coût réel ou de l’indemnité actuelle du gouvernement du Yukon (voir l’annexe), selon le moindre des deux montants. Exigences de production de rapport : • Remplir le rapport du FCMT sur la visite de familiarisation et fournir toute documentation additionnelle requise (voir l’annexe). 9
Salons pour les professionnels et les consommateurs, et réunions,
congrès et voyages de motivation approuvés pour le FCMT
Description : Événements visant à présenter des expériences ou services touristiques aux
visiteurs potentiels, à l’industrie du voyage ou aux organisateurs de réunions, congrès et
voyages de motivation (RCVM).
Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables
permettant de participer à un salon pour les consommateurs; être prêt à faire affaire avec
l’industrie du voyage afin de participer à un salon pour les professionnels ou les
organisateurs de RCVM.
• Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis. Pour faire
approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit contacter
par écrit l’administrateur du Fonds au moins un mois avant la date du salon.
• Une personne doit assister au salon (il peut s’agir de vous, d’un employé ou d’un
représentant désigné).
• Le salon doit figurer sur la liste actuelle des événements approuvés (voir l’annexe). Si ce
n’est pas le cas, vous pouvez en demander l’approbation par écrit auprès de
l’administrateur du Fonds au moins un mois avant la date du salon.
• Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant l’événement.
Dépenses recevables :
• Transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) pour participer à l’événement,
jusqu’à un maximum correspondant soit au coût d’un billet d’avion en classe
économique acheté à l’avance, soit à l’indemnité de kilométrage actuelle versée par le
gouvernement du Yukon pour l’utilisation d’un véhicule personnel (voir l’annexe) entre
Whitehorse et le lieu de l’événement, selon le moindre des deux montants.
• Hébergement dans une chambre standard pour la durée de l’événement, avec une
nuitée supplémentaire avant ou après.
• Inscription à l’événement (sont exclus les frais d’inscription tardive).
• Location d’espace pour un stand standard.
• Frais accessoires à la location du stand (p. ex. frais d’électricité ou d’accès Internet,
location d’un tapis, de tables, de chaises, etc.) jusqu’à un maximum de 500 $ CA.
Exigences de production de rapport :
• Remplir le rapport du FCMT sur le salon et fournir les documents supplémentaires
requis (voir l’annexe).
10Missions de vente menées par des organismes de marketing de
destination
Description : Mission dirigée par un OMD pour promouvoir collectivement le Yukon
auprès des professionnels du voyage d’un marché géographique clé.
Critères d’admissibilité : Être prêt à faire affaire avec les professionnels du voyage.
• La mission doit être menée par un OMD approuvé, qui doit aussi y prendre part (p. ex.
Sport Yukon, Yukon Convention Bureau ou Klondike Visitors Association).
• Votre demande doit décrire brièvement la mission de vente de l’OMD et inclure une liste
de tous les participants yukonnais, y compris de leurs entreprises.
• Si la mission de vente se conjugue à un salon, les deux projets doivent faire l’objet d’une
demande distincte.
• Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis. Pour faire
approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit
communiquer par écrit avec l’administrateur du Fonds au moins un mois avant la date
prévue de la mission.
• Les missions de vente ne doivent pas dépasser sept nuitées par destination.
• Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant la mission.
Dépenses recevables :
• Transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) pour participer à l’événement,
jusqu’à un maximum correspondant soit au coût d’un billet d’avion en classe
économique acheté à l’avance, soit à l’indemnité de kilométrage actuelle versée par le
gouvernement du Yukon pour l’utilisation d’un véhicule personnel (voir l’annexe) entre
Whitehorse et le lieu de l’événement, selon le moindre des deux montants.
• Hébergement dans une chambre standard, jusqu’à un maximum de sept nuitées.
• Location d’une salle de réunion, jusqu’à un maximum de 500 $ CA.
Exigences de production de rapport :
• Remplir le rapport du FCMT sur la mission de vente et fournir les documents
supplémentaires requis (voir l’annexe).
Visites de représentants
Description : Rencontre en personne dans les marchés géographiques clés pour présenter
votre expérience ou service touristique à des clients potentiels (p. ex. voyagistes, agents
de voyages, voyagistes réceptifs, etc.) dans le but d’accroître votre nombre de visiteurs.
Critères d’admissibilité : Être prêt à faire affaire avec les professionnels du voyage.
• Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis. Pour faire
approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit
communiquer par écrit avec l’administrateur du Fonds au moins un mois avant la date
prévue de la visite.
11• Les visites de représentants ne doivent pas dépasser sept nuitées. • Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant la visite. Dépenses recevables : • Transport par voie terrestre une fois à destination, jusqu’à un montant de 100 $ CA par jour pour un maximum de sept jours. • Hébergement dans une chambre standard, jusqu’à un maximum de sept nuitées. • Location d’une salle de réunion, jusqu’à un maximum de 500 $ CA. Nota : Le coût du transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) n’est pas admissible pour ce type d’activité. Exigences de production de rapport : • Remplir le rapport du FCMT sur la visite et fournir les documents supplémentaires requis (voir l’annexe). Possibilité de commandite offerte par un organisme de marketing de destination Description : Participation à un événement de commandite mené par un OMD pour présenter les expériences et services touristiques du Yukon au public d’un salon professionnel dans un marché géographique clé (p. ex. événement organisé par le Yukon Convention Bureau dans le cadre de Tête-à-Tête). Critères d’admissibilité : Être prêt à faire affaire avec les professionnels du voyage. • L’OMD organisateur doit aussi prendre part à l’événement (p. ex. Sport Yukon, Yukon Convention Bureau ou Klondike Visitors Association). • Votre demande doit comprendre le forfait de commanditaire de l’organisateur de l’événement. • Un seul participant par entreprise ou organisation est admis. Pour faire approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit contacter par écrit l’administrateur du Fonds au moins un mois avant la date prévue de l’événement. • Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant l’événement. Dépenses recevables : • Transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) pour participer à l’événement, jusqu’à un maximum correspondant soit au coût d’un billet d’avion en classe économique acheté à l’avance, soit à l’indemnité de kilométrage actuelle versée par le gouvernement du Yukon pour l’utilisation d’un véhicule personnel (voir l’annexe) entre Whitehorse et le lieu de l’événement, selon le moindre des deux montants. • Hébergement dans une chambre standard pour la durée de l’événement, avec une nuitée supplémentaire avant ou après. • Location d’une salle de réunion, jusqu’à un maximum de 500 $ CA. 12
• Dépenses de commandite (p. ex. montant de la commandite ou des repas en lien avec la commandite). Nota : Les frais de repas seront remboursés en fonction du coût réel ou de l’indemnité actuelle du gouvernement du Yukon (voir l’annexe), selon le moindre des deux montants. Les boissons alcoolisées sont exclues. Exigences de production de rapport : • Remplir le rapport du FCMT sur la commandite et fournir les documents supplémentaires requis (voir l’annexe). Présentation de candidature Description : Occasion de faire du Yukon la destination d’accueil d’un événement sportif, d’une réunion ou d’un congrès. Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables. • Les demandes concernant la tenue d’événements sportifs au Yukon doivent comprendre une lettre d’appui de Sport Yukon. • Les demandes d’organisation de réunions et de congrès doivent comprendre une lettre d’appui du Yukon Convention Bureau. • Les demandes d’organisation d’événements à Dawson doivent comprendre une lettre d’appui de la Klondike Visitors Association. • Vous devez fournir la confirmation écrite que tous les engagements financiers nécessaires sont en place. L’événement doit être réalisable au moyen des infrastructures de la collectivité d’accueil. • Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis. Pour faire approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit communiquer par écrit avec l’administrateur du Fonds au moins un mois avant la date prévue de l’événement. • Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant l’événement. Dépenses recevables : • Transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) pour participer à l’événement, jusqu’à un maximum correspondant soit au coût d’un billet d’avion en classe économique acheté à l’avance, soit à l’indemnité de kilométrage actuelle versée par le gouvernement du Yukon pour l’utilisation d’un véhicule personnel (voir l’annexe) entre Whitehorse et le lieu de l’événement, selon le moindre des deux montants. • Hébergement dans une chambre standard pour la durée de l’événement, avec une nuitée supplémentaire avant ou après. Nota : L’inscription au congrès ou à l’événement n’est pas admissible pour ce type d’activité. Exigences de production de rapport : 13
