Manuel d'application web pour les transporteurs 1er janvier 2021
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Manuel d’application web pour les transporteurs
1er janvier 2021
Table des matières 1 Préface .........................................................................................3 2 Lancer l’application web ..............................................................3 3 S’enregistrer ................................................................................3 3.1 Premier enregistrement ou mot de passe oublié ..................................... 3 3.2 Problèmes d’enregistrement .................................................................... 7 4 Menu principal .............................................................................8 4.1 Les fonctions standards du menu principale ............................................ 8 4.1.1 Fonctionnement menu principal ........................................................................ 9 4.1.2 Mes données ...................................................................................................... 9 4.1.3 Relevé participant ............................................................................................. 10 4.1.4 Retourner au menu principal............................................................................ 15 4.1.5 Fiches de départ ............................................................................................... 15 4.1.6 Information ....................................................................................................... 20
Manuel application web pour les producteurs Belpork asbl
Manuel application web pour les transporteurs
1 Préface
TRACY est le système d’enregistrement et de traçabilité en ligne développé par l’asbl Belpork
en 2006. L’application en ligne permet de tracer rapidement et correctement la viande de porc
fraîche dans toute la chaîne de production sur la base des documents de traçabilité
numériques établis par les différents maillons de la chaîne de production de la viande de porc.
Important ! Le 1er janvier 2021, le label Certus sera progressivement supprimé et l'asbl
Belpork mettra en place un nouveau système de qualité, à savoir BePork. Le changement de
nom de Certus à BePork n'a pas encore été pris en compte dans la plate-forme logicielle
TRACY, de sorte que les captures d'écran ci-dessous montrent toujours "Certus". Veuillez
garder ce qui précède à l'esprit. Certus doit être interprété comme BePork.
2 Lancer l’application web
Vous pouvez lancer l’application web en utilisant la version la plus récente de votre navigateur
web. Nous vous conseillons d’utiliser de préférence Google Chrome pour démarrer
l’application web.
Nous utilisons les programmes de logiciel suivants dans ce manuel :
- Google Chrome comme navigateur internet
- Acrobat Reader DC pour télécharger des documents de l’application web.
Vous pouvez lancer l'application web dans votre navigateur Internet.
Quand vous insérer https://administratie.certus.be/ à votre barre d’adresse, vous serez rédigé
vers la page de connexion de l’application web. Veuillez noter qu’aucun « www » ne peut être
tapé à l’avance.
3 S’enregistrer
3.1 Premier enregistrement ou mot de passe oublié
Tous les membres accrédités de Certus ont accès à notre application web.
Après votre inscription BePork, vous recevrez un e-mail avec votre nom d'utilisateur de la part
du secrétariat de Belpork. Si vous ne vous souvenez pas de votre nom d'utilisateur, vous
pouvez demander à l'asbl Belpork.
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En raison de la modification de la législation relative à la protection de la vie privée, l'asbl
Belpork ne pourra en aucun cas consulter votre mot de passe et/ou vous le communiquer.
En cas de première connexion ou d’oubli de votre mot de passe, veuillez suivre les étapes :
Cliquez sur « Mot de passe oublié ou première inscription ? » comme indiqué
dans l'encadré ci-dessous.
Insérez votre nom d’utilisateur.
Appuyer le bouton “demande mot de passe”. Vous recevrez ensuite un courriel
à l’adresse électronique connu dans notre système.
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Manuel application web pour les producteurs Belpork asbl
Attention ! Dans le cas où vous ne recevez pas un courriel, veuillez toujours contrôler le fichier
« courriels indésirables » de votre boîte aux lettres électronique.
Si aucune adresse électronique n'est connue, il ne sera bien sûr pas possible d'envoyer un
courrier électronique. Vous recevrez le message ci-dessous. Veuillez contacter le service
d'assistance de Belpork pour vérifier votre adresse électronique.
Naviguez vers votre boîte aux lettre électronique et appuyez sur le lien ci-
dessous.