• Remplir le rapport du FCMT sur la présentation de candidature et fournir les documents supplémentaires requis (voir l’annexe). Présentation de la destination sur place une fois la candidature retenue Description : Promotion de la destination yukonnaise auprès des éventuels participants de l’événement sportif, de la réunion ou du congrès, une fois la candidature retenue. Critères d’admissibilité : Avoir des produits immédiatement commercialisables. • Les demandes concernant la tenue d’événements sportifs au Yukon doivent comprendre une lettre d’appui de Sport Yukon. • Les demandes d’organisation de réunions et de congrès doivent comprendre une lettre d’appui du Yukon Convention Bureau. • Les demandes d’organisation d’événements à Dawson doivent comprendre une lettre d’appui de la Klondike Visitors Association. • Vous devez fournir la confirmation écrite de l’organisateur que l’événement aura bien lieu au Yukon et que tous les engagements financiers nécessaires sont en place. L’événement devra se tenir au cours de la prochaine année civile et être réalisable au moyen des infrastructures de la collectivité d’accueil. • Votre présentation doit promouvoir le Yukon pour augmenter le nombre de délégués et encourager les participants à réserver des forfaits touristiques avant et après l’événement afin de prolonger leur séjour. • Deux participants maximum par entreprise ou organisation sont admis. Pour faire approuver la présence de participants supplémentaires, le demandeur doit communiquer par écrit avec l’administrateur du Fonds au moins un mois avant la date prévue de l’événement. • Les déplacements doivent avoir lieu dans les 30 jours précédant et suivant l’événement. Dépenses recevables : • Transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) pour participer à l’événement, jusqu’à un maximum correspondant soit au coût d’un billet d’avion en classe économique acheté à l’avance, soit à l’indemnité de kilométrage actuelle versée par le gouvernement du Yukon pour l’utilisation d’un véhicule personnel (voir l’annexe) entre Whitehorse et le lieu de l’événement, selon le moindre des deux montants. • Hébergement dans une chambre standard pour la durée de l’événement, avec une nuitée supplémentaire avant ou après. Nota : L’inscription au congrès ou à l’événement n’est pas admissible pour ce type d’activité. Exigences de production de rapport : 14
• Remplir le rapport du FCMT sur la présentation de destination et fournir les documents
supplémentaires requis (voir l’annexe).
Aperçu du processus
1. 3. Conclusion
4. Réalisation 5. Rapport 6.
Présentation 2. Examen de d'une entente
du projet ou sur le projet Financement
de la la demande de
de l'activité ou l'activité final
demande financement
1. Présentation de la demande
Vous devez déposer votre demande en ligne sur le site Yukon.ca. Vous aurez le choix
entre deux formulaires : un pour les projets de marketing traditionnel ou en ligne, et
l’autre pour les activités marketing ciblant les professionnels du voyage. Cette dernière
catégorie comprend : les visites de familiarisation; les salons pour les professionnels et
les consommateurs; les réunions, congrès et voyages de motivation; les missions de
vente menées par un organisme de marketing de destination; les visites de
représentants; les possibilités de commandite; les présentations de candidature; et les
présentations d’une destination sur place une fois la candidature retenue.
Les demandes doivent être soumises avant la tenue du projet ou de l’activité (p. ex.
tenue de la visite de familiarisation ou du salon professionnel, publication du magazine,
lancement de la campagne sur les médias sociaux).
Tous les projets et activités doivent avoir lieu au cours du même exercice que la
demande (du 1er avril au 31 mars).
Si vous avez des questions concernant le processus de demande ou votre projet ou
activité, contactez l’administrateur du Fonds à l’adresse tcmf@gov.yk.ca ou au 867-
393-7133.
15Puis-je modifier ma demande ou y ajouter des éléments après envoi? Non. Veuillez donc vous assurer que les renseignements sont exacts et complets avant d’envoyer la demande. 2. Examen de la demande Nous examinerons les demandes dans leur ordre de réception. Étant donné leur nombre et leur complexité, le traitement peut prendre jusqu’à trois semaines. S’il n’y a plus de financement disponible, les demandes seront mises sur la liste d’attente et traitées lorsque les fonds seront renouvelés. Si votre demande est mise en liste d’attente, nous vous en aviserons. Vous pourriez ne recevoir qu’une partie seulement du financement demandé. Les projets, les activités et les contributions sont approuvés au cas par cas. Il est possible que nous vous contactions pour obtenir plus d’information ou préciser certains points de votre demande. Nous vous ferons savoir si votre demande est approuvée, refusée ou ajoutée à la liste d’attente. Qui prend les décisions concernant ma demande? L’administrateur du Fonds fait la première évaluation et prend une décision en se conformant aux lignes directrices du programme. Si vous n’êtes pas d’accord avec sa décision, veuillez le contacter à l’adresse tcmf@gov.yk.ca ou au 867-393-7133. L’administrateur du Fonds examinera alors la demande avec le gestionnaire des services à l’industrie et le directeur du tourisme, et ils prendront ensemble la décision finale. 3. Conclusion d’une entente de financement Si votre demande est approuvée, nous préparerons une entente de financement qui vous sera envoyée pour signature. Elle précisera les modalités et conditions du financement, ainsi que le calendrier des résultats attendus, des rapports, du budget et des termes de paiement correspondant au projet ou à l’activité. 16
Nous vous contacterons lorsque l’entente sera prête à être signée. Pour que le processus se déroule bien, vous devez nous renvoyer le document signé dans les 30 jours suivant l’avis. À défaut de respecter ce délai, l’entente de financement sera annulée. Quand vais-je recevoir les fonds? Les détails du paiement se trouvent à l’annexe B de l’entente de financement. Vous pourriez recevoir un premier paiement après la signature de l’entente; c’est l’administrateur du Fonds qui en décidera après avoir évalué le risque et pris en compte la date où aura lieu le projet ou l’activité. Le montant versé sera calculé en fonction de vos dépenses admissibles réelles, jusqu’au montant maximal budgété. Que faire si des changements sont apportés à mon projet ou activité après la signature de l’entente? Si vous devez modifier l’entente, contactez l’administrateur du Fonds dès que possible. Vous avez le droit de réduire le budget prévu, de déplacer la date de fin du projet ou de l’activité, et de modifier la portée du projet, le nombre de participants ou les dates de vos déplacements. Toute demande de modification doit être faite par courriel (tcmf@gov.yk.ca) auprès de l’administrateur du Fonds, qui s’occupera d’évaluer et d’approuver les changements. S’ils sont approuvés, une entente entérinant officiellement les modifications vous sera transmise pour signature. Si vous nous contactez rapidement, nous pourrons soit procéder à la modification de l’entente, soit l’annuler. Ainsi, nous pourrons libérer une partie ou la totalité du financement pour répondre à une autre demande mise en attente. Que faire s’il est impossible de réaliser le projet ou l’activité? Si vous ne pouvez pas réaliser le projet, contactez l’administrateur du Fonds le plus rapidement possible. Si certains objectifs ont été atteints, vous pourriez être admissible à un financement partiel. Si vous avez déjà reçu des fonds pour des activités que vous ne pouvez réaliser, vous devrez rembourser le gouvernement du Yukon pour les dépenses non engagées. 17
Si vous nous contactez rapidement, nous pourrons soit procéder à la modification de l’entente, soit l’annuler. Ainsi, nous pourrons libérer une partie ou la totalité du financement pour répondre à une autre demande mise en attente. 4. Réalisation du projet ou de l’activité Vous devrez réaliser le projet ou l’activité conformément à l’entente de financement. Conservez vos reçus, factures, pages justificatives, copies de publicités, itinéraires, etc., pendant toute la durée du projet. 5. Rapport sur le projet ou l’activité Le rapport final doit être remis au plus tard à la date indiquée dans l’entente de financement (dans les 30 jours suivant la fin de l’activité ou du projet). L’entente de financement et le calendrier précisent les exigences de production de rapport. Veuillez lire attentivement l’entente de financement et le calendrier afin de produire tous les documents et rapports demandés. Comme l’énonce l’entente de financement, le ministère du Tourisme et de la Culture aura le droit de mettre fin à l’entente si vous ne présentez pas votre rapport final au plus tard à la date limite prévue. Vous devrez alors rembourser le gouvernement du Yukon pour le financement déjà reçu. Puis-je présenter un relevé de carte de crédit comme preuve d’achat ou de paiement? Non, les relevés de carte de crédit ne peuvent servir de preuve d’achat ou de paiement. Conservez tous les reçus des dépenses recevables et joignez-les à votre rapport final. Comment déclarer les dépenses réglées en devises étrangères? Vous devez alors fournir le taux de change de la Banque du Canada en vigueur le jour où ces dépenses ont été effectuées. 6. Financement final Le financement reçu pourrait ne pas correspondre au montant réclamé dans votre rapport final en raison, par exemple, de la soustraction de dépenses non recevables 18
(TPS, conversion de devises, etc.) ou du fait que votre publicité fait la promotion de services ou d’expériences hors du secteur touristique. Si vous avez des questions sur le Fonds coopératif de marketing en tourisme, contactez l’administrateur du Fonds à l’adresse TCMF@gov.yk.ca, au 867-393-7133, ou sans frais (Yukon seulement) au 1-800-661-0408, poste 7133. 19
Annexe : Dépenses non recevables
• Dépenses de production, création et développement :
o Matériel promotionnel o Honoraires de rédacteurs, photographes,
o Création de logo ou marque vidéastes, etc.