Choisissez un mot de passe et confirmez de nouveau
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Manuel application web pour les producteurs Belpork asbl
Attention ! Votre mot de passe doit contenir
des éléments suivants
- Composé de 8 caractères au minimum
- Une majuscule
- Une minuscule
- Un caractère spécial
- Un chiffre
Appuyer sur “Changer le mot de passe”. Vous serez redirigé vers la page
d'accueil.
Il est très important que vous gériez votre mot de passe comme un bon père de famille.
Quelques astuces pour une bonne gestion de votre mot de passe :
- Apprenez votre mot de passe par cœur
- Ne le note jamais
- Ne jamais donne votre mot de passe à tiers
- Ne sauvegarde pas votre mot de passe si vous partagez un ordinateur avec des personnes
qui ne devraient pas avoir accès à notre application web
Il est préférable de ne jamais enregistrer le mot de passe sur cet écran. Sinon, toute personne
ayant accès à votre ordinateur peut démarrer l'application web sans avoir à se connecter.
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3.2 Problèmes d’enregistrement
Si vous insérez un nom d’utilisateur inconnu ou un mot de passe incorrecte, vous recevrez
un message expliquant pourquoi le système ne peut pas vous connecter.
Figure 1 - Nom d'utilisateur inconnu
Si votre nom d’utilisateur n'est pas reconnu dans ce système, veuillez contacter l’helpdesk de
Belpork asbl via 02 552 81 44 ou via info@belpork.be.
Figure 2 - Mot de passe erroné
Si votre mot de passe n'est pas correct dans le système, veuillez suivre les étapes décrites au
point 2.1. En raison de la modification de la législation relative à la protection de la vie privée,
l'asbl Belpork n'a pas connaissance de votre mot de passe et ne peut vous en donner un
nouveau. Si vous rencontrez des problèmes lors de la demande d'un nouveau mot de passe,
veuillez contacter notre service d'assistance au 02 552 81 44 ou via info@belpork.be.
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4 Menu principal
4.1 Les fonctions standards du menu principale
Après vous être connecté, vous aurez accès à l'application web Tracy et, en tant que
producteur, vous verrez la page d'accueil ci-dessous. En fonction des droits qui vous sont
accordés par Belpork, vous verrez apparaître un menu principal adapté. Une distinction est
faite entre les différents groupes d’utilisateurs :
- Engraisseur
- Société de transport
- Abattoir
- Atelier de découpe
- Organismes de contrôle
- Belpork (Administrateur)
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4.1.1 Fonctionnement menu principal
À partir de la page d'accueil ci-dessus, vous pouvez naviguer vers les pages suivantes
- Mes données
- Relevé participant
- Information
Les sections différentes sont expliquées plus en détail ci-dessous.
4.1.2 Mes données
Vous pouvez toujours modifier votre mot de passe.
En cliquant « mes données » au-dessus l’écran, vous serez redirigé vers l’écran ci-dessous.
Vous ne pouvez pas vous-même modifier votre adresse électronique et nom utilisateur. Si
celles-ci ne sont pas (ou plus) correctes, veuillez le signaler par écrit au service d'assistance
Belpork.
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Pour changer votre mot de passe, vous devez d'abord entrer votre ancien mot de passe sous
"mot de passe". Vous pouvez saisir votre nouveau mot de passe sous les rubriques "nouveau
mot de passe" et "répéter le nouveau mot de passe".
Votre mot de passe doit répondre aux critères suivants :
- 8 caractères au minimum
- Une majuscule
- Une minuscule
- Un caractère spécial
- Un chiffre
Appuyer sur « sauvegarder » pour valider votre nouveau mot de passe.
En cliquant “annuler”, vous annulez les changements et vous revenez au menu principal. Dans
ce cas, votre mot de passe reste inchangé.
4.1.3 Relevé participant
En cliquant le bouton « relevé participants » ; vous pouvez toujours consulter les coordonnées
que Belpork asbl recueille sur votre entreprise. Le relevé participant est divisé en trois onglets
:
- Généralités
- Chauffeurs
- Camions
- Organisation de contrôle
4.1.3.1 Généralités
En cliquant sur le bouton "relevé participant", vous accédez à l'onglet général. Vous pouvez
toujours consulter ici les coordonnées et les données générales de votre entreprise que
Belpork asbl collecte.