o Stands d’exposition, cartons o Sites Web, annonces, publicités et
autoportants, bannières campagnes dans les médias sociaux
o Matériel de marketing tel que CD, o Cartes d’affaires, brochures, cartons
DVD et clés USB d’information et vidéos
o Fiches d’information,
publireportages, affiches
• Dépenses liées à l’administration :
o Téléphone/Internet o Embauche d’un représentant de ventes
o Équipement de bureau ou d’affaires
o Traduction o Optimisation des moteurs de recherche
o Inspections du site du projet o Frais de commission, de gestion et
o Frais de réservation d’un agent de d’agence de marketing
voyages o Site Web, gestion de publicité et de
o Services de coupures médiatiques médias sociaux, développement et
o Numéros 1-800 optimisation
• Publicités dans le Yukon Vacation Planner
• Achat, entreposage ou transport de matériel et d’accessoires pour stand d’exposition
(p. ex. tapis, chaises, etc.) ou autre
• Indemnités journalières et allocations de repas (à moins d’avis contraire dans la
section consacrée aux dépenses admissibles d’un projet)
• Transport par voie terrestre (à moins d’avis contraire dans la section consacrée aux
dépenses admissibles d’un projet)
• Dons (argent, produits, expériences, services)
• Dépenses en nature (p. ex. demander un voyage de découverte, une visite ou une
commandite en échange de l’inscription)
• Dépenses liées à la location d’un stand si ce dernier est partagé par le ministère du
Tourisme et de la Culture ou s’il en paie une partie
• Dépenses en nature liées à la location d’un stand (p. ex. location d’un stand en
échange d’une commandite, offre d’un voyage ou prix de présence)
• Alcool et cannabis
• Points de fidélité de compagnies aériennes, frais de modification ou de
surclassement d’un billet d’avion, assurance voyage ou frais d’annulation
• Inscription à d’autres événements de réseautage
• Cadeaux
20• Coûts de l’organisation d’une séance d’accueil ou d’un autre type de rassemblement dans le but de présenter une candidature pour un événement • TPS 21
Annexe : Publications imprimées approuvées pour le FCMT La liste des publications imprimées approuvées sera mise à jour le 1er avril de chaque année. Pour faire approuver une publication imprimée, vous devez fournir à l’administrateur du Fonds la trousse médiatique de l’éditeur. Cette trousse doit contenir la feuille de tarifs, le profil d’audience et les données sur la circulation et la distribution de la publication, ainsi que les détails concernant le lectorat. Publications approuvées – 2019-2020 Publication Éditeur Abenteuer North of Ordinary Media Association Magazine Naylor Association Solutions Bell's Alaska Highway Mapbook Bell's Travel Guides Bell's Alaska Mapbook Bell's Travel Guides Bell's Yukon Map Bell's Travel Guides CAA/AAA Western Canada & Alaska Tour CAA/AAA Book Calgary Herald Post Media Dawson City Guide PR Services Dreamscapes Travel & Lifestyle Magazine Globelite Travel Magazine Gray's Sporting Journal Gray's Sporting Journal Horizon Travel and Lifestyle Horizon Publishing Group Ignite Magazine Ignite Magazine Kanada Magazin America Journal Mountain Hunter Magazine Guide Outfitters Association of BC Paddling Magazine Rapid Media RV Yukon PR Services RVWest Koocanusa Publications Inc. Skagway Guide PR Services The Last Great Road Trip North of Ordinary Media The Milepost The Milepost Trailer Life Good Sam Club Travel Guide to Canada Globelite Travel Magazine Up Here Business Magazine Up Here Magazine Up Here Business Magazine Up Here Magazine Vacation Country Travel Guide Travel Guide/Scott Company Publishing Watson Lake Guide PR Services What's Up Yukon What's Up Yukon Whitehorse Guide PR Services 22
YLW Connect RedPoint Media & Marketing Solutions
Yukon Winter Visitor Guide PR Services
Yukon, North of Ordinary North of Ordinary Media
Annexe : Indemnités versées par le gouvernement du
Yukon
Les montants des indemnités versées par le gouvernement du Yukon seront mis à jour
le 1er avril de chaque année.