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1 Données de base : les détails de votre société de transport
2 Coordonnées pour toute correspondance : l'adresse à laquelle toutes les communications
peuvent être envoyées. La plupart des communications seront reçues par courrier
électronique. L'adresse électronique figurant sous les données de base sera utilisée à cette
fin. Veuillez donc vérifier si cela est toujours correct.
3 Données de facturation : l'adresse à laquelle la facturation est autorisée.
4 Coordonnées de crise : Il s'agit des coordonnées des personnes qui, au sein de votre
entreprise, peuvent être contactées en cas de crise dans le secteur porcin. Si vous êtes
prêt à assumer la responsabilité du transport de crise, vous pouvez le signaler au service
d'assistance Belpork. Si la case est déjà cochée, cela signifie que vous avez déjà enregistré
votre entreprise pour le transport de crise.
5 Statuts momentanés : Vous trouverez ici un aperçu de vos certificats actuels avec les dates
de début et de fin. Vous ne pouvez vous occuper du transport de porcs que si votre
entreprise de transport est agréée au moment du chargement/déchargement des
animaux.
6 Spécifique : des numéros et des données spécifiques pour identifier votre entreprise.
Il est très important que ces données soient toujours à jour et correctes afin de garantir un
bon fonctionnement. Si ces données sont incorrectes ou manquantes, veuillez le signaler
immédiatement par écrit à info@belpork.be.
4.1.3.2 Chauffeurs
Sous cet onglet, vous trouverez un aperçu de tous vos chauffeurs qui sont enregistrés à
Belpork et qui sont autorisés à assurer des transports à destination et en provenance des
entreprises Certus. Pour faire agréer un chauffeur au sein de Belpork, vous devez envoyer le
certificat de ce chauffeur à l’helpdesk de l'asbl Belpork.
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Dans cet onglet, vous trouverez plus d’informations sur les chauffeurs qui sont actuellement
autorisés à effectuer des transport au sein de Belpork.
- ID du chauffeur : généré automatiquement par le système
- Nom et prénom du chauffeur
- Compétent :
o Lorsqu'il est coché, le chauffeur est autorisé au sein de Belpork à transporter des
porcs pour le label Certus.
o N'est-ce pas marqué ? Alors le transporteur n'est pas autorisé et n'est pas reconnu
au sein de Belpork. Le chauffeur Filip Filipsen n'est actuellement pas autorisé à
transporter des porcs Certus.
- Date de début :
o Compétent indiqué :
La date de début est la date à laquelle le conducteur a été ajouté au système par
l'asbl Belpork et est donc autorisé à s'occuper du transport de porcs.
Attention ! Veuillez noter que le conducteur ne peut être sélectionné sur les fiches
de départ qu'à partir de la date de début de sa certification au sein de Certus.
Exemple : le 1er juin, le chauffeur Jan Janssens ne peut pas être sélectionné dans
le système pour le transport car sa reconnaissance ne commence que le 2 juin.
o Compétent pas marqué?:
La date de début est la date à laquelle le conducteur n'est plus autorisé à
transporter des porcs Certus. Exemple : Filip Filipsen n'est plus autorisé à
transporter des porcs depuis le 2 juin.
- Date de fin :
o Si aucune date de fin n'est indiquée sur le certificat, ce champ n'est pas rempli. Une
date de fin vide signifie que le conducteur - selon que la case est cochée comme
autorisé ou non - est autorisé ou non à transporter des porcs BePork pour une
durée indéterminée.
o Si une date de fin figure sur le certificat, cette date sera considérée comme la date
de fin pour ce chauffeur.
Attention : En tant qu'entreprise de transport, il vous incombe de délivrer les
certificats à Belpork asbl en temps utile lorsqu'ils arrivent à échéance. À l'expiration
de la date de fin, l'autorisation du conducteur expire automatiquement dans le
système et le conducteur ne peut plus transporter sous Certus.
Il est très important que ces données soient toujours à jour et correctes afin de garantir un
bon fonctionnement. Si des conducteurs ne figurent pas sur cette liste, veuillez envoyer le
certificat de conducteur à info@belpork.be. Si les données ne sont pas correctes ou si les
conducteurs ne sont plus employés dans votre entreprise, veuillez également le signaler à
info@belpork.be.
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4.1.3.3 Camions
Vous trouverez ici un aperçu de tous les camions qui ont été enregistrés auprès de Belpork et
qui sont donc agréés pour le transport de porcs Certus. Pour qu'un camion soit agréé au sein
de Belpork, vous devez envoyer le formulaire "Enregistrement du transport " pour ce camion
au service d'assistance de Belpork asbl. Sans le formulaire d'enregistrement du transport
routier, les véhicules ne peuvent pas être enregistrés dans le système. Une fois qu'un camion
est enregistré, il devient visible dans l'onglet "Camions".
Les données du formulaire d'inscription sont introduites dans le système par le secrétariat de
Belpork et rendues visibles pour votre entreprise via l'onglet "camions". Dans cet onglet, vous
trouverez les informations suivantes :
- Plaque d’immatriculation du camion
- Approuvé : un camion est agréé au sein de Belpork pour le transport de porcs lorsque le
document « enregistrement transport » est remis à l'asbl Belpork dûment complété. Ce
document peut être consulté ici.
- Date de début et fin :
o La date de départ est la date à laquelle le camion a été ajouté au système par
Belpork asbl et donc agréé pour le transport de porcs Certus.
Attention ! Le camion ne peut être sélectionné sur la fiche de départ qu'à partir de
la date de début de son homologation au sein de Belpork.
Exemple : le 1er juin, le camion QABC123 ne peut pas être sélectionné dans le
système pour le transport car l'agrément ne commence que le 2 juin 2020.
o La date de fin est laissée vide par défaut. Cela signifie qu'un camion sera agréé
pour une période indéterminée à partir de la date de départ. Lorsque l'entreprise
de transport ou l'institution de contrôle signale qu'un camion n'est plus utilisé, la
date de fin est fixée à la date à laquelle Belpork asbl reçoit cette notification. Dans
ce cas, le camion n'est agréé que pour le transport de porcs entre les dates de
début et de fin.
- Type de véhicule
o Camion
o Semi-remorque
o Remorque
o Tracteur
- Les espèces animales qui peuvent être transportées :
o Porcelets
o Porcelets de boucherie
o Truies
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o Verrats (séparés)
- Dimensions du compartiment de chargement
o Longueur
o Largeur
- Nombre d'animaux par catégorie d'animaux (porcelets, porcs de boucherie, truies) : ici est
indiqué le nombre maximum d'animaux par catégorie d'animaux qui peuvent être chargés
dans le camion. Le nombre d'animaux est calculé sur la base des dimensions du camion.
(longueur x largeur x nombre d'étages x 2)
- Nombre d’étages per catégorie d’animaux
- Nombre de compartiments par étage
- Surface par étage
- Agrément : Il s'agit d'un lien vers le formulaire d'enregistrement du transport dûment
rempli.
- Remarque : Si des changements sont signalés par l'OCI ou par votre société de transport,
ils seront notés ici.
Si des camions ne figurent pas dans cette liste, veuillez envoyer le formulaire
« enregistrement du transport » à info@belpork.be. Si les données sont incorrectes ou si les
camions ne sont plus utilisés, veuillez le signaler à info@belpork.be.
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4.1.3.4 Organisation de contrôle
Vous trouverez ici un aperçu de l'organisme de contrôle responsable de la certification et des
audits.
Si vous souhaitez passer à une autre institution de contrôle, vous devez toujours le signaler à
l’helpdesk de l'asbl Belpork
4.1.4 Retourner au menu principal
Vous pouvez toujours retourner au menu principal en cliquant le bouton « menu principal »
en haut de la page.