Indemnités de repas – 2019-2020
Lieu Déjeuner Dîner Souper
Yukon 21,15 $ CA 21,45 $ CA 59,25 $ CA
Territoires du Nord-Ouest 26,00 $ CA 28,20 $ CA 62,35 $ CA
Nunavut 27,30 $ CA 36,95 $ CA 90,35 $ CA
Reste du Canada 20,50 $ CA 20,10 $ CA 50,65 $ CA
Alaska 21,15 $ US 21,45 $ US 59,25 $ US
Reste des États-Unis 20,50 $ US 20,10 $ US 50,65 $ US
Extérieur du Canada et des États-Unis :
https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/app_d.php?lang=fr&drv_id=58
Indemnités de kilométrage pour véhicule personnel – 2019-2020
• 61,5 cents ($ CA) du kilomètre (l’indemnité minimale versée pour une journée est de 2,35 $ CA)
23Annexe : Salons pour les professionnels et les consommateurs, et réunions, congrès et voyages de motivation (RCVM) approuvés pour le FCMT La liste des salons approuvés sera mise à jour le 1er avril de chaque année. Salons pour les professionnels et les consommateurs, et réunions, congrès et voyages de motivation approuvés pour le FCMT – 2019-2020 Adventure Travel World Summit Jagen und Fischen Alaska Travel Industry Association Convention Montreal Outdoor Adventure Show All Canada Shows National Wild Turkey Federation Convention & Sport Show Archery Trade Show Pope & Young Show Banff Film Festival Red Deer Sportsman & Outdoor Adventure Show Bid Proposals Reisbeurs Canada Business Events Canada Rendez-vous Canada Calgary Boat & Sportsman Show Rocky Mountain Elk Foundation Hunter Christmas Expo Canada Corroboree Safari Club International CITAP Winter Function Safari Club International Convention CSAE National Conference Salon national de la pourvoirie chasse & peche de Montreal Dallas Safari Club Convention & Sporting Expo Saskatoon Sports & Leisure Show Edmonton Boat & Sportsmen's Show Showcase Canada Asia Expo Cinegetica Spring Fishing & Boat Show FESPO Ferienmesse Tête-à-Tête Trade Show Focus Canada Japan The Fred Hall Shows Focus Canada Korea The Outdoor & Adventure Travel Show Fred Hall Sportsman Show The Sheep Show Go West Top Resa (IFTM) Grand Slam Club/OVIS Hunter & Outfitter Convention Toronto Outdoor Adventure Show Great American Outdoor Show Toronto Sportsmen's Show Houston Safari Club Annual Convention & Hunting Travel & Adventure Show Expo IMEX America Travel Trade Canada Incentive Travel Exchange Vancouver Outdoor Adventure & Travel Show IncentiveWorks Western Hunting & Conservation Show International Sportsmen's Exposition Wild Sheep Foundation ITB Berlin Convention World Travel Market 24
Annexe : Rapport du FCMT – Visite de familiarisation
Nom de l’entreprise Date de début Date de fin
(jj/mm/aa) (jj/mm/aa)
Participants à la visite de familiarisation et noms de leurs entreprises Type de visite
Médias
Professionnels
du voyage
Date du Part
reçu Coût total du FCMT Part du
Description des dépenses (jj/mm/aa) ($CA) (50 %) demandeur
Transport
Sous-total
Hébergement
Sous-total
Location
d’équipement
Sous-total
Repas
Sous-total
Total
Qu’a gagné votre entreprise en organisant cette visite?