4.1.5 Fiches de départ
La fiche de départ est un document établi par le producteur pour chaque livraison de porcs
Certus à l'abattoir. Outre les coordonnées du producteur et de l'abattoir, le formulaire de
départ contient également les coordonnées de l'entreprise de transport (y compris la plaque
d'immatriculation du camion et le nom du chauffeur) responsable du transport des porcs
vers l'abattoir. Cet aperçu vous donne une liste de tous les transports que vous avez
effectués dans le cadre de votre reconnaissance Certus.
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4.1.5.1 Aperçu
En cliquant sur "aperçu", vous trouverez un aperçu de tous les fiches de départ où votre
société de transport a été inscrite pour le transport.
Vous pouvez modifier vous-même l'affichage de l'aperçu.
En bas du tableau, vous verrez le nombre total de formulaires de départ saisis pour votre code
de frappe.
Vous pouvez également choisir combien de résultats peuvent être affichés par page dans
l'aperçu. Vous pouvez choisir cette option en cliquant sur la flèche vers le bas et en indiquant
votre choix.
La navigation dans l'aperçu peut se faire comme suit
- Pour passer à la page suivante, cliquez sur
- Pour aller à la toute dernière page, cliquez sur
- Pour passer à la page précédente, cliquez sur
- Pour aller à la toute première page, cliquez sur
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4.1.5.1.1 Consulter une fiche de départ
Vous pouvez ouvrir les détails de ces fiches de départ en cliquant sur le numéro du formulaire
de départ, que vous pouvez voir en bleu.
Attention ! Veuillez noter que vous ne pouvez pas modifier ou supprimer le formulaire de
départ.
Cela ouvrira le détail du formulaire de départ où vous pourrez voir ce qui suit
- Numéro fiche de départ : Lorsque le numéro commence par "D", cela signifie que la fiche
a été saisie numériquement par le producteur. Le numéro ne commence-t-il pas par "D" ?
Ensuite, l'abattoir l'a saisie sur la base d'un formulaire de départ papier.
- Eleveur porcin : le nom, l'adresse et le code de tatouage des éleveurs de porcs
- Transporteur : l'entreprise de transport indiquant le chauffeur et le camion responsable
du transport
- Abattoir : le nom, l’adresse et le numéro CEE de l’abattoir
- Composition : nombre de porcs, numéro de loge et date et heure de départ à l’abattoir.
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Pour imprimer la fiche de départ, cliquez sur le bouton "Imprimer" en haut. Un écran s'affiche
pour vous permettre de définir vos préférences d'imprimer. En cliquant sur "imprimer" en bas
à droite de la page, vous pouvez imprimer les détails du formulaire de départ après avoir
ajusté les paramètres nécessaires.
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4.1.5.2 Recherche des fiches de départ
Quand vous cliquez le bouton « critères de recherche » à l’aperçu des fiches de départ, vous
pouvez rechercher des fiches de départ spécifiques. Vous serez ensuite redirigé vers la page
ci-dessous.
Une fois que vous avez rempli les critères nécessaires et que vous cliquez ensuite sur
"chercher", vous trouverez les formulaires de départ qui répondent à ces critères.
Vervolgens krijgt u bovenaan een aantal nieuwe mogelijkheden:
Ensuite vous voyez au-dessus de l’écran quelques nouvelles options :
- Critères de recherche : Entrez ou supprimez de nouveaux critères pour agrandir ou réduire
la zone de recherche
- Suspendre : suspendre tous critères de recherche
- Imprimer : prépare la liste pour l'imprimer. Vous pouvez imprimer cette page en utilisant
votre navigateur Internet ou en tapant CTRL P.
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4.1.6 Information
Vous trouverez ici les informations générales que l'asbl Belpork souhaite vous donner. Il peut
s'agir d'informations générales, mais aussi d'informations sur l'indisponibilité temporaire des
systèmes, des procédures ou du service d'assistance.
Veuillez les vérifier régulièrement.
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