Listez les résultats attendus et les dates des activités en lien avec la visite de familiarisation (p. ex. articles,
publications, engagements de l’industrie, etc.) :
Recommanderiez-vous l’organisation de visites de familiarisation dans l’avenir? Précisez.
Votre rapport doit également comprendre ce qui suit :
Itinéraires détaillés de vos déplacements et de l’événement
Reçus détaillés avec soustraction ou note des montants non recevables (y compris la TPS) insérés en ordre
chronologique, puis dans l’ordre de présentation de la liste ci-dessus. Les reçus doivent fournir la date du
paiement et le détail des coûts (taxes, somme totale et note indiquant si la somme a été payée en tout ou en
partie). Si ces éléments sont absents, le reçu peut être jugé non valide.
Taux de change publiés par la Banque du Canada pour les dépenses en devises étrangères, à la date où
elles ont été effectuées.
Nota : Les frais de repas seront remboursés en fonction du coût réel ou de l’indemnité actuelle du
gouvernement du Yukon, selon le moindre des deux montants. Les boissons alcoolisées sont exclues.
2526
Annexe : Rapport du FCMT – Salon
Nom de l’entreprise Date de début
Date de fin (jj/mm/aa)
(jj/mm/aa)
Nom de l’événement Ville Prov./État Pays
Noms de vos participants Participation estimée Nombre de rencontres
Date du Part
reçu Coût total du FCMT Part du
Description des dépenses (jj/mm/aa) ($CA) (50 %) demandeur
Transport
Sous-total
Hébergement
Sous-total
Inscription
Sous-total
Location de
stand
Sous-total
Location de
stand – frais
accessoires
Sous-total
Total
Qu’a gagné votre entreprise en participant à cet événement?
Recommanderiez-vous une nouvelle participation à cet événement? Précisez.
Votre rapport doit également comprendre :
Itinéraires détaillés de vos déplacements et de l’événement
Inscription et plan de la salle montrant l’emplacement de votre stand
Photo de votre stand et de vos participants au salon
Matériel promotionnel présenté au salon
Reçus détaillés avec soustraction ou note des montants non recevables (y compris la TPS) insérés en ordre
chronologique, puis dans l’ordre de présentation de la liste ci-dessus. Les reçus doivent fournir la date du
paiement et le détail des coûts (taxes, somme totale et note indiquant si la somme a été payée en tout ou en
partie). Si ces éléments sont absents, le reçu peut être jugé non valide.
27 Taux de change publiés par la Banque du Canada pour les dépenses en devises étrangères, à la date où
elles ont été effectuées.
28Annexe : Rapport du FCMT – Mission de vente
Nom de l’entreprise Date de début
Date de fin (jj/mm/aa)
(jj/mm/aa)
Organisme de marketing de destination participant Ville Prov./État Pays
Noms de vos participants Nombre de rencontres
Date du Part
reçu Coût total du FCMT Part du
Description des dépenses (jj/mm/aa) ($CA) (50 %) demandeur
Transport
Sous-total
Hébergement
Sous-total
Frais de location
de salle
Sous-total
Total
Liste des personnes rencontrées et noms de leurs entreprises :
Qu’a gagné votre entreprise en participant à cet événement?
Résumé de votre argumentaire de vente :
Recommanderiez-vous une nouvelle participation à une mission de vente? Précisez.
Votre rapport doit également comprendre ce qui suit :
Itinéraires détaillés de vos déplacements et de la mission
Matériel promotionnel distribué
Reçus détaillés avec soustraction ou note des montants non recevables (y compris la TPS) insérés en ordre
chronologique, puis dans l’ordre de présentation de la liste ci-dessus. Les reçus doivent fournir la date du
paiement et le détail des coûts (taxes, somme totale et note indiquant si la somme a été payée en tout ou en
partie). Si ces éléments sont absents, le reçu peut être jugé non valide.
Taux de change publiés par la Banque du Canada pour les dépenses en devises étrangères, à la date où
elles ont été effectuées.
29Annexe : Rapport du FCMT – Visite de représentants
Nom de l’entreprise Date de début (jj/mm/aa) Date de fin (jj/mm/aa)
Noms de vos participants Villes Prov./État Pays
Nombre de rencontres
Date du Part
reçu Coût total du FCMT Part du
Description des dépenses (jj/mm/aa) ($CA) (50 %) demandeur
Transport
Sous-total
Hébergement
Sous-total
Frais de location
de salle
Sous-total
Total
Liste des personnes rencontrées et noms de leurs entreprises :
Qu’a gagné votre entreprise en participant à ces visites de représentant?
Résumé de votre argumentaire de vente :
Recommanderiez-vous une nouvelle participation à ce type de visites? Précisez.
Votre rapport doit également comprendre ce qui suit :
Itinéraires détaillés de vos déplacements et de l’événement
Copies des cartes d’affaires recueillies
Matériel promotionnel utilisé pour la mission
Reçus détaillés avec soustraction ou note des montants non recevables (y compris la TPS) insérés en ordre
chronologique, puis dans l’ordre de présentation de la liste ci-dessus. Les reçus doivent fournir la date du
paiement et le détail des coûts (taxes, somme totale et note indiquant si la somme a été payée en tout ou en
partie). Si ces éléments sont absents, le reçu peut être jugé non valide.
Taux de change publiés par la Banque du Canada pour les dépenses en devises étrangères, à la date où
elles ont été effectuées.
Nota : Les coûts du transport aller-retour (par voie aérienne ou terrestre) ne sont pas admissibles pour ce
type d’activité.
3031
Annexe : Rapport du FCMT – Commandite
Nom de l’entreprise Date de début
Date de fin (jj/mm/aa)
(jj/mm/aa)
Nom de l’événement Ville Prov./État Pays
Noms de vos participants Organisme de marketing de destination participant
Date du Part
reçu Coût total du FCMT Part du
Description des dépenses (jj/mm/aa) ($CA) (50 %) demandeur
Transport
Sous-total
Hébergement
Sous-total
Salle de réunion
Sous-total
Dépenses de
commandite
Sous-total
Total
Qu’a gagné votre entreprise en participant à cet événement?
Recommanderiez-vous une nouvelle participation à cet événement? Précisez.
Votre rapport doit également comprendre ce qui suit :
Itinéraires détaillés de vos déplacements et de l’événement
Liste des délégués participants
Présentation et matériel promotionnel
Reçus détaillés avec soustraction ou note des montants non recevables (y compris la TPS) insérés en ordre
chronologique, puis dans l’ordre de présentation de la liste ci-dessus. Les reçus doivent fournir la date du
paiement et le détail des coûts (taxes, somme totale et note indiquant si la somme a été payée en tout ou en
partie). Si ces éléments sont absents, le reçu peut être jugé non valide.
Taux de change publiés par la Banque du Canada pour les dépenses en devises étrangères, à la date où
elles ont été effectuées.
Nota : Les repas commandités seront remboursés en fonction du coût réel ou de l’indemnité actuelle du
gouvernement du Yukon, selon le moindre des deux montants. Les boissons alcoolisées sont exclues.
32Annexe : Rapport du FCMT – Présentation de candidature
et de destination
Nom de l’entreprise Date de début
Date de fin (jj/mm/aa)
(jj/mm/aa)
Nom de l’événement Ville Prov./État Pays
Noms de vos participants Organisme de marketing de destination participant
Date du Part
reçu Coût total du FCMT Part du
Description des dépenses (jj/mm/aa) ($CA) (50 %) demandeur
Transport
Sous-total
Hébergement
Sous-total
Total
Résumé de votre présentation de candidature d’événement :
Qu’a gagné votre entreprise en participant à cet événement?
Quel sera l’avantage pour le Yukon d’accueillir cet événement?
Recommanderiez-vous une nouvelle participation à cet événement? Précisez.
Votre rapport doit également comprendre ce qui suit :
Itinéraires détaillés de vos déplacements et de l’événement
Présentation de la candidature
Matériel promotionnel utilisé pour la présentation
Reçus détaillés avec soustraction ou note des montants non recevables (y compris la TPS) insérés en ordre
chronologique, puis dans l’ordre de présentation de la liste ci-dessus. Les reçus doivent fournir la date du
paiement et le détail des coûts (taxes, somme totale et note indiquant si la somme a été payée en tout ou en
partie). Si ces éléments sont absents, le reçu peut être jugé non valide.
Taux de change publiés par la Banque du Canada pour les dépenses en devises étrangères, à la date où
elles ont été effectuées.
Nota : L’inscription au congrès ou à l’événement n’est pas une dépense admissible pour ce type d’activité.
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